MANUAL SISTEMA INTEGRADO GESTION

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1 VERSION 0 FECA DE APROBACIÓN PAGINA 1 de 3 OBJETIVO DEL PROCESO - PROPOSITO Gestionar las actividades relacionadas con admisón, registro y control académico de la comunidad estudiantil y de nuestros usuarios de forma eficiente y eficaz. ALCANCE DEL PROCESO Este proceso aplica desde la inscripción del aspirante hasta la graduación del estudiante NOMBRE Y SIGLA DEL PROCESO ADMISION, REGISTRO Y CONTROL (AD) RESPONSABLE ( DUEÑO DEL PROCESO ) COORDINADOR DE ADMISION, REGISTRO Y CONTROL Solucionar oportunamente los requerimientos y peticiones de nuestros clientes OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Garantizar el cumplimiento de las actividades académicas Implementar acciones para mejorar continuamente la calidad de nuestros servicios Desarrollar el Proyecto Educativo Institucional y de sus programas, con pertinencia social y académica ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDA Proveedor Entrada No. P V Actividades del Proceso Salida cliente A Educación Nacional Programas Aprobados 1 P Programación y establecimiento de fechas de inscripciones Listado de Inscritos- Extension Consejo Académico Listados de Inscritos 2 Realización del proceso de admisión que comprende examen y entrevista. Listado de Admitidos Listados de Admitidos Listado de Antiguos 3 Realización de Matrícula a admitidos y estudiantes antiguos Listado de Matriculados, matriculas academicas formación Integral Planeación Institucional Listados de Matriculados formación Integral Matriculas Académicas Gestión Recursos Financieros (Financiera) Formación Integral Ingreso de Notas Parciales, Finales, Supletorios, abilitaciones, Nivelaciones, Vacacionales, Prueba de Suficiencia y omologaciones 4 Realización de Seguimiento Académico a los estudiantes durante el semestre Listados Académicos Seguimiento y Promoción Egresados Gestión Documental Gestión Medios Educativos

2 VERSION 0 FECA DE APROVACIÓN PAGINA 2 de 3 Educación Nacional Planes de Estudio, Listas Académicas, Solicitud de Certificados Necesidades Requeridas Lineamientos y Directrices del MEN 5 Elaboración de Documentos Académicos 6 7 Información sobre requerimientos solicitados por los usuarios Difusión del Proyecto Acces de Icetex Constancia de Estudio, Pensum Académicos, Certificados de Notas, Certificados de Buena Conducta, Certificado de Asistencia, Pensum Académicos, Certificados de Notas, Certificados de Buena Conducta, Actas de Grado, Certificado de Egresados, Certificados de Práctica, duplicado de diploma. Entrega de la Información solicitada Listados de Asistencia para usuarios que Reciben la Información Egresados Usuario Usuario Educación 8 Realización de estadísticas de usuarios y estudiantes por períodos académicos Cuadros Estadísticos del Centro de Planeación Institucional Vicerrectoria academica Formación Integral DANE 9 V Realización de monitoreo de estudiantes pendientes por matrícula Listado de estudiantes sin matricular Unidades Académicas, Vicerretoría Académica, estudiantes 10 V Evaluación del desempeño del proceso a través de los indicadores 11 A Aplicación de Correciones e implementación de planes de mejora UMANOS FISICOS-INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO Capacitación del personal Adecuadas condiciones de espacio Salud ocupacional Coordinadora del Centro de Admisión, RECURSOS Computadores Escritorio Muebles y equipos de oficina Papeleria Espacio fisico de oficina INTERNOS DOCUMENTOS ASOCIADOS EXTERNOS Ver listado documentos internos Ver lisatdo documentos externos

