Guía. Vive Sodexo SERVICIOS DE BENEFICIOS E INCENTIVOS

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1 Guía Vive Sodexo SERVICIOS DE BENEFICIOS E INCENTIVOS

2 Acercamos la distancia entre Servicio y Tecnología Día a día buscamos soluciones para tu empresa que contribuyan a mejorar la calidad de vida diaria de tus trabajadores. Te presentamos el portal Vive Sodexo que te da respuesta para la administración de los Beneficios e Incentivos que otorgues a tus empleados, te proporciona las herramientas para llevar a cabo la implementación de tus planes de motivación. La tecnología que lo respalda, es una muestra del compromiso que tenemos para otorgar un servicio integral. Con Vive Sodexo tendrás garantía y seguridad al realizar operaciones, optimizarás procesos de manera puntual al gestionar la información en función a tus necesidades.

3 GUÍA RÁPIDA VIVE SODEXO ÍNDICE Índice Acceso a Vive Sodexo Activa tu Usuario Primer Ingreso Solicitud de Servicios - Electrónico Solicitud de Tarjetas Solicitud de Fondos Solicitud de Fondos Archivo de Nómina Realizar Solicitud de Dispersión de Fondos Solicitud de Abono en Cuenta Concentradora Realiza tu Pago Manejo de Fondos Uso de la Cuenta Concentradora Uso de la Cuenta de Traspaso Depósitos Automáticas Crea Perfiles Perfil de Restricciones Programa Depósitos Automáticos

4 GUÍA RÁPIDA VIVE SODEXO ÍNDICE Índice Contrata Nuevos Servicios Otras Funcionalidades Facturación Electrónica Genera Reportes Mantenimiento de Tarjetas Gaso Pass Control Generalidades Solicitud de Servicios - Papel

5 Acceso a Vive Sodexo

6 ACCESO A VIVE SODEXO Activa tu Usuario Solicitud de Activación En la pantalla principal, da clic en Activa tu Usuario Completa la información solicitada con los datos del contrato firmado con Sodexo. Da clic en Continuar En la siguiente pantalla, ingresa los datos del administrador; recibirás un confirmando tu solicitud y usuario Captura el número de cliente registrado en Sodexo

7 ACCESO A VIVE SODEXO Primer Ingreso Registro de contraseña y NIP En la pantalla principal, ingresa tu usuario, da clic en Inicia tu Sesión Al ingresar por primera vez, te pedirá generar tu NIP y contraseña* Da clic en Continuar *Debes considerar que la contraseña debe contar entre 4 y 8 caracteres y el NIP con 5 números Ingreso a Vive Sodexo Ingresa a Captura tus claves de acceso Da un clic en Inicia tu Sesión

8 Solicitud de Servicios Electrónico Ingresa a

9 SOLICITUD DE SERVICIOS ELECTRÓNICO Solicitud de Tarjetas Captura tu usuario, contraseña y NIP a. En el módulo Solicitud de Servicios, selecciona Electrónico b. En Información del Contrato, selecciona el servicio deseado ( Gaso Pass, Tienda Pass, Resto Pass o Premium Pass) c. En Información de la Solicitud, elige Solicitud de Tarjetas, en la pantalla podrás validar los costos d. Selecciona la Forma de Facturar (Domicilio Fiscal, Domicilio de Entrega, Por Solicitud). Da un clic en Aceptar e. Da un clic en Definir Solicitud f. Tienes 3 opciones para solicitar tus tarjetas: a. Cargar Nómina Manual (Ingresa en la pantalla los datos) b. Cargar Archivo Nómina Estándar (Ingresa el archivo con todos los datos) c. Nómina Sin Personalizar. Tarjeta sin nombre impreso (tipo titulares), sólo ingresa la cantidad. (Aplica para los servicios Tienda Pass, Resto Pass y Premium Pass)

10 SOLICITUD DE SERVICIOS ELECTRÓNICO 1. Cargar Nómina Manual El portal tiene campos para la captura directa de tu nómina. Se recomienda para el registro de pocos empleados Los campos necesarios pueden variar dependiendo del servicio contratado

