UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 1 7 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO POLITICAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE LICENCIA DE SOFTWARE DAR DE BAJA UNA LICENCIA DE SOFTWARE 4 5 FLUJOGRAMA 5 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6 7 REGISTROS 7 8 CONTROL DE CAMBIOS 7 9 ANEXOS 7 Elaborado por Erika Restrepo Urzola Firma: Cargo Jefe Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Cargo Jefe (E) Oficina Aseguramiento la Calidad Aprobado por Emiro Jesús Mara Reyes Firma: Cargo Rector

2 OBJETIVO Describir en forma clara las diferentes actividas que se realizan en el procedimiento Administración Licencias con el fin garantizar el manejo acuado las mismas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las licencias carácter informático que posee la institución. 3. DEFINICIONES Licencia software: la autorización o permiso concedido por el titular l recho autor, en cualquier forma contractual, al usuario un programa informático, para utilizar éste en una forma terminada y conformidad con unas condiciones convenidas. Software: Se nomina software (también programática o equipamiento lógico) a todos los componentes intangibles un ornador o computadora, es cir, al conjunto programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización una tarea específica. Programas, instrucciones, reglas informáticas o elementos lógicos que hacen funcionar o ejecutan tareas en cualquier hardware. Usuario: penncia o persona que ntro l contexto la organización se relaciona con un sistema información. 4. CONTENIDO 4.1. POLITICAS DE OPERACIÓN Las licencias originales se concentrarán y conservarán en la con el fin controlar su uso y pertinencia. El licenciamiento en equipos será auditado (1) una vez al año. Está prohibida la adquisición, instalación, eliminación, administración, almacenaje y disposición licencias sin la autorización requerida. El software será adquirido a proveedores bidamente certificados, los cuales berán entregar al momento la compra, el programa y la licencia l "software" adquirido y toda la documentación necesaria que certifique la valiz l mismo. Todo software sarrollado al interior la institución, al igual que el software sarrollado a la medida por contratistas externos, es propiedad La universidad Córdoba y se consirara como propio. La auditoría hardware y software será permanente a través la red.

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE LICENCIA DE SOFTWARE Pasos Responsable Descripción 1 Usuario Solicita a la Oficina asesoría para realizar la compra un software y su respectiva licencia a través l formato FGDT Verifica la pertinencia la solicitud acuerdo a la necesidad que se quiere satisfacer, revisa la disponibilidad la licencia en el inventario la Universidad y presenta el informe al usuario. (Si no está disponible la licencia en el inventario siga el paso 3, otro modo siga el paso 9). 3 Usuario Solicita al ornador l gasto la adquisición la licencia ya sea 4 Ornador l gasto 5 Proveedor Sección Inventario y Almacén Sección Inventario y Almacén nueva o la renovación la actual. Actúa según el procedimiento Adquisición Bienes y Servicios Mayor o Menor Cuantía acuerdo al monto la compra. Suministra el software y con este el programa y la licencia l "software" adquirido y toda la documentación necesaria que certifique la valiz l mismo. a) Recepciona la licencia solicitada. b) Informa a la para que constate que el software y el licenciamiento cumple con el requerimiento hecho. Estudia las características l software y las especificaciones la licencia, así como los talles entrega la misma establecida al momento adquirir el software. Registra en el inventario la entrada l software a los activos la institución. Proce a la instalación l software requerido por el usuario y realiza la activación la licencia. Realiza la actualización l inventario licencias la Universidad, y almacena el medio magnético original la licencia, así como el soporte legal. FIN DEL PROCEDIMIENTO

4 DAR DE BAJA UNA LICENCIA DE SOFTWARE Pasos Responsable Descripción 1 Usuario Área Mantenimiento Oficina Oficina Solicita a la dar baja una licencia software Elimina totalmente el software instalado en el equipo en presencia l encargado almacén e inventarios. En caso dar baja la licencia por obsolescencia struir el medio para asegurarse que el software caiga en manos personas no autorizadas. Si la baja la licencia se efectúa por cambio equipo realizar la instalación l software y activación la licencia en el nuevo equipo asignado al usuario. Realiza la actualización l inventario licencias la Universidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO

5 FLUJOGRAMA FLUJOGRAMA SOLICITUD DE LICENCIA DE SOFTWARE Usuario la Oficina Ornador Gastos Proveedor Sección Inventario y Almacén Inicio Solicita a la Oficina asesoría para realizar la compra un software y su respectiva licencia. Verifica la pertinencia la solicitud, revisa que la licencia no esté disponible en el inventario. (Si no está disponible la licencia en el inventario siga el paso 3, otro modo siga el paso 9). Procedimie nto solicitud compras mayores o menores. Suministra el software y con este el programa y la licencia l "software" adquirido y toda la documentaci ón necesaria que certifique la valiz l mismo. Recepciona la licencia solicitada. Informa a la para que constate que el software y la licencia cumple con el requerimiento hecho. Solicita al ornador la adquisición una nueva licencia. Estudia las características l software y las especificaciones la licencia, talles entrega la misma. Proce a la instalación l software y realiza la activación la licencia. Registra en el inventario la entrada l software a los activos la institución. Actualiza el inventario licencias Fin

6 6 7 FLUJOGRAMA DAR DE BAJA A UNA LICENCIA DE SOFTWARE Usuario Oficina Inicio Solicita a la dar baja una licencia software Elimina totalmente el software instalado en el equipo en presencia l encargado almacén e inventarios. En caso dar baja la licencia por obsolescencia struir el medio para asegurarse que el software caiga en manos personas no autorizadas. Si la baja la licencia se efectúa por cambio equipo realizar la instalación l software y activación la licencia en el nuevo equipo asignado al usuario. Realiza la actualización l inventario licencias la Universidad. Fin

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA No. REFERENCIA FECHA DE EMISIÓN BREVE DESCRIPCIÓN El Estado protegerá la Articulo propiedad intelectual por el 1 Constitución 6 Julio 1991 tiempo y mediante las Nacional formalidas que establezca la ley. 7. REGISTROS Código Nombre Responsable FGDT Solicitud licencias la Lugar archivo Archivo Gestión Medio archivo Impreso Tiempo archivo Disposición 1 año Eliminar 8. CONTROL DE CAMBIOS Versión No. Descripción cambios Fecha Se realizaron las siguientes modificaciones: ANEXOS No aplica Adicionamos al sarrollo l procedimiento las actividas que corresponn a dar baja una licencia software. Incluimos en los 2 procedimientos una actividad que permite verificar a la la necesidad la licencia. Incorporamos al procedimiento un formato que permite recoger los datos precisos para diligenciar las solicitus licenciamiento. 10/11/2009