Documentación del proyecto imprentas

Transcripción

1 Documentación del proyecto imprentas Release 1.0alpha Cooperativa gcoop February 13, 2014

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3 Contents i

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5 CHAPTER 1 Introducción Tryton imprentas es un sistema de Presupuestación y Stock desarrollado por la Cooperativa de Trabajo gcoop para Red Gráfica, un conjunto de imprentas cooperativas. El sistema está basado en Tryton, un sistema ERP libre que trabaja... En base a las necesidades de las imprentas cooperativas se desarrolló un módulo (sale_imprenta) pensado para facilitar el sistema de presupuestación de las imprentas. El mismo se desarrolló puntualmente para la Imprenta Cooperativa Ferrograf por lo que algunos de los desarrollos dan cuenta del proceso de trabajo de esta empresa. Se priorizó el desarrollo en forma modular para facilitar la manutención y el uso por parte de otras imprentas. De todas formas el módulo desarrollado (sale_imprenta) genera modificaciones en otros módulos y genera otras entidades del sistema, más allá del módulo de ventas. Todas las pruebas y desarrollos fueron realizados utilizando el servidor y cliente Linux. Desarrollado bajo Tryton Descripción funcional general El sistema Tryton Imprentas es un Sistema Libre desarrollado para la Red Gráfica por parte de la Cooperativa gcoop que permite la gestión del proceso de presupuestación, ventas y manejo de stock. El software fue desarrollado en base a los lineamientos funcionales de la Cooperativa Ferrograf y podrá ser modificado para la adecuación a los procesos de otras imprentas cooperativas (o no cooperativas). El desarrollo realizado se basa en el Software libre Tryton ERP (versión 2.4) y se realizó como módulo (sale_imprenta) con el fin de facilitar su instalación y mantenimiento posterior, a pesar de que la instalación del módulo genera modificaciones en otros módulos del sistema. Para utilizar el sistema es necesaria la instalación y configuración de un servidor Tryton y pro otro lado la instalación del Cliente Tryton (esquema servidor / cliente). En lineas generales el Software permite: Creación y Gestión de Entidades (Clientes / Proveedores) Creación de Presupuestos Asistente de generación de presupuesto Cancelación automática de presupuestos por tiempo Seguimiento de pérdida de presupuestos por motivo de pérdida Manejo y cálculo automático de diversas cantidades para un mismo presupuesto Generación de Versión del presupuesto para Clientes Cálculo de papel y desperdicio Configuración para productos utilizados por la imprenta: máquinas y papeles Manejo de órdenes de Trabajo 1

6 Manejo de órdenes de Tercero Manejo de envíos al Cliente Gestión de Stock a partir del uso del mismo en la fabricación Workflow automatizado de ventas ganadas (generación de ordenes de trabajo, datos a facturar, etc.) La característica distintiva del sistema es el Asistente de Presupuesto. Este asistente permite, a través de una serie de sencillas consultas al usuario, completar de forma automática las diversas lineas que componen un presupuesto en la industria gráfica (basado en la experiencia de Ferrograf), como ser: tiempo de preparación de máquina, planchas, tiempo de cambios de planchas, cálculo de papel y desperdicio, tinta utilizada, entre otros. Otra funcionalidad destaca del sistema y necesaria para la industria editorial es el cálculo de papel y desperdicio. Para poder completar estas operaciones el sistema requiere la configuración de productos y de diversas cuentas de imputación de los movimientos que genera el sistema, como se detalla a continuación. Tryton permite la gestión de diversos roles y permisos para cada uno de los módulos. 1.2 Presentación del sistema Tryton es el núcleo base de una solución empresarial completa que ofrece modularidad, escalabilidad y seguridad. Se han desarrollado diversas funcionalidades para el ERP, como así también sistemas de gestión que se basan en Tryton. Como ser GNU Health un reconocido sistema de gestión hospitalaria. El sistema tine una arquitectura Cliente / Servidor. Documentación del Sistema Tryton: Entendiendo el sistema Una vez que se ha ingresado al sistema con los datos del servidor, base de datos y usuario y contraseña Tryton Imprenta presenta una pantalla dividida en dos sectores y un menú superior de navegación. 2 Chapter 1. Introducción

