Instructivo para revisión de informes financieros de proyectos

Transcripción

1 CONTROL DE CAMBIOS Cambio Realizado Realizado por Fecha Versión Logo institucional, se eliminó formato plantilla de labores y formato acta de recibo a satisfacción. Se incluyó acta de reunión. Jazmine Medina Gestor de Calidad 12/10/ OBJETIVO Definir los lineamientos que se deben observar en la revisión de los Informes Financieros de los Proyectos. 2. ALCANCE Este instructivo aplica a la revisión de todos los informes financieros que recibe Asohofrucol, con el fin de legalizar los desembolsos para los proyectos que contrata con terceros. 3. RESPONSABLES El auxiliar de Legalización de la Coordinación de Desarrollo Tecnológico es el responsable general de la distribución, modificación y de la verificación de la implementación de las pautas y de las actividades que se describen en este instructivo y el Contador de Asohofrucol en lo referente a las actividades de tipo contable que se incluyen. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Informe de resultados financieros. Es un cuadro resumen que incluye la información general del presupuesto aprobado, la ejecución y el porcentaje de ejecución del periodo que se reporta. Este informe se presenta tanto para el monto que financia Asohofrucol con recursos propios o administrados a terceros (Ejemplo: recursos del Fondo Nacional Hortofrutícola), caso en el cual se marcar con una X el espacio al extremo derecho del formato que corresponde a cofinanciación, así como Elaboró: Jazmine Medina Velandia Cargo: Gestor de calidad Revisó: Andrea Acosta, Edgar Pinto, Rolando Arroyo Cargo: Coordinadora de Desarrollo Tecnológico, Contador General, Tesorero General Aprobó: Maria Fernanda Guzmán Cargo: Coordinadora Administrativa y Financiera

2 para el monto que financia la entidad ejecutora, en cuyo caso se marca con una X el espacio al extremo derecho del formato que corresponde a Contrapartida. Informe de resultados financieros desagregado. Es un cuadro que incluye la información detallada por subrubros del presupuesto aprobado, la ejecución y el porcentaje de ejecución del periodo que se reporta. Este informe se presenta tanto para el monto que financia Asohofrucol con recursos propios o administrados a terceros (Ejemplo: recursos del Fondo Nacional de Fomento Hortofrutícola), caso en el cual se marca con una X el espacio al extremo derecho del formato que corresponde a Cofinanciación, como para el monto que financia la entidad ejecutora, en cuyo caso se marca con una X el espacio al extremo derecho del formato que corresponde a Contrapartida. Informe consolidado de relación de gastos Cofinanciación. Es un cuadro en el que se enumeran los gastos del proyecto que se cubren con recursos provenientes de Asohofrucol (propios o administrados a terceros) para el periodo que se reporta, en el que se identifican, fecha del documento que soporta el gasto, número del comprobante de egreso, número de la factura, concepto de pago, beneficiario con el Nit y el nombre, valor bruto del bien o servicio, IVA facturado, valor total de la factura, deducciones por concepto de retención del IVA, retención en la fuente, retención ICA, deducciones totales y valor neto girado. Documento equivalente. Documento equivalente a la factura es aquel documento soporte, que reemplaza a la factura en las operaciones económicas realizadas con no obligados a facturar. 5. INSTRUCTIVO Paso Actividad Responsable 1. Revisar que a la Coordinación de Desarrollo Tecnológico lleguen en medio físico y magnético los siguientes formatos diligenciados: legalización Informe de resultados financieros Cofinanciación Informe de resultados financieros Contrapartida Informe de resultados financieros Cofinanciación desagregado Informe de resultados financieros Contrapartida desagregado Informe consolidado de relación de gastos Cofinanciación

3 2. Revisar que los informes relacionados en el paso anterior estén firmados y lleven el nombre del Director del Proyecto y del Revisor Fiscal o del Contador de la entidad beneficiaria, éste último con el número de la Tarjeta Profesional. legalización 3. Revisar que se hayan adjuntado en medio físico los soportes que se relacionan en el Informe consolidado de relación de gastos Cofinanciación. Los soportes deben ir foliados y organizados en la forma en la que se relacionan en el Informe consolidado de relación de gastos, deben ser legibles, que no tengan tachones o enmendaduras, y que contengan la información completa. Se exceptúan los proyectos de la convocatoria de Ciencia y Tecnología del Ministerio de Agricultura. legalización 4. Revisar que los soportes cumplan con los requisitos mencionados a continuación: Copia de las facturas de pago a proveedores: deben cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN-, si éstos pertenecen al régimen común, en las cuales se señale: legalización, Registro y Control Razón social o nombres y apellidos completos del proveedor Dirección del proveedor o contratista No. de NIT del proveedor Número de consecutivo de la factura de venta Número y fecha de resolución de autorización de numeración por parte de la DIAN Fecha de emisión de la factura emitida a nombre de la entidad contratista. En caso de la compra de equipos, la factura deberá ser emitida a nombre de ASOHOFRUCOL NIT de la entidad beneficiaria Descripción detallada del material o servicio adquirido Cantidad Precio unitario Precio total Valor del IVA Firma del proveedor

