CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE GESTIÓN DE APOYO UNIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA CARTEL LICITACIÓN ABREVIADA 2013LA

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1 LICITACIÓN ABREVIADA 2013LA Contratación de servicio de alimentación para realizar el I Congreso Nacional sobre el Régimen Jurídico de la Hacienda Pública JUNIO, 2013

2 Página 2 de 23 ÌNDICE A. CONDICIONES GENERALES Objeto de la Contratación Ofertas Plazos de Entrega Precio y Forma de Pago... 6 B. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS... 7 C. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Precio del paquete de alimentación D. DEL ADJUDICATORIO Y/O CONTRATISTA Adjudicación Garantía de Cumplimiento Documentación que se debe incluir con la Oferta Multas Obligaciones de la Contratista Cláusula de Confidencialidad Formalización del Contrato Ejecución del Contrato Anexo 1. Formulario de Presentación de Oferta... 19

3 Página 3 de 23 Aviso Importante Para la presentación de ofertas no debe hacerse una transcripción del cartel, sino simplemente llenar el formulario que se adjunta al presente cartel en el ANEXO 1, el cual debe ser presentado junto con la oferta económica y las especificaciones técnicas. Estas especificaciones deberán ser acompañadas con la documentación técnica respectiva Estas especificaciones representan los valores mínimos solicitados, no se aceptará ningún valor inferior a los indicados y en todos los casos que correspondan se pueden ofrecer valores superiores. Si fuese necesario presentar información técnica se presenta de manera electrónica mediante disco compacto, no será necesario imprimirla, ni presentar copias, sino se debe adjuntar el disco junto con el resto de la documentación. Se deja claro que es deber de los participantes aplicar lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento correspondiente a los procesos licitatorios en general, ya sea sobre consultas, aclaraciones, objeciones o en general sobre cualquier deber o derecho que pueda aplicar. Uso de Formulario Si la oferta se presenta sin usar el formulario, la Administración girará la subsanación respectiva para que este sea aportado. El oferente debe velar porque la oferta sea suficientemente concisa y clara de forma tal que facilite su análisis. con lo que se entiende que no debe imprimirse la totalidad del cartel para indicar en cada cláusula que se acepta y se cumple con el mismo, bastando que se indique una sola vez que se cumple con lo requerido, compromiso que en todo caso se realizará dentro del formulario adjunto.

4 Página 4 de 23 A. CONDICIONES GENERALES La Contraloría General recibirá ofertas hasta las 10:00 horas del día 10 de julio de 2013, fecha y hora en que se realizará el acto de apertura de ofertas en las oficinas de la Unidad de Gestión Administrativa, ubicadas en el Edificio Anexo de la Contraloría General, frente a la esquina noreste del Tennis Club en Sabana Sur, Mata Redonda, San José. 1. Objeto de la Contratación 1.1. El Objeto de la presente licitación es la Contratación de servicio de alimentación para realizar el I Congreso Nacional sobre el Régimen Jurídico de la Hacienda Pública conforme con las condiciones y especificaciones técnicas expuestas en el presente cartel La disponibilidad presupuestaria máxima para esta contratación es de ,00 (catorce millones quinientos mil colones exactos), los cuales se encuentran incluidos en la partida presupuestaria , correspondiente al presupuesto ordinario de este año. 2. Ofertas 2.1. Los oferentes deberán entregar 1 (una) oferta original impresa y 1 (una) copia en digital, idéntica al original en formato Word Los oferentes deben presentar su oferta de acuerdo con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en este cartel La persona que suscriba la oferta, por sí o en representación, deberá indicar su nombre y apellidos, sus calidades y número de cédula de identidad o de residencia, número de teléfono y fax, dirección postal, e iguales datos de sus representadas, si fuera el caso Cuando el oferente concurra a través de apoderado o de representantes de casas extranjeras, así debe hacerse constar, de manera que quede claramente establecida la identidad de la casa o persona que propone y la del agente a través de quien lo hace, con las citas de inscripción respectivas, o el aporte de certificaciones o copias requeridas Declaraciones juradas y timbres. Al respecto las oferentes deberán acatar lo dispuesto en el formulario disponible en el Anexo 1 de este cartel.

