PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA INSTRUCTIVO TÉCNICO ALISTAMIENTO SERVIDORES GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 Versión 1.0 Página 1 de 26 Para la instalación de la aplicación SIGA (Sistema de Información y Gestión de Archivos) se debe tener en cuenta los siguientes requisitos en el servidor asignado para esta aplicación en cada una de las regionales: 1. Crear Base De Datos y Usuario en Microsoft SQL Server (MSSQL) Desde un cliente de MSSQL, y un usuario con permisos suficientes; se debe crear una base de datos en el Servidor de Base de Datos con nombre de base de datos ICBF_GDOC. Botón derecho sobre database: Seleccione Opción Nueva Base de Datos (New Database): En Database Name digite ICBF_GDOC luego Presione OK.

2 Versión 1.0 Página 2 de 26 Crear un usuario en MSSQL, con permisos de manager (owner) sobre la base de datos ICBF_GDOC; por favor anote los datos del usuario Nombre y Password.

3 Versión 1.0 Página 3 de Instalar Java Runtime de SUN Ejecutar el archivo jre-6u10-windows-i586-p-s.exe, desde el disco o carpeta del instalador.

4 Versión 1.0 Página 4 de 26 Presione botón Aceptar: Presione botón Siguiente. Presione botón Finalizar:

5 Versión 1.0 Página 5 de 26 Después de realizar estas configuraciones se procederá a realizar la instalación y configuración del aplicativo de manera remota en cada una de las Regionales por parte del proveedor Team Work. INDICACIONES PARA PUESTA EN PRODUCCION Ya instalado El Aplicativo, los Ingenieros y o Administradores del ICBF deben realizar las tares que se relacionan en la siguiente lista de Chequeo para poner a producción en las distintas regionales. 1. Modulo de Administración Actualizar la base de datos con los funcionarios de cada regional. (Usuarios del Sistema) Ingresar los procesos con sus respectivas actividades y transiciones, (Si son distintos a los de la Sede Nacional). (Información de Procesos). Alimentar los motivos de devolución para las devoluciones en el modulo de Comunicaciones Oficiales. (Motivos de Devolución) Crear grupos de usuarios. (Grupos de Usuarios) Contador de consecutivos de documentos a cero. (Consecutivos de Documentos) Alimentar los Países, Departamentos y Ciudades. Escribir comentarios predefinidos. (Comentarios Predefinidos) Registro de los medios de correspondencia. (Medios de Correspondencia) Definir e implementar los perfiles (Roles de Usuarios). Registrar los días festivos del año. (Días Festivos) Sitio de Radicación. Registrar aquí el nombre de la respectiva regional Alimentar la información de las Secciones-Subsecciones con las distintas Dependencias de la correspondiente Regional. Ingresar las Series y Subseries, según las TRD. (Serie-Subseries) Ingresar los Tipos Documentales según las TRD. (Tipos Documentales) Crear e ingresar los expedientes para poder vincular los radicados. (Expediente Gestión)

6 Versión 1.0 Página 6 de 26 ADMINISTRACIÓN GENERAL Aquí configuramos la mayor parte de la información básica de la entidad como también tendremos la posibilidad de actualizar y agregar nuevas entradas. En este módulo se presentan los siguientes submódulos: Información general entidad, información básica entidad, tramite de documentos, diseño e impresión reportes, seguridad y control. A continuación se describe la funcionalidad de cada uno de los módulos. INFORMACION GENERAL ENTIDAD. En esta sección encontramos información general que se almacena en la entidad: países, departamentos, ciudades, directorio oficial entidades o personas naturales, consecutivo de comunicaciones oficiales, comentarios predefinidos, días festivos, motivos de devolución. A continuación daremos más detalles sobre estos.

7 Versión 1.0 Página 7 de 26 PAISES. Almacena la lista de países que figuran en la base de datos de la entidad. Para agregar un nuevo país hacemos click en el botón Nuevo País. Ingresamos los datos requeridos por el formulario y activamos o desactivamos su estado según requiera. Esta modificación de activación también la podemos realizar para una entrada ya creada, simplemente hacemos doble click sobre la entrada y procedemos a editar su información si se requiere. DEPARTAMENTOS. Almacena la lista de departamentos que figuran en la base de datos de la entidad.

