N O R M A C O M P L E M E N T A R I A COMPENSACIÓN DE OTROS VALORES SERIE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PÚBLICO NC-COV

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1 N O R M A C O M P L E M E N T A R I A COMPENSACIÓN DE OTROS VALORES SERIE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PÚBLICO NC-COV

2 N O R M A C O M P L E M E N T A R I A C O M P E N S A C I Ó N D E O T R O S V A L O R E S SERIE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PÚBLICO NC-COV

3 Tabla de contenido 1. Introducción Alcance Términos empleados Documentos aplicables y anexos Normas operativas Definición del servicio Del ciclo de operación Esquema de operación Transmisión Electrónica de Cobro Intercambio físico de valores Sede de Intercambio Reuniones de Intercambio Intercambio Físico de Cobro Presentación de los valores al intercambio Transmisión Electrónica de Devoluciones Devoluciones del Ciclo Devoluciones fuera del ciclo Del registro electrónico de devolución Intercambio Físico de Devoluciones De los motivos de devolución Del sello del motivo de devolución: De los lotes Liquidación Retención de Fondos Insuficiencia de Fondos Liquidación de Fondos Tratamiento del documento físico Acreditación de Fondos Situaciones Contingentes Imposibilidad de transmisión y recepción de archivos Aplazamiento de ciclo Responsabilidades Del Banco Central de Costa Rica De los participantes en general De la Entidad Destino De la Entidad Origen De la entidad Sede Particularidades del servicio Documentos perdidos Demostración de Pago de Documento Anexos Anexo 1: Hoja para el Intercambio de valores... 14

4 Sistema Nacional de Pagos Electrónicos Sistemas de Pago - BCCR Año Introducción La Compensación de Otros Valores (COV) establece las reglas y disposiciones de carácter complementario al Reglamento del Sistema de Pagos, referido a la operativa del procesamiento y liquidación de Títulos valores que se realizará a través del servicio de compensación multilateral neta, provisto por el Banco Central de Costa Rica (BCCR), por medio del cual, un asociado del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE) realiza el cobro de los valores recibidos de sus clientes, a cargo de otro asociado. 2. Alcance Esta normativa es aplicable a las entidades participantes en el proceso de compensación y liquidación de otros valores, con respaldo de documento físico diferentes del cheque. 3. Términos empleados Para los fines del presente documento, se entenderá por: BCCR: Banco Central de Costa Rica. CC: Cuenta Cliente. COS: Centro de Operaciones del SINPE. COV: Compensación de Otros Valores. GR: Gestión de Riesgos. SINPE: Sistema Nacional de Pagos Electrónicos. Para consultar algún otro término que se utilice en este documento, remítase a la Norma complementaria - Glosario general. 1

5 4. Documentos aplicables y anexos Código RSP NC-GG NC-GR EE-COV Anexo 1 Reglamento del Sistema de Pagos. Nombre del documento Norma complementaria - Glosario general. Norma complementaria Gestión de Riesgos. Estándar electrónico - Compensación de Otros Valores. Manual de usuario - Compensación de Otros Valores (sustituido por Ayuda en Línea). Hoja para el Intercambio de valores. 5. Normas operativas 5.1. Definición del servicio El servicio COV se define como el proceso por medio del cual las entidades financieras pueden realizar el cobro entre sí de los valores recibidos de sus clientes, girados por otras entidades financieras. El proceso implica para el SINPE, la obtención de un saldo multilateral neto entre los débitos y créditos, producto en su orden, de los valores presentados al cobro entre sí por los asociados, cuyo resultado se constituye en un derecho u obligación de pago para cada asociado, según se trate de un crédito neto o un débito neto respectivamente Del ciclo de operación El servicio COV operará de conformidad con las siguientes etapas y horarios: Etapa Hora Transmisión Electrónica de Cobro Apertura 12:01 medio día, día 1 Cierre 11:15 p.m., día 1 Intercambio Físico de Cobro Ingreso a la sede De 11:00 p.m. a 11:15 p.m., día 1 (*) Intercambio de documentos De 11:15 p.m. a 11:30 p.m., día 1 (**) Transmisión Electrónica de Devoluciones Apertura 11:15 p.m., día 1 Cierre 10:30 a.m., día 2 Intercambio Físico de Devoluciones Ingreso a la sede De 10:30 a.m. a 10:45 a.m., día 2 (*) Intercambio de documentos De 10:45 a.m. a 11:00 a.m., día 2 (**) Liquidación 2

