1. CAPÍTULO III ANÁLISIS DEL SISTEMA

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1 37 1. CAPÍTULO III ANÁLISIS DEL SISTEMA 3.1. FACTIBILIDAD DEL PROYECTO. Se ha desarrollado un estudio de factibilidad el cual incluye la parte técnica, operacional y financiera; para determinar si se podrá desarrollar el proyecto y finalizarlo con una implementación exitosa. Los datos para determinar la factibilidad fueron recolectados por medio de entrevistas con las personas encargadas de las áreas en donde el sistema funcionará (departamento de coordinación de mercadeo y comunicación y colaboradores de desarrollo al niño y a la niña) y también en base a la observación del comportamiento de los usuarios y del hardware disponible. La meta principal que se visualizó es determinar si el sistema propuesto ayudará a resolver los problemas de información que actualmente se tienen, si éste se adecuará a los objetivos de la institución; a la vez determinar la solución más viable, ya que pueden existir varias alternativas FACTIBILIDAD TECNICA. Se ha realizado un análisis tecnológico de los factores que determinan la viabilidad del proyecto, basados en cuatro ámbitos: Hardware, Software, Comunicaciones y Recurso Humano; a continuación se detalla cada uno. HARDWARE. La filosofía de procesamiento indica que las operaciones (cálculos, comparaciones, etc.) se realizarán en cada computadora, enviando los resultados al servidor para ser almacenados es por esta razón que para el óptimo funcionamiento del sistema propuesto, se recomiendan ciertas características mínimas de hardware:

2 38 Computadoras: Velocidad del microprocesador Memoria Disco duro 600 mhz o superior 128 MB o superior 20 GB o superior En la ONC, se cuenta con el Hardware necesario para que el sistema funcione adecuadamente. El equipo informático en la ONC tiene la capacidad técnica para soportar los datos que serán almacenados con el nuevo sistema, además el tiempo de respuesta será corto con respecto al numero de usuarios que tendrá el sistema. Ver anexo B, inventario de hardware existente. SOFTWARE. El servidor actualmente tiene instalado el gestor de base de datos Microsoft SQL Server 2000, en la cual se instalará la base de datos para el nuevo sistema, de esta forma no se incurrirán en gastos de licencias de base de datos. A la vez se tomarán medidas de seguridad de los datos, para evitar que estos sean corruptos, no tener riesgos de pérdida de información y que éstos sean exactos y confiables. Solamente es necesario un Browser de Internet para que el sistema funcione, este puede ser: MS Internet Explorer o Mozilla FireFox; dicho software ya está disponible en los equipos. COMUNICACIONES. Para el acceso al sistema en las ONC, es necesario que exista una red local y un servidor en donde estará la aplicación. Dicha red ya está instalada en la ONC, se puede ver el diagrama en el anexo. Ver anexo C, diagrama de red local. RECURSO HUMANO. El personal que utilizará el sistema tiene los conocimientos necesarios de informática, lo que facilitará el proceso de capacitación; además están concientes de

3 39 la necesidad de la herramienta por lo que están abiertos a los cambios que se realizarán en los procedimientos FACTIBILIDAD OPERACIONAL. La factibilidad operativa se midió evaluando el impacto que tendrá el proyecto, en la institución (procedimientos) y en las personas que laboran en ella (impacto sobre las impresiones de cada uno). Esta determinación se observó por medio de entrevistas sostenidas con los empleados de la institución. El sistema propuesto inducirá a cambios importantes en los procedimientos de la institución, aunque no afectará la organización actual, sino más bien la forma en que se realizan las cosas. Una vez terminado cada módulo, se procederá a su implementación y utilización, lo cual no estará limitado por barreras como la resistencia al cambio, pues en este caso se siente la necesidad de una herramienta que les facilite el control de la información; existe apoyo muy notable por parte de los usuarios, pues han participado activamente en la planificación del proyecto. Se ha analizado el impacto que tendrá el sistema sobre otras áreas, y se acierta que se mejorará el control de la documentación y se agilizará la obtención de información, actividades que ayudarán a mejorar las comunicaciones entre áreas. Los costos que tendrá para los usuarios serán sobre la inversión del tiempo necesario para la capacitación, para la familiarización con el sistema y para la total adecuación y confianza en el uso del mismo. Pero los beneficios se verán a corto plazo, pues se optimizarán los tiempos de realización de ciertas actividades con esto se mejorará la productividad del personal, pues tendrán más tiempo para dedicarse a otras actividades de análisis de situaciones y otras.

