PROCESO AUDITORIA INTERNA

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1 Página: 1 de 7 Auditor Líder: Auditado: DIEGO FERNANDO CAMACHO VILLAMIZAR - Jefe de Control Interno CLAUDIA JIMENA FONSECA BUENO Directora General Verificar la existencia de mecanismos de participación ciudadana. Objetivo: Alcance: Documentos de referencia: Verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente en la implementación y funcionamiento de los mecanismos de participación ciudadana. Auditoria documental, informática y de inspección ocular a los mecanismos de participación ciudadana adoptados por la entidad. Comunicación escrita No 066 de 2015, proferida por la Dirección General del IMEBU. Manual de participación ciudadana en el sistema de compras y contratación pública. Fecha de apertura: 22 de mayo de 2015 Fecha de cierre: 5 de junio de Actividades desarrolladas: Conclusiones de auditoria Se revisó la información suministrada por la Dirección General en cuanto a los mecanismos de participación ciudadana que tiene implementados la entidad, encontrando que efectivamente se tienen dispuestos los dispositivos requeridos para brindar espacios de participación a la ciudadanía. No obstante según lo referido, el mecanismo consulta, forma parte de un esquema de información de los servicios que presta la entidad, no un mecanismo de participación propiamente dicho; y en dado caso que la consulta se refiera a información acerca de procedimientos administrativos, tal solicitud se configura como un derecho de petición, mecanismo que ciertamente se encuentra adoptado y que cuenta con personal de planta de la entidad para atender las peticiones de los ciudadanos. En cuanto al mecanismo referido como solicitud de información, ocurre la misma situación descrita en el párrafo anterior. En cuanto a la acción de tutela, este es un mecanismo previsto en el artículo 86 de la Constitución Política de Colombia vigente, que se busca proteger los Derechos constitucionales fundamentales de los individuos cuando quiera que éstos resulten vulnerados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública, no un mecanismo de participación ciudadana. A través de la revisión, se logro establecer que las PQRS se atienden de manera virtual a través del sitio web de la institución de manera física a través de correo postal y presencialmente por medio escrito directamente en la institución. Página 1 de 7

2 Página: 2 de 7 Es importante anotar, que toda la estrategia virtual encaminada a la Participación Ciudadana, incluso la información de contacto con la entidad, corresponde al cumplimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional - Ley 1712 de 2014, la cual a la fecha no ha sido implementada en el IMEBU. Adicional a lo anterior, la entidad -indistintamente a que se encontrara en traslado de sus oficinasno conto con acceso a internet por más de 30 días calendario, lo cual conllevo a que durante ese lapso de tiempo no se atendieran oportunamente las solicitudes y peticiones que se hubiesen presentado durante ese lapso de tiempo. Así mismo la información institucional permaneció desactualizada al igual que los correos electrónicos sin funcionamiento durante el mismo periodo. A la fecha 12/06/2015 las líneas telefónicas institucionales que sirven para brindar atención a la comunidad no han sido instaladas. De acuerdo a lo comunicado por la Dirección General, la persona que se desempeña como asistente ejecutiva de su despacho, es la encargada de atender las reclamaciones que se presentan respecto al servicio prestado por la entidad o sus funcionarios, ya sea en forma personal, telefónica, escrita o a través del sitio web o del correo electrónico ( ). En este sentido se estableció que la asistente personal cumple con las funciones asignadas, sin embargo, en algún momento de la jornada laboral tendrá que desatenderlas puesto que dicha funcionaria realiza un receso para tomar sus alimentos del medio día, lo cual es congruente y digno. En cuanto a la tramitación de las reclamaciones recepcionadas por sitio web, este despacho estableció que dicha función está consagrada al área de sistemas de la entidad; hasta el momento de la presente auditoria se desconoce instrucción contraria. No se consignan dentro de la información suministrada por la Dirección General, los mecanismos de Participación Ciudadana tales como Avisos de Convocatorias Públicas para Veedurías Ciudadanas, la información publicada en SECOP y en las carteleras de la entidad; no obstante, dichos mecanismos se encuentran adoptados. Para evidenciar la efectividad y cumplimiento de los mecanismos en referencia, se llevo a cabo un ejercicio de inspección ocular a la disposición de dichos mecanismos implementados. Para tal efecto se realizo una muestra con material visual que permitiera evidenciar el desempeño de dicha obligación legal. De acuerdo a lo anterior, este despacho precisó realizar seguimiento a un único proceso de contratación, que para efectos de realizar la evaluación, se encontrara en proceso de suscripción. Para tal efecto, se tomo como muestra el CONVENIO DE ASOCIACIÓN, a celebrar para desarrollar el proyecto APOYO Y FORTALECIMIENTO AL SECTOR DE MODA INFANTIL A TRAVÉS DE VITRINAS COMERCIALES EN SUS DIFERENTES SECTORES LOGRANDO POSICIONAMIENTO EN MERCADOS LOCALES Y NACIONALES MODA KIDS II, según lo establece la convocatoria a Veeduría Ciudadana con consecutivo No. 116 y fecha 25/05/2015, publicada en la cartelera del IMEBU. En el mismo sentido, se revisaron los lineamientos técnicos, conceptuales y metodológicos en materia de participación ciudadana expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, mediante el Manual de Participación Ciudadana en el Sistema de Compras y Contratación Pública. Adicional a lo anterior, lo referido al tema en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1510 de 2013 y Decreto 019 de Página 2 de 7

