Manual de Usuario PROMAGISTER.

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1 Manual de Usuario PROMAGISTER

2 Manual de Usuario: PROMAGISTER Copyright

3 Tabla de contenidos 1. Introducción Características de la plataforma Esquema básico de la información Conceptos generales Usuarios Permisos Roles Perfiles básicos Roles predefinidos Grupos de usuarios Preferencias de usuario Documentos Configuración Aulas Días festivos Tipos y subtipos de curso Niveles Series de factura Cuentas Parámetros Calendario Correo Datos del centro Facturación Descripción de pantallas Escritorio principal Acciones disponibles en las publicaciones Edición Publicación Campos Estructura genérica Bloque Selección de Destinatarios Menú Escuela Usuarios Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Usuario Acciones disponibles Campos Preferencias Usuario Campos Formularios del usuario Acciones disponibles Grupos de usuarios Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Grupo de usuarios Campos Búsqueda de Oportunidades Cursos Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Curso Campos iii

4 Manual de Usuario Grupo Acciones disponibles sobre el grupo Acciones disponibles sobre un alumno Edición Grupo Campos Edición Alumno Campos Evaluaciones Acciones disponibles Edición Evaluación Campos Clases Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Clase Campos Hoja de Asistencia Calendario Acciones disponibles al pulsar sobre una clase Días Festivos Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Día Festivo Campos Aulas Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Aula Campos Documentos Criterios de búsqueda Acciones disponibles Diseñador de documentos Propiedades de los elementos de un documento Variables sustituibles Tipos de Curso Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Tipo Curso Campos Subtipos de Curso Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Subtipo de Curso Campos Niveles Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Nivel Campos Mailing Campos Acciones disponibles Menú Reservas Tipos de Conceptos Reservables Criterios de búsqueda iv

5 Manual de Usuario Acciones disponibles Edición Tipo de Concepto Reservable Campos Conceptos Reservables Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Concepto Reservable Campos Reservas Criterios de búsqueda Acciones disponibles Menú Contabilidad Facturas/Gastos Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Factura/Gasto Acciones disponibles Campos Cobros/Pagos Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Cobro/Pago Campos Edición Traspaso Campos Remesas Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Remesa Campos propios de la remesa Cobros pendientes Recibos de la remesa Cuentas Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Cuenta Campos Series de Factura Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Serie de Factura Campos Menú Administración Roles Criterios de búsqueda Acciones disponibles Edición Rol Campos Parámetros Preguntas Frecuentes Generales v

6 Introducción Capítulo 1. Introducción 1.1. Características de la plataforma PROMAGISTER es un software que se ejecuta completamente en la nube, por lo que goza de numerosas ventajas: No necesita ningún tipo de instalación en la escuela. Se accede a él mediante navegador web. Es compatible con cualquier navegador moderno (Chrome, Firefox, Explorer...). Todos los datos están centralizados en la nube, por lo que se puede trabajar simultáneamente desde múltiples puestos. Los datos están completamente seguros ya que, al estar centralizados en la nube, se realizan copias de seguridad diarias para garantizar su integridad en caso de cualquier error. Se puede acceder desde cualquier ubicación con conexión a internet. Las actualizaciones de versión son completamente transparentes al usuario, que simplemente notará los cambios la próxima vez que acceda al sistema Esquema básico de la información En PROMAGISTER se puede almacenar una gran cantidad de información relativa a los cursos, alumnos, clases... etc. A continuación se muestra una estructura básica y jerárquica de la información académica que puede gestionar: 1

7 Conceptos generales Capítulo 2. Conceptos generales 2.1. Usuarios Para poder acceder al sistema se necesita un usuario/contraseña. Estas credenciales, así como el resto de información relativa a una persona (nombre, apellidos, ... etc) se almacenan en la ficha de usuario. Esta pantalla es la base para la creación de cualquier tipo de persona que acceda al sistema: administradores, profesores, alumnos... etc. Inicialmente el sistema constará de sólo 2 usuarios: el administrador promagister (para tareas de mantenimiento y soporte) y el administrador inicial de vuestra escuela/academia, pero lógicamente se podrán crear/modificar/eliminar todos los usuarios que se deseen posteriormente Permisos Los permisos sirven para definir lo que un usuario puede hacer en el sistema. Cada permiso tiene 4 modos de acceso: crear, consultar, modificar y eliminar. De esta manera, por ejemplo centrándonos en el permiso "Gestión de aulas", un usuario poddría tener permiso para consultar aulas existentes, pero no para crear, modificar o eliminarlas Roles Un rol no es más que una agrupación de permisos con sus correspondientes modos de acceso. Los roles no tienen por qué especificar todos los permisos del sistema. Un rol puede definir sólo unos cuantos permisos. Cada usuario puede tener asignado uno o varios roles, lo que definirá lo que puede y no puede hacer en el sistema (sus permisos). Los permisos de un usuario serán la suma en positivo de los permisos de cada uno de sus roles asignados, es decir, si en alguno de mis roles tengo permiso para realizar una acción, eso bastará para poder realizarla. Igualmente, si en ninguno de mis roles tengo definido el permiso para realizar una acción, de ninguna manera podré ejecutarla y el sistema me mostrará un aviso indicando que no tengo permiso para realizarla. Roles protegidos. Un rol marcado como protegido indica que este rol no puede ser eliminado ni asignado por un usuario que no tenga asignado al menos un rol protegido. Por ejemplo, el rol por defecto "Administrador" es un rol protegido, de manera que sólo un usuario que tenga asignado el rol "Administrador" (o cualquier otro protegido) puede asignar ese rol a otro usuario. De esta manera, se evita que un usuario con permiso sólo para modificar usuarios (ej: secretaría) pueda asignarse a sí mismo un rol protegido. En principio, sólo tiene sentido mantener el rol "Administrador" (con acceso a todo) como protegido, y sólo los administradores podrán asignar este rol a otros usuarios (crear más administradores al fin y al cabo) Perfiles básicos Todos los distintos tipos de usuario en PROMAGISTER se crean desde la misma pantalla de usuarios pero, cómo se asignan los perfiles básicos de una escuela (alumno, profesor, cliente, proveedor...)? Para tal fin existen unos permisos especiales, de manera que si un usuario tiene asignado un rol que tenga alguno de estos permisos, el usuario en cuestión podrá actuar como alumno, profesor, cliente, proveedor... 2

