Todos están interrelacionados y son interdependientes. 1.3 La administración como disciplina. Concepto de disciplina, ciencia, arte y técnica.

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1 INTRODUCCION Bibliografía: Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. Disponible en cátedra 1. ADMINISTRACIÓN. CONCEPTO La administración es la conducción racional de las actividades de una organización, con o sin ánimo de lucro. Ella implica la planeación, la organización (estructura), al dirección y el control de todas las actividades diferenciadas por la división del trabajo, que se ejecuten en una organización. Por tanto, la administración es esencial para la existencia, la supervivencia y el éxito de las organizaciones. Administración: tarea de interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acciones mediante la planeación, organización, dirección y control. 1.1 Contenido y objeto de estudio En qué pensamos cuando hablamos de administración? Gobernar, dirigir Planificación, organización, dirección y control Fijación de objetivos Desarrollar un proceso Toma de decisiones Responsabilidad de quien la ejerce Objeto de estudio: 5 variables básicas 1. Tareas 2. Estructura 3. Personas 4. Tecnología 5. Ambiente Todos están interrelacionados y son interdependientes 1.3 La administración como disciplina. Concepto de disciplina, ciencia, arte y técnica. Disciplina: normas y leyes de una profesión, orden religiosa, institución, etc. Conjunto de esas normas, arte, facultad o ciencia. Ciencia: conocimiento exacto y razonado de las cosas. Conjunto de conocimientos acerca de un dominio determinado de objetos o fenómenos que son susceptibles de demostración. Arte: conjunto de preceptos y reglas para hacer una cosa. Habilidad, destreza para hacer algo Técnica: conjunto de procedimientos de los cuales se sirven una ciencia o un arte. 1

2 Para qué sirve la administración? La administración es una ciencia, un arte y una técnica que tiene como objeto de estudio las organizaciones para: Describirlas Comprender su funcionamiento (x qué la estructura es así?, x qué son así las relaciones interpersonales) Predecir sus acciones (está de una forma y cómo quiero que esté) Influir en su comportamiento (hacer algo para que cambie en un futuro) Gestionar su desarrollo Continentes en que se desenvuelve la administración La administración es una disciplina científica porque elabora teorías, modelos e hipótesis sobre las organizaciones utilizando el método científico El método científico estudia la realidad mediante la observación. Luego elabora teorías y leyes que exponen su interpretación de la realidad observada. Las leyes se pueden comprobar mediante experimentos. Por lo tanto, el método científico es de elemental importancia para poder desarrollar los estudios sobre Administración y facilitar la comprensión de las organizaciones. El arte es la aplicación del conocimiento universal organizado que da la ciencia para obtener los resultados esperados en una situación específica y con personas en particular, es complementario y necesario para poder realizar la gestión. Es el saber cómo (know how) aplicar los conocimientos científicos. La técnica transforma y opera con la realidad siguiendo normas y procedimientos objetivamente definidos. El objetivo de la administración son las organizaciones, su estudio comprensión y gestión. "La Administración, por lo tanto, una ciencia social porque su objeto de estudio, las organizaciones, está formado por personas, cuyo comportamiento no puede determinarse o predecirse con exactitud" 2. LA ADMINISTRACION: PROCESO Y FUNCIONES Según Fayol, el proceso administrativo está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección, coordinación, control. Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos, por ejemplo a través de planes. Esta función brinda la mirada al futuro. Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas. Implica disponer de la infraestructura y los recursos materiales necesarios para cumplir los objetivos planificados. Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. Tiene un alto componente de liderazgo y motivación. 2

3 Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas. Implica la tarea de comparar las acciones realizadas con las acciones planificadas. Esta función se desarrolla mirando al pasado y al presente. El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente. Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso. En síntesis, se puede afirmar que: La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos. Administración: proceso y funciones 3. LOS ADMINISTRADORES, SU NECESIDAD Y FUNCIÓN Según Peter Druker: "No existen países desarrollados y subdesarrollados, sino países administrados y subadministrados". Las organizaciones están compuestas por personas en constante cambio y crecimiento, y para conducirlas se necesitan buenos administradores. Tareas del administrador: Crear la noción, dentro de la organización, de que esta es un sistema de vida propio de vida y que posee efecto sinérgico con la suma de sus partes. Crear un sistema productivo eficaz (lograr los objetivos) y eficiente (lograrlos con el menor costo posible). Planificar, decidir, controlar los recursos materiales y los humanos. 3

