CORPORACIÓN DE FERIAS Y EXPOSICIONES S.A. USUARIO OPERADOR DE ZONA FRANCA SOLICITUD DE COTIZACIÓN ST-DM 002

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1 1 CORPORACIÓN DE FERIAS Y EXPOSICIONES S.A. USUARIO OPERADOR DE ZONA FRANCA SOLICITUD DE COTIZACIÓN ST-DM 002 ALQUILER DE ESTRUCTURAS EFIMERAS (Y/O CARPAS) Y ALQUILER DE ELEMENTOS ESPECIALES (TARIMAS, MOBILIARIO Y OTROS) PARA MONTAJES EFIMEROS, a presentar oferta técnica y económica de los elementos requeridos para la realización del evento F-Air Colombia, a realizarse en el aeropuerto José María Cordova localizado en el municipio de Rionegro Antioquía del 9 al 12 de Julio de INDICE GENERAL 1. CONDICIONES GENERALES 1.1. Antecedentes 1.2. Objetivo de la invitación 1.3. Cronograma del evento 1.4. generalidades 2. CARACTERISTICAS GENERALES DEL PROYECTO CARPAS Y/O PABELLONES ITINERANTES Y SUS COMPLEMENTOS EN ALQUILER. Según planta general del evento (ANEXO 1) así: Taquilla Paquetero Acceso peatonal Control de accesos Registro Plazoleta de comidas Bodegaje Zona franca.

2 Área comercial /Pabellón itinerante Montaje Eléctricos Primeros auxilios Presentaciones Inauguración MOBILIARIO PARA ADECUACIONES ESPECIALES DE ESPACIO. 3. CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN 3.1. Condiciones para la participación en la invitación 3.2. Documentos que se entregan al participante 3.3. Solicitud de aclaraciones 3.4. Fecha de cierre de la invitación, lugar de entrega de propuestas entrega de propuestas 3.5. Forma de presentación de la propuesta 3.6. Documentos que deberá presentar el proponente 3.7. Criterios de adjudicación y evaluación 3.8. Causales de rechazo de la propuesta 3.9. Forma de pago del contrato Garantías 4. CONTROL TECNICO Y ADMINISTRATIVO CORPORACIÓN DE FERIAS Y EXPOSICIONES S.A. USUARIO OPERADOR DE ZONA FRANCA

3 3 SOLICITUD DE COTIZACIÓN ST-DM 002 ALQUILER Y / 0 VENTA DE ESTRUCTURAS EFIMERAS (Y/O CARPAS) Y ALQUILER DE ELEMENTOS ESPECIALES (TARIMAS, MOBILIARIO Y OTROS) PARA MONTAJES EFIMEROS, a presentar oferta técnica y económica de los elementos requeridos para la realización del evento F-Air Colombia, a realizarse en el aeropuerto José María Cordova localizado en el municipio de Rionegro Antioquía del 9 al 12 de Julio de TÉRMINOS DE REFERENCIA 1. CONDICIONES GENERALES 1.1 Antecedentes La Corporación de ferias y exposiciones S.A. usuario operador de zona franca en adelante la Corporación, como operador del evento F-Air Colombia 2015 está interesado en recibir propuestas para considerar contratar el alquiler de carpas y/o pabellones itinerantes para cubrir las áreas de las diferentes actividades que se desarrollaran durante el evento, así como el alquiler de elementos necesarios (piso, tapete, iluminación, mobiliario) para el desarrollo y cumplimiento de los requerimientos técnicos necesarios para la realización adecuada del mismo. Para mayor información sobre el evento ingresar a la página Objetivo de la Invitación El objetivo de la Invitación es recibir de las personas naturales o jurídicas legalmente constituidas, la mejor propuesta técnica y económica para alquiler y / o venta de estructuras efímeras (y/o carpas) y alquiler de elementos especiales (tarimas, mobiliario y otros) incluyendo su montaje, acompañamiento en el desarrollo del evento F-AIR COLOMBIA y desmontaje, que se realizara en el aeropuerto Jose Maria Córdova localizado en Rionegro, Antioquia (Colombia). El evento F-AIR COLOMBIA 2015 se proyecta como el encuentro empresarial y comercial de mayor relevancia orientado a fomentar el desarrollo de la industria aeronáutica, con una participación de 25 países, más de 200 empresas contribuyentes en el intercambio tecnológico industrial y comercial, en áreas de aviación civil, aviación comercial, defensa,

