MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

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1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 1 / 21 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y MBRE: LILIANA ANDREA PÉREZ P. MBRE: SARA TERESA SANDOVAL G. MBRE: PILAR GALAT CHEDIAK CARGO: JEFE DE Y CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: FECHA: FECHA: ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 2 / GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN El Departamento de Compras y suministros tiene como función principal, realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con las necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad de manera, ágil, oportuna y eficaz, con el fin de brindar apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión OBJETIVO DEL MANUAL: Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que asegure estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la institución ALCANCE DEL MANUAL: Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuación para la adquisición de bienes y servicios aplican para la sede de Bogotá.

3 DEPARTAMENTO DE DEPENDENCIA UNIVERDAD LA GRAN COLOMBIA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 3 / PROCEDIMIENTO DE Y A continuación se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión de compras, los actores involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo APROBACIONES DE GASTO: Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá su concepto y entregará a los autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías, los cuales han sido establecidos en los Estatutos: Resolución No del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 006 de Agosto 02 de DE CAJA MER: Todas aquellas compras ocasionales hasta $ se tramitan a través de la persona designada por el Jefe de Compras y Suministros. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes: a) Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o se debe presentar el documento equivalente. b) Deben ser consultadas y autorizadas por el Jefe de Compras y Suministros. c) No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. d) No requerirá evaluación de proveedores FLUJOGRAMA: CAJA MER No Inicio. Solicitud de autorización de compra por caja menor. Adquisición de producto o servicio. Entrega de factura o soporte. Si Entrega de dinero. Relación de soporte en libro de caja menor. Solicitud de desembolso. Fin.

4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 4 / GESTIÓN DE PARA LA ADQUICIÓN DE BIENES O SERVICIOS: Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisición de acuerdo al tipo de bien o servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud PROCEDIMIENTO DE ADQUICIÓN DE EN GENERAL: Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios que por su objeto no requieren tratamiento especial, como son la adquisición de Ferretería, Papelería, Aseo, Cafetería, Medios Audiovisuales, Equipos de Cómputo, Redes, Comunicación, Elementos Deportivos, Culturales, Elementos de Laboratorio, Dotaciones, Medicamentos, Equipos Médicos, Elementos de Seguridad Industrial y Publicidad Impresa entre otros DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citación a proveedores, con el fin de definir especificaciones técnicas del bien o servicio para la presentación de ofertas económicas en igualdad de condiciones, el proceso inicia con la solicitud de citación a proveedores. De lo contrario, inicia con la generación del suministro (pedido) en el sistema de información Iceberg. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROVEEDOR ALMACÉN SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES: 1. Envía correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando citación a proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación. Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la información suficiente y clara del material que requiere, iniciará su proceso de adquisición con la actividad No. 5: Generación de Suministro (Pedido). CITACIÓN A PROVEEDORES: 1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación. REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES: 1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación, indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación. 2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de Compras. 3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Código: R-07-11PAP REQUITOS Y ESPECIFICACIONES: 1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere. GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano según corresponda* Las solicitudes de papelería y tóner se deben radicar directamente en el almacén o enviar al correo electrónico solicitudes.compras@ugc.edu.co, en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o decano según corresponda*. Nota: *En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se notifique al correo del Jefe de Compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedará autorizado para firmar. REVIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado. 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del director, jefe o decano registrada en el listado de firmas. 3. Si la solicitud de suministro cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas: 3.1Informa al personal de almacén a través de correo electrónico el número de suministro (pedido) 4. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante. GENERACION DE REQUICIÓN 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud. 3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trámites: 3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la salida* de almacén, la cual debe ser firmada a satisfacción de quien recibe. Para ello el usuario deberá presentar el carné que lo acredita como funcionario de la Universidad, además de estar registrado en el formulario de entregas almacén. 3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un número de requisición de compra, el cual es