5 Página 5 de La Unidad de Gestión Administrativa de la CONTRALORÍA será la unidad que tramitará el procedimiento de adquisición y proporcionará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta compra, previa coordinación con la Unidad Técnica responsable que para este caso en particular es la Unidad Centro de Capacitación Las ofertas deberán entregarse en sobre cerrado, en la Unidad de Gestión Administrativa de la CONTRALORÍA GENERAL, con la siguiente leyenda: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRATACIÓN DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN PARA REALIZAR EL I CONGRESO NOMBRE DE LA COMPAÑÍA OFERENTE: 2.8. En la oferta se debe indicar el plazo de vigencia de la misma, el cual no podrá ser menor de 60 (sesenta) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas La oferta debe hacerse en idioma español, sin tachaduras, borrones y alteraciones que puedan producir dudas sobre el texto, debiendo salvarse todo error por nota, antes de la apertura de ofertas. Cualquier documentación técnica que acompañe la oferta podrá venir en idioma español Las ofertas deberán ser presentadas en forma ordenada, separando la información legal, técnica y de precios en forma clara Las ofertas que se presenten tardíamente en la Unidad de Gestión Administrativa se recibirán, pero no serán evaluadas Las ofertas deberán presentarse respetando lo que dispone la ley sobre Unidades de Medida Nº 5292 de 9 de agosto de 1973 y el Decreto Ejecutivo Nº 4124-MEIC de 16 de setiembre de Plazos de Entrega 3.1. El Congreso se realizará los días 17 y 18 de octubre de 2013 y el servicio de alimentación será en el Salón A del Colegio de Abogados de Costa Rica en Zapote, contiguo a la rotonda de las Garantías Sociales, en un horario de 7:00 a.m. a 18:00 horas ambos días.

6 Página 6 de El inicio de los plazos contractuales empezará a correr a partir de la comunicación formal de la respectiva orden de inicio mediante fax o por correo electrónico indicado por la empresa para notificaciones, previa aprobación interna del contrato por parte de la Unidad Jurídica Interna de la CONTRALORÍA, si ésta última fuera necesaria. Se entenderá para todo efecto por plazo de entrega inmediato al día hábil señalado después de la comunicación antes mencionada El atraso en la entrega, parcial o total de los bienes, dará derecho a la CONTRALORÍA a cobrar la multa estipulada en estas especificaciones o cualquier otra que se haya establecido en el proceso de licitación Todos los oferentes aceptan que la entrega se haga conforme a los términos establecidos en este cartel sin que esto implique o signifique un costo adicional para la CONTRALORÍA No se considerará como retraso justificado, los que se puedan dar por omisiones, defectos u objeciones por parte del CONTRATISTA. 4. Precio y Forma de Pago 4.1. Los precios serán considerados firmes, definitivos y en plaza En lo que respecta a la forma de pago, los oferentes pueden cotizar en colones o en una divisa extranjera, pero la Administración pagará en colones al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de emitirse el pago La cotización del paquete debe realizarse bajo la fórmula de autoservicio (buffet) debido a que los tiempos para la toma de los alimentos son de 30 (treinta) minutos para el refrigerio y de 60 (sesenta) minutos para el almuerzo. Asimismo, la oferta económica deberá indicar el precio unitario del paquete de alimentación (tres refrigerios y dos almuerzos) y el costo global de los 330 (trescientos treinta) servicios solicitados, no obstante, a pesar que se debe indicar el costo unitario o ítems, la totalidad de la contratación será adjudicada a un solo oferente El precio total de la oferta debe desglosarse indicando: cantidad, precio unitario, precio total y demás costos que se deban considerar, de forma tal que le permita a la CONTRALORÍA adjudicar parcialmente las ofertas.

7 Página 7 de El oferente debe detallar con claridad y en forma expresa, todo tipo de erogación a cargo de la CONTRALORÍA GENERAL que se derive de la adjudicación de esta contratación. 4.6 El oferente debe detallar el costo unitario y total de los bienes objeto de esta contratación, en números y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el precio cotizado en letras. El oferente deberá cotizar ítems completos y no parte de ellos El pago del servicio se realizará una vez que éste haya sido recibido por parte de esta CONTRALORÍA y una vez que se haya verificado técnicamente el cumplimiento, conforme a lo especificado en la respectiva oferta económica, el cartel y el contrato; y con el recibido conforme definitivo del Centro de Capacitación como Unidad Técnica encargada de la contratación, quien será la responsable de la revisión y verificación de que el servicio entregado cumpla con todas las condiciones contempladas en la presente contratación; para ello notificará formalmente y por escrito a la Unidad de Gestión Administrativa. La ausencia de esa nota de aprobación por parte del Centro de Capacitación, comprobando la recepción a satisfacción de los bienes, impedirá que se realice el pago respectivo Para el trámite de pago, el adjudicatario podrá presentar la factura respectiva en el momento de la entrega del servicio o en un plazo no mayor a 5 (cinco) días hábiles a partir de dicha entrega. El pago correspondiente, se hará mediante pago electrónico a través de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda conforme al modelo de Caja Única del Estado en un plazo de 30 días naturales, contados a partir del recibido a satisfacción definitivo brindado por la Unidad Técnica, para este caso, la Unidad de Gestión Administrativa de esta CONTRALORÍA. B. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS I. EL PAQUETE DE ALIMENTACIÓN A CONTRATAR COMPRENDE LO SIGUIENTE: a. Fecha: La actividad se realizará en 2 (dos) días: 17 y 18 de octubre de b. Duración: En un horario de las 7:00a.m. a las 6:00pm. c. Sede del servicio: Se brindará el servicio de alimentación en el Salón A del Colegio de Abogados de Costa Rica, cita en Zapote, contiguo a la rotonda de las Garantías Sociales. d. Servicio de alimentación: La contratación de los alimentos y número de servicios se regirán por las condiciones que se enumerarán.

