DISPONIBLE-DEUDORES CONTABILIDAD Y FINANZAS FECHA:

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1 DEPARTAMENTO ACTIVOS DE CORRIENTES CIENCIAS CONTABLES DISPONIBLE-DEUDORES FECHA: COMPETENCIA No 1: CONTABILIZARLOS RECURSOS DE OPERACIÓN, INVERSION Y FINANCIACION DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLITICAS ORGANIZACIONALES. DEUDORES En los procesos de producción o comercialización de una empresa existen ingresos operacionales y No Operacionales. Los ingresos Operacionales corresponden a las ventas de Bienes y Servicios de acuerdo con el objeto social del negocio, mientras que los No Operacionales se generan por actividades distintas a dicho objeto. CONTROL INTERNO Deben tenerse en cuenta, al menos los siguientes aspectos: Asignar personas diferentes para la revisión de los pedidos a crédito y la facturación de los mismos. Aprobar los créditos por parte de la persona autorizada, teniendo en cuenta criterios como las políticas de crédito establecidas y las características éticas y económicas del candidato al crédito. Comprobar que los despachos que van a efectuarse tienen aprobado el respectivo crédito. Verificar en la facturación: Cantidad, precios, descuentos otorgados en relación con el crédito autorizado. Constituir una sociedad de cobranza, separada del proceso de concesión, autorización de crédito y remisión de los bienes. Informar a los clientes periódicamente y por escrito sobre los saldos actualizados de su deuda. CUENTAS INCOBRABLES Por lo general, los negocios que otorgan crédito esperan que el deudor cumpla oportunamente los compromisos de pago. Para ello, el departamento de crédito ha realizado un exhaustivo estudio sobre la capacidad de crédito, honradez, puntualidad, capacidad de pago, el uso del crédito en el mercado, para eliminar posibles pérdidas de cartera. A pesar de esto, algunas cuentas son incobrables son factores como muerte del deudor por ejemplo, insolvencia o quiebra del mismo, declaración expresa del no pago, etc. La pérdida de cartera es asumida por la empresa, y parte de ella se trata como una deducción tributaria. 1

2 Existen dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables: La anulación directa y la provisión para deudas malas. METODO DE ANULACION DIRECTA Este procedimiento consiste en revertir simplemente el asiento original. Eje: Supongamos que Avis S. en C. vende mercancías a crédito el 03 de julio del año 01 por $ al señor Julio Rodríguez. Con base en un estudio de cartera realizado el 30 de Noviembre del año 02, el gerente determina que por diversas circunstancias la cuenta del señor Rodríguez no puede cobrarse y autoriza su retiro de cartera en la empresa. El registro al momento de la venta es el siguiente: 03 de julio 1305 Clientes $ Ingresos Operacionales Ventas $ La eliminación de la cuenta incobrable es el siguiente: 30 de noviembre 5199 Gastos Operacionales-Provisiones $ Clientes $ METODO DE PROVISION PARA DEUDORES Consiste en estimar la porción de cartera que se perderá de un periodo dado, mediante un análisis de vencimiento en la fecha de cierre de libros. El diagnostico supone que las cuentas por cobrar más antiguas presentan mayor riesgo de pérdida, por esta razón se debe asignar un mayor porcentaje de probabilidad de perdida. Ejm: Supongamos que al 31 de diciembre del año 1 Alfa S.A posee un saldo de cartera por $ El nuevo gerente decide introducir el método de provisión para deudores con el fin de disponer de información apropiada para determinar las policías de ventas a crédito. Las cuentas por cobrar a esta fecha se discriminan así: 2

3 CUENTA VALOR TOTAL CUENTAS VIGENTES CUENTAS VENCIDAS 1 a30 31a60 61a90 91a120 DIAS DIAS DIAS DIAS 121a150 DIAS MAS DE 150 DIAS 1 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ TOTAL $ $ $ $ $ $ $ $ En reunión efectuada entre el gerente, el jefe de ventas y el contador, se establecieron los siguientes porcentajes probables de perdida de cartera: CUENTAS VENCIDAS De 1 a 30 Días 0% De 31 a 90 Días 2% De 91 a 150 Días 30% Más de 150 Días 50% Al 31 de diciembre del año 02 se ha excluido un total de cuentas incobrables por $ En esta fecha también se han realizado el análisis de cartera y se estima que en el año 3 se perderán cuentas por $ Para efectuar el ajuste a 31 de diciembre del año 1, se calcula la perdida estimada con base en las ponderaciones, y se obtiene el siguiente cuadro de vencimientos: Vencimiento Valor Total Ponderación % Valor Estimado Cartera Vencida: De 1 a 30 Días % 0 De 31 a 90 Días % De 91 a 150 días % Más de 150 días % Total Provisión Año 1 $ La contabilización del ajuste al 31 de diciembre del año 1 es: 31 de Diciembre 5199 Gastos Operacionales-Provisiones $ $

4 Este registro afecta el estado de resultado al deducir las utilidades del periodo y a la vez el Balance General, puesto que disminuye el saldo neto de los clientes. El saldo en el Balance al 31 de diciembre del año 1 es: Clientes $ Menos Clientes (Neto) $ Cada vez que se reconoce una cuenta incobrable se afecta la respectiva provisión, con lo cual se reduce progresivamente el saldo. El asiento para contabilizar el reconocimiento de la cartera que se considera perdida es el siguiente: 31 de Diciembre 1399 Provisiones Deudores $ Clientes $ La cuenta Provisión Deudores, para deudas malas al 31 de Diciembre del año 2, presenta el siguiente saldo: Para establecer el valor de la provisión al 31 de Diciembre del año 2 debe tenerse en cuenta el saldo crédito de $ La provisión calculada para el año 3 por $ no se registra en su totalidad, puesto que existe un remanente en la cuenta Provisiones-Deudores por $32.600, que tiene que restarse de la provisión estimada para determinar su determinar su verdadera cuantía. Así, se tiene: valor de la provisión De acuerdo con este cálculo, se hace el siguiente asiento: 4

5 31 de Diciembre COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION 5199 Gastos Operacionales-Provisiones $ Provisiones-Deudores $ Suele suceder que las deudas malas realmente reconocidas sean mayores que la provisión realizada a comienzo del periodo, entonces el saldo debito de la cuenta Provisiones se agregara al estimativo de la provisión del siguiente periodo. De acuerdo al ejemplo anterior, supongamos que las deudas consideradas incobrables durante el año 2 ascendieron a $ El asiento es el siguiente: Entonces, la provisión al 31 de Diciembre del año 3 será: La contabilización se hará de la siguiente manera: 31 de Diciembre: 5199 Gastos Operacionales $ $ COBRO DE CUENTAS INCOBRABLES Algunas cuentas que se cancelan por considerarse incobrables pueden ser pagadas posteriormente por el deudor, de manera total o parcial. Las cuentas incobrables se han descargado de cartera y dado que su valor se ha eliminado como cuenta mala, no aparecen en la información del Balance General. Esta situación obliga a reintroducir el valor respectivo al flujo económico de la empresa mediante el siguiente mecanismo: 5

6 Primero: se establece la cuenta deudores por el valor pagado, y, simultáneamente, se incrementa por idéntica por idéntica cifra la provisión. Segundo: se registra el ingreso por la cancelación de la respectiva cuenta por cobrar. Supongamos que una empresa recibe sorpresivamente el 18 de julio un pago por $ de una cuenta por cobrar que el año anterior se había considerado incobrable y se había retirado del saldo de cartera. Para incorporar el pago se hace lo siguiente: 18 de julio 1305 Clientes $ $ de julio 1105 Caja $ Clientes $

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