Capítulo 5: Modelado de procesos de negocio. Ejercicios

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1 Capítulo 5: Modelado de procesos de negocio Ejercicios 1. Complete el siguiente proceso de colaboración entre un cliente y una empresa de venta por catálogo. El cliente lleva a cabo las siguientes actividades (no necesariamente en este orden): pide un artículo, paga el artículo y pregunta sobre el estado de su pedido (el cliente pregunta una vez realizado el pedido cada 3 días si no ha recibido el encargo). En la compañía de ventas existen 3 roles: encargado de pedidos, almacén y contabilidad. El primero recibe los pedidos de artículos, y tranquiliza al cliente cuando éste pregunta por el estado de su encargo, en almacén se prepara la entrega y se envía al repartidor (una empresa externa) y el repartidor la entrega y recibe el pago. El último rol de la compañía es contabilidad que registra los envíos y los pagos. Complete el diagrama inferior, indicando la estructura de control, los mensajes necesarios y las puertas. Repartidor Servicio Venta Telefónica Contabilidad Almacén Encargado Pedidos Cliente 2. Gestión incidencias en una empresa de desarrollo de software. 1

2 Se pretende modelar el/los proceso(s) de una empresa de desarrollo de software que se encargan de tramitar las incidencias de los clientes. Los clientes cuando tienen un problema con el software se dirigen a su responsable de cuentas, el responsable de cuentas tratará primero de resolver el problema y de explicar una solución al cliente si esto es posible. En caso contrario el responsable de cuentas se pondrá en contacto con el agente de soporte de producto de primer nivel, el cual puede enviar la petición a un agente de soporte de producto de segundo nivel. El agente de soporte de segundo nivel puede resolver el problema del cliente o bien si no está seguro puede preguntar al equipo de desarrollo. En cualquier caso, al final del proceso el gestor de cuentas debe explicar una posible solución al cliente. 3. Gestión de reclamaciones compañía aseguradora de vehículos. Se pretende modelar el proceso de gestión de reclamaciones en una compañía aseguradora. Cuando se recibe una reclamación, ésta se registra en el sistema. Después del registro, la reclamación se clasifica en uno de los dos siguientes tipos: simple o compleja. Si la reclamación queda clasificada como simple se comprueba el seguro del cliente, para reclamaciones complejas se comprueba independientemente el seguro y el daño en el vehículo. Después de la comprobación o comprobaciones se genera una resolución de la reclamación, que puede ser positiva o negativa. Si la resolución es positiva se informa al garaje para autorizar la reparación y se planifica el pago al mismo. Para cualquier tipo de resolución (positiva o negativa) se envía una carta al cliente y el proceso termina. 4. El caso de estudio seleccionado es una versión más general del problema conocido como Conference Review System distribuido en la conferencia OOPSLA de Una solución propuesta por J. Rumbaugh puede consultarse en la columna de análisis y diseño del Journal of Object Oriented Programming. El propósito del sistema es dar soporte a los procesos de envío, evaluación y selección de artículos, vía Web para una conferencia o congreso. Se desea crear un sistema basado en el Web que permita gestionar las tareas asociadas a la celebración de un congreso desde que se crea la convocatoria hasta que se envía la lista de artículos aceptados y rechazados. El sistema ha de ser usado por los siguientes tipos de usuarios: El presidente de la conferencia que es el responsable de gestionar la misma, entre sus atribuciones se encuentra: o Determinar las áreas o tópicos de interés y fijar las diversas sesiones. o Elegir al comité de programa y registrarlo en el sistema. o Fijar las fechas importantes: inicio y finalización de envíos, notificación de aceptación o rechazo, envío de versiones definitivas. o Detectar conflictos de intereses en la revisión de artículos. o Hacer visible a los miembros del comité de programa la lista de artículos enviados. o Asignar artículos a los miembros del comité de programa, de acuerdo a las preferencias mostradas por éstos. o Cambiar el área de artículos enviados. 2

