ScanVoX. Guía de Usuario. Revisión Versión 4. Publicado Julio 2007

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1 ScanVoX. Guía de Usuario. Revisión Versión 4. Publicado Julio 2007 Prohibido Copiar o Publicar total o parcialmente este documento sin la supervisión de ESEMTIA Soft & Mobile Technologies. Copyright 2007

2 INDICE DE CONTENIDOS Capítulo 1. Introducción a ScanVoX ScanVoX Generalidades Entorno de funcionamiento. Capítulo 2. Instalación Procedimiento de instalación Procedimiento de desinstalación. Capítulo 3. Antes de escanear Normas de obligado cumplimiento Configuración de ScanVox Prueba de primer escaneo. Capítulo 4. Métodos y procedimientos de Escaneo Escaneo Normal Escaneo Concatenado Tipos de hojas de seguimiento. Capítulo 5. Preguntas frecuentes.

3 Capitulo 1. Introducción a ScanVoX. Nota Inicial: Antes de la lectura de esta Guía de Usuario se recomienda estar familiarizado previamente con la aplicación MentorVoXApli, ya que gran parte de las funcionalidades de ScanVoX están directamente relacionadas con dicha aplicación ScanVoX Generalidades. ScanVoX es un software que permite el escaneo y procesado de los Formularios (hojas de seguimiento) impresos desde MentorVoXApli. ScanVoX puede procesar los siguientes tipos de formularios de seguimiento de MentorVoX: Normal. Genérico. Normal por Profesor. Genérico Ampliado. Comedor. Comedor grupo único. Infantil. Normal por profesor diario Entorno de funcionamiento. Hardware necesario para un correcto funcionamiento: Ordenador IBM PC/AT o compatible con un procesador Pentium 4 a 1Ghz o superior. Espacio disponible en el disco duro equivalente al menos al doble del tamaño de la imagen explorada (se recomienda un mínimo de 100 MB). Un mínimo 512 MB de memoria RAM. Resolución del monitor de al menos 800x600 con capacidad para mostrar como mínimo 256 colores Un adaptador de red y protocolo TCP/IP por red Ethernet si se va a utilizar un escáner de red. Es necesario disponer de alguno de los sistemas operativos siguientes: Nota: Microsoft Windows NT Version 4.0 (Service Pack 3 o posterior) Microsoft Windows 2000 (Professional o Server). Microsoft Windows XP (Home edition o Professional). Microsoft Windows Server Para instalar o desinstalar ScanVoX para Windows NT4.0/2000/XP/Server 2003, es necesario iniciar la sesión como administrador. Los usuarios sin privilegios de administrador no pueden instalar ni desinstalar esta aplicación. Cuando un usuario con derechos restringidos vaya a utilizar ScanVoX con Windows 2000/XP/Server 2003, instale ScanVoX en la carpeta en la que el usuario restringido pueda sobrescribir.

4 Capitulo 2. Instalación Procedimiento de instalación. Nada más ejecutar el fichero Setup.exe comienza con la preparación del asistente de instalación de ScanVox: en primera instancia deberemos aceptar los términos del contrato de licencia de la aplicación: Seleccionaremos el tipo de instalación, (se recomienda la opción Completa):

5 En ese momento comenzará la instalación propiamente dicha Nos aparecerá un mensaje al cual le damos a continuar: Por último, finalizar. Al ejecutar ScanVox la primera vez, nos pide el número de serie:

6 Cuando lo introducimos le damos a siguiente y nos pide el nombre o la IP del equipo en el que está instalado ServerVox. Por últimos introducimos el nombre de usuario y la contraseña de ScanVox:

7 2.2.-Procedimiento de desinstalación. Inicio Panel de Control Agregar o quitar programas, Cambiar o quitar: Marcamos la opción eliminar y siguiente: Finalizar.