7 La barra superior de configuración no será utilizada por el usuario final de la aplicación. El menú de navegación le permite recorrer los diversos módulos del sistema a los que tiene acceso. El área de trabajo es donde el usuario podrá alternar la vista de lista con la vista de creación y edición con el fin de realizar diversas acciones dentro del sistema. Al escribir en un campo si se presiona la tecla TAB el sistema buscará auto completar con registros que ya estén cargados en el sistema. Si no el usuario podrá buscar el registro (lupa) o crear un nuevo registro. Esto posibilita que desde un módulo se acceda a otros módulos del sistema facilitando su uso. Desde la creación de un presupuesto uno puede crear entidades, productos, etc. desde un mismo lugar. En el sector superior el símbolo de herramienta nos permite desplegar un menú con diferentes acciones que podremos realizar como por ejemplo eliminar el registro sobre el que estamos posicionados. Muchas de las acciones se pueden realizar desde otros atajos que el sistema dispone para facilitar la navegación. El menú superior se presenta en todos los módulos de manera similar y nos permite, crear nuevos registros en el módulo (1), guardar el registro (2), cambiar entre la vista de lista y la de edición (3), recargar el registro (4) y lanzar acciones (5), el resto de los botones son útiles en algunos módulos y se explican en esa sección Entendiendo el sistema 3

8 4 Chapter 1. Introducción

9 CHAPTER 2 Productos Para operar con el sistema será necesario tener configurados diversos productos. La industria gráfica tiene ciertas particularidades por lo que no se venden los productos cargados en el sistema de manera directa y tampoco se construyen productos a través de una Lista de Materiales, dado que cada trabajo que se presupuesta es distinto. Es por esto que en el sistema será necesario cargar una serie de Productos y sus categorías que se utilizan de manera sistemática en un presupuesto estándar, ejemplo: Máquina, Papel, Tinta, Planchas, etc. 2.1 Categorías de Productos Al acceder a la sección de Categoría de Productos pueden visualizarse todas las categorías y el árbol que se forma con las mismas y los productos que penden de las mismas (productos por categorías). Una nueva categoría puede crearse al presionar sobre el botón nuevo. como la imagen lo muestra sera necesario ingresar el nombre de la categoría y puede ingresarse el padre de la cual depende. Desde la pestaña Hijos pueden verse y cargarse los hijos de la categoría que estamos viendo. Algunas categorías son necesarias para el correcto funcionamiento del Asistente de Presupuestación y del Sistema. Para el Asistente es necesario tener cargadas las categorías Máquina, Papel (y sub categorías), Papel Rotativa, Planchas y Tinta. Además será necesario contar con la categoría Terceros para que se generen las ordenes de terceros (ver módulo). De todas formas las categorías necesarias para el funcionamiento ya vienen cargadas en el módulo de Imprentas. 5

10 2.2 Cómo Cargar Productos El crear un producto implica completar una serie de campos (mas adelante se explicita un ejemplo de cada producto necesario del sistema). Se describen aquí los atributos generales para todos los productos. Al igual que en los otros módulos los campos en fondo celeste son los campos obligatorios. El nombre del producto es lo que se mostrará y lo que permitirá buscar en el sistema General Tipo el tipo de producto permite diferenciar comportamientos del producto. Bienes Son productos tangibles (pueden manejar stock). Servicio No maneja stock Activos Son productos que actúan como activos de la empresa, no para su comercialización y tiene impacto contables (no maneja stock). Activo (1) permite determinar si el producto está disponible para ser utilizado en otros módulos, en caso de no estar activo el producto no se verá en ningún sector del sistema. Consumible (2) este campo aparece solo cuando es posible que el producto gestione stock y se utiliza para confirmar el uso del mismo. Vendible (3) es el atributo que genera que el producto se vea en el sector de carga de Presupuestos, sino el producto no está disponible a la venta. Comprable (4) señala que el producto está disponible para la compra. Método de costo (5) El sistema Tryton permite manejar diversos sistemas de costos, en principio: Fijo y Promedio. El promedio como su nombre lo indica promedia los diferentes precios de costo cargados en las compras del producto y realiza un promedio, mientras que el fijo toma el último precio cargado. Precios permiten configurar precios de compra y de venta y pueden ser iguales en el caso de que no se recarguen los precios de los productos utilizados como materia prima. Tryton maneja diferentes formas de manejar el precio (listas de precio, precios por empresa, etc.) Unidad de Medida (UdM) La unidad de medida es la configuración que determina en qué unidad se expresa y maneja el producto y es fundamental para el manejo del stock. Es útil utilizar la unidad de compra del producto y tener una medida para establecer conversiones a otras unidades. Por ejemplo en el caso de la industria gráfica el papel se expresa en kilos. Categoría como se detalla a continuación la Categoría permite segmentar al producto con la construcción de un árbol de categorías. En el sistema además las categorías generan determinados comportamientos de los productos como se explica más adelante. 6 Chapter 2. Productos

