MANUAL DE EVENTOS ESPECIALES

Transcripción

1 NORMAS DE PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS ESPECIALES. 1. ASPECTOS GENERALES Coordinación. Se establece que la función de coordinación en el desarrollo de Eventos especiales en cuanto a la concertación de la venta respectiva y registro de los requerimientos efectuados por el cliente teniendo en cuenta el producto solicitado, queda a cargo del departamento de Marketing. Debe determinarse específicamente el producto requerido a efectos de prever cualquier contingencia que derive de las características propias del servicio a ofrecer. A su vez se realizará el registro de datos como ser: Nombre de la Agencia o particular requerientes, etc. Hora y día a efectuarse Lugar Cantidad exacta de personas Servicio Precio del producto Persona responsable del evento (contratante y demandante) Detalles de servicios específicos: Almuerzo, cena, coktail, trenes privados, ágapes, etc. Bebidas e infusiones, diferentes clases, cantidades. Personas con dietas especiales o tolerancia cero de harinas, azúcares, pescados, legumbres, embutidos, lácteos, carnes, huevos, etc. Personas con capacidades diferentes Cantidades de mesas Vajillas especiales Decoraciones a medidas Shows Musicalización Barman Detallar equipamientos a utilizar. Iguazú Argentina Página 1 de 7 Copia controlada impresa el día 09/07/2010

2 Se detallará la cantidad exacta de personas a utilizar cada sector, teniendo en cuenta las capacidades máximas y los espacios para equipamiento y evacuación de urgencia 1.2. Organización y Ejecución. a) Una vez confirmada la venta del Evento Especial por el departamento de Marketing se enviará un detalle del producto requerido con los datos mencionados precedentemente a los Encargados de los sectores que intervengan en la organización del suceso, comunicándose con la debida anticipación a través de la Hoja de funciones. Esta comunicación será realizada por a los responsables de los sectores mencionados debiendo reconfirmar éstos la recepción por la misma vía. En caso de existir modificaciones en la prestación del servicio y si dichas modificaciones no alteran la esencia del evento o su viabilidad, las mismas se informarán utilizando el canal mencionado. Esto deberá quedar plasmado en una hoja de ruta que deberán tener todos los involucrados en el evento. La participación del departamento administración tiene un rol principal en dichos eventos, como controlador en las fechas y pagos de los servicios especiales, librando al departamento de marketing de tales tareas para volcarse en las funciones operativas del mismo. b) A su vez los sectores mencionados en el párrafo anterior deben determinar precisamente el personal que requerirán para tal fin los cuales serán debidamente notificados con la respectiva antelación que demande la tarea. Mantenimiento Trenes Limpieza Estaciones Restaurante, etc Promoción y Publicidad. a) El departamento de Marketing deberá efectuar las publicidades y promociones necesarias para la colocación del producto denominado Evento Especial. Para ello contará en el caso de productos gastronómicos con varios menús elaborados por el Jefe de Restaurante con sus respectivos nombres, recetas, costos y precios de venta a efectos de contar con una oferta determinada. Además se mencionará la posibilidad de Iguazú Argentina Página 2 de 7 Copia controlada impresa el día 09/07/2010

3 lugares de realización dentro del parque, presentación, productos conexos, etc. En este punto se deberá gestionar varias opciones de servicios emplatados como oferta complementaria del restaurante además del buffet regular, los gustos van cambiando según la tipografía de la demanda. Lo anterior no obsta a la concertación de pedidos específicos que no figuren en los menús ofrecidos para lo cual se deberá indicar claramente el producto principal solicitado más sus complementarios de corresponder. Será consultado al Encargado de Restaurante los costos de los mismos a efectos de fijar los precios. 2. OPERATIVIDAD. Normas. a) El encargado de Restaurante debe comunicar los pedidos de materia prima e insumos al sector de Compras automáticamente teniendo en cuenta los plazos establecidos en el apartado 4.2 subsiguiente. b) La mercadería será enviada al lugar físico del Parque donde se lleve a cabo dicho Evento con el respectivo remito interno emanado del depósito, cocina del Restaurante o depósito principal según corresponda, con la firma del receptor de la misma que deberá ser el encargado del evento en dicho lugar. c) Al finalizar el Evento los sobrantes de producto terminado, insumos y materia prima no utilizada serán remitidos al Restaurante por el encargado del evento haciéndolos constar en el mismo remito de entrega con firma del receptor. El departamento de Auditoría Interna podrá requerir se realice cuando lo estime conveniente un control específico a un Evento determinado. 3. EVENTUALIDADES. a) En el caso de que el pedido para un Evento Especial se realice en otro sector o área de la Empresa éste deberá inmediatamente derivarlo al departamento de Marketing para que se canalice la correspondiente concertación de la venta que posee como exclusivo coordinador de la misma al departamento mencionado. En ningún caso el restaurante podrá generar simbiosis con los demandantes del servicio (empresa) porque podrá atentar con los lineamientos generales seguidos hasta el momento por los demandantes y marketing. Iguazú Argentina Página 3 de 7 Copia controlada impresa el día 09/07/2010