4 Armonizar los conflictos entre el personal facilitando la comunicación. El conflicto es algo normal, pero puede complicar el cumplimiento de los objetivos. Garantizar el funcionamiento de la organización y de su desempeño. Los conocimientos teóricos para desarrollar esta tarea los brinda la administración como disciplina. Pero también se debe contar con otras capacidades como: carácter, innovación, creatividad, buena voluntad, firmeza en las decisiones, saber escuchar y dialogar. Administrador: son las personas que coordinan todo. Se manejan con los principios de eficacia y eficiencia. Interactúan permanentemente. Empresario: personaliza la empresa en su actuación. Usa la decisión por la cual procura el logro de los objetivos. Moviliza los recursos a su disposición con el objeto de crecer y distribuir bienes y servicios de un modo provechoso y acumulativo en un medio que evoluciona constantemente. Emprendedor: es aquella persona creativa, innovadora. Posee 2 objetivos (rasgos). Pasión por los desafíos y el deseo de capacitarse. Características: talentosos, innovadores, creadores de empresas que generan valor económico (producto diferenciado). 4. EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL TIEMPO: EL CICLO DE GESTIÓN El administrador ejecuta el proceso en el tiempo: la organización se inicia con una etapa de Planeamiento, pensando a futuro. Como producto de esta etapa se obtendrán planes, programas y/o proyectos que podrían llevarse a cabo. Con todas éstas alternativas a disposición, el administrador, deberá iniciar la etapa de Toma de decisiones cuyo producto será la decisión de ejecutar alguna de ellas. Es decir debe decir que hacer en el presente. Desde allí queda la etapa de Ejecución de la decisión, desarrollar el proyecto elegido (en el presente) y su producto serán los resultados que empieza a obtener. Con los resultados en la mano comienza una etapa de Análisis de la información para evaluar los resultados obtenidos, con énfasis en el control comparativo con lo planificado, dando lugar como producto final la elaboración de un Diagnóstico de la situación. El diagnóstico obtenido permite al administrador reiniciar el ciclo ya que deberá comenzar a planificar el nuevo ciclo de trabajo. 4

5 Texto complementario: TEORÍAS ADMINISTRATIVAS Y SUS PRINCIPALES ENFOQUES Énfasis Teorías administrativas Enfoques principales En las tareas En la estructura En las personas En el ambiente En la tecnología Administración científica Teoría clásica Teoría neoclásica Teoría de la burocracia Teoría estructuralista Teoría de las relaciones humanas Teoría del comportamiento organizacional Teoría del desarrollo organizacional Teoría estructuralista Teoría neoestructuralista Teoría situacional Teoría situacional o contingencional Racionalización del trabajo en el nivel operacional Organización formal. Principios generales de la administración. Funciones del administrador. Organización formal burocrática. Racionalidad organizacional. Enfoque múltiple: Organización formal e informal. Análisis intraorganizacional y análisis interorganizaiconal. Organización informal. Motivación, liderazgo, comunicaciones y dinámica de grupo. Estilos de administración. Teoría de las decisiones. Integración de los objetivos organizacionales e individuales. Cambio organizacional planeado. Enfoque de sistema abierto. Análisis intraorganizacional y análisis ambiental. Enfoque de sistema abierto. Análisis ambiental. Enfoque de sistema abierto. Administración de la tecnología 5

6 COMPARACIÓN ENTRE ENFOQUE CLÁSICO Y ENFOQUE HUMANÍSTICO DE LA ADMINISTRACIÓN Teoría clásica Estudia la organización como una máquina Hace énfasis en las tareas o en la tecnología. Se inspira en sistemas de ingeniería Autoridad centralizada Líneas claras de autoridad Especialización y competencia técnica Acentuada división del trabajo Confianza en reglas y reglamentos Clara separación entre línea y staff Teoría de las relaciones humanas Estudia la organización como grupos de personas Hace énfasis en las personas Se inspira en sistemas de psicología Delegación plena de autoridad Autonomía del trabajador Confianza y apertura Énfasis en las relaciones humanas entre los empleados Confianza en las personas Dinámica grupal e interpersonal PRINCIPALES EXPONENTES Adm. Científica Adm. Industrial Relaciones Humanas Sociología Industrial Psicología Industrial Neoclásica Estructural Teoría de la Organización Teoría de los Sistemas Taylor Fayol Mayo Continuadores de Mayo Continuadores de Mayo Continuadores de Taylor y Fayol Weber Herbert Simon Bertalanfy La administración en la sociedad moderna y sus perspectivas futuras. Todas las teorías (escuelas) administrativas son aplicables a las situaciones actuales, y el administrador debe conocerlas muy bien para tener a su disposición una gama de alternativas en cada situación. 6