8 Página 8 de El servicio de alimentación del Congreso esta subdivido en los siguientes ítems, cuyas características se describen a continuación: Ítem 1. Paquete Básico El paquete está compuesto por 2 (dos) almuerzos y 3 (tres) refrigerios (coffee break) que se servirán los días 17 y 18 de octubre, fechas en que se desarrollará el Congreso, de la siguiente forma: a. En el primer día: refrigerio a mitad de mañana, almuerzo al medio día y refrigerio a mitad de la tarde. b. En el segundo día: refrigerio a mitad de la mañana y el almuerzo a medio día. c. Este paquete debe cotizarse para un total de 330 (trescientas treinta) personas. La cotización del paquete debe realizarse bajo la fórmula de autoservicio (buffet) debido a que los tiempos para la toma de los alimentos son de: 30 (treinta) minutos para el refrigerio. 60 (sesenta) minutos para el almuerzo. Asimismo, la oferta económica deberá indicar el precio unitario del paquete de alimentación (tres refrigerios y dos almuerzos) y el costo global de los 330 (trescientos treinta) servicios solicitados. Es importante señalar, que para el refrigerio de la mañana del primer día se requieren 25 servicios adicionales a los 330 (trescientos treinta) indicados, correspondientes a la atención de los invitados a la inauguración del Congreso. Al respecto, los oferentes deberán incluir en sus plicas, al menos 3 (tres) opciones de menú de refrigerio y 3 (tres) de almuerzo, siendo que cada tiempo de alimentación debe contener lo siguiente: a. Los 3 (tres) refrigerios deben consistir en: café, leche, té, bebida natural tipo jugo y 3 (tres) tipos de bocadillos, dos salados y uno dulce. El tipo específico de los bocadillos se escogerá posteriormente con base en los menús enviados. b. El almuerzo de los 2 (dos) días deberá incluir:

9 Página 9 de 23 2 (dos) tipos de ensaladas 2 (dos) tipos de carne (res, cerdo, pollo o pescado) 2 (dos) guarniciones y pan. El menú a servir se escogerá posteriormente con base en las opciones que presente la empresa bajo la fórmula de buffet. c. El almuerzo también deberá incluir postre y refresco natural, con al menos 2 (dos) opciones a escoger. Ítem 2. Refrigerio de Clausura Adicionalmente, para la tarde del segundo día, se contratará un refrigerio de clausura del Congreso, el cual deberá cotizarse para 275 (doscientas setenta y cinco) personas, bajo la fórmula de servicio en mesa, por tratarse de la actividad de cierre y mientras se desarrolla una presentación cultural. El refrigerio deberá contemplar 1 (un) refresco y 3 (tres) bocadillos por persona, tipo cóctel en una combinación de bocadillos fríos y calientes, los cuales serán diferentes a los servidos en la mañana. La oferta económica deberá indicar el precio unitario del refrigerio de clausura y el costo global de los 275 (doscientos setenta y cinco) servicios solicitados. 2. Otros requerimientos Estación de Café Adicional a los servicios anteriores, se debe cotizar en la oferta económica, el costo de una estación de café para 100 (cien) personas para la tarde, después del almuerzo durante los 2 (dos) días de Congreso para combatir la marea alcalina en los participantes. 3. Horarios de programa y de atención al público Se requiere tener listo la alimentación en las horas programadas para el café, almuerzo y refrigerio de clausura, así como cumplir con el horario de atención a la hora de servir los alimentos tipo buffet en los rangos establecidos de 30 (treinta) minutos del café y 60 (sesenta) minutos de almuerzo, para el total de participantes. Asimismo, mantener un servicio de calidad por parte de los saloneros. En caso de atraso por incumplimiento de los horarios descritos se aplicarán las sanciones indicadas en este cartel.

