PROGRAMA DE AYUDAS PYME Y GRAN EMPRESA SECTOR INDUSTRIAL PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE LA AYUDA

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1 PROGRAMA DE AYUDAS PYME Y GRAN EMPRESA SECTOR INDUSTRIAL PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE LA AYUDA Procedimiento de Certificación FNEE - Industria 16/12/2015

2 OBJETO El objeto de este documento es definir las diferentes etapas a realizar para poder proceder a la certificación de las ayudas concedidas al amparo del Programa. FINALIZACIÓN DE LA ACTUACIÓN Para que la actuación o actuaciones objeto de la ayuda se den por finalizadas es obligatorio que el beneficiario haya realizado las siguientes acciones: - Enviar un escrito dirigido al Órgano instructor, firmado y sellado por el apoderado de la empresa beneficiaria, comunicando la fecha de la conclusión de dichas actuaciones. Posteriormente y, en un plazo máximo de tres (3) meses desde la fecha de conclusión de las actuaciones y antes los (27) veintisiete meses de la notificación de la resolución de concesión de ayuda, deberá haber cargado en la aplicación del FNEE la siguiente documentación: - Informe emitido por un organismo de control, que acredite la realización de las inversiones objeto de la ayuda concedida. Estos organismos de control, regulados por la Ley 21/1992, de Industria, y el Real Decreto 2200/1995, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de la infraestructura para la calidad y la seguridad industrial, deberán estar acreditados por ENAC en la especialidad o especialidades que mejor se adecuen a la naturaleza de la actuación que haya resultado beneficiaria de la ayuda. Las medidas realizadas deben estar todas recogidas en la resolución inicial. En el supuesto de haberse aceptado por IDAE modificaciones posteriores a la citada resolución la eliminación e incorporación de nuevas medidas, estarán recogidas en la resolución última y final Las medidas realizas deben estar todas recogidas en la resolución inicial. En el supuesto de haberse aceptado por IDAE modificaciones posteriores a la citada resolución la eliminación e incorporación de nuevas medidas, estarán recogidas en la resolución última y final. - Memoria técnica justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la ayuda, con indicación de las actividades realizadas y los resultados obtenidos siguiendo el formato y modelo incluido en la página web del IDAE, que se adjunta a continuación. Esta memoria técnica será realizada y suscrita por un 2

3 técnico titulado competente autor del proyecto o de la ejecución de la actuación. - Memoria Económica - Realizada por la entidad independiente colaboradora que ha realizado a su vez la memoria técnica o realizada directamente por la propia empresa solicitante. - Relación certificada y copia de pedidos y/o contratos relativos a las actuaciones realizadas para llevar a cabo la inversión objeto de ayuda. - Relación certificada y copia de facturas, con sus correspondientes justificantes bancarios de pago, correspondientes a la inversión elegible realizada y que respondan al presupuesto y contratos presentados. - Declaración Responsable, firmada por el apoderado de la empresa beneficiaria, de que la información aportada es veraz y las copias presentadas son fiel reflejo del original. - Reportaje fotográfico de la instalación inicial sobre la que se ha(n) realizado la(s) actuación(es), identificando equipos y/o instalaciones a sustituir así como fotografiando las placas de características de los mismos. - Reportaje fotográfico de los equipos e instalaciones objeto de la ayuda, identificando equipos y/o instalaciones a así como fotografiando las placas de características de los mismos. A modo de ejemplo deberá haber para cada acción dentro de cada actuación una ficha análoga a la siguiente: 3

4 BENEFICIARIO PROYECTO: 1. Empresa: 2. Localización: 3. Tipo de actuación: 4. Código de la actuación: 5. Título de la(s) acción(es) a realizar: 6. Etapa del Proceso de Producción: Director de Fábrica: 7. Descripción de la acción: 8. Descripción de los Trabajos Necesarios: Facturas asociadas a la acción: NIF PEDIDO PROVEEDOR Nº FACTURA FECHA FACTURA IMPORTE FACTURA DESCRIPCIÓN IMPUTACIÓN 4

5 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA PRESENTADA POR EL BENEFICIARIO Los documentos justificativos fundamentales son las facturas y justificantes de pago de las mismas, las cuales, con el objeto de poder hacer un mejor seguimiento del ciclo de adquisición de los conceptos elegibles que las componen, deberán de venir acompañadas por las ofertas y pedidos/contratos a las que corresponden. Los requisitos para el caso de ofertas, pedidos/contratos, facturas y justificantes de pago de cada operación, así como las comprobaciones asociadas a los mismos, se recogen a continuación. Conceptos Incluidos en los Documentos Los conceptos recogidos tanto en las facturas como en la oferta y en el pedido/contrato correspondientes deberán estar directamente relacionados con las instalaciones, equipos o servicios considerados como gasto subvencionable del proyecto en la convocatoria, en la memoria de solicitud, o en la resolución de concesión de ayuda correspondiente. En caso de diferencias o variaciones durante la ejecución entre lo descrito en la factura, oferta y pedido/contrato y lo establecido en la memoria de solicitud o en la resolución de concesión de la ayuda, el beneficiario deberá adjuntar documento justificativo que detalle las razones de dichas diferencias, y que serán valoradas por personal técnico de IDAE para su validación o no. No podrán incluirse en dichos documentos como subvencionables conceptos excluidos expresamente en la Norma Nacional de Elegibilidad. Los elementos considerados como subvencionables deberán también atenerse a lo especificado en cualquier otra normativa aplicable de carácter nacional o de la Unión Europea, así como a lo establecido en la Convocatoria correspondiente. No se admitirán bienes o equipos obtenidos mediante operaciones de leasing o renting. Solo se admitirán únicamente en el caso de que el beneficiario demuestre que han sido adquiridos al final del periodo de operación por su valor residual. Ofertas y Pedidos/Contratos Las ofertas, pedidos o contratos deberán estar correctamente conformados incluyendo datos concretos sobre emisor, receptor, importe y fecha de 5

