STATUS DE SITIO DEL PORTAL DE INTRANET

Transcripción

1 STATUS DE SITIO DEL PORTAL DE INTRANET H. Ayuntamiento de Aguascalientes Instituto Municipal de Planeación AGENCIA MUNICIPAL DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA Control del documento Elaboró Recibió Aprobó C. Lucia del Rocio Cisneros Puebla C. Juan Manuel Díaz Becerra C. Gustavo Tristan López Analista Sistemas para la Planeación Agencia Municipal de Información Estratégica Fecha de elaboración: 11 de Junio de 2015 Fecha de Recibo: Fecha de aprobación:

2 El proyecto de la INTRANET se definió con los criterios principales de las agencias municipales, los factores clave de los portafolios, programas y proyectos del staff y componentes que lo integran, para que funcione como sistema web interno, que de manera sistemática y permanente apoyen la creación y entrega de valor agregado de los que trabajamos en el Instituto. La Intranet se deberá construir con un objetivo central: Que apoye el desempeño de los usuarios del IMPLAN, de manera que ayude a crear y entregar valor a sus procesos. Para cumplir con el objetivo, es necesario tener en cuenta los requerimientos de información y conocimiento de tipo institucional, del trabajador, de los programas y proyectos, departamentos, agencias, de los documentos de información que realizamos, del contenido pero sobretodo de los procesos medulares del IMPLAN. Con esto último nos referimos a la información que está vinculada con las actividades y tareas de cada departamento de la organización y la parte administrativa. En los siguientes punto se mencionan algunos contenidos de la INTRANET del IMPLAN. Incluir los sistemas de soporte. Para apoyar el desempeño de los usuarios, se requieren varias cosas: capacidad, experiencia, conocimiento, procesos, datos, información, herramientas y técnicas que se manejan en el IMPLAN e Integrarlo electrónicamente y compartiéndolo con los usuarios interno: Debe de contener enlace con las aplicaciones, sistemas de soporte interno, portafolio de programas y proyectos, archivos, glosarios, normas, procedimientos, etc.; es decir todo aquello que requiera el trabajador para conocer a lo interno sus obligaciones y que le ayude a ver cómo está constituida para ir creando la gestión del conocimiento. Para la construcción de la Intranet es necesario que contenga algunos elementos importantes como son: institucional, trabajador, usuarios, productos, servicios, documentos, contenidos, procesos medulares. programas y proyectos objetivos y metas

3 De esta manera, la Intranet en términos de criterios deberá estar conformada por: criterio central: procesos medulares, criterios periféricos: institucional, servicios al personal, productos y servicios, documentos y contenidos, etc. Con la información referente a este apartado y la propuesta que se está desarrollando, debemos estructurar y normar los contenidos el equipo staff después de la propuesta, y documentar el seguimiento como se muestra en el status de la Pagina WEB Intranet ESTRUCTURA DE LA INTRANET Estructurado Consulta general Glosario e índice Biblioteca de información Archivos importantes que se compartan Eventos por programa Principales proyectos Diálogo Encuestas cerradas Chat, foros Eventos especiales Cumpleaños Periódico mural Calendarios Capacitación No estructurado Consulta global Buscador inteligente Diálogo Preguntas y respuestas Comentarios Opiniones Ideas Sugerencias Contribuciones Colaboraciones Testimonio Colaboración POA, PED PIM Expediente técnico Agenda de alto impacto SMIGE IDEAGS INEGI

4 Servicios técnicos Soporte técnico Atención a usuarios Solicitudes de servicios (workflow) Telefonía (números telefónicos) Copiado Correos institucionales Voz, datos y video Impresión Red Paquetes Software de instalación Aprendizaje interno Cursos en línea Políticas Normas Reglas Procesos Procedimientos técnicos Propiedad intelectual Calidad Noticias Noticias de prensa Noticias internas Novedades Alertas Anuncios Información del IMPLAN Planes y resultados del IMPLAN Sistema balanceado de indicadores administrativos Portafolio de proyectos del IMPLAN y del Ayuntamiento Descripción de los programas a fondo Transparencia Bienvenida Servicios Administrativos y normativos Permisos Días festivos Vacaciones Días económicos Directorio Organigramas, Vacaciones Entradas y salidas Permisos y retardos Servicios médicos Recibos Constancias Aprendizaje externos Planeación Estratégica Proyectos en curso y nuevos Asesoría a dependencias Proyectos de altos impacto Eventos tecnológicos y de procesos Otros Información General Innovaciones Normas y leyes Nuevos desarrollos y Proyectos Noticias relevantes Formatos administrativos y técnicos Manual de procedimientos Reglamento interno y general Descripción general de puestos Ligas principales o con otras instituciones Nota: Este proyecto está siendo desarrollado a modo prototipo por lo que se pide la experiencia de las diferentes áreas para reflejar información de importancia.

