ACTA DE REUNIÓN DEL COMITÉ DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO DE LA DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS DE ARAUCA

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1 ACTA DE REUNIÓN DEL COMITÉ DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO DE LA DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS DE ARAUCA Fecha: 19 de Julio de 2012 Hora: 2:16 a 04:10 p.m. Lugar: Escuela de la Dirección Seccional Asistentes: Mayor Pedro Octavio Gómez Durán Director Seccional de Impuestos y Aduanas de Arauca ACTA No 003 DE 2012 María Eduviges Sánchez de León Jefe de la División de Gestión Administrativa y Financiera Henry Oswaldo Arévalo Maldonado Jefe de la División de Gestión de Fiscalización José Rogelio Eslava Jefe del Grupo Interno de Trabajo de Auditoría Tributaria Luz Adriana Castaño Garay Jefe de la División de Gestión de Liquidación Elizabeth Arias Zabaleta Jefe de la División de Gestión de Recaudo y Horacio Sierra Escobar Jefe de la División de Gestión de la Operación Aduanera Orden del día: 1. Lectura del acta anterior. 2. Seguimiento a los compromisos adquiridos en el acta anterior. 3. Revisión de los resultados de la Planeación Operativa y el cumplimiento de metas y objetivos del primer semestre del año Socialización de los lineamientos al interior de las dependencias e implementación del plan de mejoramiento para subsanar las desviaciones detectadas en la autoevaluación. 5. Implementación de los lineamientos del SGCCI. 6. Revisión y aprobación de los informes de seguimiento sobre cumplimiento de los planes de mejoramiento elaborados por las áreas. 7. Convocatoria para la siguiente reunión del Comité de Operación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno. Desarrollo: 1. Lectura del acta anterior Se dio lectura al Acta de reunión del Comité de Operación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Arauca número 002 del 02 de Mayo de Seguimiento a los compromisos adquiridos en el acta anterior.

2 Página 2 de 8 No hay pendientes compromisos que se hayan adquirido en el acta anterior. 3. Revisión de los Resultados de la Planeación Operativa y el cumplimiento de metas y objetivos del primer semestre del año Según el seguimiento a la gestión DIAN publicado por la Coordinación de Planeación y Evaluación, el cumplimiento de las metas de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Arauca, en el primer semestre del año 2012 se refleja así: Despacho Procesos y competencias laborales Esta área se encuentra con un cumplimiento del 100%, respecto a las metas establecidas en el Plan Operativo para el Despacho Personal Esta área se encuentra con un cumplimiento del 100%, respecto a las metas establecidas en el Plan Operativo para el Despacho Jurídica El área de Jurídica obtuvo un cumplimiento del 125%, actualmente existen inconvenientes con el aplicativo gestor. Despacho Representación externa Desempeño excelente del área de la representación externa con un cumplimiento promedio ponderado del 107,50%. Despacho - Grupo Interno de Trabajo de Asistencia al Cliente Este Grupo, a pesar de los inconvenientes de falta de personal, obtuvo un cumplimiento del 107,75%. División de Gestión Administrativa y Financiera Se observa un buen cumplimiento en esta División, tanto en el área Comercial, como en Recursos Físicos. La meta de la gestión en Comercial tiene sobre cumplimiento debido a que gran parte de las donaciones entregadas por esta Seccional, son de mercancía altamente perecedera, por lo cual se deben disponer inmediatamente.

