5. PROGRAMAS DEL PLAN DE GESTION SOCIAL EN ETAPA DE MANTENIMIENTO

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1 Insthuto PROGRAMAS DEL PLAN DE GESTION SOCIAL EN ETAPA DE MANTENIMIENTO Para el desarrollo de las actividades de Gestión Social en los dos (2) años que durará la etapa de mantenimiento, posterior a la terminación de las actividades constructivas, el Contratista establecerá el siguiente Plan de Gestión Social. 5.1 PROGRAMA DE INFORMACiÓN A LA COMUNIDAD El Contratista en la Reunión de Finalización del contrato anunciará el inicio de la etapa de mantenimiento, convocando a la participación de la comunidad del área de influencia directa durante su desarrollo. Para ello anunciará las actividades previstas y las fechas en las cuales se realice la Gestión Social de Mantenimiento, según el cronograma Actividades generadoras de Impactos Revisión de redes e inspección de la zona Desinformación ciudadana y expectativas sobre actividades y obligaciones del mantenimiento Objetivos Mantener mecanismos de la Etapa de Construcción que permitieron comunicación, continua y bidireccional con la comunidad, el IDU, el Contratista, y la Interventoria. Brindar información clara, oportuna y confiable a la población residente y a las organizaciones sociales del eje vial correspondiente al Proyecto 404: Andenes Avenida Carrera 19 (Avenida Santa Bárbara) entre Avenida Contador calle 134 y calle 161 ubicadas en la localidad de Usaquén. Prevenir la formación de falsas expectativas relacionadas con la Etapa de Mantenimiento de las obras de espacio público que conforman el grupo B zona A de proyectos de valorización en Bogotá Impactos a mitigar La prevención y control de la información durante la etapa de mantenimiento permitirá mitigar los impactos relacionados con la generación de expectativas por parte de la comunidad residente y comerciantes d~ la zona y los posibles conflictos con la misma Ubicación del impacto Acogiendo la definición de ubicación de impacto del documento de Identificación y evaluación de impactos, este puede ser parcial, en la medida que tendrá manifestaciones en el área de influencia indirecta. 28/08/07 34

2 0057 IMtituto {~.~~!~~,~~~Dt~Al Actividades Reuniones Informativas Se deberá informar a la comunidad ubicada en el área de influencia directa del proyecto a través de reuniones generales informativas, para este caso serán dos (2) reuniones: Reunión de Avance de mantenimiento y Reunión de Entrega Final de Mantenimiento. Solo se realizará la Reunión Extraordinaria, si se requiriese. Ya que la etapa de mantenimiento es inmediatamente siguiente a la terminación de la Obra, y la información sobre el inicio de esta etapa se dará a la comunidad en la reunión de Finalización de Obra, no se convocará a la comunidad de nuevo para el inicio de esta etapa. Reunión de Avance de la Etapa de Mantenimiento Esta reunión tiene como fin exponer a los actores sociales (comunidad, organizaciones sociales de base, Juntas de Acción Comunal, administradores, actores institucionales, etc.), los avances técnicos de las actividades de mantenimiento y las previstas por desarrollar. Esta reunión se llevará a cabo al cumplimiento del 50% de la Etapa de Mantenimiento. Reunión de Entrega Final de Mantenimiento La reunión de finalización de la Etapa de Mantenimiento se realizará al completar el 95% de esta y se presentará el estado final de las obras y los resultados de las actividades de mantenimiento desarrolladas a nivel técnico, social y ambiental. En la reunión se informará la fecha de finalización, se recogerá inquietudes de los asistentes para resolverlas y dará con esto finalización al proceso de Gestión Social. El Contratista podrá definir si es propicio o no realizar un recorrido por la obra con los asistentes como parte de la entrega formal de la misma. La convocatoria se realizará con mínimo cinco (5) días de anterioridad a la fecha de la reunión, utilizando volantes distribuidos predio a predio, en el punto CREA y en los Puntos Satélite de Información e Información personalizada a quienes se acerquen a estos puntos. Para esta reunión el Contratista presentará el estado final de las obras de construcción después de las actividades de mantenimiento y el cumplimiento de los compromisos contractuales. El Contratista deberá entregar a la Interventoria el contenido de la presentación, para su revisión y aprobación, (5) días antes de la realización de la reunión. El contenido de la reunión de Cierre será el siguiente: Presentación del Instituto de Desarrollo Urbano, del Contratista y del Interventor. Relación del proyecto con el POT (Plan de Ordenamiento Territorial) y Planes de Desarrollo Distrital vigentes. Objetivos y Tipo de Proyecto. Descripción de las actividades de control y seguimiento adelantadas por la Interventoría para el desarrollo del Contrato en la Etapa de Mantenimiento en los aspectos técnico, administrativo, financiero, social y ambiental. 28/08/07 35

3 Instituto ~~~-~~~1i~:~-~ Resultados de las actividades técnicas desarrolladas Resultados del Plan de Manejo Ambiental. Resultados del Plan de Gestión Social desarrollado por programa. Resultados del servicio del punto de Atención al Ciudadano CREA y de los Puntos Satélite de Información. Resultados de la participación del Comité CREA. Características y cronograma de la Etapa de mantenimiento Inquietudes o solicitudes de los asistentes y respuesta a las mismas. Tabla N 5. Reuniones de Información a la comunidad en Mantenimiento Tipo de Reunión N Tiempo y condiciones de ejecución Reunión de Avance 1 Al cumplimiento del 50% de la etapa de mantenimiento Reunión Extraordinaria x Según requerimientos del proyecto Reunión de Finalización 1 Al completar el 95% del mantenimiento Reunión Extraordinaria Se realizarán reuniones extraordinarias si se presentase alguna contingencia en el desarrollo de la etapa de mantenimiento, de tal manera que en ella se informe a la comunidad, directamente afectada, actores sociales y autoridades locales sobre la situación, duración y mediadas a implementar. Esta reunión será convocada en el tiempo requerido, atendiendo al criterio de oportunidad, previa aprobación por parte de Interventoría y con el aval delidu. Procedimiento para el desarrollo de las reuniones El procedimiento para el desarrollo de las reuniones será el mismo que el descrito para las reuniones de la etapa de Construcción Recursos a utilizar Humanos: Residente social del Contratista, con el apoyo del área técnica y ambiental, la dirección del contrato y el personal coordinador delidu. Físicos: Salones o auditorios donde se realizarán las reuniones Materiales: 28/08/07 36