5 MANUAL OPERATIVO PARA EL TRABAJO DE ACTUALIZACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LOS CONTENIDOS DE INTRANET DEL IMPLAN. Este manual tiene la finalidad de precisar las responsabilidades y alcances de cada una de las áreas involucradas en la publicación de información en la página de INTRANET, así como los mecanismos a través de los cuáles se revisará, autorizará y publicará información. El procedimiento a seguir para incluir información en INTRANET del IMPLAN se describe en el documento FORMATO DE ACTUALIZACIÓN DE INTRANET DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE PLANEACION DEL MUNICIPIO DE AGUASCALIENTES, en el cuál se indica los campos para las actualizaciones y modificaciones que se lleven a cabo donde cabe señalar que cada una de los departamento, coordinaciones y agencias con presencia en la página Web del Instituto es responsable de los contenidos, incluyendo la actualización de los mismos y para ello se hace necesaria la responsabilidad de su información a publicar. Autorizaciones: En lo relativo a nueva información, documentos, proyectos o actualizaciones con nuevas propuestas serán las Agencias Municipales del Instituto entidades responsables de su aprobación. Todo caso no previsto en el presente documento de políticas y reglamento, relativo a la publicación de INTRANET del IMPLAN, será resuelto por la Agencia Municipal de Información Estratégica con la mano de la Coordinación Administrativa y Jurídica. Desglosaremos contenidos por secciones, áreas y módulos, así como los responsables de cada apartado:

6 Responsables de Secciones y contenidos del Portal de Intranet del IMPLAN Sección: INICIO 1 Mensaje de Bienvenida Dirección General 2 Banners Noticias Todas las Agencias, coordinaciones y deptos. 3 Mural Digital y sus contenidos Coord. Administrativa 4 Cumpleaños del Mes Coord. Administrativa

7 Sección: CONSULTA GENERAL 1 Glosario e Índice agencias, coordinación 2 Biblioteca de información agencias, coordinación 3 Archivos Importantes agencias, coordinación 4 Eventos por Programa agencias, coordinación 5 Principales Proyectos agencias, coordinación

8 Sección: DIALOGO 1 Encuestas Cerradas agencias, coordinación 2 Eventos Especiales agencias, coordinación 3 Foro agencias, coordinación

9 Sección: SERVICIOS 1 Servicios Técnicos Coord. Administrativa 2 Servicios Administrativos y Normativos coordinación administrativa y Jurídica Sección: APRENDIZAJE 1 Interno Todas las áreas Coord. Administrativa y Jurídica 2 Externo Todas las áreas Coord. Administrativa y Jurídica

10 Sección: EQUIDAD DE GENERO 1 Interno Todas las áreas Coord. Administrativa 2 Externo Todas las áreas Coord. Administrativa Sección: INFORMACIÓN IMPLAN 1 Información Agencia de planeación, información y evaluación, coordinación administrativa y jurídico 2 Información Gral. Todas las áreas Coord. Administrativa

11 Formato de Actualización Sección a Actualizar Apartado a Actualizar Descripción de Modificación Área que realiza el cambio Fecha Formato de Entrega 1 Responsable de la modificación Las Agencias, Coordinaciones y Departamentos deberán revisar y/o actualizar la información periódicamente La información deberá ser enviada por correo electrónico a Gustavo Tristán López gustavo.tristan@ags.gob.mx Juan Manuel Díaz Becerra manuel.diaz@ags.gob.mx Con Copia para Ing. Lucía del Rocío Cisneros Puebla lucia.cisneros@ags.gob.mx Este procedimiento entra en vigor a partir del 15 de junio del 2015, cualquier otro medio de actualización o contacto no será atendido. En caso de no contar con medios electrónicos para el envío, pasar al Departamento de Sistemas para la Planeación con Lucia del Rocío Cisneros Puebla o Juan Manuel Díaz B. responsables del portal para realizar los cambios. Cualquier duda comunicarse con: Juan Manuel Díaz Becerra manuel.diaz@ags.gob.mx ext Lucía del Rocío Cisneros Puebla lucia.cisneros@ags.gob.mx ext. 3124