Impulso de la FACTURA ELECTRÓNICA en Asturias. [ Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica ]

Transcripción

1 Impulso de la FACTURA ELECTRÓNICA en Asturias [ Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica ]

2 Edita: Federación Asturiana de Empresarios (FADE). Maquetación: Leaders Comunicación Imprime: Gráficas APEL. D. L.: AS

3 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica

4 índice Distribución de responsabilidades en la facturación electrónica... 5 TIPOS DE SOLUCIONES PARA LA IMPLANTACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA...13 OTROS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA FACTURA ELECTRÓNICA...17

5 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica Distribución de responsabilidades en la facturación electrónica Emisor Una de las responsabilidades de las empresas emisoras de facturas electrónicas es la de firmar electrónicamente las facturas emitidas. Aunque existen excepciones como la utilización para la emisión de facturas de plataformas de servicios de facturación electrónica en las que es posible utilizar un sistema denominado firma delegada, mediante el cual es la misma plataforma (la entidad que la gestiona) quien firma las facturas que se emiten a través de sus servicios con su propio certificado -, en general, para poder emitir facturas electrónicas las empresas deberán contar con un certificado electrónico. El certificado que debe utilizarse para la firma de facturas es el del expedidor real de la factura, ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre (caso de una plataforma de facturación electrónica), o el destinatario de la factura si se ha acordado auto-facturación. Pueden utilizarse certificados de cualquier entidad de certificación reconocida por la AEAT. Las entidades de certificación reconocidas actualmente por la Agencia Tributaria pueden consultarse en la página web sobre facturación electrónica de FADE ( Para identificar el certificado electrónico más adecuado para una empresa, ha de tenerse en cuenta que aunque para la facturación a la Administración Pública la utilización de certificados de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) son perfectamente válidos, su utilización en las relaciones comerciales entre empresas presenta dificultades ya que bien durante la firma de la factura, o bien durante la verificación de la misma, será necesario acceder a la informa- 5

6 ción sobre el estado del certificado (Listas CRL o sistema OCSP), y en el caso de la FNMT esta consulta puede llegar a representar un coste significativo, mientras que otras entidades de certificación ofrecen estas consultas de forma gratuita. Sin embargo, es necesario mencionar que en general el resto de certificados tienen un coste por emisión y renovación, si bien éste puede resultar insignificante frente a los costes de los servicios de consulta de estado de certificados mencionados. El formato de firma electrónica para facturas más extendido, y el que exigirán la mayoría de las Administraciones Públicas, es el formato XAdES. Existen dos variantes de este formato admitidas, y salvo en el caso de que únicamente vaya a facturarse electrónicamente a la Administración Pública, es recomendable utilizar la variante XL. Esta variante del formato XAdES incluye toda la información necesaria para la verificación del certificado en la propia firma, por lo que se simplifican sustancialmente las tareas a realizar por los receptores de las facturas para cumplir con su obligación de verificar la autoría e integridad de los datos de la factura, y de este modo será más sencillo contar con su consentimiento para facturar electrónicamente. Igualmente recomendable es la utilización de un formato estándar de factura electrónica, especialmente el formato facturae. 6

7 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica Obligaciones del emisor: 1. Reglamento sobre Facturación Electrónica La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. 2. Creación de la factura Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos. 3. Firma electrónica reconocida 4. Remisión telemática 5. Conservación de copia o matriz de la Factura Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas. También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición: 7

8 Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas Contabilización y anotación en registros de IVA 7. Conservación durante el período de prescripción 8. Garantía de accesibilidad completa Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Articulo 9 del RD 1496/2003) 9. Subcontratación a un tercero Todas las fases anteriores pueden ser subcontratardas a un tercero, sin perder su responsabilidad. Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones 8