4 4 mantenimiento técnico, equipamiento aeroportuario y tecnología aeroespacial, con aporte social a la región y contribución al reconocimiento del país a nivel internacional 1.3. Cronograma del evento Montaje carpas y acondicionamiento de áreas junio 24 al 2 de julio (9 días) Montaje stands por parte del operador y proveedor julio 3 al 6 (4 días) Montaje de expositores julio 7 al 8 (2 días) Desarrollo del evento julio 9 al 12 (4 días) Desmontaje expositores julio 13 (1 día) Desmontaje operador y proveedores julio 14 al 17 (4 días) 1.4. Generalidades Teniendo en cuenta que la feria se desarrollara dentro del aeropuerto internacional José maría Cordova de Rionegro, todo el personal que trabaje en el montaje desarrollo y desmontaje deberá ceñirse a las normas establecidas por la aeronáutica civil y el operador del aeropuerto (air plan). Como normas generales se exigirá como mínimo que el personal que tenga que desarrollar trabajo en alturas este certificado para este procedimiento, todo el personal sin excepción deberá presentar carnets o afiliación a EPS (entidad prestadora de salud) y ARL (aseguradora de riesgos laborales) fotocopia de antecedentes policiales ante la policía nacional y solo podrá movilizarse dentro de la zona asignada para el evento. 2. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROYECTO La feria comprende las áreas que están descritas en el plano general del evento (anexo 1) y cada una de las zonas requiere los elementos descritos a continuación, Corferias determinará cuál de las opciones resulta más favorable para los intereses del evento y podrá contratar de manera parcial o total con cada uno de los proponentes si lo considera conveniente. Corferias podrá escoger de entre las propuestas uno o varios de los ítems de cada proponente y considerará para el caso del suministro o alquiler de las carpas propuestas adicionales, que presenten áreas similares o equivalentes siempre y cuando cumplan con albergar la cantidad de stands propuestos para el caso del área comercial, respetando los anchos mínimos de circulación (3 metros), los accesos y salidas de emergencia necesarias, y para el caso del área de comidas y las otras, una o varias carpas que puedan suplir las necesidades de capacidad o un área similar a la presentada por Corferias.

5 CARPAS Y/O PABELLONES ITINERANTES Y SUS COMPLEMENTOS EN ALQUILER TAQUILLA Para el montaje y adecuación de las taquillas se requiere: Cubrir un área de 10 mts x 20 mts. Carpa con cerramientos laterales Piso elevado. Montaje de 12 ventanillas en sistema divisorio. Una mesa y una silla para cada ventanilla. Señalización general (cada una de las ventanillas e información de la boletería). Iluminación general. Señalización del espacio PAQUETERO Para el montaje y adecuación del paquetero se requiere: Cubrir un área de 6 mts x 12 mts. Carpa con cerramientos laterales. Cerramiento interno para dar un poco de seguridad. Ventanilla de intención con una mesa y silla. Estanterías para organizar paquetes. Piso elevado. Iluminación. Señalización del espacio ACCESO PEATONAL Para el montaje y adecuación del acceso peatonal se requiere: Carpa 6mts x6mts. Señalización del punto CONTROL DE ACCESOS Para el montaje y adecuación del control de accesos se requiere: Carpa 6mts x6mts. Señalización punto.

6 REGISTRO Para el montaje y adecuación del registro se requiere: Cubrir área de 10mts x 20mts. Carpa con cerramientos laterales Piso elevado de 10mts x 20mts. Coleros. Alfombra tipo moqueta color gris de 10mts x 20mts. Señalización general. Iluminación. Señalación del punto. 15 mesas y/o counter con 15 sillas. 8 Mesas altas para apoyo de diligenciamiento de formatos PLAZOLETA DE COMIDAS. Para el montaje de la plazoleta de comidas se requiere: Cubrir área de 20mts x 60mts. 200 mesas tipo rimax o similar. 800 sillas tipo rimax o similar. 32 carpas 3mts x 3mts. Iluminación general. Señalización del espacio BODEGAJE ZONA FRANCA. Para el montaje de estos dos espacios se requiere: Carpa 20mts x 25mts. Carpa con cerramientos laterales División interna en sistema divisorio para generar un espacio de 5mts x 20mt y otro de 20mts x 20mts. Iluminación general Señalización del espacio AREA COMERCIAL. Para el montaje y adecuación del área comercial se requiere: Carpa de 60mts x 110mts, esta carpa o pabellón debe incluir cubierta, cerramientos laterales, accesos y salidas de emergencia según esquema anexo.(anexo2) El proponente pude presentar una opción distinta siempre y cuando no afecte la distribución comercial de stands presentada en el plano anexo 2. Instalación de piso elevado tipo tarima aproximadamente de 10 cm (indicar especificaciones técnicas y altura en la propuesta)

