Dirección y Gestión de Proyectos. Desarrolla tus competencias en Project Management Autor: Luis Amendola

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1 Dirección y Gestión de Proyectos. Desarrolla tus competencias en Project Management Autor: Luis Amendola 1

2 Presentación del curso La Dirección y Gestión de Proyectos es la temática principal de este programa, que ha sido enfocado a los temas relacionados con aspectos de los proyectos: definición, planificación, control, riesgos, la organización, calidad, liderazgo y tecnología. A través de estos cursos se adquirirán conocimientos de los fundamentos de la Dirección y Ges Dirección y Gestión de Proyectos. Concretamente, en este primer curso del programa Dirección y Gestión de Proyectos, aprenderemos sobre la Dirección de Proyectos, las Estrategias del Project Management y la Gestión de la Calidad del Proyecto. 2

3 1. Dirección de proyectos. Introducción Quizás usted ha asistido a seminarios de dirección de proyectos, ha realizado estudios de postgrado en la universidad y ha tomado cursos específicos para la gestión y dirección de proyectos, y además pudo haber leído la guía de dirección de proyectos (PMBOK Guía) y haberse preparado para el examen de certificación del (PMI - IPMA) e incluso pudo aprobar su examen de certificación como Project Manager. Ahora que usted ha aprendido lo básico, Cómo traslada usted la teoría a la práctica?; Qué es dirección de proyectos en nuestro entorno industrial? El Project Management (PM) básico le enseña la teoría y los principios de dirección de proyectos. El Project Management en el entorno industrial discute como integrar la teoría dentro la organización del proyecto. Sencillamente, el Project Management en el entorno industrial aplica técnicas y herramientas de Project Management para gestionar los proyectos dentro de la estrategia del negocio y demostrar los logros que con estas se consiguen. 3

4 2. Entendiendo la dirección de proyectos. Qué es la dirección y gestión de proyectos Para entender el Project Management, debes primero saber qué es un proyecto. Un proyecto es un esfuerzo que tiene un objetivo definido, consume recursos, y opera bajo plazos, costes, riesgo, calidad y factor humano. Además, los proyectos son considerados generalmente como actividades que pueden ser únicas en una compañía. Algunas compañías podían dirigir actividades reiterativas basadas en estándares históricos. El desafío de hoy y del mañana es dirigir actividades que nunca han sido intentadas en el pasado y no pueden ser nunca repetidas en el futuro. Hoy en día, los proyectos son cada vez más grandes y más complejos. Hay gente que piensa que un proyecto también seria definido como una actividad multifuncional desde que el papel del director de proyecto ha pasado de un experto técnico a un integrador de factores donde hoy en día juega un papel muy importante la conducta humana y el sentido común. El Project Management puede ser definido como la planificación, programación y control de unas series de tareas integradas tales que los objetivos del proyecto son logrados con éxito y con los mejores intereses de los stakeholders de proyectos. El mundo de los negocios ha reconocido la importancia del Project Management para el futuro como para el presente. Los directores de proyectos en algunas empresas son dinosaurios, que solo están para llenar el hueco que anteriormente otros han dejado. Como su contrapartida biológica, el director de proyecto debe ser más ágil y capaz de adaptarse a los nuevos tiempos y poder dominar esa bestia. Este nuevo director esta reemplazando al dinosaurio y probablemente vivirá por sus talentos que atacando con su peso. La gente que lidera o trabaja en proyectos exitosos conseguirá posteriormente ser los primeros en la lista para nuevas ocasiones. Los mejores directores de proyectos buscarán fuera el mejor talento, seleccionando así al personal que conforme el mejor equipo de directores. Actualmente solo se da el qué has hecho por mi últimamente para que me contraten, con esto quiero decir que en muchas ocasiones no se emplea al personal en base al talento y/o habilidades, si no que se le da mayor peso a la relaciones personales como te conozco tienes el cargo. No todo el mundo puede o debe ser director de proyectos, pero los que pueden ser serán triunfadores. Cuando una organización deja de ser definida por sus departamentos funcionales, y empieza a hacerse una cartera de proyectos y procesos, le es mucho más fácil conseguir el éxito. Los resultados son obvios. Además, es más difícil culparlos por los fracasos porque ellos están en tu equipo de proyectos. Una dirección de proyectos eficaz requiere un plan extenso y coordinado. Como resultado, el flujo de trabajo y la coordinación del proyecto deben ser dirigidas horizontalmente, y no como en la dirección tradicional. En vertical, los trabajadores están organizados de arriba a bajo por cadenas de mando; como resultado de esto, los trabajadores no tienen prácticamente oportunidades de trabajar en otras áreas funcionales de la empresa. En la dirección horizontal, el trabajo esta organizado por varios grupos funcionales que trabajan los unos con los otros. Uno de los resultados es la mejora en cuanto a coordinación y comunicación entre directivos y empleados. El flujo de trabajo horizontal genera productividad, eficiencia y efectividad. Las 4

5 compañías que han implantado los flujos de trabajo horizontal son en general más rentables que las compañías que solo usan el flujo de trabajo vertical. Cuando los directores de proyectos son llamados para organizar el flujo horizontal de trabajo en vez del vertical, ellos deben aprender a entender las operaciones de las unidades funcionales, así como su interacción entre si. Este conocimiento, es el resultado del desarrollo de los presentes y futuros directores generales los cuales entienden más del total de operaciones de su compañía que sus homólogos, los cuales ascendieron a través de unas simples cadenas verticales de mando. El Project Management ha llegado a ser un campo de formación para futuros directores generales los cuales serán capaces de llevar a buen puerto todas sus decisiones empresariales. MI experiencia como director de proyectos en la industria y en la consultoria en grandes y pequeñas empresas durante 25 años es que el Project Management esta basada en la cultura de la organización. Algunas organizaciones han elegido acelerar el aprendizaje para conseguir excelencia en la dirección y gestión de proyectos a través de la creación de centros de excelencia que constantemente realizan Benchmarks (medir para mejorar no para controlar)para estudiar las mejores prácticas de las empresas reconocidas mundialmente. Finalmente He notado que se está reconociendo la importancia de la dirección de proyectos y el impacto en la rentabilidad de la empresa. Los cambios necesarios para triunfar en la implementación del Project Management actualmente están bien documentados en la literatura. A las compañías que han acogido a un director de proyectos maduro que opere de manera filosófica y práctica les será mucho más fácil triunfar en la carrera que a las empresas que no lo tengan. La disciplina del Project Manegement fuerza la atención en este detalle; el cual se requiere, para la obtención del éxito en la ejecución de proyectos. Podemos simplificar a la dirección de negocios como conocimientos, gráficos e intuición. Es primordial que tengamos clara la misión, el alcance, los objetivos y el reparto de cada proyecto antes de comenzar. Las organizaciones tienen que invertir en capacitación para que sus directores de proyectos se formen en las técnicas y herramientas del Project Management con esto conseguimos que aprendan alrededor del proyecto. Durante mis años de experiencia he visto como ofertan múltiples certificados y programas de formación y educación en Project Manegement que están disponibles y sirven también para conocer el crecimiento de la demanda para esta área del conocimiento y destreza. Las compañías que se tomen en serio este tema he incorporen esta formación como parte de los planes de desarrollo para los actuales y futuros directores de proyectos lograran saltar a la nueva era. Es igualmente importante que las compañías establezcan una oficina de proyectos PMO (Project Management Office). La función de la oficina es focalizar el desarrollo de la visión presente y futura en lo que se refiere al Project Management, desplegando los principios del Project Management, y asegurando igualdad y consistencia en la ejecución de los proyectos por toda la empresa. El éxito en esta área de negocios requiere compromiso, dedicación y aprender día a día las metodologías, técnicas y herramientas nuevas. En el complejo y competitivo mundo de los negocios, nosotros debemos reacondicionar nuestra percepción sobre el valor del PM. La excelencia en PM solo puede ser lograda cuando las organizaciones le otorgan una prioridad alta y toman 5

6 decisiones prudentes de inversión. Figura 1.1 PMO Project Management Office Figura 1.2 Metodología Project Management 6

