APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS POR INTERNET

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1 APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS POR INTERNET M. Gutiérrez, F.A. Rivera, J. Miguel Universidad Carlos III de Madrid A. Morón, F. Sastrón Universidad Politécnica de Madrid RESUMEN Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, el espectacular crecimiento de Internet ha traído consigo interesantes posibilidades, destacando las relacionadas con los proyectos de colaboración realizados por equipos dispersos y con la gestión a distancia de proyectos. Dentro de las segundas, se expone el desarrollo de un prototipo informático con la funcionalidad básica de permitir la consulta a través de Internet del estado de avance de un proyecto. Se parte de que la aplicación tenga las características fundamentales de posibilitar una implantación rápida y de bajo coste, y ser abierta e integrable con los sistemas existentes. Su utilidad es doble: por un lado, se pueden generar informes para los clientes, que cada día tienen más exigencias en este sentido; por otra parte, un responsable de proyecto puede consultar el estado actualizado de los proyectos a su cargo desde prácticamente cualquier lugar y en cualquier instante, sin implicar a más personas en el proceso. 1. INTRODUCCIÓN En los últimos años, los distintos sectores empresariales se han visto y se están viendo afectados, en mayor o menor medida, por el espectacular crecimiento de Internet, tanto en posibilidades ofrecidas como en infraestructuras desarrolladas. El ámbito de la ingeniería de proyectos no es una excepción y, dentro de él, en el campo de gestión de proyectos, se puede destacar especialmente la repercusión en la gestión de proyectos de colaboración realizados por equipos dispersos y en la gestión a distancia de proyectos. En relación con este último punto, y más concretamente con el seguimiento de proyectos a distancia, el primer paso que dieron las empresas dedicadas al desarrollo de software de gestión de proyectos, ya al final de la década de los 90, fue incluir en las aplicaciones una utilidad para convertir los informes de avance en ficheros HTML (HyperText Markup Language), que son los que componen las páginas web. De este modo, el usuario, cuando estima oportuno, puede generar los ficheros HTML y ponerlos en un servidor web (publicarlos) a disposición del resto de usuarios. Esta utilidad se ha consolidado y la incluyen las versiones actuales del software. El problema es que estos ficheros no se generan en el instante que quiere el usuario que los consulta. Si no se impone o es dificultoso desde el punto de vista organizativo imponer una disciplina de actualización, puede que la información quede atrasada y obligue al contacto personal para obtener los datos requeridos. El siguiente paso, que sólo han dado las empresas responsables de los principales paquetes de gestión de proyectos, es el de complementar la aplicación de gestión con un módulo que se encarga de posibilitar la generación de los informes a través de la red informática. En realidad, lo que hacen va mas allá y permiten gestionar a distancia la información centralizada de los proyectos. Así, el lanzamiento de la versión de Microsoft Project 2000 vino complementado con el Microsoft Project Central Server, que ha evolucionado al actual Microsoft Project Server 2003 ( ject/prodinfo/serverreq.mspx). En paralelo, la empresa Primavera, responsable de otro de los productos líderes del mercado, ofrece el módulo Webster para la versión Primavera Project Planner P3 ( primavera.com/products/p3_webster. html). Estas soluciones tienen tres problemas principales: por un lado, obligan a las empresas usuarias a adquirir nuevos productos; en segundo lugar, están diseñadas para ser un complemento de los productos respectivos y no funcionan de manera independiente, es decir, que no hay compatibilidad de los módulos con otras aplicaciones de gestión de proyectos; finalmente, tienen grandes exigencias de software complementario obligado en cuanto al sistema operativo, servidor web, e incluso sistema gestor de bases de datos. En el interés de investigar soluciones alternativas al problema planteado, se recoge a continuación nuestra experiencia en el desarrollo de una aplicación informática de soporte al seguimiento a distancia de proyectos. Su funcionalidad básica es la de permitir la consulta a través de Internet del estado de avance un proyecto, con un doble objetivo: Satisfacer la creciente necesidad de los clientes de tener un acceso fácil e inmediato a los informes de avance. En muchos casos, el proyecto es para el cliente una actividad dentro de un proyecto de mayor envergadura. Facilitar a los responsables el seguimiento de los proyectos a su cargo, permitiendo la consulta de su estado de avance desde cualquier lugar y en cualquier instante, sin implicar a más personas en el proceso. Tras esta introducción, en el segundo apartado se comienza exponiendo un estudio de las causas por las que no son muchas las empresas que sacan partido de las posibilidades de Internet para la gestión de 36