3 VERSION 0 FECA DE APROBACIÓN PAGINA 3 de 3 POLITICA DE OPERACIÓN La política de operación de este proceso se encuentra enmarcada principalmente en el Reglamento Estudiantil La admisión de todo aspirante a los programas se obtiene acreditando los requisitos de Ley, conforme al reglamento, garantizando la transparencia, la calidad y la igualdad de oportunidades en la El aspirante (o estudiante de) a un programa académico deberá ser informado oportuna y adecuadamente acerca de los criterios de admisión y de los requisitos para la matrícula o su renovación. La institución garantizará que los Títulos Académicos sean el reconocimiento expreso para quienes culminaron un programa con cumplimiento pleno de los requisitos El proceso de admisión de aspirantes es considerado el inició de un apoyo permanente para que el estudiante encuentre las condicionessuficientes en la construcción de su proyecto de vida. Los resultados del proceso de admisión, organizados en un listado general de admitidos, serán publicados en las carteleras institucionales deacceso público y página Web, en la fecha señalada por el Todo tràmite o servicio solciitado por el usuario se le da respuesta en los termiso definidos en la Institución INDICADORES Tasa de admitidos Tasa de estudiantes regulares Tasa de estudiantes iregulares por perdidas legalizados Tasa elaboracion de certificados Tasa de desercion RIESGOS Ver mapa de riesgo ELABORO REVISO APROBO FIRMA: FIRMA: FIRMA: NOMBRE: RAFAELA GUZMAN NOMBRE: YADIRA PIEDRAITA NOMBRE: CARMEN ALVARADO UTRIA CARGO: COORDINADOR DE ADMISION REGISTRO Y CONTROL CARGO: COORDINADOR SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CARGO: REPRESENTANTE POR LA DIRECCIÓN FECA FECA FECA

4 LEGALES Y REGLAMENTARIOS (NORMOGRAMA) Ley 909/04 Carrera AdministrativaLey 962 /05 Antitrámite Ley 749/02 CalificadoLey 30/92 Examen de Estado.Decreto 2150 de 1995 NTC GP 1000: Requisitos generales - Requisitos documentacion Manual del SIG Control documentos Control de registros Planificacion SIG Provision de recursos Infraestructura Comunicación con el Medición, Análisis y Procesos Análisis de datos Mejora contínua Acción correctiva Acción preventiva 3.3 REQUISITOS APLICABLES EQUIVALENCIA MECI 2005 Manual de Procedimientos Información Secundaria Medios de Comunicación Comunicación informativa Planes de Mejoramiento por Indicadores Componente Información Sistemas de Información DE LA ENTIDAD ACUERDOS POLITICA DE OPERACIÓN La política de operación de este proceso se encuentra enmarcada principalmente en el Reglamento Estudiantil La admisión de todo aspirante a los programas se obtiene acreditando los requisitos de Ley, conforme al reglamento, garantizando la transparencia, la calidad y la igualdad de oportunidades en la asignación de El aspirante (o estudiante de) a un programa académico deberá ser informado oportuna y adecuadamente acerca de los criterios de admisión y de los requisitos para la matrícula o su renovación. La institución garantizará que los Títulos Académicos sean el reconocimiento expreso para quienes culminaron un programa con cumplimiento pleno de los requisitos El proceso de admisión de aspirantes es considerado el inicio de un apoyo permanente para que el estudiante encuentre las condiciones suficientes en la construcción de su proyecto de vida. Los resultados del proceso de admisión, organizados en un listado general de admitidos, serán publicados en las carteleras institucionales de acceso público y página Web, en la fecha señalada por el Consejo Todo trámite o servicio solicitado por el usuario se le dará respuesta al dia siguiente INFORMACION PRIMARIA INFORMACION SECUNDARIA PARTE INTERESADA colegios, instituciones educativas, Entidades oficiales MEN, IES Departamentale s, Entidades oficiales del nivel terrritorial. Información suministrada al Educación Nacional QUE INFORMA Invitaciones, apertura de inscripción admisión y matriculas Requerimientos de información de estadísticas COMO SE INFORMA PARTE INTERESADA QUE INFORMA Oficios, , página web, medios de comunicación Oficios, software Datos personales, certificados de estudio, oficios, sofware académico, página listado de admitidos, formato web, carteleras institucionales de matricula, listado de Educación Nacional SNIES Rectoria, Vicerrectoria, Directores de Unidad, coordiandores académicos Rectoria, Vicerrectoria, Planeación, Directores de Unidad Coordinadores programas académicos Estadisticas fechas proceso de inscripción, Si fue admitido, si está matriculado, si cumplió con los requisitos de grado, Becas académicas Estadísticas de estudiantes admittidos, inscritos y maticulados COMO SE INFORMA Correo electrónico, Oficios, Página Web verbalmente, Telefónicamente, página web Software INDICADORES Tasa de admitidos Tasa de estudiantes regulares Tasa de estudiantes iregulares legalizados Tasa de desercion RIESGOS Ver mapa de riesgo

5 ELABORO REVISO FIRMA: FIRMA: FIRMA: NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: CARGO CARGO: CARGO: FECA FECA: FECA: APROBO