7 En el complejo y competitivo mundo de los negocios, nosotros debemos reacondicionar nuestra percepción sobre el valor del Project Management. La excelencia en Project Management solo puede ser lograda cuando las organizaciones ponen una prioridad alta para el Project Management y toman decisiones prudentes de inversión. En el presente y futuro, los directores de proyectos serán reconocidos por el valor en el que ellos contribuyan a las líneas inferiores de la empresa. En la actualidad los directores de proyectos son informados del margen financiero de la compañía al finalizar el año junto con todos los otros empleados no ejecutivos de la empresa. Ellos darán la autoridad para tratar los problemas potenciales por medio de una dirección proactiva de sus proyectos en vez de reaccionar a los continuos factores de riesgo. Los presentes y futuros directores de proyectos estarán impulsados para actuar como catalizador para la incorporación de los cambios en la empresa. Tendrán un papel central en las reuniones de las metas financieras de la empresa con la incorporación de Project Management Scorecard. Su habilidad para evaluar la justificación financiera será reconocida en todas las organizaciones, y serán impulsados a contribuir en hacer factibles los estudios técnicos-económicos de los proyectos. 7

8 3. Dirección de proyectos. Resistencia al cambio Por qué es tan difícil para las compañías aceptar e implementar el Project Management? La respuesta no es fácil. Históricamente, el Project Management residía solo en los sectores en los que se daba una dirección por proyectos. En estos sectores, los directores de proyectos cedían la responsabilidad de los beneficios y pérdidas. Esta responsabilidad sobre beneficios y pérdidas han forzado a las empresas a tratar el Project Manegement como una profesión. En los sectores no dirigidos por proyectos, la supervivencia de la compañía estuvo basada en unos productos y servicios en lugar de en un continuo riachuelo de proyectos.la rentabilidad fue identificada a través del marketing y de las ventas; como resultado, el Project Management en estas empresas nunca fue visto como una profesión. En realidad según mi experiencia en la industria del petróleo, gas y petroquímica, la mayoría de las empresas que creyeron esto, saltaron a la nueva era. Por qué e Por qué el cambio? El cambio proviene del trabajo que nosotros los directores de proyectos habíamos hecho en los proyectos, y así se beneficiaban de las bondades de los dos tipos de organización, por proyectos y la tradicional. El rápido crecimiento y aceptación del Project Management durante los últimos quince años se ha abierto un hueco en los sectores industriales, ahora, el Project Management está siendo promovido por la ingeniería, la gestión de mantenimiento de activos, el marketing, la producción, las finanzas, los recursos humanos y otros. Aunque el Project Management existía ya desde hace más de 40 años, todavía existían distintos puntos de vista e ideas equivocadas de lo que realmente era. Los libros de texto de investigación de operaciones y dirección todavía tienen capítulos titulados Dirección de proyectos que solo analizaban técnicas de programación PERT-CPM. Normalmente entre los profesores, todavía prevalecen diferencias en los puntos de vista. Todas las compañías aprendieron pronto o tarde lo básico acerca del Project Management. Pero las compañías que han conseguido la excelencia en el PM han hecho con éxito la implementación y ejecución de técnicas, herramientas y metodologías.a lo largo de este texto se hará referencia a esta relación. En la nueva era el Project Management conservará su identidad como una única disciplina debido a las habilidades requeridas de los directores de proyectos. El Project Management continuará atrayendo a estos raros personajes los cuales tienen una alta tolerancia para los detalles y pueden integrarlos en un plan viable con éxito. Todavía se requerirán más de ellos. La balanza del énfasis no se moverá en los que se refiere a oportunidades, plazos, costes, riesgo y calidades. Preferentemente, los recursos humanos de dirección y comunicación conseguirán una paridad como factores de éxito. El Director de Proyectos será valorado por su habilidad de persuadir, influenciar, inspirar y negociar con ética. Estas personas serán requeridas a través de todas las fronteras culturales y geográficas. Cada vez más, el lugar donde trabajan los directores de proyectos será más reducido. El médico de cabecera será extinguido, así como sus partes médicos. Los sponsors o promotores de proyectos demandarán más que certificados. Buscarán individuos que posean apoyo geopolítico, experiencia industrial, habilidades para dirigir detalles y que además sean técnicos competentes; sin embargo, mantendrán prisioneros a los directores de proyectos en sus propias profesiones. Así, el porcentaje de directores de proyectos promocionados a las primeras posiciones de 8

9 dirección permanecerán relativamente constantes. 9

10 4. Dirección de proyectos. Planificación y control de proyectos Hasta hace poco, el concepto de proyecto y de metodología de diseño, planificación, programación y control, eran considerados exclusivamente para grandes obras de ingeniería. Proyecto:Se utiliza para denominar un conjunto de actividades coordinadas con el objetivo de producir un bien o servicio. Gestión:Tiene por objetivo disponer los componentes para definir, evaluar, controlar, y entregar los resultados. Otros autores definen proyecto como: Un conjunto de actividades dirigidas para alcanzar una meta en un tiempo definido, utilizando para ello recursos y habilidades específicas. Un proyecto es un esfuerzo que tiene un objetivo definible, consume recursos, y opera bajo tiempo, coste, riesgo y criterios de calidad Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a una serie de actividades, para alcanzar los requerimientos establecidos del proyecto. El proceso de convertir una visión en una realidad Figura 1.3 Objetivos, iniciativas y evaluación 1. Clasificación de los Proyectos Los proyectos de infraestructura u obras, equipos electromecánicos, instalaciones eléctricas y procesos químicos son definidos como proyectos duros. Los proyectos de desarrollo empresarial, financieros, recursos humanos, y de 10

11 calidad son definidos como proyectos blandos. Podemos clasificar en base a diferentes criterios: Figura1.4 Criterios de Clasificación 2. Factores que influyen en el éxito del proyecto Debemos definir el objetivo del proyecto para planificar, programar y controlar el trabajo. La definición de éste es casi siempre difícil y el no concretarlo claramente es una de las mayores causas de los fracasos en los proyectos. El que encarga o patrocina (Cliente) un proyecto, rara vez tiene claro los objetivos, más bien tiene una idea general; es decir, quiere hacer algo, quiere obtener un objetivo tan amplio y poco detallado de cómo llevar la finanzas, gestionar una tarjeta de crédito, controlar un proceso de distribución, hacer un adosado, etc. Antes de empezar un proyecto, hay que concretar y aclarar los objetivos del mismo. Quién debe fijar el objetivo? El que encarga el proyecto (cliente) ya que tiene la necesidad de conseguirlo. En una empresa de servicios = Cliente En el departamento de una empresa = Usuario (Cliente interno) Qué otros factores influyen, o incluso deciden, el éxito o fracaso de un proyecto? Además del objetivo importa el coste, plazo, riesgo y calidad, por lo que no hay que olvidar que nos movemos en términos de empresa. Obtener un objetivo puede no ser rentable si el coste es excesivo o si el plazo necesario para conseguirlo hace que, cuando se consiga, sea demasiado tarde. Recordemos:El concepto de plazo (coste de oportunidad) nos lleva a considerar el 11

12 carácter temporal y no repetitivo de un proyecto. Temporal por no tener por propia definición un inicio y un fin. No repetitivo por su carácter único, referido a la construcción del proceso y no de su explotación y empleo repetitivo de lo construido o desarrollado. Temporal (inicio y fin) y no repetitivo Figura 1.5 Ciclo para la gestión de los stakeholders en los proyectos Cómo lograr una buena gestión de proyectos? Para lograr los resultados preestablecidos en un proyecto, es necesario contar con un responsable que realice las siguientes actividades: Interpretar los planes estratégicos de la empresa y la posición relativa del proyecto en dichos planes. Como resultado de dicha interpretación se obtiene: - Objetivos concretos del proyecto a partir de los que se construirá la lista de subobjetivos o componentes del proyecto. - Compromisos de realización del proyecto basados en el conocimiento de los recursos disponibles. - Reglas de decisión implícitas para la evaluación de alternativas. Preparar el plan de diseño, desarrollo, control y entrega del proyecto. Es 12

