INFORME FINAL ACTIVIDAD 75

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1 INFORME FINAL ACTIVIDAD 75 Fortalecimiento del recurso humano del Proyecto Malaria Colombia, con sede en el nivel central y en los tres (3) departamentos objeto de intervención, en el manejo de almacenes, uso y disponibilidad de antimaláricos y seguimiento a la adecuación física y dotación de los mismos Por Cooperativa de Hospitales de Antioquia Subgerencia de Competitividad Medellín, 30 de enero de 2015

2 Contenido Introducción 4 1 Objetivos 5 2 Metodología 5 3 Resultados 7 31 Taller de capacitación Número de asistentes Propuestas del taller de capacitación Evaluación de Satisfacción Registro fotográfico de taller de capacitación Verificación de condiciones de almacenamiento y dotación Almacenes departamentales de medicamentos Registro Fotográfico Almacenes departamentales Almacenes municipales de medicamentos Registro fotográfico almacenes municipales 36 4 Conclusiones 43 5 Recomendaciones 45

3 INTRODUCCIÓN Desde el año 2011, COHAN viene prestando sus servicios profesionales, para fortalecer el recurso humano del Proyecto Malaria Colombia, con sede en el nivel central (Bogotá) y en los cinco (5) Departamentos objeto de intervención (Antioquia, Chocó Córdoba, Cauca y Valle), en el manejo de almacenes, uso y disponibilidad de antimaláricos, y, a su vez, hacer seguimiento a la adecuación física y dotación de los municipios del Proyecto Malaria Colombia Como herramientas de trabajo implementadas durante los 4 años se cuenta con: 1 Afiche Almacenamiento de medicamentos e insumos en el puesto de diagnóstico y tratamiento malaria 2 Cartilla impresa de Vigilancia de reacciones adversas a medicamentos del programa malaria 3 Afiches con los procesos de reporte de reacciones adversas 4 Listas de chequeo Encuesta para determinar condiciones de almacenamiento de los medicamentos e insumos de malaria Durante estos años se ha obtenido un avance significativo en la implementación de las buenas prácticas de almacenamiento en los puestos de diagnóstico y en los almacenes departamentales, los cuales fueron dotados por parte del Proyecto Malaria Colombia con: estantería, señalización, termohigrometro, ventilador, estibas plásticas, además de la implementación de formatos para medir variables de temperatura y humedad Los departamentos por ende se comprometieron en acondicionar pisos paredes y techos, mejorando significativamente el cumplimiento de las buenas prácticas de almacenamiento, donde el cumplimiento inicial estaba en un 30 % (calificación no aceptable) y a la fecha se encuentra mínimo en un 82% de cumplimiento (calificación satisfactoria) En el año 2014 COHAN implementa una nueva metodología en los talleres que imparte en los departamentos basada en la Innovación centrada en las personas, la cual permite entender a nuestra comunidad, identificar oportunidades, necesidades insatisfechas y problemas no resueltos para diseñar servicios que entreguen soluciones sostenibles y que generen valor a todos los grupos de interés con el fin de dejar propuestas en el programa malaria, que sean implementables en los próximos años Con ello se busca mejorar el proceso de la gestion de antimalaricos en el nivel central y los tres departamentos priorizados para el 2014 (Antioquia, Córdoba y Quibdó); tomando como base los procesos de la gestión de suministros de medicamentos como son la estimación de necesidades y adquisición insumos, el transporte técnico de los medicamentos, el proceso de recepción técnica y administrativa y la aplicación de herramientas de verificación, buenas prácticas de almacenamiento, dispensación informada, sensibilización en adherencia a la terapia en malaria, manejo y disposición de residuos peligrosos, farmacovigilancia en malaria Por medio del siguiente informe se hacen entrega de los productos ejecutados durante el desarrollo del proyecto, desde mayo a diciembre del 2014

4 1 OBJETIVOS 11 Objetivo General 1 Prestar servicios profesionales para fortalecer el recurso humano en las secretarías de salud de los departamentos de Antioquia (Caucasia), Chocó (Quibdo), Córdoba (Monteria), y Bogotá y a los equipos departamentales del proyecto malaria Colombia, en el manejo de almacenes, uso y disponibilidad de antimaláricos y a su vez hacer seguimiento a las intervenciones realizadas y a la adecuación física y dotación en los almacenes principales de los 3 departamentos mencionados y el nivel central 12 Objetivos Específicos 1 Fortalecer la capacitación a los equipos de los 3 departamentos y de nivel nacional (Ministerio de Protección Social, Instituto Nacional de Salud) en coordinación con el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos y del Programa de Malaria, en el manejo de almacenes, uso y disponibilidad de antimaláricos, montaje subsistema de vigilancia de reacciones adversas y gestión de adecuación de almacenes, con énfasis en las debilidades detectadas en la capacitación en Proceso de estimación de necesidades y adquisición insumos, sensibilización en adherencia a la terapia en malaria, transporte técnico de los medicamentos, proceso de recepción técnica y administrativa y la aplicación de herramientas de verificación,fraccionamiento de medicamentos, dispensación informada, manejo y disposición de residuos peligrosos 2 Realizar seguimiento a las prácticas de almacenamiento, mejoramiento de los procedimientos parte del subsistema de suministro y de información en el programa nacional de malaria en los tres (3) departamentos beneficiados con el proyecto que financia el Fondo Mundial, y el niveles central, por medio de una visita de verificación de requisitos, lista de chequeo 3 Enviar lista de chequeo, a los coordinadores departamentales del Proyecto Malaria, con el fin que realicen el monitoreo al mejoramiento en las buenas prácticas de almacenamiento en los municipios, y describir los avances en este aspecto en cada departamento 2 Metodología 21 Actividades Taller presencial Se realiza un taller en el nivel central y uno por departamento dirigidos principalmente a microscopistas, agentes de pruebas rápidas y supervisores tanto del programa regular como los contratados directamente por el proyecto MCP Participaron también algunos agentes comunitarios, regentes de farmacia de las Empresas Sociales del Estado (ESE), de las Instituciones