8 Conceptos generales Roles predefinidos Un usuario puede cubrir varios perfiles simultáneamente. Por ejemplo, puede ser a la vez alumno, cliente y profesor. Los permisos especiales son: Seleccionable como alumno. Indica que ese usuario puede actuar como alumno, es decir, puede ser incluido en un grupo de un curso, se le pueden cargar facturas... etc Seleccionable como profesor. Indica que ese usuario puede actuar como profesor, es decir, puede ser incluido como profesor en un grupo de un curso, asignado a una clase de un curso.. etc Seleccionable como cliente. Indica que ese usuario puede actuar como cliente, es decir, se pueden emitir facturas a su nombre. Seleccionable como proveedor. Indica que ese usuario puede actuar como proveedor, es decir, se pueden crear facturas de gastos a su nombre Roles predefinidos En el estado inicial, PROMAGISTER cuenta con 4 roles predefinidos: Administrador (protegido). Tiene asignados todos los permisos del sistema, es decir, tiene control total, incluyendo lógicamente poder crear más usuarios administradores. Profesor. Tiene asignado al menos el permiso "Seleccionable como profesor". Alumno. Tiene asignado al menos el permiso "Seleccionable como alumno" y "Seleccionable como cliente". Proveedor. Tiene asignado al menos el permiso "Seleccionable como proveedor" Grupos de usuarios Los grupos de usuarios son simplemente agrupaciones de usuarios sin ningún criterio más, simplemente porque sea interesante para alguna finalidad. Por ejemplo, puede ser interesante englobar a algunos usuarios en el grupo "Autobús C2" para indicar que todos estos alumnos vienen en el mismo autobús a la escuela. Una vez englobados en grupos, el sistema permite realizar algunas acciones sobre todos los usuarios de ese grupo cómodamente, como por ejemplo enviar un sólo a ese grupo. Un usuario puede pertenecer a más de un grupo de usuarios o a ninguno Preferencias de usuario Cada usuario, en su ficha, tiene un apartado Preferencias donde puede introducir los cursos en los que está interesado (tipo, subtipo y nivel) y su preferencia horaria para recibirlos. Con esta información correctamente almacenada en el sistema, en la pantalla de "búsqueda de oportunidades" se podrán 3

9 Conceptos generales Documentos hacer búsquedas para identificar los posibles grupos potenciales de cursos según los interesados y su disponibilidad horaria, todo automáticamente con un sólo clic Documentos Informes. Son documentos orientados únicamente a la presentación de datos. Sólo pueden contener componentes simples: textos e imágenes, aunque, como se podrá ver más adelante, el valor de estos puede sustituirse automáticamente por los datos ya registrados en el sistema. Por ejemplo, si en un texto se especifica una valor ${usuario.nombre}, a la hora de mostrar el informe en pantalla se sustituirá automáticamente ese variables por el valor real del nombre del usuario para el cuál estamos generando el informe. Los informes nunca se quedan grabados en el sistema de ninguna manera, sino que se generan sobre la marcha para visualizarlos e imprimirlos. Formularios. Son documentos orientados a la recogida de datos. Por tanto, pueden contener todo tipo de componentes: textos, imágenes, cajas de texto, casillas de verificación, listas desplegables... Permiten las mismas sustituciones de variables que los informes pero, además, la introducción y selección de datos en sus componentes. Un ejemplo típico de formulario sería una prueba de nivel, donde se definirán las distintas preguntas con su correspondiente lista desplegable con las posibles opciones. Los formularios se generan y graban asociados a un usuario en concreto y pueden modificarse una vez generados para actualizar datos (ver pantalla de formularios del usuario). Se podrá habilitar además que puedan ser cumplimentados tanto por un administrador como por el propio usuario al que está asociado el formulario (el alumno rellenaría su propia prueba de nivel). 4

10 Configuración Capítulo 3. Configuración Antes de comenzar a introducir profesores, alumnos... etc, se debe configurar la estructura de la escuela/academia Aulas Las aulas definen los espacios físicos disponibles para impartir clases de un curso. Cada aula posee una capacidad máxima. Al configurar una clase en un aula determinada, si el número de alumnos es superior a la capacidad de la misma, el sistema mostrará un aviso para recordarlo Días festivos Los días festivos son fechas en el calendario marcadas como festivo para la escuela. Esto implica que, al crear masivamente todas las clases de un curso, el sistema mostrará un aviso para esos días, permitiendo ignorar el aviso y crear las clases de todos modos o atender el aviso y no crear clases para los días marcados como festivo automáticamente Tipos y subtipos de curso Los tipos y subtipos de curso son un niveles jerárquicos de clasificación de los cursos impartidos en la escuela/academia. El administrador tiene libertad total para crear los tipos y subtipos de curso que desee. Es muy importante pensar antes que nada la organización en tipos y subtipos de los cursos impartidos en la escuela/academia, ya que posteriormente, gracias a esta clasificación, se podrán realizar distintas acciones, filtrarlos u obtener valiosas estadísticas clasificadas. Los tipos y subtipos forman una estructura arbórea, es decir, un subtipo necesariamente pertenece a un tipo. Un tipo puede tener muchos subtipos. No es obligatorio clasificar los cursos en tipos y subtipos, aunque sí muy interesante para tenerlos bien clasificados Niveles El administrador puede crear tantos niveles distintos como desee, de manera que un curso puede clasificarse, además de por tipo y subtipo, por su nivel. Al igual que con los tipos y subtipos, esta clasificación en niveles es importante sobre todo de cara a la búsqueda de oportunidades. 5