3 Página: 3 de 7 2. Hallazgos 1. La entidad no cumple con la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional - Ley 1712 de A la fecha no existe evidencia de adopción alguna. Se establece que la entidad cuenta con algunas instancias de la mencionada ley, como lo son el mecanismo de publicación de la contratación pública, la atención a PQRS, información financiera, de gestión y de planeación de la entidad. No obstante estas publicaciones se realizan en cumplimiento de la ley 1474 de Imagen 1: Impresión de pantalla sitio web institucional IMEBU actualizado a 04/06/2015, realizada en 12/06/2015. Fuente: 2. La entidad cumple parcialmente con lo dispuesto en la cartilla Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, la cual es diseñada y publicada por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica, en cumplimiento del artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, en relación al acatamiento de los estándares para la atención de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos por parte de la comunidad. Lo anterior, en virtud que la entidad no cuenta con una oficina o dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen en relación con el cumplimiento de la misión de la entidad, tal como expresamente lo consagra la norma. Adicional a lo anterior, no se mide la satisfacción de los usuarios, no se cuenta con un sistema de identificación y radicación de documentos o institucionalización de procedimientos para la atención de los ciudadanos entre otras tantas instrucciones que imparte la norma. Adicional a ello, la única funcionaria encargada de realizar toda la gestión al respecto según lo comunicado por la dirección general-, debe ausentarse de la entidad en algún momento de la jornada laboral para tomar sus alimentos del medio día, lo cual es humanamente lógico y digno, pero conlleva a la desatención parcial a la ciudadanía. Página 3 de 7