10 II. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Página 10 de 23 CONSIDERACIONES GENERALES DEL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN A CONTRATAR. La Administración se pondrá de acuerdo con la empresa adjudicada en cuanto al día y la hora en que realizará la prueba menú de una muestra del servicio con base en el menú ofrecido en la plica respectiva, al menos 10 (diez) días antes de llevarse a cabo la actividad. Las muestras deberán ser valoradas por el personal de la Unidad Técnica en la sede de las empresas ofertantes que vaya a brindar el servicio de alimentación, con el menaje completo que utilizarán en el evento, pudiendo la Administración realizar cambios a su conveniencia. En lo que se refiere al número definitivo de servicios (paquete básico y refrigerio de clausura) se indicará con exactitud 5 (cinco) días hábiles previos a la fecha del Congreso. El montaje del mobiliario para atender el servicio contratado, se realizará en forma previa al evento con una antelación mínima de 8 (ocho) horas a la prestación del primer servicio, consistente en el refrigerio del primer día., en caso de atraso se procederá con la aplicación de las sanciones establecidas en este cartel. A la empresa se le entregará el horario de las actividades de alimentación del Congreso para que coordine a lo interno la prestación del servicio en las horas requeridas. III. NECESIDADES Y PERFIL DEL PROVEEDOR DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN (CATERING SERVICE) A CONTRATAR. 1. En general el éxito del Congreso, se encuentra asociado desde luego a los contenidos y actividades que se estarán realizando, pero también reviste de mucha importancia que el proveedor de los servicios de alimentación (catering service) por la magnitud y nivel del congreso que se va organizar, sea una empresa de calidad y con experiencia en la atención de eventos de esta naturaleza y tamaño, de forma que, los participantes tengan una atención excelente y que no se afecte el logro de los objetivos por elementos de orden logístico o de servicio. Es por ello que, se requiere contratar un servicio de alimentación de acuerdo con los requerimientos del evento. En ese sentido se han definido las siguientes especificaciones para la contratación del servicio de alimentación para realizar el Congreso: 1.1 Servicio de catering Como parte del costo del servicio de alimentación se deberá incluir, los contenedores térmicos y baños maría necesarios para garantizar la calidad y temperatura de los alimentos que se servirán en el punto, para atender el

11 Página 11 de 23 total de servicios requeridos. El servicio debe incluir los siguientes artículos: mesas rectangulares y sillas, mantelería y servilletas de tela, equipos de cocina para el catering, losa, cristalería y cubertería, y el personal a cargo de la actividad -capitán y meseros- en la cantidad necesaria acorde con el número de servicios y el tiempo asignado para refrigerios y almuerzos. La empresa deberá tener capacidad de montaje y desmontaje de lo requerido en la sede del evento y las áreas para el servicio de alimentación durante los dos días, de conformidad con la programación de actividades establecidas y con capacidad para atender contingencias relacionadas con equipos y alimentos. Por ser una actividad en donde asistirán invitados especiales y siendo consistentes con lo indicado en el punto 1 citado anteriormente, se necesita una atención de calidad por lo que se requieren sillas confortables, fijas y fuertes, que tengan respaldar y asientos acolchonados y forrados en tela, que tengan estructura metálica de buen soporte, de tal manera que garanticen que no se vayan a quebrar a la hora de su uso. 1.2 Experiencia Resulta indispensable que se trate de una empresa que tenga experiencia en la organización de eventos tipo congreso de alto nivel ejecutivo, para poblaciones que ronden entre los 350 a 400 participantes y con capacidad de atender en forma eficiente el servicio de alimentación que se contrate. En los tiempos programados para el servicio de alimentación de 30 minutos para los refrigerios y de 60 minutos para el almuerzo. Lo que se requiere es que no se incurra en atrasos innecesarios que vayan en detrimento del programa de la actividad. La experiencia será acreditada por 3 (tres) referencias de servicios brindados en actividades similares con una antigüedad no superior a 3 (tres) años previos a la fecha de la apertura de las ofertas, la cual deberá incluir nombre del lugar a quien se le brindó el servicio, cantidad de personas atendidas, tipo de servicio, fecha, hora y lugar. 1.3 Calidad La empresa oferente deberá cumplir con lo estipulado por el Ministerio de Salud en materia de manipulación de alimentos, que garantice el consumo de los mismos, por esa razón deben cumplir con la implementación de las BPM (buenas practicas de manipulación de alimentos) y lo que la legislación vigente exige y regula en esta materia.