6 Etapa Hora Retención de Fondos 10:30 a.m., día 2 Liquidación de Fondos 11:00 a.m., día 2 Acreditación de Fondos 12:00 medio día, día 2 (*) Después de esta hora, ningún delegado podrá hacer ingreso a la sede. (**) Ningún delegado podrá abandonar la sede, antes de esta hora. En caso de que un delegado no se presente a la reunión, regirá lo establecido en el punto , cuarto párrafo, salvo que existan acuerdos bilaterales para la entrega de los documentos, en otro lugar y hora. En el caso de días no hábiles (feriados o fines de semana), el sistema posibilita enviar archivos de cobro. Las etapas de devolución, retención y liquidación únicamente serán en días hábiles Esquema de operación Transmisión Electrónica de Cobro La Entidad Origen construye el archivo electrónico de valores, de acuerdo con la información capturada de los valores recibidos del Cliente Origen, utilizando el formato definido en el Estándar electrónico - Compensación y Liquidación de Valores y lo envía a través del SINPE, a la Entidad Destino que corresponda. El SINPE los archivos electrónicos de valores de las diferentes entidades participantes del servicio y realiza una compensación multilateral neta para obtener los archivos de cobro correspondientes a cada entidad. Dicho proceso se ejecutará a la hora de cierre de la etapa de transmisión electrónica de cobro; posterior al cierre de esta etapa, cada asociado recibirá del SINPE un archivo con la información de los valores que le están siendo cobrados por los demás asociados a través del SINPE Intercambio físico de valores Para que el cobro o la devolución de un valor se pueda dar, deberá ser enviado de manera electrónica, y estar sustentado con el correspondiente documento físico, el cual deberá ser entregado al delegado de la respectiva entidad en la reunión diseñada para tales efectos Sede de Intercambio La sede de intercambio deberá contar con las siguientes condiciones mínimas: Condiciones físicas y de acceso: 1. Ubicada dentro de un kilómetro a la redonda del BCCR. 2. Fácil acceso a las inmediaciones de la entidad sede. 3. Zonas públicas cercanas donde se puedan estacionar los vehículos que transportan a los delegados. 3

7 4. Ingreso a la sede por una de las entradas principales al edificio de la institución, a efectos de que se apliquen las medidas de seguridad que se acostumbran en tales accesos. 5. Suficiente espacio físico del recinto para alojar holgadamente, a los delegados que participan en la reunión. 6. Mobiliario necesario y adecuado para que los delegados ubiquen, entreguen y reciban los paquetes que contienen los valores. 7. Excelente iluminación y ventilación, preferiblemente con aire acondicionado. 8. Servicio(s) sanitario(s), al menos uno. 9. Teléfono(s) con salida, al menos uno. Condiciones de seguridad: 1. Utilización de un padrón de delegados: a. El padrón deberá, como mínimo, incluir el nombre completo y foto del delegado, así como el nombre de la institución que representa. b. Con el fin de evitar contratiempos, el padrón deberá contener más de un delegado por entidad, de modo que se disponga de delegados sustitutos. c. Cuando se requiera modificar algún delegado, deberá hacerse, al menos, con un día hábil de anticipación: i. Los cambios en el padrón de delegados deberá tramitarlos el Responsable de Servicios o quien éste autorice. ii. Tanto las autorizaciones, por parte del Responsable de Servicios, para que otro pueda realizar modificaciones en el padrón, como las solicitudes de cambios en el mismo, se realizarán vía nota formal, correo electrónico o fax. Cuando se utilice alguna de las dos últimas vías, siempre deberá realizarse la solicitud en nota oficial, la cual se enviará al BCCR en el transcurso de los dos siguientes días. 2. Revisión previa al ingreso de cada delegado. 3. Cámaras de vídeo que registren los eventos que se susciten en la entrada y salida del edificio de la sede, así como del recinto de intercambio: a. Estos vídeos servirán de base para aplicar sanciones por irregularidades. b. Éstos deberán ser almacenados por la entidad sede, al menos, durante 6 meses. c. Podrán tener acceso a los vídeos, funcionarios del BCCR o de las entidades participantes, siempre que sean solicitados al Director del Departamento de Sistema de Pagos de dicho banco, quien, a la vez, hará la solicitud a la entidad sede. 4. Presencia de un oficial de seguridad en la puerta de entrada del recinto de intercambio. 4

