CARACTERIZACION DEL PROCESO DE COMPRAS. I TIPO LOGIA: Proceso de Apoyo

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1 Empres. de Acueducto. Alcantar~~~g;l.ttp de Yapa! INFORMACION GENERAL IDENTIFICACION DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO I TIPO LOGIA: Proceso de Apoyo RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO: Director Administrativo y Financiero OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el suministro oportuno de materiales, insumas y/o servicios necesarios para el desarrollo de la actividad deja Empresa atravesde la gestión de proveedores calificados, verificando el cumplimiento de los estándares de calidad requeridos y el buen uso de los recursos económicos de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Yopal EICE ESP. DESCRIPCION DEL PROCESO El proceso de compras inicia con la generación de la necesidad por parte de cada una de las dependencias que integran la empresa, se elabora el estudio previo y análisis de mercados determinando la viabilidad y oportunidad de cumplir con esta requisición, una vez se realiza este proceso y se aprueba la compra del bien y/o servicio y se elaboran todos los documentos contractuales necesarios para el desarrollo del objeto contractual, se ejecuta el contrato, asegurando que los bienes, materiales, insumas y servicios adquiridos por la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Yopal EICE ESP cumplan con las especificaciones y características técnicas requeridas y las adquisiciones se realicen en el marco legal y reglamentario aplicable a la Empresa. RECURSOS REQUISITOS LEGALES -NUMERALES NORMA APLICAR PROCEDIMIENTOS HUMANOS Manual de Contratación EAAAY, Resolución No. 1 PROFESIONAL,1 Tecnólogo, 1 Auxiliar 357 del 19 de febrero de 2013, Ley 142 de Administrativo 1994, Ley 689 de 2001, Ley 489 de 1998, Ley.01 Software Recursos Físicos( y), 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de Procedimiento de Software Gestión Documental, 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 1510 de compras TECNOLÓGICOS Hojas de calculo 2013, Decreto 2474 de 2008, Civil Procesadorde Texto, Colombiano. Internet ilimitado página 1 de 6

2 --_... Empres de Acueducto, AICanlar~~~~J'.'1~;~pd. Yapal S1.22 ISO 9000 Y NTCGP1000 numerales: Equipo de Computo (2) INFRAESTRUCTURA Impresoras, papelería, útiles de Escritorio, Escritorios 4.1 REQUISITOS GENERALES, Control de Documentos, Control de Registros, 6.l. PROVISIÓN DE RECURSOS, 8.l. GENERALIDADES, 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, Seguimiento y Medición de los Procesos, 8.4 Análisis de Datos, 8.5 MEJORA, Mejora Continua, Acción Correctiva, Acción Preventiva. Normatividad aplicable al sector. SEGUIMIENTO PARAMETROS Y MEDICION DE CONTROL Para el proceso de compras de la EAAAY-EICE-ESPse establecerán los siguetees Parámetros de control Verificar que la necesidad requerida sea una prioridad para el desarrollo de las Actividades de la Empresa Que el estudio previo esté debidamente revisado por las oficinas de Planeación, Jurídica y Dirección Administrativa y Financiera Que exista disponibilidad Presupuesta!. Que el contrato se encuentre debidamente legalizado. Que exista aprobación de pólizas de garantía por Parte de la Oficina Jurídica. Que se halla designado un supervisor y/o interventor dependiendo del tipo de contrato. Que la ejecución se realice de acuerdo con la descripción y características técnicas planteadas en el estudio previo Que tenga entrada de almacén en el caso de bienes y en el caso de servicios certificaciones de cumplimiento Que se realizan los pagos de acuerdo a las condiciones del contrato. Que una vez terminada su ejecución y recibo a satisfacción se realice la liquidación del contrato. Que cumpla con la ley de archivo en cuanto al manejo de expedientes contractuales y demás políticas en cuanto a esta mataría tiene la empresa establecida. Página 2 de 6