13 frecuente utilizar técnicas derivadas del análisis del ciclo de vida del proyecto. En este caso, las funciones del responsable del proyecto se derivan de las necesidades identificadas en cada fase del ciclo de vida: - Fase de concepción: examinar las necesidades actuales y las deficiencias en los sistemas existentes, observando el entorno y la empresa para determinar la factibilidad técnica, económica y legal del proyecto, anunciar las formas alternativas de satisfacer las necesidades, identificar los conocimientos precisos para la investigación y desarrollo, y definir la organización para el proyecto. - Fase de definición: confirmar las estimaciones iniciales sobre recursos precisos y tiempo necesario para completar el proyecto. El resultado de esta fase de definición es el plan del proyecto; usualmente en forma de diagrama de Gantt, Redes o Lista que representa las actividades, costes y relaciones temporales entre las actividades del proyecto. - Fase de producción: asegurar que el proyecto se realiza conforme a los principios y reglas de decisión formuladas en la fase de definición. Validar los resultados Resolver los conflictos personales Actualizar el plan del proyecto 13

14 5. Dirección de proyectos. Competencias del Project Manager. Qué plan de carrera seguir? El desarrollo de todo profesional debe estar enfocado a fortalecer aquéllas habilidades que requiere o requerirán las funciones que va a desempeñar. Esto no debe confundirse con el hecho de que tener una titulación superior como por ejemplo un Máster y/o Especialista en Proyectos ofrece todas las habilidades, si en todo caso esto no es conducido a nivel de desarrollo de las competencias de un Project Manager. En este contexto surgen unas pregunta claves, tómese unos minutos para responder y le recomendamos que escriba sus repuestas, para que luego las compare con las respuestas que le mostraremos más adelante: 1. Cuál es la definición de competencias? Anote su respuesta 2. Conoce usted cuáles son las competencias de un Project Manager Anote su respuesta En nuestros días existen gran cantidad de programas de especialización, formación y certificación, desde PMM Institute for Learning le recomendamos a nuestros clientes, a los futuros Project Managers y aquéllos que desean fortalecer sus carreras, que no se trata sólo de obtener o acumular títulos, certificados, etc, etc, esto va más allá. Le recomendamos que internalice que significa cuándo se habla del término Competencias, Gestión por Competencias, Cuáles son las competencias de un Project Manager? y Para que son en realidad las Certificaciones, de tal manera que usted tenga criterios claros de cómo y hacia donde debe conducir su formación para desmarcarse del mercado. Recuerde la formación es un punto crítico que consume recursos, tiempo y dinero; por lo tanto en si mismo representa un proyecto y quizás sea el primer proyecto en el usted deba ser exitoso. Estudios realizados en la industria acerca del desempeño (performance) en el trabajo, indican que: - El 50%de los problemas para que no se alcancen niveles altos de desempeño en el trabajo se refieren a que las personas se encuentran asignadas al trabajo equivocado con respecto a sus competencias - Otro 25%de los problemas detectados es que existe la dificultad de identificar los gaps (brechas) entre las competencias con las que cuenta una persona y las competencias que requiere un determinado puesto de trabajo. 1. Qué es una competencia? Es un compendio entre conocimiento, actitud personal, destrezas y experiencia relevante. (Compare esta definición con su respuesta anterior). Las bases de las competencias para los Project Managers reconocidas son: - PMCDF (Project Manager Competency Development Framework) del PMI (Project Management Institute). - NCB (National Competency Baseline) del IPMA (International Project Management Association). 2. Bases para las competencias en el Project Management 14

15 En la actualidad, hay básicamente dos estándares reconocidos internacionalmente. El que cuenta con más profesionales certificados corresponde al "Project Management Institute" (PMI), evalúa fundamentalmente conocimientos, si bien es requerida alguna experiencia práctica para acceder al examen. Por otro lado la "International Project Management Association" (IPMA) ha desarrollado el concepto de programa de certificación en cuatro niveles que implica un examen, la presentación de un proyecto en el que se demuestre como se han aplicado las competencias y una entrevista, cada una de estas evaluaciones dependerá de acuerdo al nivel de certificación en la que el candidato pretenda presentarse. 2.1 PMCDF Project Manager Competency Development Framework - PMI El PMI (Project Management Institute) es una organización dedicada a la profesión del Project Management, proporciona a las empresas y profesionales de estándares con las mejores prácticas del project management, certificaciones y conocimiento desde su fundación en El PMI a través del PMCDF proporciona el contexto general para la definición y las guías para el desarrollo del conocimiento, habilidades, actitudes y creencias. El PMCDF PMCDF define tres dimensiones claves para el desarrollo de competencias de los Project Managers. Estas dimensiones se dividen en: Knowledge (Conocimiento), Performance (Desempeño), Personal (Comportamiento). A qué se refieren estas dimensiones? 1. Knowledge(Conocimiento): se refiere al conocimiento que el project manager debe poseer con respecto a la aplicación de los procesos, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto. 2. Performance(Desempeño): se refiere a como un project manager debe emplear su conocimiento para conseguir los requerimientos u objetivos del proyecto. 3. Personal(Comportamiento): se refiere a como un project manager se comporta ante un determinado contexto o ambiente de proyecto. 15

16 Figura 1.6 Bases de las competencias del Project Management Institute (PMI) El enfoque PMCDF define a un project manager competente como aquel profesional que satisface cada una de estas dimensiones. El PMCDF ha sido diseñado para cubrir todas las competencias requeridas por los project managers para ser aplicados en cualquier proyecto, considerando su naturaleza, tipo, tamaño o complejidad de los proyectos a ser gestionados. Este estándar es una herramienta de referencia para los project managers y sus superiores, así también como para las personas que tienen la responsabilidad de identificar o formar a project managers, como es el caso de educadores, trainers, consultores y recursos humanos. El PMI (Project Management Institute) ofrece cinco niveles de certificación en Project Management, que se describe a continuación de acuerdo al nivel de experiencia y conocimiento del candidato: - CAPM (Certified Associate in Project Management) - PMI-SP (PMI Scheduling Professional) - PMI-RMP (PMI Risk Management Professional) - PMP (Project Management Professional) - PgMP (Program Management Professional) 16

17 Figura 1.7 Familia de acreditación del PMI 2.2 NCB National Baseline Competency / Bases para la Competencia en Dirección de Proyectos - IPMA El IPMA (International Project Management Association) que existe desde 1965, tiene como visión generar y promocionar la profesionalidad en la dirección de proyectos. Esta asociación intercambia puntos de vista y experiencia profesional con otras asociaciones de dirección y gestión de proyectos que han generado modelo de conocimiento, competencia y madurez en dirección de proyectos y que han diseñado para su uso en todo el mundo, especialmente con el PMI (Project Management Institute) con sede en Estados Unidos, el Instituto Australiano de Dirección de Proyectos (AIPM por sus siglas en inglés) y la Asociación de Dirección de Proyectos de Japón. Para el IPMA, una competencia es un compendio de conocimiento, actitud personal, destrezas y experiencia relevante, necesario para tener éxito en una determinada función. Para ayudar a los candidatos a medirse y desarrollarse, y para ayudar a los evaluadores a juzgar la competencia de un candidato, la competencia se desglosa en ámbitos de competencia. Los ámbitos de competencia son principalmente dimensiones que, reunidas, describen las funciones y que son más o menos interdependientes. En IPMA, cada ámbito contiene elementos de competencia que cubren los aspectos de competencia más importantes en él. Los tres ámbitos de IPMA son representados a través del ojo de la competencia : 17

18 Figura 1.8 El ojo de la competencia de IPMA El ojo de la competencia representa la integración de todos los elementos de la Dirección de Proyectos como se ve a través de los ojos de los directores de proyectos cuando evalúan una situación específica. El ojo representa también la claridad y la visión. Los tres ámbitos: 1. Competencia técnica: es el ámbito que describe los elementos de competencia fundamentales para la dirección de proyectos, en ocasiones citado como los elementos básicos. La NCB contiene 20 elementos de competencia técnica. 2. Competencia de comportamiento: describe los elementos de competencia personal para dirección y gestión de proyectos. Este ámbito cubre las actitudes y destrezas del director del proyecto. La NCB contiene 15 elementos de compromiso y motivación. 3. Competencia contextual:este ámbito cubre la competencia del director del proyecto para relacionarse dentro de una organización funcional (las operaciones de la organización permanente a que pertenece el proyecto) y la capacidad para funcionar en una organización por proyectos. La NCB contiene 11 elementos de competencia contextual. 18