4 Tener en cuenta lo establecido en el art. 774 del Código de comercio y el art. 617 del Estatuto Tributario. Documento equivalente (cuenta de cobro, tirillas de cajas registradoras, factura de transporte terrestre, etc.) en el caso que los proveedores pertenezcan al régimen simplificado. Debe ir acompañada del Registro Único Tributario RUT-, en la que se señale claramente: Labor o servicio prestado Fecha o periodo de cobro Lugar de prestación del servicio Cuando el servicio se refiera a transporte, debe especificar las placas del vehículo, kilometraje o ruta recorrida Valor unitario Valor total Informe de actividades realizadas en el periodo (en el caso de servicios técnicos), o acta en la que conste el recibo a satisfacción firmada por el Contratante y el prestador del servicio. Comprobantes de egreso, debidamente numerados y diligenciados, especificando exactamente el concepto de pago. En el caso de pago a jornales, se debe anexar copia de las planillas de labor, en las cuales debe constar: Fecha de trabajo Lugar de trabajo Labor desarrollada Horas de trabajo Valor unitario del jornal Firma del trabajador Soportes de realización de eventos de capacitación o divulgación: Programa del evento Registro de capacitación y entrenamiento TH-FT-003, en el cual deben señalar claramente, lugar, fecha y hora de ejecución del evento, material entregado, intensidad de la capacitación y/o entrenamiento, nombre de la persona que dirigió la capacitación, tema de la

5 capacitación y/o entrenamiento, nombre del participante, No de identificación, en el espacio de Cargo, el cargo de la persona capacitada y de la empresa, asociación, cooperativa, etc. a la que pertenece, y firma del participante. Fotografías del evento Memorias o material distribuido Informe de actividades Certificados 1. Certificado de pago de seguridad social y parafiscales del ejecutor firmado por el representante legal y por el revisor fiscal o contador de la entidad contratista, utilizar formato de certificado emitido por Asohofrucol. 2. Certificado de pago de retenciones en la fuente, firmado por el representante legal y por el revisor fiscal o contador de la entidad contratista, utilizar formato de certificado emitido por Asohofrucol. 3. Certificado de verificación pago seguridad social contratistas asociados al proyecto, utilizar formato de certificado emitido por Asohofrucol. Nota: Los tres certificados se diligenciarán en un solo formato, el PP-FT-006, Certificado de pago de seguridad social y parafiscales, retención en la fuente, y de verificación de pago de seguridad social de los contratistas asociados al proyecto Contratos personal vinculado al proyecto. Los soportes deben estar organizados como se listaron en el informe consolidado de relación de gastos-cofinanciación Por ejemplo: COMPROBANTE DE EGRESO Factura de Venta o Documento Equivalente Soporte de factura (informe de actividades, listado de asistencia, planilla de jornales, etc.) 5. En los siguientes informes: Informe de resultados financieros Cofinanciación, Informe de resultados financieros Cofinanciación desagregado e Informe consolidado de relación de gastos Cofinanciación, se revisa: legalización. Que los montos a legalizar no superen los valores aprobados

6 por rubro o subrubro. Que los soportes correspondan a los rubros o subrubros aprobados. Que las fechas de los soportes estén dentro del tiempo de ejecución del contrato Y demás información que se considere relevante 6. Al cuadro de control de legalizaciones que genera la Coordinación de Desarrollo Tecnológico y que se adjunta a la nota de Legalización que se envía a contabilidad a través del Sistema de Gestión Documental, se le revisa: Contador Que tenga el visto bueno del Coordinador de Desarrollo Tecnológico. Que el nombre del proyecto coincida con el que está en registrado en el sistema de contabilidad del Fondo o de Asohofrucol En los proyectos en los que aplique, revisar que el valor aprobado para cada rubro o subrubro del proyecto que aparece en el cuadro de control de legalizaciones coincida con el que está registrado en el respectivo Sistema de Contabilidad. En los proyectos en los que aplique, revisar que el valor de los desembolsos para cada rubro o subrubro coincida con el del valor de los desembolsos registrado en el respectivo Sistema de Contabilidad. En los proyectos en los que aplique, revisar que el valor de las legalizaciones para cada rubro o subrubro coincida con el del valor de las legalizaciones registradas en el respectivo Sistema de Contabilidad. En los proyectos en los que aplique, revisar que el valor de los saldos por ejecutar para cada rubro o subrubro coincida con el del valor de los saldos registrado en el respectivo Sistema de Contabilidad. 7. De los soportes que van adjuntos a la nota de legalización se selecciona una muestra aleatoria y se revisa que cumplan con los requisitos del paso No. 4. Contador

7 6. DOCUMENTOS ASOCIADOS A ESTE INSTRUCTIVO CÓDIGO PP-PR-001 FI-FT-013 TH-FT-003 PP-FT-006 SEM-FT-010 NOMBRE DEL DOCUMENTO LEGALIZACIÓN DE LOS RECURSOS DESEMBOLSADOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS INFORME DE ACTIVIDADES REGISTRO DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO CERTIFICADO DE PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES, RETENCIÓN EN LA FUENTE, Y DE VERIFICACIÓN DE PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LOS CONTRATISTAS ASOCIADOS AL PROYECTO ACTA DE REUNIÓN 7. ANEXOS No aplica