ANEXO 6 FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL CON ACCESO A DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

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1 FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL CON ACCESO A DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Responsable del Fichero Responsable de Seguridad HOSPITALINTERMUTUAL DE LEVANTE D. Federico Beltrán Carbonell El propósito de esta norma es informar a todos los empleados del HOSPITAL INTERMUTUAL DE LEVANTE (en adelante HIL) así como a los usuarios autorizados aunque no medie relación laboral con el Hospital, que tengan acceso al sistema de información y ficheros, informáticos o en papel, con datos de carácter personal, de sus funciones y obligaciones con respecto al Sistema de Seguridad de protección de datos personales implantado en el HIL. Esto cubre el acceso para el uso de ordenadores, redes de ordenadores, programas de software, archivos de ordenador, y fichero no automatizados (en papel) Todo el personal debe conocer que: La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), del 13 de diciembre de 1999, establece los requisitos y medidas de seguridad que deben cumplirse para el tratamiento de datos de carácter personal. La LOPD recoge los derechos de los titulares de los datos, que deben ser respetados por todos los Organismos públicos o privados que manejan datos de carácter personal. Entre los más importantes destacan el principio de calidad y los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. El principio de calidad de la LOPD implica que los datos se pueden recoger o solicitar al afectado, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para los que se solicitan. Derecho de Información: El personal de la empresa que solicite datos de carácter personal, para ser almacenados o tratados en los sistemas de información, deberá de informar al afectado previamente, de modo expreso, preciso e inequívoco a) De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal b) De la finalidad de la recogida de éstos c) De los destinatarios de la información. d) De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. e) De la identidad y dirección de la Organización Responsable del Fichero Este derecho de información deberá incluirse en los formularios o contratos utilizados para la recogida de datos personales. Todo el personal debe ofrecer al afectado, la posibilidad de consultar qué datos se tratan, cumpliendo así el derecho de acceso gratuito. Cuando el interesado solicite acceder a sus datos (Derecho de Acceso), el personal que recoja la 1 de 5

2 solicitud (vía teléfono, carta, o ) la trasladará al Responsable de Seguridad, para atender y responder al interesado su petición. Todo el personal debe ofrecer al afectado, la posibilidad de Rectificar o Corregir gratuitamente, los datos inexactos que se encuentren en sus ficheros. Cuando el interesado ejerza este derecho, el personal que recoja la solicitud (vía teléfono, carta, o ), podrá rectificar el dato inexacto si tiene permisos de acceso, o trasladará la petición al Responsable de Seguridad, para atender y responder al interesado. Todo afectado o interesado al que se hayan recogido datos personales, puede hacer uso del Derecho de Cancelación. Por ello cuando un cliente, proveedor o empleado, lo solicite, puede cancelar (o en su caso bloquear) sus datos de un fichero, aunque previamente hubiese autorizado su tratamiento. El personal que recoja la solicitud la trasladará al Responsable de Seguridad, para atender y responder al interesado. Todo el personal tiene obligación de: Garantizar que la información que se muestra en pantalla del ordenador, o sobre la mesa de trabajo, no pueda ser visible por personas no autorizadas. Esto implica que tanto las pantallas como las impresoras u otro tipo de dispositivos conectados al puesto de trabajo deberán estar físicamente ubicados en lugares que garanticen esa confidencialidad. Cuando el responsable de un puesto de trabajo lo abandone, bien temporalmente o bien al finalizar su turno de trabajo, deberá dejarlo en un estado que impida la visualización de los datos protegidos. Esto podrá realizarse a través de un protector de pantalla que impida la visualización de los datos. La reanudación del trabajo implicará la desactivación de la pantalla protectora con la introducción de la contraseña correspondiente. En el caso de las impresoras deberá asegurarse de que no quedan documentos impresos en la bandeja de salida que contengan datos protegidos. Si las impresoras son compartidas con otros usuarios no autorizados para acceder a los datos de Fichero, los responsables de cada puesto deberán retirar los documentos conforme vayan siendo impresos. Es de obligación de todo el personal comunicar al Responsable de Seguridad las solicitudes de derecho de acceso, rectificación o cancelación. Estas serán atendidas y contestadas por escrito, a través del Responsable de Seguridad. Los usuarios tienen la obligación de pedir permiso al Responsable de Seguridad para la salida de los soportes (automatizados o no), incluido el envío de documentos por , que contengan datos de carácter personal, fuera de los locales en los que esté ubicado el fichero. Toda la documentación de un expediente o fichero en papel con datos personales se almacenará en archivos o locales bajo llave y la persona que se encuentre al cargo de la misma deberá custodiarla e impedir en todo momento que pueda ser accedida por persona no autorizada. Es obligación de todo el personal, comunicar inmediatamente al Responsable de Seguridad cualquier incidencia que se produzca en los sistemas de información automatizados o no, a que tengan acceso, entendiendo como incidencia, cualquier 2 de 5