19 Figura 1.10 El ojo de la competencia de IPMA con los elementos que conforman los 3 ámbitos Figura 1.9 El ojo de la competencia de IPMA con los elementos que conforman los 3 ámbitos El sistema mundial de certificación de IPMA se divide en 4 niveles; donde el papel de cada nivel deriva de las actividades, responsabilidades y requisitos típicos utilizados en la práctica. Los 4 niveles de IPMA se describen a continuación de mayor a menor rango: - IPMA Nivel A (Director de Cartera o Programas de Proyectos). Su competencia clave: será capaz de gestionar carteras o programas - IPMA Nivel B (Director de Proyecto). Su competencia clave: será capaz de dirigir 19

20 proyectos complejos (proyectos en las que intervienen diferentes disciplinas, subproyectos o bien si son proyectos en los que se deben aplicar muchos métodos, técnicas y herramientas del project management). - IPMA Nivel C (Profesional de la Dirección y Gestión de Proyectos). Su competencia clave: será capaz de dirigir proyectos de complejidad limitada o de gestionar un subproyecto de un proyecto complejo en todos los elementos de competencia de la dirección de proyectos. - IPMA Nivel D (Técnico en Dirección de Proyectos).Su competencia clave: tendrá conocimientos de dirección y gestión de proyectos en todos los elementos de competencia Los detalles de cada uno de los niveles de certificación se detallan a continuación en la siguiente figura. Figura 1.11 Niveles de competencia para la certificación IPMA 20

21 6. Estrategias del Project Management. Introducción En esta unidad se muestran los aspectos fundamentales que deben tomarse en consideración para realizar la adecuada planificación de los proyectos. Estudios realizados en la industria muestran que el éxito o fracaso de los proyectos dependen en mayor medida de la calidad con la que éstos se hayan planificado. Generalmente, los equipos de proyectos en la industria, le han otorgado mayor importancia a la etapa de ejecución, lo que ha ocasionado que se le preste menor atención y esfuerzo a la etapa de planificación, que es a través de la que se podrán definir las tareas, su duración, los recursos y especificaciones, que si bien no son apropiadamente detallados podrán ocasionar retrasos en plazo o incurrir en gastos futuros a yo la previsto, durante la ejecución del proyecto. 21

22 7. Estrategias del Project Management. Estructura de descomposición del proyecto (EDP) o (WBS) Estructura de descomposición del proyecto (EDP) o Work Breakdown Structure (WBS); es una división natural del proyecto para llegar al producto o productos finales con la finalidad de: Identificar y definir el trabajo a desarrollar. Identificar los centros responsables de estos trabajos. Concretar la estructura que contempla desde los objetivos estratégicos hasta la base divisible de los mismos, mediante la integración de la organización, planificación y control de los trabajos que se desarrollan. Por qué debemos desarrollar una estructura de descomposición del proyecto (EDP)? Es el método para definir las actividades del proyecto, el cuál ha sido utilizado por muchos autores en forma extensa y que ha resistido la prueba del tiempo. Ésta implica, visualizar el proyecto jerárquicamente en metas, objetivos, actividades y paquetes de trabajo. La EDP facilita las actividades de planificación, programación, presupuesto y control al director y a su equipo de proyecto. Cuáles son las características satisfactorias de una estructura de descomposición del proyecto? Tener la certeza que se han identificado todas las actividades necesarias para alcanzar de manera satisfactoria, los objetivos del proyecto. Es necesario examinar en primer lugar las características de las actividades que constituyen la EDP. Una actividad bien definida tiene las siguientes características: - Su estado y su conclusión se miden con facilidad. - Posee un evento inicial y un final bien definido. - Es familiar (pueden haberse realizado antes) y el tiempo para completarla, así como sus costes, pueden estimarse fácilmente a partir de experiencias previas. - Comprende asignaciones de trabajo que son administrables, medibles, integrables e independientes de otras actividades. - Deberá constituir normalmente una corriente continua de principio a fin. En el caso de otras actividades que podrían incluirse en el proyecto, tómese en consideración lo siguiente: Programación de la entrega de materiales. Actividades de subcontratistas que podrían tener un impacto sobre las actividades del proyecto. Disponibilidad de equipo. Formación y disponibilidad de personal. Pasos para construir una estructura de descomposición del proyecto (EDP) No existen reglas específicas para la creación de la EDP, no obstante, es un proceso 22

23 que se ha empleado con éxito. Pasos: Divida el proyecto en sus objetivos principales de manera tal que el proyecto quede claramente definido por ellos. Fragmente cada objetivo en las actividades que son necesarias para alcanzarlo. En el caso de las actividades que carezcan de una o más características, divídalas en las subactividades que las componen. Repita el paso anterior hasta que todas las actividades posean las características deseadas. Las subactividades de más bajo nivel en la jerarquía constituirán la base de los paquetes de trabajo que deberán realizarse para completar el proyecto. Características de la EDP: Se detalla en forma jerarquizada todo el trabajo a realizar, hasta el nivel de tarea. Muestra la organización interna del proyecto (responsabilidades y dependencias). Muestra las fechas de inicio y finalización, los recursos y los responsables de cada tarea. El desglose a nivel de tarea facilita la estimación, programación y control del proyecto. Las actividades y recursos se codifican para facilitar el control y preparación de reportes. La forma de dividir el trabajo depende del tipo de proyecto, pudiendo ser por etapas, disciplinas, funciones, componentes, zonas geográficas, etc. La cantidad depende de la complejidad del proyecto (recomendable entre 4 y 6 niveles). Un elevado número de niveles da origen a la creación de subproyectos. Un excesivo número de niveles dificulta el sistema de control. Lo ideal es que cada especialista programe en detalle no más de 2 a 3 niveles. El uso de la estructura de descomposición del proyecto EDP es valiosa en el proceso de planificación y en la ejecución inicial. Su mayor ventaja consiste en ofrecer una imagen global, aunque detallada, del proyecto. De esta manera, constituye el fundamento para la planificación de plazos, costes y ejecución, así como para el control y la elaboración de informes. Conforme avanza el proyecto, la EDP se utilizará para generar una representación de red del proyecto. Siendo esta red la principal herramienta de control que empleará el director de proyecto para comparar el avance planificado respecto al avance real y para decidir los cambios que se seguirán como resultado de esa evaluación. Habrá proyectos para los que una representación de red de una EDP pueda parecer demasiado difícil de generar; en tales casos, el proyecto puede descomponerse; por ejemplo, por unidades funcionales de negocios, por localización geográfica, por departamentos, de acuerdo a las habilidades requeridas o con base en la disponibilidad de equipo o material. 23