4 FACTIBILIDAD FINANCIERA. Con este análisis se determinó la totalidad de los gastos que se requieren para el desarrollo y la implementación del proyecto. No se incurrirá en costos adicionales de mobiliario, instalaciones eléctricas o sistemas de seguridad, o personal adicional; pues actualmente se cuenta con esos insumos y son suficientes para el desarrollo del proyecto. Además los costos de capacitación están incluidos en el presupuesto para el desarrollo del sistema. Debido a la naturaleza del proyecto, la institución no invertirá dinero para el desarrollo de éste. Los costos para el desarrollo los absorberá el equipo de desarrollo, dichos costos ya están debidamente presupuestados y es completamente factible el realizar la inversión. Ver anexo D, Plan de desarrollo del proyecto; numeral 2, Presupuesto para el desarrollo del proyecto CONCLUSION DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD. Se concluye que el sistema propuesto es factible en el ámbito técnico, operacional y financiero. Existe la tecnología necesaria para el desarrollo, los usuarios están abiertos a los cambios que representa el nuevo sistema y se cuenta con los recursos económicos necesarios para la investigación y el desarrollo del sistema.

5 ANÁLISIS Y DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS. A continuación se presentan los requerimientos solicitados, los cuáles han sido seccionados por los procesos principales que se tomarán para el desarrollo del software, a la vez se describe la estrategia planificada para dar resolución a cada requerimiento. A. La recepción de donaciones monetarias. Determinar las personas o empresas que donarán en el período actual, determinados por los tipos de donaciones que se pueden realizar 1. Estrategia: se creará un formulario para guardar la información de los donantes, el cual incluirá la fecha preferida para realizarles el cobro. Emitir los recibos correspondientes a cada persona o empresa, en caso de ser solicitados. Estrategia: se tendrá un formulario para la consulta de las personas que hay que cobrarles, aquí sólo se seleccionarán los registros para los cuales se emitirá recibo y éstos se mandarán a imprimir. Se requiere llevar un control exacto de los ingresos por donaciones, a la vez de la información de las personas o instituciones que las realizan. Estrategia: formulario para el registro de las donaciones recibidas, a cada donante se le asignará un tipo, que corresponde a Amigo SOS, Tu Empresa o Amor Sólido; con esto se sabrá el tipo de donación que se realiza. Además es necesario proporcionar una herramienta para la programación de las rutas de cobro. 1 Ver capítulo I, numeral 1.3.1, sobre la problemática actual.

6 42 Estrategia: De la misma forma que para los recibos emitidos, sólo que se deberán ordenar por zonas para facilitar el ordenamiento de la ruta. Con las alcancías, se necesita conocer estadísticas sobre las zonas en donde se perciben mayores ingresos. Estrategia: formulario para registrar los montos recibidos de cada Alcancía retirada. Cada alcancía ha sido previamente colocada en un establecimiento el cuál tiene asignada una zona, de esta forma se sabrá de qué zona es cada ingreso. Además se requiere controlar el historial de ubicaciones, fechas de colocación y de retiro de las alcancías, de la misma manera conocer el total de alcancías por el estado en que se encuentran, por ejemplo: disponibles, en reparación, etc. Estrategia: en cada registro de movimiento de alcancías se guardará el establecimiento en donde se encontraba, la fecha de colocación o fecha de retiro de la alcancía y se tendrá una lista para seleccionar el estado de la misma. B. La recepción de donaciones en especies. Se precisa un control de cada entrada de productos y las existencias actuales por tipo de producto, producto específico o general. Estrategia: formulario para registrar las donaciones en especies, el cual afectará el inventario de productos en bodega. Deben controlarse las salidas de producto eficientemente, y también conocer quién autoriza la salida y el destino de los productos. Estrategia: formulario para registrar los envíos a las Aldeas, Centros Sociales, otras instituciones o a clientes. También se propone un formato para el documento de envío, el cual amparará cada salida de inventario.