3 o o Decidir sobre el proceso de revisión de artículos. Enviar las revisiones a los autores. Los miembros del comité de programa son los encargados de revisar los artículos. Las atribuciones son las siguientes: o Indicar preferencias por áreas o temas. o Indicar interés o conflicto con los artículos enviados. o Descargarse artículos. o Enviar revisiones o Modificar revisiones, si estas se encuentran dentro del plazo permitido. Los autores tienen como atribuciones u obligaciones: o Registrarse en la conferencia. o Registrar a los co autores de un artículo. o Enviar un artículo. o Modificar un envío antes de que finalice el plazo. Un requisito adicional establece la existencia de un sistema de autentificación que permite que los distintos tipos de usuarios puedan acceder únicamente a la funcionalidad y a la información que les concierne. Pregunta: Construya el modelo de procesos asociado a la descripción anterior. 5. Se desea informatizar la gestión de reservas de un hotel, los requisitos informales pueden describirse de la siguiente forma: Los clientes pueden efectuar reservar anticipadas. El hotel admite tantas reservas como habitaciones libres tenga. Las reservas telefónicas tienen que estar respaldadas por un número de tarjeta de crédito. Si en la fecha de reserva no se presenta el cliente, se genera una factura que se envía a la compañía de tarjetas de crédito. Hay dos tipos de clientes: los individuales y los que pertenecen a empresas. Para los clientes de empresa no es necesario garantizar las reservas mediante una tarjeta de crédito. Cuando un cliente llega al hotel su reserva es procesada, comprobándose la misma con los detalles que proporciona el cliente. Hay clientes que solicitan una habitación en el mostrador del hotel. Algunos clientes solicitan habitaciones para no fumadores. Las habitaciones se pueden alquilar para dormir únicamente, con media pensión o con pensión completa. Cuando los clientes abandonan el hotel, un empleado comprueba los detalles de ocupación (llamadas telefónicas, servicio de bar, etc) y genera una factura para el cliente. Hay clientes, que pertenecen a empresas, que no abonan la factura en ese momento. A final de mes se envía una factura única a la empresa. El sistema tendrá tres tipos de usuarios: los empleados de mostrador o recepción, el gerente y un administrador. El gerente se encargará de gestionar las cuentas de empresas: tipo de descuento por habitación, apertura de cuenta y cierre de cuenta. El administrador 3

4 se encargará de efectuar un mantenimiento sobre la información que se almacena en el sistema. Por último los empleados de mostrador se encargan de la gestión de clientes. Pregunta. Construya el modelo de procesos. 6. La compañía de metro de la ciudad de Valencia desea implantar una tarjeta inteligente (smart card) que facilite la adquisición de billetes y el desplazamiento de los viajeros por las distintas líneas de metro de la ciudad. La tarjeta puede adquirirse en máquinas expendedoras situadas en las distintas estaciones. Los viajeros indican el saldo con el cual quieren cargar la tarjeta al adquirirla (20, 30, 50 euros), el pago se hace en la máquina expendedora en efectivo (en cuyo caso no se devuelve ningún importe) o bien utilizando una tarjeta de crédito que el sistema valida frente a la entidad emisora. En la tarjeta queda grabada la fecha de adquisición, la fecha de vencimiento (válida durante 2 meses), el importe y la forma de pago. Para acceder a la estación se utiliza la tarjeta en los tornos de entrada. Al llegar al destino se pasa nuevamente por un torno de salida que dependiendo del recorrido efectuado descuenta del saldo la cantidad correspondiente. En caso de no disponer de saldo el torno de salida no se abre y el viajero tiene que efectuar una recarga. Los fines de semana existen promociones o descuentos en los desplazamientos que también se aplican a los viajeros con tarjeta.en la tarjeta se graban los distintos recorridos efectuados por el viajero (hora de entrada, estación origen, hora de salida, estación destino y fecha). La tarjeta puede recargarse tantas veces como se desee (no es necesario que esté agotada o sin saldo) e incluso pude devolverse en una máquina expendedora para obtener el saldo actual. Si se adquirió en efectivo el viajero obtiene el importe en efectivo, si se adquirió con tarjeta de crédito la devolución se efectúa sobre la misma. Los inspectores de metro disponen de dispositivos móviles que permiten leer el contenido de las tarjetas para evitar usos fraudulentos. Pregunta: Construya el modelo de procesos. 7. Se desea modelar el funcionamiento de un aparcamiento público de automóviles. Cuando un conductor se acerca a la máquina situada en la entrada, debe pulsar un botón para obtener el resguardo de aparcamiento, una cámara graba la matrícula que se almacena en el resguardo junto a la hora de entrada. Cuando el resguardo es retirado se abre la barrera de entrada la cual se cierra unos instantes después de detectar el paso del vehículo. Para salir del aparcamiento los conductores primero abonan el importe asociado a la estancia en un cajero automático, éste graba la hora de pago en el resguardo de aparcamiento, dejando un margen de 10 minutos para abandonar las instalaciones. Para salir de una manera efectiva el conductor introduce en la máquina situada en la salida el resguardo de aparcamiento, en ese momento el sistema lee la matrícula del vehículo, comprueba la hora de pago y levanta la barrera de salida, la cual se cierra unos instantes después de detectar el paso del vehículo. El aparcamiento funciona también para abonados, los cuales para entrar y salir del aparcamiento deben introducir una tarjeta magnética. En la tarjeta se graba la matrícula al entrar y se comprueba a la salida. Para facilitar el pago de los conductores no abonados se desea implantar un sistema por telefonía móvil que mediante mensajes SMS permita pagar la estancia en el aparcamiento. Al entrar el usuario recoge el ticket de entrada y para salir envía 4

