Jaime Reyes Monroy Archivo Histórico Casa de Morelos / INAH Michoacán

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1 Primera Etapa del Proyecto Especializado de Escaneo, Indexación, Digitalización y Generación de Expedientes Electrónicos del acervo documental del Archivo Histórico Casa de Morelos Resultados y Perspectivas Jaime Reyes Monroy Archivo Histórico Casa de Morelos / INAH Michoacán San Luis Potosí, SLP, 17 de octubre de 2013

2 La investigación en los archivos catedralicios: el caso de Morelia Antecedentes Proyecto de Clasificación del Archivo Histórico Casa de Morelos (AHCMO) Antiguo Obispado de Michoacán Proyecto: Archivo de la Catedral de Morelia / El Colegio de Michoacán / Óscar Mazín Gómez

3 I. Antecedentes de proyectos de Digitalización en el AHCMO Sistema de Resguardo y Consulta de Expedientes del Archivo Histórico Casa de Morelos 2001 Proyecto de Organización, Descripción y Digitalización del Archivo Histórico Casa de Morelos

4 II. El tema de la Digitalización

5 Proyecto de Restauración y Renovación museográfica III. El Museo Casa de Morelos. Actualidad y Modernidad

6 Programa Memoria del Mundo, (Memory of the World Programme) 1992 Directrices para pr oyectos de digitalizaci ón de col ecci ones y fondos de dominio publico, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas yarchivos

7 Recomendación ASF 2010 Revisión de la Auditoría Superior de la Federación Cuenta Pública 2010 emite el Resultado Núm. 3, Recomendación D Para que el Instituto Nacional de Antropología e Historia inscriba en el Registro Público de Monumentos y Zonas Arqueológicos e Históricos los bienes arqueológicos e históricos identificados, a fin de protegerlos legalmente.

8 Sistema de Clasificación

9 Dirección de Registro Público de Monumentos y Zonas Arqueológicos 05 de julio de 2012 EVALUACIÓN DE PUNTOS Y PORCENTAJES INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS PRESENCIAL NACIONAL IA-011D00001-N Serv icio Especializado de Escaneo, Indexación, Digitalización y Generación de Expedientes Electrónicos del Acervo Documental archivo Histórico Casa Morelos 1. Estudio de Mercado (Empresas) 2. Bases y Anexo Técnico ( qué servicio contratar?, metodología, producto entregables-) 3. Infraestructura (espacio, equipos servidor, DD (6TB), equipos de cómputo, etc) 4. Proceso de licitación

10 OBJETIVOS DEL PROYECTO Salvaguardar el Patrimonio Documental contra riesgos: desastres naturales y provocados por el hombre. Incrementar el acceso y consulta de los documentos de gran valor histórico creando reproducciones digitales de los originales en un soporte de larga duración que satisfaga a los usuarios actuales y a los potenciales. Evitar la manipulación y el uso directo de los materiales originales, generando una copia de seguridad. Permitir que el resultado de las imágenes puedan ser publicadas en las nuevas tecnologías ( WEB). Promover el desarrollo de recursos cooperativos, compartiendo intereses comunes con otras instituciones para crear colecciones virtuales.

11 Definición de una Metodología DIGITA LIZACION DE DIGITAL IZACIÓN Planear Hacer Verificar Actuar Generaciónde orden de tr ab ajo Recepciónde material Revisión del Material co nf ormea listad os Conteode documentos e imágenes Di str ibució n de m ate riales Di gi tal izaci ón Op era = Ca ptura Defectos S Co rr eg ir = R ecap tur a Photojanium NO Recorte Re spal dar im ágene s Nas Gua rdar i maene s en cola de pr oceso Generaciónde Tiff, PDF, Po rt ad as Vi ncu lar I mágen es Re po s ito rio D igita l Pu bl icación d e Ima ge nes pa ra su consulta y revisión En tre ga de Oficio y Docume ntos Fin