11 Configuración Series de factura 3.5. Series de factura Por ley, las facturas emitidas deben ir englobadas en series por año, y dentro de cada serie, numeradas consecutivamente en orden cronólogico. En caso de tener que anular una factura ya emitida que no sea la última, debe hacerse una factura rectificativa de abono (igual pero con cantidades negativas), la cuál se recomienda englobar en otra serie por comodidad. Por tanto, se recomienda crear por cada año, una serie específica para las facturas ordinarias y otra para las rectificativas, de manera que, por ejemplo, para 2015 crearíamos la serie: 2015 y 2015Rect. Las facturas ordinarias serían la 1/2015, 2/ etc y, en caso de tener que crear rectificativas, la serie sería 1/2015Rect, 2/2015Rect... etc. La numeración de las rectificativas es independiente de la factura a la que rectifican, es decir, si sólo he emitido 2 facturas rectificativas, estas serían la 1 y la 2 de la serie rectificativa, independientemente de que las facturas a las que rectifican fueran la 300 y la 450 por ejemplo Cuentas Para registrar un cobro asociado a una factura o un pago asociado a un gasto, hay que configurar previamente la cuenta en la que se contabilizará la operación. Por defecto siempre está creada la cuenta "Caja / Efectivo", pero se pueden añadir tantas cuentas como se deseen, tanto cajas de efectivo como cuentas bancarias. Al registrar un cobro/pago, se ha de indicar la forma de pago y la cuenta asociada al movimiento, de manera que siempre se podrá consultar el saldo disponible en cada una de las cuentas en función de los movimientos realizados (entradas, salidas y traspasos entre cuentas) Parámetros Los parámetros definen algunos valores de configuración interna del sistema Calendario Valores de configuración relativos a la pantalla del calendario de clases: Alto de cada hueco en EM (por defecto "2"). Este parámetro es experimental y, a día de hoy, se recomienda no modificarlo. Duración en minutos de cada hueco (por defecto "30"). Indica la duración en minutos de cada celda en el calendario. Hora Inicio (por defecto "09:00"). Indica la hora de inicio de la parrilla diaria visible en la pantalla del calendario de clases. Si hay clases anteriores a esa hora, no se mostrarán en pantalla. Hora Fin (por defecto "23:00"). Indica la hora de fin de la parrilla diaria visible en la pantalla del calendario de clases. Si hay clases posteriores a esa hora, no se mostrarán en pantalla. Número de huecos entre cada leyenda de horas (por defecto "2"). Indica cada cuantos huecos aparece la leyenda horaria en la parrilla. Primer día de la semana (1=lunes, 7=domingo) (por defecto "1"). Total de días a mostrar (por defecto "5"). Total de días a mostrar en el calendario semanal, empezando por el primer día de la semana (según se haya definido en el parámetro anterior). 6

12 Configuración Parámetros Correo Valores de configuración del servidor SMTP para el correo saliente. Codificación (por defecto "UTF-8"). Sistema de codificación de texto para los correos salientes. Contraseña (por defecto "contraseña"). Contraseña de acceso al servidor SMTP. Puerto SMTP (por defecto "25"). Puerto para la conexión con el servidor SMTP. Remitente (por defecto Correo usado como remitente para los correos salientes. Servidor SMTP (por defecto "smtp.promagister.com"). Nombre o dirección IP del servidor SMTP para los correos salientes. Usuario (por defecto "info@promagister.com"). Usuario de acceso al servidor SMTP. Utilizar TLS (por defecto "false"). Indica si el servidor SMTP especificado necesita conexión TLS Datos del centro Valores de configuración relativos a los datos fiscales de la escuela/academia. Son utilizados por ejemplo en la creación de las facturas. CIF. Código postal. Dirección. Nombre del centro. Población. Provincia Facturación Valores de configuración relativos a la facturación, en concreto al envío de facturas por . Asunto por defecto al enviar facturas por correo (por defecto "Factura ${numero}/${serie} (${mes} ${año})"). Contenido por defecto al enviar facturas por correo ( por defecto "Hola ${nombre} ${apellidos}, te adjuntamos la factura correspondiente a ${mes} ${año}.<br/><br/>un saludo"). Nombre del fichero adjunto por defecto al enviar facturas por correo (por defecto "Factura ${numero}/${serie} (${mes} ${año})"). 7

13 Capítulo 4. Descripción de pantallas 4.1. Escritorio principal El escritorio principal es el punto de partida de cualquier acción que podamos realizar en PROMAGISTER. Consta de las siguientes zonas: Menú principal. Acceso a toda las funcionalidades. Se divide en: escuela, contabilidad y administración. Usuario activo. Usuario actual de la aplicación. Mi agenda. Muestra las 30 próximas clases de el usuario activo, tanto si las da (profesor) como si las recibe (alumno). Publicaciones. Red social integrada en PROMAGISTER. Se muestran las publicaciones visibles por el usuario activo Acciones disponibles en las publicaciones Crear. Muestra la pantalla de edición de publicación con los campos vacíos para crear un nuevo elemento. Menú a la derecha del encabezado de cada publicación: Modificar. Muestra la pantalla de edición de publicación con los campos rellenos según la publicación seleccionada. Eliminar. Elimina (previa confirmación) la publicación seleccionada. 8

14 Estructura genérica Edición Publicación En esta pantalla se gestionan los datos relativos a una publicación en el muro del centro Campos Fecha (obligatorio). Fecha de la publicación en formato dd/mm/aaaa. Pulsar en el campo para seleccionar la fecha cómodamente desde un calendario. Al crear una nueva publicación, por defecto aparecerá rellena con la fecha actual. Hora (obligatorio). Hora de la publicación en formato hh:mm:ss. Al crear una nueva publicación, por defecto aparecerá rellena con la hora actual. Podemos usar los campos fecha/hora para programar una publicación. Introduciendo una fecha/hora futura esta publicación no aparecerá en el muro de los usuarios hasta ese instante. Destinatarios. Bloque genérico destinatarios para elegir los usuarios para los que será visible la publicación. Asunto (obligatorio, máximo 200 caracteres). Asunto de la publicación. Contenido (obligatorio). Contenido de la publicación en formato HTML. En el campo contenido, al ser un campo HTML, se puede dar formato al texto utilizando los botones existentes en la barra de herramientas superior del campo. Para insertar una imagen hay que utilizar el botón "Insertar imagen", el cuál solicitará un enlace a una imagen. Este enlace puede ser de dos tipos: Enlace web: un enlace normal a una imagen subida en cualquier página pública (web de la escuela, blog, internet... etc), el cuál se puede copiar desde cualquier navegador haciendo clic con el botón derecho y seleccionando "Copiar URL de la imagen" o "Copiar dirección de la imagen" y posteriormente pegarlo (Control+v). Enlace con la imagen incrustada: un enlace que realmente almacena la imagen en su totalidad en formato con codificación base64. Para conseguir este enlace sobre una imagen se pueden utilizar diversas herramientas gratuitas disponibles en internet, por ejemplo: Extensión "copy-base64" para Chrome ( copy-base64/obeffifkdkfbpodhaoelcjdljgiapjnl) Web Web Estructura genérica La estructura genérica de la mayoría de las pantallas es la siguiente: 9