11 2.2.2 Contabilidad Si bien el sistema Tryton Imprentas no está configurado para llevar la contabilidad completa de la empresa, al basarse en Tryton puede hacerlo y para su funcionamiento es necesario configurar ciertas reglas contables. Todo producto refiere a una cuenta contable, por lo que será necesario configurar las mismas en la pestaña de configuración. De todas formas si ya se encuentran configuradas las categorías correctamente los productos pueden heredar el comportamiento de las categorías a las que pertenecen tildando la opción correspondiente. 2.3 Consideraciones según la categoría En esta sección se ejemplifica cómo cargar productos en el sistema. Hay un ejemplo de cada tipo los productos necesarios para la confección de un presupuesto de Imprentas. El sistema realiza las validaciones necesarias que marcan los campos que son obligatorios según el tipo de producto con el que se esté trabajando. Papel y Papel Rotativa tienen diversos campos obligatorios como asi también Máquinas y Máquinas Rotativas Máquinas La Máquina es necesaria para el armado del presupuesto y debe ser cargada como Servicio dado que lo que se evalúa es su horario por hora. Existen dos tipos de máquina: Máquina y Máquina Rotativa. Para cada categoría se presentarán diferentes campos de medición de máquina a cargar. :Máquina: Una vez que se crea una Máquina catalogada como servicio y se la incluye dentro de la categoría Máquina, se despliega una pestaña de Mediciones de la Máquina: Será necesario ingresar a esa pestaña y cargar las configuraciones básicas de la Máquina para que el Asistente de Presupuestación pueda ejecutar los cálculos necesarios. Cambio de plancha es el tiempo estipulado que se tarda en el cambio de una plancha en esa Máquina (en nuestros ejemplos expresado en minutos, aunque se calcula contra el costo de la máquina expresado en horas. Preparación por color permite cargar el tiempo de carga de tinteros por cada color y se será multiplicado por la cantidad de colores que lleve el trabajo. Impresiones por hora es una aproximación de la cantidad de impresiones que realiza la máquina por hora una vez que ya se encuentra cargada y sirve para saber el tiempo que insumirá el trabajo (dado que se pregunta la cantidad de impresiones). Las impresiones por litro de tinta permiten calcular los litros de tinta que serán necesario en el trabajo en base a la cantidad que usa la Máquina y la cantidad de colores del trabajo Consideraciones según la categoría 7

12 El producto Máquina debe ser señalado como vendible. Máquina Rotativa Al categorizar una máquina como Rotativa se deberán cargar algunos campos diferentes en Mediciones de Máquina en tanto la producción rotativa tiene otras consideraciones: En la máquina rotativa existe la opción de cargar impresiones por hora en diferentes velocidades (rápido, medio, lento). Además es necesario cargar la Boca de Corte de la Máquina que es utilizada para medir el tamaño del papel que se utiliza en el formato rotativo Papel Los diferentes productos papel que se quieran utilizar en el sistema deben cargarse como productos. El papel debe estar cargado como Bien, dado que utiliza stock y debe estar marcado como comprable y vendible. Dado que el papel se compra en kilos la UdM del mismo es kg. Cuando se selecciona un Producto Tipo papel se abre una 8 Chapter 2. Productos

13 pestaña de mediciones que debe ser completada a fin de poder realizar los cálculos de superficie de papel. El Papel Bobina se carga en la Categoría Papel Bobina y requiere el ingreso de menos datos. Para el producto papel será necesario conocer el Largo, Ancho y gramaje del mismo (todos estos campos son obligatorios y el sisetma valida que estén cargados) Papel Rotativa Para el caso de Papel Rotativa, debe seleccionarse esta categoría y lo que se modifica es que el campo Largo no es obligatorio dado que el mismo está dado por la boca de corte de la Máquina Rotativa en la que se use Tinta La tinta se carga como otros productos pero debe ser agregada dentro de la Categoría Tintas y su unidad de medida es el Kilo (debe tener un precio) Plancha Al igual que la tinta la particularidad es que deben cargarse dentro de la categoría correspondiente (Plancha) y debe tener un precio Consideraciones según la categoría 9

