PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS

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1 Página: 1 de 10 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en el módulo SIG de la Intranet 1. Objetivo del procedimiento Pagar los servicios públicos a cargo de la Entidad, con el fin de mantener en operación los predios donde funcionan los proyectos de la SDIS. 2. Glosario Área técnica: es la dependencia quien ejerce la supervisión.. Rubro de servicios publicos: rubro para sufragar los servicios facturados de energia electrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas natural y telefonia fija de los inmuebles e instalaciones en los cuales funcionen las entidades de la administracion distrital, cualquiera que sea el año de cusacion, tambien incluye aquellos costos accesorios tales como instalaciones,reinstalaciones, acometidas y traslados. Las siguientes definiciones son tomadas de la Ley 142 de 1994 y demás normas reglamentarias: Predio: Todo aquel bien inmueble cuyo uso y destinación se encuentra en función de los servicios sociales de la entidad.

2 Página: 2 de 10 Subsidio y contribuciones: para los servicios de acueducto y alcantarillado y aseo las entidades prestadoras de estos servicios, deberán alcanzar límites establecidos en el artículo 99 - numeral 6 de la ley 142 de 1994, para que el monto de las contribuciones sean suficientes para cubrir los subsidios que se aplique de acuerdo con lo establecido en dicha ley, y se mantenga el equilibrio. Factura de servicios Públicos: Es la cuenta que una persona prestadora de servicios públicos entrega o remite al usuario, por concepto del consumo en un lapso determinado y demás servicios inherentes en desarrollo de un contrato de prestación de servicios Re conexión: Es el restablecimiento de un servicio público a un inmueble al cual se le había suspendido. Servicios públicos domiciliarios: Son los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, telefonía pública básica conmutada y distribución de gas combustible. Suscriptor: Persona natural o jurídica con la cual se ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos. Acometida: Derivación de la red local del servicio respectivo que llega hasta el registro de corte del inmueble. En edificios de propiedad horizontal o condominios, la acometida llega hasta el registro de corte general. Para el caso de alcantarillado la acometida es la derivación que parte de la caja de inspección y llega hasta el colector de la red local. Costo Mínimo Optimizado: Es el que resulta de un plan de expansión de costo mínimo. Estratificación socioeconómica: Es la clasificación de los inmuebles residenciales de un municipio, que se hace en atención a los factores y procedimientos que determina la ley. Posición Dominante: Es la que tiene una empresa de servicios públicos respecto a sus usuarios; y la que tiene una empresa, respecto al mercado de sus servicios y de los sustitutos próximos de éste, cuando sirve al 25% o más de los usuarios que conforman el mercado. Red interna: Es el conjunto de redes, tuberías, accesorios y equipos que integran el sistema de suministro del servicio público al inmueble a partir del medidor. Para edificios de propiedad horizontal o condominios, es aquel sistema de suministro del servicio al inmueble a partir del registro de corte general cuando lo hubiere. Red Local: Es el conjunto de redes o tuberías que conforman el sistema de suministro del servicio público a una comunidad en el cual se derivan las acometidas de los inmuebles. La construcción de estas redes se regirá por el Decreto 951 de 1989, siempre y cuando éste no contradiga lo definido en esta ley.

3 Página: 3 de 10 Saneamiento básico: Son las actividades propias del conjunto de los servicios domiciliarios de alcantarillado y aseo. Usuario: Persona natural o jurídica que se beneficia con la prestación de un servicio público, bien como propietario del inmueble en donde este se presta, o como receptor directo del servicio. A este último usuario se denomina también consumidor. Servicio Público Domiciliario De Acueducto: Llamado también servicio público domiciliario de agua potable. Es la distribución municipal de agua apta para el consumo humano, incluida su conexión y medición. También se aplicará esta ley a las actividades complementarias tales como captación de agua y su procesamiento, tratamiento, almacenamiento, conducción y transporte. Servicio Público Domiciliario De Alcantarillado. Es la recolección municipal de residuos, principalmente líquidos, por medio de tuberías y conductos. También se aplicará esta ley a las actividades complementarias de transporte, tratamiento y disposición final de tales residuos. Servicio Público De Aseo. Es el servicio de recolección municipal de residuos, principalmente sólidos. También se aplicará esta ley a las actividades complementarias de transporte, tratamiento, aprovechamiento y disposición final de tales residuos. Igualmente incluye, entre otras, las actividades complementarias de corte de césped y poda de árboles ubicados en las vías y áreas públicas; de lavado de estas áreas, transferencia, tratamiento y aprovechamiento. Servicio Público Domiciliario De Energía Eléctrica: Es el transporte de energía eléctrica desde las redes regionales de transmisión hasta el domicilio del usuario final, incluida su conexión y medición. También se aplicará esta ley a las actividades complementarias de generación, de comercialización, de transformación, interconexión y transmisión. Servicio público domiciliario de telefonía pública básica conmutada: Es el servicio básico de telecomunicaciones, uno de cuyos objetos es la transmisión conmutada de voz a través de la red telefónica conmutada con acceso generalizado al público, en un mismo municipio. También se aplicará esta ley a la actividad complementaria de telefonía móvil rural y al servicio de larga distancia nacional e internacional. Exceptúase la telefonía móvil celular, la cual se regirá, en todos sus aspectos por la ley 37 de 1993 y sus decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyen. Servicio Público Domiciliario De Gas Combustible: Es el conjunto de actividades ordenadas a la distribución de gas combustible, por Tubería u otro medio, desde un sitio de acopio de grandes volúmenes o desde un gasoducto central hasta la instalación de un consumidor final, incluyendo su conexión y medición. También se aplicará esta ley a las actividades complementarias de

