TRAMITACIÓN DE FACTURAe GUÍA RÁPIDA

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1 TRAMITACIÓN DE FACTURAe GUÍA RÁPIDA Página 1 de 8

2 Normativa de aplicación La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público y resto de normativa concordante ha incorporado cambios trascendentales en las relaciones que los empresarios van a desarrollar con las Entidades Locales. (BOE núm. 311, de 28 de diciembre de 2013). Reglamento del registro provincial de facturas de la Diputación de Badajoz- (BOP núm. 17, de 27 de enero de Comienzo de la obligación de factura electrónica A partir del 15 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas. Cómo generar una factura electrónica Mediante un programa informático que crea facturas electrónicas y que podrá descargarse gratuitamente en Qué requisitos específicos ha de cumplir Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1). Estar firmadas electrónicamente por un certificado electrónico reconocido. Incorporar la información del destinatario de la factura electrónica mediante estos tres nuevos campos: 1. Oficina contable - 2. Órgano gestor 3. Unidad tramitadora ENTIDADES RECEPTORAS ENTIDAD DIPUTACION DE BADAJOZ ORGANISMO AUTÓNOMO DEL ÁREA DE IGUALDAD Y DESARRO- LLO. LOCAL (OAIDL) ORGANISMO AUTÓNOMO DE RE- CAUDACION (OAR) CIF: P D P D P I Oficina Contable LA CÓDIGOS DEL DIR3 Órgano Gestor L Unidad de Tramitación LA LA LA LA LA a LA LA a LA LA a LA LA LA PATRONATO DE TAUROMAQUIA Q I LA PATRONATO DE TURISMO Q C LA Cómo se envían las facturas electrónicas a Diputación, Organismos Autónomo y Patronatos A través del portal web del Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado conocido como FACe, a la que se accede tecleando en su navegador y que es la ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas tanto a esta Institución Provincial como a sus Organismos Autónomos y Patronatos. Página 2 de 8

3 Qué puede hacer en este Punto General de Entrada FACe Remitirnos sus facturas en formato electrónico tanto a la Diputación Provincial como a sus organismos autónomos y patronatos. Consultar las facturas. Puede comprobar el estado de las facturas presentadas electrónicamente en el sistema, así como solicitar la anulación de una factura ya enviada. Descargar la aplicación de escritorio gratuita que le permitirá generar facturas electrónicas en los formatos facturae 3.2/ admitidos. Consultar el directorio de todos las entidades adheridas al sistema que pueden recibir estas facturas donde se muestran los códigos de sus oficinas contables, órganos gestores y sus unidades tramitadoras. Acceder a la ayuda mediante una sección de preguntas frecuentes, al manual de usuario y al soporte técnico ofrecido a los proveedores a través del Quienes están obligados a presentar las facturas electrónicas Sólo estarán obligadas las sociedades, las personas jurídicas, extranjeros, UTEs, agrupaciones de interés económico (art. 8 Reglamento del registro provincial de facturas de la Diputación de Badajoz), siempre y cuando el importe de la factura supere los y correspondan a contratos menores de facturación única o en aquellos contratos diferentes a los menores cuyas facturas, de manera puntual, o cada una de las facturas que incluyan el contrato, sean inferiores a Quienes están exentos de facturar electrónicamente Los autónomos o profesionales individuales, sin limitación en el importe y quienes facturen importes inferiores a siempre y cuando correspondan a contratos menores de facturación única, aunque la Diputación siempre permitirá la facturación electrónica, aunque no exista la obligación legal al respecto. Qué pasos deben seguir para genera sus facturas electrónicas con el aplicativo descargado de FACe Serían cuatro los pasos: 1º Dar de alta su certificado de firma electrónica En la pestaña PROVEEDORES la persona que obre en nombre del proveedor debe, la primera vez, dar de alta su certificado de firma electrónica donde también podrá gestionar todos sus certificados electrónicos para automatizar las comunicaciones con FACe. 2º Descargar aplicativo Con esta aplicación Gestión de Facturación Electrónica, dirigida especialmente a PYMES y autónomos, podrá generar sus facturas electrónicas. Tanto en la guía de usuario como en la guía de consulta rápida que encontrará aquí mismo, podrá consultar cualquier duda sobre el funcionamiento de este aplicativo Página 3 de 8