8 Capitulo 3. Antes de escanear. Nota: Condición indispensable para poder trabajar con ScanVoX es haber instalado previamente los drivers o controladores del escáner al que puede accederse desde las aplicaciones compatibles con TWAIN como es el caso de ScanVoX, para la instalación de los mismos consultar la documentación técnica del escáner utilizado o recurrir al departamento de soporte del escanner utilizado Normas de obligado cumplimiento. Para poder obtener una tasa alta de aciertos en la lectura de las hojas de seguimiento por parte de ScanVoX es necesario cumplir una serie de normas: 1.- Es fundamental marcar los números de manera correcta, es decir, mantener la pauta que aparece en la cabecera de la hoja, no salirse, ni tocar nunca los limites de las casillas y utilizar rotulador de punta fina (prescindir a ser posible de bolígrafo), también es fundamental que las hojas estén bien impresas, la falta de tonner que impida una correcta impresión de algunas marcas impedirá el correcto escaneo. 2.- ScanVoX es especialmente sensible al correcto marcado del 2 y el 7, si el 2 no se escribe con la curvatura superior tal y como marca la pauta, en algunas ocasiones se puede interpretar con un 7, así mismo en el 7 no se debe escribir con el guioncito horizontal. En cuanto a las circunferencias que tiene el 9 y el 8, estas deben siempre estar totalmente cerradas. 3.- Si en la hoja de seguimiento, sobre las casillas, hay correcciones con tippex, anotaciones o tachaduras puede suponer un escaneo incorrecto. 4.- Es fundamental la correcta puesta de hojas en la bandeja del escáner, es habitual que existan unas solapas ajustables que permiten situar las hojas de manera correcta en la bandeja. 5.- No grapar las hojas de seguimiento, ya que los orificios que causan las grapas en las hojas pueden desvirtuar el correcto escaneo de las mismas. 6.- No se recomienda utilizar impresoras matriciales para imprimir las hojas de seguimiento, pueden imprimir las hojas sin la mínima calidad que requiere ScanVoX. 7.- NO ESCRIBIR NADA EN LOS MÁRGENES DE LAS HOJAS DE SEGUIMIENTO SCANVOX LAS PUEDE MAL INTERPRETAR COMO MARCAS DE TAMAÑO DE HOJA (la firma inferior de los profesores, anotaciones, flechas y marcas escritas por los márgenes de las hojas generarán una lectura incorrectas aunque los números están perfectamente escritos. 8.- NO FOTOCOPIAR las hojas de seguimiento, si han de ser escaneadas, la fotocopia puede generar una hoja de seguimiento deformada, o probar a fotocopiar y escanear para ver que resultados se obtienen, en cualquier caso no se puede garantizar el éxito sobre hojas fotocopiadas.

9 9.- Se trata de un OCR (reconocimiento de caracteres manuales) y por tanto siempre puede haber un porcentaje de error en la lectura, y como tal se debe asumir, ahora bien, este porcentaje debe ser muy bajo, si se siguen todas las pautas anteriormente citadas Configuración de ScanVoX. Antes de comenzar a escanear es necesario configurar ScanVoX con los parámetros correctos, todos ellos son configurados desde el menú Configuración: Tipo de Escáner, si se dispone de un escáner con bandeja alimentadora de documentos seleccionaremos la opción de Alimentación Automática. Color de fondo que añade el escáner, la gran mayoría de escáneres no añaden color de fondo a las imágenes o añaden el color negro, por lo que opción seleccionada por defecto debe ser esta. Origen de la imágenes, en el caso de que dispongamos de un escáner de red con capacidad de escanear imágenes y depositarlas en una carpeta compartida del disco duro del propio escáner o de un PC de la red, podemos configurar a ScanVoX para que obtenga la imágenes a procesar directamente de dicha carpeta, para ello deberemos seleccionar la opción de Obtener las imágenes desde archivos. En el caso de disponer de un escáner conectado vía driver TWAIN (por puerto USB o LAN) al equipo de ScanVoX debemos seleccionar la opción Obtener las imágenes directamente del escáner, es en este último caso en el que deberemos seleccionar el dispositivo desde el que vamos a escanear, para ello desde Cambio de Dispositivo seleccionaremos el escáner (origen) conveniente.

