SUPERVISIÒN DE SERVICIOS GENERALES

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1 269 SUPERVISIÒN DE SERVICIOS GENERALES

2 PROCEDIMIENTO: Elaboración y Canalización de las ordenes de Compra. OBJETIVO: Elaborar y canalizar las ordenes de Compra. - Se debe determinar que el fin de la Nota de pedido este programado en el Presupuesto Anual de la fundación. - Se debe realizar la imputación del gasto por partida y por programa. 1. Recibe de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades las notas de pedido originales con los soportes respectivos luego de pasar por Presupuesto. 2. Envía a la Coordinación de Presupuestos. Coordinación de Presupuestos 3. Verifica la disponibilidad Presupuestaria, y 4. Realiza la imputación presupuestaria. 5. Informa a la. 6. Elabora la orden de compras y se envía a la Coordinación de Presupuesto. Coordinación de Presupuesto 7. Envía a la, el compromiso y la documentación soporte (Actas, cotizaciones). 8. Envía la orden de compra a Presidencia junto con los soportes respectivos. Presidencia 9. Revisa. Presidencia 10. Si no presenta fallas se firma y se envía a la, si presenta fallas se devuelve para las correciones. 11. Envía al proveedor y se espera la consignación de factura. (Ver Procedimiento: Control del Inventario (Adquisición de bienes) Pàg. 276) 12. Envia a Presidencia Presidencia 13. Revisa y envía a la Coordinación de Finanzas y Coordinación de Finanzas y Contabilidad. Contabilidad. 14. Gestiona el pago (Ver procedimiento: Elaboración y gestión de los pagos de la Fundación. M. S. y P. C. )

3 PROCEDIMIENTO: Control de Llamadas Telefónicas. OBJETIVO: Revisión y Justificación del gasto en Llamadas Telefónicas. - La unidad de Servicios Generales debe Clasificar las facturas con relación a las Gerencias, Coordinaciones o Unidades. Encargado de recepción. 1. Recibe la facturación telefónica. 2. Debe informar a la Unidad de Servicios Generales de la llegada de la misma. 3. Recoge la Facturación Telefónica. 4. Revisa. 5. Clasifica la Facturación Telefónica basándose en los números que corresponden a Presidencia, Unidad Gerencias, Coordinaciones o Unidades. 6. Distribuye por Presidencia, Gerencias, Coordinaciones o Unidades de acuerdo a los números telefónicos asignados para la revisión de llamadas y Justificación de excedentes de la tarifa asignada por la Junta Directiva. 7. Revisa las llamadas efectuadas y elabora comunicación contentiva de las cuentas por cobrar por llamadas personales (si las hubiere) y de la justificación del excedente del teléfono 8. Envía a Servicios generales comunicación con el recibo. Coordinación de Presupuestos Presidencia Presidencia 9. Recibe las comunicaciones, revisa los excedentes, relaciona las cuentas por cobrar. 10. Elabora la nota de pedido. 11. Envía a la Coordinación de Presupuestos. 12. Revisa la disponibilidad presupuestaria y se realiza la imputación. 13. Envía a presidencia. 14. Revisa y Firma. 15. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad (Ver procedimiento: Elaboración y gestión de los pagos de la fundación M. S. y P. C.)

4 PROCEDIMIENTO: Control de las empresas contratadas. OBJETIVO: Mantener el control de las empresas contratadas por la fundación. - La unidad de Servicios Generales debe analizar y evaluar las actividades y/o funciones asignadas a las empresas contratadas. 1. Recibe un (1) ejemplar del contrato de servicio. 2. Analiza cada una de las actividades y/o funciones que deben realizar las empresas contratadas. 3. Determina los mecanismos de control necesarios para que cada una de las actividades y/o funciones se cumplan de forma eficiente. 4. Diseña los formatos necesarios, para realizar los mecanismos de control a cada una de las actividades y/o funciones realizadas por las empresas contratadas, si es necesario. 5. Determina la frecuencia con la que se requiere evaluar a cada una de las actividades y/o funciones. 6. Ejecuta los mecanismos de control anteriormente planificados. 7. Analiza los resultados de los controles aplicados. 8. Establece nuevas estrategias para mejorar la situación encontrada, si es necesario.

5 PROCEDIMIENTO: Control del Inventario (Adquisición de bienes) OBJETIVO: Controlar el inventario en relación a la adquisición de bienes. - Se debe comparar la orden de compra con las especificaciones de la factura. - Se debe notificar al seguro responsable de los bienes de la fundación, si el bien lo requiere. 1. Recibe el bien adquirido. 2. Verifica que el bien que está ingresando a la fundación corresponda con las especificaciones de la facturación, se compara la orden de compra con la factura. 3. Coloca una chapa contentiva del logotipo de la institución y un código que identifica al bien como propiedad de la Fundación. 4. Registra la incorporación del bien a la Fundación, detallando las especificaciones y características del mismo. 5. Envía los soportes de propiedad del bien adquirido a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad para que sea registrado en los activos de la fundación. 6. Notifica al seguro responsable de los bienes de la fundación, si el bien requiere estar asegurado. 7. Notifica a las Gerencias, Coordinaciones o Unidades que solicitó el bien para que lo retire.