2 proyectos, a partir del cual se inducen las características básicas que debe tener un desarrollo en esta área para resultar de utilidad. Se sigue con la especificación de los requisitos funcionales fundamentales, para continuar en los sucesivos apartados con el esquema clásico de desarrollo de aplicaciones de la Ingeniería del software. Finalmente se presentan las conclusiones fundamentales del trabajo. 2. ANÁLISIS DE REQUISITOS Estudio previo Para prestar soporte a las nuevas posibilidades que aporta Internet, las empresas desarrolladoras de software de gestión de proyectos, bien las han ido incorporando paulatinamente a sus herramientas o bien han desarrollado aplicaciones informáticas específicas. Por su parte, las empresas de Ingeniería presentan una gran variedad en lo que se refiere al soporte informático de la gestión de proyectos, y no son muchas las que aprovechan las nuevas funcionalidades. Del estudio de esta situación, surgen tres características de partida que debe tener un desarrollo como el planteado para resultar de utilidad, y que se toman como premisas en los siguientes apartados: a) Implantación rápida y de bajo coste. La mencionada falta de aprovechamiento se debe en gran medida a la rapidez con la que se han sucedido los avances tecnológicos en Informática y comunicaciones. El cambio continuo genera incertidumbre e incluso desconfianza en las nuevas tecnologías, de manera que la tendencia generalizada ha sido la de esperar y adoptar progresivamente las tecnologías aparentemente más estables. Hay que reparar en el coste asociado a la adaptación a los cambios, tanto de adquisición de software, como de formación de usuarios y cambio de procesos. De esta manera, aunque un paquete de software incorpore en una nueva versión las funcionalidades mencionadas, hay una resistencia a la actualización, que es mayor si esa nueva versión no es del software en uso. b) Aplicación abierta fácilmente integrable con los sistemas existentes. La aparición y extensión de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) no ha conseguido en muchas empresas evitar que diversos sistemas de información y aplicaciones específicas convivan sin una integración efectiva. Sin embargo, en esa diversidad y de forma natural, los datos necesarios para mostrar un sencillo informe de avance deben estar almacenados o pueden ser extraídos a una base de datos. c) Seguridad de los datos: Hay una importante reticencia a utilizar Internet en tareas de gestión debida al miedo a que los datos puedan sean consultados por usuarios no autorizados. Requisitos funcionales Según se mencionó en la Introducción, la funcionalidad básica de la aplicación es la de permitir la consulta a través de Internet del estado de avance un proyecto. A partir de ella y complementando las características descritas, se pueden señalar los requisitos funcionales (RF) principales del desarrollo. RF1: El usuario, sin ningún requerimiento técnico alguno ni de conocimiento al margen del necesario para navegar por Internet, accederá a través de una página web a un formulario en el que se identificará y solicitará el informe de un proyecto. RF2: Habrá una validación de la información introducida por el usuario. RF3: Si la validación resulta positiva, se le proporcionará un informe de avance del proyecto solicitado en el que se incluirá al menos un diagrama de Gantt. RF4: El informe se construirá en tiempo real a partir de la información almacenada en la base de datos de la Compañía. 3. DISEÑO Diseño funcional En la Figura 1 se muestra el diseño funcional del servidor de informes. Figura 1. Diagrama de actividades de la funcionalidad del sistema DYNA OCTUBRE

3 Inicialmente el usuario se conecta a una página web, en la que rellena un formulario con la información relativa a su autenticación junto con la solicitud del proyecto a consultar. Se procede a una validación y, caso de resultar positiva, se realiza una consulta a la base de datos para obtener la información pertinente. Dinámicamente se construye el contenido de una nueva página web y se lanza la ejecución del dibujo de un diagrama de Gantt con el estado de avance y la planificación prevista del proyecto solicitado. El desarrollo se ha planteado con la metodología de prototipos, de manera que primero se verificó la viabilidad y el interés de la propuesta con al usuario conectar directamente con la base de datos, sino sólo recibir la información demandada en caso de ser validado. Esta arquitectura por tanto habilita la implantación de un sistema de seguridad independiente de la aplicación y situado en la capa intermedia. Además, proporciona gran flexibilidad y favorece la integración con otras aplicaciones. Herramientas de desarrollo Para este tipo de desarrollos, ya hace tiempo que se ha descartado la técnica HTML/CGI (Common Gateway Interface) por sus limitaciones gráficas y de seguridad, y por la