15 Estructura genérica Botonera superior. Botones con las funciones principales, normalmente crear, consultar, modificar y eliminar, los cuáles estarán habilitados o no dependiendo de si hay algún elemento seleccionado en la tabla de resultados. Menú. Menú con más opciones a realizar sobre el elemento seleccionado. Si no hay ningún elemento seleccionado el menú estará vacío, a menos que contenga alguna opción a realizar que no necesite tener seleccionado ningún elemento. Criterios de búsqueda. Dependiendo de la pantalla, se mostrarán distintos campos para buscar/ filtrar los elementos en cuestión. Si se rellena datos en más de un campo, se entiende que sólo aparecerán en la tabla de resultados aquellos elementos que cumplan ambos criterios. Botonera de búsqueda. Contendrá normalmente los botones buscar, para actualizar la tabla de resultados en función de los criterios de búsqueda introducidos; y limpiar, para dejar en blanco o en su valor por defecto todos los criterios de búsqueda. Tabla de resultados. Elementos encontrados según la pantalla. Pulsando en el encabezado de cada columna se ordenará la tabla por esa columna. Pulsar una vez para orden ascendente y las sucesivas para alternar entre ascendente y descendente. Por razones técnicas, es posible que alguna columna de alguna tabla no permita ordenación. Paginación. En los casos en que la búsqueda introducida devuelva un gran número de elementos, para no mostrarlos todos de golpe, el sistema divide todos los resultados en páginas. Mediante la barra de paginación se puede consultar la página en la que estamos y el número de elementos 10

16 Menú Escuela totales, de manera que se puede navegar entre las distintas páginas con las flechas, de izquierda a derecha: ir a la primera página, retroceder página, avanzar página e ir a la última página Bloque Selección de Destinatarios En este bloque genérico, visible en varios puntos del sistema (envío de correos, publicaciones..), se permite la selección de múltiples destinatarios (usuarios) para una acción de manera totalmente flexible. Para elegir los destinatarios tenemos dos opciones: Todos los usuarios registrados. Los destinatarios serán todos los usuarios registrados en el sistema (todos los usuarios visibles en la pantalla de usuarios). Seleccionar. Permite añadir una o varias líneas de destinatarios de distintos tipos, sumándose por tanto los usuarios seleccionados en cada línea al total de destinatarios. Para eliminar una línea, hacer clic en el botón "papelera" situado a su derecha. Los tipos de destinatarios posibles son: Usuario. Permite elegir un usuario concreto del sistema. Para añadir un elemento a este campo hay que comenzar escribiendo el nombre o apellidos de un usuario. Cuando se hayan escrito al menos las 3 primeras letras, el sistema ofrecerá una lista de usuarios cuyo nombre o apellidos contengan las letras escritas hasta el momento. Se puede continuar escribiendo letras para acotar la lista y finalmente seleccionar uno de los elementos, el cual quedará añadido al campo junto con una x roja, por si se quisiera eliminar posteriormente. Curso / Grupo. Permite seleccionar un curso y un grupo dentro de ese curso. Los destinatarios añadidos serán todos los alumnos de ese curso (en caso de no especificar un grupo) o todos los alumnos del grupo seleccionado del curso en cuestión. En caso de seleccionar "todos" los cursos, se añadirán como destinatarios todos los usuarios que sean alumnos en algún curso. Grupo de usuarios. Permite seleccionar un grupo de usuarios. Se añadirán como destinatarios todos los usuarios pertenecientes a ese grupo de usuarios. Para añadir un elemento a este campo hay que comenzar escribiendo el nombre o apellidos de un grupo de usuarios. Cuando se hayan escrito al menos las 3 primeras letras, el sistema ofrecerá una lista de grupos cuyo nombre o apellidos contengan las letras escritas hasta el momento. Se puede continuar escribiendo letras para acotar la lista y finalmente seleccionar uno de los elementos, el cual quedará añadido al campo junto con una x roja, por si se quisiera eliminar posteriormente. Tipo / Subtipo / Nivel. Permite seleccionar un tipo de curso, un subtipo de curso y un nivel, en este orden. Los destinatarios serán todos los alumnos que pertenezcan a un curso de ese tipo, subtipo y nivel. Los valores especificados en cada campo actuarán como filtro para los cursos: en caso de seleccionar "Todos" en el tipo de curso, se seleccionarán todos los alumnos de cursos de cualquier tipo; si además se selecciona "Todos" en el nivel, se seleccionarán todos los alumnos de cursos de cualquier nivel... etc 4.3. Menú Escuela Usuarios En esta pantalla se puede gestionar todo lo relativo a los usuarios de la aplicación. Se recuerda que tanto los administradores, como alumnos, profesores, inscritos en reservas... etc son usuarios, y se diferencian entre sí por los roles asociados a cada uno. (Ver el apartado de conceptos generales para más información) 11