7 43 Es requerido el control de los productos perecederos, permitiendo agilizar la distribución de estos, o en caso de no existir demanda, se donarán o venderán a otras instituciones. Estrategia: al ingresar cada producto se registrará la fecha de vencimiento por lote, de esta forma el sistema propondrá dar salida a los productos más próximos a vencer. C. El control de información de los niños albergados en las Aldeas. Se requiere llevar un control básico o general de cada niño albergado en las Aldeas, y que la información esté debidamente actualizada, y preparada para su utilización en el momento que sea ineludible. Estrategia: formulario para registrar información general sobre los niños. El software debe proporcionar una herramienta que ayude a realizar una distribución proporcional de los productos recibidos como donaciones en especies, en base al número de niños en cada aldea o centro social, también se tomarán en cuenta otras variables como tallas, edades y sexo. Estrategia: Pantalla para distribución de productos, según la fórmula: Niños_filtros_aldea = Total de niños de cada aldea, que cumplen los filtros. Niños_total = Total de niños que cumplen los filtros, de todas las aldeas. Existencias = Total en inventario del producto seleccionado. Cantidad de producto = (niños_filtros_aldea / niños_total) * existencias 3.3. MODELADO DE LOS PROCESOS PRINCIPALES. A continuación se presentan los diagramas de caso de uso para los procesos principales.

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10 46 DOCUMENTACIÓN DE LOS CASOS DE USO. Casos de uso para el módulo de donaciones monetarias. Identificador 1.1 Donación Monetaria. Donante (iniciador) puede ser: amigo SOS, empresa, amor sólido o alcancía, Aldeas Infantiles SOS, sistema contable actual. Realizar una donación monetaria a las Aldeas Infantiles SOS. Un donante realiza una donación monetaria que puede ser con tarjeta de crédito o que un recolector lo visite. Se emite un recibo que es entregado por el recolector. Puede no realizar la donación si no se cuenta con el dinero. Frecuencia esperada Según el tipo de donante. Primaria. Las condiciones varían según el tipo de donante, se explicarán más detalladamente en el caso de uso correspondiente. Identificador 1.2 Emisión de recibo. Empleado de ONC. Emitir los recibos para todas las donaciones recibidas en el mes. Se imprimen los recibos de los donantes que les corresponda realizar la donación. Al recibirla inmediatamente el recolector entrega el recibo que la ampara. Si es con tarjeta de crédito no se entrega el recibo inmediatamente. Frecuencia esperada Según el número de donaciones recibidas en el mes. Primaria. Es indispensable conocer el número de NIT del donante, para poder emitir el recibo.

11 47 Identificador 1.3 Cambiar ubicación de alcancía. Recolector. Retirar una alcancía de un establecimiento y colocar una nueva. Un recolector retira una alcancía llena y coloca una vacía para que esté disponible si alguien desea donar de una manera rápida. En los bancos u otros establecimientos, las alcancías no se cambian, sólo se retira el dinero que hay en ellas. Si en un establecimiento la alcancía no representa más de $3.00 en tres meses, no se colocan alcancías nuevamente en ese lugar. Frecuencia esperada Según el monto recibido cada mes. Primaria. Identificador 1.4 Cobro de donación. ONC (iniciador), sistema contable. Realizar el cobro a las personas que les corresponde dar su aporte periódico. La ONC determina qué personas deben aportar y en base a eso se prepara el cobro a realizar. Que una persona no tenga el dinero que le corresponde aportar, se le cobrará hasta el próximo período o aportará una cantidad diferente a la establecida. Frecuencia esperada Semanalmente. Primaria. Identificador 1.5 Elaboración de ruta de cobro. Empleado de la ONC (iniciador), recolector. Elaborar una ruta de cobro para el recolector. Se verifica las personas que han de donar en la semana actual y según esos datos se elabora la ruta de cobro que posteriormente se imprime para el recolector. En ella se incluirá la recolección de alcancías. Frecuencia esperada Cada semana. Primaria.