4 Instituto t~li!!~~-:~~~oe- -~A, 0055 Video Beam Cámara fotográfica digital y/o filmadora Formato de Acta de Reunión Formato de Asistencia a reuniones Formato de entrega de volantes y cartas de invitación a reunión Indicadores de gestión cuantitativos: Número de reuniones realizadas / Número de reuniones programadas Numero de personas asistentes / Número de personas convocadas Indicadores de gestión cualitativos: El Contratista realizará una evaluación cualitativa del desarrollo de cada reunión, donde exponga los avances, logros, dificultades y conclusiones del desarrollo de esta. El Contratista también presentará junto con el acta de reunión, la respuesta a las inquietudes de la comunidad que no pudieron resolverse en desarrollo de la reunión, con el soporte de entrega de las mismas al peticionario. 5.2 PROGRAMA DE DIVULGACIÓN DEL MANTENIMIENTO Actividades generadoras de Impactos Cerramientos parciales Reparaciones y reposición de mobiliario Objetivos Brindar información de manera oportuna con relación a la etapa de mantenimiento y sus avances y las contingencias que puedan presentarse en esta Impactos a mitigar Evitar la desinformación sobre las actividades de mantenimiento. Controlar las posibles afectaciones a los predios por acciones de mantenimiento Ubicación del impacto Acogiendo la definición de ubicación de impacto del documento de Identificación y evaluación de impactos, este puede ser parcial, en la medida que tendrá manifestaciones en el área de influencia indirecta. 28/08/07 37

5 0054 Imtitutn!~~.il ~~:~~!!~~n Piezas de Divulgación Para el desarrollo de la etapa de mantenimiento se tendrán en cuenta los mismos materiales y especificaciones de las piezas de divulgación que se emplean durante la etapa de construcción, por ello a continuación se hará solo una breve descripción. Todo esto sin perjuicio que el Contratista cumpla con los requerimientos del IDU para este tipo de intervenciones El Equipo Social será responsable del diseño, verificación de la información, distribución y registro de entrega de estos materiales. Afiches Informativos Los afiches son herramientas de comunicación masiva que contienen información general del proyecto, numero y fecha de inicio y finalización de la Etapa de mantenimiento del contrato, ubicación, Contratante, Contratista e Interventoría e información del Punto CREA. Volantes Los volantes son elementos de información que contienen datos específicos sobre una actividad o reunión a realizar, en ellos debe aparecer: Proyecto, objeto de la reunión, día, hora y sitio de la reunión, objetivo del volante e información específica para la comunidad. Estos elementos deben también corresponder al diseño establecido por la OGS. Los volantes serán distribuidos con los mismos criterios que en la etapa de construcción y se dejará igualmente soporte de la entrega de estos. Los diferentes tipos de volantes para la etapa de mantenimiento son: Volante convocatoria a Reuniones Volante de Información ciudadana I Inicio Avance Inicio de mantenimiento Avance de de mantenimiento Finalización de de mantenimiento Plegables de Sostenibilidad Son elementos de divulgación y promoción de las actividades que podrán ser realizadas por la comunidad del área de influencia directa, con el fin de dar adecuado cuidado y mantenimiento a los resultados finales de las obras adelantadas. Estos elementos de divulgación, podrán ser diseñados en conjunto con la comunidad del área de influencia directa. Para su realización y distribución debe cumplirse con los mismos criterios que en etapa de construcción. 28/08/07 38

6 0053 Imtituto r.u:ta~~a~y~-:!any~-n~~.--! Tabla N 6. Distribución de Piezas de Divulgación en Mantenimiento Lugar de Distribución C en -o :3 :!ii.[i o Z o c.. Volante convocatoria Reuniones C -o 'ü.!l! 'iii C : Volante de Información ciudadana s CD C 'C CD CD u 'E._ C C ~B ce : GIS 'C C C CD -o.- 'ü.5 :3 C =B ca C C ca :: s CD C 'C.!!! ca E l! 'c cab u C ca E Predio a predio o Puntos Satélite Información Punto CREA Juntas de Acción Comunal Instituciones área del Propiedades Horizontales Coordinadores IDU Of. Atención al ciudadano IDU TOTAL Nota: Esta tabla contiene el numero de piezas total a dlstnbulr Actividades Realización de Convocatorias La convocatoria para las reuniones de Avance y Finalización, y si se requiriese reuniones extraordinarias, de la etapa de mantenimiento se deben realizar de acuerdo a lo establecido para la convocatoria en la Etapa de construcción y también será publicada en el Punto CREA y en los Puntos Satélites de información, así como en las administraciones de propiedades horizontales, salones comunales o carteleras de información y en los espacios de mayor circulación de la comunidad. Levantamiento de Actas de Vecindad El acta de vecindad y solo se levantará en caso que una actividad de mantenimiento específica a realizarse pueda afectar uno o más predios. En tal caso cumplirá con los requerimientos, procedimiento, parámetros de las Actas de Vecindad para la etapa de construcción. En el caso de un Reclamo, también se seguirá el proceso definido para la etapa de construcción. 28/08/07 39

