Manual de usuario. Tramitación de inspecciones periódicas de ascensores: La visión de los organismos de control autorizado (OCAs)

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1 Manual de usuario Tramitación de inspecciones periódicas de ascensores: La visión de los organismos de control autorizado (OCAs) 2 de Noviembre de 2009

2 Índice 1. INTRODUCCIÓN ACCESO AL PORTAL DE TRAMITACIÓN TRÁMITE DE UNA INSPECCIÓN BÚSQUEDA DE ASCENSORES BÚSQUEDA POR LOCALIZACIÓN DEL ASCENSOR POR Nº RAE BÚSQUEDA POR LOCALIZACIÓN DEL ASCENSOR POR Nº ACTA BÚSQUEDA POR LOCALIZACIÓN DEL ASCENSOR ACCIONES SOBRE LOS ASCENSORES CONCERTAR FECHA DE VISITA: EMITIR ACTA DE INSPECCIÓN FIRMAR ACTAS DE INSPECCIÓN EMITIR REQUERIMIENTOS INFORMAR ACUSE DE RECIBO TRASPASO A INDUSTRIA VISITAS CONCERTADAS UTILIDADES OBTENER FICHERO DE INTERCAMBIO ACTAS VÍA XML

3 1. INTRODUCCIÓN El presente manual de usuario tiene por finalidad mostrar los pasos necesarios para trabajar telemáticamente con las inspecciones periódicas obligatorias de ascensores. Describe los procesos que deben seguirse para el correcto seguimiento de la inspección y se explica el modo en que se transfieren los datos al Departamento de Industria, y a la empresa conservadora. Antes de realizar una tramitación telemática, debes tener en cuenta que se necesitará una tarjeta de identificación que permita realizar dicha operación. Esta tarjeta puede ser la tarjeta de ciudadano de Izenpe, la tarjeta ONA, o el propio DNI electrónico. Y se debe solicitar el permiso para la tramitación concreta a la que se quiere acceder. Las secuencias que se van a describir son: Búsqueda de un ascensor Concertación de fecha de visita Emisión de actas de inspección Firma de actas de inspección Emisión de requerimientos Información del acuse de recibo Traspaso a Industria Otras utilidades 3

4 2. ACCESO AL PORTAL DE TRAMITACIÓN Dicho esto, explicaremos a continuación qué pasos debemos seguir para el seguimiento de una inspección periódica obligatoria (IPO) a través de Internet: Entrada en la página web y acceso al menú de ascensores: (debes teclear esta dirección en la barra de direcciones de tu navegador, una vez que te has conectado a Internet.) Desde este portal de tramitación, podemos cambiar el idioma en el que queremos trabajar (euskera o castellano). 4

5 Pinchando en el enlace de Ascensores entraremos a la pantalla particular de esta tramitación. 5

6 Pulsando en el enlace de tramitar accedemos a la pantalla de autenticación. Se introduce ahora la tarjeta de identificación y después, se pulsa en el enlace Continuar (imagen de arriba). Esta acción provoca la aparición de una pantalla de petición de clave de acceso de la tarjeta identificativa y una vez introducido la contraseña correcta se accede a la pantalla de búsqueda de ascensores para trabajar sobre ellos. 6

7 3. TRÁMITE DE UNA INSPECCIÓN 3.1. BÚSQUEDA DE ASCENSORES Cada acción que queramos realizar sobre un ascensor va a implicar localizarlo. Existen tres bloques diferenciados por los que se puede realizar la búsqueda: por el número de RAE del ascensor, por el número del acta de inspección, por la localización del ascensor. Se debe seleccionar qué filtro se desea utilizar, introducir los parámetros de búsqueda y pulsar sobre el botón Buscar. Por defecto viene seleccionada la opción de Localización del ascensor por número RAE. 7

8 Búsqueda por Localización del ascensor por Nº RAE Se debe seleccionar el bloque correspondiente e introducir el territorio histórico y el nº de RAE, correspondientes al ascensor buscado. 8

9 Búsqueda por Localización del ascensor por Nº Acta Se debe seleccionar el bloque correspondiente e introducir el territorio histórico y el nº de Acta de inspección, correspondientes al ascensor buscado. 9

10 Búsqueda por Localización del ascensor Este bloque permite realizar búsquedas más acotadas en base a: la ubicación del ascensor, la acción que se quiera realizar sobre el ascensor, otros datos, como: o inspector que realizó la inspección, o empresa conservadora del ascensor, o diferentes tipos de fechas, o Se debe seleccionar el bloque correspondiente e introducir el territorio histórico (obligatorio) y el resto de criterios por los que se quiera localizar un ascensor o un grupo de ascensores que cumplan los requisitos señalados. 10