12 Página 12 de Garantía del contratante La empresa únicamente podrá subcontratar servicios de personal que atiende el evento, como meseros y capitanes, Sin embargo, no podrá subcontratar la elaboración de los alimentos por terceros. C. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Los puntos a evaluar serán los siguientes: Factor Porcentaje Precio paquete alimentación (2 días) 100% Precio del paquete de alimentación Total 100% Se premiará con un 100% a la oferta que cotice el precio unitario menor de cada paquete básico de alimentación. La asignación de puntos a las ofertas restantes, se hará en forma inversamente proporcional, utilizando la siguiente fórmula: Puntaje: Monto oferta base x 100% Monto oferta a evaluar D. DEL ADJUDICATORIO Y/O CONTRATISTA Una vez en firme el acto de adjudicación el contratista deberá considerar lo siguiente: 1. Adjudicación 1.1. Las ofertas serán evaluadas en las siguientes etapas, las cuales deben satisfacer para obtener la adjudicación: a. Primera Etapa: Elegibilidad legal: todos los oferentes y sus respectivas ofertas deberán cumplir los requisitos legales exigidos en el cartel de licitación y en la Legislación vigente para optar por la adjudicación.

13 Página 13 de 23 Elegibilidad técnica: todas las ofertas deberán cumplir con los requisitos mínimos y especificaciones técnicas básicas exigidas en el cartel de licitación para optar por la adjudicación. b. Segunda Etapa: Evaluación de ofertas: Una vez que se determine cuáles ofertas cumplen con los requisitos de elegibilidad descritos en los dos puntos anteriores, éstas serán evaluadas aplicando los Criterios de Evaluación contenidos en el presente cartel. En caso de existir empate en el puntaje final, la selección de la oferta adjudicataria para los ítems que presenten esta condición se realizará mediante el siguiente procedimiento de exclusión: Entre las que presenten igual puntaje se escogerá aquella de menor precio. Si el empate persiste, se procederá a utilizar el criterio de primera presentación de oferta. De existir empate en los criterios anteriores, se escogerá aquella empresa que tenga mayor experiencia en la atención de actividades masivas La Contraloría procederá a adjudicar la presente contratación dentro de los 34 (treinta y cuatro) días hábiles siguientes a la apertura de las ofertas Cuando de la evaluación de las ofertas resulte que ninguna conviene a los intereses de la Administración, la CONTRALORÍA podrá mediante acto razonado no adjudicar la presente contratación La CONTRALORÍA se reserva el derecho de adjudicar la presente licitación por ítem individual y dentro de cada ítem en forma total o parcial. De tal manera que se puede adjudicar una menor o mayor cantidad de producto de cada ítem, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria y la razonabilidad del precio, dentro del marco jurídico vigente El o los adjudicatarios de esta contratación no podrán traspasar o ceder los derechos derivados de la adjudicación en firme a terceros, sin previo consentimiento y por escrito de la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. 2. Garantía de Cumplimiento 2.1. Dentro de los 5 (cinco) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha en que se comunique el acuerdo de adjudicación, el o los adjudicatarios

14 Página 14 de 23 deberán rendir una Garantía de Cumplimiento equivalente al 5% (cinco por ciento) del monto total adjudicado. En caso de que existe una revocatoria o apelación al acuerdo de adjudicación, la Administración comunicará el nuevo plazo en que el o los adjudicatarios deben rendir la garantía y los timbres La garantía de cumplimiento tendrá una vigencia mínima de 30 (treinta días) naturales adicionales a la fecha probable de recepción definitiva del objeto de la presente contratación a entera satisfacción. Esta garantía será devuelta dentro de los 8 (ocho) días hábiles siguiente al vencimiento de la vigencia señalada siempre y cuando la administración tenga por definitivamente recibido a satisfacción el objeto del contrato Esta garantía, tiene como propósito asegurar la correcta ejecución del contrato según las cláusulas de la presente licitación y el cumplimiento de lo ofrecido expresamente por el adjudicatario en su propuesta Podrá constituirse mediante cualquiera de las modalidades que permite el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 3. Documentación que se debe incluir con la Oferta 3.1. Si se trata de una Sociedad Anónima, Colectiva, en Comandita o de Responsabilidad Limitada, el oferente debe acompañar con su propuesta una certificación original o copia, en la que se indique lo siguiente: La naturaleza y propiedad de sus cuotas y acciones. Si las cuotas y acciones fueren nominativas y éstas pertenecieren a otra sociedad, debe igualmente aportarse certificación pública sobre la propiedad de las acciones de esta última. La certificación debe ser emitida por la Sección Mercantil del Registro Público o por un Notario Público, con vista en el libro de accionistas de la sociedad, con no más de tres meses de expedida a la fecha de apertura, siempre que no haya sufrido modificación alguna. La fecha de constitución de la empresa. Asimismo, en dicha certificación se indicará la personería que legitime al firmante de la plica para actuar en forma conjunta o separada en nombre de su representada. Queda obligado el oferente que resulte adjudicatario a presentar, junto con la garantía de cumplimiento, original de certificación de personería en caso que actúe en representación de una persona jurídica, en los términos del artículo 17 del Reglamento a la Ley de Contratación