7 Instituto 0052 ~~~Yi?i-J ifa~_v~~1 Levantamiento de acta de compromiso En la etapa de mantenimiento se diligenciarán actas de compromiso entre el Contratista y el propietario en el momento que se requiera un permiso particular para la ejecución de alguna actividad relacionada con esta etapa. Igualmente se encontrase en desarrollo de la etapa de mantenimiento que alguna persona esta causando algún deterioro en la obra construida por acción u omisión, debe levantarse un acta de compromiso que de testimonio de la información dada por el profesional y la acción del ciudadano para evitar o repara los daños, según corresponda. Registro Fílmico y Fotográfico de Avance de Obra El Contratista efectuará un registro fotográfico yfílmico que evidencie el estado de la obra ejecutada y las condiciones del espacio público, para evidenciar el proceso de la etapa de mantenimiento. De esta manera se tendrá un soporte para entregar con el reporte interno de las actividades que se realicen. Para dicho registro se tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. Se realizarán una toma desde un punto fijo por cada 50 mts lineales del corredor vial intervenido. 2. Los puntos para la toma del registro serán escogidos por la firma Contratista y aprobados por la Interventoría. 3. Se realizará este registro con una periodicidad máxima de dos meses. 4. La entrega de este registro se hará a la OGS del IDU en los informes. Instalación de Puntos Satélites de Información. Para el presente proyecto en la etapa de mantenimiento se mantendrán cuatro (4) Puntos Satélites de Información. Estos puntos podrán ser los mismos de la etapa de construcción y tendrán los mismos criterios de funcionamiento. Al igual que en ella, el Contratista deberá gestionar el permiso respectivo para colocar afiches en las carteleras o en el recibidor de los edificios, propiedades horizontales, conjuntos residenciales, centros comerciales, y demás espacios que faciliten la divulgación de la etapa de mantenimiento. Tabla N 7. Actividades de Divulgación en Mantenimiento Actividades N Características Actas de Vecindad X Las requeridas por las actividades de mantenimiento Actas de Compromiso X Los requeridos en caso de reclamaciones Registro filmico y/o fotográfico 12 Periodicidad bimensual, desde Puntos Fijos. Puntos Satélite de Información 4 Lugar definido por el Contratista de acuerdo a la funcionalidad evaluada durante el desarrollo de la etapa de construcción 28/08/07 40

8 InsmulO ae uesarrollo uroano Centro de Documentación ESTUDIOS Y DISEÑOS PARA LAS OBRAS DE ESPACIO Il\5tituto 0051 t ~Ü!~~-i!A~~~Wh'~1'!~~A_l Información sobre las etapas de la obra La información sobre el inicio, avance, finalización y actividades de mantenimiento dirigida a la comunidad del área de influencia directa, se realizará con la entrega de volantes de información, que será registrada en el formato correspondiente. La metodología a implementar en esta actividad será la misma de la etapa de construcción. La cantidad de volantes a entregar es definida en tabla N 6. Información en caso de actividades extraordinarias en mantenimiento En caso de ser necesario desarrollar actividades extraordinarias en la etapa de mantenimiento que afecten la cotidianidad de la comunidad aledaña a la misma, como la intervención de redes de servicios públicos que genere al suspensión de los mismos, los planes de desvíos de las rutas de transporte público y cierre de vías, entre otras, se debe dar aviso a la población afectada mediante volantes informativos con tres (3) días de anticipación y en el caso que las actividades no se puedan prever la información deberá ser inmediata. Igualmente de ser necesaria la implementación de Restricciones de Tráfico, se entregará el Volante de restricción de tráfico. Se enuncia esta como una actividad extraordinaria, dado que por la dinámica del mantenimiento de andenes, no se prevé el cerramiento de vías ni la implementación de desvíos. Para dar cumplimiento a los requerimientos delldu en la etapa de mantenimiento, se mantendrán los mismos criterios que en la etapa de construcción par la realización y entrega de piezas de divulgación Recursos a utilizar Humanos: Profesionales que hacen parte del equipo interdisciplinario del Contratista Físicos: Instalaciones de los puntos satélites de información Materiales: Cámara fotográfica digital y/o filmadora Afiches Informativos Volantes Formatos IDU de registro de entrega de documentos Formato IDU de Acta de Vecindad Formato de Acta de Compromiso Formatos IDU de actualización de Puntos Satélite Indicadores de gestión cuantitativos: Número de elementos de divulgación entregados / Número de elementos de información realizados Número de puntos satélites funcionando / Número de puntos satélites instalados 28/08/07 41

9 InstitutD 0050 DESARROllO URBANO r~~~f!í::$a'ffa~cr~gifa1 Número de actas de vecindad realizadas / Número de actas de vecindad requeridas Número de actas de compromiso realizadas / Número de actas de compromiso requeridas Número de comunicados extraordinarios emitidos / Número de intervenciones realizadas al tráfico o servicios públicos Número de volantes de convocatoria entregados / Número de asistentes a las reuniones Número de predios informados / Número total de predios afectados Indicadores de gestión cualitativos: Evaluación cualitativa del proceso de divulgación y recepción de la comunidad a este. 5.3 PROGRAMA DE ATENCION AL CIUDADANO Actividades generadoras de Impactos Desinformación ciudadana sobre las actividades de mantenimiento Objetivos Mantener el espacio que en la etapa de construcción se creó para la participación de la comunidad del área de influencia del proyecto Conservar el mecanismo de atención de quejas y reclamos, solicitudes de información. Conservar el canal de información directa con el ciudadano a través de una línea telefónica exclusiva. Conservar la dirección electrónica para la recepción de solicitudes de información de la comunidad, de carácter exclusivo Impactos a mitigar Desinformación ciudadana Expectativas particulares en torno a las características y alcance de la etapa de mantenimiento. Incomodidad de la comunidad por los efectos derivados de las actividades de mantenimiento Ubicación del impacto Acogiendo la definición de ubicación de impacto del documento de Identificación y evaluación de impactos, este puede ser parcial, en la medida que tendrá manifestaciones en el área de influencia indirecta Actividades Atención en el Punto CREA Para la totalidad de la etapa de mantenimiento del proyecto, se dispondrá de un (1) punto CREA Centro de Revisión, Encuentro y Atención, que podrá funcionar en las oficinas del contratista. Para su 28/08/07 42