9 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica Receptor Como receptores de facturas electrónicas, una de las responsabilidades que se debe asumir es la verificación de la firma electrónica incluida en la factura. Con este acto se comprueba tanto la integridad de los datos de la factura recibida como el autor de la misma. Para verificar las facturas electrónicas recibidas, el receptor tiene a su disposición herramientas gratuitas para la validación de la estructura de las facturas electrónicas y de las firmas digitales. El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ofrece herramientas online de uso gratuito que le permitirán visualizar y comprobar la validez de las facturas electrónicas que reciba. Puede acceder a estas herramientas en la web: También existe la posibilidad de incorporar dentro de su herramienta de gestión utilidades para la verificación de la estructura y contenidos mínimos de las facturas y la firma electrónica. Este aspecto depende exclusivamente de las características de su herramienta de gestión. Dado que para que sus proveedores puedan enviarle facturas electrónicas es necesario que cuenten con su consentimiento, como receptor de facturas electrónicas puede acordar con sus proveedores los formatos de factura y firma electrónica con los que desea trabajar. La utilización de estándares tanto para el formato de la factura como para el de firma permiten simplificar enormemente el cumplimiento de las responsabilidades de los receptores de facturas electrónicas, ya que facilitan por ejemplo la integración de las facturas en las herramientas de gestión (ERP s) y sobre todo la verificación de la autoría e integridad de los datos de la factura. 9

10 Los formatos que exigirá la mayor parte de las Administraciones Públicas serán los formatos facturae en las facturas, y el XAdES como formato de firma electrónica. Como empresa receptora la variante XL de la firma electrónica XAdES sería la más interesante, ya que incluye en la propia firma toda la información necesaria para su verificación, evitando de este modo tareas o posibles costes adicionales. Una práctica que se está extendiendo actualmente en las relaciones comerciales entre empresas es el envío de facturas por correo electrónico sin que las facturas incorporen firma electrónica. Este tipo de facturas no son consideradas legalmente como facturas electrónicas (consulta vinculante a la AEAT nº V ), ya que este sistema no permite garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las mismas, por lo que en el caso de que acuerden con el proveedor la utilización de este tipo de entrega de la factura, deberá imprimirse y gestionarse siempre como factura en papel, teniendo en cuenta además la falta de medidas de seguridad de este tipo de envío. 10

11 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica Obligaciones del receptor: 1. Recepción de la factura por medio electrónico Verificación de los contenidos mínimos exigibles y Verificación segura de la firma electrónica. Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que: el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma. A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados. 2. Contabilización y anotación en registros de IVA 3. Conservación durante el período de prescripción 4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. 5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad 11

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13 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica La Agencia Tributaria permite que en un mismo ejercicio fiscal se utilice factura electrónica y tradicional, e incluso que a un mismo cliente, en el mismo ejercicio se le hayan enviado facturas en los dos formatos. Esto es importante, ya que hay un hecho imprescindible para poder enviar facturas electrónicas a un cliente: Es necesario contar con la autorización expresa del cliente para enviarle facturas en formato electrónico. TIPOS DE SOLUCIONES PARA LA IMPLANTACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Podemos clasificar las soluciones de facturación electrónica en tres tipos: Soluciones gratuitas Plataformas de servicios de facturación electrónica Integración de la facturación electrónica en las herramientas de gestión Soluciones gratuitas Existen diferentes soluciones que le permitirán generar y firmar facturas en formato estándar facturae totalmente gratuitas. Este tipo de soluciones no ofrecen la posibilidad de integrase con los sistemas de gestión, por lo que no serían las más adecuadas como solución para adoptar la factura electrónica en la empresa de forma generalizada. Estas soluciones le permitirán generar facturas electrónicas en formato facturae y firmarlas adecuadamente según el estándar XAdES. A continuación se identifican algunas de estas soluciones que están disponibles 13

14 para su utilización o descarga de forma gratuita a través de internet: a. Factoffice / offinvoice: Existen componentes gratuitos que puede instalar sobre Ms. Office Word en sus versiones 2007 y 2010, y también para Excel 2010 en entornos Windows 7, que le permitirá generar y firmar facturas en formato facturae con cualquier certificado electrónico, incluyendo el DNI electrónico. Estos componentes pueden obtenerse de forma gratuita desde la dirección: (para office 2007) o en codeplex.com (para office 2010). b. Hazteunafacturae.com: Página web de libre utilización que permite generar y firmar facturas electrónicas online de forma intuitiva. c. Solución de facturación electrónica ofrecida por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio: El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato facturae (Orden PRE/2971/2007) de una manera cómoda y sencilla. Realizado con software abierto, se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, micropymes y autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel. Esta aplicación está disponible en la siguiente dirección: Aplicaciones.aspx 14