7 La industria automovilística usa las líneas de montaje (adm. científica), y los principios de las teorías clásica y neoclásica en su estructura organizacional; su organización empresarial en conjunto puede explicarse mediante la teoría de la burocracia, sus supervisores son preparados según el enfoque de la teoría de las relaciones humanas, mientras que los gerentes se preocupan por aplicar la teoría del comportamiento organizacional. Las relaciones de estas empresas con su comunidad se estudian según la teoría estructuralista y la situacional. Su interrelación con la tecnología se explica a través de la situacional. El estado actual de la administración es muy complejo, pues permite enfocar su objeto de estudio de varias maneras y agrupa un gran abanico de variables que deben ser tenidos en cuenta. En la actualidad, la TA estudia la administración de las empresas y demás tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de las cincos variables principales, cada una de las cuales es objeto específico de estudio de una o más corrientes de la TA. El comportamiento de estas variables es sistémico y complejo: cada una de ellas influye y es influida por las demás; si se modifica una de ellas, las otras tb se modifican en mayor o menor grado. El comportamiento del conjunto de estas variables es sinérgico. La adecuación de estas 5 variables es el principal desafío de la administración. En una subunidad especializada (ej: un departamento), algunas de estas variables pueden cumplir un papel predominante. Debido a la creciente importancia de la administración y los nuevos y complejos desafíos que enfrenta, los autores e investigadores se han concentrado en algunas partes o en algunas variables aisladas del enorme contexto de variables que intervienen (cada una de las cuales tiene su naturaleza, importancia, impacto, duración) en la estructura y comportamiento de las empresas, y que dificultan tener una visión global de éstas. A medida que la administración desafíos y situaciones, las teorías administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que sean útiles y aplicables, lo cual explica en parte los pasos graduales de la TA en el transcurso de este siglo. El resultado de todo ello es la ampliación gradual y la complejidad que acabamos de analizar. Perspectivas futuras de la Administración El futuro parece complicar la realidad, puesto que innumerables factores producirán impactos profundos en las empresas. Las próximas décadas se caracterizarán por los desafíos y turbulencias que deberá enfrentar la administración: Las empresas están en continua adaptación a sus ambientes. Esta adaptación puede provocar el crecimiento, la estabilidad transitoria o la reducción de la empresa. El crecimiento se da cuando la empresa satisface demandas ambientales y el ambiente requiere más salidas y resultados de la empresa (es una consecuencia del éxito empresarial). A medida de que el tamaño aumente es necesario mantenerlo o reducirlo a proporciones administrables (s/productos, objetivos, recursos, etc). La reducción ocurre cuando la empresa no logra satisfacer demandas ambientales y debe reducir sus operaciones para disminuir las salidas y resultados. La adaptación también involucra cambio de tecnología, mercados, productos y ss, etc. La adaptación puede agudizarse en algunos órganos de la empresa muy afectados por el ambiente. Existe la tendencia de la continuidad de tasas elevadas de inflación. Los costos de energía, materias prima y fuerza laboral están incrementándose. La inflación exigirá mayor eficiencia en al administración. La inflación impondrá nuevas presiones y amenazas a las empresas para mantener sus ganancias y sobrevivir, lo cual exigirá mayor productividad. La competencia es cada vez más aguda. Esto genera mayor riesgo empresarial. El producto más diferenciado será el requerido, esto generará la obligación de invertir en investigación y desarrollo, perfeccionamiento de tecnologías y actividades de ventas. A su vez, esto originará la desaparición de viejos departamentos y la creación de otros, y el aumento de la centralización para evitar esfuerzos y costos de duplicar actividades y operaciones. La sustitución de órganos permanentes 7