8 Otras condiciones: 1. La entidad sede deberá designar a un funcionario que actúe como coordinador de la reunión, en representación del BCCR. 2. La entidad sede deberá exhibir en el recinto, el código de conducta de los delegados. Todo delegado que participa en las reuniones deberá cumplir con lo establecido en el siguiente código de conducta: 1. Estar en condiciones óptimas, es decir, no encontrarse bajo los efectos de sustancias etílicas o de cualquier tipo de droga. El delegado que no cumpla con esto, no podrá hacer ingreso a la reunión. 2. Ingresar un solo delegado por entidad. Podrán ingresar dos delegados del Banco Nacional y de Banprocesos, dada la cantidad de documentos que transportan. 3. Tratar a las personas relacionadas con la reunión de intercambio con cortesía y respeto, tanto de palabra como de acción, desde el momento mismo en que espera el turno para su ingreso a la sede, hasta el momento en que se hace abandono de la misma. 4. No introducir a la sede cualquier elemento que atente contra la integridad física de los asistentes a la reunión. De ser así, en el momento de la revisión física, se le retendrá el objeto y se hará el debido reporte, tanto al BCCR como a la entidad representada. 5. Respetar las disposiciones contenidas en esta norma y acatar las instrucciones giradas por el coordinador de la sede Reuniones de Intercambio Las dos reuniones de intercambio son presididas por un representante de la entidad sede quien, a la vez, funge como representante del BCCR, por lo que es el encargado de velar que las mismas se lleven a cabo de una manera ordenada, segura y con apego a las disposiciones contenidas en esta normativa. Además, es responsable de reportar al BCCR, cualquier anomalía o contravención de las disposiciones, con el fin de que se tomen las medidas pertinentes de acuerdo con el régimen disciplinario. Las reuniones se realizarán en estricto apego a los horarios establecidos, por lo cual no se permitirán ingresos o salidas del recinto de intercambio en horas distintas. Se firmará un acta con los delegados presentes, que custodiará la entidad sede durante los seis meses siguientes a la reunión. Si la sede no se abre en la hora establecida, los participantes esperarán quince minutos; transcurridos los cuales y la sede continúa cerrada, los delegados podrán retirarse, debiendo notificar la situación al Centro de Operaciones del SINPE (COS), quién será responsable de coordinar las acciones para continuar con el proceso de COV en una sede alterna, lo cual se comunicará a través del Boletín del SINPE. 5