6 PROCEDIMIENTO: Control del Inventario (ubicación de los bienes que componen el inventario). OBJETIVO: Controlar el inventario en relación a la ubicación de los bienes que componen el inventario. -La unidad de Servicios Generales realizar supervisiones periódicas. Unidad de Servicios Generales 1. Busca el inventario de todos los bienes de la Fundación. 2. Realiza supervisiones periódicas para evaluar el estado y localización actual de los bienes de la fundación. 3. Analiza el estado y la localización de los bienes de la fundación. 4. Realiza un informe con los resultados encontrados. 5. Envía el informe a la Gerencia de Gestión Interna.

7 PROCEDIMIENTO: Reposición de los fondos de trabajo. OBJETIVO: Reposición de los fondos de trabajo. - Se debe elaborar memorando dirigido a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad solicitando la reposición del fondo de trabajo. Coordinación de Presupuestos Coordinación de Presupuestos 1. Recibe del encargado del manejo del fondo de trabajo la relación de gastos (Ver procedimiento: Manejo del Fondo de Trabajo Pág. 340) 2. Envía a Presupuestos para su revisión. 3. Revisa y envía a la 4. Si los soportes contienen la justificación y las medias firmas de la persona que efectuó el gasto y del encargado del manejo del fondo de trabajo respectivamente, se coloca la media firma de la como revisado, si falta alguno de estos requerimientos se devuelve al encargado del fondo de trabajo. 5. Envía a la Coordinación de Presupuesto. 6. Realiza la imputación del gasto distribuida por programa y partidas (Ver procedimiento: Elaborar la ejecución financiera del Presupuestos de Gastos de la Fundación M. N. y P. P. Pág. 36) 7. Elabora un memorando dirigido a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad solicitado la reposición del fondo de trabajo, esta solicitud debe contener él número de reposición y la relación de los gastos con sus respectivos soportes. 8. Firma el memorando. 9. Envía el memorando con los soportes a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad (Ver procedimiento: Reposición de los Fondos de Trabajo Pág. M. S. y P. C.)

8 PROCEDIMIENTO: Préstamo de Equipo. OBJETIVO: Atender las solicitudes de préstamo de equipos en la Fundación. - Las gerencias, Coordinaciones o Unidades solicitantes deben llenar el formato de Préstamo de equipo y enviarlo a la para ser revisado y analizado. Servicios Generales.. Servicios Generales. Servicios Generales Servicios Generales 1. Atiende la solicitud del préstamo de equipo, el solicitante indica la fecha, hora y lugar donde requiere llevar el equipo. 2. Verifica la disponibilidad del mismo, si esta disponible se le informa al solicitante para que realice el llenado del respectivo formato (4); si no esta disponible se indica la fecha y hora en las cuales esta disponible el equipo. 3. Llena el formato denominado: Préstamo de equipo (ver anexo). 4. Revisa que el formato este correctamente lleno, si no presenta fallas, se le saca una copia al formato (7); si presenta alguna falla, se le indica a la Gerencia, Coordinación o para que la corrija (6). 5. Entrega el formato corregido a la Unidad de Servicios Generales. 6. Si el equipo se va trasladar fuera de la fundación se consideran las características del mismo para realizar la notificación a la compañía aseguradora del equipo. 7. Firma la original y la copia autorizando el préstamo. 8. Se prueba el equipo en presencia de la Gerencia, Coordinación o. 9. Entrega el equipo con la copia del formato al solicitante. 10. Se prueba el equipo en presencia de la Unidad de Servicios Generales y se realizan las observaciones en el formato original y la copia. 11. Entrega la copia y se archiva la original.

9 PROCEDIMIENTO: Traslado de Bienes OBJETIVO: Solicitar el traslado de bienes dentro de las instalaciones de la Fundación. - Unidad de Servicios Generales Gerencia de Gestión Interna 1. Solicita el traslado del bien a la Unidad de Servicios Generales. 2. Llena la Planilla de Solicitud de Traslado (ver anexo). 3. Envía a la Unidad solicitante. 4. Revisa y firma. 5. Envía a la Gerencia de Gestión Interna. 6. Autoriza el traslado del bien.

10 PROCEDIMIENTO: Traslado de bienes (Aparatos Electrónicos) OBJETIVO: Solicitar el traslado de Aparatos Electrónicos fuera de las instalaciones de la Fundación. - Gerencia de Gestión Interna 1. Solicita el traslado del bien a la Unidad de Servicios Generales. 2. Llena la Planilla de Solicitud de Traslado (ver anexo). 3. Envía a la Unidad solicitante. 4. Revisa y firma. 5. Envía a la Gerencia de Gestión Interna. 6. Autoriza el traslado del bien. 7. Se consideran las características del Equipo para realizar la notificación a la compañía aseguradora enviando una copia de la planilla.

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