12 48 Identificador 1.6 Verificar donación a realizar. Empleado de la ONC (iniciador) Determinar las personas o empresas que donarán en la semana. Revisar la información de la frecuencia con la que donan las personas o empresas y ver la última donación que realizaron, de esta manera se determina si la donación se realizará. Frecuencia esperada Cada semana. Primaria. Identificador 1.7 Ruta de colecta de alcancías. Empleado de la ONC (iniciador). Elaborar una ruta de colecta para el recolector. Se verifica las alcancías que se deben retirar en la semana actual y según esos datos se elabora la ruta de colecta que posteriormente se imprime para el recolector. Frecuencia esperada Cada semana. Primaria. Casos de uso para el módulo de donaciones en especies. Identificador 2.1 Donación en especies. Donante (iniciador), puede ser: individuo, empresa, país, ONG. Realizar una donación en especies. El actor realiza una donación en especies, esta se registra, los productos son llevados a bodega y contabilizados para el inventario. Si la donación llega a una aldea directamente, el producto ya no entra a la bodega. Frecuencia esperada No definida. Primaria.

13 49 Identificador 2.2 Llevar producto a bodega. Motorista (iniciador) Transportar el producto y colocarlo en la bodega. Al recibir las especies, estas son llevadas para ser almacenadas en la bodega y esperar para su distribución. Frecuencia esperada Según las donaciones recibidas. Identificador 2.3 Control de inventario. ONC (iniciador). Tener un control de las existencias de producto. Cuando el producto es llevado a la bodega, este es contabilizado para saber con exactitud las existencias. Se debe contabilizar todo producto que entra o sale de la bodega. Frecuencia esperada Según las donaciones recibidas y los envíos realizados. Primaria. Se debe llevar un control cuando entra o sale producto por medio de un procedimiento extraordinario. Identificador 2.4 Control de productos perecederos. Bodeguero. Evitar que los productos lleguen a su fecha de caducidad en la bodega. Cuando llega un lote con fecha de vencimiento, se da prioridad para enviarlo lo más pronto posible a las Aldeas. Así se cumple el método PEPS de inventarios (primeras entradas, primeras salidas). Frecuencia esperada Según las necesidades en las Aldeas.

14 50 Identificador 2.5 Envío de producto. ONC (iniciador), Aldeas Infantiles SOS. Enviar producto a las Aldeas Infantiles. Se realiza una distribución de los productos que han sido recibidos, entre las aldeas y los centros sociales. Se emite un documento de envío el cual es llevado con el producto a cada lugar. Si la bodega está muy saturada, el producto es donado a otras instituciones o vendido a particulares. Frecuencia esperada Según las necesidades en las Aldeas. Identificador 2.8 Donación a terceros. ONC (iniciador), otras instituciones. Donar producto que no se necesita en las aldeas, o que tiene fecha de caducidad próxima. Se determina el producto que no se utilizará en las aldeas, se busca una institución que tenga necesidades de ese producto, se emite un documento de envío y se realiza la donación a terceros. Frecuencia esperada Identificador 2.9 Venta de producto a terceros. ONC (iniciador), individuo. Vender producto que no se necesita en las aldeas, o que tiene fecha de caducidad próxima y de esta manera generar ingreso monetario. Se determina el producto que no se utilizará en las aldeas, se determina que hay necesidad de dinero para financiar alguna actividad, se busca una persona que compre el producto, se emite un documento de envío y el producto es vendido. Frecuencia esperada

15 FORMATOS PROPUESTOS FORMATOS DE ENTRADA. Formato para el registro de donaciones monetarias. Interfaz para la captura de la fecha y los montos aportados por los 3 tipos de donantes: Amigo SOS, Tu Empresa y Amor Sólido. Figura 3.1. Formato de registro de donaciones monetarias. Formato para el control de alcancías. Pantalla para controlar el movimiento de alcancías en los establecimientos, y además los ingresos en cada uno.