10 Instituto 0049 ~_~!üyoi" SiMfj"RijrMj~A, instalación cumplirá todos los requerimientos de la etapa de construcción. La atención será responsabilidad del profesional social y cumplirá un horario mínimo de ocho (8) horas semanales, que será propuesto por el Contratista y evaluado y aprobado por la Interventoría. Este Punto contará con una línea telefónica que tenga servicio de contestador y un correo electrónico, ambos de uso exclusivo del proyecto. Recepción de solicitudes ciudadanas. Para la etapa de mantenimiento se conservará el sistema de Atención al Ciudadano implementado en la etapa de construcción, con todos los requerimientos contemplados en esta etapa Recursos a utilizar Humanos: Profesionales que hacen parte del equipo interdisciplinario del Contratista Físicos: Punto CREA instalado en las oficinas del Contratista Materiales: Equipos y servicios asignados para atención del Punto CREA (computador, teléfono, internet) Afiches informativos Volantes Formatos IDU de solicitudes ciudadanas Formatos IDU de consolidado de atención al ciudadano Indicadores de gestión cuantitativos Número de solicitudes viabilizadas / Número de solicitudes presentadas. Número de reparaciones realizadas / Número de reclamos por daños y perjuicios ocasionados. Discriminación porcentual de atenciones realizadas según tipología. Indicadores de gestión cualitativos Evaluación cualitativa del proceso de atención al ciudadano que contemple los procesos, mecanismos, estrategias y retroalimentación de los ciudadanos atendidos sobre el proceso 5.4 PROGRAMA DE SOSTENIBILlDAD Actividades generadoras de Impactos Inadecuada utilización del espacio público Vandalismo y robo de elementos y señales 28/08/07 43

11 Instituto r~-~yot~i4.hfañoi_~~ 0048 Deterioro de los materiales Actividades inadecuadas de aseo y mantenimiento Objetivos Involucrar a la comunidad en el mantenimiento y preservación de la obra. Promover un espacio de participación que permita a todos los actores sociales involucrados en el proyecto, comprometerse con el cuidado de la obra Impactos a mitigar Deterioro, daño, ruptura o desaparición de los materiales y del mobiliario urbano Ubicación del impacto Acogiendo la definición de ubicación de impacto del documento de Identificación y evaluación de impactos, este puede ser puntual, ya que se manifestará en el área de influencia directa Actividades Comité CREA En mantenimiento se propiciará la continuidad y funcionamiento del Comité CREA constituido en la etapa de construcción y mantendrá las características y requerimientos que los definidos en dicha etapa. El Comité CREA, para la etapa de mantenimiento se reunirá una vez cada cuatro meses con el residente social, el ingeniero residente del Contratista y la Interventoría para informar a los participantes el estado de avance de las actividades de mantenimiento, hacer seguimiento a esta y divulgar la información pertinente sobre la misma, así como canalizar las inquietudes de la comunidad y proponer soluciones. Talleres de Sostenibilidad con los miembros del Comité CREA Se realizarán talleres en los que los participantes reflexionan sobre el espacio público, su importancia, sus características, los derechos y deberes que tienen como ciudadanos, así como las diferentes problemáticas presentadas para el mantenimiento de la obra. Se realizarán en total seis (6) talleres de sostenibilidad, en los cuales además de participar los miembros del comité CREA podrán convocarse a otros actores sociales del área de influencia del proyecto. Las reuniones deberán cumplir con los requerimientos definidos para la etapa de construcción. Para esta etapa los temas a desarrollar podrán ser: 28/08/07 44

12 0047 Instituto [,~!ii),~~.w.:r~!!fjl_- O'~A] Aplicación y manejo de la Sostenibilidad en nuestra comunidad Procesos de Participación y Veeduría Ciudadana (puede apoyarse con la Veeduría Distrital) Aseo y Mantenimiento adecuado del frente y fachada de su predio Conservación del Medio Ambiente y espacios ecológicos Formación de Peatones (podrá ser coordinado con la Secretaria de la Movilidad) Preservación, cuidado y vigilancia del mobiliario urbano Otros temas a desarrollar pueden ser definidos por el Contratista de acuerdo a las necesidades y particularidades del momento de la ejecución de la obra. Estos talleres se realizarán con una periodicidad de cuatro meses, de acuerdo a los tiempos definidos por la comodidad y disposición de la comunidad. Lo establecido en el cronograma en este sentido, podrá ser modificado previa aprobación de la Interventoría. Cartilla de Mantenimiento Se realizarán la cartilla de mantenimiento a partir del trabajo conjunto de la comunidad en los talleres de sostenibilidad y las diversas actividades en las cuales participe. Estas cartillas tendrán divulgación a toda la comunidad del área de influencia directa y se promoverá en ellas la relación del habitante y del visitante en relación al cuidado, apropiación y mantenimiento del nuevo espacio público de la ciudad. Esta cartilla se elaborará y entregará una vez durante la etapa de mantenimiento, al terminar el 40% de la obra. Recorridos de observación de la vía El residente social realizará al menos un recorrido mensual por la totalidad de la vía, de tal manera que registre las anomalías que puedan presentarse por el uso inadecuado del espacio público. Este recorrido deberá ajustarse a las necesidades del proyecto de ser necesario hacerlo con mayor frecuencia o en algún sector específico de la vía. Para esta actividad deberá construir una planilla de observación que presentará en el informe mensual a la Interventoria y en la cual se registrará el día, fecha y hora del recorrido y la medida que se implementó para solucionar los problemas encontrados. Seguimiento a las situaciones que afecten la obra Se deberá realizar el seguimiento a las actividades que pudiesen generar afectaciones al adecuado estado de las vías. De este seguimiento deberá dejarse registro de las acciones o gestiones desarrolladas por el profesional social para mitigar estos impactos y deberán reportarse en el informe mensual a la Interventoría o si lo ameritase por la necesidad de intervenir de inmediato sobre el impacto, debe avisarse de inmediato a la Interventoría, el IDU y las autoridades competentes. Se levantará un acta de compromiso con el responsable de dicha afectación. Coordinación interinstitucional El Contratista establecerá con las autoridades distritales o locales competentes o con las diversas entidades, los vínculos y relaciones necesarios para adelantar los procesos de coordinación, atención y vigilancia sobre las situaciones de su competencia y que puedan afectar la obra o la comunidad del área de influencia de esta. 28/08/07 45