5 Prestadoras de servicios de salud (IPS) privadas y del programa malaria a nivel departamental Seguimiento presencial y con apoyo del Proyecto MCP Material a utilizar: i Seguimiento presencial de Buenas prácticas de almacenamiento en los almacenes departamentales de medicamentos mediante la aplicación de una lista de chequeo ii Seguimiento de las condiciones de almacenamiento en los niveles municipales con el apoyo de los respectivos coordinadores departamentales del proyecto MPC y mediante la aplicación de la lista de chequeo - Presentaciones en PowerPoint de cada uno de los temas tratados en los talleres: Proceso de estimación de necesidades y adquisición insumos, transporte técnico de los medicamentos, proceso de recepción técnica y administrativa y la aplicación de herramientas de verificación, buenas prácticas de almacenamiento, fraccionamiento de medicamentos, dispensación informada, sensibilización en adherencia a la terapia en malaria, manejo y disposición de residuos peligrosos, farmacovigilancia en malaria - Cartilla impresa de reacciones adversas a medicamentos para malaria - Para recolectar la información de los municipios se prepararon la lista de chequeo Encuesta para determinar condiciones de almacenamiento de los medicamentos e insumos de malaria 3 Resultados 31 Taller de Capacitación 311 Número de asistentes: En la tabla No1 se relaciona el número de asistentes al taller por Departamento, encontrándose discriminados los participantes de la FUA y los del Programa regular Tabla No1 Consolidado registro de personas capacitadas CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DE MEDICAMENTOS DE MEDICAMENTOS ANTIMALARICOS, BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO, ESTIMACIÓN DE NECESIDADES Y VIGILANCIA DE REACCIONES ADVERSAS G NÚMERO DE PERSONAS DEPARTAMENTO LUGAR Y FECHA PERSONAL FUA CAPACITADAS PERSONAL PROGRAMA TOTAL POR DPTO

6 NIVEL CENTRAL ANTIOQUIA CÓRDOBA CHOCÓ Bogotá, 28 de octubre Caucasia, 06 de noviembre Montería, 13 y 14 de noviembre Quibdó, 09 y 10 de diciembre TOTAL Fuente: Construcción Propia Cada taller dictado comprendió las siguientes actividades: 1 Entrega del reto: Como mejorar el uso del medicamento en la cadena de abastecimiento favoreciendo la adherencia al tratamiento 2 Definir equipos de trabajo: De no más de 5 personas, en el cual se nombra un relator y se define un nombre para el equipo 3 Sensibilizar con el reto: Se realiza una exposición magistral recordando los diferentes procesos del sistema de suministro, haciendo énfasis en los factores críticos encontrados en los años anteriores El personal que asiste participa con la exposición de vivencias que tuvo durante la prestación de servicio en los últimos años y resalta las debilidades identificadas por ellos mismos para los procesos de estimación de necesidades y adquisición insumos, transporte técnico de los medicamentos, proceso de recepción técnica y administrativa y la aplicación de herramientas de verificación, buenas prácticas de almacenamiento, fraccionamiento de medicamentos, dispensación informada, sensibilización en adherencia a la terapia en malaria, manejo y disposición de residuos peligrosos, farmacovigilancia en malaria Sección interactiva de preguntas y respuestas entre los asistentes y el capacitor 4 Empatizar con el reto: Cada equipo de trabajo recorta y pega imágenes relacionadas con el reto y la describe con una emoción que esta le genere al verla 5 Generar y definir ideas: Cada equipo de trabajo genera todas las ideas con VIDA que se les ocurra para trabajar en el reto: Como mejorar el uso del medicamento en la cadena de abastecimiento favoreciendo la adherencia al tratamiento, estas deben ser: visibles, implementables, diferentes y ambiciosas 6 Prototipar: Cada equipo de trabajo debe seleccionar la mejor idea en torno al reto y representarla gráficamente desglosando pensamientos y mostrando las relaciones entre los distintos elementos de la idea central, dándole orden y claridad Plasmar las soluciones del problema sobre el cual se desea trabajar para mejorar la gestión de medicamentos Cada prototipo realizado por los equipos de trabajo recoge una propuesta de trabajo que podría der ser implementada en el programa malaria a nivel departamental, teniendo como único fin el mejoramiento de la gestión de suministro de medicamentos;

7 Las siguientes propuestas fueron producto del taller de capacitación en donde se recogen las apreciaciones del personal que labora en el programa malaria en cada departamento, este personal que asiste a las capacitaciones considera que con la implementación de estas propuestas el programa malaria puede mejorar sustancialmente la prestación del servicio 312 Propuestas del Taller de Capacitación: TALLER EN BOGOTÁ Al evento asistieron representantes de Laboratorio Nacional de Salud Pública, del Ministerio de Protección Social y Salud, FONADE, Proyecto Malaria Colombia y la EUP El personal que asiste participa con la exposición de vivencias que tuvo durante la prestación de servicio en los últimos años y resalta las debilidades identificadas por ellos mismos para los procesos de la gestión de suministro de medicamentos del programa malaria El personal se mostro muy activo durante el taller realizando cada actividad propuesta para trabajar en el reto: Como mejorar el uso del medicamento en la cadena de abastecimiento favoreciendo la adherencia al tratamiento Todos se mostraron muy interesados en realizar las propuestas que mejoren la prestación del servicio del programa malaria En Bogotá se generaron las siguientes propuestas: Equipo: ETV MED Conformar una Red de Gestión Integral de Antimalaricos del Programa ETV,

