Guía para la elaboración de las propuestas del Plan Estratégico

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1 Guía para la elaboración de las propuestas del Plan Estratégico Para la elaboración de una Propuesta de Plan Estratégico; la Presidencia, las cuatro Vicepresidencias y la Secretaría Ejecutiva del Comité Ejecutivo del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas de Vida; necesitan determinar, describir e informar el proceso necesario para su elaboración. Posteriormente, los coordinadores de cada Comisión deberán unificar, integrar y entregar las diversas propuestas al Comité Ejecutivo antes del día 30 de agosto próximo; dichas propuestas serán sometidas a la consideración del pleno durante la Asamblea General en el marco de la realización del IX Encuentro CLARCIEV, los próximos días 24, 25 y 26 de octubre en Quito, Ecuador. Descritos los pasos y asimilado que haya sido el procedimiento; cada país, de acuerdo a la Comisión a que pertenezcan (ver anexo 1 de: Comisiones CLARCIEV ), habrán de llenar un formulario (anexo 2 de: Formulario x Comisión PE ) y enviarlo a su coordinador, quien habrá de comparar las diferentes propuestas de los integrantes de su comisión, consensarlas, unificarlas y enviarlas a las Secretarías Ejecutiva (OEA y y Técnica (México y para unificar el Proyecto para la Elaboración del Plan Estratégico que será presentado al pleno, discutirlo, votarlo, modificarlo y, en su caso, aprobarlo. Dicho formulario coincide con los pasos para la creación de propuesta. Dicho la anterior, los pasos para la creación de Propuestas por Comisión son: 1. Misión; 2. Visión; 3. Objetivos; 4. Valores; 5. Análisis FODA; 6. Factores de éxito; 7. Acciones Estratégicas; y 8. Calendario. Se sugiere que el coordinador de cada comisión proporcione los elementos de Misión y Visión. Estos dos parámetros habrán de dar el marco general para la creación del proyecto. Por último, el calendario se determinará a partir de la creación del proyecto final una vez entregados los resultados por todos los miembros de la comisión.

2 MISIÓN. Es necesario determinar la misión específica, a partir de la MISIÓN GENERAL. Por ello, resulta determinante referirnos a la Misión del Consejo. De acuerdo con lo Estatutos del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales; al definir la Misión en su artículo 1º, que a la letra dice: tiene por objeto impulsar y facilitar, la coordinación, apoyo y cooperación de los organismos e instituciones gubernamentales de los Estados miembros, la modernización, incorporación de tecnologías cuya compatibilidad permita la interoperabilidad entre las instituciones y los países con la finalidad de otorgar servicios confiables, seguros, creíbles y de fe pública, en plena colaboración con los demás organismos públicos y privados de nuestros países, apoyando el sistema democrático, la seguridad ciudadana y la lucha contra el crimen organizado, los delitos y el narcotráfico, de conformidad a la legislación vigente en cada país. De acuerdo con esta definición inicial e integral de la Misión General de CLARCIEV, cada Coordinador (Comité Ejecutivo, Ecuador, Chile, Panamá, México y Colombia) habrá de retomar lo que a su comisión corresponda. Participarla, analizarla y discutirla con los demás integrantes de su comisión en el formato del Anexo 2. VISIÓN. De todas las Asambleas y Declaración del Consejo, podemos inferir y definir cuál es la Visión del Consejo. Es decir, qué es lo que desea realizar el Consejo en un plazo determinado (5 años, Plan Estratégico ), hacia dónde se dirigen los esfuerzos de la región. Podemos definir que la Visión del Consejo es: Implementar la Modernización Institucional de los organismos Latinoamericanos y del Caribe, asegurando la Protección de Datos de los gobernados y estableciendo sistemas tecnológicos que aseguren la interoperabilidad de sistemas entre los Estados para la consecución de la Misión del Consejo. Ya determinada la Visión del Consejo en lo general, los coordinadores de cada comisión deben delimitar cuál es la Visión en particular dependiendo de su Comisión, participarlo con los demás miembros de ella y trabajar en el desarrollo del proyecto específico a partir de estos tres vectores de la Visión del Consejo. Cada una de las seis Comisiones es la Visión Específica del Consejo.

