User Manual. Portal WEB, Recepción facturae. This document is the property of DB Schenker Spain - TIR

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1 User Manual, Recepción facturae This document is the property of DB Schenker Spain - TIR

2 UM Portal_01 2 (12) UM Portal_01 Status: PRD Document code: UM Portal_01 Document title: Document type: Date of validity: Version Date Author Reason for change 1.2 AH Modificación controles sobre las facturas. Reviewed by Date Approved by Date Distribution list Version Name (position) Date 1.0 AH 02/12/ AH 07/03/ AH

3 UM Portal_01 3 (12) Indice 1. Introducción Login y Acceso al sistema Navegación Recepción de facturas por Requisitos formales y legales para la tramitación de las facturas. 11

4 UM Portal_01 4 (12) 1. INTRODUCCIÓN. Este Manual describe la funcionalidad básica de nuestro portal web de recepción de facturas de proveedores, así como la opción alternativa de recepción de facturas a través de un estructurado. La finalidad de la implantación de este sistema es acortar el tiempo de recepción de las facturas de nuestros proveedores, es decir reducir al máximo el tiempo que transcurre desde la emisión de la factura por parte del proveedor y la recepción de la misma en nuestro flujo de Aprobación. 2. LOGIN Y ACCESO AL SISTEMA. Link acceso: Para acceder a la web no es necesaria la instalación del certificado, por lo tanto puede presionar la opción Vaya a este sitio web con total seguridad. El Usuario para acceder será siempre su número de NIF precedido del código de país ( ES para España), ejemplo: ESA Previamente habrá tenido que solicitar la activación de su cuenta al departamento de de DBSchenker Spain-Tir ( it.support.spain@dbschenker.com) donde le suministrarán una contraseña de inicio.

5 UM Portal_01 5 (12) Una vez iniciada la sesión por primera vez es muy recomendable cambiar la contraseña con la opción Cambiar Contraseña. 3. NAVEGACIÓN PORTAL WEB. Una vez iniciada la sesión podrá consultar todas sus facturas existentes en nuestra base de datos registradas bajo su número de NIF.

6 UM Portal_01 6 (12) Podrá acotar la búsqueda o consulta de sus facturas a través de los siguientes campos, algunos de ellos disponen de un desplegable donde podrá seleccionar uno de los valores aceptados. Nº Factura, numero de factura según consta en el documento recibido. Producto/División, obligatoriamente deberá seleccionar uno ( AIR-OCEAN, FERIAS, LOGISTICA, TERRESTRE o ADMINISTRACION-GASTOS GENE- RALES), por defecto vendrá informado el Producto/División con el cual ustedes tienen mayor relación. Delegación, se trata de la sucursal de Schenker a la que está emitida la factura, el valor depende directamente del Producto/División seleccionado previamente. Fecha Factura desde/hasta, podrá seleccionar un rango de fecha factura para acotar la búsqueda. Estado de pago, podrá acotar la búsqueda por el estado de pago actual de la factura, por defecto se muestran todos los estados posibles: a) En trámite, la factura ha sido recibida correctamente. b) Aprobado, la factura ha sido conformada por el dpto. solicitante del servicio o compra. c) Rechazado, la factura ha sido rechazada por el dpto. solicitante del servicio o compra, está previsto que el sistema remita una notificación por correo electrónico justificando las causas. d) Contabilizado, la factura ha sido contabilizada por nuestro dpto. contable y se ha iniciado el trámite de pago. e) Pagado, el pago de la factura ha sido realizado. f) Incidencia, una factura puede ser rechazada si no cumple con todos los requisitos formales y legales ( ver punto 5 de este manual), en el caso de resul-

7 UM Portal_01 7 (12) tar rechazada por incidencia, está previsto que el sistema remita una notificación por correo electrónico justificando las causas. Para ver el resultado de la búsqueda se tendrá que presionar el botón Buscar y se mostrarán 6 facturas por pagina, para seguir consultando el resto de facturas tendrá que utilizar la barra a pie de pagina. Si quiere visualizar la factura recibida deberá presionar el icono en forma de lupa del campo Detalle Factura. En este momento hay la posibilidad de Modificar o Borrar la factura siempre y cuando no haya sido procesada por Nosotros, en este caso el sistema no le permitirá realizar ninguna modificación. Todas las facturas subidas a nuestro portal serán procesadas la noche del día en curso, por lo tanto solo podrán realizar cambios durante el mismo día que hayan realizado la entrega de la factura. Para realizar la entrega de una nueva factura deberá volver a la pantalla de consulta (marcado en color rojo según imagen adjunta).

8 UM Portal_01 8 (12) Con el botón Enviar Factura tendrá la opción de subir la factura en formato pdf o tiff a nuestro portal, previamente deberá rellenar los siguientes datos: Nº Factura, número de factura tal cual viene indicado en la imagen del documento. Fecha Factura, fecha de factura tal cual viene indicado en la imagen del documento. Referencia Schenker, por el momento este dato no es obligatorio pero nos ayudaría a poder procesar su factura siempre y cuando sea una referencia única para el global de la factura. Producto/División, debe indicar a que Producto o División esta emitida su factura. Delegación, debe indicar a que delegación esta emitida su factura, tiene que coincidir con la delegación indicada en la imagen del documento. Fichero Factura, presionando el botón Examinar podrá anexar el fichero de su factura, recuerde que solamente aceptamos una factura por cada fichero, en caso contrario será rechazada durante el procesamiento posterior.