5 un mensaje SMS con el número de ticket, el importe se carga en la factura de teléfono. El sistema informático del aparcamiento recibe el mensaje SMS de confirmación del pago. Para salir el conductor introduce el ticket de entrada y pulsa un botón de la máquina que indica pago telefónico, el sistema comprueba si el usuario ha enviado el mensaje SMS, en cuyo caso abre la barrera de salida. En este caso se aplican también los 10 minutos de margen para abandonar las instalaciones. Pregunta: Construya el modelo de procesos. 8. Se desea construir un portal Web que permita a los usuarios reservar y comprar billetes de avión. Cualquier usuario puede introducir una ciudad origen, una ciudad destino y una fechas de viaje y el sistema responde con un conjunto de vuelos (directos o con transbordos) que cumplen los criterios introducidos por el usuario. A partir de la respuesta del sistema el usuario puede seleccionar la compra de un vuelo (de ida o de ida y vuelta), esta selección se añade a la cesta de la compra del usuario. La única forma de pago admitida es mediante tarjeta de crédito, para ello el usuario debe proporcionar su nombre completo, el número y tipo de la tarjeta y la fecha de caducidad. Los usuarios deben registrarse previamente proporcionando un login y password junto con los datos de la tarjeta de crédito. Para que el(los) billete(s) puedan ser tramitados debe también proporcionarse el nombre y apellidos de los viajeros. Una vez formalizada la compra el sistema genera un número de ticket y el billete electrónico que se remite posteriormente a la aerolínea correspondiente. Los billetes pueden ser comprados en cualquier momento hasta 3 días antes de la realización del viaje. El sistema también admite anulaciones, pero éstas únicamente pueden hacerse 15 días antes del vuelo. En este caso se cobra al cliente el 6% de la operación.. El sistema interactuará con un sistema global de reservas de vuelos como Amadeus o Galileo, que será el encargado de proporcionar la disponibilidad de plazas y vuelos. En cualquier momento un usuario registrado puede acceder a sus datos almacenados y eventualmente modificarlos (login, password, tarjeta de crédito). Pregunta: Construya el modelo de procesos. 9. A continuación se describe el funcionamiento de una empresa de confección que fabrica productos para grandes cadenas de distribución. La empresa subcontrata a otros fabricantes los procesos de manipulación necesarios para confeccionar sus productos, ya que ésta únicamente compra el hilo (algodón) o la materia prima. En sus instalaciones dispone de maquinaria para cortar los patrones, el resto de los procesos de transformación: tejeduría, tintado, estampado, etc. son subcontratados a otras empresas. La organización trabaja bajo pedidos de grandes clientes, al principio de cada temporada los clientes pactan los modelos y las cantidades de prendas que van a solicitar. Al inicio de la temporada de ventas se reciben los pedidos y durante la misma se reciben a su vez pedidos de reposición. Los pedidos de grandes clientes deben ser enviados directamente a las tiendas, con la particularidad de que tanto los pedidos iniciales como los de reposición tienen un plazo de entrega estipulado (a veces es a los 15 días de la recepción y otras veces es al mes de la recepción), por lo que las prendas contenidas en un pedido deben estar fabricadas o en proceso de terminación su 5

6 fabricación. Los pedidos se reciben en formato electrónico (EDI, electronic Data Interchange), cada pedido contiene una serie de centros de entrega (dirección física de las tiendas donde se entregan los artículos) junto con la lista de artículos que se recibirán en el centro. Las secretarias seleccionan aquellos pedidos que deben servirse antes. Crean una nota de entrega (o packing list) por pedido que contiene como se ha mencionado anteriormente la lista de centros y artículos destinados a cada centro. El jefe de almacén recibe la nota de entrega de un pedido y debe distribuir el pedido en cajas de entrega (dependiendo de la cantidad solicitada por cada centro, a veces se utiliza una caja y otras veces varias) y pasa esta información a los mozos de almacén. De acuerdo a la disponibilidad de género las cajas se rellenan con las prendas disponibles, produciéndose las siguientes situaciones: a. Una caja se llena completamente. b. Una caja no puede rellenarse completamente. Las cajas son validadas por el jefe de almacén, en el sentido de que una caja parcialmente llena puede enviarse si el jefe de almacén sabe que no va a llegar más género antes de que se tenga que enviar el pedido, o bien si la cantidad de prendas que faltan es muy pequeña comparado con el total del pedido. En el caso de que se espere género la caja queda en espera de ser completada. Una vez recibido género se intenta completar las cajas parcialmente llenas. El proceso de espera se interrumpe si el pedido tiene que enviarse ya, en ese caso el jefe de almacén decide si la caja se envía o no. Obviamente la nota de entrega puede ser modificada en el almacén (se envía menos género del solicitado, incluso algunos centros no se pueden servir) y se envía de vuelta a las secretarias. Las secretarias para cada caja contenida en la nota de entrega generan un albarán que se envía al almacén y allí se sitúa en la caja correspondiente. Una vez que la nota de entrega está procesada, se avisa a una empresa de transporte que recoge las cajas y las entrega en los centros correspondientes. Pregunta. Indique los procesos presentes en la compañía (únicamente debe nombrarlos indicando brevemente para qué se utilizan). Modele utilizando BPMN el proceso que abarca desde que se selecciona el pedido y se genera la nota de entrega hasta el envío del género al cliente. 10. Considere el siguiente proceso para admitir estudiantes internacionales en una universidad. Los estudiantes rellena un formulario en línea que incluye detalles personales, dirección de contacto, selección del programa que quieren cursar y algunos detalles relativos a su formación. Las solicitudes presentadas vía Web se almacenan en un sistema de información al que tienen acceso todo el personal implicado en los procesos de admisión. Los estudiantes no envían ningún documento electrónicamente, ellos tienen que imprimir y firmar el formulario de solicitud y enviarlo por correo postal con los siguientes documentos: a. Certificación de su expediente académico. b. Resultados de su test oficial de conocimiento del lenguaje inglés. c. Currículum Vitae. 6