9 Si un paquete no puede ser entregado a la respectiva entidad porque su delegado no se hizo presente a la reunión, éste será custodiado por el delegado de la entidad que lo presenta para el intercambio y, nuevamente, lo presentará al intercambio, en la sesión del primer día hábil siguiente a la fecha en que se presentó por primera vez, y así sucesivamente, hasta el último día hábil de la siguiente semana. Si hasta ese día el paquete no se ha podido entregar al delegado, se le enviará a su casa matriz, pudiéndose realizar el cobro por este servicio. La entidad cuyo delegado no se presente a una reunión de intercambio físico, asume toda la responsabilidad por las repercusiones derivadas de ese hecho; por lo tanto, los valores que ella haya cobrado electrónicamente, y que debieron ser intercambiados en dicha reunión, podrán ser devueltos electrónicamente por los demás participantes, utilizando para ello el motivo 10: Documento no Intercambiado. No obstante, los valores que se hayan cobrado electrónicamente a esa entidad, y que no pudieron ser intercambiados físicamente, no podrán ser devueltos utilizando el motivo 10, es decir, solamente se podrán devolver por motivos originados en la verificación electrónica. Todas las entidades participantes tienen la obligación de devolver en la siguiente etapa, todos aquellos valores que resultaren sobrantes, producto de un error en el intercambio físico, o que no son a su cargo Intercambio Físico de Cobro Las entidades financieras participantes en el servicio COV, deberán presentar en esta etapa, todos los documentos valores enviados al cobro en la etapa de Transmisión Electrónica de Cobro, cumpliendo con las disposiciones citadas en el presente apartado Presentación de los valores al intercambio 1. Del Formulario: Los valores que serán cobrados a través de COV deberán cumplir con los siguientes requisitos: a. Sello de Cajero: colocar el sello en el anverso del documento cuando éste es pagado en efectivo (o su equivalente) al momento de recibirse. Se debe tener cuidado de colocar el sello de tal forma que no obstruya la lectura del monto, el número del documento y las firmas. b. Colocar el sello del cajero en el reverso del documento cuando éste es depositado y será acreditado en un proceso posterior al momento de recibirse. c. Recobro de un título devuelto: Un título no podrá cobrarse más de tres veces por COV, es decir, que una vez que haya sido devuelto por tercera ocasión por la entidad emisora, La Entidad emisora no tendrá derecho de volver a cobrarlo a través de este servicio, siempre y cuando los motivos sean atribuibles al depositante; o el cliente deberá efectuar la gestión de cobro directamente ante el emisor. d. Cuidados de los títulos: Se deben evitar dobleces del papel y el uso de artículos metálicos rígidos tales como grapas, clips, para sujetar los Títulos, ya que existe el riesgo de que tales artículos queden adheridos a los mismos y puedan deteriorar las máquinas lectoras o 6

10 digitalizadoras. Se recomienda a las instituciones financieras transmitir a sus clientes los cuidados que deben tenerse con este tipo de fórmulas. 2. De los Lotes: Los valores emitidos por una misma entidad y en una misma moneda, se agruparán en lotes de 250 documentos máximo, envueltos en un listín, amarrados con una liga a su alrededor. Una misma agencia no puede enviar más de un lote con menos de 250 documentos a una misma entidad emisora. Los lotes podrán ser mayores de 250 documentos valores, únicamente si llevan impreso en cada documento físico, un número secuencial único dentro del lote, que corresponda con el campo de referencia del archivo electrónico y los documentos estén ordenados según dicho número. El listín deberá contener impresa la siguiente información: a. Identificación del lote (código entidad receptora + código oficina receptora + número lote). b. Cantidad total de valores en el lote. c. Monto total de los valores en el lote. d. Lista de montos de cada uno de los valores en el lote. 3. De la cinta madre : La entidad receptora deberá entregar a cada entidad emisora que le esté intercambiando valores, una cinta madre o resumen en la que se desglose el total de cada uno de los lotes entregados, la cual deberá ser un reflejo del archivo electrónico de valores y el total de dicha cinta deberá coincidir con el monto total cobrado electrónicamente. 4. De los Paquetes: Los lotes de valores serán llevados a las reuniones de intercambio en paquetes separados por moneda para cada uno de los demás participantes. Estos paquetes deberán indicar el nombre de la entidad a la que se le entregará. 5. De la hoja para el intercambio de valores: Adicionalmente, deberán llevar una hoja para el intercambio de los valores por moneda, es decir, colones, dólares o euros con el espacio suficiente para que aquellos participantes a los cuales se les hará entrega de valores, estampen su sello en señal de recibido. Véase el Anexo Del sello de recibido: Después de intercambiar los paquetes con los valores, la entidad que paquetes le sellará la hoja de intercambio de valores a la se lo entrega. Dicho sello debe de contener el nombre de la entidad y el nombre ó número de delegado; debiendo ajustarse a un tamaño de 4 cm. de largo por 2.5 cm. de ancho. 7