4 Ventana principal aplicación 1 Árbol de navegación 2 Filtro de facturas 3 Listado de factura 4 Operaciones específicas 5 Generar facturas 6 Recibir factura 7 Búsqueda avanzada 8 Libro de IVA 9 Importar / Exportar 10 Histórico 11 Configuración 3º Generar la factura electrónica 5 Pinchando en nos llevará a la pantalla donde hemos de cumplimentar todos los datos de la factura: Emisor, Receptor y datos de la factura. Página 4 de 8

5 3.1 Datos Generales Factura Le permite introducir datos de carácter global tales como la fecha de emisión, la fecha y el lugar de operación. Además el sistema asignará, de manera interna, un identificador único o " nº de Factura" a la factura que se esté generando. 3.2/3 Emisor y Receptor Identifican a los sujetos involucrados en el proceso de facturación. El Emisor de la factura es el acreedor del monto facturado, y el Receptor es el deudor del Emisor. Generar factura 1 Datos generales 2 Emisor 3 Receptor A B C I H Nuevo usuario Guardar Borrar sujeto Editar sujeto Centros administrat. 4 Detalles de factura D / F E / G - Crear un sujeto. El sujeto puede ser una persona física real, o una empresa (también denominada persona jurídica ). Añadir conceptos Borrar conceptos Tras escoger la opción deseada, pulsar sobre el botón A de Nuevo usuario y: acto seguido se activará el botón Guardar que permanecía desactivado hasta ese momento, asignándole automáticamente un valor al campo identificador. Cuando se trata de un receptor para una factura 3.2, primero se le realizará la pregunta sobre si ese receptor está suscrito al sistema de recepción de facturas de la Administración Pública, FACe. En caso de responder afirmativamente a la pregunta, se activará la pestaña FACe. Pulsando el botón A Modificar Órgano Gestor aparecerá la ventana donde podremos seleccionar un órgano gestor de los admitidos por FACe. El botón B Modificar Unidad Tramitadora se habilitara una vez seleccionado un órgano gestor, y tras pulsar en él, aparecerá una ventana que nos permitirá seleccionar una unidad tramitadora perteneciente al órgano gestor seleccionado. - Seleccionar un sujeto ya existente. Junto a los campos Emisor o Receptor se encuentran los combos desde donde son accesibles los diferentes sujetos registrados en la base de datos de la aplicación. Acto seguido se cargarán todos los datos disponibles referentes a ese sujeto en los campos correspondientes. 3.4 Detalle de Factura - Conceptos facturados. Aquí anotaremos los conceptos que vamos a facturar, así como todos aquellos elementos asociados: cargos, descuentos, medios de pago, etc. En primer lugar, encabezando el panel, se encuentra la tabla de conceptos o líneas de factura, en la cual aparecerá una lista de conceptos por los cuales el emisor cobra al receptor. Página 5 de 8

6 Pulsando sobre el botón D introduciremos un nuevo concepto o línea de detalle. Editando una fila preexistente, mediante doble clic sobre la misma, cargaremos la información correspondiente a dicho concepto, pudiendo ser modificados los datos del mismo. En ambos casos se desplegará la ventana destinada a la generación de conceptos conformada por multitud de campos (algunos de ellos son de obligada cumplimentación: agrupados en tres paneles: General, Impuestos y Otros Datos. - Datos globales de la factura. Introducido uno o varios conceptos, el siguiente paso para terminar de generar una factura electrónica es introducir, si se desea, información de nivel global de la factura en el panel siguiente: 4 Aquí podemos introducir diversos parámetros (todos ellos son optativos), entre los que se encuentran: Descuentos - Suplidos - Cargos - Documentos Adjuntos - Datos de Pago -Retención global y Literales legales - Resumen de datos de la factura En el siguiente panel nº 4 denominado Totales tenemos unos campos que muestran, a modo de resumen, todos los datos numéricos introducidos en la factura que vamos a generar. 4 Solo dos de los campos son editables, y los valores que muestran pueden ser introducidos, modificados o borrados directamente en la casilla correspondiente. Son: El campo Gastos Financieros El campo Extensión (XML) diseñado para aquellos usuarios que deseen introducir información adicional en la factura, y que dicha información se incluya en el XML de la misma. - Guardar Borrador Una vez introducidos todos los datos, se procede a la creación de un borrador o de una factura, que consiste en generar un boceto de factura (sin firma electrónica) que queda guardado en la carpeta Borrador que se almacena a la espera de: Ser firmado para pasar a formar parte del nodo denominado Emitida. Ser modificado. Ser modificado y posteriormente firmado. Ser eliminado. Página 6 de 8

