INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO, BAJO EL ESTÁNDAR MECI - VIGENCIA 2013

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1 INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO, BAJO EL ESTÁNDAR MECI - VIGENCIA 2013 RADICADO DEL DAFP: 1548 Subsistema de Control de Estratégico 1. FORTALEZAS Durante el año 2013 la Oficina de Control Disciplinario Interno desarrolló la estrategia definida en el Plan de Acción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG al 100 %, con el objeto de fortalecer la política de transparencia, participación y servicio al ciudadano; en tal sentido, lideró seis (6) Comités de Control Disciplinario Interno del Sector, tratando temas como transparencia, Código Disciplinario Único, Jurisprudencia de las Cortes y Doctrina en Derecho Disciplinario, y análisis de casos disciplinarios. De otra parte, el 28 de noviembre se realizó el día de la transparencia, evento en cual se invitó a las entidades del sector, como resultado de este evento se evaluó el desarrollo del mismo con el objetivo de seguir mejorando en esta actividad. Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), la entidad definió su Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el cual fue publicado en la página Web del Ministerio, junto con la versión actualizada del Mapa de Riesgos de Corrupción de la entidad. Es de resaltar que el cumplimiento al 31 de diciembre de 2013 de dicho plan, fue del 100%. La Subdirección de Recursos Humanos con base en las políticas y metodologías establecidas institucionalmente, adoptó y ejecutó el Plan Institucional de Capacitación y Estímulos 2013; como parte del proceso se recordó a los servidores públicos la importancia de dicho plan con el objetivo de promover una participación activa. Este plan incluyó en su Eje de Competencias Comportamentales, los programas "Gerencia del SER con la participación de 34 funcionarios del Nivel Directivo y una percepción de calidad del 92,36%, Servicio desde la Conciencia con la participación de 240 funcionarios y una percepción de calidad del 93.79%. Igualmente, se desarrollaron capacitaciones de competencias funcionales, en las cuales, se contó con 288 asistentes con una calificación de percepción de calidad del 90,68%. Apoyando el desarrollo de las Evaluaciones del Desempeño, la Subdirección de Recursos Humanos trabajó en una campaña de sensibilización y capacitación para su diligenciamiento adecuado y oportuno, esta actividad concluyó con una participación de 107 funcionarios en seis (6) sesiones realizadas entre septiembre y diciembre. Es importante resaltar que el Ministerio está a la espera del concepto de la Comisión Nacional del Servicio Civil sobre el nuevo modelo de evaluación de desempeño, el cual fue presentado en diciembre de Adicionalmente, se eligieron los nuevos integrantes del COPASO, quienes desarrollaron tres (3) reuniones donde trataron temas como el empalme de gestión, funciones del comité, capacitación sobre el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo e informe de accidentabilidad, lo anterior con el objetivo de promover las prácticas saludables y hábitos seguros para todos los funcionarios del Ministerio. Carrera 8 No. 6 C 38 Bogotá D.C. Colombia Código Postal Conmutador (57 1) atencioncliente@minhacienda.gov.co