8 conformado por personal comprometido y competente que esté a su vez laborando en IPS, EPS, Red de microscopia, Programa de ETV Esta red de expertos en malaria debe estar conformado por personal representante de Gerencia del programa ETV, entidad que apoye la gestión del conocimiento en el sistema de suministro de medicamentos, la estrategia COMBI, inteligencia epidemiológico con integrantes de Vigilancia, LSP y ETV Con las siguientes actividades en Gestión de Suministro: 1 Controlar el kardex en el nivel local 2 Actualizar inventarios y garantizar stock mínimos en el nivel local y departamental 3 Verificar el almacenamiento de insumos y medicamentos en los tres niveles Otras Actividades: 4 Garantizar el flujo de información entre los niveles local, departamental y central 5 Realizar seguimiento en el nivel local y departamental, a los lineamientos dados por el nivel nacional 6 Dar capacitación al nivel local y departamental, basados en los lineamientos dados por el nivel nacional Equipo: Elaborar el POA incluyendo proyectos encaminados a mejorar la Gestión Pública en Salud basados en lineamientos nacionales, con el fin de intervenir las necesidades reales de los departamentos en lo que respecta al programa malaria Teniendo en cuenta que se garantiza el financiamiento con los dineros de transferencia de

9 regalías, GGP, PIC, emergencias y desastres Actividades: 1 1 Atención Primaria en salud con el CRUE (Centro Regulador de Urgencias 2 y Emergencias 3 2 Telemedicina 4 3 Investigación 5 4 Estrategia COMBI 6 5 Participación de la comunidad y actores involucrados para la elaboración del POA Realizar monitoreo y evaluación constante NOTA: El sistema presupuesto por programas, divide su estructura en funciones, programas, y proyectos, siendo en esta última clasificación donde surge la conceptualización del Programa Operativo Anual (POA) El programa operativo es un programa concreto de acción de corto plazo y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto específico 1 TALLER EN CAUCASIA: Al evento asistieron microscopistas, supervisores El personal que asiste participa con la exposición de vivencias que tuvo durante la prestación de servicio en los últimos años y resalta las debilidades identificadas por ellos mismos para los procesos de la gestión de suministro de medicamentos del programa malaria El personal se mostro muy activo durante el taller realizando cada actividad propuesta para trabajar en el reto: Como mejorar el uso del medicamento en la cadena de abastecimiento favoreciendo la adherencia al tratamiento Todos se mostraron muy interesados en realizar las propuestas que mejoren la prestación del servicio del programa malaria Equipo: Exterminadores de Malaria 1 es_el_poapdf [consultada el 18 de febrero de 2015]

10 Propuesta: Trabajo en unión para garantizar calidad de vida al usuario Estrategias: 1 Acompañamiento por un profesional en educación a la comunidad 2 Definir un subsidio de transporte para los microscopistas que reclamen los medicamentos en la dirección local de salud 3 Definir campañas de educación para la comunidad como un trabajo engranado entre el nivel local y departamental Equipo: Soldados combatientes de la malaria

11 Propuesta: Definir estrategias para garantizar que en los puestos de diagnostico y tratamiento se tenga un servicio oportuno para el bienestar de la comunidad Actividades en Gestión de Suministro: 1 Garantizar recursos para que el nivel central cuente con medicamentos 2 Realizar estimación de necesidades teniendo como base el stock de seguridad para evitar desabastecimientos en el nivel local Otras Actividades: 3 Trabajo en equipo entre el nivel departamental y local 4 Comunicación asertiva entre el nivel nacional y departamental Equipo: Angeles contra la Malaria

12 Propuesta: Comunicación fluida entre los entes nacional, departamental y local Que en cada nivel se cuente con una persona responsable específicamente del tema de malaria con la cual se comuniquen los microscopistas Que exista una adecuada articulación entre estos para que se unifiquen criterios en los tres niveles Que la comunicación sea a través de un correo electrónico, definido a nivel local desde el programa de salud pública y que este personal asuma sus funciones con responsabilidad, que sea diferente a la persona que maneja los demás problemas de salud pública (dengue, tuberculosis, etc) Responsabilidades en Gestión de Suministro: 1 Recepcionar reclamos de los microscopistas en el tema de la gestión de medicamentos para malaria e insumos necesarios para tomar la gota gruesa 2 Solucionar dudas de los microscopistas en cuanto a faltantes y desabastecimientos de medicamentos 3 Recibir las devoluciones de medicamentos próximos a vencer Otras responsabilidades: 1 Recibir microscopios para programar el mantenimiento 2 Comunicarse con el nivel departamental para darle solución a los requerimientos de los microscopistas

13 TALLER EN CÓRDOBA Al evento asistieron microscopistas, supervisores, lideres del almacen departamental El personal que asiste participa con la exposición de vivencias que tuvo durante la prestación de servicio en los últimos años y resalta las debilidades identificadas por ellos mismos para los procesos de la gestión de suministro de medicamentos del programa malaria El personal se mostro muy activo durante el taller realizando cada actividad propuesta para trabajar en el reto: Como mejorar el uso del medicamento en la cadena de abastecimiento favoreciendo la adherencia al tratamiento Todos se mostraron muy interesados en realizar las propuestas que mejoren la prestación del servicio del programa malaria Equipo: Los Amigables Propuesta : contar con personal competente, dotación completa Actividades en gestión de suministros 1 Que los medicamentos lleguen oportunamente Otras actividades: 2 Garantizar contratación continua 3 Contar con puestos que garanticen la prestación del servicio: estén completos con insumos y medicamentos Contar con uniformes Que los medicamentos lleguen oportunamente 4 Trabajar en capacitación a los médicos que por su experiencia muchas veces confunden los tratamientos