4 Página: 4 de 10 comercialización desde la producción y transporte de gas por un gasoducto principal, o por otros medios, desde el sitio de generación hasta aquel en donde se conecte a una red secundaria. 3. Condiciones generales 1-La Secretaria Distrital de Integración Social tiene la obligación de pagar los servicios públicos de los predios con contrato de arrendamiento a partir de la suscripción del acta de inicio y/o el acta de entrega y recibo del bien inmueble tomado en arriendo, los predios propiedad del Distrito, cuyo soporte es el acta de entrega por parte de la Defensoría del Espacio Público, contrato de comodato. 2- Normas aplicables. Ley 142 de Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones. Decreto Nacional 2825 de Por el cual se modifican los artículos 4 y 7 del Decreto 057 del 12 de enero de 2006 (reglas para la aplicación del factor de aporte solidario para los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo). Decreto 1429 de Por el cual se reglamenta el Capítulo I del Título V de la Ley 142 de 1994, en relación con el Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios. Decreto Nacional 229 de 2002 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 302 del 25 de febrero de 2000 (prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado). Decreto 1555 de 1990 Por el cual se reglamente el Decreto Ley 3069 de 1968 y el capítulo v de la Ley 81 de 1988 y se establece una estructura nacional de tarifas para el servicio de energía eléctrica.

5 Página: 5 de Relación con otros procedimientos y procesos Procedimiento de Gestión de la Infraestructura (Proceso de Gestión de Bienes y Servicios) Inmuebles Procedimiento para pago de servicios públicos Servicio pagado Proceso de Gestión de Bienes y Servicios Convenciones: Procedimiento principal Procedimiento o instancia relacionada Proceso relacionado Insumo o producto

6 Página: 6 de Diagrama de flujo del procedimiento PC: Punto de control

7 Página: 7 de Aclaración de las actividades 1.Reportar los predios actualizados de la entidad La Subdirección de Plantas Físicas enviará mensualmente los 5 primeros días hábiles de cada mes la información correspondiente a todos los predios donde presta servicios la entidad siempre y cuando la base de datos haya sufrido alguna modificación, asimismo debe reportar oportunamente las novedades presentadas. Todas las áreas técnicas deberán reportar a la Subdirección de Plantas Físicas las modificaciones realizadas dentro de los contratos de arriendo, así como el reporte de la terminación definitiva del servicio con mínimo 2 meses de anticipación. - La primera factura de los predios tomados en arriendo debe venir con una copia del acta de inicio y/o el acta de entrega y recibo del bien inmueble tomado en arriendo, actas o contratos de los demás predios entregados a la entidad.. 2. Enviar facturas de los predios nuevos Se envía las facturas por parte de las áreas técnicas de los predios nuevos tomados en arriendo, asimismo se realiza el primer control en el sentido de que esta corresponda a un predio de la SDIS. 4. Solicitar acta de inicio documentos o soporte que generen responsabilidad de pago - La primera factura de los predios tomados en arriendo debe venir con una copia del acta de inicio y/o el acta de entrega y recibo del bien inmueble tomado en arriendo y actas o contratos de los demás predios entregados a la entidad. 5A. Analizar todos los conceptos cobrados en la factura Se verifica el periodo de facturación, el consumo el valor y los conceptos facturados