2 Página 2 de 5 También se trabajó en fomentar el compromiso de las entidades del Sector en desarrollo del Recurso Humano con la ejecución de seis (6) Encuentros de las Oficinas de Recursos Humanos, entre cuyos temas tratados se destacan el modelo de Gestión Humana, el plan estratégico de recursos humanos y los avances del SIGEP. Estas reuniones contaron con la participación del Departamento Administrativo de la Función Pública. El Ministro Mauricio Cárdenas Santamaría fue ratificado en su cargo por parte del Presidente Juan Manuel Santos, reconociendo sus logros frente a la Reforma Tributaria y como pieza clave en la política económica colombiana, destacada por su estabilidad tanto en el país como en el exterior. Así mismo, fue premiado como el mejor Ministro de Hacienda de las Américas, reconocimiento entregado por la revista Emerging Markets durante la visita a Washington, en donde lideró el Quinto Encuentro de Ministros de Hacienda de las Américas y el Caribe. Por otro lado, el Plan Estratégico de Ministerio , presentó un cumplimiento del 87%, desarrollándose 49 iniciativas y 234 tareas proyectadas para el Este nivel de avance se vio afectado por aspectos políticos, trámites jurídicos y/o legislativos, y algunas tareas requirieron ajustes porque se escindió la Dirección General de Regulación Financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es importante precisar, que la Oficina Asesora de Planeación realizó seguimiento continuo y publicó en la página Web los informes que se realizaron con objetivo de controlar e informar su ejecución. Esta información se obtuvo del Sistema de Monitoreo de la Gestión Integral-SMGI, el cual sigue fomentando y mejorando el reporte oportuno de la gestión del Ministerio (se desarrollaron 10 sesiones de capacitación de uso del SMGI para 131 personas del Ministerio). El 12 de julio de 2013 el Comité Directivo del Ministerio, liderado por el señor Ministro, realizó un ejercicio de planeación estratégica, que tuvo como principal objetivo orientar las actuaciones del último año de Gobierno, siendo uno de los temas tratados la retroalimentación al más alto nivel. Como resultado de la reflexión estratégica se refrendaron las iniciativas ya definidas y se incluyeron cuatro (4) nuevas sobre la formalización de los procesos internos en el Sistema Único de Gestión-SUG- relacionados con la Gestión de las Regalías, sistema de información de Regalías, estrategia de suscripción y negociación de tratados internacionales e instrumentación de mecanismos de seguimiento fiscal al Sistema de Seguridad Social. A partir de la revisión bibliográfica en materia de administración de riesgos, la Oficina Asesora de Planeación actualizó la Guía para la Administración de Riesgos de la Entidad, la cual contiene la metodología establecida por la Entidad para la gestión de los riesgos a nivel de procesos, los riesgos asociados a situaciones de corrupción y los institucionales, y orienta sobre las actividades a desarrollar en cada una de las etapas de la administración de riesgos. Conforme a esta metodología, se realizó un ejercicio de priorización de procesos, con la que se definió el plan de actualización de los mapas de riesgos de los procesos para el A diciembre de 2013, se logró un avance con la actualización de 15 mapas de riesgos del total de los 47 procesos de la entidad. La Oficina Asesora de Planeación durante el año 2013, continuó con la estrategia de reconocimiento al mejor proceso del mes, en cuanto al cumplimiento de las políticas establecidas para el Sistema Único de Gestión, en los temas de indicadores, riesgos, acciones de mejora y reuniones de seguimiento, así como su registro oportuno y adecuado de los mismos en el SMGI. Esta estrategia fue revisada y ajustada, por lo que una nueva versión será implementada a partir del año 2014.