3 OBJETIVOS. Los Objetivos del CLARCIEV están determinados por los acuerdos particulares que los Estados declaran al cierre de cada Asamblea General. Las acciones a seguir determinadas por cada comisión deberán estar encaminadas a lograr lo establecido por la más reciente Asamblea General. Los 11 acuerdos de Antigua, Guatemala en 2011 son: I. Promover en nuestros países la eliminación en todos los sectores, de las barreras de discriminación racial, étnica, y de cualquier otro tipo que limite la inscripción en los registros civiles. II. Promover y adecuar nuestras legislaciones para lograrlo. III. Reconocer que todos los registros civiles y organismos de identificación deben articularse con los programas sociales para lograr la inclusión y evitar obstáculos a la prestación de servicios sociales. Para esto se hace indispensable una coordinación interinstitucional que involucre a todos los actores sociales que promueva un mayor compromiso de las instancias dentro de un enfoque de derechos. IV. Los gobiernos deberían garantizar la eliminación de todas las barreras que impiden el registro universal, esto incluye condicionamientos burocráticos, la judicialización, procesos complejos para la corrección de los errores del registro, costos directos y, en la medida de lo posible, los indirectos que signifiquen obstáculos para el acceso al disfrute de este derecho. V. Se debe propiciar el registro accesible, oportuno y seguro para los grupos más afectados por la indocumentación, sobre todo de los pueblos indígenas, afrodescendientes, migrantes, desplazados, personas con discapacidades, los que viven en situación de pobreza, los niños y niñas, madres solteras, población penitenciaria, personas transgénero, y promover la búsqueda de soluciones concertadas para el registro universal y sostenible. VI. Los Estados deben desarrollar estadísticas confiables que permitan generar planes concretos, y los mismos ser difundidos a nivel nacional, como herramienta de monitoreo, de sensibilización y promoción para el logro de registro universal y sostenible. Los avances podrían ser compartidos también en eventos regionales para propiciar las buenas prácticas entre los Estados. VII. Los Estados deben asegurar los recursos económicos, así como planes de contingencias ante eventualidades, para lograr un registro civil universal, oportuno y sostenible. VIII. Los Estados deben garantizar la formación del personal involucrado en el tema del registro en el enfoque de derechos humanos e interculturalidad.

4 IX. Fortalecer las políticas públicas existentes, a fin de garantizar el derecho a la identidad de las mujeres, de las personas con capacidades diferentes, de las personas que se encuentran en situación de pobreza y discriminación, así como su reconocimiento como parte fundamental y activa de la sociedad. X. Fortalecer los medios de comunicación y colaboración entre los miembros, a fin de generar documentos técnicos que ayuden a la toma de decisiones internas de cada país y ser puntos de referencia para las prácticas de registro civil e identidad. XI. Fortalecer la promoción del registro de las defunciones para la debida actualización los registros poblaciones y evitar el fraude de identidad. XII. Continuar fortaleciendo las relaciones con otros organismos internacionales, especialmente con la Comisión Internacional del Estado Civil (CIEC), la Organización de los Estados Americanos (OEA), el Banco Interamericano de Desarrollo, el Plan Internacional (Plan) y el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF), a fin de intercambiar información y mejores prácticas. El formato que deberá enviar cada Comisión contendrá las estrategias necesarias para lograr lo acordado por los Estados y Declarado en Antigua, Guatemala en VALORES. El trabajo y las estrategias propuestas por cada comisión deberán tener un nivel de compromiso por parte del país que asume realizar las acciones del Plan Estratégico. Ese nivel de compromiso se puede determinar a base de valores adoptados. Los valores serán sugeridos en la propuesta final de la Comisión. Se sugieren y enlistan de forma enunciativa y no limitativa, los siguientes valores: Valores éticos: (qué sentimos) Compromiso social Confianza Diversidad Equidad Fortalecimiento Integridad Justicia Reconocimiento Solidaridad Trasparencia Unión Valores pragmáticos: (cómo lo hacemos) Armonía Calidad Compromiso Eficacia Eficiencia Legalidad Objetividad Participación Planificación Profesionalismo Respeto Responsabilidad Seriedad Sustentabilidad