14 Equipo: Grupo impacto 2014 Propuesta de mejoramiento en el servicio para impactar adecuadamente en la prestación del servicio Actividades en Gestión de suministros: 1 Garantizar stock de medicamentos en los puestos de diagnostico 2 Garantizar que la secretaria de salud siempre tenga medicamento y evitar así desabastecimiento 3 Garantizar transporte de insumos a los puestos de diagnostico Otras actividades: 1 Mejoramiento de salarios para microscopistas 2 Pago mensual de salario 3 Derecho a vacaciones 4 Dotación completa de uniformes e insumos para trabajar Equipo: Leña Gruesa

15 Creación de un comité o delegación de funciones a una personas capacitadas, que pertenezca a la secretaria de salud municipal, con funciones que mejoren la gestión en el programa malaria Actividades en gestión de suministros: 1 Distribuidor de medicamentos e insumos 2 Orientador de reformas en procesos y formatos Otras actividades: 1 Facilitador del proyecto a nivel departamental, para dar y recibir información de primera mano en el programa malaria 2 Representante de microscopistas 3 Recepción de documentación para entregar a microscopistas Esto con el fin de tener una comunidad satisfecha con el proceso definido para la prestación del servicio de la red de malaria TALLER EN QUIBDO:

16 Al evento asistieron supervisores y microscopistas del programa malaria y del proyecto El personal que asiste participa con la exposición de vivencias que tuvo durante la prestación de servicio en los últimos años y resalta las debilidades identificadas por ellos mismos para los procesos de la gestión de suministro de medicamentos del programa malaria El personal se mostro muy activo durante el taller realizando cada actividad propuesta para trabajar en el reto: Como mejorar el uso del medicamento en la cadena de abastecimiento favoreciendo la adherencia al tratamiento Todos se mostraron muy interesados en realizar las propuestas que mejoren la prestación del servicio del programa malaria Equipo: Proyecto Futuro Crear un Centro de Información y orientación a microscopistas y usuarios de servicios de salud (CIOMUSSA), liderado por un microscopista en el laboratorio departamental Para que se cuente con cruce de información de manera constante y oportuna con el fin de prestar un servicio de salud con calidad Actividades en Gestión de Suministro: 1 Definir mantenimiento periódico a los puestos de diagnóstico y tratamiento ( cambiar insumos en mal estado, restaurar paredes, dotar los puestos para mejorar el almacenamiento de los medicamentos y garantizar la calidad de estos) 2 Hacer acompañamiento a los microscopistas (que los supervisores visiten a los microscopistas mensualmente y no trimestralmente) 3 Mejorar el suministro de insumos (que llegue la cantidad solicitada) Otras actividades: 4 Garantizar acompañamiento de las direcciones locales de salud en capacitaciones periódicas a la comunidad para prevenir la aparición de malaria 5 Garantizar estabilidad laborar de los microscopistas durante todo el año Mejorar la calidad de la contratación a los empleados,

17 6 Capacitar periódicamente a los microscopistas en la toma de gota gruesa (algunos no se sienten bien capacitados) Definir jornadas de reentrenamientos en ficha de notificación porque cambian las variables constantemente Equipo: Protectores Formar una Organización encargada de formar una red de comunicación entre microscopistas con las siguientes actividades: Actividades en Gestión de suministro: 1 Mejorar el acceso a sitios lejanos del casco urbano, utilizando la tecnología y el transporte aéreo 2 Definir capacitaciones constantes a los microscopistas 3 Crear red de comunicación entre la red de microscopitas Otras actividades: 1 Continuidad de contratación y trabajo, ya que muchos microscopistas trabajan como voluntarios cuando no tienen contrato 2 Mejorar la comunicación entre microscopistas, bacteriólogos y referentes del programa para alcanzar nuestro objetivo con la comunidad, dejando las diferencias a un lado Equipo: Los Giemsa

18 Crear una línea de atencion al microscopista, conformado por un equipo de trabajo encargado definir soluciones, definir objetivos Que dependan de la secretaria de salud Funciones: 1 Solucionar dudas de manera oportuna 2 Actualizar la información 3 Buzon de sugerencias 4 Facilitadores microscopios cuando algún puesto tenga uno malo 5 Delegar funciones 6 Crear bases de datos

19 Equipo:ETV Implementar un Equipo de supervisión a puestos de microscopista Actividades y estrategias: 1 Visitar a los puestos de microscopias cada dos meses 2 Crear un sistema de mensajería entre los puestos de diagnostico y la dirección local de salud 3 Contar con un recurso económico para garantizar la visita de supervisión a los puestos mas lejanos 4 Apoyar a los microscopistas de manera oportuna 313 Evaluación de Satisfacción: Cohan en su sistema de calidad, cuenta con un instrumento para evaluar la percepción de los participantes frente la capacitación, este instrumento contiene preguntas sobre la metodología aplicada, el desempeño del facilitador y del grupo, el material utilizado y entregado, y preguntas sobre el sitio de trabajo y apoyo logístico La calificación es de 1 a 5, donde 5 es el mayor puntaje y se considera excelente La tabla 2 muestra los resultados obtenidos en la evaluación de satisfacción, donde la calificación mínima obtenida es de 44 % y la máxima es de 49 % con lo que se resume que la capacitación obtuvo una calificación satisfactoria, con un promedio de 4,6 en Montería y Quibdó, 4,7 en Caucasia y 4,8 en Bogotá