3 «':» -_._..... Emp,.e-.a de Acueducto, Alcanta~~g:.~~pd"Yapa! INDICADORES DIRECTRIZ DE LA POLÍTICA OBJETIVO DE CALIDAD INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA Cumpliendo con todos los requisitos legales y Cumplir con todos los (Plan de compras reglamentarios, requisitos legales y % cumplimiento plan programado/ plan de mejorando reglamentarios aplicables a las de compras de bienes y compras - - continuamente el sistema- -actividades de la Empresa-.-- servicios ejecutado)*100 de gestión de calidad, 100% Mensual utilizando todos los Promover la mejora continua medios necesarios para del Sistema de Gestión de la que la operación sea Calidad. (Entrada de pedidos cada vez más eficaz y Eficiencia del Proveedor completos almacén/no. eficiente a fin de cumplir Maximizar recursos, Total de Pedidos) satisfactoriamente con racionalizar costos y reducir 100% Trimestral los objetivos de la gastos que permitan impactar organización y los positivamente el coeficiente Calificación obtenida en Desempeño de requerimientos de los operacional. la evaluación de Proveedores usuarios. proveedor 100% Trimestral DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION Solicitud de necesidad, Estudio previo y análisis de mercado, Disponibilidad presupuestal, Contrato, Aprobación de pólizas, Pago de impuestos de legalización, Acta de inicio, Actas parciales, Entrada de almacén, Certificaciones de cumplimiento, Informes, Acta de liquidación, Órdenes de pago y comprobantes de egreso../ Modulo de recursos Físicos (Oficina de )./ Modulo de contratación (Oficina jurídica) Página 3 de 6

4 «'» Empresa de Acueducto. Alcanta7:~g~l. ~5.'Pde Yopal _ ACTIVIDADES Y RESPONSABLES PROCESO ENTRADAS AL RESPONSABLE CRITERIOS DE SALIDA DE PROCESO ACTIVIDADES DESCRIPCION REGISTRO PROVEEDOR PROCESO ACTIVIDAD CONTROL PROCESO CLIENTE Elaboración Profesional de Presupuesto de del Plan de - ingresos y Proyección Plan de P de la Director gastos de la siguiente Administrativo siguiente vigencia Y Financiero vigencia Plan de Todos los procesos Análisis de Jurídica Oportunidad y Aprobación Conveniencia Entrada de Solicitud de CDP Visto Bueno al Análisis de Director análisis de conveniencia Objeto sea Administrativo conveniencia y consecuente Análisis de y Financiero y oportunidad oportunidad con el rubro Oportunida Presupuestal y dy Gerencia Solicitud del cuente con la Convenienc Director Certificado de disponibilidad ia + DP Administrativo Documento Disponibilidad del monto y Financiero Presupuestai Aprobación de características Cumplimiento Aprobación y cantidades, Director de Entrada de Entrada en los Administrativo Características tiempos y el y Financiero y Cantidades lugar del contrato esti ulados Entrada de Área Financiera Página 4 de 6

5 AIC..,ta~~:1::l.~;:p Empntsa de Acueducto. de Yopa! fm.<o --- Existencia de orden de pago ( contabilidad) suscripción Firma de orden de acta de Proceso cheque, orden Director pago + Acta de Pago parcial o Comprobant liquidación Supervisor - de pago y Administrativo Comproban Liquidación final e de egreso (proceso Interventor egreso de y Financiero te de supervisor y/o tesorería. Egreso interventor) Archivo cumplimiento --- de requisitos le ales Se efectuará V una revisión Solicitud de Identificar las del proceso Modificacion necesidades Plan de no Profesional de para es al Plan de por fuera del conformidades Planeación determinar las plan de modificado del proceso. falencias en compras inicial Planeación su laneación V Medir la Director Plan de Plan de Determinar eficacia del Administrativo compras los resultados. proceso. y Financiero modificado original Informe Cumplimie nto plan de Gerencia Control Interno Generar acciones correctivas, preventivas, mejora. Identificar las necesidades de mejora para elaborar el Plan de de la siguiente vi encia Director Actas Acciones Administrativo responsables Correctivas y Financiero de y Preventivas Control Interno p I PLANEAR_ HACER 00 VERIFICAR ACTUAR I Página 5 de 6

6 Empreaa de Acueducto, AICanla~~~g~r!:~:~;~pde Yopal.._ DOCUMENTOS RELACIONADOS Solicitud de necesidad, Estudio previo y análisis de mercado, Disponibilidad presupuestal, Contrato, Aprobación de pólizas, Pago de impuestos de legalización, Acta de inicio, Actas parciales, Entrada de almacén, Certificaciones de cumplimiento, Informes, Acta de liquidación, Órdenes de pago y comprobantes de egreso. 4. APROBACIONES Elaboró Revisó nto io Rosas Pine Líder del Proceso Freddy Alexander Larrota Cantor Re resentante or la Dirección SGC Daniel Hernando Posada Suarez Re resentante Le al 5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por Ninguno Aprobación Inicial Gerente. Definición de requisitos para la determinación de las no conformidades Corrección potenciales y sus causas Gerente Todos los numerales Corrección Gerente Todo Actualización Representante Legal Página 6 de 6