14 2.3.6 Terceros Esta categoría permitir discriminar los productos que son realizados por terceros y por lo tanto son los que se emiten en la orden de terceros. 10 Chapter 2. Productos

15 CHAPTER 3 Presupuestación Para realizar un presupuesto se debe acceder al sector del menú Gestión de Ventas. En el menú ventas el usuario accede a un listado completo de todas las ventas en sus diferentes estados. Las otras opciones del menú le permiten acceder a las ventas en sus diferentes estados. La venta se inicia en borrador, una vez que la misma ha sido enviada al cliente se confirma con lo cual queda en estado confirmada y se hace inmutable. Luego la venta se puede cancelar para esto el operador deberá ingresar un motivo de perdida de la misma o se cancelará automáticamente si a los 30 días de generada no se realizó una modificación de la misma. En caso de ganar la venta la misma se confirma y pasa a estado En proceso hasta que se complete el proceso de fabricación y facturación. Para comenzar un presupuesto se debe presionar el botón de nuevo registro del menú superior con lo que se despliega el formulario de carga. Los campos de texto en azul son los campos que son obligatorios de completar. La Entidad (1) es el cliente y desde esta pantalla se podrá escribir uno ya existente, buscar o crear uno nuevo. Por otro lado el sistema requiere la carga de la cantidad base sobre la cual se realizará el cálculo de presupuesto (2). Una vez completados estos datos se puede ejecutar el Asistente de Presupuesto (3) 11

16 3.1 Asistente de Presupuesto El sistema cuenta con dos Asistentes de Presupuestación: Plana y Rotativa. La intención del asistente en cargar de forma automática todos los items de un presupuesto gráfico a través de una serie de preguntas Asistente de Presupuesto Plana: El asistente de presupuestación realiza una serie de preguntas que facilitan el armado del presupuesto dado que calcula de forma automática muchos de los items que en otros sistemas se cargaban a mano. Para que el asistente funcione correctamente será necesario tener configurados los productos que el mismo requiere para realizar cálculos (ver configuración de productos). En lineas generales se requiere tener creadas y configuradas: máquinas, papeles, tinta y planchas. Una vez creado el presupuesto y cargada la cantidad base sobre la cual se realiza el presupuesto se puede ejecutar el Asistente de Presupuesto. El asistente puede ser ejecutado varias veces para un mismo presupuesto, por ejemplo para calcular las páginas y luego las tapas de un libro. Aunque se utilice el asistente se pueden agregar lineas de forma manual antes o después de la ejecución del mismo. Cada una de las lineas de Presupuesto que se generan como resultado del Asistente pueden ser modificadas por el operador de forma sencilla. 12 Chapter 3. Presupuestación

17 En la primer pantalla del asistente se deberá cargar: Máquina el sistema muestra los productos de la categoría Máquina que estén cargados en el sistema. Este dato permite calcular de forma automática el tiempo de preparación, el tiempo de trabajo y de cambios de plancha. Cantidad de hojas la cantidad de hojas que tiene el trabajo que se realizará, si un libro tiene 200 páginas, se ingresará 100 hojas. Tipo de papel El combo muestra las categorías de papel que se encuentran cargadas en el sistema (categorías hijas que dependen de la Categoría Papel). Sirve para realizar los cálculos de papel y segmentar los papeles existentes, Ejemplo: Papel Obra, Papel Mate, etc. Colores cantidad de colores en que se realizará el trabajo, permite calcular el tiempo de recarga de cartuchos que influyen en la preparación de máquina. Alto y Ancho Tamaño del trabajo que se desea realizar, permite calcular el corte del papel y el desperdicio del mismo. Con estos datos se pasa al segundo y último paso del asistente con el botón siguiente. Cancelar anula la operación Asistente de Presupuesto 13

