TERMINOS DE REFERENCIA. CONCURSO No. 014 DE 2007

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1 SELECCIÓN CORREDOR DE SEGUROS TERMINOS DE REFERENCIA CONCURSO No. 014 DE

2 TABLA DE CONTENIDO Pág. RECOMENDACIONES GENERALES. 3 JUSTIFICACION 4 CAPITULO I. OBJETO Y GENERALIDADES DE LA CONTRATACION 5 CAPITULO II. PRESENTACION DE LA PROPUESTA.. 15 CAPITULO III. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS. 23 CAPITULO IV. ANALISIS, COMPERACIÓN Y EVALUACION DE PROPUESTOS.25 CAPITULO V. FORMATOS Y ANEXOS. 32 2

3 RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en los presentes términos de referencia. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliados. 4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán. 5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará. 3

4 ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION La protección de los activos de la Unidad de Planeación Minero Energética depende de la acertada identificación, evaluación y manejo de los riesgos, propósito que se logra encomendado esta labor a una compañía intermediaria de seguros con reconocida trayectoria sobre la materia, idoneidad y solidez. Para lograr un eficiente control y seguimiento al Programa General de Seguros de la Unidad, se requiere acorde con la normatividad vigente contratar una Empresa Intermediaria de Seguros, que se encargue de realizar una serie de actividades orientadas a proporcionar los elementos necesarios para una adecuada protección de los activos de la Unidad sin que este proceso implique ningún tipo de erogación presupuestal para la U. P. M..E. 4

5 CAPÍTULO I OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN OBJETO DE LA CONTRATACIÓN 1. 1 OBJETIVO GENERAL El objeto del Concurso es seleccionar un Intermediario de Seguros legalmente constituido y domiciliado en Colombia que asesore y preste sus servicios en forma integral a La Unidad de Planeación Minero Energética en todo lo relacionado con el diseño, contratación y manejo del Programa de Seguros necesario para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales de su propiedad y de los que sea legalmente responsable. El programa de seguros actualmente vigente está compuesto por los ramos asegurados que a continuación se relacionan: Seguro de Todo Riesgo Daño Material Seguro de Automóviles Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual Seguro de Manejo Global para Entidades Oficiales. Seguro de Transporte de Valores SOAT La relación de bienes e intereses asegurables de la Entidad se encuentra contenida en el Anexo No. 1 de estos Términos de Referencia. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Hacer el análisis de riesgos y los requerimientos de cobertura de los mismos. Prestar su asesoría en la elaboración y estructuración de las pólizas y coberturas, bajo aspectos técnicos y económicos, con miras a una adecuada protección de los intereses asegurables de la Unidad. Asesorar a la Unidad en la elaboración de Términos de Referencia que en el ramo de los seguros vaya a iniciar, para la contratación de Programa General de Seguros, prestando su apoyo en el trámite de contratación del mismo. Efectuar la evaluación, análisis, revisión de pólizas, anexos y demás documentos expedidos por la Compañía de Seguros con la cual se contrate el programa de Seguros de la Unidad. Elaborar estudios sobre tarifas y coberturas y el comportamiento en general de los aspectos relacionados con seguros. 5