24 Figura 2.1 Ejemplo de Estructura de Descomposición del Proyecto Figura 2.2 Característica de la EDP 24

25 Figura 2.3 EDP Base para Programar el Proyecto 25

26 8. Estrategias del Project Management. Planificación de proyectos La planificación de un proyecto debe afrontarse de manera adecuada para que al final del mismo se pueda hablar de éxito. No se trata de una etapa independiente abordable en un momento concreto del ciclo del proyecto; es decir, no se puede hablar de un antes y un después al proceso de planificación puesto que según avance el proyecto será necesario modificar tareas, reasignar recursos, etc. Se debe tener claro que si bien sí podemos hablar de una "etapa de planificación", llamada así porque aglutina la mayor parte de los esfuerzos para planificar todas las variables que se darán cita; sin embargo, cada vez que se intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas necesarias se está planificando. Encontramos dos grandes fases en las que la planificación cobra el máximo protagonismo: LA PRIMERA, es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organización. Hay que hacer los correspondientes estudios técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad. Así como una estimación de los recursos necesarios y los costes generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente (que puede ser la propia organización en el caso de proyectos internos) para decidir sobre la realización o no del proyecto. LA SEGUNDA, tiene lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto y constituye una fase importante de la planificación. Ahora, es el momento de realizar una planificación detallada punto por punto. Uno de los errores más importantes y graves en gestión de proyectos es querer arrancar con excesiva premura la obra, sin haber prestado la atención debida a una serie de tareas previas de preparación, organización y planificación que son imprescindibles para garantizar la calidad de la gestión y el éxito posterior. Planificar es armonizar dos tipos de elementos muy diferentes entre sí: Figura 2.4 Elementos de la planificación Al hilo de lo señalado al principio, la planificación de los proyectos debe estar afectada de un notable grado de agilidad y dinamismo. No es razonable planificar un proyecto y pensar que esa planificación es ya definitiva e inmutable. En casi todos los casos, la realidad no coincide exactamente con lo previsto, por lo que es necesario ir haciendo ajustes periódicos. La planificación es una herramienta para la gestión y la toma de decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolución que posteriormente el tiempo se encargará de demostrar que estaba equivocada. Aunque existen técnicas de planificación muy avanzadas y elaboradas, la adecuada 26

27 Aunque existen técnicas de planificación muy avanzadas y elaboradas, la adecuada planificación se basa, ante todo, en una actitud de anticipación que no es sino una evidente manifestación del sentido común. Esto lo digo basado en mis años de experiencia en la industria y en la sabiduría de mis maestros. Figura 2.5 Procesos básicos de planificación 27

28 9. Estrategias del Project Management. Cómo se planifica un proyecto Planificar es definir que hay que hacer y programar es construir una secuencia de tareas con la lógica necesaria para alcanzar el objetivo del proyecto en el plazo (óptimo), coste, calidad y riesgo Planificar Qué hago? Programar Cuándo lo hago? El optimismo inicial de una planificación que asigne un plazo de finalización más breve de lo posible, se convierte pronto en un fracaso al no poder cumplir los plazos. El caso opuesto, es decir, una planificación que asigne mucho más tiempo de lo necesario, podría considerarse correcta al no sobrepasar el plazo pero podría incurrir en ineficiencia; lo que conlleva a incrementar costos que quizás eran innecesarios y con lo cual además se podrían perder clientes o bien hacer que nuestra empresa deje de ganar dinero. Y entonces ahora ustedes se preguntaran, qué debemos hacer?, estimar poco o mucho?. Hay que contar con un cierto margen de maniobra al momento de planificar un proyecto, que no es más que cierta holgura que como en casi todo, la fija la experiencia y la profesionalidad. Figura 2.6 Modelo Project Management System 28

29 Qué aspectos debemos considerar en la planificación y programación? A partir de la secuencia de tareas que ya hemos definido debemos asignar recursos humanos y materiales a las actividades, lo cuál nos sirve para conocer el número de recursos necesarios en cada momento. Estimar el plazo y número de recursos de cada actividad, los cuales son conceptos subsidiarios de la planificación. Considerar que la disponibilidad de los recursos es casi siempre limitada, lo cual hace que la secuencia de las actividades puedan variar en plazo, según sea la disponibilidad de los recursos. Figura 2.7 Proceso de las tres W (Who, What, Why) Qué es la planificación de un proyecto? Definir el objetivo del proyecto. Definir las actividades en base al objetivo del proyecto. Desarrollar un diagrama de secuencia lógica con las actividades del proyecto. Qué es la programación de un proyecto? Estimar el inicio, final temprano y tardío, así como las holguras de las actividades del proyecto (PERT-CPM). Determinar la ruta crítica y no crítica del proyecto (PERT-CPM). Asignar recursos a las actividades y evaluar los posibles efectos en la duración 29

30 de las mismas y por ende en las fechas de inicio y finalización. Cuáles son los objetivos de la planificación de los proyectos? Definir exhaustivamente todo el trabajo que contempla el proyecto, a objeto de que sea fácil de identificar, entender y asimilar por el equipo del proyecto. Reducir la incertidumbre. Incrementar la eficiencia de los procesos, estableciendo metas en cuanto a coste, plazo, calidad y riesgo. Definir una base para el control y seguimiento. Qué factores inciden en la buena planificación de un proyecto? Objetivos y requerimientos bien definidos. La planificación debe ser realista y objetiva, considerando el plazo, tecnología y recursos disponibles. La planificación es el producto final de un trabajo de equipo entre los planificadores, programadores y directores de proyecto. Asignación de los esfuerzos necesarios para poder ejecutar el proyecto (plazo, coste, recursos, calidad, gestión del riesgo). Los sistemas de apoyo y complementarios deben ser sencillos y prácticos. El personal asignado al proyecto deberá tener estabilidad. Los canales de comunicaciones deberán ser claros y accesibles. Qué es el Control del proyecto? Es una herramienta para manejar proyectos. Es una función de apoyo al director de proyecto. Es un instrumento para coordinar las actividades de un proyecto a diferentes niveles incluyendo el corporativo. 2.4 OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS Cumplimiento de las metas (Coste, Plazo, Calidad y Riesgo). Detección de problemas potenciales. Toma de acciones correctivas o preventivas en el momento oportuno. Ejecución del proyecto en las fechas programadas y con el presupuesto aprobado. Figura 2.8 Técnicas de medición y control La planificación de un proyecto está relacionada con la definición de las actividades, por lo que tenemos que establecer una secuencia de actividades del proyecto. 30

31 Es necesario determinar la secuencia en que es posible llevar a cabo las actividades del proyecto. La manera más simple sería realizarlas una a la vez en algún orden lógico de Cosas por hacer en todos los proyectos, a excepción de los más sencillos, esto daría como resultado un tiempo de completación mucho más largo de lo esperado. Como alternativa, se podría examinar cada actividad y determinar cuáles deberán concluirse antes de comenzar otras, y así, a través de este análisis emergerá una secuencia en la cuál será posible realizar varias actividades de forma simultánea. Para lograr esto usaremos el método del camino crítico, que ofrece al director del proyecto una herramienta para el manejo eficaz y eficiente de proyectos. Adicionalmente podemos emplear la Estructurade Descomposición del Proyecto EDP (WBS) para conseguir la secuencia en la que habrá que ejecutarse el proyecto. Como cada actividad tiene un coste y un plazo estimado de completación es posible elaborar un estimado del coste total y del plazo de finalización del proyecto. 31

32 10. Estrategias del Project Management. Qué técnicas utilizar para programar un proyecto Si hemos determinado ya la lista de secuencias de actividades del proyecto, cuál es el paso que sigue? La lista de secuencia contiene toda la información necesaria para seguir adelante con el proyecto, pero no es un formato que brinde la imagen global. La meta en este caso consiste en suministrar una imagen gráfica de la red del proyecto, pero para ello es necesario conocer unas cuantas reglas sencillas aplicables a su elaboración. 1. Tipos de Relaciones entre actividades FIN - COMIENZO (FC) La actividad B (sucesora) no puede empezar hasta que la A (precedente) finalice. La restricciones FC pueden ser + ó -, lo cuál implica adelanto o atraso. FC + 3(la actividad sucesora puede empezar tres días después que la actividad predecesora haya finalizado). FC 3(la actividad sucesora puede empezar tres días antes de que la actividad predecesora haya finalizado). FIN FIN (FF) La actividad B (sucesora) no puede finalizar antes que la actividad A (predecesora) finalice. La restricción FF puede ser + ó -, lo cuál implica adelanto o atraso. FF + 3(la actividad sucesora no puede finalizar si no tres días después que la actividad predecesora haya finalizado). FF 3(la actividad sucesora no puede finalizar si no tres días antes que la actividad predecesora haya finalizado). 32

