PROCEDIMIENTO ENTREGA

Transcripción

1 PAGINA: 1 de Objetiv: Establecer ls pass para asegurar que el prcedimient de entrega ns permita cumplir cn las prmesas que se le hacen a ls clientes, acrde a ls lineamients de marca, superand sus expectativas. 2. Invlucrads: Vendedr Ventas Encargad de Pati y lavad Transprtista Administrativ 3. Alcance: Inicia cn la cnsulta de dispnibilidad del stck y termina cn la entrega al cliente 4. Divulgación: Vendedr Ventas Encargad de Pati Encargad de Lavad Transprtista Administrativ 5. Parámetrs: 5.1 Definicines: Stck Mayrista: Sn tdas aquellas unidades dispnibles para la venta, que permiten establecer un cmprmis cn el cliente. Estas unidades se dividen en Stck Virtual y Stck en Bdega 1

2 PAGINA: 2 de 21 Stck Virtual: Unidades asignadas pr la marca, que aún n han sid recepcinadas pr el cncesinari. Las unidades virtuales tienen 2 estads: Dispnibles cn fecha (13 días hábiles) y Dispnibles sin fecha (Estad Barc en el cncesinari). Stck Bdega: Unidades cmpradas pr el cncesinari, que han sid entregadas pr la marca y se encuentran en las bdegas del cncesinari. 5.2 Cndicines Generales: El prces de entrega esta sujet al cumplimient de la plítica cmercial del mayrista. Cmprmis 1: Cuand el aut se encuentre en ls patis de Pmpey, tiene un plaz máxim de 48 hras hábiles para ser entregad en el shwrm slicitante. Cmprmis 2: Cuand el aut se encuentre en el mayrista, el plaz máxim para ser entregad en el shwrm slicitante es de 13 días hábiles. El anterir cmprmis se cumple sl si ls pedids parciales, n representan más del 50% de las cmpras del mes, en cada casión. Cmpras en cantidad igual menr a 5 unidades deben ser realizadas a través del Prtal del mayrista. (aplica cuand se habilite el prtal) Cmpras superires a 5 Unidades deben ser slicitadas a Venta Mayrista, en frma semanal cada Lunes. Se debe entregar el vehícul cn 2 rayas de bencina; est debe quedar registrad tant en el frmat Check list estad general del aut durante la recepción, cm en el frmat Check list entrega. En el mment de llegada de las patentes (5 días hábiles después de la slicitud), el vendedr debe ingresar la ficha de entrega dedicada en la 2

3 PAGINA: 3 de 21 página del Mayrista. Inmediatamente después se agenda autmáticamente la llamada de seguimient al día hábil siguiente en el prtal Pmpey. Administrativ del lcal realiza la llamada según script cargad en el sistema y tiene que marcar llamada efectuada en el mism. Para el cas de vitrinas dnde n haya la psibilidad de lavar ls vehículs para alistarls, ls vehículs deben ser lavads previ al despach a dichas vitrinas; deben ser despachads cn su carrcería limpia, est implica que al mens debe ser mjad y secad (n debe ser despachad cn barr, tierra, etc.). Pr l anterir, se debe cnsiderar que tda unidad que sea despachada a ests lcales n debe ser prgramada para despach cn chfer el mism día que llega del cncesinari a excepción que el despach sea urgente y que sea verificad antes pr algún Lcal. 6. DESCRIPCION: N. Actividad Descripción Registr Respnsable Vehículs dispnibles en Stck de Cncesinari 1 2 Cnsulta dispnibilidad stck Creacin nta venta y cmprmis de entrega El vendedr debe cnsultar a través del sistema AutPr la dispnibilidad del stck en Cncesinari. El vendedr crea la nta de venta y establece una fecha de cmprmis de entrega cn el cliente (según estad de la unidad). Se debe registrar en Nta de venta la fecha de agenda. Sistema de Intranet, SAP, Teléfn, Mail, Aut pr Nta de Venta Vendedr Ventas Ventas Mayrista Zna Gerente de Marca Vendedr Ventas 3