6 Asesorar y manejar directamente con la Compañía Aseguradora las reclamaciones por los siniestros que se presenten. Realizar auditorias sobre primas cobradas por la Compañía Aseguradora y aspectos técnicos. Ejercer control permanente sobre el vencimiento de pólizas. Elaborar informes mensuales obre siniestros en curso y el estado de las reclamaciones. Prestar asesoría en materia de avalúo de los bienes de la Unidad. Poner a disposición el software ofrecido a la Unidad para el manejo de Programa de Seguros. Las demás que se deriven de la ejecución de objeto contratado. 1.5 TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO El término de duración del contrato será de tres (3) años contados a partir de la firma del Acta de Iniciación del contrato. El contrato se considerará perfeccionado desde la fecha de su firma. El acta de iniciación se suscribirá previa aprobación de la garantía exigida en el contrato y pago de los derechos de publicación del mismo, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato. 1.6 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los principios constitucionales indicados en su artículo 209, por la Resolución UPME No 206 del 11 de Mayo de 2004 y por lo contenido en estos términos de referencia y las adendas que se emitan. 1.7 PRESUPUESTO ASIGNADO La Unidad de Planeación Minero Energética no hará erogación alguna en virtud del Contrato de Intermediación de Seguros que se suscriba como resultado del presente Concurso Público. Conforme a lo previsto en el artículo 1341 del Código de Comercio, la remuneración del Corredor o Intermediario de Seguros será pagada por la(s) Aseguradora(s) con la(s) cual(es) se contrato el Programa de Seguros necesario para la protección de los bienes e intereses asegurables de la UPME, como resultado del próximo proceso de selección que se adelantará con la asesoría del Intermediario de Seguros que se seleccione dentro del presente Concurso. 6

7 1.8 SEDE DE EJECUCION DE LOS TRABAJOS En caso del proponente tener su sede principal en una ciudad diferente a Bogotá, éste deberá asegurar el mecanismo mediante el cual va a operar para garantizar la interlocución directa, oportuna y con el nivel técnico - administrativo requerido por la UPME. Igualmente indicar la dirección, teléfono(s) y fax de la sede en la cual realizará las actividades propias del desarrollo del contrato, para el envío de correspondencia. El mecanismo bajo el cual se operará deberá ser descrito en la propuesta y en caso de la UPME no estar de acuerdo con el esquema propuesto por el proponente ganador, la Unidad podrá pedir modificación del mismo. Sólo si existe un acuerdo final sobre el mecanismo operativo se podrá firmar el contrato. 1.9 FORMA DE PAGO El contrato a suscribir no generará erogación alguna a cargo de la Unidad de Planeación Minero Energética No obstante ello, su cuantía es indeterminada pero determinable al momento de expirar su vigencia, por la sumatoria de las comisiones que reciba el Intermediario de la(s) Aseguradora(s) con la(s) que se contrate, con su intervención, el Programa de Seguros de la Unidad de Planeación Minero Energética CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO Las personas jurídicas interesadas en participar en el proceso objeto de este concurso deberán inscribirse en la Secretaría General de la Unidad de Planeación Minero Energética, ubicada en la Carrera 50 No en Bogotá D.C. en el horario comprendido entre las 7:30 a.m. y 5:00 p.m., firmar la planilla respectiva en la cual se consignará el nombre de quien pretenda participar en el respectivo concurso, RUT, dirección, número de teléfono, número de fax y una dirección de correo electrónico. La fecha en que se publiquen los Términos de Referencia definitivos se considerará como la fecha de apertura del proceso de concurso. La fecha señalada como límite 7

8 para entrega de propuestas, se considerará como la fecha de cierre del proceso. Estas fechas se encuentran determinadas en el Cronograma del Proceso. Quien no se haya inscrito no tendrá derecho a participar en el presente concurso 1.11 CRONOGRAMA DEL PROCESO Nº EVENTOS Publicación borrador Términos de Referencia y comentarios por parte del público Publicación Términos de Referencia DEFINITIVOS EN LA WEB (Apertura del proceso) Inscripción a este concurso por parte de los proponentes. 4 Visita de Inspección de Riesgos 5 6 Solicitud aclaraciones a los Términos de Referencia por los oferentes Audiencia de Precisión de Términos de Referencia y publicación en la página Web 7 Presentación propuestas- Cierre FECHA DESDE 16 abril/07 27 abril/07 FECHA HASTA 27 abril/07 16 Mayo/07 4 Mayo/07 9:00 a.m. 10:00 a.m. 27 abril/07 4 Mayo/07 8 Mayo/07 3 p.m. 17 Mayo/07 10 a.m 8 Informe de evaluación de las Propuestas en la página Web 29 Mayo/07 9 Plazo para observaciones al informe de Evaluación 30 Mayo/07 1º Junio/07 Respuesta a observaciones al 10 informe de evaluación y 5 Junio/07 publicación en la Web 11 Resolución de adjudicación * 6 de Junio/07 *En el evento en que no se formulen observaciones al informe de evaluación, la adjudicación se realizará el 4 de Junio de CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Carrera 50 número en Bogotá D.C. y en la página Web de la UPME ( de acuerdo al cronograma descrito. 8