10 Para poder verificar o modificar los datos escaneados antes de que se guarde la información en MentorVox Apli, está la opción de concatenado verificar datos en pantalla: Si le damos a la opción de comprobar escaneo se abre la siguiente ventana: en la cual se pueden añadir o modificar los datos. Cuando acabemos, le damos a la opción de guardar cambios y directamente se guardan en MentorVoxApli.

11 3.3.- Prueba de primer escaneo. Para confirmar que todos los parámetros de ScanVoX se han implementado de manera correcta se recomienda una primera prueba de escaneo, para ello proceder de la siguiente manera: 1.- Imprimir desde MentorVoXApli una hoja de seguimiento (por ejemplo de seguimiento normal). 2.- Configurar ScanVoX en la opción Visualización del menú Configuración de la siguiente manera: 3.- Suponiendo que está instalado el driver del escáner y el escáner conectado de manera correcta. Tras un escaneo normal, ScanVoX determinará el tamaño real de hoja a través del procesado de las marcas que se imprimen en los cuatro vértices de la hoja de seguimiento (Fig.1), de esa forma, aunque la hoja se haya escaneado y convertido en imagen y no tenga el tamaño perfecto (el de la matriz de procesado, que es de las dimensiones exactas de un A4) ScanVoX redimensionará en tiempo real la imagen tomada para ajustarla a la matriz, de esta manera los números escritos en la hojas de seguimiento quedarán dentro de las casillas de la matriz de procesado, como se aprecia en la imagen de la Fig.1. FIG.1

12 Para confirmar si este proceso de ajuste de imagen se realiza de manera correcta por parte de ScanVoX, con la imagen escaneada presente, cliqueamos con el botón derecho del ratón para acceder a la función de Zoom, colocamos el Zoom al 100% y nos situamos secuencialmente sobre las cuatro marcas de vértice la hoja, para confirmar si el proceso se ha realizado correcto, podremos confirmar esto último si sobre los cuatro vértices nos aparecen sendas pequeños círculos situados en los vértices, tal y como aparece la Fig 2. Podemos ver en la siguiente imagen como ScanVoX marca con una señal interna (el circulito que aparece en el vértice de la marca) los cuatro extremos de la imagen escaneada. FIG.2 de esa manera, al redimensionar la imagen escaneada al tamaño exacto al de nuestra matriz todos los números escritos dentro de las casillas de la hoja de seguimiento quedan dentro de las casillas de nuestra matriz de procesado (Fig. 1). Ahora bien, si el resultado no es el esperado, (como el ejemplo hay que la imagen que vemos en la fig. 3 en la que en la parte superior aparecen varios trazos discontinuos horizontales, ScanVoX aplica filtros de borrado de marcas, manchas alrededor del marcas de tamaño de hoja, pero estos filtros no toman validez fuera de la hoja, y es ahí justo en donde aparecen las marcas indeseadas, estas marcas, si son muy acentuadas, en muchas ocasiones ScanVoX las toma como las marcas de tamaño de hoja, por lo que el redimensionamiento de la imagen se hace atendiendo a estas marcas y no las reales. FIG.3

13 El resultado, como se aprecia en la Fig.4, es que tras un redimensionamiento incorrecto al aplicar la matriz de procesado, esta, queda desplazada respecto a si situación ideal (fig, 3), ya que ha confundido la marca real de tamaño de hoja, por lo que puede dejar de detectar el número de página, o el código del grupo, o incluso aún leyendo estos de manera correcta los números escritos no sean procesador correctamente. FIG.4 Capitulo 4. Métodos y procedimientos de escaneo. Con ScanVoX es posible utilizar distintos tipos de escaneo, según la conveniencia, cada uno de ellos presenta particularidades que lo hacen más o menos recomendable, según las circunstancian y preferencias del usuario Escaneo Normal. Se trata de un escaneo que se realiza hoja por hoja de manera manual, es decir requiere de la presencia del usuario para todos los pasos del proceso. Proceso: Colocamos la hoja de seguimiento en la bandeja del escáner. Escanear escanear Normal

14 Proceso de escaneo: Cuando finaliza el escaneo de la hoja, comienza el procesado. Tenemos dos opciones: una, comprobar el escaneo, y otra guardar el procesado. Si le damos a la opción de comprobar escaneo se abre la siguiente ventana, donde podremos verificar los datos escaneados y modificarlos en caso de errores antes de guardarlos en MentorVoxApli. Una vez hecha la comprobación, guardar cambios.