18 Papel el campo papel nos permite acceder a través del símbolo de la lupa a los diferentes papeles cargados en el sistema de la categoría que seleccionamos en el paso anterior y con los cálculos de corte de papel ya realizados. Esta es una de las funcionalidades centrales del sistema dado que en base al tipo de papel elegido se muestran todas las opciones tanto en el corte horizontal como vertical con el desperdicio que supone cada opción ya calculado. Se señala la cantidad de trabajos que entran por hoja de papel seleccionado y la cantidad de papeles a utilizar. El operador deberá seleccionar la que crea mas conveniente seleccionando una opción y aceptando la acción: El papel se maneja en kilos, dado que esta es la unidad de compra (ver configuración de producto), más allá de esto en este sector del sistema se muestra la conversión de la cantidad de páginas que se utilizarán y luego se realiza la conversión a kilos. Cantidad de Planchas permite conocer la cantidad de planchas que se utilizan en el trabajo para calcular el costo y el tiempo de cambio de planchas. 14 Chapter 3. Presupuestación

19 Plancha permite seleccionar el tipo de plancha que se utilizará y se utiliza para conocer el costo de la misma, de esta forma se pueden tener diversas planchas configuradas ya sea por calidad o proveedor. Cantidad de Impresiones cálculo que realiza el operador de la cantidad de pasadas por máquina que se van a realizar. Este cálculo no se automatiza dado que existen diversas opciones y funcionalmente se estableció que era una cualidad del operador establecer esta cantidad. Se utiliza para calcular el tiempo de uso de Máquina. Tinta Permite seleccionar la tinta a utilizar, de todos los productos de tipo Tinta que estén cargados en el sistema y se utiliza para establecer el costo de la misma en base al uso que hace la Máquina y por la cantidad de colores que se seleccionó. Ejemplo si utiliza un litro cada 6000 pasadas por Máquina y tiene 4 colores el trabajo se cargarán 4 litros de tinta. Al presionar Finalizar el sistema realiza una serie de operaciones que le permiten completar lineas del presupuesto de forma automática. Atrás permite ir al paso anterior del Asistente y Cancelar anula la operación del asistente. Los datos que se muestran en la imagen no son reales y son solo a fines explicativos. Lo que se quiere mostrar es que en base a lo seleccionado en el Asistente de Presupuesto el sistema auto completa el mismo realizando una serie de cálculos. Como se puede observar, el asistente determina Papel original tal como se mostró en el paso 2 del Asistente es la cantidad de papel que se utilizará en el trabajo. Demasía de papel se encuentra configurada en el sistema en porcentaje del papel original (Ejemplo: 10%) y se calcula de forma automática, esta linea al igual que el resto puede ser modificada pro el operador. Planchas la cantidad de planchas que se cargaron con su costo. Preparación de máquina este ítem se calcula en base al dato de Preparación de la máquina (configuración de la máquina) por la cantidad de colores que tiene el trabajo. Cambios de plancha el tiempo que insumen los cambios de plancha, se calcula en base al tiempo configurado de Cambio de Plancha (configuración de la máquina) por la cantidad de planchas utilizadas. Impresión es el tiempo de máquina que implica el trabajo y se calcula en base a la cantidad de impresiones que implica el trabajo y la cantidad de impresiones que la máquina realizada por hora (teniendo el cuenta que la máquina tiene un valor calculado en horas) Asistente de Presupuesto 15

20 Tinta la cantidad de Tinta que se utilizará en el trabajo teniendo en cuenta el costo de la tinta seleccionada en el asistente y la cantidad a utilizar por la cantidad de Tinta que utiliza la máquina y los colores del trabajo. De esta manera y con la ejecución del Asistente de Presupuesto se obtiene un presupuesto con todos los datos básicos que se deben tener en cuenta en un presupuesto de Imprenta Asistente de Presupuesto Rotativa: Una vez que se seleccionó el asistente de rotativa el sistema realiza una serie de preguntas a fin de poder completar todas las lineas de presupuesto. img/primer_pag_asistente.png En la primer pantalla del asistente se deberá cargar: Máquina el sistema muestra los productos de la categoría Máquina Rotativa que estén cargados en el sistema. Velocidad del Trabajo las máquinas rotativas permiten configurar diferentes velocidades (modifica la cantidad de impresiones por hora previstas). Tipo de papel El combo muestra las categorías de papel que se encuentran cargadas en el sistema Dentro de Papel Bobina. Cantidad de páginas la cantidad de páginas que tiene el trabajo. Colores Frente y Colores Dorso Los trabajos rotativa permiten ingresar cantidad de colores de frente y dorso. Formato son una serie de Formatos ya cargados que completan de forma automática el alto y ancho del trabajo. Alto y Ancho Tamaño del trabajo que se desea realizar, permite calcular el corte del papel y el desperdicio del mismo. 16 Chapter 3. Presupuestación