17 Menú Escuela Criterios de búsqueda Introducir los criterios de búsqueda deseados y pulsar en buscar. Se puede introducir más de un criterio de búsqueda, con lo cuál la aplicación buscará aquellos usuarios que cumplan todos los criterios introducidos. Pulsar en el botón limpiar para borrar todos los criterios introducidos, es decir, buscar todos los usuarios. Nombre. Se buscarán usuarios cuyo nombre contenga el texto especificado en este campo. Apellidos. Se buscarán usuarios cuyos apellidos contengan el texto especificado en este campo. DNI. Se buscarán usuarios cuyo DNI contenga el texto especificado en este campo. Identificador. Se buscarán usuarios cuyo identificador de acceso al sistema contenga el texto especificado en este campo. Tipo. Se buscarán usuarios del tipo especificado. En caso de seleccionar "Todos", se mostrarán de cualquier tipo. Móvil. Se buscarán usuarios cuyo móvil contenga el texto especificado en este campo. Rol. Se buscarán usuarios que tengan asociado el rol seleccionado (pudiendo tener más roles asociados además de este). En caso de no seleccionar ningún rol, no se tendrá en cuenta este filtro. Grupo. Se buscarán usuarios que pertenezcan al grupo seleccionado (pudiendo pertenecer a más grupos además de este). En caso de no seleccionar ningún grupo, no se tendrá en cuenta este filtro Acciones disponibles Al pulsar sobre cualquier acción, previamente se comprobará si el usuario activo dispone de permiso para realizar tal acción, mostrando un mensaje de error en caso negativo. Crear. Muestra la pantalla de edición de usuario con los campos vacíos, para crear un nuevo elemento. Consultar. Muestra la pantalla de edición de usuario en modo sólo consulta (campos deshabilitados). Modificar. Muestra la pantalla de edición de usuario con los campos rellenos según el usuario seleccionado en la tabla. Eliminar. Elimina (previa confirmación) el usario seleccionado en la tabla. Formularios. Muestra la pantalla de Formularios del usuario seleccionado. Cursos. Muestra la pantalla "Cursos" precargando en los criterios de búsqueda el usuario seleccionado, de manera que se mostrarán los cursos en los que el usuario seleccionado es alumno o profesor. Facturas. Muestra la pantalla "Facturas/Gastos" precargando en los criterios de búsqueda el usuario seleccionado, de manera que se mostrarán las facturas/gastos de este usuario. Reservas. Muestra la pantalla "Reservas" precargando en los criterios de búsqueda el usuario seleccionado, de manera que se mostrarán las reservas online realizadas por este usuario. Enviar correo. Muestra la pantalla de envío genérico de , precargando en el campo destinatarios el de este usuario, si tuviera. 12

18 Menú Escuela Edición Usuario En esta pantalla se gestionan los datos relativos a un usuario concreto, es decir, su ficha de usuario Acciones disponibles Formularios. Muestra la pantalla de Formularios del usuario. Cursos. Muestra la pantalla "Cursos" precargando en los criterios de búsqueda el usuario seleccionado, de manera que se mostrarán los cursos en los que el usuario seleccionado es alumno o profesor. Facturas. Muestra la pantalla "Facturas/Gastos" precargando en los criterios de búsqueda el usuario seleccionado, de manera que se mostrarán las facturas/gastos de este usuario. Reservas. Muestra la pantalla "Reservas" precargando en los criterios de búsqueda el usuario seleccionado, de manera que se mostrarán las reservas online realizadas por este usuario. Enviar correo. Muestra la pantalla de envío genérico de , precargando en el campo destinatarios el de este usuario, si tuviera. Preferencias. Muestra la pantalla de preferencias del usuario Campos Campos a la izquierda: Foto. Foto del usuario. Pulsar en la foto para cambiarla (seleccionar un nuevo fichero JPG a subir). Tipo. Indica el tipo de usuario. Los tipos disponibles son: Normal. Usuario normal registrado desde esta pantalla. De reserva. Usuario que se dio de alta por él mismo para realizar una reserva. Una vez confirmado, puede ser pasado a usuario normal. Roles. Roles asignados al usuario. Para añadir un nuevo rol a la lista, seleccionar un rol del desplegable de abajo y pulsar en el botón "+". Para eliminar un rol ya añadido de la lista, pulsar en el botón "-" a la derecha del mismo. Grupos. Grupos a los que pertenece el usuario. Para añadir un nuevo grupo a la lista, seleccionar un grupo del desplegable de abajo y pulsar en el botón "+". Para eliminar un grupo ya añadido de la lista, pulsar en el botón "-" a la derecha del mismo. Campos a la derecha: DNI (máximo 9 caracteres). DNI/CIF del usuario. Nombre (obligatorio, máximo 50 caracteres). Nombre del usuario. Apellidos (obligatorio, máximo 100 caracteres). Apellidos del usuario. Sexo. Sexo del usuario (hombre o mujer). Fecha de nacimiento. Fecha de nacimiento del usuario en formato dd/mm/aaaa. Pulsar en el campo para seleccionar la fecha cómodamente desde un calendario. 13