13 CONTRATO N Instituto!_~-~-:..~~!!~~jl En estas actividades se contemplan además los trámites necesarios ante la Alcaldía Local, la Defensoría del Espacio Público, la Veeduría, y todas aquellas entidades que puedan afectar positivamente el proyecto e impulsar positivamente la dinámica de la zona Recursos a utilizar Humanos Profesionales que hacen parte del equipo interdisciplinario del Contratista Físicos: Oficinas del Contratista Materiales Afiches de Información Plegables de Sostenibilidad Material impreso: Planos del Proyecto Cámara fotográfica digital o filmadora Formato de Acta de reunión Listado de Asistencia Video Beam Papelógrafo Indicadores de gestión cuantitativos Número de reuniones con comité CREA / Número de reuniones programadas Número de asistentes a comité / Número de personas convocadas a comité Número de capacitaciones realizadas / Número de capacitaciones programadas Número de asistentes a talleres / Número de personas convocadas Número de recorridos realizados / Numero de recorridos programados Número de situaciones que afectan la obra solucionadas / Numero de situaciones identificadas Indicadores de gestión cualitativos Evaluación realizada con el mismo comité sobre su desarrollo, calidad, avances y proyección de su función multiplicadora en la comunidad. Resultados de las gestiones adelantadas ante entidades pro la coordinación interinstitucional 5.5 PROGRAMA DE INFORMACION DEL PROYECTO PARA EL EMPLEADO Y SUBCONTRA TISTAS Actividades generadoras de Impactos Desconocimiento sobre proceso de información a la comunidad 28/08/07 46

14 Instituto 0045 r~l"~ylfj.illtf~!i~~' Objetivos Informar a empleados y subcontratistas sobre el desarrollo de la etapa de mantenimiento en el área de Gestión Social y su incidencia en la ejecución de la obra Impactos a mitigar Desconocimiento sobre proceso de información a la comunidad Desinformación de empleados y subcontratistas sobre acciones de Gestión Social y componentes de los programas ambiental y SISO Dificultades o conflictos con la comunidad Ubicación del impacto Acogiendo la definición de ubicación de impacto del documento de Identificación y evaluación de impactos, este puede ser parcial, en la medida que tendrá manifestaciones en el área de influencia indirecta Actividades Capacitación a empleados y subcontratistas El Contratista deberá establecer un espacio para la información de los temas de Gestión Social que desarrolla el Contratista, con el ánimo de que tengan conocimiento del procedimiento de Atención al Ciudadano. Estas se realizarán en coherencia con el área SISO y ambiental y tendrán mínimo una periodicidad mensual Recursos a utilizar Humanos: Profesionales ambiental, SISO y Social que hacen parte del equipo del Contratista Ingeniero Residente y empleados y subcontratistas Frsicos: Oficinas del Contratista adecuadas para el servicio del Punto CREA o lugar donde se realizaran las capacitaciones. Materiales: Sillas. Cartelera Papelógrafo 28/08/07 47

15 CONTRATO N INtituto J!i@1~:~yl~L~i!l6"-~-" Material impreso: Planos y fotografías del Proyecto Formatos de Listado de asistencia Indicadores de Gestión cuantitativos Número de capacitaciones realizadas I Número de capacitaciones programadas Número de asistentes a capacitación I Número de personas convocadas a capacitación Indicadores de Gestión cualitativos Evaluación conjunta del desarrollo, cumplimiento de objetivos y desempeño de los trabajadores en los temas tratados. 5.6 PROGRAMA DE CONVOCATORIA Y CONTRATACION DE PERSONAL NO CALIFICADO Si el Contratista requiriese contratar mano de obra no calificada para la etapa de mantenimiento, podrá recurrir en primera instancia al personal de la etapa de construcción y si se requiriese por fuerza mayor implementar de nuevo el proceso de contratación, debe seguir la misma metodología que el planteado para la etapa de construcción. Notas: Informes El Contratista deberá entregar un informe mensual a la Interventoría en donde consigne la totalidad de las actividades desarrolladas en el mes en ejecución. Este también incluirá la programación de las actividades contractuales y de aquellas que resulten necesarias para dar cumplimiento a las mismas, a desarrollar en el mes siguiente a la presentación del mismo. Semanalmente se entregará vía correo electrónico a la Interventoría el reporte de solicitudes de información ciudadana y el consolidado de la semana inmediatamente anterior. Programaciones El Contratista deberá entregar a la Interven toña la programación de las actividades contractuales y de aquellas que resulten necesarias para el cumplimiento adecuado del proyecto. Esta programación deberá incluir fecha, hora y lugar de la actividad. Si se presentan imprevistos para el cumplimiento de la programación, se informará a la Interventoña sobre los ajustes pertinentes. 28/08/07 48