3 anomalía que afecte o pueda afectar a la seguridad de los datos, pérdidas de datos, etc. El sistema informático, y los terminales utilizados por cada usuario son propiedad de la empresa y su uso se limitará a los temas directamente relacionados con la actividad de la misma y los cometidos del puesto de trabajo del usuario. ACCESO A INTERNET El uso del sistema informático del HIL para acceder a redes públicas como Internet, se limitará a los temas directamente relacionados con la actividad de HILy los cometidos del puesto de trabajo del usuario. El acceso a debates en tiempo real (Chat / IRC) es especialmente peligroso, ya que facilita la instalación de utilidades que permiten accesos no autorizados al sistema, por lo que su uso queda estrictamente prohibido. El acceso a páginas web (WWW), grupos de noticias (Newsgroups) y otras fuentes de información como FTP, etc. se limita a aquéllos que contengan información relacionada con la actividad del HIL o con los cometidos del puesto de trabajo del usuario. El HIL se reserva el derecho de monitorizar y comprobar, de forma aleatoria y sin previo aviso, cualquier sesión de acceso a Internet iniciada por un usuario de la red corporativa. Cualquier fichero introducido en la red corporativa o en el terminal del usuario desde Internet, deberá cumplir los requisitos establecidos en estas normas y, en especial, las referidas a propiedad intelectual e industrial y a control de virus USO DEL CORREO ELECTRONICO El sistema informático, la red corporativa y los terminales utilizados por cada usuario son propiedad del HIL Queda prohibido intentar leer, borrar, copiar o modificar los mensajes de correo electrónico o archivos de otros usuarios. (Esta actividad puede constituir un delito de interceptación de las telecomunicaciones, previsto en el artículo 197 del Código Penal). Queda prohibido enviar o reenviar mensajes en cadena o de tipo piramidal. Cualquier fichero introducido en la red corporativa o en el terminal del usuario a través de mensajes de correo electrónico que provengan de redes externas deberá cumplir los requisitos establecidos en estas normas y, en especial, las referidas a propiedad intelectual e industrial y a control de virus. La entidad se reserva el derecho de revisar, sin previo aviso, los mensajes de correo electrónico de los usuarios de la red corporativa, con el fin de comprobar el cumplimiento de estas normas y prevenir actividades que puedan afectar a la entidad como responsable civil subsidiario. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION Toda la información albergada en la red corporativa del HIL, de forma estática o circulando en forma de mensajes de correo electrónico, es propiedad del HIL y tiene el carácter de confidencial. Tendrán el carácter de información especialmente reservada los secretos industriales o comerciales del HIL, en los que se incluyen, sin carácter limitativo, los procedimientos, metodologías, código fuente, algoritmos, bases de datos de 3 de 5

