Guía para creación de piezas comunicativas: Correos Masivos

Transcripción

1 Guía para creación de piezas comunicativas: Correos Masivos

2 El objetivo de los correos masivos que circularán dede la Facultad de Ingeniería es difundir información de interés general a los distintos grupos que la conforman, dependiendo de su rol en la institución (estudiantes, docentes, empleados de planta, dependencias y contratistas). Esto se llevará a cabo mediante el envío de mensajes de carácter urgente, solicitados por las distintas dependencias de la Facultad, limitando su uso a informaciones que deban ser transmitidas de manera inmediata.

3 01. Solicitudes de envío de correos masivos

4 Toda solicitud de envío de correo masivo, debe realizarse a las cuentas de correo institucional untic_fibog@unal.edu.co ó gruwebing_fibog@unal.edu.co. Solicitudes de envío masivo que no se realicen a alguna de estas dos cuentas serán ignoradas. En caso de que estas solicitudes involucren contenido normativo institucional, deberá remitirse al correo secracade_fibog@unal.edu.co, con el fin de ser avaluada por la Secretaría de Facultad. Una vez aprobada, la Secretaría de Facultad se encargará de tramitar la solicitud de envío masivo a los miembros de la Unidad de TIC de la Facultad. Según la temática de la solicitud, el asunto del correo electrónico debe enviarse de la siguiente manera: Noticias Eventos y Oferta de Servicios Comunicados Convocatoria Estudiantil Oferta de Prácticas y Pasantías Asunto: NOTICIA: <Título de la noticia> Asunto: EVENTO: <Nombre del evento> Asunto: COMUNICADO <Título del asunto> Asunto: CONVOCATORIA <Nombre de la convocatoria> Asunto: OFERTA <Nombre de la oferta>

5 Las solicitudes de envío de correo masivo deben realizarse desde una cuenta de correo institucional, perteneciente a alguna dependencia de la Facultad o grupo académico adscrito a la misma (representantes estudiantiles, grupos de investigación, grupos estudiantiles, etc.). Solicitudes de envío de correo masivo realizadas desde cuentas de correo personales, no serán tenidas en cuenta.

6 Toda solicitud de envío masivo, debe especificar los miembros de la Facultad a quien va dirigida, siendo estos agrupados en una o varias de las siguientes categorías: Estudiantes Pueden especificarse por nivel de estudios (pregrado o posgrado), Por nivel del plan (pregrado, especialización, maestría o doctorado), o por plan de estudios ofertado por la Facultad. Docentes Solamente incluye docentes de planta. En caso de requerir envío de correo a un grupo de docentes que no cumpla esta condición, la dependencia solicitante debe facilitar la lista de docentes a quién va dirigido el mensaje. Empleados Dependencias Se enviará el mensaje a las listas de correo institucional personales de cada miembro de planta y a los correos de dependencia asociados. Se enviará el correo a todos los correos institucionales adscritos a dependencias de la Facultad. No incluye grupos de investigación u otros correo de organizaciones personales creados con el sufijo fibog. Contratistas Otros Debido a la facilidad con que varía este listado, se recomienda a la dependencia solicitante hacer el envío de la lista de los destinatarios del mensaje junto a la solicitud de envío masivo. En caso de requerirse el envío de correos masivos a grupos particulares, que no se encuentren identificados en los anteriores mencionados, la dependencia solicitante debe enviar la lista de destinatarios del mensaje.

7 Toda solicitud de envío de correo masivo, debe adjuntar el contenido del correo, el cual debe incluir como mínimo, un párrafo, dirigido al grupo de destinatarios. Este párrafo puede encontrarse en una imagen u otro medio de difusión visual, siempre y cuando sea legible dentro de la solicitud. Con el fin de evitar confusiones a los destinatarios, no se enviará el mensaje de correo electrónico si este no incluye el párrafo mencionado. El cuerpo del correo, debe estar claramente separado del contenido de la solicitud de envío masivo, con el fin de evitar el envío de datos en el correo que no sean pertinentes. Esta separación debe realizarse mediante el caracter guión bajo ( _ ) u otros similares, como se muestra a continuación: <Mensaje de solicitud> <Cuerpo del correo electrónico> <datos de contacto y firma> (opcional) <firma del solicitante>

8 02. Contenido de correos masivos

9 El mensaje de correo electrónico, puede incluir archivos adjuntos, siempre y cuando estos no excedan los 10 en total y su peso no sea mayor a 10 megabytes en conjunto. El contenido del cuerpo del correo, debe limitarse únicamente, a la difusión de temas de carácter académico, investigativo, administrativo o de eventos organizados por la Dirección de Bienestar Universitario. El cuerpo del correo no debe contener errores ortográficos; en caso de contenerlos, la Unidad de TIC de la Facultad de Ingeniería, procederá a su corrección, sólo si el contenido del mismo es editable, en caso contrario, se procederá a devolver la solicitud, al correo remitente, notificando el problema.

10 Se recomienda adicionar dentro del contenido del correo a enviar, los datos de contacto del encargado de la publicación, con el fin de resolver dudas relacionadas al mensaje difundido. Adicionalmente, se recomienda firmar los correos electrónicos de envío masivo solicitados. En caso de no ser firmados por el solicitante, el Administrador de Correo de Facultad procederá a firmarlos, únicamente con el pié de página estándar de la plantilla de correos masivos.

11 03. Respuestas a correos masivos

12 Toda respuesta de correo, enviada por los destinatarios con preguntas referentes a un mensaje difundido por correo masivo, que se dirijan al correo institucional correo_fibog@unal.edu.co, serán reenviadas a la dependencia solicitante del envío masivo si la información suministrada es considerada de carácter urgente a juicio y discreción de los miembros de la Unidad de TIC de la Facultad de Ingeniería, o si el asunto del correo, involucra información relacionada a la actualización de la información registrada en alguno de los sistemas de información administrados por los miembros de la Unidad de TIC de la Facultad de Ingeniería.

13 04. Solicitudes de inclusión en listas de correo masivo

14 1. Toda solicitud de inclusión a las listas de envío de correo masivo, deben realizarse desde cuentas de correo institucionales. 2. El solicitante, debe especificar a qué grupo de usuarios desea ser adicionado (Estudiantes, Docentes, Empleados de planta, Dependencias y Contratistas). 3. Los miembros de la Unidad de TIC, realizarán la verificación ante el sistema de autenticación institucional del rol desempeñado por el solicitante, el cual, en caso de no poder ser comparado con el de la solicitud, se le notificará al interesado, y éste deberá realizar su solicitud mediante la dependencia a la que se encuentra adscrito, o que sea afín al rol al cual desea asociarse.