11 SOLICITUD DE SERVICIOS ELECTRÓNICO 2. Cargar Archivo a. Elabora tu nómina en una hoja de cálculo con los siguientes parámetros: COLUMNA GASO PASS MOVILIDAD GASO PASS CONTROL TIENDA PASS / RESTO PASS / PREMIUM PASS A Nombre de la Empresa o del Corporativo (para imprimir en tarjeta) 20 Caracteres Sucursal 5 Caracteres Sucursal 5 Caracteres B No. Empleado 7 dígitos numéricos Departamento 5 Caracteres Departamento 5 Caracteres C Nombre (para imprimir en tarjeta) Tipo tarjeta Tipo tarjeta 20 Caracteres Ingresar: Ingresar: D E F G H I J K L M Apellido Paterno (para imprimir en tarjeta) 20 Caracteres Apellido Materno (para imprimir en tarjeta) 20 Caracteres RFC 13 Caracteres Género 1 Caracter M = Masculino F = Femenino Lugar de Nacimiento* Tipo de Tarjeta Ingresa el número: 10 = Titular 40 = Reposición Centro de Costos 12 Caracteres Departamento 5 Caracteres Sucursal 5 Caracteres 10 = Titular 40 = Reposición Titular No. Empleado 7 dígitos numéricos Nombre Empleado 20 Caracteres (letras) Apellido Paterno 20 Caracteres (letras) Apellido Materno 20 Caracteres (letras) RFC 13 Caracteres Nombre de la Empresa o del Corporativo 20 Caracteres Nombre en Tarjeta 20 Caracteres Centro de Costos 12 Caracteres PLC Ingrese la leyenda PLC Número de Placa 12 Caracteres (sin espacios o guiones) 10 = titular = adicionales = pensiones alimenticias 40 = reposición titular = reposición adicionales = reposición pensiones alimenticias No. Empleado 7 dígitos numéricos Nombre Empleado 20 Caracteres (letras) Apellido Paterno 20 Caracteres (letras) Apellido Materno 20 Caracteres (letras) RFC 13 Caracteres Nombre de la Empresa o del Corporativo 20 Caracteres Nombre en Tarjeta (para imprimir en tarjeta) 20 Caracteres Centro de Costos 12 Caracteres *Deberás escribir el lugar de nacimiento indicando el estado: AGUASCALIENTES, BAJA CALIFORNIA, BAJA CALIFORNIA SUR, CAMPECHE, COAHUILA, CHIAPAS, CHIHUAHUA, DISTRITO FEDERAL, DURANGO, GUANAJUATO, GUERRERO, HIDALGO, JALISCO, MEXICO, MICHOACAN, MORELOS, NAYARIT, NUEVO LEON, OAXACA, PUEBLA, QUERETARO, QUINTANA ROO, SAN LUIS POTOSI, SINALOA, SONORA, TABASCO, TAMAULIPAS, TLAXCALA, VERACRUZ, YUCATAN, ZACATECAS, EXTRANJERO Recomendaciones: No coloques ningún encabezado en el archivo Debes iniciar el llenado desde la celda A1 Si no cuentas con algún dato, ingresa un valor genérico. Por ejemplo en Centro de Costos captura el valor 1 Respeta la longitud y el tipo de caracter permitido por campo

12 SOLICITUD DE SERVICIOS ELECTRÓNICO Llena el archivo únicamente con letras mayúsculas, sin acentos o caracteres especiales No debes repetir el número de empleado Guarda el archivo como tipo.csv (delimitado por comas) Valida el siguiente ejemplo: b. En Vive Sodexo carga tu archivo para realizar la solicitud de tarjetas c. Al dar clic en Aceptar se presenta el resumen de tu solicitud, si estás seguro, da un clic en Cerrar Solicitud

13 SOLICITUD DE SERVICIOS ELECTRÓNICO IMPORTANTE Puedes imprimir tu Confirmación de Cierre de Solicitud (Pedido) y proceder a Selecciona tu Forma de Pago para obtener la referencia y los convenios bancarios. Más información en la sección Realiza tu Pago Al recibir tus tarjetas, ingresa con los datos de tu usuario, contraseña y NIP a en Mantenimiento de Empleados y Tarjetas, elige la opción Confirma Recepción de la entrega física de tu solicitud

14 Solicitud de Fondos La Solicitud de Fondos puede realizarse de distintas formas:

15 SOLICITUD DE FONDOS Solicitud de Fondos La solicitud de fondos puede realizarse de distintas formas: Realizando una Solicitud de Dispersión de Fondos (Esta opción aplica para todos los servicios) Cargando un Archivo de Nómina Estándar o Simplificada De forma manual ingresando el número de empleado e importe a dispersar (Recomendado para pocos registros) Realizando una Solicitud de Abono a Cuenta Concentradora (Opción no disponible para Tienda Pass)