20 Tabla No2 Consolidad de encuesta de satisfacción 1 SOBRE LA CAPACITACION MONTERIA QUIBDÓ CAUCASIA BOGOTÁ PROMEDIO PROMEDIO PROMEDIO PROMEDIO 11 Metodología empleada 4,6 4,8 4,7 4,7 12 Cubrimientos de temas propuestos 4,4 4,5 4,8 4,7 13 Contribución del Seminario a su trabajo actual 4,4 4,5 4,8 4,6 14 Interés y actualidad de los contenidos 4,5 4,3 4,9 4,7 15 Conveniencia de la intensidad horaria 4,4 4,4 4,7 4,7 16 Cubrimiento de sus expectativas 4,6 4,6 4,7 4,4 2 SOBRE EL FACILITADOR 21 Nombre facilitador: Llaneth Carmona 22 Cómo fue la presentación de los objetivos del tema 4,7 4,6 4,7 4,7 23 Conocimiento y dominio del tema 4,7 4,8 4,9 4,7 24 Capacidad para responder preguntas 4,7 4,7 4,9 4,7 25 Capacidad para orientar el grupo hacia los objetivos 4,7 4,7 4,9 4,7 26 Aprovechamiento del tiempo en cada sesión 4,7 4,7 4,9 4,7 27 Orden, coherencia y claridad en las exposiciones 4,8 4,8 4,9 4,7 3 SOBRE EL GRUPO 31 Participación activa y aporte del grupo al seminario 4,7 4,6 4,9 4,6 32 Integración del grupo 4,7 4,7 5,0 4,7 33 Esfuerzo de estudio por fuera de las sesiones 4,5 4,4 4,7 4,7 34 Asistencia y puntualidad 4,6 4,6 4,7 4,7 4 SOBRE EL MATERIAL 41 En qué medida se ajusta al tema 4,5 4,6 4,7 4,6 42 Cómo es la calidad por su contenido 4,5 4,5 4,8 4,6 5 SOBRE EL SITIO DE TRABAJO Y APOYO LOGÍSTICO 51 Ambiente físico, temperatura y ruido 4,8 4,6 4,8 4,7 52 Organización del salón 4,8 4,7 4,5 4,7 53 Refrigerio 4,7 4,7 4,7 4,7 Fuente: Construcción Propia PROMEDIO 314 Registro Fotográfico talleres 4,6 4,6 4,8 4,7 En la tabla No 3 se presenta el registro fotográfico de los talleres ejecutados por departamento Tabla No 3 Registro fotográfico de talleres realizados en los departamentos Montería- Córdoba : Hotel Sinu, noviembre 13 y 14 de 2014

21 Caucasia Antioquia, Casa de Justicia, Noviembre 06 de 2014

22 Bogotá-Cundinamarca, Instituto Nacional de Salud Pública, noviembre 28 de 2014

23 Quibdó- Chocó, Hotel Camino Real, 09 y 10 de diciembre de 2014

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25 32 Verificación de condiciones de almacenamiento y dotación 321 Almacenes departamentales de medicamentos Se aplica lista de chequeo a los almacenes departamentales de medicamentos donde se almacenan los medicamentos antimaláricos para Antioquia, Córdoba y Chocó No fue posible realizar la visita de verificación al almacén central de medicamentos ubicado en la ciudad de Bogotá, puesto que durante esta época el almacén lo estaban trasladando a nuevas áreas de propiedad del Ministerio de Salud, cabe resaltar que el año anterior las variables medidas cumplían en un 100% y estaba ubicado en la bodega sub arrendada en zona franca, de acuerdo al informe entregado el ultimo año En la tabla 4 se presentan resumidos los hallazgos de esta verificación y el porcentaje de cumplimiento frente a los ítems considerados en la encuesta Para el almacén de Antioquia cabe resaltar que cumple en un 95% con las variables medidas y que el año anterior el cumplimiento estaba en un 88%, verificando un mejoramiento del 7% en el último año La variable con la cual no cumplen en el momento de la visita es la relacionada con las sub áreas están señalizadas con letreros? Esto se debe a que durante el mantenimiento que le realizaron a la pintura algunos letreros fueron movidos y no los han ubicado nuevamente porque solicitaron nuevos letreros al departamento administrativo Se deja la sugerencia de que ubiquen los letreros viejos mientras consiguen los nuevos Para el almacén de Quibdó el resultado obtenido es de un 82% de cumplimiento en las variables, verificando que comparativamente con el resultado obtenido el año anterior baja un punto en la verificación (se encontraba en un cumplimiento del 83%) Debe trabajar en mejoramiento de algunas paredes que se encuentran húmedas, reubicación de alguna estantería a la cual le pega el sol directamente (lo cual degrada el medicamento), calibración de termo higrómetro, no cuentan con internet ni servicio de fax Para el almacén de Córdoba el resultado obtenido es de un 92% de cumplimiento en las variables, siendo este el mismo resultado obtenido el año anterior Las variables que aun no han cumplido están relacionadas con la no calibración del termohigrómetro y algunas paredes del almacén en mal estado (con signos de humedad) Todos los almacenes departamentales obtuvieron un porcentaje satisfactorio (igual o superior a 80%) según el porcentaje de cumplimiento; donde el menor porcentaje fue 82 %