4 b) Ninguna disposición impide que un Evento Especial sea desarrollado en noches en que se realizan Paseos de Luna Llena siempre que se observen las disposiciones del Pliego de Condiciones establecido por la Administración de Parques Nacionales y del presente cuerpo. 4. PREVISION Avales. a) Cuando se tratare de Eventos importantes que demanden considerables esfuerzos para su realización, como ser: Pedidos de productos gastronómicos atípicos (materia prima con la cual no se opera habitualmente) para un gran número de personas, atención diferencial con exclusividad de mozos, decoraciones especiales o disposición de mobiliario específico, tren vip, etc; el departamento de Marketing tendrá a su cargo la tarea de asegurar y avalar el trato efectuado con el potencial cliente ya sea: documentando el mismo o por medio de un anticipo del 30 % como mínimo, a los efectos de prever cualquier dificultar por situaciones contingentes que deriven en el incumplimiento del pacto preestablecido. Cuando se tratare de nuevos clientes o alguno con antecedentes de incumplimiento inclusive en el caso de Eventos denominados simples (ver punto 4.2 b.) se requerirá una seña o voucher por un 50% como mínimo de su valor total. b) En el caso de Agencias que trabajen permanentemente con la Empresa utilizando el mecanismo de documentos a crédito denominados Vouchers deberán presentar los mismos como mínimo por el 30% de su valor con la anticipación establecida en los párrafos subsiguientes. c) En el caso de existir relaciones comerciales específicas con clientes considerados preferenciales que no posean antecedentes de incumplimiento y la Gerencia General considerase que no es necesario exigir a las mismas el anticipo citado en primer término; puede igualmente autorizar la ejecución del correspondiente Evento especial bajo su exclusiva responsabilidad Plazos. a) La confirmación del Evento dispuesta en el apartado 4.1 acápite a); Eventos importantes deberá ser obtenida como mínimo con 7 días corridos de antelación comunicando tal requisito adecuadamente al potencial cliente a efectos de que se conozca adecuadamente la modalidad operativa establecida en la presente normativa. Iguazú Argentina Página 4 de 7 Copia controlada impresa el día 09/07/2010

5 b) Cuando se tratare de Eventos simples que no demanden esfuerzos significativos de preparación en contraposición a lo dispuesto en el párrafo anterior principalmente en cuanto a la no atipicidad de los productos, personal y disposición de mobiliario requeridos para los mismos; la confirmación deberá obtenerse como mínimo con 48 horas (dos días hábiles administrativos) de anticipación. c) Cuando se tratare de Eventos importantes (como los mencionados en 4.1 a.) con el agregado del producto conexo denominado Tren Vip la confirmación del mismo deberá ser obtenida como mínimo, con una antelación de 05 días corridos. 5. SALVEDADES. a) Cuando el Evento signifique la apertura del Parque en forma exclusiva en horario nocturno por no coincidir el mismo con el período de luna llena, se deberá notificar formalmente a los sectores involucrados como mínimo con una anticipación de 10 días ya sea se trate de Eventos simples o importantes. b) Cuando se recibiera un pedido para la realización de un Evento Especial y éste no este comprendido dentro de los plazos mínimos de antelación establecidos en los apartados precedentes por un margen menor, deberá consultarse a los responsables correspondientes de cada sector a efectos de evaluar si existen posibilidades certeras de realización sin generación de inconvenientes operativos. En caso de obtener una respuesta afirmativa unánime debe encaminarse la actividad de desarrollo quedando esta decisión bajo la exclusiva responsabilidad de la Gerencia General y los responsables mencionados. Esta disposición esta contemplada únicamente para casos excepcionales y debidamente justificados no debiendo registrarse habitualidad en este tipo de acciones. c) El departamento de Marketing se asegurará de realizar una campaña de información oficial a efectos de comunicar a cada cliente sea Agencia o particulares en forma adecuada, cuales son los plazos mínimos establecidos y requisitos para la concertación de Eventos Especiales en el Parque. 6. GLOSARIO. Iguazú Argentina Página 5 de 7 Copia controlada impresa el día 09/07/2010

6 a) Evento Especial. Definición: Se denomina Evento Especial a todo servicio prestado exclusivamente a un cliente o grupo de clientes predeterminados, en forma diferencial; no encontrándose el mismo comprendido en las actividades ordinarias o habituales del Ente. En general este servicio resulta ser del rubro gastronómico y en algunos casos como complemento o en forma exclusiva, un servicio de transporte preferencial denominado Tren Vip. Estos Eventos pueden ser realizados en horarios diurnos o nocturnos. b) Tren Vip. Definición: Se denomina Tren Vip a aquel servicio de transporte diferencial en tren prestado por el Ente a los saltos del Parque Nacional Iguazú, que resulta exclusivo de un grupo predeterminado de personas y que puede no corresponder a los horarios y recorridos habituales u ordinarios estipulados oficialmente para el mismo. 7. FORMALIDADES. Los responsables de todas las áreas que participen en la organización de Eventos Especiales deberán realizar informes de dichos sucesos en la oportunidad que se lo soliciten la Gerencia General o el departamento de Auditoria Interna. 8. FACULTADES. El Departamento de Auditoria Interna, tendrá facultades para realizar cuando lo estime conveniente, independientemente y por intermedio de quien designe a tales efectos, cualquier control operativo a los distintos tipos de Eventos Especiales que se realicen en el área por parte de la Empresa. 9. RESPONSABILIDAD. Serán responsables solidarios en cuanto a la ejecutividad y cumplimiento de las normas que se disponen en el presente, los Encargados de todas las áreas comprendidas en la organización de los Eventos en lo que corresponda a cada uno, según lo dispuesto en los puntos precedentes. 10. APLICACIÓN. Esta reglamentación pasará a formar parte de un cuerpo único denominado Normas de procedimiento para la realización de Eventos Especiales ; el cual para ser modificado o Iguazú Argentina Página 6 de 7 Copia controlada impresa el día 09/07/2010

7 ser agregada alguna disposición deberá contar con la aprobación de la Gerencia General con conocimiento del departamento de Auditoría Interna siendo de cumplimiento obligatorio para todo el personal de la Empresa; no pudiendo éstos alegar su desconocimiento. Iguazú Argentina Página 7 de 7 Copia controlada impresa el día 09/07/2010