16 0043 Instituto r~~: ~_NY~!i1iiIO&!r~ 6. GUíA PARA EL MANEJO DE IMPACTOS EN SECTORES COMERCIALES Este capitulo corresponde a la necesidad de establecer medidas de manejo específico dirigido al sector comercial, que por las características del sector a intervenir en el Proyecto 404: Andenes Avenida Carrera 19 (Avenida Santa Bárbara) entre Avenida Contador calle 134 y calle 161, será en desarrollo de las actividades constructivas el mas vulnerable. Los "sectores comerciales" a los cuales se dirige la presente guía incluyen, de acuerdo a la caracterización del POT, tanto los establecimientos comerciales de carácter Zonal y Vecinal, como los establecimientos de servicio, por cuanto las actividades económicas desarrolladas se verán afectadas en igual sentido durante la obra. Esta guía plantea actividades adicionales a lo establecido en el plan de gestión social descrito, que el equipo social del Contratista deberá ejecutar y contempla posibles estrategias a desarrollar para mitigar los impactos generados por el desarrollo del proyecto en la fase de construcción Actividades generadoras de Impactos Cierres parciales de andenes Limitaciones al tránsito peatonal Cierre total de las bahías de parqueo Estacionamiento inadecuado de vehículos en espacio público Objetivos Prevenir la afectación a los comerciales por el desarrollo de las actividades constructivas Generar estrategias para minimizar la afectación a las ventas durante el desarrollo de la etapa de construcción. Establecer actividades de gestión social a realizar durante el desarrollo de las obras, como apoyo para la actividad comercial del sector Promover el compromiso de los comerciantes con el cuidado de la obra Impactos a mitigar Disminución temporal en las ventas Dificultad de acceso peatonal y vehicular Limitación de alternativas de parqueo Inconvenientes con el cargue y descargue de mercancías Decremento de visitantes al sector 28/08/07 49

17 Imtituto t')~~a~y~-.sii"itaii~~"-'' Ubicación de los impactos De acuerdo al documento de Identificación y evaluación de impactos, se define como puntual, aquel que afecta los establecimientos comerciales y de servicios del área de influencia directa. Los impactos que se prevé puedan presentarse, se darán durante las actividades constructivas y concluyendo estas no solo mejorará la situación, sino también las condiciones actuales del sector comercial ubicado en el área de influencia directa del proyecto Previsión del constructor durante el desarrollo de la obra El Contratista deberá tener en cuenta los siguientes aspectos en el momento de la planeación y ejecución de las obras, de tal manera que los establecimientos comerciales ubicados en el área de influencia directa tengan la menor afectación posible. El Contratista establecerá un cronograma de actividades constructivas de tal manera que afecte en el menor grado la actividad comercial durante las temporadas fuertes para el comercio del sector, tales como la Navidad, Amor y Amistad y Brujas. Es deseable que el fuerte de la intervención de construcción de andenes no se realice en los meses de septiembre a diciembre. En este sector específicamente, podrán adelantarse actividades los días domingo dado que la afluencia de público es mínima. Igualmente las actividades constructivas, de acuerdo a los lineamientos técnicos se prevén desarrollar por tramos máximo de dos (2) cuadras, y por espacios de tiempo limitados que no superarán un mes de intervención por cada tramo. Los horarios de trabajo establecidos por el Contratista corresponderán al horario diurno, concentrando las actividades de traslado de materiales para las primeras horas de la mañana, de tal forma que la apertura del comercio no coincida con estos. El Contratista garantizará durante su desarrollo, que se mantengan adecuadas condiciones de orden y aseo en el área de trabajo, de tal manera que el corredor no sea percibido por el ciudadano como un sector agresivo visual ni espacialmente, por las actividades propias de la obra y se garantice el acceso a cada uno de los predios. En desarrollo de la construcción de este proyecto, por corresponder a andenes, no se prevé implementar desvíos vehiculares ni peatonales, y el área SISO del proyecto tendrá la responsabilidad de señalizar adecuadamente senderos peatonales y establecer mecanismos para respetar los accesos para el desarrollo de las actividades comerciales y el cargue y descargue de mercancías. Es conveniente mantener constantemente humedecidas las zonas de intervención para evitar la dispersión del material particulado, usar equipos que generen los menores niveles de ruido e instalar pantallas de amortiguación del mismo, con el fin de prevenir posibles quejas. Adicionalmente el equipo de gestión social deberá informar al Ingeniero Residente si se presentasen dificultades manifestadas por la comunidad, para que tome las medidas pertinentes. 28/08/07 50

18 0041 Instituto r~~y~f:fanja!idi~':! Actividades El equipo social del Contratista desarrollará con los comerciantes del sector, previa invitación y con la aprobación de la Interventoría, las siguientes actividades: Talleres de Mitigabilidad con comerciantes Se realizarán talleres en los que los comerciantes analicen, evalúen y propongan alternativas específicas para fortalecer la actividad comercial durante la obra. Para su planeación y desarrollo puede buscarse el apoyo de las entidades que los convocan, como la Cámara de Comercio, ANDI, FENALCO, ACOPI, SENA, entre otras. Se realizarán en total tres (3) talleres de mitigabilidad, en los cuales además de participar los comerciantes, miembros del comité CREA y actores sociales, podrá convocarse a las entidades financieras del área de influencia del proyecto. Las reuniones deberán cumplir con los requerimientos definidos para la etapa de construcción. Para esta etapa los temas a desarrollar serán: Estrategias de comercialización por temporada de obras (Campañas, jornadas promocionales o publicidad específica) Trámite de créditos de inversión y refinanciación de créditos Desarrollo de habilidades para generar actividades de convocatoria a clientes potenciales Otros temas a desarrollar pueden ser definidos por el Contratista de acuerdo a las necesidades y particularidades del momento de la ejecución de la obra. Estos talleres se realizarán con una periodicidad quincenal. Lo establecido en el cronograma en este sentido, podrá ser modificado previa aprobación de la Interventoría. Estrategias de comercialización Con el fin de implementar estrategias de comercialización dirigidas al área de influencia indirecta se buscará el apoyo de instituciones para la capacitación sobre el manejo y funcionalidad de material publicitario, como volantes, plegables, pequeños afiches, móviles, habladores 4 y demás. Estas entidades pueden ser el SENA, ANDIGRAF 5, o las facultades de publicidad de las universidades Tadeo, Javeriana o Taller Cinco, entre otras, o incluso las empresas que trabajen publicidad y mercadeo en el sector. La programación de estas actividades se informará previamente a los comerciantes interesados. Esta información se dará a conocer en la primera reunión con comerciantes y se indicará el proceso a seguir. 4 Material publicitario que se ubica sobre las mesas, mostradores y vitrinas. Puede o no contener volantes. 5 Asociación Colombiana de la Industria de la Comunicación Gráfica 28/08/07 51