15 Cuando guardamos los cambios volvemos a la ventana anterior donde tendremos que darle a guardar procesado antes de salir. Una vez nos indique fin de procesado guardado, los datos escaneados ya están guardados en MentorVoxApli. Características: El escaneo normal se realiza hoja por hoja. Puede escanear los ocho tipos de informes que soporta la aplicación. Permite verificar los datos escaneados y modificarlos en caso de errores antes de guardarlos en MentorVoxApli con la opción de comprobar escaneo.

16 Es el proceso más lento. Requiere la presencia del usuario durante todo el proceso Toma la fecha de la propia hoja de seguimiento Escaneo Concatenado. Se trata de un escaneo desatendido, ya que depositamos las hojas en el alimentador automático del escáner, seleccionamos escaneo concatenado y el tipo de formulario que sea y por último la fecha de dichos formularios. Después se van pasando todas las hojas del alimentador. Proceso: Colocamos las hojas del mismo tipo de seguimiento en la bandeja del escáner. Escanear Escaneo Concatenado Normal Seleccionamos la fecha de las hojas de seguimiento (deben ser del mismo tipo) que se van a escanear y le damos a aceptar: Muestra el proceso de escaneo: Igual que en el método anterior, cuando finaliza el escaneo de las hojas, comienza el procesado. Tenemos dos opciones: una, comprobar el escaneo, y otra guardar el procesado. Esta opción se repetirá hasta que se guarden todas las hojas escaneadas.

17 Si le damos a la opción de comprobar escaneo se abre la siguiente ventana, donde podremos verificar los datos escaneados y modificarlos en caso de errores antes de guardarlos en MentorVoxApli. Una vez hecha la comprobación, guardar cambios. En el momento que le damos a guardar cambios, los datos escaneados se guardan en MentorVoxApli. Si nos quedan más hojas escaneadas sin comprobar se procesará la siguiente y así hasta que se procesen todas. Cuando estén todas procesadas aparecerá en siguiente mensaje. Si tenemos más hojas del mimo tipo de seguimiento, las colocamos en la bandeja del escáner y le damos a reintentar. Y si queremos cambiar de tipo de seguimiento o ya no tenemos más hojas, a cancelar.

18 En el caso de que le demos a cancelar nos indicará que se ha terminado el proceso de escaneo concatenado. Características: Pueden escanearse cualquier número de hojas de seguimiento en cada vez. El orden en que se depositan las hojas de seguimiento en el alimentador automático del escáner no es importante. Todas las hojas de seguimiento depositadas en el alimentador deben ser del mismo tipo. Si una hoja de seguimiento de otro tipo se mezcla con las escaneadas se guardarán datos erróneos en la base de datos. Especialmente peligroso si se selecciona un tipo que no se corresponde con el de los informes. Ej. Poner en bandeja una hoja de seguimiento Normal para informes Genéricos. No requiere la presencia del usuario. La fecha se da en el momento de comenzar a procesar. Muestra un mensaje al finalizar en el que informa de las hojas que no se pudieron almacenar correctamente, referenciadas por su orden de escaneo. Permite verificar los datos escaneados y modificarlos en caso de errores durante el proceso de escaneo con la opción de comprobar escaneo Tipos de hojas de seguimiento Normal:

19 En este tipo de hojas se realiza el seguimiento sobre cada una de las asignaturas que diariamente se imparten a un grupo, es decir es aquel tipo de seguimiento que nos permite poner una falta de asistencia o una incidencia de conducta a un alumno en una asignatura concreta de un día en concreto. Genérico: En este tipo de hojas se realiza un seguimiento diario de faltas, retrasos, conducta y tareas de manera genérica, es decir sin tener que hacerlo por cada una de las asignaturas que se imparten cada día. Genérico ampliado: En este tipo de hojas el seguimiento se realiza como en el tipo anterior con la diferencia de que es para todos los días de la semana. NOTA: Al escanear este tipo de hojas de seguimiento al contener todos los días de la semana, da la opción de seleccionar el día que queremos escanear para no escanear el mismo día dos veces.