11 3.2. ACCIONES SOBRE LOS ASCENSORES Las acciones que podemos ejecutar en relación a un ascensor están condicionadas por el momento en que se encuentre la inspección del ascensor. A continuación se detallan dichas acciones: Concertar fecha de visita Emitir acta de inspección Firmar actas de inspección Emitir requerimientos Informar acuse de recibo Traspaso a Industria 11

12 Concertar fecha de visita: Se mostrará en una lista las inspecciones para las cuales se puede concertar una fecha de visita con el ECA. Es decir, aquellas inspecciones cuya próxima inspección haya sido asignada al OCA al que pertenece la tarjeta que ha accedido al sistema y el acta de inspección aún esté sin redactar. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la próxima inspección y/o la fecha de visita como parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o todos los ascensores, para concertarles la misma fecha de visita a la próxima inspección de todos los ascensores seleccionados. 12

13 O si se prefiere, también se puede concertar la fecha de visita entrando al detalle de cada uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor), pinchando en la dirección del mismo. Una vez pulsado el botón de Concertar fecha visita, bien desde la lista habiendo seleccionado uno o varios ascensores o bien desde el Estado del ascensor, se mostrará la siguiente pantalla donde se debe elegir la fecha de visita y el inspector del OCA que realizará la inspección, y pulsar el botón Concertar. 13

14 Pulsando el botón Obtener fichero de la carta se obtiene un fichero de intercambio (fichero XML) con los datos para redactar la carta para concretar la visita a la instalación. 14

15 Emitir Acta de inspección Se mostrarán en una lista las inspecciones para las cuales está pendiente de redactar el acta de inspección. Es decir, aquellas inspecciones cuya próxima inspección haya sido asignada al OCA al que pertenece la tarjeta que ha accedido al sistema y el acta de inspección aún esté sin redactar. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la próxima inspección como parámetro de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Para redactar el acta de inspección de un ascensor es necesario pinchar en la dirección del mismo, de forma que accedamos al estado del ascensor y desde allí entremos a informar el acta de inspección. 15

16 Para crear el acta de inspección es necesario pulsar el enlace Entrar. También es posible emitir el acta de inspección a través de un fichero XML pulsando el enlace Cargar Acta y especificando en la pantalla siguiente el fichero XML que contiene los datos del acta. 16

17 Una vez informados todos los campos del acta (nº acta, ), se añadirán los defectos encontrados en la inspección del ascensor. Para ello, hay que pulsar el botón.añadir. 17

18 Con esta acción, se abrirá una nueva ventana que facilita la introducción de las diferentes deficiencias que componen el acta de inspección, especificando para cada uno de ellos, su código, su descripción, su nivel de gravedad, y su plazo de corrección. 18

19 Cuando esta redactado el acta al completo se pulsa Finalizar para proceder a la firma de la misma. Si aún no hemos acabado de redactar el acta pero no queremos perder lo que ya hemos hecho, pulsaremos el botón Guardar. 19

20 Firmar actas de inspección Se mostrarán en una lista las inspecciones que tengan el acta de inspección pendiente de firma. Es decir, aquellas inspecciones cuya acta no haya sido firmada previamente por el inspector especificado en la misma, y éste coincida con la tarjeta que ha accedido al sistema. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de inspección como parámetro de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o todos los ascensores, para firmarlos de forma conjunta. 20

21 21

22 O si se prefiere, se puede también firmar el acta entrando al detalle de cada uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor), pinchando en la dirección del mismo. Siempre y cuando el acta esté pendiente de firma, ésta podrá ser modificada mediante el enlace Modificar. Se puede obtener la hoja de campo del acta pulsando el botón Generar hoja de campo. Se obtiene un documento (para imprimir, si así se desea) con los datos del último acta de inspección y si los defectos fueron subsanados o no. 22

23 Emitir requerimientos Se mostrarán en una lista las inspecciones pendientes de subsanar y ya vencidas. Es decir, aquellas inspecciones con defectos graves cuyo plazo de subsanación haya vencido, la empresa conservadora no haya informado de la aceptación/rechazo del presupuesto y no tenga el proceso de requerimientos finalizado (un requerimiento emitido por el OCA con acuse de recibo, dos requerimientos emitidos por el OCA aun no teniendo acuse de recibo o requerimiento previo emitido por la administración). Una vez que la ECA (Empresa conservadora) informa la aceptación del presupuesto, el OCA ya no juega ningún papel dentro de la inspección. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de inspección y la fecha de emisión de requerimientos como parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. 23

24 Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o todos los ascensores, para emitirles a todos ellos un requerimiento a la vez. 24

25 Desde la emisión del primer requerimiento, ha de pasar un mes para la emisión del segundo. Si se emite el segundo requerimiento antes de haber superado este mes de cadencia, se muestra un mensaje, y será el usuario el responsable de decidir si desea emitir el segundo requerimiento a pesar de ello. Si se prefiere, se puede también generar el requerimiento entrando al detalle de cada uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor), pinchando en la dirección del mismo. 25