19 0040 Instituto r-~~~yl!i~~a::t!b1~~:q, Capacitación administrativa y de gestión Capacitación a propietarios de establecimientos para mejorar su gestión y administración con el fin de mejorar su productividad. Esta puede desarrollarse con la alianza o convenio con el SENA, por ejemplo. Para su planeación se deben identificar previamente los grupos de comerciantes de acuerdo a las necesidades de capacitación. Por las condiciones del sector podrían agruparse de acuerdo al tipo de servicios prestados: Alimentarios, Logística, Profesionales y técnicos especializados. Se debe organizar un portafolio de temas de capacitación de acuerdo a lo convenido con las entidades y ofrecerlo a los comerciantes de tal manera que puedan satisfacer sus necesidades particulares. Este portafolio se dará a conocer en la segunda reunión con comerciantes y se indicará el proceso para acceder a el, entregándoles copias de este portafolio, con el formato Soporte de Entrega de Volantes, adecuado para este registro. Gestión de Información sobre créditos de inversión El Contratista deberá identificar las entidades financieras que ofrecen créditos para entidades comerciales, vinculando especialmente a las ubicadas en el sector, de tal manera que se facilite el conocimiento de los objetivos, requisitos y diligencias necesarias para acceder a ellos. Se deberá elaborar un portafolio financiero y crediticio, para presentarlo a los comerciantes de acuerdo a las necesidades y características del negocio, etc. Este portafolio se dará a conocer en la tercera reunión con comerciantes y se indicará el proceso para acceder a el, entregándoles copias de este portafolio, con el formato Soporte de Entrega de Volantes adecuado para este registro. Promoción de parqueos y sistemas de transporte para el público Se propiciará, motivará y fortalecerá la creación de alianzas estratégicas entre los establecimientos comerciales o de servicios y los servicios de parqueo del sector, especialmente aquellos que estén ubicados en sectores no visibles para el conductor, de tal manera que se informe del servicio a los clientes y a la vez se promueva su uso. Se propondrán convenios para habilitar parqueos a propietarios de predios aledaños al corredor vial intervenido. En este sentido debe informarse a los interesados que deben adelantar consulta ante las curadurías de la viabilidad del uso del predio, contratar el estudio de tránsito, presentarlo para aprobación a la Secretaria de la Movilidad y solicitar la licencia de construcción. Otra estrategia puede ser motivar a los servicios de parqueo aledaños al sector, para que por medio de calendarios, tarjetas u objetos como llaveros o esferos, publiciten su ubicación y horario. Participación en Comité CREA El Contratista propiciará la participación, especialmente de comerciantes o sus representantes, en el comité, de tal manera que mantengan información bidireccional sobre el desarrollo de la etapa de construcción y la actividad comercial. 28/08/07 52

20 CONTRATO N '''5titlltO I WMAliAyO f:$'a~~jiio~- l 0039 Con este objetivo, en la primera reunión de comerciantes se establecerá un mecanismo de representación, para que participen activamente en el comité CREA. Coordinación Interinstitucional El Contratista establecerá con las autoridades distritales, locales y con las entidades competentes, los vínculos y relaciones necesarios para prevenir, mitigar y controlar los impactos generados a la actividad comercial por las tareas constructivas. Adelantará con las entidades financieras la exploración de oferta de servicios que puedan ser útiles al comercio del sector, sirviendo de puente entre estas y los comerciantes para la atención, acuerdos y ofertas de apoyo con créditos, alianzas estratégicas, outsourcing de crédito y administración de la cartera, financiación de compras y aval de cheques, entre otros. También apoyará la gestión con las instituciones de seguridad: Policía, CAl del sector, organizaciones de seguridad privada que prestan sus servicios en edificios y comercio, para que se garantice la seguridad en el sector, así como la continua presencia de la Policía de Tránsito. Atención a comerciantes ( El objetivo principal en este sentido será el fortalecer la comunicación de doble vía con los comerciantes del sector, con el fin de mantener información sobre la programación de la intervención a realizar, los avances de la obra y las características de ejecución de la misma, así como conocer sus expectativas, inquietudes y aportes. Igualmente se establecerán canales de comunicación entre los comerciantes y los propietarios de servicios de parqueo del sector, que promuevan la promoción del servicio en la zona. Se levantaran actas de compromiso con los comerciantes, previo al inicio de la intervención en el tramo específico, en las cuales se acuerden estrategias que permitan garantizar la recepción y entrega de mercancías en días, horarios y lugares definidos, sin que por ello se afecte el desarrollo de alguna de las actividades constructivas Recursos a utilizar Institucionales Entidades que aglutinan y convocan al sector comercial en Bogotá: Cámara de Comercio, ANOI, FENALCO, ACOPI, SENA, entre otras. Humanos Profesionales que hacen parte del equipo interdisciplinario del Contratista Físicos: Punto CREA 28/08/07 53