16 SOLICITUD DE FONDOS Archivo de Nómina Antes de realizar una solicitud de Dispersión de Fondos, genera tu Archivo de Nómina. a. En el módulo de Reportes, elige la opción Mantenimiento de Empleados y Tarjetas selecciona Archivo de Nómina b. Vive Sodexo te presenta opciones de búsqueda para generar tu archivo de nómina por sucursal, centro de costos o departamento, para realizarles a tus empleados una dispersión c. Elige el tipo de archivo que requieres: Archivo de Nómina Estándar (7 columnas: # empleado, nombre, apellido paterno, apellido materno, # cuenta, # tarjeta, importe a abonar) Archivo de Nómina Simplificada (3 columnas: # empleado, tipo de tarjeta, importe a abonar) d. Desde tu hoja de cálculo abre el archivo que descargaste del portal e. En caso de no visualizar el archivo, en la opción Tipo de Archivo, selecciona Todos los Archivos (*.*)

17 SOLICITUD DE FONDOS f. En el Asistente para importar texto, elige la opción Delimitados g. En Origen del archivo, selecciona la opción Windows (ANSI), da clic en Siguiente h. En Separadores únicamente debe estar seleccionado la opción coma, da clic en Siguiente

18 SOLICITUD DE FONDOS i. Selecciona la columna F (si es archivo estándar) y en la parte Formato de los datos en columnas, selecciona Texto Si tu archivo es nómina simplificada sólo selecciona siguiente, da clic en Finalizar j. Sustituye el valor 0 por el importe a dispersar por empleado k. Elimina la fila del empleado(s) a quien(es) no se realizará una dispersión l. Selecciona la opción Guardar como y en tipo de archivo CSV (delimitado por comas), da Guardar y elige la opción Sí m. Una vez generado tu archivo de nómina* puedes proceder a realizar tu Solicitud de Dispersión de Fondos Una vez generado el archivo, ya no se deberá abrir de nuevo para garantizar la carga exitosa.

19 SOLICITUD DE FONDOS Realizar Solicitud de Dispersión de Fondos a. En el módulo de Solicitud de Servicios, selecciona Electrónico b. En Información del Contrato, selecciona el servicio deseado c. En Información de la Solicitud elige Dispersión de Fondos d. Selecciona la Forma de Facturar (Domicilio Fiscal, Domicilio de Entrega, Por Solicitud). Da un clic en Aceptar, en la pantalla podrás validar los costos de los servicios contratados e. Da un clic en Definir Solicitud f. Tienes 3 opciones para solicitar la dispersión de fondos: 1. Carga Archivo Nómina Estándar (Ingresa tu archivo de nómina estándar con el importe a dispersar de cada empleado) 2. Carga Archivo de Nómina Simplificada (Ingresa tu archivo de nómina simplificada con el importe a dispersar de cada empleado) 3. Cargar Nómina Manual (Ingresa el número de empleado y el importe a abonar) g. Da un clic en Cargar o Procesar Nómina, según tu selección previa h. Al dar clic en Aceptar se presenta el resumen de tu solicitud, si estás seguro, da un clic en Cerrar Solicitud i. Puedes imprimir tu Confirmación de Cierre de Solicitud (Pedido) y proceder a realizar el pago por cualquiera de las opciones indicadas en la sección Realiza tu pago

20 SOLICITUD DE FONDOS Solicitud de Abono en Cuenta Concentradora Esta funcionalidad está disponible para los servicios Gaso Pass Control, Gaso Pass Movilidad, Resto Pass Y Premium Pass a. En el módulo de Solicitud de Servicios, selecciona Electrónico b. En Información del Contrato, selecciona el servicio deseado c. En Información de la Solicitud elige Abono en Cuenta Concentradora d. Ingresa el importe a Abonar e. Al dar clic en Aceptar se presenta el resumen de tu solicitud, en el cual puedes validar los costos de los servicios contratados f. Si estás seguro, da un clic en Cerrar Solicitud g. Puedes imprimir tu Confirmación de Cierre de Solicitud (Pedido) y Selecciona tu Forma de Pago para obtener referencia y convenios bancarios. Más información en la sección Realiza tu pago Para conocer cómo realizar una dispersión Desde Cuenta Concentradora, consulta la sección Manejo de Fondos