9 1.13 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General Contratos, ubicada en la Carrera 50 No en Bogotá D.C.. y/o al correo electrónico La responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las aclaraciones solicitadas dentro del tiempo previsto en el cronograma serán resueltas en la audiencia de respuesta a aclaraciones o de precisión de términos FECHA DE AUDIENCIA DE RESPUESTA ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrará una audiencia con el objeto de dar lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas oportunamente por los oferentes inscritos, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes que será publicada en la Web. Sólo serán consideradas las aclaraciones solicitadas dentro del término señalado en el cronograma del concurso. Esta Audiencia se celebrará en la sala de juntas de la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Carrera 50 No en Bogotá D.C. Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, la UPME expedirá las modificaciones o addendas pertinentes a dichos documentos ADENDAS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de Términos de Referencia definitivos, publicado en la página Web, éstos se realizarán únicamente mediante adendas escritas, las cuales pasarán a formar parte del mismo. Las adendas serán publicadas en la página Web. Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y adendas de los presentes términos de referencia PLAZO DE EVALUACION La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso, realizará los estudios técnicos, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas. 9

10 1.17 INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Carrera 50 No en Bogotá D.C. y serán publicados en la página Web de la entidad ( por el término de tres (3) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad del contrato para la firma. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable PARTES QUE INTERVIENEN FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la UPME SUPERVISOR La supervisión de este trabajo estará a cargo del Subdirector de Planeación Energética o a quien este designe. El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de este proceso concursal CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registro presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá aprobación de las garantías, pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciación. 10

11 El contrato será firmado por la fiduciaria Documentos a presentar a la firma del contrato: Previamente a la firma del contrato el contratista seleccionado deberá presentar: Debidamente diligenciado, el formulario Único de Hoja de Vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. El formato respectivo se encuentra en la dirección electrónica Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso concursal o adjudicar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad. El CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública y constituir las garantías requeridas. En cuanto al impuesto de timbre, éste será cancelado por EL CONTRATISTA, de acuerdo con lo establecido por la Ley 6 de 1992 y sus Decretos reglamentarios. Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados GARANTIA UNICA La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de LA FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- FIDEICOMISO UPME, expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. 11

12 Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato: Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia La del contrato y Cumplimiento del Contrato 20 Del Contrato cuatro (4) meses más. Calidad del servicio 20 Del Contrato La del contrato y un año más. Salario y Prestaciones La del contrato y tres 5 Del Contrato sociales años más ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO Los productos resultado del contrato se recibirán en las instalaciones de la Unidad, ubicada en la Carrera 50 No en Bogotá D.C.., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas (grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrolla su actividad económica los oferentes CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General Contratación -, ubicada en la Carrera 50 No en Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: 12

13 1.26 VISITA DE INSPECCIÓN La visita de Inspección de Riesgos por Compañías de Intermediación de Seguros, se ha programado para el día cuatro (4) de Mayo/07 de 9:00 a 10:00 a.m., quien no efectúe la visita en la fecha y horas señaladas no podrán alegar desconocimiento sobre el alcance del objeto del contrato y activos de la Unidad REEVALUACION DEL CONTRATISTA ( PROVEEDOR) Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, en forma bimestral se realizará la reevaluación de proveedores siguiendo los siguientes criterios: CRITERIOS REVALUACION PROVEEDOR CALIFICACION MAXIMA 1. Calidad del producto 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2 2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega) 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2 4. Reclamos sobre el producto o servicio 10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5, 5 y más de 6 se asigna 0 puntos Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio 1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor del contrato. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto ( fecha de radicación o acta de entrega) 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el supervisor del contrato. Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista). 13