3 Página 3 de 5 Subsistema de Control de Gestión Los Líderes de procesos del Ministerio, tanto Misionales como de Apoyo, realizaron la revisión y actualización de su documentación para ajustarla con las modificaciones, requisitos o normas que afectan su actuar. Para el año 2013 se actualizaron 260 documentos pertenecientes a 38 procesos del total de 47 con que cuenta el Ministerio en el SUG. En el mes de septiembre de 2013 se oficializó el nuevo Subproceso de Provisión de Empleos, el cual fue puesto en conocimiento de todos los servidores públicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Este nuevo subproceso contiene las pautas a aplicar para los empleos de libre nombramiento y remoción y los de carrera administrativa, que sean provistos mediante encargo o por nombramiento provisional, buscando hacerlo más ágil, especialmente en lo relacionado con los empleos de carrera. Como parte de la mejora de la metodología inicial de priorización de trámites por proceso, se construyó la encuesta para la priorización de trámites del Ministerio. Los resultados obtenidos indicaron la necesidad de priorizar los trámites que se encuentran en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT- correspondientes a la Dirección General de Presupuesto Público Nacional y la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional por la cantidad que representan de radicación física y volumen de documentos, por esta razón se proyecta iniciar un plan piloto con estas áreas para el 2014, con el fin de gestionar los trámites a través de herramientas tecnológicas, como una oportunidad de mejora. El Grupo de Gestión de Información continuó con la ejecución del Plan de Mejoramiento Archivístico, el cual a diciembre de 2013 cuenta con un avance ponderado del 73% en lo que respecta a las actividades desarrolladas, frente a temas tales como: Organización de historias laborales, aplicación de Tablas de Retención Documental, elaboración del Inventario Documental, uso adecuado del mobiliario de archivo, y documentación y aplicación del Sistema Integrado de Conservación. Adicional a esto, se siguen desarrollando campañas de sensibilización a los funcionarios de la entidad, a través de la publicación en la Intranet del Ministerio de temas alusivos a las políticas y procedimientos definidos, para un manejo adecuado y oportuno de los documentos. Dentro de las actividades derivadas de la política cero papel se desarrolló una encuesta sobre el uso de documentos físicos para evaluar los que pueden ser remplazados por archivo digital, el resultado será utilizado como insumo para el uso y entrada en producción en abril de 2014 de una nueva herramienta o sistema de correspondencia, a través del cual se busca mejorar la gestión documental. En el marco del programa Recycling Direct realizado por Samsung Electronics Colombia", el Ministerio de Hacienda y Crédito Público recibió reconocimiento como ambientalmente responsable. La certificación se recibió por la entrega de 236 unidades de residuos electrónicos y eléctricos, para su posterior manejo, tratamiento, aprovechamiento y disposición final en la planta de Gaia Vitare Ltda. En el mes de noviembre y diciembre de 2013 se aplicó la encuesta de satisfacción de los servicios internos de la entidad, a funcionarios, contratistas y pasantes con el listado de servicios que prestan las distintas dependencias del Ministerio, posteriormente, la Oficina Asesora de Planeación realizó el análisis de resultados, que serán presentados al Comité Directivo a principios del año 2014, con el fin de definir acciones desde este nivel.

4 Página 4 de 5 Adicionalmente, la Oficina iniciará asesoría con las dependencias y procesos relacionados con los servicios de baja calificación o críticos, para establecer acciones de mejora que fortalezcan la prestación del servicio. El Ministro de Hacienda participó en varios eventos que buscaban atender al ciudadano y dar a conocer la gestión realizada por el Ministerio en torno a su misión y visión, entre estos se destacan, Foros en diferentes universidades del país, la asistencia a cinco (5) Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano (donde participaron más entidades del Sector Hacienda) y la realización y presentación de quince (15) capítulos del programa Hacienda al Día, en el canal nacional de televisión institucional. En la gestión de herramientas y recursos que facilitan los procesos, la atención de los ciudadanos y clientes del Ministerio se implementó un nuevo servicio integrado de telefonía, mensajería unificada, mensajería instantánea corporativa y conferencias web, así, como un servicio de información legal y tributaria (Articulo20). También, se puso en funcionamiento una nueva versión del Portal de Transparencia Económica en la página web del