15 Página 15 de 23 Administrativa. Asimismo, junto con la garantía de cumplimiento deberá aportar timbres fiscales por un monto equivalente a un 0,25% del monto total adjudicado y estas especies fiscales deben rendirse dentro del plazo establecido en el punto 2.1 del apartado D DEL ADJUDICATORIO Y/O CONTRATISTA de este pliego de condiciones. 4. Multas Para los efectos de este ítem, se entenderá 2 (dos) tipos de faltas: las leves y las graves Faltas Leves En caso de que la adjudicataria durante el evento incurra en faltas leves ésta autoriza a la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA para que por concepto de multa, le rebaje del pago respectivo la suma correspondiente al 1% (uno por ciento) por falta leve que ocurra durante un mismo turno de servicio de alimentación o en otro distinto, hasta convertirse en falta grave según lo indicando en este cartel. Se entenderá por faltas leves cada vez que se observe el incumplimiento de lo siguiente: Vestimenta no adecuada de los que brindan el servicio como ausencia de gorras en el pelo o guantes a la hora de servir o sin el gafete que los identifique como miembros de la empresa Vasos y tazas quebradas, losa y cubiertos en general en mal estado y apariencia de suciedad Manteles incompletos, en mal estado o carente de limpieza. Nota: En caso de que se presenten al menos 3 (tres) faltas leves, las mismas se convertirán en graves Faltas Graves: En caso de que la adjudicataria durante el evento incurra en faltas graves, ésta autoriza a la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA para que por concepto de multa, le rebaje del pago respectivo la suma correspondiente al 5% (cinco por ciento) por falta grave hasta un máximo de un 10% (diez por ciento). En caso de encontrarse las siguientes condiciones, las mismas se considerarán como falta grave:

16 Página 16 de Personal Se sancionará el mal trato y acciones indebidas con los usuarios, tanto de palabra como de gestos Menaje Si el menaje no es de calidad, y las mesas y sillas no cumplen con los requerimientos o no están bien instaladas, de tal manera que originen algún accidente a los participantes Horarios Si la empresa no cumple con los horarios establecidos en este contrato o se tenga una llegada tardía que afecte el servicio, se sancionará con un 2% del total contratado, por el tiempo de comida que se atrase Alimentación Se sancionará la comida en mal estado o de mala calidad ya que la comida debe ser de primera calidad guardando los más altos estándares en la manipulación de los alimentos, de tal forma que no existan riesgos de intoxicaciones en los participantes a la hora de ingerir un alimento, durante los dos días en que se llevará a cabo el evento. Se sancionará a la empresa contratada si no prevé la cantidad de alimentación a servir según lo contratado, de tal manera que no haya faltantes a la hora de la atención de los refrigerios y almuerzos según los horarios establecidos. Las faltas a las normas de higiene en la manipulación de los alimentos, como por ejemplo servir la comida con las manos, o cosas similares que den mal aspecto y no permita ingerir los alimentos será sancionado. El Centro de Capacitación será la Unidad responsable de fiscalizar y evaluar los aspectos durante el evento y determinar las sanciones que correspondan, las cuales deben ser comunicadas a la Unidad de Gestión Administrativa mediante oficio formal para que dicha Unidad proceda a la gestión de cobro correspondiente. Si en primera instancia la Administración no puede resarcir los daños causados con el pago de la actividad, se procederá a cobrar a la CONTRATISTA lo equivalente al daño sobrante, recurriendo de ser necesario a las vías que correspondan.