3 Página 3 de 8 División de Gestión de Fiscalización En el área aduanero, la División obtuvo un cumplimiento del 80.60%, esto se debe a que la División está compuesta por dos funcionarios, quienes les es complicado salir a realizar inspecciones para aumentar las aprehensiones. Así mismo, debido a que también existen metas en la División de Gestión de Control Operativo, se estarían haciendo competencia o dobles visitas a la comunidad. División de Gestión de Liquidación y Grupo Interno de Trabajo de Auditoría Tributaria Esta División obtuvo un cumplimiento promedio ponderado de las metas establecidas en el Plan Operativo para el 2012, del %. División de Gestión de Operación Aduanera Según el seguimiento a la gestión DIAN, esta División obtuvo un cumplimiento promedio ponderado de las metas establecidas en el Plan Operativo para el 2012, del %. División de Gestión de Recaudo y El seguimiento a la gestión DIAN indica que esta División obtuvo un cumplimiento promedio ponderado de las metas establecidas en el Plan Operativo para el 2012, del 86.74%. División de Gestión de Control Operativo Respecto al cumplimiento de las metas, la gestión de Operativa obtuvo un cumplimiento del 117%, y la gestión de Apoyo obtuvo un cumplimiento del %. A continuación se relaciona un cuadro con las actividades que requieren sustento de acuerdo a su cumplimiento o sobrecumplimiento. No. Actividad 4 Dirección de Gestión Jurídica 5 Dirección de Gestión Jurídica 10 Gestión de Recursos Físicos 13 Gestión de Recursos Físicos 14 Gestión de Recursos Físicos 15 Gestión de Recursos Físicos 16 Gestión de Recursos Financieros 19 Gestión Comercial Actividad Incluir en el Sistema Gestor los actos y actuaciones proferidos durante el año Actualizar en el Sistema Gestor los actos y actuaciones proferidos antes del 31 de diciembre de Eliminar los documentos que cumplieron su tiempo de conservación en Archivo central en aplicación de TRD Acciones para Mejorar la Ejecución del Plan Operativo Marque con una X cuando sea el caso Sobrecumplimiento Incumplimiento Reprogramación Ejecutar el objeto contractual para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos del Parque Automotor de la Entidad Supervisar las actividades inherentes al mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor Controlar el suministro de combustible a los vehículos del Parque Automotor de la Entidad Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal de nivel central y de las direcciones seccionales que ejecutan presupuesto por cadena presupuestal Disposición de Mercancías ADA Acciones de mejora y sustento Se ha solicitado apoyo del nivel central para solucionar problemas técnicos con el aplicativo gestor. Se ha solicitado apoyo del nivel central para solucionar problemas técnicos con el aplicativo gestor. Continuar con la urgente solicitud de vinculación de personal para el área, puesto que no hay un funcionario con el tiempo para dedicarse a esta labor. Debido a la falta de personal, no se ha logrado ejecutar el presupuesto. Debido a la falta de personal, no se ha logrado ejecutar el presupuesto. Debido a la falta de personal, no se ha logrado ejecutar el presupuesto. acciones de mejora en cuanto a este sobrecumplimiento, ya que son mercancías perecederas que deben disponerse inmediatamente.