4 clientes, planes de marketing, y cualquier otro material que forma parte de la estrategia industrial o comercial del HIL. El usuario está obligado a utilizar la red corporativa y la intranet del HIL y sus datos sin incurrir en actividades que puedan ser consideradas ilícitas o ilegales. Queda prohibido enviar información confidencial del HIL al exterior, mediante soportes materiales, o a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo la simple visualización o acceso. Los usuarios de los sistemas de información corporativos deberán guardar, por tiempo indefinido, la máxima reserva y no divulgar ni utilizar directamente ni a través de terceras personas o empresas, los datos, documentos, metodologías, claves, análisis, programas y demás información a la que tengan acceso durante su relación laboral con el HIL y empresas pertenecientes al grupo, tanto en soporte material como electrónico. Esta obligación continuará vigente tras la extinción del contrato laboral. Ningún colaborador deberá poseer, para usos no propios de su responsabilidad, ningún material o información propiedad del HIL, tanto ahora como en el futuro. En el caso de que, por motivos directamente relacionados con el puesto de trabajo, el empleado entre en posesión de información confidencial bajo cualquier tipo de soporte, deberá entenderse que dicha posesión es estrictamente temporal, con obligación de secreto y sin que ello le irrogue derecho alguno de posesión, o titularidad o copia sobre la referida información. Asimismo, el trabajador deberá devolver dichos materiales al HIL, inmediatamente después de la finalización de las tareas que han originado el uso temporal de los mismos, y en cualquier caso, a la finalización de la relación laboral. La utilización continuada de la información en cualquier formato o soporte de forma distinta a la pactada y sin conocimiento del HIL, no supondrá, en ningún caso, una modificación de esta cláusula. El incumplimiento de esta obligación puede constituir un delito de revelación de secretos, previsto en el artículo 197 y siguientes del Código Penal y dará derecho al HIL a exigir al usuario una indemnización económica. El trabajador de la empresa con acceso a datos de carácter personal tiene prohibido: Crear ficheros con datos de carácter personal sin la autorización por escrito del Responsable del Fichero. Cruzar información relativa a datos de diferentes ficheros o servicios con el fin de establecer perfiles de personalidad, hábitos de consumo o cualquier otro tipo de preferencias, sin la autorización expresa del Responsable del Fichero. Cualquier otra actividad expresamente prohibida en este documento o en las normas sobre protección de datos e Instrucciones de la Agencia de protección de Datos. Comunicar o ceder datos a un tercero distinto del interesado o afectado, sin el consentimiento por escrito del afectado, excepto cuando quede autorizada por una Ley. Registrar en el sistema de información de la empresa, datos personales especialmente protegidos como: origen racial, vida sexual, religión, creencias, salud, afiliación sindical. Intentar descifrar las claves, sistemas o algoritmos de cifrado y cualquier otro 4 de 5

5 elemento de seguridad que intervenga en los procesos telemáticos Utilizar el sistema para intentar acceder a áreas restringidas de los sistemas informáticos. Compartir o facilitar el identificador de usuario y la clave de acceso facilitados por la empresa con otra persona, incluido el personal del HIL. En caso de incumplimiento de esta prohibición, el usuario será el único responsable de los actos realizados por la persona física o jurídica que utilice de forma no autorizada el identificador del usuario. Depositar en papeleras o contenedores de basura cualquier soporte informático o información en soporte papel sin haber sido previamente destruido de forma ilegible o utilizando trituradoras. Destruir, alterar, inutilizar o de cualquier otra forma dañar los datos, programas o documentos electrónicos del HIL o de terceros. (Estos actos pueden constituir un delito de daños, previsto en el artículo del Código Penal). Introducir, descargar de Internet, reproducir, utilizar o distribuir programas informáticos no autorizados expresamente por el HIL, o cualquier otro tipo de obra o material cuyos derechos de propiedad intelectual o industrial pertenezcan a terceros, cuando no se disponga de autorización para ello. Borrar cualquiera de los programas instalados legalmente. Utilizar los recursos telemáticos del HIL, incluida la red Internet, para actividades que no se hallen directamente relacionadas con el puesto de trabajo del usuario, así como introducir contenidos obscenos, inmorales u ofensivos y, en general, carentes de utilidad para los objetivos del HIL en la red corporativa del HIL. Procedimiento disciplinario: Cualquier violación de las políticas, normas y/o estándares de seguridad de la empresa están sujetas a acciones disciplinarias. La acción disciplinaria específica depende de la naturaleza de la violación, el impacto en los activos de información, etc. Esta acción puede conllevar desde una amonestación verbal hasta el despido de la empresa y/o acciones legales pertinentes. 5 de 5

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