14 CAPÍTULO II 2.0 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente deberá radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Carrera 50 No en Bogotá D.C., hasta la fecha y hora señalada para el cierre en el respectivo cronograma del concurso. Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presenta alguna discrepancia entre el original y alguna de las copias prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregarse en original y copia, en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente y debidamente firmadas, contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. El original y la copia se presentarán con idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, su dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así:, UPME Proceso Contractual No. 014 de Propuesta para la contratación: SELECCIÓN INTERMEDIARIO DE SEGUROS Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: Original / copia Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin 14

15 efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, la omisión de uno o más de los mismos excluye del derecho de evaluación a la propuesta que no los presente. Estos documentos solo serán subsanables a título de modificación, adición o aclaración CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en el Formato anexo. En esta carta el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME- por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto de seguros para la presente vigencia que se estima en TREINTA MILLONES DE PESOS ( $ oo). La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha y hora del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. 15

16 En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso. En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el proponente deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. El original de la garantía de seriedad y las copias de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto. De la misma manera a los oferentes no favorecidos con la adjudicación del contrato. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad POLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL Allegar la póliza de responsabilidad civil profesional de errores y omisiones y la de infidelidad y riesgos financieros en los términos previstos en la circular externa No. 41 de CERTIFICADO DE INSCRIPCION ANTE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA El proponente colombiano o extranjero con sucursal o agencia en Colombia deberá acompañar con la oferta el certificado de inscripción ante la Superintendencia Financiera,, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores, contados a partir de la fecha de cierre del concurso. 16

17 En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas colombianas o extranjeros con sucursal o agencia en Colombia deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un( 1) año más y que el objeto de la sociedad cubre el objeto del proyecto. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta de junta de socios o documento equivalente, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado DOCUMENTO DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. 17

18 Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato y tres años más. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las normas vigentes en la materia. Toda la información y documentación solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas que integran el consorcio o unión temporal. En el evento de suscribir contrato la Unión Temporal o Consorcio deberá solicitar el número de Registro Único Tributario- RUT - ante la DIAN y la facturación deberá realizarla la persona jurídica conformada. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más. Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos términos de referencia FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DE LOS REPRESENTANTES LEGALES 18

19 2.2.9 FOTOCOPIA DEL RUT EMPRESA O EMPRESAS DOMICILIADAS EN COLOMBIA Y/O CON SUCURSAL O AGENCIA CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas domiciliadas en Colombia o extranjeras con sucursal o agencia en Colombia, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de Ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses anteriores a la fecha de presentación de la propuesta (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta BOLETIN FISCAL Los interesados en participar en este proceso deberán presentar certificación expedida por la Contraloría General de la República en la cual se indique que la persona natural o jurídica y su representante legal no se encuentran incluidos dentro del último Boletín de responsables fiscales. 2.3 DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian: Que el proponente posea una rentabilidad del patrimonio mayor o igual al 7%. El cual se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Rentabilidad del patrimonio = Utilidad neta/ Patrimonio. Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente. 19

20 Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 40%. El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total. Los siguientes son los documentos e información esenciales para el análisis financiero de las propuestas: El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado, Estados de Resultados del año inmediatamente anterior a la fecha de cierre del presente proceso de contratación y Notas a los Estados Financieros del mismo periodo, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. Tratándose de personas naturales deberán presentar estos documentos suscritos por un Contador Titulado con Tarjeta profesional El proponente deberá adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de inscripción profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este punto, la UPME solicita fotocopia de la Declaración de Renta del año Tratándose de personas jurídicas extranjeras, la acreditación de las condiciones financieras se realizará a través de los estados financieros básicos conforme al régimen legal del pais, correspondientes a los periodos atrás exigidos. Estos documentos deben presentarse en moneda colombiana de conformidad con los artículos 50 y 51 del Decreto 2649 de DOCUMENTOS SUBSANABLES Las documentales indicadas en el numeral 2.2. y 2.3.2, siempre y cuando estos hayan sido presentados junto con la propuesta y serán subsanables a título de aclaración o adición La foliación de la propuesta al momento de la apertura de la misma. 20