Ministerio, a través del cual la ciudadanía puede consultar toda la información, actual e histórica, sobre la ejecución presupuestal y los pagos de las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación. El Ministerio de Hacienda por el alto impacto y con el propósito de lograr que las TIC s aporten valor a la gestión de la administración pública y mejore la calidad de vida de la ciudadanía, participó en el Seminario-Taller de Fortalecimiento de la Gestión Estratégica de Tecnologías de Información con la asistencia de los líderes de Tecnología y representantes de las entidades Adscritas y Vinculadas al Sector Hacienda. En este mismo sentido el Ministerio publicó en su página WEB informes especiales y pedagógicos sobre algunos temas misionales (presupuestales, tributarios y de pensiones), de otra parte, cuenta con redes sociales como Twitter, Facebook, Flickr y Youtube. Durante el año 2013 se certificaron como ciudadanos digitales 420 personas. El 21 de octubre de 2013 se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, donde el Ministro de Hacienda y Crédito Público presentó en compañía de su equipo directivo, un balance de la gestión de la entidad durante el periodo agosto agosto 2013; fue televisada en directo a través del Canal Institucional. Subsistema de Control de Evaluación A 31 de diciembre de 2013, el Plan de Auditorías de la Oficina de Control Interno contó con un porcentaje del 100% de ejecución, correspondiente al cumplimiento de 146 actividades programadas. Se llevaron a cabo tres Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno con los siguientes objetivos : 29 Enero de 2013 Avance del Plan de mejoramiento con la Contraloría General de la República Presentación Plan de Auditorías 2013 Informe de resultado de las Auditorías Internas de Calidad realizadas en el 2012 Sensibilización sobre el auto control en el marco del control interno y el MECI

5 Página 5 de 5 7 Mayo de 2013 Revisión del Sistema Único de Gestión Evaluación del Sistema de Control Interno y Contable del Ministerio 23 Julio de 2013 Avance del Plan de mejoramiento con la Contraloría General de la República Avance del Plan de Auditorías 2013 Seguimiento a las acciones derivadas de evaluaciones del año 2012 La Oficina de Control Interno llevó a cabo la publicación en la Intranet del Ministerio, de 10 mensajes institucionales relacionados con los temas de control interno y calidad, con el fin de fortalecer esta cultura entre todos los funcionarios y contratistas de la entidad. La Oficina de Control Interno revisó, analizó y aprobó la nueva documentación del proceso Eva.1.1 Evaluación Independiente con el objetivo de mejorar su operación, la cual se oficializó en el Sistema Único de gestión. A pesar de la decisión de la Alta Dirección de no renovar la certificación de calidad del Ministerio en el 2013, no se afectó la sostenibilidad y madurez del Sistema Único de Gestión SUG del Ministerio. Es por esto que, con el ánimo de continuar con la realización de auditorías internas de calidad y demás prácticas del sistema, se adelantó la capacitación: auditor Interno Integral NTCGP-1000, MECI y 14001, con el fin de formar nuevos Auditores Internos de calidad y actualizar a los antiguos, hoy se cuenta con 11 nuevos auditores, lo que fortalece al grupo que viene realizando esta actividad en el Ministerio, lo anterior con el objetivo de desarrollar las Auditorías Internas de Calidad para el año 2014 a todos los procesos, tal como lo establece la política institucional. 2. DEBILIDADES Debido a que continúa pendiente la reorganización estructural del Ministerio, a pesar de las actividades desarrolladas en este sentido en el 2013, las funciones que se tienen definidas en la actualidad en el Decreto 4712 de 2008, siguen sin reflejar el actuar de la entidad y evidencia inconsistencias frente al modelo de operación por procesos, bajo el cual se ha buscado enfocar la gestión de la entidad. El tiempo que tomó el trámite de contratación del prestador de servicios para desarrollar el Plan Institucional de Capacitación y Estímulos 2013, implicó su inicio hasta el mes de julio, lo que género que el desarrollo se hubiese tenido que ajustar para el segundo semestre del año, afectando en algunos casos la disponibilidad de tiempo para la asistencia a dichos programas. Para avanzar en la implementación del nuevo modelo propio de Evaluación del Desempeño se sigue a la espera de la respuesta de la Comisión Nacional del Servicio Civil, el cual permitirá mejorar la política de desarrolló del Recurso Humano y los planes de mejoramiento individual. Diligenciado por: MARISOL TAFUR CASTRO Fecha: 27/02/ :57:02 a.m. Enviado por: MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARÍA Fecha: 27/02/ :49:16 p.m

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