17 Página 17 de En caso de reincidencia en alguno de los puntos que se han señalado como graves, aparte del cobro de la multa correspondiente, las consecuencias serán las siguientes: Posible ejecución de garantía cumplimiento para el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios ocasionados Procedimiento sancionatorio correspondiente apercibimiento o inhabilitación según artículos 99 y 100 de la LCA En caso de daños y perjuicios no cubiertos con la garantía de cumplimiento la contraloría podrá cobrarlos en la vía administrativa o judicial correspondiente En caso de que la adjudicataria incumpla el plazo establecido para la rendición de timbres y garantía de cumplimiento, para la firma del contrato, se procederá a cobrar una multa de (veinte mil colones exactos) por cada día de atraso. 5. Obligaciones de la Contratista 5.1. Le corresponde a cada adjudicatario la cancelación de todos los gastos ocasionados por concepto de comisiones bancarias, fax, enmiendas, etc., relacionados con la forma de pago requerida La CONTRALORÍA queda en facultad de deducir tales gastos de las facturas que se le presentan para su cobro En caso de no hacerlo, la CONTRALORÍA deducirá el costo de los daños del precio total de la oferta, o si bien el monto resulta superior, esta CONTRALORÍA se subroga la posibilidad de acudir a la vía legal que corresponda para la recuperación del monto por daños y perjuicios causados por tal motivo La CONTRALORÍA queda en facultad de deducir tales gastos de las facturas que se le presentan para su cobro. 6. Cláusula de Confidencialidad 6.1. La CONTRATISTA, los empleados bajo su cargo y el contratante, deberán apegarse a las normas de ética profesional y técnica, por lo tanto no podrán revelar información de naturaleza confidencial o de propiedad de la Administración, en relación con la prestación de los servicios incorporados en el CONTRATO, sin el previo consentimiento por escrito por parte de la autoridad competente.

18 Página 18 de Formalización del Contrato 7.1. La adjudicataria deberá formalizar el documento contractual con la Administración 1 (un) día hábil posterior a que el acuerdo de adjudicación adquiera su firmeza, siendo necesario que previo a la firma del contrato se haya rendido la respectiva garantía de cumplimiento y los timbres Para cumplir con la firma de contratos, el CONTRATISTA está obligado a aportar un equivalente al 0.25% del monto adjudicado más 312,50 por concepto de especies fiscales o un entero de gobierno por el monto correspondiente En caso de que la adjudicataria no cumpla con la presentación de los requisitos antes señalados, la Administración podrá declarar el contrato como insubsistente y procederá de acuerdo con lo señalado en el artículo 191 RLCA, lo que implica la posibilidad de readjudicar el negocio a la oferta que siendo admisible, haya resultado segunda en la metodología de evaluación. 8. Ejecución del Contrato 8.1. El contrato iniciará su ejecución a partir del día hábil siguiente de recibido la Orden de Inicio por parte del contratista, la cual será remitida por la Unidad de Gestión Administrativa, vía fax, correo electrónico o medio indicado por la Contratista para notificación. A su vez la contratista debe retirar en la Unidad de Gestión Administrativa la orden de pedido documento que es requerido para que se pueda realizar la entrega de los bienes contratados. El retiro del pedido deberá hacerse como máximo el día siguiente de su notificación Lo anterior, además de otros aspectos como: recepción provisional, recepción definitiva y rechazo del objeto contratado, se ejecutarán de acuerdo con las regulaciones contempladas en el artículo 192 sigs. y concordantes del R.L.C.A Se estará igualmente a lo indicado en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento para lo que se refiera a prórrogas, suspensiones, rescisiones, cesiones, modificaciones y contratos adicionales.

19 Página 19 de Anexo 1. Formulario de Presentación de Oferta Descripción de la compra: Las especificaciones técnicas, descripción de bienes y metodología de evaluación así como documentación adicional, se encuentran adjuntos a este formulario. La unidad técnica encargada de tramitar esta contratación será la unidad de gestión administrativa. El monto presupuestado corresponde a ,00 (catorce millones quinientos mil colones sin céntimos), para la compra de acuerdo a la sub partida Resulta necesario que el oferente presente su oferta por medio del presente formulario, en caso de no hacerlo se le dará una única oportunidad para que mediante subsanación llene su oferta. con esta subsanación no podrá agregar o modificar información adicional a la que presentó en su oferta inicial. Cualquier condicionamiento o cláusula en perjuicio de la administración que esté incorporada en la oferta inicial se tendrá por no puesta. La administración sólo revisará y tomará como parte de la oferta la información contenida en el presente formulario y en sus anexos. Cuando no aplique una opción deberá indicarse con las siglas NA. Forma de pago: 30 días naturales a partir de la recepción del recibido a satisfacción del bien o servicio objeto de esta contratación. Tipo de moneda: la oferta podrá ser presentada indicar el tipo de moneda en que se cotiza. Plazo de recepción de ofertas: La Unidad de Gestión Administrativa estará recibiendo ofertas hasta las horas del de de 2013 en sus oficinas ubicadas en el segundo piso del edificio anexo de la Contraloría General de la República ubicado al costado oeste del Tennis Club. Plazo para adjudicar: La Administración adjudicará el presente proceso en un plazo máximo conforme a lo regulado en el Reglamento a la Ley de Contratación a partir de la fecha de recepción de ofertas, existiendo la posibilidad de prorrogarse tal decisión si se amerita, de conformidad con lo estipulado en el artículo 87 del RLCA, y se comunica debidamente a los interesados.