rigidez que impone para hacer consultas a bases de datos. En la tecnología ligada al Por otra parte, proporciona la poderosa interfaz de comunicación con bases de datos JDBC (Java Data Base Connectivity), en cierto modo inspirada en el protocolo ODBC (Open Data- Base Connectivity) de Microsoft, en el sentido de que trata de acceder a cualquier fuente de datos de un modo similar. Es muy sencilla de utilizar, pues cuenta con una interfaz de alto nivel y, a diferencia del lenguaje C++, no necesita que se especifique totalmente cómo es la fuente de datos. Para la capa intermedia se optó por la nueva tecnología Java Server Pages (JSP), que permite reducir fuertemente los tiempos de desarrollo. Se basa en automatizar la tecnología de los Servlets (código informático que Figura 2. Diagrama de bloques de la arquitectura de tres capas un desarrollo básico en el que se limitaba la información a un diagrama de Gantt. Conseguida esta funcionalidad, se ha realizado una versión completa en la que ya se permite añadir enlaces a documentación, y ante los responsables de proyecto, consultar datos de los recursos. Igualmente ha quedado abierta la vía de añadir funcionalidades como generar gráficos de avance y gráficos de coste bajo especificaciones de la empresa receptora de la aplicación. Arquitectura Para la arquitectura de la aplicación se planteó la alternativa entre el modelo cliente/servidor de dos capas y el de tres capas, tomando la decisión de adoptar esta última, en línea con la tendencia actual. Es un modelo más versátil (la capa intermedia puede dar servicio a más de una aplicación y con mayor modularidad) cada capa puede ser cambiada independientemente si se conservan las interfaces. Por otra parte, abre la posibilidad al administrador del sistema de tener un completo control, al residir el núcleo de la aplicación en los computadores corporativos y no permitir lenguaje de programación Java se encontró una solución que satisface las necesidades tanto para el desarrollo de la capa del cliente como para la capa intermedia. Java es un lenguaje de programación de alto nivel con una notable librería de clases dentro de su versión estándar y, por tanto, fácil y potente para el desarrollo. Destaca por sus características de portabilidad ya que en principio asegura una ejecución igual en cualquier plataforma que cuente con una máquina virtual Java, algo fundamental en entornos heterogéneos como Internet. se ejecuta en el servidor, típicamente al recibir una petición de un usuario en interacción con una página web, y que da lugar a una nueva página web que se envía al usuario) y generarlos en tiempo de ejecución, con lo que se elevan el nivel de abstracción y la facilidad de uso. Sin embargo, actualmente, Java adolece de algunos puntos débiles como son la elevada exigencia que impone a los servidores de aplicaciones, tanto en cantidad de memoria RAM como en velocidad de proceso. La evolución del hardware hace que Figura 3. Diagrama UML de despliegue y esquema de acceso a los datos 38

4 estas exigencias sean cada vez menores. Por otra parte, aunque este punto puede resultar crítico en algunas aplicaciones (una demora de unos segundos no es admisible en control de procesos en tiempo real), no lo es en el caso que nos ocupa. Diseño técnico La Figura 3 muestra el diseño de la aplicación mediante un diagrama de despliegue hecho de acuerdo a la metodología UML (Unified Modeling Language), que se ha seguido en el desarrollo. En el diagrama se pone de manifiesto la arquitectura de tres capas empleada y la distribución de cada módulo software junto al hardware involucrado, y se acompaña de un diagrama de bloques que detalla el acceso a los datos. a) La aplicación del cliente es un navegador (browser) corriente dotado de una máquina virtual Java. Esto supone unos requerimientos mínimos para el usuario. La responsabilidad de la comunicación con el servidor Web corre a cargo del navegador, vía los protocolos de comunicación de Internet TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) y Figura 4. Ventana de informe en la fase prototipo HTTP (HyperText Transfer Protocol). b) En la capa intermedia se encuentra un servidor Web, con el requisito fundamental de que provea soporte para las páginas JSP. Existen varias alternativas para este software externo, entre las que se elige primar los de difusión gratuita (Jakarta Software Foundation, jakarta.apache. org): el servidor Apache para dar servicio a las páginas estáticas y el servidor Tomcat para las páginas JSP o los servlets. El motivo de no utilizar únicamente el segundo, obedece a la propia recomendación de las especificaciones donde se advierte de su bajo rendimiento para dar soporte a páginas web estáticas (como HTML o su extensión XML (Extensible Markup Language). Por su parte, el ConsultorBean es un componente propio de este desarrollo, que se encarga de la interacción con la base de datos: validación de acceso y retirada de información. c) En la tercera capa (Servidor) se encuentra el servidor de base de datos, al que se accede desde la intranet corporativa local. En el caso del prototipo se ha probado tanto con Microsoft Access 2000 como con el servidor Oracle 8 y se ha comprobado que la elección no supone restricción alguna, ya que la utilización de otro gestor de bases de datos únicamente implica configurar los controladotes (drivers) JDBC correspondientes. Desde el punto de vista de la seguridad, Oracle ofrece una solución mucho más robusta. 