8 Página: 8 de Solicitud a la empresa de servicios Públicos de Exoneración del cobro Mediante un oficio se comunica a las empresas de Servicios públicos sobre la exoneración de la contribución o aporte, la Secretaria continua pagando la facturación hasta que la empresa formalmente comunique sobre la exoneración o no y efectivamente se refleje la exoneración en la factura. 7. Solicitud a la empresa de servicios públicos para pagar en una sola cuota Mediante Oficio o por correo electrónico se comunica a la Empresa de Servicios Públicos, sobre el cobro de las obras, cambio de medidor, para que se realicen en una sola cuota y así evitar intereses. 8. Solicite a la empresa aclaración y ajustes si aplica Aplica para todos los servicios (casos como calidad del servicio,cobro inspección, valor medidor,ajuste a la decena, cargo subsidio, contribución, aporte, deuda anterior, cuota crédito. entre otros) en una comunicación escrita o por correo electrónico solicitando a la empresa las aclaraciones y ajustes en los casos pertinentes, la Secretaria continua pagando la facturación hasta que la empresa formalmente comunique sobre el ajuste o no y efectivamente se refleje el ajuste en la factura. 8A. Verifique si la fecha limite esta vencida o muy cercana Se verifica entre el listado de plantas físicas contra la factura que se va a tramitar, si la factura llega a la Asesoría de Apoyo Logístico con menos de ocho días hábiles para el trámite de pago, mediante memorando se envía informe al área técnica respectiva y se le hace saber que posiblemente puede generar pago de re conexión o intereses de mora valores que deben ser asumidos por el área técnica, incluyendo todo el trámite de pago y la entrega del recibo a la Asesoría de Apoyo Logístico. 9. Preparación de las cuentas Luego de la revisión previa de las facturas, se elabora memorando remisorio informando a la Subdirección Administrativa y Financiera sobre los detalles de la factura o grupo de facturas que se van a pagar, asimismo se genera el formato de Certificación para pago diligenciado con los visados y la solicitud de registro presupuestal.

9 Página: 9 de 10 Activos de información de la actividad: 9.1. Memorando, 9.2. Solicitud de registro presupuestal HEFI, 9.3. Formato de certificación de pago AD-GC-02, 9.4. Facturas anexas 13. Incluir o excluir los predios de la base de datos, las empresas de servicios públicos que así lo requieran Cuando ingresa un predio nuevo, se incluye en el registro y se informa a la empresa de servicios públicos, cuando se excluye es por la finalización de un contrato de arrendamiento, o la entrega por parte de la entidad de un predio 14. Cargue al registro de servicios públicos la información de las facturas Cada servicio tiene un registro, el cual se alimenta en la medida en que va llegando la información, previa revisión de cada concepto y valor determinado en la factura, asimismo se realiza las observaciones respectivas, las anotaciones correspondientes en la columna de observaciones 15. Se recibe sobreflex y se lleva a la tesorería Se lleva a la Tesorería. 17. Pago en bancos Con el sobreflex se retira en Tesorería el Cheque, con este se paga el servicio en los bancos.

10 Preventivo PROCESO DE BIENES Y SERVICIOS Página: 10 de Posibles productos o servicios no conformes ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO 1. Reporte los predios actualizados de la entidad 2. Enviar facturas de los predios nuevos Reporte actualizado Factura Oportunidad La Subdirección de Plantas Físicas enviará mensualmente los 5 primeros días hábiles de cada mes la información correspondiente a todos los predios donde presta servicios la entidad siempre y cuando la base de datos haya sufrido alguna modificación, asimismo debe reportar oportunamente las novedades presentadas. Todas las áreas técnicas deberán reportar a la Subdirección de Plantas Físicas las modificaciones realizadas dentro de los contratos de arriendo, así como el reporte de la terminación definitiva del servicio con mínimo 2 meses de anticipación Petinencia La factura debe corresponder a un predio que efectivamente la SDIS tenga la obligación de pagar su servicio público Coherencia Los conceptos registrados en la factura deben corresponder a la realidad y al consumo efectivo del predio El(la) Asesor(a) de Apoyo Logístico enviará recordatorios mensuales por correo electrónico a la (al) Subdirector(a) de Plantas Físicas y a todas las áreas técnicas que intervienen Solicitar ajuste F-IM-PRO F-IM-PRO ELABORO REVISO APROBO NOMBRE CARGO Nataly Silva Marleny Gómez Raúl García Profesionales de apoyo logístico y Subdirección Administrativa y Financiera Luis Pinzón Mónica Rubio Gudy Rentería Alvaro José Arrieta Asesor Apoyo Logístico Subdirectora Administrativa y Financiera Subdirectora de Plantas Físicas Director de Gestión Corporativa

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