21 2.5 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales, ni propuestas alternativas técnicas o económicas. 2.6 RETIRO DE LAS OFERTAS Los originales de las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. La copia de las mismas, junto con la póliza de seriedad de la ofertas, podrán ser retiradas por los oferentes no favorecidos, una vez adjudicado o declarado desierto el concurso. 2.7 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad. 21

22 CAPÍTULO III 3. 1 RECHAZO DE PROPUESTAS Y CONCURSO DESIERTO Una propuesta será rechazada cuando se presente al menos cualquiera de las siguientes causales: a. Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes. b. Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las propuestas. c. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. d. Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. e. Cuando el plazo máximo de entrega e instalación del objeto de la propuesta, exceda el exigido en estos términos de referencia. f. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso concursal. g. Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad. h. En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno de sus integrantes. i. El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley. j. Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que hizo la inscripción, salvo en caso de Consorcio o Unión Temporal, en el que bastará que uno de sus integrantes haya realizado la inscripción. k. No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia. l. Cuando no se alleguen los documentos solicitados en el numeral 2.2 y o no subsanen los indicados a título de aclaración, adición o modificación en el plazo establecido por la UPME en el momento de solicitarlos. m. Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores a cada uno de sus integrantes. n. Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos de Referencia. o. Cuando el proponente, en forma individual, en consorcio o unión temporal, registre incumplimientos, sanciones o multas como contratista. p. No cumplir con los requerimientos mínimos exigidos en el Capítulo IV de los presentes términos de referencia, 22

23 q. Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía . r. Las demás contempladas en la Constitución, la Ley y en el presente documento de Términos de Referencia. 3.2 DECLARATORIA DEL CONCURSO COMO DESIERTO La declaratoria del concurso como desierto, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando no se presenten ofertas, cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje técnico mínimo definido, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. 23

24 CAPITULO IV 4. ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS El Comité Evaluador analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de términos de referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos solicitados, los cuales no asignan puntaje pero conducen a determinar si el oferente es hábil o no para realizar la evaluación técnica y económica de su propuesta. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad. Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presente las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará. El Director General mediante Resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido teniendo en cuenta la Recomendación del Comité 24

25 Evaluador, o declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes. En el evento de que dos o más oferentes obtengan igual puntaje después de sumar las calificaciones obtenidas en los deferentes criterios de evaluación, se aplicarán las siguientes reglas para derimir un empate en el primer lugar: Se adjudicará al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en PROPUESTA DE COBERTURA Y CONDICIONES Si la igualdad persiste, se adjudicará al proponente que haya obtenido la mayor calificación en EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Si persiste el empate se dirime mediante sorteo, el cual se llevará a cabo en presencia de los oferentes. 4.2 CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas serán estudiadas y evaluadas técnicamente en consideración al cumplimiento de las condiciones contenidas en esto Términos de Referencia y, se calificarán sobre un total de puntos, conforme a los siguientes criterios: Concepto Parcial Total Administración de Riesgos Propuesta de Coberturas y Condiciones Propuesta de Prevención de Pérdidas Capacidad Técnica Tipo de vínculo con el Intermediario Nivel de formación profesional No. de años de experiencia en manejo de pólizas contratadas por la Unidad Infraestructura Operativa Suministro de Software específico Experiencia del Proponente Cumplimiento de las funciones de Intermediación Monto de reclamaciones indemnizadas por ramo indicado Total Puntaje