5 Análisis FODA: Todo plan estratégico debe, para ser exitoso, tener un análisis FODA. Este ejercicio nos ayuda a determinar la situación actual del Consejo. FODA significa: F: fortalezas O: oportunidades D: debilidades A: amenazas Las acciones que pretendamos desarrollar como parte del Plan Estratégico, deben iniciar con el análisis del entorno del Consejo, esto es, los factores externos e internos. (Ver anexo 3.) Por lo anterior, cada Comisión deberá determinar sus FODAs e incluirlas en el Proyecto del Plan Estratégico. Se debe limitar la información proporcionada a un máximo de 5 incisos por factor. Las acciones estratégicas que a continuación se propongan, deberán ser acordes para combatir las debilidades y amenazas y, sobretodo, optimizar las fortalezas y oportunidades. Factores Internos. Fortalezas: ventajas o buenas prácticas que pueden demostrarse con hechos; consisten en la utilización racional y efectiva de tiempo, la inclusión de personas implicadas (todos y todas), y que contribuyen a conseguir buenos resultados. Son las capacidades, recursos y, consecuentemente, todo resultado favorable de las acciones de gobierno que deben y pueden servir para explotar oportunidades en la región del Consejo. Debe de considerarse que también sean actuales, y que pueden disminuir o desaparecer si no se fomentan. Oportunidades: es todo aquello que pueda suponer una ventaja para los Estados miembros del Consejo. Las oportunidades son dinámicas, por lo cual pueden desaparecer y no ser utilizadas y aprovechadas. Es la posibilidad de aumentar la eficacia y la eficiencia para obtener los resultados deseados. Factores Externos: (No los controlamos) Debilidades: Aquello que afecta los resultados deseados por los Estados miembros del Consejo. Las debilidades tienen que ser actuales y susceptibles de mejorar. Amenazas: toda fuerza del entorno que puede impedir la implantación de una estrategia, o bien reducir su efectividad, o incrementar los riesgos de la misma, o los recursos que se requieren para su implantación. Son dinámicas y tienden a crecer si no son erradicadas lo antes posible. Es un riesgo de disminuir la eficacia y la eficiencia de la organización; es una barrera para conseguir los resultados esperados.

6 FORMAS DE ÉXITO. La información relativa a Formas de éxito, requiere compartir las acciones exitosas que se hayan desarrollado en los países integrantes de la Comisión y que puedan servir para el Benchmarking de la acción conjunta del Consejo en el Plan Estratégico Poder conocer acciones exitosas a través de quienes han logrado implementarlas resulta un método eficaz para la implementación de acciones estratégicas, toda vez que hay experiencia y resultados visibles. Únicamente una experiencia por Estado. ACCIONES ESTRATÉGICAS. Las acciones estratégicas propuestas por cada Comisión deberán de ir enfocados, primordialmente, a los tres ejes básicos determinados en la Asamblea General del VIII Encuentro en Antigua, Guatemala: Modernización Institucional. Implementar aspectos normativos, financieros, operativos y de capital humano con el objetivo de mejorar la eficacia de las instituciones, elevar su sustentabilidad y fortalecer los servicios de calidad para los usuarios. Protección de Datos. Determinar distintos mecanismos y estrategias para asegurar la protección y gestión de las bases de datos personales, la información biométrica, legislación, convenios y normativas necesarias para elevar los controles de seguridad, así como el control y manejo de la información por las instituciones registrales. Tecnología-Interoperabilidad. Establecer los procesos de interoperabilidad de plataformas y bases de datos, la estandarización de los documentos de identidad, así como el manejo de las nuevas redes sociales y herramientas tecnológicas para fortalecer los servicios y los procesos de las instituciones registrales en la Región, destacando la importancia del fortalecimiento de los Registros Civiles y Organismos de Identificación. Eliminación del Sub-registro. Determinar los procesos necesarios para abatir el registro, determinando las prácticas existentes y la diferencia entre los tiempos de sub-registro y registro extemporáneo. La meta deberá de estar adecuada a los Objetivos de Desarrollo del Milenio de las Naciones Unidas y al Programa para la Universalización de la Identidad Civil en las Américas, PUICA, de la Organización de Estados Americanos, OEA.