16 52 Figura 3.2. Formato de control de alcancías. Formato para el registro de donaciones en especies. Interfaz que captura la información de los productos recibidos como donación en especies. La fecha, la persona o institución que dona y observaciones adicionales si fuera necesario. Figura 3.3. Formato de registro de donaciones en especies. Formato para el envío de producto a las Aleas Infantiles SOS.

17 53 Interfaz que captura la información del envío de producto a las Aldeas, la fecha de realización la aldea o centro social y la cantidad de producto enviada. Figura 3.4. Formato de envío de producto a las aldeas. Formato de envío de producto a terceros. Interfaz para el registro de las donaciones de producto a terceros, especificando la fecha, la institución y los productos a enviar. Figura 3.5. Formato de envío de producto a terceros.

18 54 Formato de venta de producto. Interfaz para la captura de las ventas de producto, es importante ingresar el monto equivalente por el producto que está siendo enviado. Figura 3.6. Formato de envío de producto a clientes FORMATOS DE SALIDA. Consulta y reporte de donaciones por fecha. Permite visualizar las donaciones monetarias recibidas en un período de tiempo, con filtros por zona, donante y tipo de cobro. Figura 3.7. Formato de salida de donaciones por fecha.

19 55 Consulta y reporte de donantes. Permite consultar los donantes por cada tipo. Es posible hacer consultas de los donantes activos, inactivos los donantes que se incorporaron en el mes actual o los que pasaron a inactividad en el mes actual y los donantes pertenecientes a una zona específica. Figura 3.8. Formato de salida de donaciones por fecha. Consulta y reporte de los miembros de Amor Sólido. Permite visualizar los integrantes de un Amor Sólido en una empresa definida y su último aporte. Figura 3.9. Formato de salida de integrantes de amor sólido. Consulta y reporte de movimientos de alcancías. Permite generar un reporte para el control de los movimientos de alcancías, los establecimientos en que han estado, el monto que reunieron, la fecha de colocación, fecha de retiro y alcancía que se dejó. Figura Formato de salida de movimientos de alcancías.

20 56 Consulta y reporte de disponibilidad de alcancías. Muestra un listado de las alcancías por estado ya que estas pueden estar disponibles, en reparación, ubicadas en algún establecimiento o puede que hayan sido robadas. Figura Formato de salida de disponibilidad de alcancías. Consulta y reporte comparativo mensual por donantes. Muestra un comparativo de las donaciones a lo largo de un año específico. Permitirá ver la constancia en las donaciones realizadas por cada donante. Figura Formato de salida, comparativo mensual por donantes. Consulta y reporte comparativo mensual de donaciones recibidas. Permite realizar un comparativo mes a mes, de las donaciones recibidas por cada zona. Esto permitirá conocer qué zona es en la que se reciben mayores ingresos y las zonas que son más constantes en sus aportes. Figura Formato de salida, comparativo mensual de donaciones.

21 57 Consulta y reporte concentrado de donaciones. Se mostrará un concentrado de los montos por cada tipo de donante en un período de fecha definido. Figura Formato de salida de concentrado de donaciones. Consulta y reporte de donaciones en especies. Permite visualizar las donaciones en especies recibidas en un período de tiempo, y filtrarlas por país y donante. A partir de aquí se podrá ver el detalle de la donación: los productos y cantidades. Figura Formato de salida de donaciones en especies por fecha. Consulta y reporte de inventario de productos. Se expone las existencias actuales por cada producto. Permitiendo filtrar por tipos de producto y por un producto específico. En esta pantalla se podrá llevar el control de los productos perecederos y los más próximos a vencer. Figura Formato de salida de inventario de productos.

22 58 Formato de envío de producto. El formato que será impreso por cada envío de producto, que será la constancia que especifica la cantidad de producto enviado a cada aldea o centro social. Tiene un espacio para la firma de la persona que autoriza el envío y otro para la firma de la persona que recibe conforme el correspondiente envío. Figura Formato de envío de producto. Consulta y reporte de niños por Aldea Infantil SOS. Muestra un listado de los niños internos en las Aldeas Infantiles SOS. Figura Formato de salida, listado de niños por Aldea Infantil. Consulta y reporte de seguimientos a niños, realizados por aldea. Muestra el total de seguimientos a los niños por Aldea, realizados en una fecha específica. Figura Formato de salida de total de seguimientos.