4 Página 4 de 8 20 Gestión Comercial 22 Gestión Representa Externa 23 Gestión Recaudo y 24 Gestión Recaudo y 26 Gestión Recaudo y 27 Gestión Recaudo y 29 Gestión Recaudo y 33 Gestión Recaudo y 34 Gestión Recaudo y 50 Gestión 51 Gestión Obtener Ingresos por la comercialización Rentas Propias Formular las denuncias a que hubiere lugar por la comisión de conductas punibles en materia tributaria aduanera y cambiaria, según corresponda Recuperar la cartera morosa de la Entidad Disminuir el inventario de cartera obligaciones 2006 / 2011 Evaluar la efectividad de las jornadas de cobro Corregir las inconsistencias teniendo en cuenta la ley anti trámites Contabilizar los actos administrativos proferidos por las Direcciones Seccionales Utilizar el servicio informático electrónico de devoluciones para tramitar las solicitudes de devolución y/o compensación hasta proferir el acto administrativo correspondiente Realizar control a los solicitantes de devolución y/o compensación Obtener la gestión efectiva mediante correcciones, gestión perceptiva y gestión por actos ejecutoriados, entre otros conceptos Realizar auditorías de gestión perceptiva en Renta a los seleccionados recibidos por el programa MR durante el año 2012 El cumplimiento de esta meta depende mucho del período, pues a inicios del año, la venta de formulario fue alto debido a que a Servientrega no habían llegado los nuevos formularios, a la fecha, la comunidad adquiere los formularios en dicha empresa y no en la Entidad. La acción de mejora consistiría e presentar el mismo número de denuncias, respecto de las denunciables. El sobrecumplimiento se debió a que se presentaron denuncias de otros períodos, superando los casos denunciables del período. Existe problemas con los aplicativos, con la inlcusión de ejecutorias, inconvenientes por la falta de personal para el área e informático de tiempo completo. Existe problemas con los aplicativos, con la inlcusión de ejecutorias, inconvenientes por la falta de personal para el área e informático de tiempo completo. No se ha recibido información de la Coordinación de Control Básico de Obligaciones respecto de la evaluación de la jornada, los informes se remiten a tiempo. La firma digital no estaba en funcionamiento, los equipos presentan fallas y la instaación de los programas no se ha logrado hacer por falta del informático de tiempo completo. acciones de mejora, por cuanto esta labor la ejecuta la Seccional de Cúcuta. Por parte de la Seccional Arauca se remite la información necesaria para tal fin. no han llegado solicitudes de devolución de Renta, los cuales se adelantan por el aplicativo. Las recibidas han sido de Ventas. Continuar con la urgente solicitud de vinculación de personal para el área, puesto que no hay un funcionario con el tiempo para dedicarse a esta labor y adicional a ello, se debe tener en cuenta el orden público de la zona, que impide la visita a veredas. Sin embargo se hace cruces de información con el ICA. Esta meta se encuentra en sobre cumplimiento a razón de que existieron actos administrativos que se ejecutoriaron en el semestre objeto de la medición. Con respecto a esta variable no se tiene asignada meta mensual, sin embargo, se recibió por parte de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria seis (6) seleccionados, los cuales están en investigación y se espera el reporte de la gestión en el mes de agosto.

5 Página 5 de 8 52 Gestión 53 Gestión 54 Gestión 55 Gestión 56 Gestión 83 Gestión Fiscalización internacional 84 Gestión Fiscalización internacional 57 Gestión Fiscalización aduanera 58 Gestión Fiscalización aduanera 59 Gestión Fiscalización aduanera 60 Gestión de Control Controlar la facturación mediante clausura de establecimiento por incumplir las normas de facturación y obtener la reclasificación de responsables del régimen simplificado al común Controlar los ingresos mediante ejecución de verificaciones (puntos fijos) a contribuyentes o responsables de acuerdo con la actividad económica Controlar la realidad de las operaciones económicas realizando los cruces de información solicitados por otras direcciones seccionales Proferir las resoluciones de declaración de proveedores ficticios detectados en el desarrollo de las investigaciones adelantadas Sancionar a terceros relacionados o comunicar al competente de acuerdo con las conductas identificadas en terceros Notificar en la División de Fiscalización las acciones de control a operaciones económicas internacionales y de inversión extranjera Notificar en la División de Liquidación las acciones de control a operaciones económicas internacionales y de inversión extranjera. Realizar Aprehensiones Efectivas (Cant. Decomisos + Cant. Legalizaciones) relacionadas con actas de aprehensión generadas por Fiscalización. Realizar aprehensiones de arroz (kilos) - Fiscalización Realizar Aprehensiones de Licores (litros) - Fiscalización dificultad baja- Cambios N/A X X Con respecto a la clausura de establecimiento por el incumplimiento las normas de facturación para el mes de agosto se proyectaran los respectivos pliegos de cargos para que así mismo se puedan efectuar los respectivos cierres. Actualmente contamos con un reclasificado que se reportara en el mes de julio, ya que de los dos seleccionados uno de ellos le cedió el establecimiento al cónyuge impidiendo continuar con el proceso de reclasificación. Ya se han realizado Puntos Fijos, se continuará con la ejecución en la medida en que por la carga laboral se pueda ejecutar, debido a la necesidad de personal. A la fecha no se han recibido por parte de otras direcciones seccionales control de operaciones económicas por medio de cruce de terceros. En las investigaciones adelantadas en el trascurso del semestre no se han detectado proveedores ficticios, razón por la cual no se han proferido las respectivas resoluciones. Al igual en las investigaciones en curso no se han hallado terceros relacionados con el fin de comunicar a los competentes. Con respecto a los indicadores de Fiscalización Internacional no contamos con insumos ni capacitación con respecto a la anterior. De igual forma a la fecha no se han recibido por parte de la Subdirección de Gestión de Fiscalización las tablas paramétricas de los componentes o variables que se informan. Con respecto a los indicadores de Fiscalización Internacional no contamos con insumos ni capacitación con respecto a la anterior. De igual forma a la fecha no se han recibido por parte de la Subdirección de Gestión de Fiscalización las tablas paramétricas de los componentes o variables que se informan. No. De aprehensiones efectivas: Meta 12, logro 9, presenta incumplimiento debió a que el proceso de notificación de 3 actas de aprehensión debieron surtirse por edicto y no alcanzaron a quedar en firme en el mes de junio. No. De Kilos de arroz aprehendidos: Meta 300 kilos, logro 277, incumplimiento de 23 kilos, los cuales se deberán alcanzar dentro del próximo trimestre. No. De Litros de Licor: Meta 116 litros, logro 75 litros, incumplimiento de 23 kilos, los cuales se deberán alcanzar dentro del próximo trimestre. ejecutar en cambios.