8 Versión 1.0 Página 8 de 26 Para agregar un nuevo departamento hacemos clic en el botón Nuevo departamento. Ingresamos los datos requeridos por el formulario y activamos o desactivamos su estado según requiera. Esta modificación de activación también la podemos realizar para una entrada ya creada simplemente hacemos doble click sobre la entrada y procedemos a editar su información. CIUDADES. Almacena la lista de ciudades que figuran en la base de datos de la entidad. Para agregar una nueva ciudad hacemos clic en el botón Nuevo ciudad. Ingresamos los datos requeridos por el formulario y activamos o desactivamos su estado según requiera. Esta modificación de activación también la podemos realizar para una entrada ya creada simplemente hacemos doble click sobre la entrada y procedemos a editar su información.

9 Versión 1.0 Página 9 de 26 DIRECTORIO OFICIAL DE ENTIDADES O PERSONAS. En esta entrada se almacena la información de las entidades o personas (terceros) relacionados con la institución, es decir con quienes se intercambia información o correspondencia y que figuran en su base de datos. Para agregar una nueva entrada de esta categoría hacemos clic en el botón Nuevo tercero Procedemos a ingresar los datos correspondientes o seleccionarlos de la lista dependiendo del tipo de entrada. Al igual que los otros casos podemos editar un formulario correspondiente a un tercero haciendo doble click sobre la entrada y luego cambiando los valores que corresponda. Los datos del formulario son los siguientes: Código Consecutivo: Es un código generado por el sistema de forma automática. NIT del Tercero: Es el número de identificación que tiene el tercero ya sea persona natural y jurídica o una entidad del estado. Nombre del Tercero: Nombre de los terceros ya sea entidad jurídica o persona natural. Dirección: Es la dirección en la que se encuentra el tercero ya sea entidad, persona jurídica o natural. Teléfono: Es el teléfono del tercero ya sea entidad, persona jurídica o natural.

10 Versión 1.0 Página 10 de 26 Correo Electrónico: Es el que tiene el tercero ya sea entidad o persona jurídica o natural. Persona Contacto: Es el apartado aéreo del tercero ya sea entidad o persona jurídica o natural. País: Es el país en el que se encuentra el tercero ya sea entidad o persona jurídica o natural. Departamento: Es el Departamento en el que se encuentra el tercero ya sea entidad o persona jurídica o natural. Ciudad: Es la ciudad en la que se encuentra el tercero ya sea entidad o persona jurídica o natural. Valija Correspondencia: en este campo se marca SI a las entidades con las cuales el ICBF intercambia su correspondencia a través de valijas, por ejemplo, como es el caso de todas las regionales del país. Estado: Es el estado en el que se quiere que quede el registro del tercero CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES. Aquí agregamos las entradas de los consecutivos correspondientes a las comunicaciones oficiales: entradas, salidas, internas, pre radicados etc. Para agregar un nuevo consecutivo hacemos click en el botón Nuevo consecutivo. Luego ingresamos el nombre del consecutivo y su valor.

11 Versión 1.0 Página 11 de 26 COMENTARIOS PREDEFINIDOS. Aquí crearemos los comentarios predefinidos, según sean necesarios para los procesos realizados en la entidad. El objetivo de esta opción es dar facilidad a los usuarios y agilizar el trámite de los formularios en el aplicativo. Esto se verá reflejado en el WorkFlow (Gestión) de la bandeja de pendientes, cuando se va a direccionar un documento a otra persona. Para crear un nuevo comentario hacemos click en el botón Nuevo comentario. Aquí simplemente ingresamos el comentario y salvamos. DIAS FESTIVOS. En esta opción se ingresan los días festivos del calendario para configurar los días de los trámites en hábiles o no de acuerdo a la normatividad vigente. Para crear una nueva entrada hacemos click en el botón Nuevo día festivo

