PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE AUXILIATURAS ESTUDIANTILES Y BECAS POSGRADO DE SOSTENIMIENTO

Transcripción

1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional de Nómina Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución Nº 032 Página 1 de 6 OBJETIVO Procesar las novedades y modificaciones sobre los auxiliares estudiantiles y los estudiantes con becas de sostenimiento de posgrado que se presenten, con el fin de generar la información necesaria para su liquidación y pago oportuno. ALCANCE Desde el registro en el Sistema de Información de Recursos Humanos de la adjudicación de las auxiliaturas y becas de sostenimiento y novedades sobre éstas que se puedan presentar, hasta la impresión de los listados de la liquidación realizada y su entrega a la División Financiera. Acuerdo Consejo Superior 066 de 2003 (Auxiliaturas estudiantiles) Resolución de Rectoría 705 de 2007 (Becas de posgrado de sostenimiento) NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Auxiliatura: Labor de apoyo que puede realizar el estudiante de pregrado en las unidades académicas y administrativas, y se podrá realizar ad honorem o con reconocimiento económico. La auxiliatura puede ser docente, de laboratorio, de investigación, de extensión o administrativa. Beca de Sostenimiento de Posgrado : Apoyo financiero que la Universidad ofrece a los profesionales admitidos para realizar estudios en los programas de Maestrías de Investigación y Doctorado de la Universidad Industrial de Santander, siempre y cuando no sean autofinanciados. SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos. RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información Recursos Humanos. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es un certificado que emite la Sección de Presupuesto en el que se da garantía para poder realizar un pago, por un determinado concepto, unidad y fecha. Fondo: Comprende todos aquellos recursos, bienes y fondos disponibles para el desarrollo de las operaciones de la Universidad y de sus Unidades Académico Administrativas. Novedad: Entiéndase para este documento de cualquier inclusión de información o modificación de fechas, valores a pagar y/o CDP. DRH: División de Recursos Humanos. DSI: División de Sistemas de Información. UAA: Unidad académico administrativa. ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial CONSIDERACIONES La liquidación de las auxiliaturas se realiza de manera mensual y/o semestral. La liquidación semestral se lleva a cabo al final del semestre académico respectivo, y corresponde a las auxiliaturas asignadas por fondo común. Las auxiliaturas no establecen un vínculo laboral entre el estudiante y la Universidad. Las auxiliaturas docentes son asignadas a cualquier fondo, pero en especial al fondo común de la Universidad. Las auxiliaturas administrativas son asignadas a cualquier fondo. Las auxiliaturas de laboratorio son asignadas a cualquier fondo, pero en especial al fondo común de la Universidad. Las auxiliaturas de investigación son asignadas a fondos especiales y ajenos. Las auxiliaturas de extensión son asignadas a fondos especiales y ajenos.

2 Página 2 de 6 CONSIDERACIONES Sólo para las auxiliaturas con pago semestral se reciben autorizaciones de pago, las cuales pueden ser enviadas por Bienestar Universitario o por las sedes. La liquidación mensual aplica para las auxiliaturas asignadas con cargo a fondos ajenos y especiales. El nombramiento de las auxiliaturas, con pago mensual o semestral, es aprobado por Resolución de la Vicerrectoria Administrativa. El nombramiento de las becas de sostenimiento de posgrado, es aprobado por Resolución de Vicerrectoría Académica. Los pagos a los estudiantes se realizan por medio de la entrega de tiras de pago en la caja de la tesorería de la Universidad o por consignación en las entidades bancarias (transferencia electrónica). En el presente procedimiento no se consideran las auxiliaturas Ad honorem. Este tipo de auxiliatura debe ser solicitada por el Ordenador del gasto (Jefe de unidad) ante la Vicerrectoría Administrativa, la cual podrá mediante acto administrativo (resolución) oficializar el nombramiento del estudiante. Se concede a estudiantes que deseen participar en proyectos con la condición de no ser beneficiarios de una remuneración económica. Los requisitos que deben cumplir los estudiantes para ser nombrados auxiliares Ad-honorem se encuentran relacionados en el Acuerdo que reglamenta la Auxiliaturas estudiantiles. Para la liquidación de las auxiliaturas y becas, sea su pago mensual o semestral, se desarrolla de la misma manera el presente procedimiento. Sólo se debe tener en cuenta el mes en el cual se debe realizar la liquidación.