11 4 c.m. Nombre del banco: N o o nombre del delegado: 2.5 c.m Transmisión Electrónica de Devoluciones Posterior a la etapa de intercambio físico de cobro, las entidades destino deberán remitir el archivo electrónico de devoluciones al SINPE, donde serán procesados para efecto de generar y entregar el archivo electrónico de devoluciones a las entidades participantes. Únicamente se podrán rechazar electrónicamente los documentos intercambiados en el mismo ciclo de compensación. Cualquier devolución que se realice en otro ciclo de compensación posterior, se considerará extemporánea, a no ser que exista un convenio en el sentido que la devolución esté condicionada a que la Entidad Emisora lo pueda cobrar a su cliente Devoluciones del Ciclo La Entidad Destino dispondrá hasta el cierre de la etapa de Transmisión Electrónica de Devoluciones para devolver las transacciones de cobro que no haya podido debitar, dentro del mismo ciclo de compensación. La no comunicación por parte de la entidad destino, respecto a alguna situación contingente presentada, se entenderá como aceptación de los cobros enviados por el resto de participantes Devoluciones fuera del ciclo La Entidad Destino podrá efectuar devoluciones dentro de los dos ciclos siguientes, únicamente en caso de haber presentado una situación contingente que le haya imposibilitado efectuar las devoluciones correspondientes, la cual debe haber sido reportada al BCCR de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Norma complementaria Gestión de Riesgos (GR) Del registro electrónico de devolución El registro electrónico de devolución debe ser idéntico al registro electrónico enviado durante la sesión de transmisión electrónica de cobro, modificando únicamente el código de motivo de envío de cobro por un código de motivo de devolución, detallado en el Estándar electrónico - Compensación de Otros Valores de la serie de Normas y Procedimientos. Para la verificación del procesamiento de la devolución se utilizará el campo de Fecha de Cámara del registro que se verifica y que está contenida en el archivo de COV. 8

12 Intercambio Físico de Devoluciones Todos los documentos rechazados en la sesión de Intercambio Electrónico de Devoluciones deberán ser entregados en la reunión que para ese efecto se lleva a cabo. En el Intercambio Físico de Devoluciones aplican las mismas disposiciones establecidas para el Intercambio Físico de Cobro, con excepción de las particularidades indicadas seguidamente De los motivos de devolución Las Entidades receptoras tendrán derecho a devolver documentos cobrados en las dos primeras etapas del mismo Ciclo de Compensación, indicando alguno de los códigos de motivo de devolución detallados en el Estándar Electrónico - Compensación de Otros Valores de la serie de Normas y Procedimientos. El motivo de devolución deberá ser consistente con la circunstancia por la cual está siendo devuelto el registro electrónico y / o el documento físico, en este sentido, se específica que no será válida la devolución electrónica de todo un lote de cobros realizados por una entidad, alegando el motivo documento no intercambiado, fundamentado en que no se pudo detectar el faltante físico de solo uno de los valores de dicho lote Del sello del motivo de devolución: En el caso de devoluciones, el título deberá traer en el anverso un sello indicando el nombre de la entidad, el motivo de la devolución y la fecha. El sello deberá ser puesto en la parte superior izquierda del anverso del título, en caso de darse una segunda devolución se pondrá en forma descendente seguida del primer sello y en forma sucesiva para el tercer sello; o bien podrá colocarse en algún lugar visible que no afecte zonas de información importantes del título De los lotes En el caso de devoluciones los lotes no tendrán límite en el número de valores, y en el listín no se indicará la identificación del lote Liquidación Posterior a la etapa de intercambio físico de las devoluciones, el BCCR continuará con el proceso de liquidación de los resultados obtenidos de la compensación, debiendo comunicar el resultado de este proceso, inmediatamente después de efectuada la liquidación Retención de Fondos Posterior a las devoluciones electrónicas, el SINPE realiza el proceso de compensación multilateral neta, producto de los registros de cobro, así como de las devoluciones respectivas, presentados entre sí por las entidades participantes y obtiene la posición neta de cada una de ellas, la cual se constituye en un derecho u obligación de pago para cada una de ellas, según se trate de un crédito neto o un débito neto. El Sistema Interbancario de Liquidación (SIL) realizará una retención de fondos sobre 9