23 59 Consulta y reporte de detalle de seguimientos. Muestra los seguimientos registrados para cada niño en las Aldeas. Figura Formato de salida de detalles de seguimientos HERRAMIENTAS A UTILIZAR PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA. BASE DE DATOS. A continuación se muestra una matriz comparativa, utilizada para la determinación de la base de datos a utilizar. Se muestran cinco bases de datos relacionales de las más utilizadas actualmente y una serie de características, para las cuales se ha dado una ponderación cuantitativa siguiendo una escala del 1 al 3, siendo 3 la mejor clasificación. Característica SQL Server MySQL ORACLE MS Access Seguridad Volumen de transacciones Número de usuarios concurrentes. Costos Fácil administración TOTAL: Tabla 3.1. Matriz comparativa para la selección de la base de datos a utilizar.

24 60 Las bases de datos más factibles a utilizar para el sistema son SQL Server y/o MySQL, sin embargo se determinó la utilización de SQL Server 2000, ya que la institución ya cuenta con ella que actualmente es utilizada para otra aplicación. Detalle de la escala utilizada: Característica Seguridad. Tamaño que puede alcanzar. Número de usuarios concurrentes. Costos Fácil administración. Ponderaciones 1 Protegida por contraseña sin codificar. 2 Acceso por medio de usuarios, los cuales pertenecen a grupos y cada uno tiene roles definidos que dan acceso sólo a ciertas tablas definiendo si el permiso es de escritura, lectura o ambos. 3 Incluye el numeral 2. Autenticación mediante paquetes externos. Permite modificar los puertos utilizados. 1 Tamaño máximo 2 Gb. 2 Hasta terabytes. 3 Crece sin límite. 1 Hasta 50 conexiones simultáneas. 2 Hasta 1000 conexiones simultáneas 3 Hasta 50,000 conexiones simultáneas y número de usuarios ilimitado. 1 Mayor de $500 2 Hasta $500 3 Licencia gratuita 1 Requiere conocimientos avanzados de administración de bases de datos. 2 Conocimientos básicos de administración de bases de datos. 3 Auto optimización, mantenimiento automático, fácil Tabla 3.2. Detalles técnicos de las características para la selección de la base de datos. LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN. A continuación se muestra una matriz comparativa entre 3 tecnologías para desarrollo de aplicaciones Web, la cual fue utilizada para la determinación del lenguaje de programación a utilizar. Para su clasificación se utilizó una escala del 1 al 3, siendo la mejor la ponderación el 3. Características ASP.NET PHP JAVA Compatibilidad con SQL Server. Escalabilidad Multiplataforma Programación Orientada a objetos. Costos TOTAL: Tabla 3.3. Matriz comparativa para la selección del lenguaje de programación a utilizar.

25 61 Según la puntuación obtenida, el lenguaje de programación más apropiado es JAVA por su potencia en el desarrollo de aplicaciones Web y en la programación orientada a objetos. Además en el mercado es uno de los lenguajes con mejores referencias por su estabilidad en diversos sistemas operativos. Detalle de la escala utilizada: Características Compatibilidad SQL Server. Escalabilidad. Multiplataforma. Programación Orientada a objetos. Costos con Ponderaciones 1 No es posible la conexión con SQL Server. 2 Estable al trabajar con SQL Server. 3 Estable y con toda la funcionalidad de SQL Server. 1 Imposible adaptarse con tecnologías diferentes de servidores y otras aplicaciones. 3 Compatible con diversas plataformas de servidor y bases de datos. 1 Sólo funciona con sistemas operativos de Microsoft. 2 Compatible con distribuciones Linux y las algunas versiones Windows 3 Compatible con cualquier sistema operativo. 1 No posee orientación a objetos. 2 Posee algunos conceptos de orientación a objetos. 3 Es muy potente para el trabajo con orientación a objetos. 1 Se paga licencia mayor que: $ Licencia hasta: $ Licencia gratuita. 4. Tabla 3.4. Detalles técnicos de las características para la selección del lenguaje de programación a utilizar para el desarrollo del proyecto.