3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA No INICIO Registra Información Genera novedades Realiza liquidación Listados de prenómina Revisa prenómina Hay inconsistencias? Si Realizar modificación 1. Incluye en el SIRH la información sobre las Auxiliaturas Estudiantiles y/o Becas de Sostenimiento adjudicadas y sus novedades, de acuerdo con las Resoluciones soporte. RASIRH: Administración de personal è Auxiliaturas è Vinculaciones / Consulta RASIRH: Administración de personal è Becas è Vinculaciones / Consulta 2. Genera las novedades mensuales para hacer el proceso de liquidación. Se revisan las inconsistencias y se realizan los ajustes. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Generación de novedades. 3. Realiza la liquidación de prenómina, generando cifras control, la cual constituye un soporte para la liquidación de la nómina definitiva. RASIRH: Pagos personal è Proceso liquidación è Liquidación pagos. Genera tiras, resumen por UAA, bancos y efectivo (Anexo A). RASIRH: Pagos personal è Proceso liquidación è Listados de liquidación è Generar resumen pagos por unidad è Generar bancos y efectivo 4. Revisa las tiras de la prenómina con las resoluciones recibidas y autorizaciones de pago, verificando la información contenida en el SIRH. Verifica que los registros de los valores sean iguales en todos los listados (tiras, resumen, bancos y efectivos). Si se encuentran inconsistencias, se deben realizar las modificaciones respectivas. 5. Ingresa al SIRH las respectivas correcciones. 1

4 DIAGRAMA DE FLUJO 1 TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN SALARIAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Verifica de correcciones 6. Borra las novedades generadas en el paso 2, para volverlas a generar y verificar su corrección a través del SIRH. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Generación de novedades. Genera de listados Listados de nómina definitivos Ejecuta de nómina Realiza cuadre final 7. Genera las cifras de control del proceso. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos Genera los listados de liquidación, opción nomina definitiva y recoge en el centro de impresión (ver Anexo B). RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación Posteriormente, entrega memorando en la DSI información para la ejecución presupuestal. 8. Ejecuta la nómina definitiva en el SIRH. 9. Contrasta y cuadra el listado de acumulado actual con el listados de acumulados del mes anterior, teniendo en cuenta los montos del mes actual. Funcionario DSI Realiza cargue de nómina 10. Revisa que las cifras generadas sean consistentes para luego realizar el cargue de la nómina en el SIRH. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Cargue nómina. 11. Archiva los listados propios de la DRH. Profesional ACS Archiva listados FIN A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de Egresos (Proceso Financiero)

5 Página 5 de 6 ANEXO A. LISTADOS DE PRENÓNIMA. Tiras de pago: Contiene la siguiente información del auxiliar y/o becado de posgrado: identificación, nombre, unidad donde labora, período y valor a pagar por la auxiliatura. Resumen: Contiene cifras totales del concepto liquidado para cada UAA. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y valor total a pagar. Bancos: Contiene los formatos de pago para la transferencia electrónica. ANEXO B. LISTADOS LISTADOS DE NÓMINA Tiras de pago: Contiene la siguiente información del auxiliar y/o becado de posgrado: identificación, nombre, unidad donde labora, período y valor a pagar por la auxiliatura. Resumen: Contiene cifras del concepto liquidado para cada UAA. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y valor total a pagar. Bancos: Contiene las formas de pago para la transferencia electrónica. Firmas: Contiene nombre y código del estudiante, el valor del devengado y tiene un espacio para la firma del estudiante (Este listado se emplea, ya que no todos los auxiliares o becados tienen cuenta bancaria o no la reportan) Maestra: Resumen de la liquidación mensual. Contiene nombre del auxiliar y/o becario, identificación, código de UAA, valor devengado, tipo de nómina, días de servicio y forma de pago. Resumen final: Contiene cifras totales de todo el proceso. Nº Impresiones y destinos Dos è (1) DRH / (1) Financiero Dos è (1) DRH / (1) Financiero Uno è (1) Sección tesorería Dos è (2) Financiero Uno è (1) Sección presupuesto Cuatro è (4) DRH Uno è (1) DRH LISTADOS ACUMULADOS Devengado mes: Contiene los acumulados del mes por persona. Devengado a la fecha: Contienen los acumulados a la fecha por persona. Uno è (1) DRH. Uno è (1) DRH. LISTADOS EXTERNOS Registro presupuestal: Resumen de la nómina para cada UAA y por cada uno de los rubros. Informe presupuestal: Indica cada uno de los rubros. Registro contable: Resumen que contiene cifras del debe y del haber. Orden de pago: Reporte que contiene la información del monto total a pagar. Uno è (1) Sección Presupuesto. Dos è (1) DRH / (1) Sección Presupuesto. Uno è (1)DRH. Uno è (1) DRH.

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 Enero 24 de 2008 Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento, adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos y actualización de los listados generados y sus destinos. 3 Septiembre 19 de 2008 Modificación consideraciones, de las actividades 1, 3 y 7, y del Anexo B. 4 Octubre 15 de 2010 Inclusión en las Definiciones y/o Abreviaturas de ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial, cambio en los responsable de las actividades que contenían Auxiliar de Nómina a, modificación de la actividad 4 y del Anexo B.