26 Tabla No4 Consolidado de verificación de variables en almacenes departamentales ENCUESTA PARA DETERMINAR CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS Y DOTACIÒN PROGRAMA MALARIA ASPECTO A EVALUAR ANTIOQUIA CÓRDOBA CHOCÓ 1 El sitio de almacenamiento es seguro? SI SI SI 2 Las paredes están en buen estado? SI NO NO 3 Los pisos están en buen estado? SI SI SI 4 Los Techos están en buen estado? SI SI SI 5 Cuentan con servicios públicos: Agua, luz, teléfono? SI SI SI 6 Cuentan con servicios públicos adicionales: fax, internet? SI SI NO 7 El tamaño del área de almacenamiento es suficiente? SI SI SI 8 Tienen subáreas definidas para recepción, entrega, almacenamiento general, almacenamiento de averías y vencimientos? SI SI SI 9 Las subáreas están señalizadas con letreros? NO SI SI 10 Cuentan con estanterías o gabinetes en buen estado y suficientes para el almacenamiento de los productos? SI SI SI 11 Cuentan con estibas? SI SI SI 12 Tienen un computador disponible para el control de los inventarios? SI SI SI 13 El área cuenta con ventilación adecuada? SI SI SI 14 Los Insumos están adecuadamente protegidos de la luz solar directa? SI SI NO 15 El sitio de almacenamiento se encuentra limpio? SI SI SI 16 El sitio de almacenamiento se encuentra libre de plagas y roedores? SI SI SI 17 Cuentan con termohigrómetro para medir la temperatura y la humedad del ambiente? SI SI SI 18 El termohigrómetro se encuentra calibrado? SI NO NO 19 Se llevan registros diarios de la temperatura y la humedad? SI SI SI 20 Se lleva un control de fechas de vencimiento de los medicamentos y demás insumos del programa de malaria? SI SI SI 21 A la fecha todos los medicamentos tienen fecha de vencimiento vigente? SI SI SI 22 A la fecha los empaques de los medicamentos están en perfecto estado de calidad, completos y con toda la información necesaria? SI SI SI TOTAL RESPUESTAS AFIRMATIVAS % TOTAL DE CUMPLIMIENTO 95% 92% 82% 322 Registro Fotográfico Almacenes departamentales En la tabla No se presenta el registro fotográfico de los almacenes departamentales donde se lleva a cabo el almacenamiento de los antimaláricos Tabla No 5 Registro fotográfico de los almacenes Departamentales

27 Almacén departamental de la Dirección Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia

28 Almacén Departamental de Córdoba

29 Almacén de medicamentos de Salud Pública DASALUD Chocó

30 323 Almacenes municipales de medicamentos Con el apoyo de los Coordinadores departamentales del Proyecto Malaria Colombia y de los respectivos encargados en cada municipio, se hizo seguimiento del estado actual de los sitios de almacenamiento de medicamentos antimaláricos, para lo cual se aplicó la lista de chequeo que tiene en cuenta aspectos de dotación y las principales actividades del proceso de almacenamiento Cabe anotar que aunque los medicamentos antimaláricos en cada municipio están a cargo de las direcciones locales y más específicamente de los programas locales de malaria, los lugares de almacenamiento se tienen en la misma Dirección local de salud y otras tantas bajo la custodia de los servicios farmacéuticos de la hospitales locales Para Antioquia no contamos con datos de Vigia del Fuerte y Murindo, ya que no envían información porque no fue posible diligenciar los formatos por parte del personal de apoyo Las tabla 6 y 7 muestra los hallazgos de este seguimiento para los 23 municipios y el porcentaje de cumplimiento frente a los ítems considerados en la encuesta

31 1SAN PEDRO DE URABÁ 2SAN JUAN DE URABÁ 3TURBO 4ARBOLET ES 5MUTATÁ 6CAREPA 7NECOCLÍ 8CHIGORO DÓ 9NECHÍ 10ZARAGOZ A 11 TARAZA 12 CACERES Tabla No 6 condiciones de almacenamiento de antimaláricos y dotación en los almacenes del nivel municipal ENCUESTA PARA DETERMINAR CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS Y DOTACIÒN PROGRAMA MALARIA A NIVEL MUNICIPAL ASPECTOS A EVALUAR 1 Almacena usted medicamentos del programa de Malaria? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 2 Almacena usted reactivos? SI SI NO NO N0 NO SI NO SI SI SI SI 3 El sitio de almacenamiento es seguro? SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO NO NO 4 Las paredes están en buen estado? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 5 Los pisos están en buen estado? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 6 Los Techos están en buen estado? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 7 Cuentan con servicios públicos: Agua, luz, teléfono? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 8 Cuentan con servicios públicos adicionales: fax, internet? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 9 El tamaño del área de almacenamiento es suficiente? SI SI SI SI SI SI SI SI NO NO NO NO 10 Tienen subáreas definidas? SI SI NO SI SI SI SI NO NO NO NO NO 11 Las subáreas están señalizadas con letreros? SI SI NO SI SI SI SI SI NO NO NO NO 12 Cuentan con estanterías o gabinetes en buen estado y SI SI SI SI NO SI SI SI NO NO SI SI suficientes? 13 Cuentan con estibas? NO NO NO SI NO SI NO NO NO NO NO NO 14 Tienen un computador disponible para el control de los SI SI SI SI SI SI NO SI NO NO NO SI inventarios? 15 El área cuenta con ventilación adecuada? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO 16 Los Insumos están adecuadamente protegidos de la luz solar SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI directa? 17 El sitio de almacenamiento se encuentra limpio? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 18 El sitio de almacenamiento se encuentra libre de plagas y SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO roedores? 19 Cuentan con termohigrómetro para medir la temperatura y la SI SI SI SI SI SI SI SI NO SI SI SI humedad del ambiente? 20 El termohigrómetro se encuentra calibrado? SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO 21 Se llevan registros diarios de la temperatura y la humedad? SI NO SI SI SI SI SI SI SI NO NO NO 22 Se lleva un control de fechas de vencimiento de los SI SI SI SI SI SI SI SI NO NO NO NO medicamentos y demás insumos del programa de malaria? 23 A la fecha todos los medicamentos tienen Fecha de SI NO SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI vencimiento vigente? 24 A la fecha los empaques de los medicamentos están en SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI perfecto estado de calidad, completos y con toda la información necesaria? TOTAL RESPUESTAS AFIRMATIVAS % TOTAL DE CUMPLIMIENTO Fuente: Construcción Propia