8 por equipos transitorios es una muestra de la necesidad de la mayor a adaptación al cambio que necesitan las empresas. Existe la tendencia a una creciente sofisticación de la tecnología. La introducción de tecnología impacta sobre la estructura organizacional. La tecnología proporcionará más eficiencia, precisión y permitirá enfocar la actividad humana a la planeación. Ej: el teléfono permitió descentralizar geográficamente. La internacionalización del mundo de los negocios, globalización, es el factor más importante del desarrollo de las empresas. Gracias al progreso de las comunicaciones, la computadora y las telecomunicaciones las empresas pueden globalizar sus actividades y operaciones. No es difícil prever una serie de cambios en la estructura y el comportamiento de las empresas, asociados a este desarrollo. Además, al actividad de exportación o creación de subsidiarias en el extranjero es fenómeno reciente que originó la integración del desarrollo, la manufactura del producto y la descentralización de la toma de decisiones. Cada uno de estos fenómenos tiene consecuencias que se proyectarán sobre las empresas del futuro. Mayor presencia de las empresas. Mientras crecen o se reducen se vuelven más competitivas, más sofisticadas tecnológicamente y se globalizan, y con esto, aumenta su influencia ambiental. En consecuencia pueden llamar más la atención (positiva o negativamente). Ej: si sus productos son de mala calidad (están en la mira de los consumidores); si sus ventas aumentan las exportaciones o importaciones (el gobierno las tiene en cuenta). De todas maneras, las empresas siempre son tenidas en cuenta porque influyen en la estructura y comportamiento de la sociedad. Las empresas podrán defenderse de todos estos desafíos sólo con administradores inteligentes y bien preparados, que deben saber cómo adecuar bien las principales variables empresariales entre sí (tareas, tecnologías, estructura organizacional, personas y ambiente externo). Actualmente los cambios son tan vertiginosos que es difícil percibir la relación causa efecto entre ellos. De allí la falta de conexión que se nota en 4 principales áreas, a saber: 1. Están surgiendo tecnologías nuevas. Pero la división de las actuales no creará nuevas industrias importantes ni nuevos tipos de grandes empresas que vuelcan obsoletas a las grandes industrias de la actualidad. 2. La economía internacional se tornó en una economía mundial: la globalización (un mercado único, un centro de compras global, en solo ambiente) 3. Los aspectos políticos y económicos se modifican con rapidez; la sociedad y los países de hoy son pluralistas. Cada tarea importante se le confía a una gran institución organizada para perdurar, dirigida por administradores. Esta nueva sociedad pluralista, presenta desafíos políticos, filosóficos y espirituales que sobrepasan la comprensión de las personas. 4. El cambio más significativo es en el campo del conocimiento. Es el capital principal, el centro de costo y el recurso esencial de la economía. El poder pasó a manos de los hombres del conocimiento, y no de los que poseen experiencia por los años. El economista Galbraith dice que la era de la incertidumbre comenzó con la Primera Guerra Mundial. Por otra parte, el futuro pertenecerá a las empresas dinámicas y flexibles. Muchos factores influirán poderosamente sobre las empresas en el futuro, a saber: Las empresas vivirán en un ambiente turbulento que les exigirá rápida adaptación al cambio. Las empresas ampliarán sus fronteras y dominios, y crecerán en tamaño y complejidad: la globalización. Las empresas seguirán diferenciándose y enfrentarán problemas de integración y coordinación. Tendrán dificultades en la acumulación y el empleo del conocimiento. Las actividades intelectuales primarán sobre las rutinarias: la gestión del conocimiento. 8

9 La sugestión y la persuasión primarán sobre la coerción basada en al autoridad para coordinar las tareas: la democracia. Aumentará la influencia de los miembros de las empresas en todos sus niveles. En el futuro, las empresas distribuirán equitativamente el poder para reducir las diferencias impuestas por la jerarquía de autoridad: la participación. Se incrementarán las dificultades de interrelación de las empresas. Surgirán nuevos medios que permitirán una eficiente coordinación interorganizacional (con proveedores de recursos y ss, con competidores, con agencias reguladoras). Es la era de las alianzas estratégicas. Los sistemas de información y decisión ejercerán cada vez mayor influencia. Es la tecnología de la información. La influencia de las personas, los profesionales y los científicos crecerá. Es la era del capital humano e intelectual. Las metas de las empresas se ampliarán. Se enfatizará más en la satisfacción de una serie conjunta de objetivos que en la maximización de cualquiera de ellos por separado. Será difícil evaluar el desempeño de las empresa. Se crearán numerosas técnicas administrativas para evaluar el desempeño en todas las esferas de su actividad. Ocurrirá un abandono de la organización burocrático-mecanicista y mayor aproximación a la empresa orgánico-adaptativo. Es decir, las empresa serán sistemas transitorios adaptables que puedan cambiar con rapidez, organizados en torno de problemas que deban ser resueltos o de tareas que deban ejecutarse.. venís destaca que los problemas serán solucionados por grupos de personas especialistas que no se conocen entre sí. Los grupos serán dirigidos con modelos orgánicos y evolucionarán como respuestas a un problema y no según el perfil del cargo. Las funciones del ejecutivo serán de coordinación, eje de vinculación entre los grupos y los proyectos. 9

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