12 Versión 1.0 Página 12 de 26 Luego hacemos click en el botón de la derecha en el primer campo para seleccionar la fecha de un calendario desplegable que aparece al activar la opción. Nos aparecerá la fecha una vez hagamos click y finalmente podremos salvar esta entrada. MOTIVOS DE DEVOLUCION. Aquí se registran entradas para aclarar los motivos de devolución de la correspondencia. Tiene una finalidad similar a la de comentarios predefinidos. Para ingresar una nueva entrada hacemos click en el botón Nuevo motivo devolución Luego ingresamos el motivo y procedemos a salvar la información para así crear la nueva entrada. INFORMACION BASICA ENTIDAD. Esta unidad está compuesta por los módulos: grupos internos de trabajo, usuarios del sistema, roles de usuario, unidad de correspondencia, modalidades servicio de correo. Se realizara la descripción de estos módulos y su funcionamiento a continuación GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. Son grupo de funcionarios con algún perfil similar que se crean para realizar algunas tareas en común, o a los cuales se les asigna determinada tarea. Estos grupos se asociaran posteriormente en la creación de los trámites para realizar sus respectivas actividades.

13 Versión 1.0 Página 13 de 26 Podremos crear nuevos grupos de trabajo con esta opción y administrarlos. Para la creación de un nuevo grupo de trabajo hacemos click en el botón Nuevo grupo Ingresamos el nombre que deseamos en la entrada respectiva y luego salvamos.

14 Versión 1.0 Página 14 de USUARIOS DEL SISTEMA. Aquí registramos a todos los funcionarios del ICBF Sede Nacional, registrando sus datos como se especifica abajo. En este módulo administraremos toda la gestión de usuarios del sistema. Para la creación de un nuevo usuario hacemos click en el botón Nuevo usuario. Luego procedemos a ingresar los datos correspondientes en el formulario: Código Usuario: Es el código que identifica al usuario del sistema. Este será igual al nombre del correo electrónico del usuario en mayúsculas. Nombre: Es el nombre del funcionario público. Identificación: se registra la correspondiente cedula de ciudadanía. Clave: Es la contraseña con la cual ingresa el usuario. Cargo: Cargo del usuario Correo Electrónico: Es el del usuario del sistema. Role: Son los permisos y opciones que se le asignan al usuario

15 Versión 1.0 Página 15 de 26 Sección/Subsunción (Entidad): área o dependencia a la que pertenece el usuario. Sitio: Unidad de correspondencia o Sede a la que pertenece el usuario. Grupos del usuario: Asignación de un grupo de usuario creado previamente mediante el módulo grupos internos de trabajo. Aquí se le asigna al usuario él, o los grupos internos de trabajo a los que va a pertenecer, de acuerdo a las actividades a realizar, según los tramites del documento. Estado: Opción para activar o inactivar un usuario ROLES DE USUARIO. Módulo para la administración de los roles de usuario. Estos permiten el acceso o no a funcionalidades definidas y son asignados a los usuarios del sistema. Esta funcionalidad consta de las siguientes partes: Para crear un nuevo role hacemos click en el botón Nuevo role. Ingresamos la información correspondiente en el formulario. Primero el nombre y luego seleccionamos de la lista desplegable las opciones que vamos a habilitar para dicho rol.

16 Versión 1.0 Página 16 de 26 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA. Opción para administrar las distintas sedes de correspondencia de la entidad. Para crear un nuevo sitio hacemos click en el botón Nuevo Sitio : Ingresamos a continuación el código del sitio y el nombre del sitio MODALIDADES SERVICIO CORREO. Aquí podemos consultar e ingresar todos los medios de correo que utiliza la entidad. Para una nueva entrada haremos click sobre Nuevo medio