33 COMIENZO COMIENZO (CC) La actividad B (sucesora) puede empezar al mismo tiempo que la actividad A (predecesora) se inicie. La restricción CC puede ser + ó -, lo cuál implica adelanto o atraso. CC + 3(la actividad sucesora puede comenzar tres días después del comienzo de la actividad predecesora). CC 3(la actividad sucesora puede comenzar tres días antes del comienzo de la actividad predecesora). COMIENZO FIN (CF) La actividad B (sucesora) no puede finalizarse hasta que la actividad A (predecesora) se inicie. La restricción CF puede ser + ó -, lo cuál implica adelanto o atraso. CF + 3(la actividad sucesora no puede finalizarse hasta tres días después que la actividad predecesora haya empezado). CF 3(la actividad sucesora no puede finalizarse hasta tres días antes que la actividad predecesora haya empezado). 2. Reglas a seguir para construir una red de precedencia Comience la red con un nodo de comienzo y termínela con un nodo final. La secuencia de los nodos (rectángulos actividades) deberá ir de izquierda a derecha. Es decir, todas las actividades predecesoras deberán aparecer en la red a la izquierda de sus actividades sucesoras. No debe haber ciclos (loops) o secuencias de flujo hacia atrás. Todos los nodos (a excepción del inicial y el final) deberán tener al menos un nodo (actividad) predecesor y uno sucesor. No debe haber nodos huérfanos todos deberán estar conectados. 33

34 Una ruta es una secuencia de todas las actividades a lo largo de cada dirección entre el nodo inicial y final (una red puede tener varias rutas). Estrategias del Project Management. Técnicas de planificación y programación La planificación y programación deben ser elaboradas y expresadas mediante técnicas que, además de suponer una ayuda en la planificación y programación misma, aseguren su coherencia y la comprensión rápida y eficaz por parte de quienes deban conocerla o controlarla. Podemos usar diversas técnicas de fácil aceptación debido al uso de programas informáticos. 1. Qué es un diagrama de red? Es una representación del plan del proyecto a través de un flujograma conformado por las actividades y las interrelaciones entre ellas. Su análisis permite determinar la importancia de cada una de las actividades y evaluar las alternativas. 2. CPM (Critical Path Method) Método del Camino Critico Se puede definir como la suma de tiempos de todas las actividades y por lo tanto constituye la duración misma de todo el proyecto. Igualmente puede considerarse como el camino de mayor duración de toda la red. La holgura es el tiempo libre entre actividades relacionadas que permiten alterar las fechas de comienzo temprano de las actividades, pero sin afectar la fecha de finalización del proyecto. Características del CPM Maneja redes de actividades. Las actividades se representan con flechas. Las actividades pueden tener holguras de tiempo. Para cada actividad se indica descripción, duración y holgura. Permite definir el camino crítico. Actividades en ruta crítica holgura = 0 Se denominan críticas porque cualquier atraso desplaza la fecha de fin del proyecto en igual medida de tiempo. Supone el menor plazo de ejecución del proyecto. Calcula las fechas tempranas y tardías de comienzo y finalización para cada actividad. Las fechas tempranas son estimadas utilizando el cálculo hacia delante. Las fechas tardías son estimadas utilizando el cálculo hacia atrás. 3. Tipos de Holgura Holgura total (Total Float) Cantidad de tiempo que una actividad se puede atrasar sin afectar adversamente el tiempo de completación del proyecto. Holgura libre (Free Float) Cantidad de tiempo que una actividad se puede atrasar sin afectar adversamente el comienzo temprano de la siguiente actividad. Qué es la holgura total positiva? 34

35 Las fechas tardías son mayores a las tempranas por lo que existirá un margen de tiempo más allá del final temprano para concluir la actividad (el proyecto va a finalizar antes de la fecha programada originalmente). Qué es la holgura total negativa? Las fechas tardías serán menores a las tempranas lo cuál nos indica un atraso respecto al final programado del proyecto (el proyecto va a finalizar después de la fecha programada originalmente). Holgura total = 0 Las fechas tempranas y tardías para cada actividad son iguales. Esto implica que la actividad es crítica. Figura 2.9 Representación de Holgura Total y Libre Términos Utilizados por CPM 35

36 Ejemplo CPM 36

37 Figura 2.10 Diagrama de Red 37

38 Figura 2.11 Diagrama de Red Duración Figura 2.12 Diagrama de Red Adelantamiento 38

39 Figura 2.13 Diagrama de Red Retroceso Figura 2.14 Diagrama de Red Holguras 39

40 Figura 2.15 Diagrama de Red CAMINO CRÍTICO 4. PERT (Program Evaluation and Review Technique) Técnicas de Evaluación y Revisión de Programas Desarrollado por el gobierno norteamericano (Marina y las empresas Lockheed y Booz, Allen & Hamilton) durante la construcción de los submarinos atómicos polares: Características Utiliza redes de eventos. Los eventos se representan mediante nodos. Para cada actividad, maneja duración optimista, esperada y pesimista. Qué son los tiempos de inicio y completación de actividades? Los cuatro valores calculados son: ES (Inicio temprano) EF (Final temprano) LS (Inicio tardío) LF (Final tardío) 40

41 Estos valores se emplean para determinar la ruta crítica del proyecto y el tiempo para completar el proyecto. Tiempos tempranos de inicio y fin El tiempo de inicio temprano (ES) para una actividad es el tiempo más temprano en el cual todas las actividades que le preceden se han completado y aquélla puede iniciarse. El tiempo (ES) de una actividad que carece de predecesoras se fija arbitrariamente en 0. El tiempo de fin temprano (EF) de una actividad es igual a su tiempo ES más su tiempo estimado de completación. El tiempo ES de las actividades que poseen varias predecesoras es el mayor de los tiempos EF de éstas. El tiempo de inicio tardío (LS) y conclusión tardía (LF) de una actividad son los tiempos más tardíos en que se puede iniciar o completar una actividad sin hacer que se incremente el tiempo de conclusión del proyecto. Figura 2.16 Cálculo de las Fechas Tempranas (Hacia delante) 41

42 Figura 2.17 Cálculo de las Fechas Tardías (Hacia atrás) Ejemplo PERT (Datos del ejemplo CPM) 42

43 43

44 Recomendaciones para localizar la ruta crítica del proyecto Identificar todas las secuencias posibles de actividades a través de la red y calcular el tiempo necesario para completar cada ruta. La secuencia que posea el tiempo estimado más largo para completar el proyecto, será la ruta crítica. (Esto funciona en el caso de proyectos pequeños o en aquellos cuyas actividades tienen en su mayoría predecesores únicos). Utilizando el Método del Camino Crítico CPM, en el cuál se calculan las fechas tempranas con el paso hacia delante y las fechas tardías con el paso hacia atrás que, determinan la ruta crítica del proyecto. 44

45 Dónde emplearemos la red y la ruta crítica? La red del proyecto es una herramienta que el director de proyecto usará durante toda la vida del mismo, le permite visualizar el proyecto en su totalidad y también es una herramienta para planificar, programar los tiempos de inicio de las actividades, ejecutar y controlar el proyecto. Al equipo del proyecto le servirá para instruir a nuevos miembros del equipo acerca del proyecto y del estado en que se encuentra. Puesto que la red muestra las interrelaciones entre las actividades. Qué ocurre cuándo el proyecto se aparta de lo planificado? El director del proyecto se ve en la necesidad de trasladar recursos de una actividad a otra y realizar otros ajustes para conservar la fecha original de finalización. En la ejecución conforme avanza el proyecto, la red puede irse actualizando, algunas actividades se habrán completado en un tiempo menor al estimado inicialmente; proporcionando al director de proyecto una flexibilidad de programación adicional y la oportunidad de reasignar recursos para quizás terminar el proyecto antes de la fecha programada, o bien reducir costes. Qué ocurren con aquellas actividades que requieren más tiempo para ser completadas? El director del proyecto intentará, primero reasignar recursos de actividades no comprendidas en la ruta crítica, y si esto no fuese suficiente, tendrá que hacer una solicitud de más recursos para que el proyecto se ajuste de nuevo al programa. El control Al compararse el programa de actividades planificadas con lo que ha sucedido en la realidad, el director de proyecto tendrá conocimiento de las desviaciones respecto al plan y de las medidas correctivas que habrá que adoptar. Resumen PERT El sistema PERT es un instrumento de la dirección, diseñado para controlar las variables de plazos, costes y realizaciones técnicas en programas complejos. Se usa primordialmente donde hay que realizar un trabajo de desarrollo. En la organización tradicional los informes a la dirección eran históricos en su naturaleza, o sea a posteriori, y en consecuencia excluían la adopción oportuna de medidas correctivas en programas todavía en curso de realización. El sistema PERT ofrece un método para comparar con lo planificado los resultados obtenidos y el estado de las cosas, revelando con esto las zonas de presuntas dificultades y permitiendo actuar sobre las causas, en lugar de actuar solo sobre los síntomas de los problemas, que era lo que socurría antes del PERT. El ciclo PERT comprende la determinación de objetivos, creación de planes, establecimiento de plazos, evaluación de resultados y toma de decisiones. Esta última acción lleva aparejado un ciclo inverso de corrección que permite actuar sobre las cosas aún no sucedidas y realizar los cambios necesarios. La unidad de trabajo (work package) es la piedra fundamental del programa PERT y consiste en un conjunto de actividades y sucesos. El grado de control requerido dictará el detalle a que habrá que descender, así como el tamaño y número de las unidades de trabajo. 45