21 Realiza tu Pago Ingresa a Captura tu usuario, contraseña y NIP

22 REALIZA TU PAGO Realiza tu pago Ponemos a tu disposición la manera más segura, confiable y eficiente para realizar tus pagos a. Pago vía Vive Sodexo El portal te conecta de manera segura a varios bancos en línea, sin salir de Vive Sodexo Debes tener un convenio bancario para realizar operaciones seguras vía Internet Elige esta opción de pago en Selecciona forma de pago desde: Confirmación de Cierre de Solicitud (Pedido) Monitoreo de Solicitudes. Te permite visualizar todos las solicitudes registradas que no hayas pagado al cierre Accede a Monitoreo de Solicitudes en el módulo de Solicitud de Servicios Puedes seleccionar una o varias solicitudes (Papel y Electrónico) y pagarlas con una sola referencia agrupada por pago Elige la forma de pago, y da clic en el botón Continuar Te conectamos de manera segura al portal bancario a través de Vive Sodexo. Ingresa tus claves de acceso proporcionadas por la Institución Financiera Sigue los pasos indicados en el portal

23 REALIZA TU PAGO Nivel de Servicio para servicios electrónicos al realizar tu Pago vía Vive Sodexo Horario de Pago* Horario de Abono a fondos* 07:00 a 09:00 11:00 hrs 09:01 a 11:30 13:30 hrs 11:31 a 14:30 16:30 hrs 14:31 a 18:00** 19:30 hrs Pago posterior a las 18:01 hrs Abono al día siguiente b. Pago con Cuenta de Anticipos En la Cuenta de Anticipos puedes tener un saldo a favor para administrar y optimizar los recursos en el pago de servicios (papel y electrónico) Pasos Previos: 1. Realiza depósitos en la Cuenta de Anticipos para tener saldo: En el módulo de Manejo de Fondos, elige la opción Depósito a la Cuenta de Anticipos Ingresa el importe del depósito y la forma de pago en Selecciona Forma de Pago Da clic en el botón Aceptar y realiza el pago vía Vive Sodexo 2. Registra tu Clave de Segunda Seguridad para autorizar el pago. Ingresa al módulo de Usuarios Vive Sodexo selecciona Cuenta de Anticipos y da clic en Claves de Segunda Seguridad *Pago registrado en días y horarios hábiles laborales **Este horario aplica sólo para PREMIUM PASS, GASO PASS CONTROL, RESTO PASS y TIENDA PASS

24 REALIZA TU PAGO Para realizar un pago con el saldo a favor de tu Cuenta de Anticipos, sigue los siguientes pasos: Elige esta opción de pago en Selecciona Forma de Pago desde: 1. Confirmación de Cierre de Solicitud (Pedido) Ingresa tus claves de segunda seguridad 2. Desde la opción de Solicitud de Servicios, selecciona Monitoreo de Solicitudes, elige la solicitud a pagar y da clic en pagar, elige la opción de pago Cuenta de Anticipos. c. Pago vía Transferencia desde tu Banca o Depósito en Ventanilla Obtén las referencias y convenios bancarios para gestionar tu pago desde: La Confirmación de Cierre de Solicitud (Pedido) al Seleccionar Forma de Pago En el módulo de Solicitud de Servicios, elige Monitoreo de Solicitudes y selecciona la solicitud a pagar. IMPORTANTE Efectúa la transferencia electrónica o el depósito en montos exactos y con la referencia indicada La referencia es de 18 dígitos y cambia para cada solicitud Si tu pago es vía Trasferencia Electrónica, el Banco requiere que previamente registres los convenios Para la entrega de tus solicitudes de vales papel, debes entregar copia del comprobante de pago.

25 REALIZA TU PAGO Convenios para pagos de solicitudes electrónicas o de papel BANCO CUENTA CONVENIO REFERENCIA BANAMEX BBVA BANCOMER SANTANDER CIE Indicada en el portal Vive Sodexo 18 dígitos Nivel de Servicio para abono de fondos electrónicos al Realizar tu Pago con Cuenta de Anticipos, Transferencia Bancaria o Depósito Bancario: Horario de Pago* Horario de Abono a fondos* 07:00 a 09:00 11:00 hrs 09:01 a 11:30 13:30 hrs 11:31 a 14:30 16:30 hrs 14:31 a 18:00** 19:30 hrs Pago posterior a las 18:01 hrs Abono al día siguiente *Pago registrado en días y horarios hábiles laborales. Horarios de abono aplicables al realizar su pago con la referencia por solicitud (pedido) de 18 dígitos. La entrega de sus beneficios e incentivos en vales (papel) se realizará en función al horario de pago