6 Página 6 de 8 61 Gestión de Control 62 Gestión de Control 64 Gestión de Control 65 Gestión de Control 66 Gestión de Control 68 Gestión Operativa 69 Gestión Operativa 70 Gestión Operativa 71 Gestión Operativa 72 Gestión Operativa 78 Gestión de Fiscalización de Derechos de Explotación dificultad media- Cambios dificultad alta- Cambios dificultad baja- Liquidación dificultad media- Liquidación dificultad alta- Liquidación Realizar aprehensiones efectivas (Cant. Decomisos + Cant. Legalizaciones) relacionadas con actas de aprehensión generadas Realizar control al contrabando abierto en sectores sensibles - Arroz- Kilos POLFA Realizar control al contrabando abierto en sectores sensibles - Licores- Litros POLFA Realizar control al contrabando abierto en sectores sensibles - Confecciones-Unidades POLFA Realizar control al contrabando abierto en sectores sensibles - Cajetillas x 20 de cigarrillos POLFA N/A X X Adelantar acciones de fiscalización correspondientes al incumplimiento de la obligación de liquidar, declarar y pagar los Derechos de Explotación y Gastos de Administración oportuno y correctamente. acciones de mejora, por cuanto este se debe a casos excepcionales, como es que del año 2011 quedó pendiente ejecutar una acción, la cual se desarrolló en Enero y por ende se reportó en ese mes. ejecutar en cambios. no han llegado programas, debido a ello, si no hay carga, no existe acción a ejecutar. No debería haber incumplimiento. acciones de mejora ya que en el primer trimestre de 2012, no se recibieron expedientes de la División de Fiscalización. El sobrecumpelimiento se debió a la evacuación de expedientes del año 2011, los cuales por falta de tiempo no se habían logrado evacuar. no han llegado programas, debido a ello, si no hay carga, no existe acción a ejecutar. No debería haber incumplimiento. acciones de mejora para los sobrecumplimientos en aprehensiones, pues el cuerpo policial no se puede limitar a realizar aprehensiones solamente para cumplir metas, sino que debe realizarlas en la medida en que sobrevengan. acciones de mejora para los sobrecumplimientos en control al contrabando de arroz, pues no se puede limitar a realizar aprehensiones solamente para cumplir la meta, sino que debe realizarlas en la medida en que sobrevengan, independientemente de valor y de la cantidad. acciones de mejora para los sobrecumplimientos en control al contrabando de licores, pues no se puede limitar a realizar aprehensiones solamente para cumplir la meta, sino que debe realizarlas en la medida en que sobrevengan, independientemente de valor y de la cantidad. acciones de mejora, pues no se puede limitar a realizar aprehensiones solamente para cumplir la meta, sino que debe realizarlas en la medida en que sobrevengan, independientemente de valor y de la cantidad. Es difícil establecer la acción de mejora, debido que el ingreso de este tipo de mercancía por Arauca es escaso. ejecutar por parte de la Subdirección.