13 las Cuentas de Fondos en BCCR de las entidades participantes que resultaren con una posición neta deudora en el proceso de compensación, a fin de garantizar que al momento de la liquidación existan los fondos necesarios para llevarla a cabo Insuficiencia de Fondos Cuando una entidad pagadora no tenga los fondos suficientes en su Cuenta de Fondos al momento de efectuar la retención, deberá solventar su problema de liquidez dentro de los 30 minutos subsiguientes al cierre de la etapa de devoluciones. Pasado este tiempo, y si la entidad no ha podido proveer a su Cuenta de Fondos de los fondos necesarios, el SINPE procederá de acuerdo a lo estipulado en en la Norma Complementaria- Gestión de Riesgos Liquidación de Fondos Posterior al cálculo del saldo multilateral neto, y habiéndose realizado la retención de fondos, el SIL realizará la liquidación en firme sobre las Cuentas de Fondos en BCCR de las entidades participantes. El resultado de este proceso deberá ser comunicado por el SINPE a cada una de una de esas entidades, inmediatamente después de finalizada la liquidación Tratamiento del documento físico En el caso que una entidad sea excluida de los procesos de COV, ésta deberá devolver a los demás participantes los valores recibidos al cobro, en la sesión de intercambio físico de devoluciones del mismo ciclo de compensación, salvo que exista un acuerdo entre las partes para cobrar nuevamente estos documentos en el ciclo de compensación siguiente o mediante algún otro mecanismo bilateral. De igual forma los valores recibidos por todos los participantes de parte de la entidad en falta, deberán ser devueltos a ésta, excepto que exista un acuerdo para el recobro de los mismos. Para efectos de realizar un recobro de los valores no pagados por la exclusión de una determinada entidad, cada participante deberá generar nuevamente el archivo electrónico que contenga esta información. Por ningún motivo el BCCR generará automáticamente el archivo para el recobro de estos documentos Acreditación de Fondos Los valores depositados por el cliente origen en la entidad origen deberán ser acreditados en la cuenta del cliente origen a más tardar a las 12:00 del día, del día hábil siguiente al de comenzado el ciclo de operación de dicha a Cámara de Compensación, o bien, dos horas después de que el Centro Compensador (BCCR), realice la liquidación correspondiente, cuando se presente una contingencia calificada a juicio del BCCR que imposibilite realizar el proceso de liquidación dentro del horario normal del ciclo de compensación. 10

14 5.4. Situaciones Contingentes Imposibilidad de transmisión y recepción de archivos En caso de presentarse alguna situación que imposibilite a la entidad participante realizar, desde sus propios equipos la transmisión y recepción de archivos, ésta dispondrá de un mecanismo de contingencia, el cual regirá conforme a lo establecido en la Norma Complementaria Gestión de Riesgos Aplazamiento de ciclo En caso de presentarse alguna situación que imposibilite a la entidad participante realizar el proceso de devolución, esta entidad deberá realizar una solicitud de Aplazamiento conforme a lo establecido en la Norma Complementaria Gestión de Riesgos Responsabilidades En esta sección se definen las responsabilidades básicas adicionales a las definidas a nivel del Reglamento del Sistema de Pagos para el servicio COV Del Banco Central de Costa Rica Efectuar los procesos de compensación y liquidación sobre las Cuentas de Fondos de las entidades en el BCCR. Recibir los archivos electrónicos de cobro y devolución de los participantes y enviar los archivos resultantes del proceso de compensación multilateral. Aplicar los mecanismos de garantía. Validar las devoluciones. Atender las observaciones, comentarios o reporte por parte de la entidad sede, con el fin de mejorar la realización de las reuniones de intercambio físico de valores o de establecer algún tipo de amonestación. Atender los reportes, por parte de los participantes en las reuniones de intercambio, relativos al no cumplimiento de las condiciones establecidas en esta norma, con el fin de coordinar con la entidad sede los ajustes del caso De los participantes en general Respetar las horas fijadas de ingreso y egreso a la sede de intercambio. Informar al COS del retraso en la apertura de la sede. Estar presente por medio de su delegado o representante, en las reuniones de intercambio. Esto implica que un delegado o representante podrá entregar y recibir únicamente los valores de la(s) entidad(es) que representa. 11