26 Manejo de Fondos Servicios Electrónicos

27 MANEJO DE FONDOS Uso de la Cuenta Concentradora Esta funcionalidad está disponible para los servicios Gaso Pass Control, Gaso Pass Movilidad, Resto Pass y Premium Pass Te permite realizar movimientos de fondos de la Cuenta Concentradora a tarjetas. a. En el módulo de Manejo de Fondos, selecciona Dispersión desde Cuenta Concentradora b. En Información del Contrato selecciona el servicio deseado c. Tienes 3 opciones para realizar el abono de fondos a tus tarjetas: 1. Carga archivo Nómina Estándar (Ingresa tu archivo de nómina estándar con el importe a dispersar de cada empleado) 2. Carga archivo de Nómina Simplificada (Ingresa tu archivo de nómina simplificada con el importe a dispersar de cada empleado) 3. Cargar Nómina Manual. Selecciona alguna opción de búsqueda o captura el # de empleado, posteriormente ingresa el importe a abonar. d. Da un clic en Aceptar o en Procesar Nómina, según tu selección previa. Para los servicios Gaso Pass los fondos quedarán depositados en cada tarjeta al momento. Para Resto Pass y Premium Pass sus fondos se aplican el mismo día en función al horario de solicitud del abono.

28 MANEJO DE FONDOS Uso de la Cuenta de Traspaso Ingresa a Captura tu usuario, contraseña y NIP Para los servicios Tienda Pass y Resto Pass te permite retirar fondos de una tarjeta que no ha tenido consumos y realizar la transferencia de fondos a otra tarjeta. Para los servicios Gaso Pass Control y Movilidad, te facilita el mover inmediatamente los fondos entre tarjetas. 1. Retiro de fondos de una tarjeta a. En el módulo de Manejo de Fondos, selecciona Retiro de Fondos y da clic en Dispersión a Cuenta de Traspaso b. En Información del Contrato selecciona el servicio deseado c. Captura el número de cuenta de la tarjeta a la cual le retirarás fondos (el número de cuenta lo obtienes de tu Archivo de Nómina Estándar en la 5ª columna) y da clic en Aceptar d. En la siguiente pantalla, digita el importe a retirar e. Da un clic en Aceptar. En el caso de Gaso Pass Control y Gaso Pass Movilidad los fondos se retiran al momento. Para Resto Pass y Premium Pass sus fondos se ajustan el mismo día en función al horario de solicitud del traspaso f. Para una mayor gestión de los movimientos realizados, te recomendamos imprimir el detalle del traspaso

29 MANEJO DE FONDOS 2. Abono de la Cuenta de Traspaso a una tarjeta Una vez que hayas realizado un retiro a una tarjeta: a. En el módulo de Manejo de Fondos, selecciona Depósito de Fondos y da clic en Dispersión desde Cuenta de Traspaso b. En Información del Contrato selecciona el servicio deseado c. Tienes 3 opciones para realizar el abono de fondos a tus tarjetas: 1. Carga Archivo Nómina Estándar (Ingresa tu archivo de nómina estándar con el importe a dispersar de cada empleado) 2. Carga Archivo de Nómina Simplificada (Ingresa tu archivo de nómina simplificada con el importe a dispersar de cada empleado) 3. Cargar Nómina Manual. Selecciona alguna opción de búsqueda o captura el # de empleado, posteriormente ingresa el importe a abonar d. Da un clic en Aceptar o en Procesar Nómina, según tu selección previa. Para Tienda Pass, Resto Pass y Premium Pass sus fondos se aplican el mismo día en función al horario de solicitud de abono. En el caso de Gaso Pass Control y Gaso Pass Movilidad los fondos estarán disponibles al momento de la solicitud

30 MANEJO DE FONDOS Depósitos Automáticos Esta funcionalidad te permite programar dispersiones de fondos a tus tarjetas. Está disponible para los servicios Gaso Pass Control y Gaso Pass Movilidad. Tú eliges la modalidad, el monto y la frecuencia con la que los depósitos deben realizarse y el portal realizará los movimientos previamente programados, debes asegurarte de contar con los fondos suficientes en la Cuenta Concentradora y/o de Traspaso con anticipación. Puedes elegir entre las modalidades: a. Monto recurrente: El portal dispersará en la fecha indicada la misma cantidad a un grupo de tarjetas. b. Monto máximo: El portal validará los saldos de cada tarjeta y ajustará el faltante para cubrir el monto máximo. Te recomendamos realizar tu solicitud de Abono a Cuenta Concentradora con anticipación ya que los fondos deberán estar disponibles un día antes. Aprovecha esta útil herramienta, aprende cómo crear y asignar tus perfiles de depósitos automáticos en la sección Programa Depósitos Automáticos.