7 Página 7 de 8 79 Gestión de Fiscalización de Derechos de Explotación 80 Gestión de Fiscalización de Derechos de Explotación 81 Gestión de Fiscalización de Derechos de Explotación Proferir los actos sancionatorios derivados de la gestión realizada a los expedientes recibidos por ETESA. Realizar acciones de control tendientes a aplicar multas por evasión en Derechos de Explotación. Enviar a la Subdirección de Gestión de Fiscalización de Derechos de Explotación los reportes e informes requeridos ejecutar por parte de la Subdirección. ejecutar por parte de la Subdirección. ejecutar por parte de la Subdirección. 4. Socialización de los lineamientos al interior de las dependencias e implementación del plan de mejoramiento para subsanar las desviaciones detectadas en la autoevaluación. Continua el esfuerzo de los funcionarios de las diferentes Divisiones y Grupos de esta Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Arauca, en cuanto al auto aprendizaje en los diferentes procesos, evitando así el surgimiento de desviaciones y subsanando las que sean detectadas, teniendo en cuenta la significativa carencia de personal. Así mismo, se continúa en el constante análisis de normas, reuniones de retroalimentación, revisión de conceptos, solicitud de acompañamiento o asesoramiento por parte de las diferentes Subdirecciones, retroalimentación entre Divisiones e intercambio de información con las demás Seccionales. 5. Implementación de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno. En el primer semestre del año 2012, no se recibieron lineamientos especiales por parte del nivel central relacionados con la gestión de calidad y control interno. 6. Revisión y aprobación de los informes de seguimiento sobre cumplimiento de los planes de mejoramiento elaborados por las áreas. Esta Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Arauca, en el primer semestre del año 2012, fue objeto de dos planes de mejoramiento, en la División de Gestión Administrativa y Financiera y en la División de Gestión de Fiscalización, así: Dependencia que hizo la visita Fecha de realización de la visita Número de funcionarios que realizaron la visita Numero de hallazgos Numero de acciones de mejoramiento concertadas N Hallazgos N de acciones de cumplimiento Acciones cumplidas al 100% Pendientes % total de cumplimiento acciones Pendientes % 0% 7. Compromisos. Debido a que todas las divisiones se encuentran direccionando todos los esfuerzos para la consecución de las metas, bajo el cabal cumplimento de la norma y al compromiso que se observa, no quedan compromisos pendientes. 8. Convocatoria para la siguiente reunión del Comité de Operación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno.

8 Página 8 de 8 Se convoca para la realización de la próxima reunión del Comité de Operación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Arauca, el día veintitrés (23) del mes de Octubre del año dos mil doce (2012), a las 09:00 a.m. En constancia firman, Mayor Pedro Octavio Gómez Durán Director Seccional de Impuestos y Aduanas de Arauca María Eduviges Sánchez de León Jefe de la División de Gestión Administrativa y Financiera Henry Oswaldo Arévalo Maldonado Jefe de la División de Gestión de Fiscalización José Rogelio Eslava Jefe del Grupo Interno de Trabajo de Auditoría Tributaria Luz Adriana Castaño Garay Jefe de la División de Gestión de Liquidación Elizabeth Arias Zabaleta Jefe de la División de Gestión de Recaudo y Horacio Sierra Escobar Jefe de la División de Gestión de la Operación Aduanera Proyectó.CPCM

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