7 - Firmar. Existe también la posibilidad de generar una factura directamente sin necesidad de que ésta pase por el estado previo de borrador, simplemente habría que pulsar el botón Firmar tras unos instantes de espera, se generará una nueva factura con toda la información introducida, y quedará localizada en el nodo Emitida con un identificador propio, único y distintivo. De esta forma, la factura emitida se almacena a la espera de: Ser enviada por correo electrónico o al FACe. Ser rectificada, para posteriormente ser enviada. 4º Enviar Seleccionamos la fila correspondiente en la tabla de facturas y pulsamos Enviar ( Reenviar ), si el receptor no es FACe aparecerá una ventana para proceder al envío por correo electrónico. Finalmente, para concluir el proceso de envío electrónico de la factura, pulsamos el botón Aceptar.y la factura desaparecerá de su correspondiente nodo para pasar al de Enviada, manteniendo el mismo identificador. Todas las facturas firmadas se almacenan en el directorio Invoices del directorio de instalación de la aplicación, por lo que siempre tiene la posibilidad de enviarlas de forma externa a la aplicación. Qué otras funcionalidades generalesnos ofrece la aplicación Facturae 6 Recibir Factura Al pulsar el botón Recibir factura aparecerá una ventana secundaria de menor tamaño que tiene por misión realizar la recepción de facturas externas según el formato Facturae, contemplando las versiones 3.0, 3.1 y 3.2., para ello, debe introducirse la localización física de la factura a recibir en el campo Ruta. 7 Búsqueda avanzada de facturas. Le permitirá localizar una o varias facturas almacenadas en el sistema de acuerdo a los, criterios de búsqueda que se definan. Dicho criterio puede basarse en: Datos de la factura, del emisor, del receptor o de una combinación de las anteriores. No es necesario escribir una cadena completa, basta con introducir las primeras letras o cifras Página 7 de 8

8 8 Libro de IVA Destinada a la generación de libros de IVA en formato pdf. Para ello se debe definir un criterio de búsqueda basado en: El tipo de factura: Emitidas, recibidas o ambas. La fecha de emisión. Intervalo temporal. 9 Importar / Exportar Este programa de facturación electrónica permite el intercambio de información entre diversas aplicaciones Facturae mediante ficheros con extensión FEDB. Dichos archivos contienen toda la información almacenada en base de datos. 10 Histórico Permite listar las últimas cincuenta acciones realizadas con la aplicación, junto con la fecha y hora en que fueron llevadas a cabo y la factura asociada (si la hubiese). También pueden establecerse criterios de búsquedas y obtener datos estadísticos. 11 Configuración de la aplicación. Aquí podemos personaliza los principales parámetros de la aplicación: Idioma, certificados, logo de la empresa, los identificadores de los distintos tipos de facturas, extensiones, FACe, correos y proxy, etc Ayuda Contextual y salir de la aplicación En la esquina inferior derecha de cada ventana de la aplicación encontraremos siempre el icono con forma de interrogante que le facilitará ayuda contextual relacionada con la ventana en que se encuentre Para abandonar la aplicación, basta con pulsar el botón con forma de aspa situado en la esquina superior derecha de la ventana principal o bien este icono situado en la esquina inferior derecha de la ventana principal, en ambos casos emergerá una ventana de confirmación. Registro de facturas en formato papel Para la presentación de facturas en formato papel y resolución de dudas y aclaraciones al respecto estamos a su disposición en la siguiente dirección: Registro Provincial de Facturas Intervención General Servicio Provincial de Fiscalización y Gestión de Gastos e Ingresos Felipe Checa, Badajoz Teléfono: Video tutorial del registro electrónico de facturas Página 8 de 8

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