5 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 5 / PROVEEDOR JEFE DPTO. DE JEFE DPTO. DE 15 PROVEEDOR ALMACÉN Y/O ALMACÉN informado por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario Registro de pedidos 4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas. Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, será válida la firma en la solicitud de suministro (pedido). SOLICITUD DE COTIZACIÓN*: 1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrónico para verificar el número de requisición generado para el suministro radicado por el área solicitante. 2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante correo electrónico indicando el número de la requisición que puede ser consultada a través del Portal de Proveedores, o envía el registro cotización de productos CÓDIGO: R-07-11CP. Nota:* La solicitud de cotización es enviada inicialmente a los proveedores que se encuentran registrados, sin embargo, en caso de no contar con suficientes proveedores del producto y/o servicio solicitado se buscan nuevos proveedores a través de distintos medios tales como internet, directorio telefónico, y ofertas enviadas al correo institucional, con el fin de invitarlos a cotizar. PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN: 1. Consulta la requisición en el Portal de Proveedores o revisa la información contenida en el Registro Cotización de Productos Código: R-07-11CP enviado por correo electrónico. 2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos a través del Portal de Proveedores o la envía por correo electrónico según corresponda. REVIÓN Y ANÁLIS DE COTIZACIONES: 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor ya sea por el Portal de Proveedores o por correo electrónico. 2. Elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*. Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de tecnología. Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación cuando exista proveedor único para la compra o sea una legalización GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA: 1. Genera la orden de compra en el sistema de información Iceberg para el proveedor que cumplió con las condiciones requeridas y deja el documento en estado grabado. APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE: 1. Revisa el cuadro de adjudicación o documento soporte verificando que la información este completa y correcta. 2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente aprobación por parte del autorizador del gasto. APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA: 1. Aprueba a través del sistema de información Iceberg la orden de compra, que previamente estaba en estado grabado, teniendo como soporte la aprobación escrita de los autorizadores del gasto. 2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa por correo electrónico al usuario. ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR: 1. Informa al proveedor a través del correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada para su consulta a través del Portal de Proveedores o se envía escaneada. 2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén para realizar seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas. AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL: 1. Se comunica con el personal de almacén una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega. 2. Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o documento soporte en el lugar, fecha y hora pactados. Nota: Para los casos de proyectos integrados, el proveedor se comunica con el usuario solicitante con el fin de finiquitar las últimas indicaciones al proveedor para efectuar la entrega. REVIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL: 1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si esta correcto procede a firmar* la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción**.de lo contrario devuelven el producto según sea el caso. 2. El Personal de Almacén recibe la factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor confrontando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario o por el almacén. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra No se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario o personal del almacén. 3. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte. 4. Informa por correo electrónico al usuario que los productos ya están en disponibilidad para ser retirados del almacén en los casos que aplica, ejemplo: toners, elementos de ferretería y eléctricos, entre otros. Nota: *El usuario solicitante podrá firmar el recibido a satisfacción si está autorizado de acuerdo al formulario Entregas Almacén. **Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante debe recibir los productos en sitio para asegurar la entrega a satisfacción. SALIDA DE ALMACÉN: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario solicitante.

6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 6 / ALMACÉN JEFE DPTO. DE Nota: en los casos que el material es recibido en el almacén el usuario, registrado en el formulario de entregas almacén, presenta el carné que lo acredita como funcionario de la Universidad para la entrega del mismo y procede a firmar la salida. En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, será válida la firma en la solicitud de pedido. Para el caso de la dotación el empleado firmará el documento soporte correspondiente. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de pago. 2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos. 3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación). RECEPCIÓN DE PAGOS: 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes. REVIÓN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.

7 PROCEDIMIENTO DE ADQUICIÓN DE EN GENERAL UNIVERDAD LA GRAN COLOMBIA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 7 / FLUJOGRAMA AUTORIZADO Y PROVEEDOR INICIO SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES CITACIÓN A PROVEEDORES REQUITOS Y ESPECIFICACIONES REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO) REVIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) SOLICITUD DE COTIZACIÓN PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN SE LE INFORMA AL REVIÓN Y ANÁLIS DE COTIZACIONES GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/ O DOCUMENTO SOPORTE APROBACIÓN ORDEN DE COMPRA ENVÍO ORDEN DE COMPRA AGENDA Y ENTREGA DEL MATERIAL REVIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL (ALMACÉN Y/O ) FIRMA DE ACTA DE ENTREGA O REMIÓN A SATISFACCIÓN (ALMACÉN Y/O ) RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ENTRADA AL ALMACEN. SALIDA DE ALMACEN. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO REVIÓN DE PAGOS RECEPCIÓN DE PAGOS RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN

8 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 8 / PROCEDIMIENTO DE ADQUICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO: Este procedimiento aplica para aquellos servicios que solicitan las áreas administrativas y académicas diferentes a las compras de tangibles, tales como: fumigación; mantenimientos de equipo de cómputo, lavado de tanques, tapetes, manteles, servicios de alarma y monitoreo, recarga y mantenimiento de extintores y balas de oxígeno, adquisición y/o renovación de licenciamientos y bases de datos, suscripciones y renovaciones, mantenimiento de elementos e instalaciones de la Universidad, entre otros DESARROLLO DE ACTIVIDADES No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ALMACÉN 5 PROVEEDOR JEFE DPTO. DE GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1.Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano según corresponda* Nota: *En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se notifique al correo del jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedará autorizado para firmar. El usuario podrá adjuntar cotización. REVIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado. 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del director, jefe o decano registrada en el listado de firmas. 3. Si la solicitud de suministro cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas: 3.1 Informa al personal de almacén a través de correo electrónico el número de suministro (pedido) 4. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante. GENERACION DE REQUICIÓN 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud. 3. Si todos los datos son correctos procede a generar un número de requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario Registro de pedidos 4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas. SOLICITUD DE COTIZACIÓN: 1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrónico para verificar el número de requisición generado para el suministro radicado por el área solicitante. 2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar mediante el Registro Cotización de Productos CÓDIGO: R-07-11CP. 2.1 No solicita cotización porque la suministrada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad. PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN*: 1. Consulta la información contenida en el Registro cotización de productos CÓDIGO: R-07-11CP enviada por correo electrónico. 2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos enviándola por correo electrónico. Nota: *No aplica para los casos en que la cotización suministrada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad. REVIÓN Y ANÁLIS DE COTIZACIONES: 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor a través del correo electrónico. 2. Elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*. Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de proyectos integrados. Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación cuando exista proveedor único para la adquisición del servicio o sea una legalización. GENERACIÓN SOLICITUD DE PAGO: 1. Genera la solicitud de pago de acuerdo a la cotización y/o el documento que soporte el suministro. APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/O DOCUMENTO SOPORTE: 1. Revisa el cuadro de adjudicación y/o documento soporte verificando que la información este completa y correcta. 2. Lleva todas las solicitudes con sus respectivos soportes para su pertinente aprobación por parte del autorizador del gasto. 2.1 Si el cuadro de adjudicación y/o documento soporte no es aprobado da la instrucción para que se anule la solicitud de pago y se notifique por correo electrónico al usuario. ENVÍO SOLICITUD DE PAGO AL PROVEEDOR: 1. Informa al proveedor mediante correo electrónico adjuntando la solicitud de pago escaneada PROVEEDOR PRESTACIÓN DEL SERVICIO:

9 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 9 / PROVEEDOR L ALMACÉN Y/O ALMACÉN Y/O JEFE DPTO. DE 1. Acuerda con el Departamento de Compras la fecha de prestación del servicio y este a su vez informa al Usuario Solicitante VERIFICACIÓN DE SERVICIO PRESTADO: 1. Verifica que el servicio prestado cumpla con las características solicitadas, de acuerdo a la orden de servicio. Si está correcto, firma la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción, únicamente si está autorizado de acuerdo al formulario entregas almacén. De lo contrario, no firma ningún documento de recibido a satisfacción y no se da por aceptado el servicio. RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Radica en el almacén factura o cuenta de cobro en original y copia, solicitud de pago (orden de servicio) adjuntando la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: 1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la información coincida con la solicitud de pago (orden de servicio) y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmada a satisfacción por el usuario. 2. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos: 2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la solicitud de pago No se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Realiza el consolidado de los documentos para trámite de pago (Factura o cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte, solicitud de pago, cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación). 2. Diligencia en Excel el formato pagos presupuesto. REVIÓN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato pagos presupuesto. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.