4 PAGINA: 4 de 21 3 Asignación de El vendedr asigna la unidad en el sistema Aut pr si la unidad está en el cncesinari Sistema Aut pr Vendedr unidades 4 NO La unidad esta dispnible en el shw rm? SI Si la unidad está en el shw rm se asigna la unidad y se debe seguir cn el pas 6. N.A Dispnible en tr 5 lcal bdega Si el vehícul se encuentra en tr lcal en Bdega, se debe asignar la unidad y gestinar el traslad. Aut pr Mail Vendedr ventas 6 Entrega del vehícul al shwrm Cuand se entrega el vehícul en el lcal que l slicitó, debe entregarl dejand evidencia de la cnfrmidad de la entrega en el frmat Check list estad general del aut durante la recepción VE 02 P y subirá a Prtal Pmpey. Frmat Chec lista estad general del aut durante la recepción VE 02 P Prtal Pmpey Transprtista Encargad de pati y lavad. Sucursal Back Up 4

5 PAGINA: 5 de 21 E ingresará Observación del VH (En el cas que venga cn algún Dañ faltante). Cpia debe quedar en pder del encargad de pati y lavad, en archivadr de Check List de Recepción, cn separadres pr mes. Agendamient entrega El vendedr deberá prgramar la entrega en el prtal Pmpey una vez generada la nta de venta. Est genera un crre electrónic al vendedr asignad y jefe de ventas. Prtal Pmpey Vendedr 7 A primera hra de cada día, el jefe de ventas back up deberá imprimir la agenda de entregas y se la entrega al encargad de patis y lavad. Nta: Cualquier cambi en la fecha de entrega deberá ser realizada cn 24 ` de anticipación. E mail infrmand la Prgramaci ón de Entregas Agenda de entregas impresa. ventas Encargad de Patis y lavad. Administrativ Sucursal El Venta deberá revisar 5

6 PAGINA: 6 de 21 aleatriamente una vez a la semana el cumplimient de la agenda prgramada. Se generará un indicadr mensual a través del prtal Pmpey. 8 Preparación de la unidad en Shwrm Cada Mañana el encargad de Pati y lavad, debe preparar las unidades para entrega del día siguiend la prgramación impresa; cnsiderand que deben estar listas 1 hra antes de la entrega. El vendedr debe verificar 1 hra antes de la entrega, que su vehícul esté en cndicines óptimas de entrega. Est l debe hacer basándse en el chec list de recepción gestinad pr el encargad de Pati y lavad. El vendedr deberá firmar la cnfrmidad del check list en cas que la unidad este OK, en cas cntrari Frmat Check list estad general del aut durante la recepción VE 02 P en archivadr del encargad de pati y lavad. Frmat Check list estad general del aut durante la recepción VE 02 P en carpeta de venta del cliente. Prtal Pmpey Encargad de pati y lavad Vendedr Sucursal 6

7 PAGINA: 7 de 21 deberá dejar cmentaris en misma hja de entrega (las bjecines deben ir firmadas pr el vendedr). Una vez queda el checklist de entrega firmad pr el vendedr, el riginal debe archivarse en la carpeta de venta del cliente psterirmente a su subida al Prtal Pmpey Entrega aut al cliente El vendedr debe hacer entrega del aut al cliente junt cn ls dcuments de sprte. Deberá seguir el prtcl de entrega dedicada VE D 01 P Frmulari de entrega dedicada firmad pr el cliente Manual de prpietari 9 El cliente deberá firmar el frmulari de entrega dedicada, la factura la nta de venta y el acta de entrega al cliente VE 18 P Las patentes, el segur bligatri, permis de circulación, el pag del impuest verde y el certificad de hmlgación sn Factura firmada pr cliente Nta de venta firmada pr el cliente Acta de entrega del cliente VE 18 P firmad Vendedr Cliente 7