4 Página: 4 de 7 3. La entidad no conto con servicio de internet al menos durante 28 días calendario en el mes de mayo de la presente vigencia, y a la fecha no cuenta con líneas telefónicas disponibles para la atención a la ciudadanía. Consecuencia de lo anterior, la entidad no permitió la interacción de los ciudadanos de manera virtual, así como tampoco el acceso a información pública actualizada y particularmente la relacionada con los procesos de contratación iniciados y celebrados durante ese periodo de tiempo, según lo establece el artículo 10 de la Ley 1712 de De hecho a la fecha 12/06/2015 aun no se actualiza la información de la contratación realizada por la entidad. Imagen 2: Impresión de pantalla sitio web institucional IMEBU actualizado a 29/04/2015, realizada en 12/06/2015. Fuente: 4. De acuerdo con el ejercicio de seguimiento y evaluación realizado mediante inspección ocular al desarrollo del proceso de contratación a celebrar según convocatoria a Veeduría Ciudadana con consecutivo No. 116 y fecha 25/05/2015, publicada en la cartelera del IMEBU, destinado a brindar APOYO Y FORTALECIMIENTO AL SECTOR DE MODA INFANTIL A TRAVÉS DE VITRINAS COMERCIALES EN SUS DIFERENTES SECTORES LOGRANDO POSICIONAMIENTO EN MERCADOS LOCALES Y NACIONALES MODA KIDS II, se encontraron las siguientes inconsistencias: a. No es cierto que el aviso de convocatoria a Veeduría Ciudadana en cuestión haya sido fijado o publicado el día 25/05/2015, tal y como lo indica en su contenido dicho documento. De acuerdo al seguimiento realizado por este despacho, el documento objeto de auditoría fue fijado en la cartelera de la entidad el día 03/06/2015. A continuación se muestran imágenes fotográficas de los avisos de convocatoria a Veeduría Ciudadana publicados en cartelera del IMEBU el 01/06/2015, entre los cuales no se encuentra el aviso de Convocatoria en referencia. Como soporte de lo anterior se anexa material fotográfico. Página 4 de 7

5 Página: 5 de 7 Imagen 3: Tomas fotográficas de los avisos de convocatoria a veeduría ciudadana publicados en cartelera del IMEBU realizadas en 01/06/2015. Página 5 de 7

6 Página: 6 de 7 Fuente: Archivos Oficina de Control Interno b. Teniendo en cuenta que la actividad MODA KIDS se llevo a cabo durante los días 28, 29 y 30 de mayo de 2016, la fecha en la cual se publica el aviso de convocatoria se encuentra fuera del límite de la norma y fuera de todo alcance de Veeduría o control social al fijarse 4 días después de terminado el evento apoyado por el IMEBU. Lo anterior infringe lo establecido por el artículo 66 de la Ley 80 de Imagen 4: Publicación realización Moda Kids durante 28, 29 y 30 de mayo de Fuente: c. Adicional a lo anterior, para la fecha 12/06/2015 se encontró que dicho proceso contractual no se encuentra publicado en el SECOP, tampoco en sitio web institucional (ver imagen 2), contraviniendo lo consagrado en el artículo 19 del Decreto 1510 de Para soporte de lo anterior se anexa copia física de la relación de contratos publicados en SECOP, expedida por el mismo Sistema Electrónico de Contratación Pública, con fecha 2015/06/12. Página 6 de 7

7 Página: 7 de 7 3. Recomendaciones 1. Se recomienda de manera inminente implementar la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional - Ley 1712 de Esta recomendación ha sido realizada anteriormente desde otras instancias institucionales. 2. Adoptar integralmente lo establecido en la cartilla Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, en relación a lo contenido en su cuarto componente acerca de mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano, y el capítulo cuarto de dicho instructivo relativo a los Estándares para la Atención de Peticiones, Quejas, Sugerencias y Reclamos por parte de la comunidad. Lo anterior en cumplimiento del artículo 76 de la Ley 1474 de En lo sucesivo, adoptar planes y medidas de contingencia ante situaciones que puedan afectar la disposición de información para la realización de Veedurías y consulta ciudadana a través de canales virtuales, particularmente en sitio web institucional y correos electrónicos. 4. Fijar los avisos de convocatoria a Veeduría Ciudadana a los procesos de contratación de la entidad con antelación a la ejecución de los mismos y no de manera posterior. Se realiza de manera especial la presente recomendación en cumplimiento de la Ley 80 de En el mismo sentido se recomienda reglamentar el uso de las carteleras de la entidad. 5. Cumplir cabalmente con la publicación de los procesos de contratación de la entidad en el Sistema Electrónico de Contratación Pública, en los términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, derogado por el artículo del Decreto 1082 de 2015, so pena de incurrir en falta disciplinaria. Nombre completo Responsabilidad Firma DIEGO FERNANDO CAMACHO VILLAMIZAR Auditor Líder Jefe de Control Interno Original firmado Adjunto: 4 folios Página 7 de 7

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