32 ALTO BAUD Ó MEDIO BAUD Ó BAJO BAUD Ó TADÓ JURAD Ó ITSMIN IA MEDIO ATRAT O BAGA DÓ MONT ELÍBA NO PUERT O LIBER TADOR TIERR A ALTA VALEN CIA Tabla No7 condiciones de almacenamiento de antimaláricos y dotación en los almacenes del nivel municipal ENCUESTA PARA DETERMINAR CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS Y DOTACIÒN PROGRAMA MALARIA A NIVEL MUNICIPAL ASPECTOS A EVALUAR 1 Almacena usted medicamentos del programa de Malaria? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 2 Almacena usted reactivos? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 3 El sitio de almacenamiento es seguro? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO 4 Las paredes están en buen estado? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 5 Los pisos están en buen estado? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 6 Los Techos están en buen estado? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO 7 Cuentan con servicios públicos: Agua, luz, teléfono? NO NO SI SI NO SI NO NO SI SI SI SI 8 Cuentan con servicios públicos adicionales: fax, internet? NO NO NO SI NO SI NO NO SI SI NO SI 9 El tamaño del área de almacenamiento es suficiente? SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI NO NO 10 Tienen subáreas definidas para recepción, entrega, almacenamiento general, NO NO SI SI NO NO NO NO NO NO SI NO almacenamiento de averías y vencimientos? 11 Las subáreas están señalizadas con letreros? NO NO SI SI NO NO NO NO SI SI SI NO 12 Cuentan con estanterías o gabinetes en buen estado y suficientes para el SI NO SI SI NO SI SI SI SI SI NO NO almacenamiento de los productos? 13 Cuentan con estibas? NO NO NO SI NO NO SI NO NO NO NO NO 14 Tienen un computador disponible para el control de los inventarios? NO SI NO SI NO SI NO NO SI SI NO SI 15 El área cuenta con ventilación adecuada? SI SI SI NO SI SI SI SI SI SI NO SI 16 Los Insumos están adecuadamente protegidos de la luz solar directa? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 17 El sitio de almacenamiento se encuentra limpio SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 18 El sitio de almacenamiento se encuentra libre de plagas y roedores? SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI SI SI 19 Cuentan con termohigrómetro para medir la temperatura y la humedad del NO NO SI SI SI SI NO NO SI SI NO NO ambiente? 20 El termohigrómetro se encuentra calibrado SI NO NO NO NO SI N0 NO SI SI NO NO 21 Se llevan registros diarios de la temperatura y la humedad? SI NO NO NO NO SI NO NO NO NO NO NO 22 Se lleva un control de fechas de vencimiento de los medicamentos y demás NO SI SI NO SI SI SI SI SI SI NO SI insumos del programa de malaria? 23 A la fecha todos los medicamentos tienen Fecha de vencimiento vigente? SI SI SI SI SI SI SI SI NO NO SI SI 24 A la fecha los empaques de los medicamentos están en perfecto estado de SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI calidad, completos y con toda la información necesaria? TOTAL RESPUESTAS AFIRMATIVAS % TOTAL DE CUMPLIMIENTO Fuente: Construcción Propia

33 324 Registro Fotográfico Almacenes Municipales 1 San Pedro Urabá 2 San Juan de Urabá 3 Turbo

34 4 Arboletes 5 Mutatá 6 Carepa

35 7 Necocli 8 Chigorodó 09 Nechí

36 10 Zaragoza 11 Cáceres

37 12 Tarazá 13 Medio Atrato 14 Tadó

38 15Istmina 16Alto Baudó 17 Medio Baudo

39 18 Bajo Baudó 19 Juradó 20 Bagadó

40 21 Montelíbano 22 Tierralta

41 23 Puertolibertador Fuente: Construcción Propia 4 Conclusiones Taller de capacitación Con las propuestas definidas por el personal del programa malaria en cada departamento, cuyo reto trabajado se basó en Como mejorar el uso del medicamento en la cadena de abastecimiento favoreciendo la adherencia al tratamiento, se propone implementar las siguientes actividades a nivel local, departamental y nacional con el fin de mejorar el servicio en la red: Trabajar en la estimación de necesidades teniendo en cuenta la definición de stock mínimos, máximos y de seguridad, con el fin de evitar desabastecimientos Realizar un diagnostico sobre las condiciones de almacenamiento en cada puesto de microscopia para dotar de insumos necesarios, que garanticen las buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos en el programa malaria Fortalecer la comunicación entre los niveles nombrando líderes competentes en los procesos del programa malaria, que se empoderen del proceso de gestión de medicamentos y trabajen engranados con la red de microscopistas para garantizar el uso seguro de los medicamentos Realizar supervisión de los puestos de diagnostico de manera mensual y garantizar la dotación necesaria en cada uno de ellos para el buen funcionamiento del proceso de gestión de suministro de medicamentos Capacitar constantemente en el proceso de gestión de medicamentos, acorde a los lineamientos del nivel central, para garantizar implementación de procesos como el reporte de reacciones adversas a medicamentos Garantizar la contratación permanente de microscopistas para que los procesos administrativos en la gestión de medicamentos no se vean afectados