15 Asumir las consecuencias por el extravío de los documentos que aún no se han entregado a la respectiva entidad y por aquellos que ya se recibieron en la persona de su delegado. Hacer saber al BCCR la falta de cumplimiento de las condiciones establecidas en esta norma, a efectos de coordinar con la entidad sede la realización de los ajustes necesarios. Acatar las instrucciones del coordinador de la reunión y de las disposiciones establecidas por la sede, para la buena marcha del intercambio De la Entidad Destino Devolver las transacciones de cobro que no haya podido aplicar dentro del ciclo de compensación del día. Devolver en el siguiente ciclo, todos los valores que resulten sobrantes producto de un error en el intercambio físico, o que no son de su cargo. Recibir conforme al ciclo establecido, a través del SINPE, los cobros de valores emitidos por su entidad. Aplicar en el ciclo establecido los cobros de valores correspondientes, previa validación de los datos relevantes. Mantener los fondos suficientes para atender las obligaciones de pago que resulten del proceso de compensación De la Entidad Origen Enviar en el ciclo establecido, a través del SINPE, el archivo de cobro de todos los valores recibidos de sus clientes que no corresponden a ninguno de los CC creados por ella. Presentar a las demás entidades financieras en la Sesión de Intercambio Físico de cobro todos los valores correspondientes al resto de entidades financieras, los cuales, deben corresponder a lo cobrado electrónicamente. Tramitar las devoluciones recibidas por medio del SINPE, de los valores que, por alguno de los motivos definidos, no pudieron ser pagados por la entidad destino. Acreditar los fondos al cliente que depositó los valores en el plazo definido por el BCCR, una vez recibido el pago respectivo De la entidad Sede Actuar en calidad de representante del BCCR, dirigiendo la reunión de intercambio físico de valores. Mantener la sede, al menos, en las condiciones que se establecen en esta norma. No permitir el ingreso de delegados a la reunión después de la hora establecida. 12

16 No permitir el retiro de delegados hasta la finalización del proceso. Salvo que el coordinador de la reunión lo decida, dado que todos los delegados presentes hayan concluido la entrega y recepción de sus documentos. Verificar la participación únicamente de delegados autorizados y que éstos solamente hagan entrega y recepción de los valores relativos a su entidad o a su representada. Vigilar que las reuniones de intercambio físico de valores se efectúen de manera ordenada, de acuerdo a lo establecido en esta norma y en procedimientos relacionados. Custodiar las actas de asistencia de las reuniones de intercambio, al menos, durante los siguientes 6 meses, luego de ese tiempo las podrá destruir. Comunicar al COS si hay problema para que este coordine la realización del intercambio físico en una sede alterna. 6. Particularidades del servicio 6.1. Documentos perdidos En caso de que un documento falte físicamente con respecto al cobro electrónico, si la entidad emisora detecta la falta de éste procederá a realizar la devolución respectiva. La entidad receptora podrá realizar el cobro en un ciclo de compensación posterior con la copia impresa por ambos lados de la imagen del documento (microfilm, fotocopia, impresión láser, imagen electrónica, etc.); debidamente certificada por un funcionario autorizado como copia fiel del original, aceptando la entidad receptora, la condición de devolver el pago a la entidad emisora en caso de comprobarse la invalidez del documento. En este caso, se deberá indicar en el archivo electrónico un motivo de cobro 03 = Con Intercambio de Imagen Impresa. En caso de no detectarse la falta del documento, la entidad emisora aplicará el archivo electrónico y pagará el monto respectivo a la entidad receptora. Dentro del mes siguiente, el emisor podrá presentar cualquier reclamo, situación ante la cual, la entidad receptora deberá suministrar copia impresa por ambos lados de la imagen del documento (microfilm, fotocopia, impresión láser, imagen electrónica), debidamente certificada por un funcionario autorizado, como copia fiel del original, junto con una carta donde acepte la condición de devolver el pago a la entidad emisora en caso de comprobarse la invalidez del documento. De no existir copia del documento la entidad receptora deberá devolver el monto cobrado, salvo convenio entre las partes Demostración de Pago de Documento A solicitud de cualquier participante, y en un plazo no mayor a cinco días hábiles, todas las entidades estarán en la obligación de demostrar como se pagó un Título que ha sido previamente enviado al cobro en su cámara entrante por otro participante y que fue devuelto por haber sido ya pagado. 13

17 7. Anexos 7.1. Anexo 1: Hoja para el Intercambio de valores Logo de la entrega Comprobante de Intercambio Físico Compensación de Otros Valores Fecha: Sesión: Cobro Devolución Moneda: Colones Dólares Euros 14

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