46 La red PERT es un diagrama de flujo que ofrece una representación gráfica de las exigencias y relaciones en varias disciplinas, desde el punto de vista del tiempo y el trabajo que consta de actividades y sucesos. En la estimación del tiempo necesario para realizar una actividad se usan los datos optimistas, esperados y pesimistas. El camino crítico en una red PERT muestra el período de tiempo más largo para ser recorrido. La holgura se presenta cuando se recorre un camino en el que disponemos de tiempo sobrante para realizar todas las actividades que lo forman. El Plan PERT se basa en que la probabilidad estadística de llegar en la fecha más baja prevista al final del programa, o a cualquier suceso, sea del 50%. La probabilidad de llegar a un suceso en una fecha distinta podrá calcularse aplicando fórmulas estadísticas. El control de costes PERT está directamente relacionado con el requerimiento de las actividades de las unidades de trabajo. Este control se realiza de manera semejante al de los plazos. El plan PERT incorpora numerosos documentos informativos que sirven para mantener informado a los directivos sobre la marcha del proyecto, facilitando con ello la aplicación de unas medidas correctivas si fuese necesario. La utilización del plan PERT para estimar los costes de las diversas unidades de trabajo es un método ideal para obtener las estimaciones sobre los costes de un proyecto, el plan detallado PERT casi nunca estará disponible en el momento de la propuesta para ser utilizado como instrumento de licitación. Sin embargo, un PERT preliminar podrá servirnos de valiosa ayuda en la estimación de costes. En última instancia los elementos de la propuesta de costes y las unidades de trabajo inscritas en el PERT estarán estrechamente relacionadas. 46

47 11. Estrategias del Project Management. Diagrama de Gantt Es un diagrama de barras horizontales como se muestra en la figura En ésta se representan las actividades y tiempos, al estilo de los tradicionales Planning, en los cuáles las actividades son finas líneas horizontales y los tiempos son columnas verticales. Qué debemos considerar para su elaboración? Las prelaciones entre las actividades Las restricciones por dependencias de otras o por conveniencia estratégica o de recursos. Ventajas del diagrama de Gantt: Es sencillo, rápido y fácil de poner en práctica. Integra gráficamente la planificación del proyecto con su programación y desarrollo (progreso). Permite visualizar rápidamente las actividades. Fácil de entender. Más económico que otros métodos. Figura 2.18 Diagrama de Gantt Desventajas del diagrama de Gantt Es difícil determinar el impacto de un adelanto a un atraso en las actualizaciones sobre proyectos debido a que no muestra las relaciones entre las actividades. El nivel de detalle no permite determinar con antelación posible puntos en conflicto o un retardo en actividades con una larga duración. No permite evaluar diferentes alternativas. Tiende a desactualizarse rápidamente. Qué necesita una planificación para que sea eficaz? 47

48 Diagrama de Gantt (Actividades/ Recursos) Los recursos condicionan las actividades (nivelación de recursos); por ejemplo, dos actividades no podrán ser simultáneas, si ambas las va a ejecutar el mismo recurso a jornada completa (8 horas) Seria posible si compartiera tiempo entre actividades ; tenemos que considerar que un mismo recurso comparte actividades o proyectos diferentes, debiéndose considerar, en porcentajes, su dedicación a cada actividad o proyecto, de forma que la suma de sus actividades parciales sea el tiempo total de dedicación del recurso en el período considerado. Como la planificación siempre supone una combinación de actividades a ejecutar y recursos disponibles, las actividades que ejecutará un mismo recurso no podrán ser simultáneas, a pesar de que pudieran serlo por la lógica del proceso-red de planificación ; otra variable a considerar es el tiempo de dedicación de cada recurso, jornada de trabajo, completa o parcial, y los días de vacaciones, razón por la cuál tenemos que contar previamente con un calendario de disponibilidad de cada recurso (Planificación de Recursos a Nivel Corporativo). Tácticas para orientar una buena planificación Identificar actividades. Estimar tiempo de cada una de las actividades. Si hay un plazo y disponibilidad de recursos, estimar recursos necesarios y su perfil técnico. Si no hay un plazo y recursos fijos, estimar el tiempo necesario para llevar a cabo el proyecto con ellos. Una vez identificados los recursos, hacer un calendario de su disponibilidad como vacaciones, días libres, etc. Asignar a cada actividad un recurso, teniendo en cuenta el calendario, la secuencia lógica de las actividades y la posible simultaneidad de actividades para un mismo recurso. Una forma de nivelar los recursos en proyecto es Recursos/Tiempo; recursos permite trabajar con los disponibles, pero alargando la fecha de culminación del proyecto. Tiempo permite cumplir con las fechas obtenidas del análisis de tiempo de la red considerando el incremento y la disponibilidad de los recursos en conflicto. Un recurso es toda aquella persona con una habilidad específica, un equipo o un material que, aplicados durante un determinado período de tiempo, ya sean solos o en combinación, contribuyen a la finalización de una actividad y por ende del proyecto. Gráfico de recursos Representa la cantidad de un recurso que se utiliza en cada período, a lo largo del proyecto, guardando relación directa con el cronograma de ejecución del proyecto. Nivelación de recursos Proceso que distribuye los recursos en el cronograma de ejecución de un proyecto según la disponibilidad de los mismos en cada período, para evitar su sobreasignación. Qué podemos nivelar? Mano de obra 48

49 Equipos o Materiales Presupuesto Por qué debemos estimar los recursos del proyecto? Para desarrollar una buena planificación ya que es el punto básico de partida para hacer la mejor estimación de la duración de cada actividad y como consecuencia de todo el proyecto. Adicionalmente, nos ayuda a determinar el número de personas (ingenieros, técnicos, peones), requeridas para la ejecución del proyecto. 49

50 12. Gestión de la Calidad del Proyecto. Introducción La calidad ha pasado de ser una alternativa de un número reducido de empresas que de esta forma seleccionaban su producto-mercado, a una necesidad imperiosa de cada empresa para subsistir, no sólo por la ventaja competitiva que supone ofrecer un producto mejor sino por la mejora productiva que la instalación de un sistema de calidad introduce en la compañía que lo implanta. La calidad no se consigue con fuertes inversiones, sino a través de planificar a largo plazo y hacer bien las cosas continuamente. De hecho, la calidad ahorra dinero a las empresas pues, en la mayoría de los casos, supone una mejora de la productividad y una reducción de los costes, además de influir positivamente en el clima laboral. En el mundo, se han creado diferentes sistemas y métodos para aumentar la calidad tanto en el proceso productivo como administrativo, haciéndolo más eficiente y, de esta forma, poder insertarse en el mercado con mayor posibilidad de éxito. Estos métodos o sistemas ofrecen al empresario la oportunidad de revisar y cambiar a fondo su estructura administrativa mediante la implementación de planes diseñados para este fin, como es el caso de la Calidad Total, que es un sistema de gestión empresarial íntimamente relacionado con el concepto de Mejora Continua y que incluye las fases de Aseguramiento de la Calidad y Control de Calidad. Hoy en día cuando el cliente o usuario de bienes y servicios se halla ante múltiples opciones de elección, es cuando la calidad se muestra como factor decisivo de diferenciación. Es por ello, que la empresa debe proporcionar calidad extra en aquellas características que más valoren los clientes. En el pasado se consideraba que la calidad dependía del departamento de control de calidad y su origen se circunscribía al área de fabricación. En la actualidad, se acepta que los orígenes de la mala calidad son diversos (mano de obra, materiales, piezas, mantenimiento, equipos, proyectos, etc.) y, por tanto, la sola atención a un aspecto concreto del funcionamiento de la empresa no permite eliminar los problemas relacionados con la calidad. Sólo un esfuerzo encaminado a controlar la calidad en toda la empresa puede asegurar la eficacia competitiva. Por último, señalar que la calidad se refleja en las ventas y en el mantenimiento de la clientela; por tanto, su objetivo es satisfacer al cliente y, en consecuencia, aumentar los beneficios. 50