26 El requerimiento tendrá el siguiente formato: 26

27 Informar acuse de recibo Se mostrarán en una lista los ascensores que tengan un requerimiento emitido sin acuse de recibo informado y sin traspasar a Industria. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la última inspección y/o la fecha de emisión de requerimientos como parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Para grabar la fecha de acuse de recibo del requerimiento de un ascensor es necesario pinchar en la dirección del mismo, de forma que accedamos al estado del ascensor y desde allí procedemos a informar dicha fecha. 27

28 Así mismo se puede informar el rechazo de la notificación, es decir, indicar que el titular ha rechazado de forma voluntaria la recepción de dicho requerimiento. En este caso, la aplicación redirigirá al traspaso a Industria. Ver Traspaso a Industria. 28

29 Para eliminar el primer requerimiento enviado, se ha de eliminar previamente el segundo. No se podrá eliminar ningún requerimiento que tenga la fecha de acuse de recibo informada. 29

30 Traspaso a Industria Se mostrarán en una lista los ascensores con defectos graves o muy graves pendientes de subsanar cuyo presupuesto no ha sido aceptado, el plazo de subsanación está vencido y no estén previamente traspasados a Industria. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la última inspección y/o la fecha plazo de subsanación y/o fecha emisión de requerimientos como parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Cuando se traspasa a Industria una inspección de un ascensor, el seguimiento de dicha inspección queda en manos de la delegación territorial de Industria, acabando aquí el papel del OCA. 30

31 Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o todos los ascensores, para traspasar todos los seleccionados de una vez. 31

32 Cuando se pulsa el botón Traspaso a Industria, se visualiza una pantalla donde figuran por una parte, todos los traspasos efectuados anteriormente (Documentos de Traspaso a Industria generados), y por otra parte, los ascensores seleccionados para los cuales se va a generar un único documento de traspaso (Inspecciones pendientes de Traspaso a Industria). 32

33 Si pinchamos sobre alguno de los documentos generados podremos ver el documento de traspaso que se generó en esa fecha. Para traspasar las Inspecciones pendientes de Traspaso a Industria, se debe pulsar el botón Documentos de Traspaso a Industria. Para visualizar previamente el documento que se va a generar, pulsar el botón Ver. Al ejecutar la opción Documentos de Traspaso a Industria, el sistema solicitará la firma del usuario. 33

34 Una vez firmado, podremos ver cómo se ha generado un nuevo documento con fecha del día en el apartado de Documentos de Traspaso a Industria generados, y han desaparecido todos los ascensores del apartado Inspecciones pendientes de Traspaso a Industria. Por otra parte, habrá inspecciones que se traspasen a Industria de forma automática sin que el usuario interfiera. Este es el caso de inspecciones con requerimientos emitidos y que, pasado un tiempo prudente de espera, aún no se ha recibido el acuse de recibo; inspecciones que a pesar de haber recibido el acuse de recibo, sigue sin subsanarse; o bien, inspecciones cuya fecha de plazo ha vencido hace tiempo pero no hay ninguna acción sobre ella ni por parte del ECA ni por parte del OCA; etc. 34

35 3.3. VISITAS CONCERTADAS En el lateral derecho de la pantalla se muestran las visitas concertadas para el día de hoy y los siguientes días. Los ascensores vendrán agrupados por territorio histórico y dentro de cada uno de ellos ordenados por RAE. Si hubiera más de cinco ascensores a mostrar se visualiza un enlace Ver más que pulsándolo mostrará los ascensores restantes. 35

36 3.4. UTILIDADES En el lateral derecho de la pantalla se pueden ejecutar también algunas utilidades de interés: Obtener fichero de intercambio: obtener la información que dispone Industria sobre los ascensores. Actas vía XML: envío de datos para cargar el acta de inspección de uno o varios ascensores Obtener fichero de Intercambio Con esta utilidad se puede obtener la información que dispone Industria sobre los ascensores asignados a un OCA. Se debe seleccionar el territorio histórico, un año de inspección y si este año se refiere a la última inspección realizada o a la próxima. 36

37 El resultado se mostrará en función del tipo de listado que se desee entre los tres que se pueden seleccionar: Listado de ascensores asignados ordenados por empresa conservadora y municipio. Listado de ascensores asignados ordenados por municipio. Listado de ascensores con el acta realizada ordenados por fecha de la próxima inspección. Se podrá guardar el XML desde el menú del navegador Guardar Como. 37

38 Actas vía xml Con esta utilidad se puede enviar un fichero XML con la información correspondiente al acta de inspección de varios ascensores. Se validará para cada ascensor, que se haya asignado la inspección al OCA que realiza la petición de envío y que no tenga ya un acta finalizada. Es un proceso interno que deja las actas de inspección listas para ser firmadas y se podría acceder directamente a la búsqueda por acción: firmar actas de inspección para firmarlas. 38

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