12 Inicio de proceso de digitalización y Elaboración de diagnóstico del estado de conservación

13

14 PROCESOS REALIZADOS 1. Digitalización Captura de imágenes digitales con proceso fotográfico para evitar daños al acervo y conservar detalles originales haciendo uso del Software photojanium digitalizacion.pptx En ki Descr ipción catalográfica 2. Descripción catalográfica y registro de datos en el Sistema Enki Di gi talización Creación de la base de datos referencial para consulta, haciendo uso: Fondo, Sección, Siglo, Serie, Subserie, Cronología, Número de Expedientes, Número de Documentos, y Número de Caja en el sistema Repositorio Digital procesos.pptx

15 PROCESOS REALIZADOS 3. Proceso de imágenes Calidad de la imágen, revisión de imágenes rotadas, revisión de expediente completo y almacenamiento en disco externo. Proce so de imáge nes Dig italización Marc a de agua 4. Marca de agua en las imágenes Enki Descripció n catalográfic a Elemento identificador aplicado a cada una de las imágenes propiedad del Museo Casa Morelos para la impresión.

16 PROCESOS REALIZADOS 6.-Entregables Por cada uno de los expedientes digitalizados, se genero un archivo en formato : TIFF (TarggetImage File Format), JPG para su consulta en la web. PDF para reproducción 5.-Proceso de Publicación Copiar imágenes al servidor para el proceso Convertir imágenes Armar documento final para publicación en web Vinculación de imágenes al registro catalográfico

17 Preservación Evitar la manipulación y el uso directo de los materiales originales creando una copia de seguridad. Búsqueda Facilitar la búsqueda de los documentos en menor tiempo, desde cualquier punto de acceso mediante el sistema Enki

18 Despliegue Ver a través de las imágenes el documento histórico mediante las reproducciones digitales de los originales Colaboración Permite el desarrollo de recursos cooperativos, entre instituciones de interés común creando colecciones virtuales e incrementa el acceso a nivel nacional e internacional.

19 CONCLUSIONES PRODUCTOS OBTENIDOS AHCM Base de datos organizada base de datos.pptx ENKI Catálogo automatizado catalogo.pptx Soporte de seguridad Conservación de documentos histórico conservación

20 ACERVO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO CASA MORELOS Conformado en esta etapa por los Fondos: Diocesano, Parroquial, Reservado y Cabildo, del siglo XVII. Se obtuvieron 225,336 imágenes correspondientes a documentosantiguos. 251 Cajas Tipo de materiales 4,329 Expedientes Fojas cocidas, sueltas, planos, mapas, libros empastados. 3,244 Registros

21 CONCLUSIONES FACTORES DE ÉXITO Establecimiento de políticas Definición clara del acervo a digitalizar (selección, cantidad a digitalizar, etc) Recursos: Definición del líder de proyecto Entrega-recepción de los materiales archivo imagenes.pptx Establecimiento de horario de trabajo Espacio físico, iluminación, mobiliario, etc. Comunicación permanente

22 Sistema Enki

23 Acercamiento progresivo Marca de agua

24 Migración a Base de datos del Archivo Histórico Casa de Morelos Sistema Único de Registro Público de Monumentos y Zonas Arqueológicos e Históricos

25 Beneficios Contar con cédulas oficiales Posibilidad de analizar la información fácilmente Tener diferentes niveles de acceso y seguridad Identificar piezas únicas por su valor cultural Brindar a la Comunidad académica datos fiables para la investigación Sistema Único de Registro Público de Muebles y Zonas Arqueológicos e Históricos Posibilidad de asociar la información con imágenes Tener datos confiables y estandarizados Apoyo en la detección de piezas relacionadas con el tráfico ilegal Detectar acervos que no han sido custodiados adecuadamente

26 Acceso inmediato a material digitalizado

27 Perspectivas a corto y mediano plazo 1. Continuidad de las siguientes Etapas de Digitalización 2. Afinación de Protocolos de Administración de Documentos Electrónicos 3. Consolidación de la base metodológica y tecnológica para siguientes etapas de Digitalización 4. Fortalecimiento de Líneas de trabajo: a) Conservación b) Difusión del Patrimonio Documental c) Restauración 5. Modernización y Actualización de la plataforma tecnológica

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