8 PAGINA: 8 de 21 pcinales de entrega en el mment de la entrega física del vehícul 5 días hábiles psterir a esta entrega. Junt cn la entrega de dcumentación del aut, el vendedr debe recrdar al cliente que será encuestad próximamente y que la evaluación máxima en cas de estar satisfech cn la atención recibida equivale a nta 10, entregand vlante explicativ. Patentes Segur Obligatri Certificad de hmlgaci ón Impuest verde Vlante explicativ Vehículs n dispnibles en Stck de Cncesinari 1 Cnsulta dispnibilidad a la marca Cuand la unidad n esta en stck de cncesinari, se debe cnsultar la dispnibilidad al mayrista en el Prtal Pmpey. Sistema Intranet SAP Teléfn Mail Prtal Pmpey Ventas Marca zna/mayrist a 2 Cmpra de unidades Cas A: A través del prtal Cas B: En cas de tener prblemas cn la cmpra del prtal se debe prceder cn el enví de un crre Teléfn Mail Jefe Mayrista Zna Venta Marca 8

9 PAGINA: 9 de 21 electrónic al jefe de zna/mayrista. El crre debe incluir mdel, versión y clr. Jefe mayrista/ Jefe de zna deben cnfirmar dentr de las 4 hras siguientes el númer intern de la unidad asignada y fecha estimada de la entrega de la unidad. En ese mment queda cnfirmada la asignación de la unidad. 3 Prces de Infrmación semanal Cada miércles pr la mañana, el jefe de Venta Mayrista envía vía crre electrónic a Operacines Cncesinari, Jefe de Marca Cncesinari, Jefes de Venta Cncesinari, Operacines Cncesinari, el detalle de la cmpra y la fecha estimada de entrega, el área de cntrl de Operacines cargará archiv en Prtal Prtal Pmpey ventas mayrista Operacines Cncesinari marca Cncesinari Jefes de Venta Cncesinari Operacines Cncesinari Zna 9

10 PAGINA: 10 de 21 Pmpey. El mism día pr la tarde, Operacines del cncesinari debe asignar destin a las unidades del pedid. En su defect se prgramarán ls destins al shwrm. Si la unidad requiere un cambi de destin antes de la entrega, se pdrá prgramar cn un mínim de un día hábil. (ej.: despach miércles, debe reprgramarse un lunes) 4 Bdega virtual en el sistema Operacines Cncesinari debe ingresar las unidades slicitadas a la bdega virtual. Mail Archiv excel Aut pr Marca Operacines Minrista Lcal 5 Tracking del estatus de despach de Unidades El analista de peracines del Cncesinari deberá enviar un mail cn Reprte de la actualización diaria del estatus de auts pr despachar en frmat de seguimient y detalle de cmpra al Marca, Jefes de Ventas del Mail cn frmat Reprte de seguimient y detalle de cmpra Marca Jefes de Ventas del Cncesinari Vendedres 10

11 PAGINA: 11 de 21 Cncesinari, Vendedres. 6 Reasignación de Unidad En cas de que alguna unidad asignada presentara algún incnveniente para pder ser despachada dentr del plaz máxim, el mayrista reasignará tra unidad, para pder cumplir cn el plaz estipulad. Este cambi será infrmad vía crre electrónic pr el Venta Mayrista al Marca Cncesinari, Operacines Cncesinari, Jefes de Venta. El Analista de Operacines Cncesinari actualizará inmediatamente la planilla del estatus de auts pr despachar, indicand anulación de unidad anterir y reasignación de nueva unidad y reenviar el mail y se cargará nueva fecha en Prtal Pmpey Frmat estatus auts pr despachar archiv cmpartid Prtal Pmpey Jefe ventas mayrista marca Cncesinari Operacines Cncesinari Jefes de ventas 11

12 PAGINA: 12 de 21 Adicinalmente, el jefe de ventas mayrista debe gestinar en frma inmediata anular pedid emisión de nta de crédit en cas que la unidad este facturada. 7 Incumplimient de Plaz máxim de entrega En cas de que n se pueda reasignar tra unidad para garantizar el cumplimient del plaz máxim de entrega, el Venta Mayrista deberá avisar la nueva fecha estimada de entrega vía crre electrónic cuatr días hábiles antes del cumplimient del plaz máxim de entrega al Venta Cncesinari, Jefe de Marca Cncesinari, Operacines Cncesinari. El Analista de Operacines Cncesinari deberá registrar la actualización en el Prtal Pmpey. Crre electrónic cn nueva fecha estimada de entrega Crre electrónic al cliente Jefe ventas mayrista ventas Cncesinari marca Cncesinari Operacines Cncesinari Analista de peracines Cncesinari Vendedr El Vendedr debe cntactar al cliente y enviar cn cpia 12