20 Específico infantil: En este tipo de hojas el seguimiento se realiza sobre incidencias relacionadas con los niños de corta edad. Podremos realizar un seguimiento de faltas de asistencia, almuerzo, comida, merienda, siesta, medicación, defecaciones y observaciones del niño. Profesor:

21 Este tipo de hoja de seguimiento permite disponer de una vista en la que sólo aparecen los grupos a los que un profesor determinado imparte clase y sólo aparecen las asignaturas que imparte a dichos grupos. La hoja contiene todas las asignaturas de todos los grupos a los que el profesor imparte clase en una semana. NOTA: Al escanear este tipo de hojas de seguimiento al contener todos los días de la semana, da la opción de seleccionar el día que queremos escanear para no escanear el mismo día dos veces. Profesor diario: En este tipo de hojas de seguimiento, en una misma hoja se imprimen todas las asignaturas de todos los grupos a los que el profesor imparte clase en ese día. En estas hojas no se pueden imprimir los nombres y apellidos de los alumnos, ya que el primer alumno de la lista para una asignatura no tiene por que ser el mismo que para la siguiente, es decir si el profesor a primera hora imparte Lengua a 3ºESOA y a segunda hora imparte Física a 2ºBACHB para cada asignatura los alumnos serán distintos, ya que pertenecen a grupos distintos. En cualquier caso el profesor siempre tendrá la referencia por cada columna de asignatura el grupo y la asignatura correspondiente. Comedor:

22 Este tipo de hojas de comedor nos permitirá realizar un seguimiento de los aspectos más destacables de las incidencias del comedor y poder comunicar el mismo a los padres. Capitulo 5. Preguntas frecuentes. Se puede instalar ScanVoX en un equipo en el que no esté instalado MentorVoXApli? Si, ScanVoX puede instalarse en un equipo en el que no este instalado MentorVoXApli, la única condición para la instalación de ScanVoX es que el equipo en el que se instale tenga conexión TCP/IP con el equipo en que esté conectado ServerVoX. Se puede instalar ScanVoX en más de un PC? Si, en tantos como se desee. ScanVoX funciona con cualquier escáner? En el caso de un escáner de red capaz de escanear las hojas y generar un fichero.tiff a una resolución de 300dpi Si, se trata de un escáner de con conexión USB siempre que disponga de un estándar TWAIN lo habitual es que no presente ningún problema, en cualquier caso, consultar con el soporte técnico de MentorVoX. ScanVoX escanea mejor según el tipo de hoja de seguimiento a escanear? No, todos los tipos de escaneo se basan en el mismo proceso, y este no depende del tipo de hoja de seguimiento. ScanVoX escanea mejor según el método de escaneo seleccionado? No, todos los métodos de escaneo usan el mismo proceso de digitalización de la imagen y el mismo proceso para guardar los datos. Qué circunstancias influyen en la calidad de la lectura obtenida?

23 La calidad de la lectura obtenida depende del grado de cumplimiento de las normas descritas en el punto 3.2 del Capítulo 3 Se puede estar escaneando desde un PC y trabajando con MentorVoXApli desde otro PC al mismo tiempo? Si, siempre que la capacidad del PC (velocidad del procesador y RAM disponible) lo permita. Que debo tener presente según el método de escaneo seleccionado? Cumplir los requisitos propios de cada métodos (descritos en el punto. de la presente guía). Puedo reescanear una hoja ya escaneada? Si.

24 ScanVoX. GUIA DE USUARIO