Manual de Referencia Primavera Project Planner 3.0 en Español

Transcripción

1 1 Manual de Referencia Primavera Project Planner 3.0 en Español Introducción: Primavera Project Planner es un software de gestión de proyectos de gran utilidad en el mundo de la Ingeniería y en especial de la Construcción, el software para un mejor provecho tiene asociada una cierta lógica de pasos en la creación de un nuevo proyecto, que es necesario tomar en cuenta antes de ingresar al software propiamente tal. Esta lógica está asociada a los pasos previos que el analista debe efectuar: Relaciones entre las Actividades WBS del proyecto Duraciones de actividades Listado de Actividades Recursos para cada actividad Cantidad de obra de Actividades Con lo cual es necesario disponer de Cuatro antecedentes básicos: WBS del proyecto, Relaciones entre las actividades, Duración de cada actividad y los recursos que serán usados en cada una de ellas. Una vez definidos estos aspectos fundamentales, se estará en condiciones de emplear Primavera Project Planner.

2 2 El empleo del software, tiene asociado el siguiente proceso logico: Crear proyecto Crear WBS del Proyecto Crear Recursos Crear Actividades Aplicar Relaciones Asignar recursos Ejecutar programación Obtener Informes Crear Proyectos: Al ingresar al software abre la siguiente pantalla, en ella en el navegador superior File, debe marcar New. Al marcar la preferencia New, le abre una nueva pantalla para iniciar un nuevo archivo. Los datos básicos de la pantalla son: Código de 4 caracteres Versión 16 caracteres Nombre del proyecto 36 caracteres Nombre del empresa 36 caracteres Días de trabajo por semana Día de inicio de la semana Unidad de tiempo

3 3 Una vez creado el proyecto, al presionar la opción Add, se abre la siguiente pantalla En ella marque X para habilitar los navegadores superiores y continuar con el proceso de creación del proyecto Crear WBS del Proyecto Para crear el WBS del proyecto, debe considerar primero que se incorpora hasta el penúltimo nivel, se deja fuera el nivel de las actividades ya que éstas se asocian al WBS más tarde. En el navegador superior se selecciona el menú Data y en él la opción WBS.

4 4 Al seleccionar WBS, se abre la siguiente pantalla En este menú seleccione Structure lo cual le permitirá definir los niveles de su WBS, el número de caracteres para el código de cada nivel y el tipo de separador Una vez diseñada la estructura que le dará a su WBS, se procede a ingresar el wbs de su proyecto a partir del primer nivel

5 5 Al terminar y dar la opción aceptar OK, no se generan mayores cambios en la apariencia de la pantalla inicial. Para que se materialice el WBS, se selecciona en el menú superior Format y luego Organize. En este menú deje seleccionada la opción Work breakdown, Display empty breakdown levels, además pude escoger el color y tamaño de letra para cada nivel, finalice marcando la opción Organize Now. La pantalla final quedará como sigue y estaá en condiciones de ingresar cada una de las actividades al WBS

6 6 Crear Actividades Para ingresar actividades del proyecto debe ubicar primero el cursos sobre el nivel en el cual va a crear la actividad, luego puede usar dos opciones: Desde el navegador superior en el menú Insert y seleccionando Activity, lo cual le da la opción de crear una actividad mediante su código, luego ingresar el nombre, duración y asociar el WBS si por error se ubico en un nivel que no corresponde. Código actividad Para cambiar el wbs Duración actividad Nombre actividad Actividad antecesora La segunda opción es similar, pero se ejecuta directamente desde la barra de la Carta Gantt en el signo +, lo cual le da la opción de crear una actividad mediante su código, luego ingresar el nombre, duración y asociar el WBS si por error se ubico en un nivel que no corresponde. Aplicar Relaciones Para ingresar las relaciones, dispone de dos alternativas: La primera de ellas es usando la misma ficha de creación de actividades de la figura anterior, para estos efectos emplee la opción Pred, del navegador de detalle de la actividad, la cual abrirá la siguiente pantalla:

7 7 En esta pantalla marque el signo + para incorporar la actividad precedente, lo cual le habilitará para ingresar el código de la actividad (activity ID), el tipo de relación (Rel: FS termino-comienzo, SS comienzo-comienzo y FF termino termino) y la magnitud del desfase (Lag). La segunda opción, es grafica, para lo cual seleccione en el navegador superior el menú View la opción PERT (ver la malla CPM). Lo cual le permitirá ver gráficamente la malla CPM del proyecto

8 8 En esta pantalla, haciendo uso del cursor se posiciona el en recuadro de inicio o termino de la actividad presente (acorde si la relación nace desde el inicio o el termino de actividad precedente) y arrastra el cursor hasta el inicio o termino según corresponda de la actividad en análisis. Luego con el cursor se posiciona sobre la flecha de relación y marca con botón izquierdo, lo cual le abrirá una nueva pantalla para ratificar el tipo de relación (si se equivocó la puede cambiar o eliminar) e ingresar el tamaño del desfase En la pantalla de PERT, usted tambien puede mover las actividades, de forma que la malla CPM quede más limpia (sin cruce de relacione o flechas) y ordenada. Para lo cual se posiciona el cursor dentro del recuadro de información de la actividad y luego se mueve. Usted también puede seleccionar la forma gráfica de la relación, para ello en el navegador superior de la pantalla PERT, selecciona el icono

9 9 Lo cual le abre la siguiente pantalla, en la cual puede seleccionar los atributos gráficos de las relaciones En la pantalla del PERT, también puede seleccionar o rediseñar la forma que tendrá la caja o recuadro del Nodo Actividad, para ello en el navegador superior seleccione el icono Lo cual le abrirá la pantalla de diseño del Nodo-Actividad, en donde podrá optar por alguno de los formatos prediseñado o modificar el diseño a sus necesidades Selección de formato prediseñado Opción para rediseño del Nodo-Actividad

10 10 Si desea modificar el diseño marque la opción Modify Template, lo cual le abrirá la pantalla de diseño del nodo. Opción para cambiar el contenido de información de la celda En esta pantalla usted puede borrar celdas (Delete Cell), dividir una fila en varias celdas (split Cell), eliminar filas (Delete Row), insertar filas (Insert Row), cambiar información, tipo de alineación de la información, ajustar el tamaño de las celdas Ejecutar programación Una vez ingresada todas las actividades y sus relaciones usted está en condiciones de calcular la malla, para ello en pagina de PERT en el navegar superior seleccione el menú Schedule, el cual le abrirá una nueva pantalla, antes de ejecutar el cálculo de la malla (Schedule now), verifique las consideraciones de cálculo, para ello seleccione la opción Option y verifique que considere las actividades sean interrumpibles.

11 11 Una vez seleccionadas las opciones de programación, se procede a efectuar la programación, lo cual genera en primera instancia un informe resumen del proyecto, el cual indica el número de actividades que lo componen, las actividades que no tienen precedente, las actividades que no tienen sucesoras, número de relaciones, actividades que presentan problemas de relación circular (situación que inadvertidamente se puede haber producido la ir ingresando las relaciones). Primavera Scheduling and Leveling Calculations -- Scheduling Report Page: 1 Activity COMP-CAR Activity EXCA. DURO has no successors has no predecessors Scheduling Statistics for Project CASF: Schedule calculation mode - Retained logic Schedule calculation mode - Interruptible activities Float calculation mode - Use finish dates SS relationships - Use early start of predecessor Number of activities Number of activities in longest path.. 11 Started activities... 0 Completed activities... 0 Number of relationships Percent complete Data date... Start date... Imposed finish date... Latest calculated early finish... 21NOV08 21NOV08 09JAN09

12 12 Crear Recursos Para la creación de recursos en el navegador superior opte por el menú Data, en él seleccione la opción Resourse

13 13 Lo anterior le abrirá el menú de Diccionario de recursos o Maestro de Recursos Para incorporar un nuevo recurso seleccione + o para eliminar seleccione - Al incorporar un nuevo recurso debe asignar un código Luego indicar unidad de medida, el número de unidades Base y una Descripción Las cantidades normalmente disponible y las máximas, de igual forma el precio unitario del recurso Puede transferir diccionario desde otros proyectos, imprimir, dar un calendario de disponibilidad del recurso y recalcular el costo de las actividades Asignar Recursos La asignación de los recursos, se efectúa desde el menú principal, ya sea desde la vista de la carta Gant o desde el Pert Chart, posicionado el curso sobre la actividad y presionado el botón derecho y selecciona Editar actividad.