10 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 10 / FLUJOGRAMA AUTORIZADO Y PROVEEDOR INICIO GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO) REVIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) SOLICITUD DE COTIZACIÓN PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN REVIÓN Y ANÁLIS DE COTIZACIONES GENERACIÓN SOLICITUD DE PAGO APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/ O DOCUMENTO SOPORTE ENVÍO SOLICITUD DE PAGO AL PROVEEDOR PRESTACIÓN DEL SERVICIO VERIFICACIÓN DE SERVICIO PRESTADO PROCEDIMIENTO DE ADQUICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO FIRMA DE REMIÓN Ó ACTA DE ENTREGA REVIÓN DE PAGOS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN RECEPCIÓN DE PAGOS RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO

11 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 11 / PROCEDIMIENTO DE ADQUICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA: Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual entre otros DESARROLLO DE ACTIVIDADES No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ALMACÉN 5 PROVEEDOR Y ALMACÉN ALMACEN ALMACÉN JEFE DPTO. DE GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de Información Iceberg/ módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del material bibliográfico, luego procede a enviar a los correos electrónicos compras@ugc.edu.co, solicitudes.compras@ugc.edu.co el número de los suministros y el nombre de los proveedores a los cuales les ha sido asignada la compra. El correo deberá contener mensaje de aprobación por parte del Jefe del Departamento, teniendo en cuenta que los suministros no se imprimen por el gran número de documentos que son generados. El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material. Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al correo del Jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedara autorizado para firmar. REVIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud. 3. Verifica que el correo electrónico contenga el mensaje de aprobación del Jefe de Biblioteca. 4. Si todos los datos son correctos: 4.1 Realiza el ingreso de la información en el formulario Registro de pedidos 4.2 Si los datos son incorrectos se rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario solicitante, las inconsistencias evidenciadas. ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA: 1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la información reportada en el suministro adjuntando el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material. ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA: 1. Envía por correo electrónico la orden de compra escaneada al proveedor con copia al Departamento de Biblioteca. AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: 1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega. 2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisión, acta de entrega o documento soporte y factura o cuenta de cobro. REVIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: 1. El personal de biblioteca confirma al almacén fecha de entrega del material bibliográfico por parte del proveedor. 2. El usuario solicitante recibe el material bibliográfico en compañía del personal de almacén, verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si está correcto, firma la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción, únicamente si está autorizado de acuerdo al formulario entregas almacén. De lo contrario, devuelve el producto según sea el caso. 3. El personal del almacén recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra 3.2. No se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario. 4. El personal de almacén realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión o acta de entrega. SALIDA DE ALMACÉN: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de pago. 2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos. 3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación). RECEPCIÓN DE PAGOS: 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes. REVIÓN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.

12 ADQUICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA UNIVERDAD LA GRAN COLOMBIA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 12 / FLUJOGRAMA BIBLIOTECA Y PROVEEDOR INICIO GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO) REVIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO Y RECEPCION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO ( PERSONAL Y BIBLIOTECA). RECEPCION DE DOCUMENTOS. ENTRADA DE ALMACEN. SALIDA DE ALMACÉN TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO REVIÓN DE PAGOS RECEPCIÓN DE PAGOS RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN

13 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y / PROCEDIMIENTO DE ADQUICIÓN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS: Este procedimiento aplica en la adquisición de adecuaciones para la planta física, oficinas abiertas, entre otros. Las solicitudes de suministro son generadas por el Departamento de Planta Física DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PROVEEDOR 4 5 PROVEEDOR / ALMACEN JEFE DPTO DE JEFE DPTO. DE SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES: 1. Envía correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando citación a proveedores; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación. CITACIÓN A PROVEEDORES: 1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación. REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES: 1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación, indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación. 2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de Compras. 3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Código: R-07-11PAP REQUITOS Y ESPECIFICACIONES: 1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el producto y/o servicio que requiere. PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES: 1. Envía las cotizaciones al correo electrónico del personal designado en el Departamento de Compras. RECEPCIÓN DE COTIZACIONES: 1. Verifica las cotizaciones recibidas y las comparte en un archivo digital con el Departamento de Planta Física para la elaboración del cuadro de adjudicación. ELABORACIÓN CUADRO DE ADJUDICACION Y 1. Elaboran conjuntamente el cuadro de adjudicación*con las cotizaciones que cumplieron con las especificaciones. 2. El usuario solicitante genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros 3. Radica la solicitud de suministro (pedido) físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por el Director ** Nota:* Habrá excepción de realizar el cuadro de adjudicación cuando exista proveedor único para la compra o sea una legalización. ** En caso de presentarse ausencia del mismo es necesario que se notifique al correo del Jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedara autorizada. REVIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado. 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del Director registrada en el listado de firmas. 3. Si la solicitud de suministro cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas: 3.1Informa al personal de almacén a través de correo electrónico el número de suministro (pedido) 4. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante. GENERACION DE REQUICIÓN 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud. 3. Si todos los datos son correctos procede a generar un número de requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario Registro de pedidos 4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas. GENERACION DE ORDEN DE COMPRA: 1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrónico para verificar el número de requisición generado para el suministro radicado por el Departamento de Compras. 2. Genera la orden de compra en el sistema de información Iceberg al proveedor que cumplió con las condiciones requeridas y deja el documento en estado grabado. APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE: 1. Revisa el cuadro de adjudicación o documento soporte verificando que la información este completa y correcta. 2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su pertinente aprobación por parte del autorizador del gasto. APROBACIÓN DE ORDEN DE COMPRA: 1. Aprueba a través del sistema de información iceberg la orden de compra, que previamente estaba en estado grabado, de acuerdo al cuadro de adjudicación o el documento que soporte la autorización para realizar la compra.

14 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 14 / PROVEEDOR PROVEEDOR L ALMACEN ALMACEN ALMACEN JEFE DPTO. DE 2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa por correo electrónico al usuario. ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR: 1. Informa al proveedor mediante el correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada para su consulta a través del Portal de Proveedores o se envía escaneada con copia al Departamento de Planta Física. PROGRAMACIÓN Y ENTREGA DE OBRA CIVIL Y/O MOBILIARIO: 1. Se comunica con el personal del Departamento de Planta Física para firmar la orden de trabajo* y coordinar las condiciones de entrega. 2. Realiza entrega del producto y/o servicio, de acuerdo a lo establecido en la orden de compra, bajo la revisión y/o interventoría del Departamento de Planta Física. Nota:* La orden de trabajo aplica para las adquisiciones de valor superior a 2SMLMV. RECEPCIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO: 1. Revisa que el producto y/o servicio entregado por el proveedor cumpla con lo establecido en la orden de compra, si está correcto firma a satisfacción la remisión y/o acta de entrega. De lo contrario devuelve el producto y /o servicio según sea el caso. RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Radica en el almacén la factura o cuenta de cobro en original y copia, orden de compra o solicitud de pago (orden de servicio), remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por el usuario. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: 1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por el usuario. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos: 1.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra 1.2. No se encuentre adjunta la remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por parte del usuario. 2. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión y/o acta de entrega. SALIDA DE ALMACÉN: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de pago. 2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos. 3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte aprobado).. RECEPCIÓN DE PAGOS: 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes. REVIÓN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato de listado de pagos. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago. TA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones FLUJOGRAMA

15 ADQUICIÓN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS UNIVERDAD LA GRAN COLOMBIA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 15 / 21 PROVEEDOR Y INICIO SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES CITACIÓN A PROVEEDORES REQUITOS Y ESPECIFICACIONES REUNIÓN O RECORRI DO CON PROVEEDORES PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES RECEPCION DE COTIZACIONES. GENERACION DE. ELABORACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN EN COMPAÑÍA DEL REVIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) SE LE INFORMA AL CONSULTA DE FORMULARIO REGISTRO DE PEDIDOS Y GENERACION DE ORDEN DE COMPRA APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE APROBACIÓN DE ORDEN DE COMPRA PROGRAMACIÓN Y ENTREGA DE OBRA ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR RECEPCIÓN DE OBRA FIRMA REMIÓN O ACTA DE ENTREGA ENTREGA DE FACTURA O CUENTA DE COBRO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ENTRADA DE ALMACEN. SALIDA DE ALMACÉN TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO RECEPCIÓN DE PAGOS REVIÓN DE PAGOS RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN

16 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 16 / EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE : Con el fin de conocer la percepción de los clientes internos del Departamento de Compras, se cuenta con la Encuesta Satisfacción Gestión de Compras la cual está diseñada para medir la calidad y oportunidad del servicio prestados por el personal de compras. A partir de la encuesta se busca alcanzar y superar las expectativas de los usuarios y plantear planes de acción frente a las debilidades encontradas en el servicio. Con el fin de medir los resultados arrojados en la aplicación de la encuesta, realizada de manera semestral, se cuenta con el Indicador de Satisfacción del Cliente, la cual es enviada vía correo electrónico a las diferentes dependencias para su diligenciamiento DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES JEFE DPTO. DE ENVÍO DE LA ENCUESTA A LOS S: 1. Envía el correo electrónico con el link a las diferentes dependencias para su diligenciamiento. Este proceso se realiza de manera semestral, es revisado y aprobado por el Jefe del Departamento de Compras. DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA: 1. El usuario diligencia la encuesta en donde tiene la posibilidad de retroalimentar sobre las oportunidades de mejora para el Departamento de Compras. ANÁLIS DE DATOS: 1. Realiza tabulación de la información. 2. Analiza los datos. 3. Actualiza el indicador. 4. Reporta al Jefe de Compras los resultados obtenidos. RESULTADO: 1. Analiza el resultado obtenido. 2. Plantea las acciones de mejora y retroalimenta a la dependencia sobre las actividades a ejecutar.

17 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 17 / FLUJOGRAMA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE JEFE DE INICIO ENVÍO DE LA ENCUESTA A LOS S DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA ANÁLIS DE DATOS REALIZAR TABULACIÓN DE LA INFORMACIÓN ANALIZAR LOS DATOS ACTUALIZAR INDICADOR REPORTAR AL JEFE DE RESULTADOS RESULTADO Y ANALIZA RESULTADOS PLANTEA ACCIONES DE MEJORA FIN

18 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 18 / DEFINICIONES: OCAONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuantía ($90.000) que no requieren aprobación del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes procedimientos de adquisición. COTIZACIÓN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta económica y condiciones comerciales. ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega. ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la máxima autoridad de la Universidad para aprobar una compra de un bien o servicio. PROVEEDOR: persona natural o jurídica que cumpliendo los requisitos mínimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias usuarias. SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o bienes intangibles. SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de información Iceberg para solicitar un bien o servicio. : es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros (pedidos) en el sistema de información Iceberg DOCUMENTOS RELACIONADOS: Acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011 Acuerdo 004 del 04 de julio de Listado de firmas digitales en PDF Resolución de Octubre 16 de 2014 Formulario entregas almacén 2.7. REGISTROS: Registro cotización de productos Registro encuesta satisfacción gestión de Compras Registro planilla asistencia de proveedores