19 Menú Escuela Alergias (máximo 500 caracteres). Campo de texto libre en el que registrar las alergias del usuario. Identificador (máximo 20 caracteres). Identificador del usuario, el cuál debe introducir en la pantalla inicial junto con su contraseña para acceder al sistema. Contraseña (máximo 20 caracteres). Contraseña del usuario, el cuál debe introducir en la pantalla inicial junto con su identificador (usuario) para acceder al sistema. Por motivos de seguridad, la contraseña nunca se mostrará en pantalla. Para modificar la contraseña, simplemente escribir una nueva en este campo. Correo electrónico (máximo 50 caracteres). Correo electrónico ( ) del usuario. Dirección (máximo 200 caracteres). Dirección del usuario. Provincia (máximo 20 caracteres). Provincia del usuario. Teléfono (máximo 20 caracteres). Teléfono fijo del usuario. Móvil (máximo 20 caracteres). Teléfono móvil del usuario. Población (máximo 50 caracteres). Población del usuario. Código postal (máximo 5 caracteres). Código postal del usuario. DNI facturación (máximo 9 caracteres). En caso de que la emisión de facturas a este usuario deba ir a otro nombre (por ejemplo, en el caso de un menor las facturas se emiten a nombre del padre/ madre), indicar aquí el DNI a mostrar en las facturas. Nombre facturación (máximo 50 caracteres). En caso de que la emisión de facturas a este usuario deba ir a otro nombre (por ejemplo, en el caso de un menor las facturas se emiten a nombre del padre/madre), indicar aquí el nombre a mostrar en las facturas. Apellidos facturación (máximo 100 caracteres). En caso de que la emisión de facturas a este usuario deba ir a otro nombre (por ejemplo, en el caso de un menor las facturas se emiten a nombre del padre/madre), indicar aquí los apellidos a mostrar en las facturas. DNI Madre (máximo 9 caracteres). DNI/CIF de la madre del usuario. Nombre Madre (obligatorio, máximo 50 caracteres). Nombre de la madre del usuario. Apellidos Madre (obligatorio, máximo 100 caracteres). Apellidos de la madre del usuario. DNI Padre (máximo 9 caracteres). DNI/CIF del padre del usuario. Nombre Padre (obligatorio, máximo 50 caracteres). Nombre del padre del usuario. Apellidos Padre (obligatorio, máximo 100 caracteres). Apellidos del padre del usuario. IBAN (máximo 24 caracteres). Código IBAN de la cuenta bancaria del usuario. Colegio (máximo 100 caracteres). Colegio del usuario. BIC/SWIFT (máximo 11 caracteres). Código BIC/SWIFT calculado automáticamente en función del IBAN. Tipo Pago Mandato. Relativo al mandato de domiciliación según normativa SEPA (ver apartado remesas). Referencia Mandato (máximo 140 caracteres). Relativo al mandato de domiciliación según normativa SEPA (ver apartado remesas). 14

20 Menú Escuela Fecha Firma Mandato Fecha de firma del mandato Relativo al mandato de domiciliación según normativa SEPA (ver apartado remesas). Observaciones (máximo 500 caracteres). Campo de texto libre en el que introducir cualquier observación destacable Preferencias Usuario En esta pantalla podemos definir los distintos tipos, subtipos o niveles de curso en los que un usuario está interesado, así como su preferencia horaria para recibirlos. Además, se podrán incluir unas observaciones y una fecha de toma de estos datos para saber a posteriori cuánto tiempo hace que se tomaron y así saber si es adecuado contactar con él para intentar ofrecerle algún nuevo curso. Gracias a la información almacenada en esta pantalla se podrá hacer uso de la pantalla de "Búsqueda de oportunidades" para encontrar automáticamente coincidencias entre usuarios y plantearse abrir nuevos grupos de un tipo de curso determinado Campos Fecha. Fecha de toma de la preferencia en formato dd/mm/aaaa. Pulsar en el campo para seleccionar la fecha cómodamente desde un calendario. Esta fecha se tendrá luego en cuenta en la pantalla de búsqueda de oportunidades para mostrar los usuarios coincidentes con fecha más reciente en primer lugar. Observaciones (máximo 500 caracteres). Campo de texto libre en el que introducir cualquier observación destacable. Cursos. Lista de cursos en los que está interesado este usuario. Se pueden añadir todas las líneas que se desee para especificar distintos cursos. Cada línea consta de: Tipo. Seleccionar el tipo de curso entre los configurados en la pantalla de tipos de curso. (Ver capítulo de configuración para más detalles). Subtipo. Introducir el subtipo del tipo seleccionado en el que está interesado. En caso de seleccionar "Cualquiera", se entenderá que el usuario está interesado en todos los subtipos de ese tipo de curso. Nivel. Introducir el nivel en el que está interesado entre los configurados en la pantalla de niveles. (Ver capítulo de configuración para más detalles). En caso de estar interesado en más de un nivel del mismo tipo de curso, hay que tratarlo como si fuera otro curso, es decir, añadiendo una nueva línea con el mismo tipo de curso y subtipo y el nuevo nivel. Observaciones (máximo 500 caracteres). Campo de texto libre en el que introducir cualquier observación destacable. Horarios. Lista de horarios disponibles de ese usuario para asistir a cursos. Se pueden añadir todas las líneas que se desee para especificar distintos días de la semana. Cada línea consta de: Día Semana. Día de la semana en el que está disponible. Hora inicio y fin (mañana). Hora inicio y fin del intervalo horario de disponibilidad del usuario las mañanas del día de la semana seleccionado. En caso de sólo tener disponibilidad por la tarde, dejar en blanco. Hora inicio y fin (tarde). Hora inicio y fin del intervalo horario de disponibilidad del usuario las tardes del día de la semana seleccionado. En caso de sólo tener disponibilidad por la mañana, dejar en blanco. 15

21 Menú Escuela Observaciones (máximo 500 caracteres). Campo de texto libre en el que introducir cualquier observación destacable Formularios del usuario En esta pantalla se pueden gestionar los formularios asociados a un usuario. Un formulario es uno de los tipos de documentos que se pueden diseñar en promagister Acciones disponibles Al pulsar sobre cualquier acción, previamente se comprobará si el usuario activo dispone de permiso para realizar tal acción, mostrando un mensaje de error en caso negativo. Crear. Muestra una pantalla para seleccionar el formulario deseado a añadir al usuario, a elegir entre la lista de formularios creados en la pantalla de documentos. Una vez seleccionado el formulario, se abrirá el mismo en pantalla para la rellenar los datos deseados. Consultar. Abre el formulario seleccionado en modo consulta, sin posibilidad de modificar ningún dato. Modificar. Abre el formulario seleccionado con posibilidad de modificar los datos existentes. Eliminar. Elimina (previa confirmación) el formulario seleccionado en la tabla. Propiedades. Abre una pantalla donde se pueden editar las siguiente propiedades del formulario del usuario: Nombre. Nombre del formulario asociado. Inicialmente adoptará el nombre del formulario diseñado, pero siempre se podrá modificar aquí para darle más valor (ej: el formulario se llama "Evaluación trimestral" y le cambiamos el nombre para añadirle el trimestre al que corresponde cada uno "Evaluación 1er trimestre") Visible por el usuario. Indica si el formulario asociado será visible por el propio usuario desde su sección "Mis Documentos". Modificable por el usuario. Indica si el formulario asociado será modificable por el propio usuario desde su sección "Mis Documentos". El ejemplo típico de uso de estas opciones es una prueba de nivel diseñada como un formulario. Cuando un alumno nuevo esté interesado en un curso, podéis crearle un formulario asociado a su usuario con una prueba de nivel previamente diseñada en el diseñador de documentos. Al activar estas opciones, el propio usuario, accediendo a promagister con el usuario/contraseña que le proporcionéis, podrá rellenar este formulario (prueba de nivel) desde su apartado "Mis Documentos" y guardar los datos, quedando automáticamente adjunto y disponible para su consulta en esta pantalla de formularios del usuario Grupos de usuarios En esta pantalla se puede gestionar los distintos grupos de usuarios. Un grupo de usuarios no es más que una asociación de usuarios por algún criterio. (Ver conceptos generales para más información) 16