6 emisión así como detalles sobre los equipos, bienes o servicios incluidos en ellos. Las ofertas, pedidos o contratos deberán estar remitidos a nombre de los beneficiarios de la ayuda, tal y como estos figuran en la solicitud de la ayuda. Debe quedar perfectamente claro de la lectura de los conceptos de cada oferta y pedido/contrato a qué elementos ser refiere la misma, debiendo coincidir el detalle de los mismos con los recogidos en la factura correspondiente. Facturas Las facturas se regirán por lo establecido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, debiendo estar emitidas a nombre del o de los beneficiarios de la ayuda, tal y como estos figuran en la solicitud de dicha ayuda. Deberán ser detalladas e incluir, suficientemente identificados, el pedido y/ o contrato al que se encuentran ligados, los conceptos e importes correspondientes a las actuaciones objeto de ayuda. Los conceptos que figuren en las facturas deberán corresponderse con los que figuren en el presupuesto presentado en la solicitud de ayuda. La factura deberá haber sido emitida después de la fecha de presentación de la solicitud por parte del beneficiario, excepto las correspondientes a los trabajos necesarios para presentar la solicitud, como pueden ser: proyecto, memorias técnicas, certificados, etc., siempre que, en todo caso, estas actuaciones se hayan llevado a cabo con fecha posterior a la fecha de entrada en vigor de la convocatoria (5 de mayo de 2015). El CIF de la factura debe ser visible y coincidir con el dato introducido a través de la Web. En caso contrario, se solicitará su corrección. En cada factura, el importe a tener en cuenta es la base imponible, sin IVA. Se recogen dos tipos de importe: el importe total y el importe afectado. El primero se refiere al total de la factura y es un valor único. El segundo se refiere a la parte de la factura correspondiente a conceptos efectivamente relacionados con las actuaciones de eficiencia energética. De la lectura de los conceptos de cada factura debe quedar perfectamente claro a qué elementos ser refiere la misma, para lo cual se deberá incluir en el cuerpo de la factura una relación concreta y detallada de dichos elementos, incluyendo número de elementos, tipo y características, y si se incluyen elementos auxiliares, asistencias técnicas, mano de obra, dirección facultativa, etc., indicando cantidades, detalles e importes de cada uno de 6

7 ellos, con el correspondiente desglose de descuentos realizados e impuestos indirectos aplicados. En el caso de no poder incluirse la relación indicada en el punto anterior en la propia factura, se deberá hacer referencia explícita a un número de oferta o pedido/contrato negociados entre beneficiario y proveedor, en los que se incluya dicho detalle. En la medida de lo posible, no deberán incluirse facturas en las que sólo parte de los conceptos se correspondan con gastos subvencionables, debiendo el beneficiario solicitar al proveedor la separación de estas dos tipologías de conceptos en facturas diferentes. En caso de que la factura incluya conceptos que no se correspondan con gastos elegibles, el beneficiario deberá acompañar dichas facturas con una memoria en la que se aclare qué conceptos de los recogidos en la factura han de ser considerados elegibles y cuáles no, señalando de forma explícita y clara las cantidades, detalles e importes de cada uno de ellos, y relacionándolos con la memoria de solicitud de que se trate. Es imprescindible que la factura, en el original, haga referencia explícita al número de expediente/operación a la que se corresponde, con el fin de evitar la utilización de la misma factura en diferentes expedientes para una misma convocatoria. En caso de facturas que incluyen conceptos de varias localizaciones o varias actuaciones la factura tendrá asociados varios importes afectados que deberán poder identificarse dentro de la propia factura en desgloses independientes y cuya suma nunca podrá ser superior al importe total de la factura. La localización se valida a partir de la siguiente información de la factura: Lugar al que se remite la factura, si coincide con la localización a la que se asocia la factura se da por bueno. Puede ocurrir que las localizaciones tengan asociada una dirección postal distinta a la de la propia localización, por ejemplo un apartado postal. En estos casos, consultado el beneficiario y comprobado que efectivamente existe una dirección postal asociada únicamente a esa localización, se admite que esta dirección sea la que figure en las facturas como identificativa de esa localización. Lugar descrito en el concepto de la factura. En algunos casos el centro en el que se realizan las actuaciones figura en el propio concepto descrito en la factura. 7