7 La documentación suele tardar 2 semanas en llegar al servicio de estudiantes mediante el correo ordinario. Cuando los documentos se reciben físicamente se comprueban en el citado servicio. Esta operación suele durar 10 minutos, cuando se detecta que algún documento falta se envía un correo electrónico al estudiante que debe enviar de nuevo los documentos que faltan o los que son incorrectos. Esto sucede en el 20% de los casos. Con la información recibida el servicio de estudiantes envía copias certificadas de los documentos a una agencia de evaluación externa. La agencia comprueba la documentación y verifica que las asignaturas cursadas se corresponden o son equivalentes a las asignaturas de la universidad. La agencia requiere que la documentación se envíe físicamente por correo ordinario, y todos los documentos deben ser copias certificadas de los originales. Esta restricción no puede ser cambiada por la universidad. La agencia envía a su vez de vuelta por correo ordinario los resultados de la evaluación. Se tarda una media de 2 semanas en enviar la documentación a la agencia y en recibir el resultado de la evaluación. Alrededor de un 10% de las solicitudes se rechazan después de esta comprobación. Las notificaciones de rechazo se envían por correo electrónico a los estudiantes afectados. Una vez que se dispone de los resultados de la agencia, en el servicio de estudiantes se comprueba los resultados del test de conocimiento de inglés. Esto se hace introduciendo en un sistema de información un código de comprobación que aparece en la parte superior de la hoja de resultados del test de inglés. Si los resultados del test de evaluación del idioma inglés no son satisfactorios la solicitud se rechaza. La comprobación de los resultados del test dura unos 10 minutos. Alrededor del 10% de las solicitudes son rechazadas en este trámite. Las notificaciones de rechazo se envían por . Una vez que todos los documentos de un estudiante han sido validados, como se ha descrito anteriormente, las solicitudes son evaluadas por un comité compuesto por 3 miembros de la universidad. Dado que el comité se reúne ocasionalmente, el proceso de evaluación final de los candidatos desde que el servicio de estudiantes envía la información (por correo interno) y recibe la respuesta del comité dura de media 2 semanas. El comité toma la decisión basándose en las notas del expediente y del CV. El comité dedica 10 minutos de media a cada solicitud. Sobre el 50% de las solicitudes recibidas por el comité son admitidas. Una vez tomada la decisión, la notifica al servicio de estudiante por correo electrónico. Entonces, el servicio de estudiantes notifica la resolución a los estudiantes. El servicio de estudiantes tarda 2 días en enviar las notificaciones (desde que sabe el resultado del comité). Las notificaciones a su vez son enviadas por correo electrónico a los estudiantes, los estudiantes admitidos reciben además una carta por correo ordinario. Aproximadamente 800 solicitudes son procesadas cada año. Uno de los problemas detectados por la universidad es que los estudiantes tienen que esperar demasiado tiempo para conocer el resultado de su solicitud, en especial aquellos que son admitidos. Como normalmente los estudiantes envían varias solicitudes a varias universidades, en algunas ocasiones cuando reciben la respuesta de admisión han decidido enrolarse en otra universidad. 7

8 En definitiva, el director del servicio de estudiantes ha decidido que el proceso debe analizarse y mejorarse. a) Modele el proceso actual (as is) utilizando BPMN. b) Se le ocurre alguna iniciativa de mejora (to be)?. 8

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