22 Menú Escuela Estos grupos de usuarios son totalmente independientes y no tienen nada que ver con los distintos grupos que puede tener un curso Criterios de búsqueda Introducir los criterios de búsqueda deseados y pulsar en buscar. Se puede introducir más de un criterio de búsqueda, con lo cuál la aplicación buscará aquellos grupos de usuarios que cumplan todos los criterios introducidos. Pulsar en el botón limpiar para borrar todos los criterios introducidos, es decir, buscar todos los grupos de usuarios. Nombre. Se buscarán grupos de usuarios cuyo nombre (del grupo) contenga el texto especificado en este campo Acciones disponibles Al pulsar sobre cualquier acción, previamente se comprobará si el usuario activo dispone de permiso para realizar tal acción, mostrando un mensaje de error en caso negativo. Crear. Muestra la pantalla de edición de grupo de usuarios con los campos vacíos, para crear un nuevo elemento. Consultar. Muestra la pantalla de edición de grupo de usuarios en modo sólo consulta (campos deshabilitados). Modificar. Muestra la pantalla de edición de grupo de usuarios con los campos rellenos según el grupo de usuarios seleccionado en la tabla. Eliminar. Elimina (previa confirmación) el grupo de usuarios seleccionado en la tabla. Enviar correo. Muestra la pantalla de envío genérico de , precargando en el campo destinatarios los s de todos los usuarios que pertenezcan al grupo seleccionado Edición Grupo de usuarios En esta pantalla se gestionan los datos relativos a un grupo de usuarios concreto Campos Nombre (obligatorio, máximo 50 caracteres). Nombre del grupo de usuarios. Observaciones (máximo 500 caracteres). Campo de texto libre en el que introducir cualquier observación destacable Búsqueda de Oportunidades En esta pantalla, teniendo en cuenta la información registrada en la pantalla de preferencias de usuario, se pueden buscar coincidencias entre los distintos usuarios y así identiciar los clientes potenciales para posibles nuevos cursos/grupos. Por ejemplo, Pepe y Juan tienen registrada una preferencia en cursos de tipo inglés. Pepe puede los lunes y miércoles de 17h a 20h y Juan los miércoles y jueves de 18h a 21h. Al pulsar en buscar, el 17

23 Menú Escuela sistema encontrará dos coincidencias para cursos de tipo inglés los miércoles: una de 18h a 19h y otra de 19h a 20h. La forma en la que el sistema intentará encontrar estas coincidencias puede ser configurada mediante los siguientes criterios de búsqueda: Usuarios implicados. Usuarios que se tendrán en cuenta en la búsqueda (siempre y cuando tengan registradas sus preferencias en su ficha de usuario). Por defecto, en el campo aparece añadido siempre el elemento "Todos", es decir, todos los usuarios registrados; pero se puede eliminar este elemento pulsando en la x roja y añadir sólo los usuarios o grupos de usuarios deseados, de manera que el sistema sólo buscará coincidencias entre ellos, ignorando el resto de usuarios. Para añadir un elemento a este campo hay que comenzar escribiendo el nombre o apellidos de un usuario o grupo de usuarios. Cuando se hayan escrito al menos las 3 primeras letras, el sistema ofrecerá una lista de usuarios/grupos cuyo nombre o apellidos contengan las letras escritas hasta el momento. Se puede continuar escribiendo letras para acotar la lista y finalmente seleccionar uno de los elementos, el cual quedará añadido al campo junto con una x roja, por si se quisiera eliminar posteriormente. Desde y Hasta. Intervalo horario sobre el que realizar la búsqueda (por defecto desde las 8:00h hasta las 23:00h). Intervalo de búsqueda y duración de cada clase (ambos en minutos). Mediante estos campos se definirá el funcionamiento del motor de búsqueda de coincidencias. Ejemplos: 60 min. de intervalo y 60 min. de duración de clase. El sistema comenzará a la hora desde (8:00h por defecto) e intentará buscar una posible clase de 8:00h a 9:00h, posteriormente saltará 60 min. e intentará buscar otra clase de 9:00h a 10:00h, y así sucesivamente hasta llegar a la hora hasta (23:00h por defecto). 30 min. de intervalo y 45 min. de duración de clase. El sistema comenzará a la hora desde (8:00h por defecto) e intentará buscar una posible clase de 8:00h a 8:45h, posteriormente saltará 30 min. e intentará buscar otra clase de 8:30h a 9:15h, luego otros 30 min. de incremento para la clase 9:00h a 9:45h... y así sucesivamente hasta llegar a la hora hasta (23:00h por defecto). Lo más habitual es que el intervalo de búsqueda coincida con la duración de las clases, de manera que se busquen posibles clases que no solapen en el tiempo (ej: de 8h a 9h, de 9h a 10h...etc) Mínimo por grupo. Indica el mínimo de alumnos que tienen que coincidir para que se tenga en cuenta un posible grupo, es decir, las coincidencias encontradas con menos de este número de alumnos no serán ni siquiera mostradas en pantalla. Por defecto el valor es 1 para mostrar todas las coincidencias aunque sólo sean de un alumno. El valor por defecto de 1 no tiene mucho sentido y provocaría encontrar demasiadas coincidencias de un sólo alumno, por lo que se recomienda siempre especificar un mínimo de alumnos deseables por grupo. Tipo. Tipo de curso para el que buscar oportunidades. El valor por defecto "cualquiera" provocará la búsqueda de oportunidades de cualquier tipo de curso. 18