8 La localización, debe aparecer entre las proporcionadas inicialmente por el beneficiario. Cuando en la factura no figura ninguna localización, figura una dirección de una sede social que abarca varios centros o aparece la dirección de otra localización en la que pudieran tener centralizada la gestión administrativa, se solicita una acreditación del emisor de la factura del lugar en el que se realizaron los trabajos correspondientes a esa factura. Una excepción son los suministros de bienes o equipos. Pueden estar entregados, o emitidas las facturas, a cualquier localización siempre que haya otra factura que se corresponda con la instalación de esos elementos en la localización correcta. Justificantes de Pago Los justificantes de pago deben corresponderse de forma indubitada con la factura que se está pagando, para lo cual deben incluir detalles del número de factura que se paga, importe, fecha de pago, emisor y destinatario del pago, etc. en dichos justificantes. En caso de alguno de los datos requeridos no figure en el justificante del pago, se deberá solicitar la entidad bancaria mediadora, una acreditación adicional de dicho pago en el que figuren todos los datos requeridos para el mismo. En el caso de que el dato que falta sea el concepto del pago, el mismo deberá acreditarse mediante una carta del proveedor en la que se incluyan los detalles del pago realizado y el concepto por el que se ha hecho. Cada justificante deberá, en la medida de lo posible, ir asociado a una única factura o, en todo caso, a varias facturas de una única operación o expediente. En el caso de que se aporten justificantes relacionados con pagos de varias facturas, el pago de cada factura deberá quedar recogido por separado, y se deberá de incluir una memoria explicativa que identifique de forma indudable cuáles son los pagos ligados a las facturas relacionadas con el gasto elegible. Con carácter general, se considerará realizado el pago o gasto correspondiente cuando haya sido satisfecho efectivamente con anterioridad a los plazos de justificación determinados en las presentes bases, no aceptándose pagos en metálico. Si la forma de pago es una transferencia bancaria, ésta se justificará mediante copia del resguardo del cargo de la misma, debiendo figurar en el concepto de la transferencia el número de factura o, en defecto de éste, el concepto abonado. En todos los justificantes de pago que se aporten el beneficiario 8

9 debe figurar como emisor del pago; en caso de no aparecer el emisor del pago en el justificante, se aportará acreditación de la entidad bancaria que contenga información sobre el emisor del pago, destinatario del pago, fecha e importe. En el caso de pagos diferidos que venzan con posterioridad a la fecha de finalización de los plazos de justificación correspondientes previstos en las bases, sólo se admitirán como objeto de ayuda aquéllos realizados de la siguiente forma: Cheque personal, justificando su descuento en extracto bancario. Cheque bancario, adjuntando acuse de recibo del mismo por parte del proveedor en el que lo admita como forma de pago. Pagaré, adjuntando acuse de recibo del mismo por parte del proveedor en el que lo admita como forma de pago. Letra de cambio, aceptada. Carta de crédito irrevocable confirmado o crédito documentario irrevocable. Una vez revisados los pedidos/contratos, las ofertas, las facturas y los justificantes de pago de cada operación se validan las inversiones correspondientes para cada proyecto y se genera, por parte de la aplicación el Anexo I, que incluye un resumen de las ubicaciones, las actuaciones, las inversiones realizadas y las validadas y las ayudas finales del proyecto. Este anexo se envía al beneficiario para su conformidad, que deberá enviarlo firmado y sellado por el apoderado de la empresa beneficiaria y que supone la finalización de las inversiones y la conformidad del beneficiario con las medidas realizadas y las ayudas finalmente calculadas. DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA VERIFICACIÓN IN SITU DEL PROYECTO Una vez realizada la verificación de las inversiones y previamente a la visita para la verificación in situ por parte del IDAE a las ubicaciones objeto de las ayudas, la documentación que tiene que aportar el beneficiario es: Anexo I firmado y sellado por el beneficiario (Documento firmado y sellado por el apoderado de la empresa beneficiaria). Declaración de Otras Ayudas. (Documento firmado y sellado por el apoderado de la empresa beneficiaria) Comunicación de la realización de las actuaciones (Documento firmado y sellado por el apoderado de la empresa beneficiaria) 9

10 Designación de Cuenta Bancaria (Documento firmado y sellado por el apoderado de la empresa beneficiaria) Certificados de Hacienda y Seguridad Social (Aportar Justificación de estar al corriente de pagos con Hacienda y Seguridad Social, validez del documento en ambos casos seis meses) Reportaje fotográfico de los equipos e instalaciones objeto de la ayuda con el cartel publicitario correspondiente. Una vez aportados los documentos anteriores, el Beneficiario durante la visita para la verificación in situ pondrá a disposición del IDAE los documentos originales de los pedidos/contratos, facturas, justificantes de pago, anexo I, declaración de otras ayudas, Comunicación de la realización de las actuaciones y Certificados de Hacienda y Seguridad Social cargados en la aplicación. 10

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