14 14 Con lo cual en la parte inferior se desplegará el detalle de la actividad Para iniciar la asignación debe seleccionar la opción Res

15 15 Para incorporar un nuevo recurso marque la opción + lo cual le habilitará el ingreso de los recursos modificando la pantalla de Recursos Botón de búsqueda de recursos en el Maestro de recursos Luego de seleccionar el recurso, debe ingresar la cantidad consumida por día o la cantidad total. Al ingresar uno de los valores (cantidad total o uso diario) el sistema automáticamente calcula el otro valor, además del costo del recurso y el costo total de la actividad. Puede seleccionar variadas formas de distribuir la cantidad total de recursos en la duración de la actividad Para visualizar los costos use la opción Budget (Presupuesto), lo cual muestra el detalle del presupuesto de la actividad

16 16 Total de Unidades del recurso Costo del recurso Total de Unidades de todos los recursos que usa la actividad Costo Total de los recursos que usa la actividad En este menú ve simultáneamente el asociado al recurso y a la actividad completa Informes Primavera Proyect Planner, ofrece variedad de informes tanto del tipo gráfico como aquellos tabulados. Para ingresar al sistema de Informes en el navegador superior use la opción Tools y seleccione Tabular Reports para generar informes en forma de tabla o la opción Graphic Reports para informes gráficos. El sistema le mostrará las diferentes alternativas de informes tabulares o gráficos que se encuentra disponibles.

17 17 Los informes o reportes de mayor utilidad son: Informes en tablas: Schedule : SR-01 Fechas de Inicio y Termino SR-03 Fechas y Presupuestos SR-07 Detalle de Relaciones SR-11 Recursos por actividad

18 18 Usted puede modificar alguno de los informes disponibles, crear su propio informe o eliminar uno de ellos. Antes de correr o generar un informe (RUN), Es conveniente usar la opción de modificar (Modify), de forma de ajustar el informe a sus necesidades y a la vez personalizarlo Por ejemplo en informe de relaciones, usted puede seleccionar con el sub menú Format que tipo de información desea incluir en el informe (Display) para cada actividad, la forma de ordenar los datos (sort by). El contenido del informe lo selecciona mediante el sub menú Content y con el sub menú Selection puede restringir el informe a las actividades que cumplan cierta condición.

19 19 Otros Informes tabulares de interés son: Control de Recursos : RC-01 Detalle de uso de recursos por actividad RC-02 Resumen uso de recurso en las actividades RC-04 Detalle de uso de recurso por recurso RC-05 Resumen de recursos por actividad Tabla de Recursos : RT-02 Recursos usados por mes

20 20 Control de Costos : CC-01 Resumen de costos por actividad CC-02 Detalle de costos actividad CC-06 Resumen de Costos por recurso CC-07 Detalle de costos por recursos Los informes gráficos son fundamentalmente tres: Malla Pert se imprime directamente desde el menú principal Carta Gantt se imprime directamente desde el menú principal Histogramas de recurso, usando la opción RC-06 del sub menú de Gráficos de Recursos y Costos perteneciente al menú de informes gráficos.

21 21 En este último tipo de informe, al modificarlo, tiene la opción de seleccionar el recurso para el cual construirá el histograma, contenido del informe (Costo o Recursos, etc.), Fechas entre las cuales efectuará el informe, títulos del informe (del gráfico y de pie de pagina, unidades de medida, etc.), tamaños de las letras y criterio de selección de los recursos.