7 7 Alfombra tipo moqueta acanalada, color gris de 360 gramos o equivalente (indicar gramaje y tipo) Iluminación general del interior de 600 luxes promedio (especificar si tienen otro nivel de iluminación). Propuesta de montaje con sistema divisorio, presentar el valor unitario por metro cuadrado. Mobiliario básico por cada 9 metros cuadrados ( mesa y tres sillas) Presentar valores por unidad de mobiliario en caso de requerirse adicional al básico. Aire acondicionado para el volumen total del espacio interior propuesto, tener en cuenta que la temperatura del lugar varía entre 16 y 24 grados C (describir especificaciones técnicas; cantidad, capacidad y temperatura esperada al interior) MONTAJE. Para el montaje y adecuación del espacio de montaje se requiere: Carpa 6mts x 12mts. Carpa con cerramiento lateral. Iluminación. Señalización del punto ELECTRICOS. Para el montaje y adecuación del espacio para eléctricos se requiere: Carpa 6 x 6. Carpa con cerramientos laterales. Iluminación. Señalización del punto PRIMEROS AUXILIOS. Para el montaje y adecuación del espacio de primeros auxilios se requiere: Carpa 6mts x 6mts. Carpa con cerramientos laterales. Iluminación. Señalización del punto PRESENTACIONES. Para el montaje y adecuación del área de presentaciones se requiere: Tres carpas de 6mts x 6mts. Tres tarimas de 6mts x 6mts x.40mts de alto INAUGURACION. (1 DIA)

8 8 Para el montaje y adecuación de la carpa para de inauguración que se utilizara solo un día se requiere: Carpa 10mts x 20mts. Tarima 4.80mts x 12mts. Backing con imagen del evento. Mesa principal para 18 personas con sillas. Nota: En la propuesta debe especificarse: - Sistema de anclaje de las carpas o pabellones itinerantes, teniendo en cuenta que preferiblemente no se deben realizar anclajes al piso, en caso de ser necesarios especificar cuál es el sistema teniendo en cuenta que la superficie puede ser de concreto y/o asfáltica, la cual debe ser entregada después del desmontaje, con las reparaciones técnicas indicadas por la Aeronáutica y el operador del aeropuerto (Air Plan). Se debe tener en cuenta para la estabilidad y fijación de las carpas que la zona presenta vientos fuertes de aproximadamente 10 nudos. Consultar la página de la Aeronáutica link meteorología. - Tiempos de montaje desde la llegada del material al lugar del montaje hasta la entrega final de las carpas y elementos requeridos para el inicio del montaje por parte de los expositores. - El proponente deberá tener en cuenta para la presentación de su propuesta la utilización de materiales de primera calidad y seguridad. La Corporación de Ferias se reserva del derecho de no recibir los elementos suministrados si considera que estos no cumplen con las especificaciones necesarias. NOTA: Los valores unitarios y totales para el alquiler deben consignarse en el cuadro anexo MOBILIARIO PARA ADECUACIONES ESPECIALES DE ESPACIO Para la adecuación de algunos espacios se requerirá de algunos elementos en calidad de alquiler tales como: Salas vip (1 sofá, 2 poltronas y mesas auxiliares) Escritorios con sillas. Counters y/o áreas de café. Mesas altas tipo bar. Sillas altas tipo bar. Este mobiliario debe ser cotizado en un cuadro aparte y con valores unitarios (anexo 4)