31 Crea Perfiles Servicios Electrónicos

32 CREA PERFILES Perfiles de Restricciones Los perfiles de restricciones están disponibles para el servicio Gaso Pass Control Estos permiten asignar a un grupo de empleados, ciertos parámetros que restringen el consumo de combustible 1. Creación de un perfil de restricciones a. En el módulo de Mantenimiento de Empleados y Tarjetas, selecciona Restricciones de Consumo y da clic en Crea Perfil b. Ingresa el nombre del perfil que deseas crear c. Define los parámetros del perfil que serán validados al momento de la carga (cualquier combinación de los siguientes elementos es válida) 1. Días de transacción 2. Horarios de transacción 3. Importe a consumir en el periodo 4. Cargas autorizadas en el periodo 5. Productos 6. Zonas 7. Id del Vehículo (Placas) 8. Kilometraje d. Da clic en Aceptar

33 CREA PERFILES 2. Asignación de un perfil de restricciones a. En el módulo de Mantenimiento de Empleados y Tarjetas, selecciona Restricciones de Consumo y da clic en Asigna Perfil b. El sistema te mostrará un listado de los perfiles que han sido creados, selecciona el perfil que deseas asignar c. Indica al menos un criterio de búsqueda y determina cuál será el criterio de asignación, puedes elegir las opciones: Asigna Perfil por Grupo Asigna Perfil por Empleado d. Selecciona los beneficiarios a los cuales se les asignará este perfil y valida tu solicitud e. Si es correcta, da clic en Aceptar f. Este proceso reemplazará inmediatamente el perfil actual de los empleados indicados

34 CREA PERFILES 3. Modificación de un perfil de restricciones a. En el módulo de Mantenimiento de Empleados y Tarjetas, selecciona Restricciones de Consumo y da clic en Modifica Perfil b. Selecciona del listado el perfil que deseas modificar c. Haz las modificaciones necesarias en los parámetros del perfil d. Da clic en Aceptar e. Los cambios del perfil serán aplicados a todas las tarjetas que tenga asociadas IMPORTANTE Una tarjeta sólo puede estar relacionada con un perfil de restricciones a la vez Para que una transacción pueda ser aprobada, el usuario deberá cumplir con todos los parámetros definidos en el perfil de restricciones al que esté asociado Los perfiles de restricciones de Gaso Pass Control son independientes de los perfiles de depósitos automáticos Si requieres saber más información de los parámetros de un perfil o los empleados que tiene relacionados, puedes realizar una consulta ingresando al módulo Reportes Control de Combustible Perfiles de Restricción de Consumos

35 CREA PERFILES Programa Depósitos Automáticos Los perfiles de depósitos automáticos se utilizan en los servicios Gaso Pass Movilidad y Gaso Pass Control Permiten realizar dispersiones de fondos a las tarjetas de la forma programada, siempre y cuando haya fondos disponibles en la Cuenta Concentradora y/o de Traspaso 1. Creación de un perfil de depósitos automáticos a. En el módulo Manejo de Fondos selecciona la opción Programa Depósitos Automáticos, Crea Perfil b. Selecciona el servicio Gaso Pass Movilidad o Gaso Pass Control c. Ingresa el nombre del perfil d. Elige la modalidad del depósito automático: Monto recurrente: El portal dispersará en la fecha indicada la misma cantidad a un grupo de tarjetas Monto máximo: El portal validará los saldos de cada tarjeta y dispersará el faltante para alcanzar el monto máximo. En los casos en que el saldo sea superior al permitido, se retirarán los fondos excedentes

36 CREA PERFILES e. Ingresa el monto que se dispersará a cada tarjeta (únicamente un valor por perfil) f. Selecciona la frecuencia con la que se realizará la dispersión (Semanal, Quincenal o Mensual). En caso de ser semana, elige el día en que se debe realizar el depósito g. Determina la procedencia del perfil. De acuerdo al listado de los perfiles existentes marca la prioridad del perfil para considerar el abono de fondos. Selecciona el domicilio de entrega y el domicilio de facturación h. En la sección intervalo de repetición define la fecha de comienzo y la fecha de fin que determinarán la vigencia del perfil i. Ingresa los datos del contacto y el correo electrónico al que deseas se envíe información sobre las dispersiones realizadas (En la fecha que se ejecuta el abono se te notificará del estatus) j. Valida tu solicitud y si es correcta da clic en Aceptar 2. Asociación de un perfil de depósitos automáticos a. En el módulo de Manejo de Fondos selecciona la opción Programa Depósitos Automáticos, Asocia Perfil b. Elige el servicio Gaso Pass Control o Gaso Pass Movilidad c. Indica al menos un criterio de búsqueda para filtrar los empleados de tu nómina