21 Con estos datos se pasa al segundo y último paso del asistente con el botón siguiente. Cancelar anula la operación. Papel el campo papel nos permite acceder a través del símbolo de la lupa a los diferentes papeles bobina cargados en el sistema de la categoría que seleccionamos en el paso anterior. Plancha Se carga el producto plancha que se usa, pero la cantidad de las mismas se calcula de forma automática (trae productos filtrados por la categoría Plancha). Tinta Permite seleccionar la tinta a utilizar, de todos los productos de tipo Tinta que estén cargados en el sistema. Al presionar Finalizar el sistema realiza una serie de operaciones que le permiten completar lineas del presupuesto de forma automática. Atrás permite ir al paso anterior del Asistente y Cancelar anula la operación del asistente. Los datos que se muestran en la imagen no son reales y son solo a fines explicativos. Lo que se quiere mostrar es que en base a lo seleccionado en el Asistente de Presupuesto el sistema auto completa el mismo realizando una serie de cálculos Asistente de Presupuesto 17

22 De esta manera y con la ejecución del Asistente de Presupuesto se obtiene un presupuesto con todos los datos básicos que se deben tener en cuenta en un presupuesto de Imprenta. Al igual que en el Presupuesto Plana todos los items se pueden modificar o quitar. En ambos casos se pueden trabajar con otras cantidades, imprimir y el resto de las funcionalidades. 3.2 Otras Cantidades Uno de los requisitos recurrentes en la presupuestación de la Industria Gráfica es la necesidad de generar un Presupuesto calculado para diversas cantidades. Para el sistema Tryton Imprentas se desarrolló esta funcionalidad manejando costos fijos y variables dentro del presupuesto para poder realizar un cálculo certero de las Otras Cantidades. Además al momento de cargar Otras Cantidades el operador puede agregar un margen de utilidad que puede variar para cada una de las cantidades. En el sector de Presupuestos, se puede acceder a la pestaña de Otras Cantidades como se ve en la imagen (quizás sea necesario realizar scroll para llegar a la pestaña). La cantidad cargada como base ya se encuentra guardada en el sector de otras cantidades con un porcentaje de utilidad que ya viene configurado en el sistema y que se puede modificar (modificando el código del sistema no desde la interfaz). El operador podrá cargar Otra Cantidad (1) con el botón que permite agregar registros al módulo. 18 Chapter 3. Presupuestación

23 El formulario de carga de Otra Cantidad es muy sencillo y el operador solo deberá cargar la cantidad deseada y el porcentaje de utilidad extra que se desea cargar a esa cantidad. Con esto el sistema realiza el cálculo manteniendo los costos fijos e incrementando los costos variables según corresponda. La otras cantidades serán tenidas en cuenta en el envío del Presupuesto al Cliente. Una vez que el Presupuestó está conformado no se podrán agregar Otras Cantidades. 3.3 Presupuesto para Cliente El sistema genera un Presupuesto para Cliente que consiste en la exportación a formato PDF con los datos que deben mostrarse en un presupuesto al Cliente. Como puede verse en la imagen, en la vista de detalle de un presupuesto, en el Menú Superior, se encuentra la acción de generar un Presupuesto al Cliente. El archivo se genera en base a un template que está cargado en el sistema en formato de archivo.odt (Open Office), mientras que la información del Cliente se toma de los datos cargados en el sistema. Luego se visualiza el campo descripción y se imprimen en formato de tabla todas las cantidades que el presupuesto tenga con sus diferentes valores. 3.4 Orden de Tercero En el mismo sector donde se genera Presupuesto para Cliente se ejecuta la Orden de Terceros. La orden se basa en un template y en la misma se imprimen todos los Productos que estén cargados en el Presupuesto dentro de la 3.3. Presupuesto para Cliente 19