9 9 CONSIDERACIONES: El proponente deberá tener en cuenta para la presentación de su propuesta la utilización de materiales de primera calidad y que tengan características de seguridad, así como el empleo de personal calificado para el montaje, acompañamiento permanente durante el desarrollo del evento y en el desmontaje. La Corporación de Ferias se reserva el derecho de no recibir los elementos suministrados si considera que estos no cumplen con las especificaciones exigidas. Es importante anotar que los riesgos asociados a la operación deben ser asumidos directamente por el proveedor de las carpas o mobiliario, ya que la Corporación no asume ningún tipo de responsabilidad por la pérdida o deterioro del material objeto de alquiler. En consecuencia el proveedor deberá asegurar los elementos y equipos de su propiedad contra todo riesgo. 3. CONDICIONES DE PARTICIPACION 3.1. Condiciones para la participación en la Invitación. Sin excepción alguna se requiere que las ofertas sean presentadas en español y entregadas en sobre sellado y marcado, en el lugar y en los tiempos indicados en esta invitación. La Corporación podrá contratar los elementos requeridos con uno o más proponentes según los elementos propuestos se ajusten a los requerimientos descritos Documentos que se entregan al participante. a. Bases de la invitación (Términos de Referencia). b. plano de distribución del evento anexo 1 d. Esquema de distribución y altura de las carpa y / o pabellón itinerante del área comercial - anexo 2 e. Cuadro de valores para carpas y/ o pabellones itinerantes y sus complementos en alquiler anexo 3. e. cuadro para valores unitarios del mobiliario anexo 4

10 Solicitud de aclaraciones Dentro del plazo estipulado para la presentación de las ofertas, los participantes podrán solicitar información aclaratoria relacionada con el contenido de los Términos de Referencia. Esta deberá solicitarse por escrito, vía a la División de Montaje, atención D.I Andrea Sarnari Kuehle (asarnari@corferias.com) hasta el DÍA 20 DE ENERO DE 2015 La Corporación pondrá en conocimiento el resultado de las consultas el día 23 DE ENERO DE Para su consulta se debe ingresar a la página de Corferias ( siguiendo esta ruta: licitaciones estructuras efímeras y otros F air Fecha de cierre de la invitación. Lugar de entrega de propuestas. La entrega debe hacerse a más tardar el día VIERNES 30 DE ENERO DE 2015 en la recepción de CORFERIAS carrera 37 No HASTA LAS 5:00 PM. Por ningún motivo se aceptarán, propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre indicadas. No se efectuará apertura pública de las propuestas recibidas Forma de presentación de la propuesta El proponente deberá entregar toda la documentación exigida, en original y una (1) copia, en sobres cerrados, debidamente rotulados indicando claramente el nombre del proponente y el contenido del sobre. La propuesta original y su copia serán depositadas en una urna sellada habilitada especialmente para tal efecto, una vez cumplida la hora de cierre, la urna será entregada a la oficina de la Auditoría Interna de Corferias, cuyos funcionarios estarán encargados de efectuar la apertura de las propuestas, se aclara que NO habrá apertura pública de las mismas.

11 Documentos que deberá entregar el proponente El proponente deberá entregar con su propuesta los documentos que a continuación se indican, los cuales formarán parte integral del contrato que se suscriba: - Carta remisoria - Registro Cámara de Comercio - Fotocopia del R. U. T. ( Registro único tributario) - Fotocopia de la cedula del representante legal - Imágenes y/o fotos, dibujos técnicos y renders requeridos para la propuesta, impresos y en medio magnético. - Certificaciones comprobables de los trabajos más representativos relacionados con el objeto de esta invitación a proponer, realizados en los últimos tres (3) años. - Reseña de la compañía - Estados financieros de los dos últimos periodos 3.7. Criterios de adjudicación y de evaluación Para la evaluación y adjudicación de los trabajos motivo de esta invitación CORFERIAS tendrá en cuenta principalmente los siguientes aspectos, los cuales serán calificados según el puntaje señalado: 1. CONDICIONES COMERCIALES = 30% Anticipo (2%) AIU (administración imprevistos y utilidad) (5%) costo directo (23%) 2. TIEMPO DE EJECUCION = 10 % 3. CARACTERISTICAS TECNICAS Y GARANTIAS = 25 % 4. EXPERIENCIA = 20 % Trabajos similares realizados (10%) Años de experiencia (10%) 5. CONDICIONES FINANCIERAS = 15% Estados financieros (15%)