4. IMPLEMENTACIÓN Todas las consideraciones del diseño se han llevado a la práctica verificando la viabilidad y la funcionalidad de la propuesta. El desarrollo se ha llevado a cabo en dos etapas: a) En la primera, se hizo un prototipo con la funcionalidad básica y se utilizó la librería básica de Java para el desarrollo de las interfaces gráficas. Al recibir la información del usuario y resultar correcta la validación, se generaba en tiempo real un objeto (applet) con la información para mostrar un diagrama básico de Gantt en el navegador del usuario. Aunque el applet contenía la información esencial en cuanto a fechas y estado de avance del proyecto, y además se añadieron utilidades como poder hacer ampliaciones y disminuciones de la escala del gráfico (encuadrar el diagrama y hacer un zoom), mostrar las fechas de inicio y fin de una actividad al pasar el puntero del ratón sobre la barra que la representa y dibujar con un código de colores el estado de avance de las actividades, la interfaz resultaba muy limitada (Fig. 4). b) En la segunda etapa se ha mejorado la interfaz gráfica haciendo uso de una aplicación hecha en Java y de distribución gratuita denominada ganttproject ( ganttproject.sourceforge.net). Ahora, tras la validación correcta, el servlet consulta la base de datos y genera en tiempo real un fichero xml. Este fichero se lo pasa al ganttproject, que lo convierte en el contenido de la página html que recibe el usuario. DYNA OCTUBRE

5 Figura 5. Diagrama de Gantt e información de tareas en la versión definitiva Las posibilidades de riqueza en la elaboración del informe han aumentado. En la página que recibe el usuario hay enlaces a otra información de interés. Destaca la relacionada con los recursos para su utilización por parte de los responsables de proyecto. En la figura 5 se muestra un ejemplo de pantalla. 5.-CONCLUSIONES Dentro de las posibilidades que ofrece Internet para la gestión de proyectos, se ha presentado el desarrollo de una aplicación informática que permite consultar informes de avance generados en tiempo real, incluyendo un diagrama de Gantt. La viabilidad de la propuesta ha quedado demostrada con un desarrollo en dos fases: primero a nivel de prototipo con unas interfaces gráficas muy básicas; y después a nivel de aplicación definitiva haciendo uso de un software de libre distribución. Desde el punto de vista funcional, encontramos que puede resultar de utilidad tanto para los clientes (que cada día tienen más exigencias en relación con la consulta de información) como para los propios responsables de proyecto. Del desarrollo propuesto destacan dos características: - Se ha llevado a cabo de manera que se añade la funcionalidad a las ya disponibles en el sistema de información de la empresa sin tener que cambiar de software de gestión y con una utilización escasa de recursos y tiempo. Basta con que haya una base de datos en la que figuren los datos básicos de los proyectos: actividades, duraciones, precedencias, fecha de inicio prevista/real, fecha de fin prevista/real. En caso de utilizar un software para el que no esté disponible esta funcionalidad, evita comprar otro que sí la tenga. Y en cualquier situación, no tiene exigencias para los usuarios en cuanto a aprendizaje o actualización a nueva versión. - No exige un software de gestión de proyectos concreto y se puede implantar sin coste adicional de licencias software. Si la empresa ya cuenta con alguna de las aplicaciones software (servidor web, base de datos), como es habitual, se puede implantar haciendo uso de esas aplicaciones. Pero aun en el caso de que no contar con ellos, se puede implantar con componentes de difusión gratuita (servidor Apache, servidor Tomcat, gestor de bases de datos mysql, ganttproject). 6.-BIBLIOGRAFÍA - Ahmad, I., Azhar, S. y Ahmed, S.M. (2002) "Web-based Construction Project Management: Scope, Potential and Trends". Proceedings of CIB- W65/W55 International Conference "Construction Innovation and Global Competitiveness", pp Cincinnati (EEUU). - Fields, D.K., Kolb, M.A. y Bayern, S. (2001) "Web Development with JavaServer Pages", 2nd Ed. Manning. - Maitra, A.K. (2000). "Internet Solutions for Project Managers". John Wiley and Sons. - Nitithamyong, P. y Skibniewski, M. (2004) "Web-based Construction Project Management Systems: How to Make Them Succesful?". Automation in Construction, vol. 13, no. 4, pp Skibniewski, M. y Abduh, M. (2000) "Web-based Project Management for Construction: Search for Utility Assessment Tools". Proceedings of INCITE 2000, pp Hong Kong. 40