20 Página 20 de 23 INFORMACIÓN GENERAL Nombre de la empresa o persona física Representante legal Licitación Pública Nº. Tipo de procedimiento Contratación Directa Autorizada Nº. 1.) Requerimientos Formales Llenar sólo cuando es una sola empresa Licitación Abreviada Nº. Licitación por Demanda Nº. Cédula Jurídica Firma del representante legal Timbres Ciudad de las Niñas Colegio de Ciencias económicas Pegar timbre Cédula del Representante Presenta oferta original con presentación adecuada cantidad de copias requeridas ( copias) Ofertas alternativas (cuando correspondan) y Si la respuesta es afirmativa indicar cuantas Llenar sólo cuando es un consorcio Consorcio Se recuerda que se debe adjuntar a su oferta el respectivo acuerdo consorcial conforme los requerimientos del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

21 Página 21 de 23 Nombre de las empresas integrantes y cédulas jurídicas Empresa 1. Empresa 2. Responsables y firmas de representantes del Consorcio Empresa 3. Representante 1. (nombre y firma) Representante 2. (nombre y firma) Llenar sólo cuando es una oferta en conjunto Se recuerda que se debe adjuntar a su oferta En conjunto Empresa 1. Nombre de las empresas integrantes y cédulas jurídicas Empresa 2. Empresa 3. Responsables y firmas de representantes del Consorcio Representante 1. (nombre y firma) Representante 2. (nombre y firma) Representante 3. (nombre y firma)

22 Página 22 de 23 Llenar sólo cuando se va a subcontratar Subcontratación Se recuerda que se debe adjuntar a su oferta Empresa 1. Nombre de las empresas integrantes y cédulas jurídicas Empresa 2. Empresa 3. Responsables y firmas de representantes del Consorcio Representante 1. (nombre y firma) Representante 2. (nombre y firma) Representante 3. (nombre y firma) DECLARACIONES JURADAS (Estas declaraciones son de aporte obligatorio, en caso de no aportarse deberán ser subsanadas.) Con la firma de este formulario realizó las siguientes declaraciones bajo fe de juramento sobre mi representada 1. Que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales (art. 65 inciso a ) del RLCA 2. Que no está afectada por ninguna causal de prohibición (art. 65 inciso b) del RLCA 3. Que se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la CCSS. 4. Que se encuentre al día en el pago de las obligaciones con FODESAF. 5. La copia de la oferta digital aportada corresponde a una copia fiel del original. 6. Que no se encuentra en ninguno de los casos de imposibilidad para contratar con la Administración. 7. Conforme con los art. 22 o 22 bis de la L.C.A, modif. Ley No 8422 del 6/10/2004), ni en ninguna otra

23 Página 23 de 23 condición que el impida contratar con la Administración. VIGENCIA DE LA OFERTA: Mínimo días hábiles Plazo de entrega: Máximo días hábiles a partir de la entrega de la orden de compra. GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN: En caso de no tener aun rendida la garantía se llenará en la apertura de ofertas por parte de la Administración Recibo No. Vigencia de la Garantía: días Efectivo Carta de Garantía Cheque No. Certificado de Depósito: En el caso de este tipo de garantía deberá atenderse a lo indicado en el párrafo tercero del art. 42 RLCA. La oferente que entiende y acepta con la sola firma y presentación de esta oferta que se somete de manera incondicional a todas las cláusulas legales técnicas y financieras que establecen en el cartel y sus documentos anexos según lo indicado en el Artículo 61 RLCA. FIRMA RESPONSABLE INFORMACIÓN ADICIONAL (CUALQUIER INFORMACIÓN ADICIONAL DEBE SER INCORPORADA EN ESTA PÁGINA)

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