42 Almacenamiento departamental Con respecto a la encuesta para verificación de buenas prácticas de almacenamiento y seguimiento a la dotación aplicadas en los almacenes departamentales se obtuvieron los siguientes porcentajes de cumplimiento : o Almacén Central del MSPS: No se evidencia el almacenamiento para el año 2014 puesto que el almacén se está trasladando a un área propia Se resalta que el año pasado el cumplimiento estaba en un 100% para condiciones de dotación a adecuación o Córdoba: 92 % de cumplimiento o Antioquia: 88 % de cumplimiento o Chocó: 83 % de cumplimiento El porcentaje de cumplimiento se mantiene en un nivel aceptable para estos almacenes, en el año 2012 el menor porcentaje fue de 86% Los almacenes de Córdoba, Antioquia y Quibdó cuentan con un sitio de almacenamiento seguro, tienen pisos y techos en buen estado, cuentan con los servicios públicos básicos (agua, luz y teléfono), con estanterías y gabinetes en buen estado, posen estibas, tienen computador disponible para el control de inventarios, las áreas de almacenamiento cuentan con ventilación adecuada (en todas poseen aíre acondicionado), los insumos se encuentran protegidos de la luz solar directa, los sitios de almacenamiento se encuentran limpios, libres de plagas y roedores, todos cuentan con termohigrómetro para el control de los factores ambientales (temperatura y humedad); ninguno de los 3 almacenes departamentales ha llevado a cabo en el presente año la calibración de los termohigrómetros por una empresa certificada, llevan control de fechas de vencimientos de medicamentos e insumos de malaria, a la fecha todos los medicamentos tienen fecha de vencimiento vigente y los empaques de los medicamentos se encuentran en perfecto estado de calidad y con toda la información necesaria Los almacenes departamentales de Córdoba y Chocó tienen un porcentaje de paredes en mal estado, se evidencia paredes con pintura en cascara por la humedad presente El almacén departamental del Chocó no cuenta con servicios adicionales de fax e internet El almacén departamental de Chocó el tamaño del área para almacenamiento no es suficiente de acuerdo al volumen de medicamentos que manejan El almacén departamental Antioquia no tienen señalizadas todas las subáreas con letreros, puesto que los están cambiando Almacenamiento municipal De los veinte tres almacenes municipales tenemos la siguiente información: Los almacenes municipales que obtuvieron el menor porcentaje de cumplimiento en la aplicación de la encuesta para verificación de buenas prácticas de almacenamiento y seguimiento a la dotación son : o Juradó y -Bagadó : 54 % de cumplimiento

43 o Caceres, Tiierralta y Valencia : 58 % de cumplimiento o Zaragoza: 62 % de cumplimiento o Tarazá y Nechi : 66 % de cumplimiento o Medio Atrato, Alto Baudó y Medio Baudó: 68 % de cumplimiento La infraestructura física de los lugares donde se almacenan medicamentos e insumos en general es segura porque permanecen bajo llave (84% de cumplimiento), el 16 % restante manifiesta que el acceso es restringido al personal que allí labora Las areas se encuentran en buen estado de mantenimiento, paredes, pisos, techos por encima del 96 % de cumplimiento En los municipios de Zaragoza, Tarazá, Caceres y Valencia el almacenamiento de medicamentos e insumos de Malaria no es seguro, con un porcentaje del 16 % de no cumplimiento La inseguridad de basa en que los medicamentos no permanecen bajo llave, pero el personal manifiesta que el área tiene acceso restringido al personal que allí labora De los 23 almacenes municipales, 5 no cuentan con los servicios básicos (agua, luz y teléfono) de manera permanente: Alto Baudó, Bajo Baudó, Juradó, Bagadó y Medio Atrato Los almacenes, Nechí, Alto Baudó, Medio Baudó, medio atrato, Bagadó, Tierra Alta y Valencia y, no posen termohigrómetro para controlar los factores ambientales (temperatura y humedad) De los 17 municipios que poseen termohigrómetro solo 12 de ellos lo han calibrado por una empresa certificada y 10 llevan registros diarios de temperatura y humedad, mañana y tarde De los 23 municipios el 75 % de los almacenes tiene implementado algún método para control de fechas de vencimiento La red de malaria, tanto el personal del programa regular como el contratado directamente por el Proyecto Malaria Colombia a través de la FUA, está capacitado en el uso y disponibilidad de antimaláricos, buenas prácticas de almacenamiento y en el subsistema de vigilancia de reacciones adversas Los almacenes municipales objeto del proyecto, en general tienen los elementos mínimos requeridos para el almacenamiento transitorio de los medicamentos; pero se evidencia que no se llevan a cabalidad todas las buenas prácticas de almacenamiento especialmente lo relacionado a control de los factores ambientales (temperatura y humedad) que vale aclarar son extremos en la mayoría de los municipios 5 Recomendaciones

44 Continuar con los procesos de capacitación, entrenamiento y asesoría a los miembros del Proyecto Malaria Colombia y la red regular, que les permitan contar con recurso humano altamente calificados en términos de conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor desempeño de su trabajo Realizar un análisis de la dotación de los puestos de microscopia en los departamentos para programar la compra y dotación de insumos y equipos necesarios con el fin de garantizar las buenas prácticas de almacenamiento de los medicamentos (estanterías plásticas, termohigrómetros, ventilador, nevera de icopor para el transportar medicamentos, bolsas para la dispensación de medicamentos, entre otros) Definir la implementación de las propuestas presentadas por el personal en cada departamento y trabajadas en este taller, encaminada al mejoramiento de la gestión se suministros en el programa malaria, específicamente en lo que compete a estimación de necesidades, manejo de stock, dotación de algunos puestos de diagnóstico y tratamiento Definir estrategias de acompañamiento por parte de la secretaria local a los microscopistas en el proceso de capacitación a los usuarios con el fin de mejorar adherencia a los tratamientos, como puede ser campañas educativas, entrega de volantes con información sobre adherencia a tratamiento, automedicación, interacciones de medicamentos con alimentos, reacciones adversas a medicamentos, entre otros A nivel de las Secretarías de salud municipales, se debe institucionalizar una oficina o asignar un responsable que reciba y gestione la información relacionada con la gestión de medicamentos y que realice la respectiva retroalimentación a las instituciones, con el fín de garantizar el aprendizaje institucional Y la comunicación entre los niveles local, central y nacional Garantizar la continuidad la contratación de los microscopistas durante los doce meses del año con el fin de evitar desabastecimientos por inoportunidad en los reportes por parte de las secretarias locales a las secretarias departamentales Se evidencia que cuando los microscopistas trabajan voluntariamente no realizan las actividades administrativas lo que conlleva a desabastecimientos a corto plazo