12 Causales de rechazo de la propuesta La propuesta podrá no ser considerada total o parcialmente en los siguientes casos: Cuando se realice entrega extemporánea de la misma o no haya sido entregada en el sitio y forma indicados en los Términos de Referencia Cuando existan dos o más ofertas hechas por el mismo proponente bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. Cuando el proponente haya presentado información incompleta, inexacta o incorrecta. Cuando se omita la presentación de cualquiera de los documentos que se exigen para la presentación de la propuesta técnica y económica. Cuando en la oferta se presenten errores aritméticos que alteren el valor de la misma en más o menos el cinco por ciento (5%) Forma de pago del contrato El proponente indicará en su oferta el porcentaje de anticipo que requiere como porcentaje del valor total de su oferta. CORFERIAS pagará al Contratista el valor del contrato, previa la presentación de las respectivas cuentas de cobro, debidamente aprobadas por su representante, de la siguiente forma: (1) Anticipo: En calidad del anticipo, el porcentaje propuesto por el proponente, previa entrega de las pólizas de garantía estipuladas y firma y legalización del contrato. Aún cuando el proponente es libre de fijar el porcentaje de anticipo requerido, de acuerdo con las normas internas de la Corporación este no podrá exceder en ningún caso el equivalente al 50 % del valor total de la propuesta (2) Pagos Parciales: El saldo del contrato se cancelará de acuerdo con los porcentajes estipulados por el proponente en su oferta y según el estado de avance de los trabajos Garantías El proponente, en caso de que se le adjudique el contrato, se obliga a constituir a favor de CORFERIAS las siguientes pólizas de garantía expedidas por Compañía de Seguros previamente aprobadas por la Corporación.

13 13 Póliza de cumplimiento para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas en este contrato, por una cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del mismo, con la misma vigencia del contrato y tres meses más. Póliza de buen manejo y la correcta inversión del anticipo, por una suma igual al cien por ciento (100%) del valor del anticipo y con una vigencia mínima equivalente al plazo del contrato y tres meses más. Póliza de salarios y prestaciones sociales para garantizar el total y cumplido pago de las obligaciones laborales respecto de los trabajadores que utilice para desarrollar el objeto de este contrato, por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del presupuesto estimado de la obra y con una vigencia igual al término del contrato y treinta y tres años más. Póliza de responsabilidad civil extra contractual por una cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del presupuesto estimado de la obra y con una vigencia igual al término del contrato y tres meses más. Las pólizas de que trata este numeral, serán expedidas en formularios para contrato entre particulares y deberán contener una cláusula especial que garantice a CORFERIAS el pago inmediato por parte de la compañía de seguros de las indemnizaciones acordadas, en el momento en que se demuestre el incumplimiento por parte del contratista, sin que se requiera previo mandato judicial. CORFERIAS no aceptará las garantías que no contengan esta aclaración y se reserva el derecho de rechazar a la compañía aseguradora que a su juicio no ofrezca la suficiente credibilidad o solvencia patrimonial para expedir las pólizas a que se refiere esta cláusula. Todas las pólizas deberán ser entregadas para la legalización del contrato. El Contratista se compromete, a su costo, a mantener actualizadas las vigencias de las pólizas, en caso de que haya modificación en los plazos del contrato. El valor de las coberturas de cada una de las pólizas exigidas deberá liquidarse con base en el monto total del contrato, incluyendo el costo del IVA correspondiente El pago de todas las pólizas, así como también el pago de los costos que demande la legalización del contrato será por cuenta del contratista. El contratista deberá entregar junto con las pólizas la constancia de pago de las mismas, expedida por la compañía aseguradora.

14 CONTROL TÉCNICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL CONTRATO. Para verificar la ejecución y el cumplimiento del contrato en todos sus aspectos, CORFERIAS S.A. tendrá derecho a intervenir, calificar, inspeccionar, y ensayar, cuando y hasta donde lo estime necesario o conveniente, la organización, planeamiento, programa de trabajo, medidas de seguridad, sistema de control y aseguramiento de la calidad, localización y replanteo de las obras, métodos de fabricación y montaje, materiales, herramientas, equipos para mano de obra, instalaciones temporales y todas las demás actividades y elementos utilizados por el contratista o sus empleados y agentes, sus subcontratistas y proveedores para la ejecución del contrato. Para tal efecto, CORFERIAS S.A verificará la ejecución del cumplimiento del contrato por medio de un delegado de su libre nombramiento y remoción y que podrá ser o no funcionario suyo. Todas las órdenes, notificaciones, observaciones, instrucciones, recomendaciones, decisiones, cambios o modificaciones que se crucen entre el delegado de CORFERIAS S.A y el proveedor deberán hacerse por escrito. CORFERIAS S.A. División Montaje Subdirección Técnica y de Infraestructura