37 CREA PERFILES d. Determina cual será el criterio de asociación, puedes elegir las opciones: Asocia Perfil por Grupo: el perfil se asignará a todos los empleados que resulten de la búsqueda Asocia Perfil por Empleado: se mostrará el listado de empleados que resulten de la búsqueda y podrás seleccionar a quienes se les asignará el perfil e. El sistema te mostrará un listado de los perfiles que han sido creados, selecciona el perfil que deseas asignar f. Valida tu solicitud y si es correcta, da clic en Aceptar g. Este proceso reemplazará el perfil de dispersiones actual de los empleados indicados 3. Modificación de perfil de depósitos automáticos a. En el módulo de Manejo de Fondos selecciona la opción Programa Depósitos Automáticos opción Modifica Perfil b. Elige el servicio Gaso Pass Control o Gaso Pass Movilidad c. Selecciona del listado el perfil a modificar d. Haz las modificaciones que sean necesarias en los parámetros del perfil e. Da clic en Aceptar f. Los cambios del perfil serán aplicados a todas las tarjetas que tenga asociadas

38 CREA PERFILES IMPORTANTE Una tarjeta sólo puede estar relacionada con un perfil de depósitos automáticos a la vez Los perfiles de depósitos automáticos son independientes de los perfiles de restricciones de Gaso Pass Control Para que las dispersiones puedan ser realizadas, deben existir fondos suficientes en la Cuenta Concentradora y/o de Traspaso al menos un día antes de la fecha en que la dispersión está programada En caso de tener dispersiones programadas, la modificación o reasignación de los perfiles deberá realizarse al menos con dos días hábiles de anticipación Si quieres saber más información de las dispersiones que tienes programadas y aplicadas con anterioridad, puedes consultar el módulo de Reportes Manejo de Fondos Depósitos Automáticos

39 Contrata Nuevos Servicios Ingresa a Captura tu usuario, contraseña y NIP

40 CONTRATA NUEVOS SERVICIOS Registro a. Selecciona en el menú Contrata Nuevos Servicios Registro b. Da clic en contrata otro servicio Para mi Empresa c. Indica el servicio en papel o electrónico que deseas adquirir d. Escribe el importe de compra mensual Confirmación e. Revisa los términos y condiciones del servicio que Sodexo te proporciona para aplicarlas en tus futuras solicitudes f. Activa la casilla, si estás de acuerdo con los términos y condiciones que aplican para esta compra g. El portal te mostrará tu número de contrato Listo! Ahora podrás realizar tu primera solicitud del servicio contratado

41 Otras Funcionalidades

42 OTRAS FUNCIONALIDADES Facturación Electrónica Obtén tu factura en 2 horas posteriores a tu solicitud de pedido en el portal Ingresa al portal de facturación electrónica para obtener tu Estado de Cuenta (documento fiscal del servicio) del mes anterior. Para Gaso Pass Control estará disponible al 3 día hábil y para Gaso Pass Movilidad el 6 día hábil. Todo documento fiscal de los servicios Sodexo se emitirán en función a la Legislación Fiscal vigente. Genera Reportes Ingresa a Captura tu usuario, contraseña y NIP 1. En el módulo de Reportes 2. Elige el reporte según la información que necesites: Reporte de tus Usuarios Vive Sodexo Reporte de Solicitudes (Pedidos) Reporte de Perfiles de Restricciones (Gaso Pass Control) Reporte de Estado de Cuenta (Movimientos de Tarjetahabientes, Cuenta Concentradora o de Traspaso) Reporte Mantenimiento de Tarjetas Reportes de Depósitos Automáticos, entre otros

43 OTRAS FUNCIONALIDADES Mantenimiento de Tarjetas Gaso Pass Control Las tarjetas de Gaso Pass Control tienen la posibilidad de asignarse a una persona, un vehículo o un área según las necesidades de la empresa. Para poder mantener actualizada la información de tus cuentas existe el módulo Mantenimiento de Empleados y Tarjetas Ingresa a Captura tu usuario, contraseña y NIP En el módulo Mantenimiento de Empleados y Tarjetas selecciona la acción que deseas llevar a cabo: a. Baja de Empleados b. Reasignación de Tarjetas c. Reactivación del Empleado d. Registrar Incidencia e. Cambio de NIP f. Modificar Placas Generalidades El cliente es responsable de la correcta administración de los usuarios del portal Las funcionalidades pueden ser modificadas por Sodexo Consulta la disponibilidad de las funcionalidades por servicio con tu asesor Sodexo Sodexo es propietario de la forma y funcionalidad del sitio

