MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD. Mayo 2004 PLAN DE LIBROS

Transcripción

1 124 PLAN DE LIBROS

2 125 CAPITULO VI PLAN DE LIBROS DE FUNDACITE MERIDA En un principio se debe mencionar que los libros de Contabilidad; son aquellos en los cuales se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios o constituyen el resumen de la información contable originada por las transacciones realizadas entre diversas partes. Para FUNDACITE Mérida constituyen un elemento esencial del Sistema de Contabilidad General, así se cumple con las obligaciones que impone la ley al respecto; pero es primordial resaltar que la información o los datos van a estar plasmadas en estos libros. Los Libros de Contabilidad del Sector Publico tienen sus orígenes en nuestro país en los artículos contemplados en el Código de Comercio y es así que el articulo 32 dice lo siguiente: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios Se debe hacer referencia a que la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico; en su articulo 123 en su segundo Párrafo expresa a continuación: La Contabilidad se llevara en los libros, registros y con la metodología que prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Publica y estará orientada a determinar el costo de la producción publica FUNDACITE MERIDA debido a sus características particulares lleva la contabilidad de forma computarizada originado por su adscripción como Ente Publico Descentralizado Sin Fin de Lucro por el proceso de automatización de la gestión Publica Nacional, esto basado en el articulo 124 de LOAFSP que dice: El sistema de Contabilidad del Sector Publico podrá estar soportado en medios informáticos De acuerdo con lo anteriormente mencionado sus reportes o Estados financieros son generados de acuerdo al proceso de automatización basados fundamentalmente en lo prescrito en el articulo 125 de LOAFSP Por medios informáticos se podrá generar comprobantes, procesar y transmitir documentos e informaciones y producir los libros Diario y Mayor y demás libros auxiliares. De lo anteriormente expresado se observa que la ley establece dos categorías de libros para los entes del Sector Publico los cuales se pueden clasificar en Obligatorios y Complementarios o Auxiliares. En la categoría de Obligatorios podemos encontrar dentro de FUNDACITE Mérida los siguientes.-

3 126 EL LIBRO DIARIO O DE COMPROBANTES GENERAL: En el cual se registran cronológicamente la información presentada por las demás Unidades o Coordinaciones de la Fundación., esto es, en otras palabras, es el registro diario de las operaciones o transacciones realizadas por la parte administrativa de FUNDACITE Mérida. Este libro resumirá el total de las operaciones efectuadas por la Fundación indicando las cuentas cargadas y abonadas durante un periodo de tiempo considerado. Se debe señalar que el reporte de Comprobantes General emitido por el programa contable SIGESP presenta las siguientes características: Identificación del Ente Publico Descentralizado Sin Fin de Lucro, año (FUNDACITE Mérida 200X) Identificación del Libro y Reporte, emitido por el Sistema. Fecha de Elaboración del Reporte Código y Numero del Comprobante. Fecha de Registro. Proveedor o Beneficiario en la transacción. Concepto.- En este campo el sistema señala la operación registrada. El comprobante de la operación efectuado por el programa, contiene una serie de columnas en lo que se detalla a continuación lo siguiente: Cuenta.- En está columna el Programa contable señala la cuenta contable afectada a su nivel auxiliar, según el Plan de Cuentas que maneja la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE Mérida, señalando la denominación de la misma. Documento.- Señala el número de comprobante afectado durante la operación o proceso contable. Debe.- Señala todos los cargos, débitos correspondientes a las operaciones efectuadas por la Fundación Haber.- Señala todos los abonos y créditos; correspondientes a las operaciones efectuadas por la Fundación Total de comprobantes el cual debe reflejar una igualdad entre el Debe y el Haber basado en las teorías de la Partida Doble como también Cargos y Abonos. Numero de Página del Reporte Contable Sello de la Notaria Publica quien es la que autoriza la habilitación y uso de cada uno folios del Libro de Comprobantes General.

4 127 LIBRO DE REPORTES GENERAL

5 128 El LIBRO DEL MAYOR ANALITICO: Es aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el libro de Comprobantes General o Diario. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los Estados Financieros mediante el cual se encuentran descritas, ordenadas y organizadas todas las cuentas contables con sus respectivas operaciones. Se debe señalar que el Reporte del Mayor Analítico emitido por el programa contable SIGESP presenta las siguientes características: Identificación del Ente Publico Descentralizado Sin Fin de Lucro, año (FUNDACITE Mérida 200X) Identificación del libro y Reporte y periodo al cual corresponde (DESDE: HASTA: ) emitido por el Sistema. Fecha de Elaboración del Reporte El Reporte efectuado por el programa, contiene una serie de columnas en lo que se detalla a continuación lo siguiente: Procede de Comprobante.- Señala el número de comprobante afectado durante la operación o proceso contable. Concepto.- En este campo el sistema señala la operación registrada. En otras palabras se indica la operación u hecho económico que origino el asiento contable. Beneficiario.- Indica la persona natural o jurídica, ente Publico Centralizado o Descentralizado Sin Fin de Lucro que interviene en la operación. Documento.- Indica el número de Comprobante afectado durante el proceso contable y sirve como referencia de control. Fecha.- Indica la fecha: dd/mm/aa en el cual se realizo el asiento Debe.- Señala todos los cargos, débitos correspondientes a las operaciones efectuadas s por la Fundación Haber.- Señala todos los abonos y créditos; correspondientes a las operaciones efectuadas por la Fundación Saldo.- Es la diferencia entre las cantidades anotadas al Debe y las anotadas al Haber de una cuenta. Si el total del Debe es mayor que el total del Haber es saldo deudor, si no, es saldo acreedor

6 129 LIBRO MAYOR ANALÍTICO

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