24 categoría Terceros. Este reporte sirve como resumen de los trabajos que otros deben ejecutar para la concreción del Presupuesto. 3.5 Estados del Presupuesto El Presupuesto que se genera en el sistema puede atravesar diversos Estados que tienen implicancias en el sistema. El presupuesto nace en el Estado Borrador, en este estado es posible modificar cualquiera de los datos del Presupuesto. Una vez que el Presupuesto a sido confeccionado y enviado al cliente se pasa el mismo a Presupuestado. En este estado el mismo no puede ser modificado y el vendedor solo podrá ganar o perder el mismo. En el sector de ventas presupuestadas permite ver las oportunidades de ventas a las que se puede dar seguimiento comercial. Confirmar un venta supone ganar las misma, es decir que ha sido aceptada por el cliente y puede procesarse. El proceso genera la orden de trabajo y la factura y orden de envío, relacionadas con el presupuesto. Las ventas canceladas son aquellas que se han perdido. La cancelación la realiza el operador para lo que deberá ingresar un motivo de perdida o el sistema vence (cancela) de forma automática los presupuestos a los 30 días de confeccionados. 20 Chapter 3. Presupuestación

25 3.6 Perder Presupuesto Se desarrolló de forma especial para el sistema Tryton Imprentas la funcionalidad que permite señalar el motivo de pérdida de un Presupuesto. Una vez que el presupuesto está en Estado Presupuestado se puede confirmar o cancelar. Cancelar supone perder el presupuesto para lo que se deberá ingresar un motivo de pérdida. Estos motivos son configurables en el código de la aplicación y sirven para poder evaluar los presupuestos realizados. Como se dijo anteriormente los presupuestos de mas de 30 días se cancelan automáticamente Perder Presupuesto 21

26 22 Chapter 3. Presupuestación

27 CHAPTER 4 Orden de Trabajo El módulo Ordenes de Trabajo es parte del desarrollo realizado y consiste en un módulo que toma los datos de los Presupuestos que se procesan. La Orden de Trabajo se genera de forma automática toda vez que se procesa un presupuesto y está compuesta por todos los datos del Presupuesto. 23

28 Las ordenes de trabajo tienen un campo observación que podrá ser utilizado para cargar cualquier problema que surja en la realización del trabajo. La Orden de trabajo tiene distintos estados por lo que el operador podrá: Procesar (comenzar el trabajo), Cancelar o Terminar. Con estas opciones se puede ver si el trabajo ya se está produciendo o aun se encuentra encolado. 24 Chapter 4. Orden de Trabajo

29 CHAPTER 5 Stock Como se explicó anteriormente el sistema administra el Stock de los productos que estén configurados para esta funcionalidad. El stock se altera a través de las compras y ventas como así también del ajuste pro control de inventarios al igual que en otros sistemas. Es por eso que una vez que se ejecuta el presupuesto un operador podrá agregar o quitar stock según cómo haya sido la realidad del trabajo. El stock se maneja en diferentes Unidad de Medida que cada producto tiene configurada. 25

30 Tryton es un sistema que tiene un complejo sistema de manejo de control de inventarios (ver documentación oficial). El sistema no solo maneja el stock de los productos sino que realiza control por cada uno de los galpones o sedes que la compañía puede tener y maneja una configuración básica de Ubicaciones de la mercadería con el fin de visualizar los movimientos internos y externos de la misma. 26 Chapter 5. Stock

31 A través del menú de Gestión de Inventarios que se ve en la imagen puede analizarse los diferentes movimientos del proveedor, internos y hacia el cliente como así también generarse nuevos. En el sector de envíos al cliente se agregó un documento que exporta los datos del pedido a entregar al cliente, con la dirección de entrega del mismo (Remito de Envío) 27

32 28 Chapter 5. Stock

33 CHAPTER 6 Factura Al momento de confirmar una venta el sistema genera de forma automática una factura referenciada a ese trabajo. Es por eso que en el sector de Ventas en Proceso podemos ir al detalle de un presupuesto y ver la pestaña de Facturas. Allí se podrá ver el detalle de la factura que se debe realizar en el trabajo. 29

34 La factura podrá ser procesada (más allá que se tenga otro sistema de facturación) pasando por los estados de conformación de una factura (Pro Forma - Confirmar). El sistema permite el registro de los pagos como así también la gestión completa del proceso de facturación pero requiere configuraciones particulares para cada caso que no están incluidas en los desarrollos realizados para Imprentas. Las facturas se pueden acceder desde el Menú Contabilidad, Facturas, donde se verá el listado completo de las facturas realizadas y sus diferentes estados. En este es el sector desde donde trabaja el sector de administrativo de la Imprenta. 30 Chapter 6. Factura