44 Solicitud de Servicios - Papel Ingresa a

45 SOLICITUD DE SERVICIOS - PAPEL Solicitud de Servicios - Papel Captura tu usuario, contraseña y NIP Servicio a. En el módulo Solicitud de Servicios, selecciona Papel b. Escribe el número de contrato del servicio contratado o bien da clic en Consulta Lista c. Elige el domicilio fiscal o da clic en Consulta Lista Solicitud Indica el tipo de solicitud: a. A granel (Vales sin personalizar entregados en un paquete único) b. Carteras con el mismo monto (Indica el número y la cantidad de sobres requeridos) c. Carteras personalizadas (Carteras personalizadas y engrapadas con información del empleado con un monto específico)

46 SOLICITUD DE SERVICIOS - PAPEL Solicitud e. Si seleccionaste Carteras con el mismo importe, ingresa el importe por cada sombre y la cantidad de sobres requeridos. f. Si seleccionaste Carteras personalizadas, elabora tu nómina en una hoja de cálculo con los siguientes parámetros LAYOUT PARA CARGA POR ARCHIVO COLUMNA A B C D E F GASO PASS, TIENDA PASS, RESTO PASS Y PREMIUM PASS SUCURSAL ÁREA, DEPARTAMENTO O CENTRO DE COSTOS NÚMERO CONSECUTIVO NÚMERO DE EMPLEADO NOMBRE DE EMPLEADO IMPORTE Especificaciones 5 caracteres alfanuméricos 5 caracteres alfanuméricos Máximo 7 caracteres Ingrese una lista consecutiva de números. 7 dígitos numéricos 30 caracteres alfanuméricos Números sin decimales y/o puntos. Agrega al final del importe 2 ceros. EJ. Si el importe a otorgar en vales es de 180 coloca

47 SOLICITUD DE SERVICIOS - PAPEL LAYOUT PARA VARIAS SOLICITUDES EN UN ARCHIVO COLUMNA A B C D E F GASO PASS, TIENDA PASS, RESTO PASS Y PREMIUM PASS PARTIDA ÁREA, DEPARTAMENTO O CENTRO DE COSTOS NÚMERO CONSECUTIVO NÚMERO DE EMPLEADO NOMBRE DE EMPLEADO IMPORTE Especificaciones 5 caracteres alfanuméricos Este campo separa en diferentes paquetes la entrega de su solicitud en base al domicilio de entrega que se seleccione. 5 caracteres alfanuméricos Máximo 7 caracteres Ingrese una lista consecutiva de números. 7 dígitos numéricos 30 caracteres alfanuméricos Números sin decimales y/o puntos. Agrega al final del importe 2 ceros. EJ. Si el importe a otorgar en vales es de 180 coloca RECOMENDACIONES No coloques ningún encabezado en el archivo Debes iniciar el llenado desde la celda A1 Si no cuentas con algún dato, ingresa un valor genérico. Por ejemplo en Centro de Costos captura el valor 1 Respeta la longitud y el tipo de caracter permitido por campo Llena el archivo únicamente con letras mayúsculas, sin acentos o caracteres especiales

48 SOLICITUD DE SERVICIOS - PAPEL RECOMENDACIONES En la columna de Importe debes agregar 2 ceros al final del importe en vales en cada registro. Ejemplo si el importe a otorgar en vales es de 180 coloca No debes repetir el número de empleado Guarda el archivo con la extensión.txt,.xls,.csv (delimitado por comas) g. Selecciona el domicilio del lugar de entrega de tu solicitud Papel h. Puedes agregar otra partida de vales al dar clic en Agrega otra Solicitud o Confirma la Solicitud Confirmación a. Revisa los datos de tu solicitud, puedes cancelarla o modificarla b. Da clic en Cerrar Solicitud. Al dar clic en esta opción se inicia la producción de tu solicitud y no podrá cancelarse c. El portal te mostrará tu número de solicitud d. En el botón Pagar podrás realizar el pago de la solicitud con las formas de pago indicadas

49 Contáctanos en: D.F Del Interior

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