9 UM Portal_01 9 (12) Por ultimo presionar el botón enviar para subir la factura a nuestra base de datos, si detecta que ha anexado otro documento por error podrá modificarlo siguiendo las instrucciones detalladas en la pagina 7, siempre y cuando la factura no haya sido procesada por Nosotros. 4. RECEPCIÓN DE FACTURAS POR . Si se opta por esta segunda opción, se deberá enviar el archivo de la factura en formato PDF o TIFF ( solo se aceptan estos formatos) por a la dirección: facturae.spain@dbschenker.com. Solamente se aceptará un archivo y factura por enviado/recibido. Para poder procesar la factura de forma automática necesitamos identificar en el asunto del el Producto/División, la Delegación (es decir a que sucursal de Schenker está emitida) y por ultimo el Usuario/Login del proveedor en el Portal. En resumen de lo que se trata es que nos llegue un con el archivo pdf o tiff adjunto y que se indique en el asunto del mensaje separados por guiones bajos unos códigos que nos permitirán obtener los 3 datos anteriormente citados, por ejemplo AO_SJCBCN_ESA , donde AO significa que se trata de un servicio relativo a transporte Aéreo o Marítimo, SJCBCN que está emitida a nuestra sucursal de BARCELONA y el Usuario/Login nos indica la procedencia. Todo seguido les detallamos la relación de códigos existentes por el momento en función del Producto/División seleccionado y Delegación.

10 UM Portal_01 10 (12) Producto Código Delegación AO SJCBCN Barcelona AO SJCBIO Bilbao AO SJCMAD Madrid AO SJCALC Alicante AO SJCVLC Valencia AO SJCPMI Palma de Mallorca AO SJCSDQ Santo Domingo AO SJCZAZ Zaragoza Producto Código Delegación ADM 0208 Barcelona ADM 0248 Bilbao ADM 0203 Alicante ADM 0246 Valencia ADM 0253 Havana ADM 0207 Palma de Mallorca ADM 0254 Santo Domingo ADM 0250 Zaragoza ADM 0299 Central ADM 0201 Alava ADM 0217 Girona ADM 0220 Irun ADM 0225 Lleida ADM 0228 Madrid ADM 0232 Orense ADM 0235 Las Palmas ADM 0236 Vigo ADM 0238 Tenerife ADM 0243 Tarragona ADM 0251 Santander ADM 0270 Parets Antes de realizar el envío de la factura por deberá asegurarse que cumplen los requisitos descritos en el siguiente apartado no.5, de lo contrario recibirá un de error acompañado de la imagen de la factura conforme no ha podido ser procesada indicando el motivo correspondiente.

11 UM Portal_01 11 (12) 5. REQUISOS FORMALES Y LEGALES PARA LA TRAMACIÓN DE LAS FACTURAS. 1. Solo se aceptarán las facturas emitidas a nuestra razón social correcta Schenker Logistics S.A.U. 2. Solo se aceptarán las facturas que muestren nuestro NIF ESA En toda factura deben constar los siguientes datos: 3.1. Número de factura Fecha de factura 3.3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del expedidor de la factura como del destinatario de la misma Número de identificación fiscal atribuido por la Administración tributaria Española o, en su caso, por la del otro Estado miembro de la Unión Europea Domicilio, tanto del expedidor de la factura como del destinatario de la misma Anulado El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado Anulado Anulado. 4. El calculo de los importes de la factura debe ser el correcto ( base imponible x %IVA + base exenta = total de factura). 5. Obligatoriamente debe constar nuestra Referencia de pedido (número de envío), o alguna de las siguientes referencias que nos permita encontrar a que número de envío corresponde Número de STT ( Schenker Tracking and Tracing) Número de MAWB o HAWB 5.3. Número de OBL o HBL Marítimo 5.4. Número de Contenedor Marítimo. 6. Que no la haya remitido anteriormente, si ya existe otra factura igual en nuestra base de datos ( un documento con el mismo número, fecha y perteneciente a la misma entidad), el nuevo documento no será procesado y tampoco recibiría aviso alguno por nuestra parte.

12 UM Portal_01 12 (12) 7. Que la estructura del Asunto de su cumpla con las especificaciones acordadas en este manual. 8. Que el formato del archivo adjunto de su sea uno de los formatos aceptados ( pdf o tiff). 9. Que en el archivo adjunto de su no existan más de una factura. 10. Que la factura entregada no tenga una fecha a futuro. 11. Que toda la información de la factura entregada no este total o parcialmente ilegible. Nota: Operaciones por las que no hay obligación de emitir factura. Entre otros indicamos los supuestos más comunes por los que no hay obligación de expedir factura: Operaciones de seguros y reaseguros Entregas de sellos y efectos timbrados Operaciones financieras (depósitos en efectivo, transmisión de certificados de depósitos, concesión de créditos o préstamos, avales, garantías, fianzas, compraventa de moneda, etc ). Quedan exceptuados las comisiones por gestión de depósitos o carteras. Para cualquier duda o aclaración no dude en contactar con Nosotros en los siguientes s de soporte. de contacto para ayuda técnica: it.support.spain@dbschenker.com de contacto para ayuda contable: facturae.support.spain@dbschenker.com