13 PAGINA: 13 de 21 a jefe de lcal, frmalizand la nueva fecha entrega 8 Recepción de unidades El cncesinari recibe las unidades slicitadas, dejand evidencia de la cnfrmidad de la recepción de la unidad (centr de lgística). Debe dejar registr en el frmat Check list estad general del aut durante la recepción VE 02 P cn cpia que debe quedar archivada en la carpeta de checklist de estad general del aut durante la recepción psterir a su carga en Prtal. Checklist de estad general del aut durante la recepción firmad VE 02 P Lgística Back Up Jefes Asistente Administrativ Adicinal a la carga del dcument en Prtal Pmpey, este deberá ingresar al módul de vehícul: Prtal Pmpey Autpr Administració n Fecha de Recepción de la unidad. Fecha Guía de la unidad. Valr Guía de la unidad. 13

14 PAGINA: 14 de 21 Observación de la unidad (En el cas que venga cn alguna bservación de Dañ faltante). Finalmente, Administración revisará y validará la infrmación subida pr Lgística (Valr Cmpra y Guía) y asignará N de Cajón en Autpr y Prtal Pmpey. 9 NO Unidad requiere reparación? Si Si la unidad n está cnfrme, se puede realizar el reprces devlviend la unidad a PDI reparándla pr parte del cncesinari. De acuerd al prcedimient establecid pr PDI En cas de reparacines pr parte del dealer (Cncesinari), el analista Operacines del cncesinari genera un infrme de reprcess (quejas) de manera mensual a ventas de mayrista para su análisis y accines de Infrme de Quejas ventas mayrista Analista de peracines del cncesinari Jefe peracines mayrista 14

15 PAGINA: 15 de 21 mejra. 10 Ingres de inventari al sistema Una vez que el cncesinari recepcina las unidades en el centr de lgística, se deben ingresar a sistema inventaris. Ingres en el sistema de inventari Centr de lgística 11 Entrega del vehícul al shwrm Cuand se entrega el vehícul en el lcal que l slicitó, debe entregarl dejand evidencia de la cnfrmidad de la entrega en el frmat Check list estad general del aut durante la recepción VE 02 P y cargar al Prtal Pmpey. Frmat Check list estad general del aut durante la recepción VE 02 P Transprte Centr de lgística Administrativ Cpia debe quedar en pder del administrativ del lcal en el archivadr de Check List de Recepción, cn separadres pr mes. Prtal Pmpey 12 Agendamient entrega El vendedr deberá prgramar la entrega en el prtal Pmpey una vez generada la nta de venta. Est genera un crre electrónic al vendedr asignad y Prtal Pmpey E mail infrmand la Prgramación de Entregas Agenda de Vendedr ventas Encargad de Patis y lavad. 15

16 PAGINA: 16 de 21 jefe de ventas. A primera hra de cada día, el jefe de ventas back up deberá imprimir la agenda de entregas para el encargad de pati y lavad. entregas impresa. Administrativ sucursal. Nta: Cualquier cambi en la fecha de entrega deberá ser realizada cn 24 hrs de anticipación. El Venta deberá revisar aleatriamente una vez a la semana el cumplimient de la agenda prgramada. Se generará un indicadr mensual a través del prtal Pmpey. 13 Preparación de la unidad en Shwrm Cada Mañana el encargad de Pati y lavad, debe preparar las unidades para entrega del día siguiend la prgramación impresa; cnsiderand que deben estar listas 1 hra antes de la entrega. Prtal Pmpey E mail infrmand la Prgramación de Entregas Agenda de entregas impresa. Vendedr ventas Encargad de Patis y lavad. Administrativ de sucursal. 16