26 Para efectos de la adjudicación se considerarán solamente aquellas propuestas que en la Evaluación Técnica obtengan un puntaje total superior o igual a 700 puntos Administración de Riesgos (250 puntos) Se evaluará la propuesta de manejo de los riesgos asegurados por La Unidad de Planeación Minero Energética, con base en los siguientes factores y conforme al puntaje que se indica en cada caso Propuesta de Coberturas y Condiciones... (100 puntos) Se evaluará la integralidad de la propuesta, asignando el mayor puntaje a aquella que ampare los ramos previstos en el OBJETO en su totalidad, las adiciones que estimen pertinentes en los mismos ramos, aquella que presente las coberturas, cláusulas y procedimientos a la atención de reclamos en cada uno de los ramos contratados por la UPME. Las demás propuestas se evaluarán proporcionalmente Propuesta de Prevención de Pérdidas... (150 puntos) Se calificará con relación a los riesgos asegurados mediante el Programa de Seguros contratados, obteniendo el mayor puntaje el Programa que abarque o cubra el mayor número de riesgos para los cuales la Unidad de Planeación Minero Energética tiene cobertura a través de las pòlizas de seguros que tiene contratadas y las demás proporcionalmente Capacidad Técnica (300 puntos) Se evaluará el recurso humano que el oferente coloque a disposición de la Unidad de Planeación Minero Energética para el manejo del Programa de Seguros contratados, para lo cual la Unidad requiere de un mínimo de tres (3) principales personas que el proponente deberá destinar al manejo directo del programa de seguros de la Unidad de Planeación Minero Energética. Para la evaluación de este factor se deberá anexar hoja de vida, certificaciones laborales y de estudio, de las personas propuestas para el manejo del Programa de Seguros de la Unidad, indicando el tipo de vínculo con el intermediario, su nivel de formación profesional, el número de años de experiencia en el manejo de pólizas en cada ramo que tiene contratado La Unidad de Planeación Minero Energética, conforme se indica en el Anexo Nº 3. 26

27 Solo se tendrán en cuenta las certificaciones de experiencia y copias de títulos obtenidos que correspondan a la información suministrada en los formularios anexo ( ver formulario 2). Certificaciones o títulos que no se encuentren relacionadas no se tendrán en cuenta para la asignación del puntaje respectivo. Toda la documentación aportada para demostrar experiencia o estudio, deberá ser presentada en idioma castellano o acompañados de traducción oficial al idioma castellano efectuada por traductor público autorizado conforme a la leyes vigentes. No serán evaluadas las Certificaciones de estudio o experiencia que no se presenten en idioma castellano La evaluación y calificación se realizará con base en los siguientes factores y conforme al puntaje que se indica en cada caso: Tipo de vínculo con el Intermediario... (100 puntos) Se calificará conforme a la siguiente tabla: - Laboral permanente puntos - Ocasional puntos A cada proponente se le asignará el puntaje que resulte de dividir la sumatoria de los puntajes obtenidos individualmente por cada uno de las personas que atenderá directamente el programa de seguros de la Unidad Nivel de formación profesional... (100 puntos) Para obtener calificación deberá anexar certificaciones de estudio o fotocopia del título en el idioma español. La propuesta que no presente estos documentos no será evaluada. Se calificará conforme a la siguiente tabla: Profesional Universitario con 10 años de experiencia en el área de seguros... Profesional Universitario con capacitación específica en Seguros y más de tres (3) años de experiencia en el área Tecnólogo en Seguros con tres (3) o más años de experiencia en el área puntos 25 puntos 15 puntos Tecnólogo en otra área con tres (3) o más años de 27