19 3. CONTROL DE CAMBIOS: UNIVERDAD LA GRAN COLOMBIA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 19 / 21 No REV. FECHA DESCRIPCIÓN Emisión inicial 1. Se incluyó metodología para medir la satisfacción de los usuarios del departamento de compras y 1 22/11/2010 suministros. 2. Se incluyó metodología para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra. 2 01/09/2011 Se incluyó al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Física, igualmente se disgregó en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliográfico y la adquisición de publicidad. 3 24/01/2012 Se actualiza el manual en los literales por cambio en la inscripción de proveedores y literal 2.7 por inclusión de nuevas líneas de proveedores. 4 01/03/2012 Actualizamos publicaciones Cambios los criterios de la evaluación de proveedores 5 22/10/2012 Literal Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretaría del proceso de Compras y suministros Literal Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y selección para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara de comercio y certificación bancaria. Mejora al procedimiento de adquisición de publicidad. Literal 2.6. Literal 2.1 Se actualizó el nombre CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE Literal DE CAJA MER: Todas aquellas compras ocasionales hasta $ se tramitan a través de la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes: - No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. - Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos. - Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y Suministros. 6 17/06/20 Literal se eliminaron porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores. Literal 2.3 Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre: - Adquisición de compras en general - Adquisición de servicios en general - Adquisición para biblioteca - Adquisición de obra civil e inmobiliario - Adquisición publicidad impresa - Adquisición elementos para bienestar universitario - Adquisición para centro de medios audiovisuales Literal 2.6 Se eliminó la evaluación de proveedores porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores. Literal 2.3 Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre: - Adquisición de compras en general - Adquisición de servicios en general - Adquisición para biblioteca - Adquisición de obra civil e inmobiliario 7 21/09/20 - Adquisición publicidad impresa - Adquisición elementos para bienestar universitario - Adquisición para centro de medios audiovisuales - Adquisición de material para eventos (nuevo) - Adquisición de material de laboratorios. (nuevo) - Procedimiento de producto no conforme En la actividad RECEPCIÓN ELEMENTOS * realiza la evaluación de proveedores (Sello de evaluación), se 8 31/03/2014 eliminan las palabras Sello de evaluación ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores. 9 01/06/2014 Se agrega compra de caja menor por eventos.

20 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 20 / 21 Se realiza cambio en todos los procedimientos Se genera procedimiento para tratamiento de devolución de producto. Se genera procedimiento para tratamiento de garantías. Se incluye el registro de garantías /07/2014 Actualización de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman el manual. DE CAJA MER POR EVENTOS: se añade Habrá eventos que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser considerados extraordinarios; pero deberán contener la firma de autorización de la Vicerrectoría Administrativa en el documento soporte de la compra, factura, cuenta de cobro o equivalentes (será opcional el diligenciamiento del registro) En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO PROCEDIMIENTO DE ADQUICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO HUMA: se añade hacer firmar el listado de entrega de dotación PROCEDIMIENTO DE ADQUICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS POR CEMAV: se modifica (ver documento adjunto) 11 27/10/2014 Se añade VERIFICACION: La verificación del producto estará a cargo del usuario que solicita el elemento, pues él es quien lo va usar y conoce las características técnicas. Esta actividad aplica para aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de sus solicitudes se les asigne un procedimiento específico. Para las demás compras la verificación estará a cargo del personal de almacén y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales. ENCUESTA SATISFACCION: se amplió la aplicación de la encuesta para todas las áreas de la universidad, ya que solo se realizaba a las áreas filtro La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que se tiene de la gestión de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en relación al producto o servicio entregado a las aéreas de la universidad Se añaden la definición de AREAS FILTRO: Son aquellas a través de las cuales se solicitan elementos específicos teniendo en cuenta que son ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar. Se cambia las cuantías para aprobación de compras de gasto: Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá y entregará a los autorizadores del gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías; los cuales han sido establecidos en los estatutos. Resolución No del 16 de octubre de 2014 y acuerdo no. 006 de agosto 02 de Compras de caja menor: Se modifica el literal d. no requiere evaluación de proveedores. Compras caja menor por eventos: Eliminación del procedimiento /08/2015 Adquisición de compras en general: Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de publicidad impresa, elementos solicitados por Bienestar Universitario, elementos solicitados por servicio médico, elementos solicitados por Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para proyectos de laboratorios. Adquisición para elementos solicitados por Biblioteca: Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable. Adquisición para obra civil y proyectos inmobiliarios: Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable. Producto no conforme: Se traslada para el manual del almacén. Tramites de garantías: Eliminación de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de almacén. Evaluación de la gestión de compras: Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar. Se adiciona TA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones. Se adiciona 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de

21 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y 21 / 21 suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano según corresponda* Las solicitudes de papelería y tóner se deben radicar directamente en el almacén o enviar al correo electrónico solicitudes.compras@ugc.edu.co, en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o decano según corresponda*.