17 PAGINA: 17 de 21 El vendedr debe verificar 1 hra antes de la entrega, que su vehícul esté en cndicines óptimas de entrega. Est l debe hacer basándse en el frmat checklist de recepción VE 02 P gestinad pr el encargad de Pati y lavad. El vendedr deberá firmar la cnfrmidad del checklist en cas que la unidad este OK, en cas cntrari deberá dejar cmentaris en misma hja de entrega (las bjecines deben ir firmadas pr el vendedr). Una vez queda el check list de entrega firmad pr el vendedr, este la debe archivar en la carpeta de venta del cliente. 14 Entrega aut al cliente El vendedr debe hacer entrega del aut al cliente junt cn ls dcuments de sprte. Deberá seguir el prtcl de entrega dedicada VE Frmulari de entrega dedicada firmad pr el cliente Manual de sucursal Vendedr Cliente 17

18 PAGINA: 18 de 21 D 01 P El cliente deberá firmar el frmulari de entrega dedicada, la factura la nta de venta y el acta de entrega al cliente. Las patentes, el segur bligatri, permis de circulación, el pag del impuest verde y el certificad de hmlgación sn pcinales de entrega en el mment de la entrega física del vehícul 5 días hábiles psterir a esta entrega. Junt cn la entrega de dcumentación del aut, el vendedr debe recrdar al cliente que será encuestad próximamente y que la evaluación máxima en cas de estar satisfech cn la atención recibida equivale a nta 10, entregand vlante explicativ. prpietari Factura firmada pr cliente Nta de venta firmada pr el cliente Acta de entrega del cliente firmad Patentes Segur Obligatri Certificad de hmlgación Impuest verde Vlante explicativ Sucursal 18

19 PAGINA: 19 de 21 Back Up pinchará check en Prtal Pmpey una vez que la FED haya sid ingresada y una vez que el cliente haya sid encuestad. A partir de esta infrmación Analista de Operacines pdrá descargar Reprte de pendientes según fase del prces. (Pendientes FED, pendientes Patente Entregada,..). 19

20 PAGINA: 20 de INDICADORES: Indicadr Fórmula Meta Frecuencia Cumplimient fechas Prcentaje de cumplimient fecha de entrega mayrista a minrista 90% de las unidades entregadas dentr de ls 13 días hábiles Semanal Estad recepción de la unidad desde el mayrista al minrista Prcentaje de unidades recepcinadas en ptimas cndicines 100% cumplimient Mensual Seguimient de infrmación Seguimient al enví de la infrmación: - Mail miércles - Actualización diaria de la planilla 100% cumplimient en el enví de infrmación al dealer Mensual - Infrmación de mdificación unidades. Cntrl y seguimient a la preparación del aut pre entrega Seguimient al registr del Checklist de recepción de unidades VE 02 P (bdega) Checklist de recepción de unidades VE 02 P (pr parte del vendedr) 100% de las ventas cn registr debidamente diligenciad y firmad pr el cliente (en carpeta física y en tracking del sistema) Mensual Acta de entrega VE 18 P (cliente) CSI entrega vehícul en fecha y hra CSI estad del vehícul Prcentaje de clientes satisfechs cn el estad del vehícul fecha y hra Prcentaje de clientes satisfechs cn el estad 80% Mensual 80% Mensual 20

21 PAGINA: 21 de 21 CSI explicación del funcinamient CSI entrega de dcumentación CSI llamada de seguimient a las 48 hrs Cumplimient de 5 días hábiles en la entrega de patentes Cumplimient de la llamada de seguimient 48 hrs del vehícul. Prcentaje de clientes satisfechs cn la explicación del funcinamient Prcentaje de clientes satisfechs cn la entrega de la dcumentación del aut Prcentaje de clientes satisfechs cn la llamada de seguimient a las 48 hrs Prcentaje de patentes entregadas en 5 días hábiles Prcentaje de cumplimient de llamadas en un día hábil después de entregadas las patentes 85% Mensual 90% Mensual 80% Mensual 70% Mensual 100% Mensual 21