21 . ESTUDIOS Y DISEf\JOS PARA LAS OBRAS DE ESPACIO 0038 Il'I5trtuto ~~~~~ Materiales Espacio e implementos del Punto CREA Material impreso: Planos del Proyecto y programación de actividades de mantenimiento Acta de reunión con comerciantes Listado de Asistencia Indicadores de gestión cuantitativos Número de reuniones con comerciantes / Número de reuniones programadas Número de asistentes a talleres / Número de personas convocadas Número de capacitaciones realizadas I Número de capacitaciones programadas Indicadores de gestión cualitativos e Evaluación realizada con tos mismos comerciantes sobre su desarrollo, calidad, efectos y beneficios en su actividad comercial. Nota: los portafolios de Servicios de crédito e inversión, serán los entregados por las entidades financieras, dado que, además de tener el materiai pubiicitario adecuado, esta actividad significa una oportunidad de adelantar un negocio Presupuesto PRESUPUESTO PROGRAMA GUIA DE MANEJO CON COMERCIANTES (ACTUALIZADO A COSTOS 2.007) COMPONENTE UNIDAD VALOR CANTIDAD SUB TOTAL TALLERES DE MITIGABILlDAD ALQUILER VIDEO BEAM - 3 HORAS UNIDAD $ $ FOTOCOPIASVOLANTES DE CITACIONA REUNIONES (3) UNIDAD $ $ MATERiALES OE APOYO PORTAFOLIO DE SERVICIOSCAPACITACIONGESTION UNIDAD $ $ PORTAFOLIO ESTRATEGIASCOMERCIALlZACION UNIDAD $ $ SUBTOTAL $ IVA 16% $ TOTAL PROGRAMA CON COMERCIANTES $ Nota: Los costos de portafolios de servicios de capacitación y de estrategias de comercialización se estiman p!lriiemiu dei núrneru de prediuls curnerciéliels ideniiítc!lduls en el curredur (23i), cun un elsiirn!ldu de puriélíuiiuls con cinco paginas cada uno = fotocopias 28/08/07 54

22 ESTUDIOS Y DISENOS PARA LAS OBRAS DE ESPACIO IftStitu10 p,r~-":'~~"~"'""1 ANEXOS ANEXO N 1.CRONOGRAMA DEL PLAN DE GESTION SOCIAL EN OBRA ( ANEXO N 2. CRONOGRAMA DEL PLAN DE GESTION SOCIAL EN MANTENIMIENTO

23 CONTRATO N 034 de 2006 PROYECTO 404: ANDENES AVENIDA 19 ENTRE AVENIDA CONTADOR CALLE 134 Y CALLE 161 CRONOGRAMA DE GESTlON SOCIAL EN OBRA PROGRAMAS DEL PLAN DE GESTION SOCIAL PRECONS. CONSTRUCCCION IINFORI'iIE MENSUAL DE GESTION SOCIAL o O w en

24 ANEXON 2 CONTRATO N 034 DE 2006 PROYECTO 404: ANDENES AVENIDA 19 ENTRE AVENIDA CONTADOR CALLE 134 Y CALLE 161 CRONOGRAMA DE GESTION SOCIAL EN MANTENIMIENTO '". M"'':> MC5 MES MES MES ME5 me", I me", 1011:'" MI:'" M"'''' M.I:::i MES ~ PROGRAMASDEI. PlAN DEGESTIONSOCIAL MeS 1 MES2 MES3 MES" MES5 MES 6 MES 7 MESS MESa I11 III! I1I J 11 II11, I I 1: 11I I ) / I1I 1 I ' i IUill J 1/ 1 1I 11 1 PROGRAMA DE INFORMAClON A LA COMUNIDAD Reunión de Avance de mantenimiento Reunión Finalización de la etapa de mantenimiento Convocatoria a reuniones informativas PROGRAMA DE DIVULGACION DEL PROYECTO Información sobre mantenimiento: Inicio, avance y fin Información sobre actividades extraordinarias Instalación, verificacion y actualizacion puntos satélite Entre( ade Plegables de Sostenibilidad Reaistro fílmico vio fotoaráfico de mantenimiento PROGRAMA DE ATENCION AL CIUDADANO Atención Punto de Atención al Ciudadano CREA -oficina del contratista- PROGRAMA DE SOSTENlBJUDAD Ift~~üJtt~,lJlllH,.H:I ruu1'i;i!i1:ft;r:rf:hl ~l44~~tii[!!hljh:i'j '1'ffU fllj l~ll;rltrl*ji~w;,.~ld~a~jj!~f.f' e Reunión Comité CREA Iralleres de sostenibilidad Entreaa de la cartilla de mantenimiento Recorridos por la via I~ l.; PROGRAMA INFORMACION A EMPLEADO Y " SUBCONTRATISTAS Informacion v seauimiento de acciones de gestion social H'tl rtt,~.i~l~r rlnk Ii'ÚJ~lliI%UIU;,Ulit,.IJMi r~l"1 lll tllwlihl~11'it"i''i' lim.,ijhjll 'U'b~.thl1,1Tl :J'IJ'fl "H! '1 IJI' Iq''('r f",1, rclj' "Iilll Caoacitaciones sobre acciones de gestion social, ~1I1 1I11 11 " '",111 1'111 1,,111 líull1ll UlI,111 Illt III1.1 J ~~ 1I p'lll ~!"1 l"jj1 tul luj f nl l r I H 11 INFORME MENSUAL DE GESTlON SOCIAL 111' 1H 1I ft I1 Ir; I ~ 11fi 111: 111;'" 1: 11 jj F 1I ~ 11t: 11ft 1 1:: VII t: 1L[ill fu r I ti 1'1 'm