24 Menú Escuela Subtipo. Subtipo de curso para el que buscar oportunidades, en función del tipo seleccionado en el campo anterior. Si se deja en el valor por defecto "cualquiera" se buscarán oportunidades para todos los subtipos de curso del tipo seleccionado en el campo anterior. Nivel. Nivel del curso para el que buscar oportunidades. Si se deja el valor por defecto "cualquiera" se buscarán oportunidades para cualquier nivel del tipo/subtipo de curso especificado. Fecha pref. desde y hasta. Intervalo de registro de la preferencia a tener en cuenta, es decir, sólo se tendrán en cuenta usuarios cuya fecha de registro de su preferencia esté dentro del intervalo especificado. Ignorar preferencia horaria. Indica al motor de búsqueda que no tenga en cuenta la preferencia horaria de cada usuario, es decir, simplifica la búsqueda y sólo mostrará las coincidencias de alumnos que estén interesados en el mismo tipo/subtipo/nivel de curso, independientemente de las horas en las que tengan disponibilidad. Una vez realizada la búsqueda, dentro de cada grupo potencial se mostrará el tipo/subtipo/ nivel del curso, así como el intervalo horario y, entre paréntesis, el número total de alumnos potenciales en ese grupo. La lista de alumnos potenciales aparece ordenada de fecha de registro de preferencia más reciente a menos reciente (para dar menor importancia a usuarios a los que se les tomó la preferencia hace mucho tiempo). Además, pulsando sobre el nombre de los usuarios se accede directamente a su ficha para consultar sus datos personales, preferencias... etc Cursos En esta pantalla se pueden gestionar todos los cursos registrados en el sistema. Se recuerda que un grupo puede ser de un tipo, subtipo y nivel concretos y consta de uno o más grupos. Cada grupo lo impartirá uno o más profesores y a él asistirán uno o más alumnos. Cada grupo de un curso además tendrá asignada una o más clases, cada una de las cuales individualmente podrá ser impartida por un profesor distinto y con una hoja de asistencia por cada clase. (Ver el apartado esquema básico de la información a modo resumen y el apartado configuración para saber cómo configurar los distintos tipos/subtipos/niveles) Criterios de búsqueda Introducir los criterios de búsqueda deseados y pulsar en buscar. Se puede introducir más de un criterio de búsqueda, con lo cuál la aplicación buscará aquellos cursos que cumplan todos los criterios introducidos. Pulsar en el botón limpiar para borrar todos los criterios introducidos, es decir, buscar todos los cursos. Nombre. Se buscarán cursos cuyo nombre contenga el texto especificado en este campo. Profesor. Se buscarán cursos en los que da clase el profesor especificado. Para añadir un elemento a este campo hay que comenzar escribiendo el nombre o apellidos de un profesor. Cuando se hayan escrito al menos las 3 primeras letras, el sistema ofrecerá una lista de profesores cuyo nombre o apellidos contengan las letras escritas hasta el momento. Se puede continuar escribiendo letras para acotar la lista y finalmente seleccionar uno de los elementos, el cual quedará añadido al campo junto con una x roja, por si se quisiera eliminar posteriormente. Alumno. Se buscarán cursos en los que esté incluido el alumno especificado. Para añadir un elemento a este campo hay que comenzar escribiendo el nombre o apellidos de un alumno. Cuando se hayan escrito al menos las 3 primeras letras, el sistema ofrecerá una lista de alumnos cuyo nombre 19

25 Menú Escuela o apellidos contengan las letras escritas hasta el momento. Se puede continuar escribiendo letras para acotar la lista y finalmente seleccionar uno de los elementos, el cual quedará añadido al campo junto con una x roja, por si se quisiera eliminar posteriormente. Tipo. Se buscarán cursos que sean del tipo especificado. Dejar en blanco para buscar cursos de cualquier tipo. Subtipo. Se buscarán cursos que sean del subtipo especificado. Dejar en blanco para buscar cursos únicamente del tipo especificado en el campo anterior, sin especificar subtipo. Nivel. Se buscarán cursos que sean del nivel especificado. Dejar en blanco para buscar cursos de cualquier nivel. Fecha inicio entre-y. Se buscarán cursos cuya fecha de inicio esté dentro del intervalo de fechas introducido. El formato de fecha para cada campo es dd/mm/aaaa o se puede hacer clic en ellos para seleccionar la fecha en un calendario. Fecha fin entre-y. Se buscarán cursos cuya fecha de fin esté dentro del intervalo de fechas introducido. El formato de fecha para cada campo es dd/mm/aaaa o se puede hacer clic en ellos para seleccionar la fecha en un calendario Acciones disponibles Al pulsar sobre cualquier acción, previamente se comprobará si el usuario activo dispone de permiso para realizar tal acción, mostrando un mensaje de error en caso negativo. Crear. Muestra la pantalla de edición de curso con los campos vacíos, para crear un nuevo elemento. Consultar. Muestra la pantalla de edición de curso en modo sólo consulta (campos deshabilitados). Modificar. Muestra la pantalla de edición de curso con los campos rellenos según el curso seleccionado en la tabla. Eliminar. Elimina (previa confirmación) el curso seleccionado en la tabla. Enviar correo. Muestra la pantalla de envío genérico de , precargando en el campo destinatarios el de este usuario, si tuviera. Generar Documento. Muestra la pantalla "Generar documento" para todos los alumnos del curso seleccionado. Facturar a todos. Muestra la pantalla "Edición Factura" precargando en la misma los distintos apartados facturables del curso (sólo aquellos con precio definido mayor que 0) y rellenando como clientes todos los alumnos del curso selecionado. Ver facturas. Muestra la pantalla "Facturas" precargando en los criterios de búsqueda el curso seleccionado, de manera que se mostrarán las facturas del curso seleccionado Edición Curso En esta pantalla se gestionan los datos relativos a un curso concreto Campos Nombre(obligatorio, máximo 50 caracteres). Nombre del curso. 20