17 Versión 1.0 Página 17 de 26 Ingresamos la información que se solicita para la creación del nuevo medio de correo, especificando si se utiliza para salida, entrada o toda la correspondencia TRAMITES DE DOCUMENTOS. Esta sección está compuesta de los siguientes módulos: tramites del documento, actividades del trámite, transiciones pro trámite TRAMITES DEL DOCUMENTO. En este modulo configuramos los distintos tipos de trámites asociados a los documentos (tutelas, derechos de petición, trámites administrativos, etc.) que tienen los documentos de la entidad. Las entradas listadas en la tabla correspondiente a esta opción son: Nombre del proceso, es decir nombre del trámite, Proceso para (se indica si es interno, externo o de todo tipo), tipo de días (Si hará uso de tiempo en días hábiles o calendario), Descripción (breve descripción del proceso -funcionalidad-), Días del proceso (duración del proceso), Estado (muestra el estado del proceso).

18 Versión 1.0 Página 18 de 26 El formulario correspondiente a esta tabla es el siguiente: Los datos que contiene el formulario son: Nombre del proceso: Como su nombre lo indica, como llamaremos al proceso que estamos creando. Descripción: Breve descripción características principales que identifiquen ese trámite. Actividad inicial: Es importante tener en cuenta, que hay un submódulo para configurar las actividades, el cual veremos más adelante. Al momento de crear el trámite no se diligencia este campo. Lo haremos después de crear las distintas actividades atreves de su respectivo submodulo. Seleccionamos la actividad relacionada con la cual inicia el proceso. Días de alerta: Número de días de alerta. Alertar a: Aquí se relaciona a las personas que se requiere sean alertadas sobre el vencimiento del proceso. Adicional a la persona responsable, ya que esta recibe la alerta por default. Días del proceso: Días de duración del trámite. Tipo de días: Hábiles o calendario Requiere respuesta?: Especificar si el documento requiere o no respuesta. Proceso para: si será de tipo interno (comunicaciones internas), de entrada (externa recibida) o ambas.

19 Versión 1.0 Página 19 de 26 Áreas (dependencia) para este proceso: Debemos seleccionar él, o las áreas o Dependencias a la que corresponde el trámite (proceso). Si no se selecciona ninguna el trámite servirá para todas las dependencias. Estado: activo o inactivo según corresponda. Creado en: valor automático generado por el sistema con la fecha en la que se crea el trámite. Creado por: Relaciona al usuario logueado en el sistema al momento de crear el trámite ACTIVIDADES DEL TRÁMITE. Son las actividades relacionadas a los procesos creados anteriormente. El formulario asociado a esta tabla es el siguiente: Nombre de la actividad: ingresamos el nombre que utilizaremos para la actividad que vamos a crear. Recomendamos utilizar el formato: 01 Nombre donde el primer valor puede ser 01, 02, 03, 04, etc. según corresponda para identificar la primera, segunda, tercera, etc., actividad de una manear más clara y tener más organizadas las entradas.

20 Versión 1.0 Página 20 de 26 Proceso: Seleccionamos el proceso que vamos a relacionar con la actividad de la lista desplegable. Grupo: seleccionamos el grupo de usuario (Grupo interno de trabajo), del cual ya hablamos en la sección pág. 22. Las personas que conforman dicho grupo son las autorizadas o encargadas de realizar dicha actividad del respectivo trámite. Permite finalizar el tramite? : si se puede finalizar o no el trámite. Si no se marca que el trámite se puede finalizar, y en la gestión se quiere finalizar, el sistema no lo va a permitir, hasta que se realice la última actividad. Permite cambiar tramite? : Para poder cambiar el trámite por otro, en la gestión del documento (Workflow), se debe marcar esta opción. Estado: activo inactivo. Nota: Hay que diligenciar tantas entradas como actividades tenga el respectivo trámite TRANSICIONES POR TRÁMITE. En este modulo crearemos y administraremos las transiciones que se realizan en un trámite relacionadas con los procesos y sus respectivas actividades. A través de las transiciones se relacionan las distintas actividades del trámite. Hay que registrar cada transición de la actividad 1(entrada), a la actividad 2(salida), de la actividad 2(entrada) a la 3(salida); también si el trámite lo requiere, puede haber una transición de la actividad 4 (entrada) a la 1(salida), y así sucesivamente. Por cada transición hay que diligenciar una entrada. El formulario correspondiente a esta tabla es el siguiente:

21 Versión 1.0 Página 21 de 26 Nombre de la transición: aquí ingresamos el nombre correspondiente a la transición que estamos por crear. (Un descriptivo que identifique dicha transición. Proceso: Seleccionamos el proceso con el cual vamos a relacionar las actividades (de entrada y salida) mediante la transición que estamos creando. Actividad Entrada: seleccionamos la actividad de entrada correspondiente al proceso. Actividad salida: seleccionamos la actividad de salida correspondiente al proceso. Es recomendable asignar un nombre que se relacione con el proceso y asignar un numero que indique el orden de aplicación de la transición, es decir 01 si es inicial, 02 si es el que le sigue, etc DISEÑO E IMPRESIÓN DE REPORTES. Aquí veremos módulos relacionados con la creación y utilización de los reportes. Contiene los siguientes módulos: generación y diseño de reportes, imprimir reporte. Estos serán descritos a continuación GENERACION Y DISEÑO DE REPORTES. En este módulo podremos crear y configurar nuevas entradas de reporte, utilizando unas plantillas en Excel que serán suministradas con el aplicativo.

22 Versión 1.0 Página 22 de 26 El formulario correspondiente a esta tabla es el siguiente: Nombre del reporte: Ingresamos el nombre con el que identificaremos el reporte que vamos a crear. Descripción: Breve descripción del reporte. Fuente de datos: debemos seleccionar si es de salida, interno, tercero, serie, sección, expediente gestión, préstamo expediente, entrada (formularios generados hasta el momento). Campos para el filtro: seleccionar que campos vamos a utilizar para filtrar el reporte (código, dirección, correo, nombre, contacto, teléfono). Estado: Inactivo o activo. Vincular documento (archivo): seleccionaremos esta opción para vincular un archivo de Excel a este reporte (el aplicativo requiere una plantilla especial, luego se darán detalles sobre esta característica) IMPRIMIR REPORTES. En este módulo podremos a partir de filtros creados y de la configuración establecida anteriormente para la generación de reportes, imprimir los reportes correspondientes. En el aplicativo, se encuentran configuradas las plantillas para generar los reportes según los requerimientos del contrato.

23 Versión 1.0 Página 23 de 26 Simplemente seleccionamos el reporte que deseamos utilizar y hacemos doble click sobre él. Nos muestra esta ventana: Aquí debemos ingresar los datos de filtros acordes a los correspondientes campos de la ventana. Para este ejemplo: nombre del remitente y seleccionar el intervalo de fechas correspondientes. Luego haremos click en el botón filtrar e imprimir para obtener nuestro reporte filtrado.

24 Versión 1.0 Página 24 de 26 Nos aparece la siguiente ventana indicando que se esta generando el reporte en un archivo de Excel. Le damos clic en abrir y nos mostrara el archivo en Excel con los correspondientes datos según tipo de reporte.

25 Versión 1.0 Página 25 de SEGURIDAD Y CONTROL. Esta opción contiene los siguientes módulos: Log de actividades, copia de seguridad los cuales serán descritos a continuación: LOG DE ACTIVIDADES. Como su nombre lo indica este modulo es utilizado para visualizar el log de las actividades de los usuarios en el sistema. El formulario relacionado con esta tabla es el siguiente: Este lo utilizaremos para hacer seguimiento a las actividades de un nuevo usuario. Debemos ingresar el nombre de usuario, seleccionar la fecha del evento, especificar el evento e ingresar la dirección IP del host del usuario.

26 Versión 1.0 Página 26 de COPIA DE SEGURIDAD. Este modulo tiene la funcionalidad de generar las copias de seguridad (Backup) de la información que contenga el sistema. Simplemente hacemos click sobre el botón generar backup para que este se genere y se guarde en el servidor.

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