28 experiencia en seguros... Técnico en Seguros con tres (3) o más años de experiencia en el área... Técnico en otra área con tres (3) o más años de experiencia en el área puntos 10 puntos 10 puntos A cada proponente se asignará el puntaje que resulte de promediar los puntajes obtenidos individualmente por cada una de las tres personas que atenderán directamente el Programa de Seguros de la Unidad Número del años de experiencia en el manejo de pólizas de seguro en los ramos contratados por la Unidad...(100 puntos) Se asignará el puntaje máximo al proponente que obtenga el mayor valor de promediar la experiencia acumulada de las personas que atenderán directamente el diseño, contratación y manejo del Programa de Seguros de la Unidad y, los demás proporcionalmente Infraestructura Operativa (250 puntos) Se calificarán los recursos distintos del humano, valga decir físicos o tecnológicos, que el proponente ofrezca poner al servicio de la Unidad en función directa con sus necesidades, los cuales en ningún caso podrán consistir en equipos, instalación en comodato de los mismos, cursos de capacitación, asignación de personal en las oficinas de la Unidad u otros no relacionados con el objeto directo de la selección, con base en los siguientes factores y conforme al puntaje en cada caso indicado: Software para manejo del programa de seguros La Unidad de Planeación Minero Energética requiere de software para el manejo del programa de seguros que le permita hacer seguimiento a las reclamaciones, control, vencimientos, primas pagadas, cartera, índices de siniestralidad, etc. El software a suministrar debe funcionar conforme los siguientes parámetros técnicos: Descripción del requerimiento Alternativa a ofertar 1 Plataforma operativa cliente Windows 98 o 2000 Professional 2 Plataforma operativa servidor Windows NT, 2000 Server o SOLARIS 28

29 3 Plataforma de base de datos Microsoft Access o Microsoft SQL Server En caso de ofrecer otra alternativa para la plataforma operativa y de base, deberá suministrar el licenciamiento correspondiente. De igual forma, se sugiere adoptar las siguientes exigencias para la administración de cartera y siniestros: Permitir la captura y actualización de datos, generar reportes de pagos mensuales y anuales, generar reportes de siniestros y reclamaciones mensuales y anuales. La opción que permita determinar en cualquier época del año la proyección del valor de las primas para la próxima vigencia, incluyendo el valor de la vigencia actual y vigencias futuras, cuando sea del caso y alternativas por concepto, montos, primas, historia, proyección, etc. Se evaluará y calificará con base en los siguientes criterios: Compatiblidad del software ofrecido con la infraestructura de La Unidad puntos Integralidad y oportunidad de la información y facilidad operativa puntos, así: a. Que funcione a través del protocolo http ó www (Aplicación Web) puntos b. Actualización de las bases de datos a través de Internet e Intranet, de manera automática puntos Experiencia del Proponente (200 puntos) Se evaluará la experiencia del proponente en el manejo de programas de seguros similares al contratado por La Unidad de Planeación Minero Energética. En el caso de las propuestas que se presenten bajo la modalidad de Consorcio o Unión Temporal, la experiencia a tener en cuenta será la sumatoria de la experiencia sus integrantes. Se calificará con base en los siguientes factores y conforme al puntaje que en cada caso se indica: Cumplimiento de las funciones de Intermediación (80 puntos) Se asignarán 80 puntos al proponente que no haya sido sancionado por la Superintendencia Bancaria dentro de los últimos dos (2) años y, al proponente que haya sido objeto de sanción se le asignará puntaje cero (0). 29

30 Monto de reclamaciones indemnizadas por ramo indicado frente a monto reclamaciones colocadas por ramo indicado (120 puntos) Se asignarán 120 puntos al proponente que haya acreditado el mayor promedio de indemnizaciones obtenidas frente a las reclamaciones efectuadas respecto de pólizas correspondientes a los mismos ramos de seguros que actualmente tiene contratados La Unidad de Planeación Minero Energética, durante los años 2004, 2005 y 2006 (con corte a 30 de Diciembre para este último año) y a los demás proporcionalmente. Para evaluar este factor el proponente deberá anexar una relación suscrita por el Representante Legal de la firma proponente, de tres clientes en la cual se indique cantidad de reclamaciones y montos de las indemnizaciones obtenidas en cada año con su intermediación, en el lapso de tiempo anteriormente indicado. Esta relación deberá tener fecha de expedición no superior a treinta (30) días a la fecha de presentación de las propuestas. 4.3 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de evaluación de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluación de la propuesta técnica. Con base en los resultados del puntaje total de la Propuesta, el Comité Evaluador determinará un orden de elegibilidad otorgándole el primer lugar a la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje, los demás lugares serán asignados a las propuestas restantes, en orden descendente según el puntaje por éstas obtenido. El Comité evaluador se reserva la facultad de verificar la información suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta. 30

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