51 13. Gestión de la Calidad del Proyecto. Concepto de calidad Calidad es un concepto que está en la calle. Cualquier persona es capaz de dar su definición de calidad. Continuamente se habla de calidad, mala calidad, alta calidad, garantía de calidad, etc. Pero, qué es realmente la calidad? El término calidad se utiliza en una amplia variedad de formas diferentes; no existe una definición clara de ella. Desde el punto de vista del comprador, la calidad con frecuencia se asocia a su valor, utilidad o incluso al precio. Desde el punto de vista del productor, la calidad se asocia al diseño y a la producción de un producto para satisfacer las necesidades del cliente. 51

52 14. Gestión de la Calidad del Proyecto. Gestión de la Calidad en Proyectos La gestión de la calidad del proyecto refleja los requisitos para ser satisfecho por los objetivos del proyecto, y el grado para conformarse con los requisitos. La gestión de la calidad del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurarse de que los requisitos para los cuáles la emprenden. Implica determinar la política, objetivos, estándares y ponerlos en ejecución por medio de la planificación de la calidad, control de calidad, garantía de calidad, y mejora de calidad dentro del ciclo vital del proyecto, para asegurar el logro de los objetivos y satisfacer el proyecto a los clientes. 1. Gestión moderna de la calidad: Requiere la satisfacción del cliente Prefiere la prevención a la inspección Reconoce la responsabilidad de la gestión de la calidad Los expertos significativos de la calidad incluyen Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, Taguchi, y Feigenbaum. 2. Expertos de la Calidad Deming era famoso por su trabajo en la reconstrucción de Japón y de sus 14 puntos. Juran escribió el manual del control de calidad y 10 pasos a la mejora de calidad. Crosbyescribió calidad es libre y sugirió que las organizaciones se esfuerzan para los defectos cero. Ishikawadesarrolló el concepto de los círculos y de usar la calidad y diagramas del fishbone (espina de pescado). Taguchi desarrolló los métodos para optimizar el proceso de dirigir la experimentación. Feigenbaum desarrolló el concepto del control de calidad total. En resumen, la gestión de la calidad del proyecto abarca: Una filosofía de la calidad: es decir, contra la corriente de dirección de la gerencia Garantía de calidad: planificación y organización de la gestión del proyecto Control de calidad: gestión y administración de la ejecución del proyecto Revisión y aceptación finales: terminación acertada en sentido descendente del proyecto Pensamiento final: La calidad nunca es un accidente Es siempre el resultado de la alta intención Esfuerzo sincero Dirección inteligente Ejecución experta Representa la opción sabia de muchas alternativas La integridad conceptual es primordial 52

53 Céntrese en la calidad del producto y servicios! 53

54 15. Gestión de la Calidad del Proyecto. Gestión de la Calidad del Proyecto Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Implementa el sistema de gestión de calidad a través de la política, los procedimientos y los procesos de planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realizan durante todo el proyecto, según corresponda. Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen lo siguiente: Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinar cómo satisfacerlas Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos. Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio. Estos procesos interaccionan entre sí y también con los procesos de las demás Áreas de Conocimiento del Project Management. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto y tienen lugar por lo menos una vez en cada proyecto, realizándose en una o más fases del proyecto (si el proyecto se encuentra dividido en fases). A pesar de que los procesos se presentan aquí como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la práctica pueden solaparse e interactuar de maneras que no se detallan en esta guía. 54

55 16. Gestión de la Calidad del Proyecto. Mejora continua La adaptación permanente a los requisitos y necesidades del cliente, con objeto de aumentar el volumen de ventas, la cuota de mercado y la satisfacción tanto del cliente como de los empleados. La detección de las ineficiencias internas y su solución permanente, mejorando la calidad de gestión y reduciendo los costes operativos. La prevención de fallos en todas las áreas funcionales de la empresa, mejorando los bienes y servicios entregados al cliente, para evitar posteriores rechazos, reclamaciones e insatisfacciones del cliente. En definitiva, la aplicación del ciclo de mejora continua a cualquier actividad, hace que vaya disminuyendo el número de problemas. Este ciclo, llamado de Shewart consta de 4 etapas: PLAN (Planificar): Decidir objetivos y metas, estableciendo los métodos adecuados, técnicas, responsables y programas. Consiste en planificar a conciencia aquello que se desea mejorar (qué quiero, cuánto quiero, quién lo va a hacer, dónde se va a hacer, cómo se va a hacer y cuánto nos va a costar). Definición del problema y reunión de los datos necesarios para su análisis. Después se identifican las causas y se desarrollan los cursos de acción para resolverlos, eligiendo uno. DO (Hacer): Esta etapa se divide en dos partes: - Formación: La dirección debe formar a los trabajadores para que ejecuten las actividades que deben llevar a cabo para conseguir los objetivos. - Puesta en práctica de las medidas oportunas. CHECK (Revisar):esto es, comprobar si la medida implantada logra los resultados buscados. Comparar los resultados obtenidos en la fase DO con los objetivos que se habían previsto en la fase PLAN. Si no se han alcanzado los objetivos deseados, debe comenzar de nuevo la fase de planificación. ACT (Actuar): Extraer conclusiones basándose en la experiencia adquirida en la fase de verificación, y establecer nuevas propuestas hasta que la mejora se haya implantado y el proceso consolidado. Se deben tomar las decisiones correspondientes en lo referente a acciones correctivas, acciones preventivas y estandarización. Si se han conseguido dichos resultados se emprende una acción final, la estandarización, para asegurar que los nuevos métodos serán aplicados de manera continua en el mejoramiento sostenido y, de esta forma, no se volverá a repetir el problema. El ciclo continua girando. Tan pronto como se hace una mejora se convierte en un estándar que será refutado con nuevos planes para más mejoramientos. Por tanto, el ciclo de mejora continua se entiende como un proceso mediante el cual se fijan nuevos estándares, sólo para ser refutados, revisados, reemplazados por estándares más nuevos y mejores. 55

56 Figura 3.1 Ciclo de Shewart 56

57 17. Gestión de la Calidad del Proyecto. Control de Calidad del Proyecto El control de calidad incluye la supervisión de los resultados específicos del proyecto para determinar si éstos obedecen a las normas de calidad pertinentes, e identifican formas de eliminar las causas de resultados poco satisfactorios. Debe realizarse a lo largo del proyecto. El control de calidad lo realizará un departamento de control de calidad u otros organismos externos. El equipo de dirección del proyecto debe tener un conocimiento activo del control de calidad estadístico, sobre todo en pruebas y probabilidades; esto servirá para ayudarle a evaluar los rendimientos del control de calidad. Entre otros asuntos, el equipo puede encontrar útil conocer las diferencias entre: Prevención (mantener fuera los errores del proceso) e inspección (mantener errores alejados de manos del cliente). Pruebas de atributos (los resultados son conformes o no) y pruebas de variables (el resultado se encuentra en una balanza continua que mide el grado de conformidad). Causas especiales (los eventos raros) y causas aleatorias (la variación del proceso normal). Tolerancias (el resultado es aceptable si cae dentro del rango especificado por la tolerancia) y los límites de control (el proceso está bajo control si el resultado cae dentro de los límites de control). Figura 3.2 Metodología de Gestión de la Calidad 57

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