7 Asuntos Jurídicos. Vital para el funcionamiento de un organismo especializado, es la determinación de su personalidad jurídica, cómo nace, cómo subsiste y se sostiene. Alcances, implicaciones, limitaciones, objetivos y forma de implementación. Método para lograrlo y análisis de la normatividad interna para conocer límites y privilegios. Las acciones estratégicas deberán de ser desarrolladas considerando tres tiempos distintos: corto (1 a 2 años), mediano (2 a 4 años) y largo plazo (5 o más años), y deberán ser no más de tres acciones por cada plazo y en disminución. (V.gr. corto plazo: 3, mediano plazo: 2, largo plazo: 1.) CALENDARIO. El cronograma de actividades será fijado en función de las acciones estratégicas determinadas, considerando las FODA, en los diferentes plazos. No se fijará por fechas determinadas sino por meses/año y/o eventos especiales. Por ejemplo: Meta: Reducir sub-registro en ciudades con población mayor a la de 1 millón de habitantes, largo plazo: a realizarse a más tardar en 30 días antes del XII Encuentro CLARCIEV. El formato para el Proyecto de Plan Estratégico deberá contener el cronograma con las estrategias, los tiempos deberán ser considerados para cumplir metas muy específicas de acuerdo con la metodología ya planteada.

8 Anexo 1. Comisiones CLARCIEV. Comisión de Asuntos Jurídicos. Personalidad Jurídica del Consejo. Integrantes: Comité Ejecutivo. Chile, México y Panamá. Comisión 1. Eliminación del Sub-registro. Integrantes: Coordinador Ecuador; Haití y Guatemala. Comisión 2. Buenas prácticas y avances tecnológicos. Integrantes: Coordinador Chile; Perú, Guatemala y Paraguay. Comisión 3. Capacitación a los Funcionarios del Registro Civil. Integrantes: Coordinador Panamá; Uruguay, Haití y Argentina. Comisión 4. Interoperabilidad de los Registros Civiles y Organismos de Identificación. Integrantes: Coordinador México; Costa Rica, Perú y Honduras. Comisión 5. Fortalecimiento del sitio web como medio de intercambio de información. Integrantes: Coordinador Colombia; Uruguay, Panamá y México.

9 COMISIÓN: COORDINADOR: INTEGRANTES: MISIÓN: VISIÓN: ANEXO 2. FORMATO POR COMISIONES. PLAN ESTRATÉGICO OBJETIVOS. I. II. III. IV. V. ÉTICOS: VALORES. PRAGMÁTICOS: ANÁLISIS FODA. FORTALEZAS: FACTORES INTERNOS. (4+4 máximo) OPORTUNIDADES: DEBILIDADES: FACTORES EXTERNOS. (4+4 máximo) AMENAZAS:

10 FORMAS DE ÉXITO. EJE DE ACCIÓN: 1 ACCIONES ESTRATÉGICAS. (5 máximo) CALENDARIO. CORTO PLAZO: Nº PROGRESIVO ESTRATEGIA FECHA DE CULMINACIÓN MEDIANO PLAZO: Nº PROGRESIVO ESTRATEGIA FECHA DE CULMINACIÓN LARGO PLAZO: Nº PROGRESIVO ESTRATEGIA FECHA DE CULMINACIÓN

11 Anexo 3. Análisis FODA. Internos Externos Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas

12 NOTAS ADICIONALES: La presente guía ha sido elaborada por la Secretaría Técnica para su análisis y discusión con el Comité Ejecutivo. Informes o aclaraciones con: Mtro. Roberto Zárate Rosas ext Lic. Ernesto Escamilla Rodríguez.

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