15 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica Plataformas de servicios de facturación electrónica Otra posibilidad para incorporar facturación electrónica en una empresa podría ser la utilización de una plataforma de servicios de facturación electrónica. Estas plataformas le permitirán externalizar total o parcialmente el proceso de facturación electrónica, ya que ofrecen la posibilidad de generación de facturas directamente a través de un formulario online o la incorporación de facturas generadas en su herramienta de gestión. Además suelen ofrecer igualmente sistemas de recepción de facturas y la conversión de formatos. Es habitual que este tipo de soluciones ofrezcan la posibilidad de firmar electrónicamente las facturas utilizando un certificado electrónico vinculado al proveedor del servicio (proceso denominado firma delegada), por lo que disponer de un certificado electrónico en la empresa no sería un requisito indispensable para facturar electrónicamente. Suelen ofrecer igualmente servicios como el envío de las facturas en formato digital a su cliente, la posibilidad de acceso a las facturas por parte de los clien- 15

16 tes a través de un entorno web seguro, e incluso en algunos casos, un servicio de impresión y envío postal de facturas en papel a aquellos clientes que prefieran este soporte frente al electrónico. Integración de la facturación electrónica en las herramientas de gestión Muchas empresas cuentan con sistemas de gestión o ERP como soporte a la gestión y administración de la empresa. Sin embargo, es habitual que estos sistemas de gestión no cuenten con funcionalidades de facturación electrónica. En estos casos, para beneficiarse de las ventajas de la facturación electrónica será necesario que las empresas actualicen sus sistemas de gestión para incorporar estas utilidades. Actualmente ya son muchas las soluciones que han incorporado utilidades en este sentido. De este modo las empresas pueden incorporar la factura electrónica en sus procesos sin necesidad de realizar cambios en su forma habitual de trabajo ni de incorporar nuevas aplicaciones. El nivel de integración de la factura electrónica en las herramientas de gestión depende exclusivamente de la herramien- 16

17 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica ta de que se trate. En algunos casos los fabricantes de estas aplicaciones han apostado por integrar los ciclos completos tanto de emisión como de recepción de facturas electrónicas, incorporando la generación de facturas en formatos estándar así como su firma electrónica y envío por correo electrónico para la generación, y la verificación de facturas, firmas e incluso el pre-registro de los asientos contables en el proceso de recepción de las facturas. OTROS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA FACTURA ELECTRÓNICA Digitalización Certificada. La situación idónea sería que sus proveedores le enviaran facturas electrónicas pero esto no siempre será posible. Aunque lo habitual es conservar las facturas recibidas en el mismo formato en que se han recibido, existen soluciones que le permitirán digitalizar las facturas recibidas (y en realidad, casi todo tipo de documentos en papel), siendo el resultado de esa digitalización un documento con la misma validez legal que el original, de modo que sería posible conservar únicamente esta versión digital. Estas soluciones se denominan utilidades de digitalización certificada, y añaden a la imagen obtenida una firma digital que garantiza que el contenido de la versión digital es análogo al existente en el documento en papel del que se ha obtenido. La digitalización certificada le ofrecería la posibilidad de gestionar electrónicamente también las facturas que recibe en papel (y otros documentos físicos), con las ventajas de organización, localización, consulta y recuperación que ofrecen las soluciones informáticas. La Agencia Tributaria ha homologado varias soluciones para hacer digitalización certificada, y muchos fabricantes de herramientas de gestión están utilizando estas soluciones para integrar la digitalización certificada con sus sistemas de gestión, lo que permite incorporar las facturas recibidas en formato papel a los 17

18 sistemas de gestión (registro contable) y trabajar con facturación electrónica, incluso en el caso de los proveedores continúen enviando facturas en formato papel. Otros formatos de facturación electrónica El sector de la distribución de alimentación ha sido pionero en la implantación de la facturación electrónica. En este entorno el formato EDIFACT para el intercambio de facturas electrónicas está muy extendido. Las siglas EDI corresponden al inglés Electronic Data Interchange (Intercambio Electrónico de Datos). EDI es envío y recepción de documentos comerciales - facturas, pedidos, etc. - utilizando medios telemáticos, con el fin de posibilitar su tratamiento automático. EDIFACT es un formato de factura electrónica válido para las relaciones comerciales entre empresas, aunque aquellos que sean o puedan ser proveedores de la Agencia Tributaria y otras Administraciones de la Administración General del Estado, deben tener presente la necesidad de utilizar el formato facturae en la expedición de sus facturas a la Administración. Facturas electrónicas emitidas por empresas extranjeras De acuerdo a lo recogido en el Artículo 4 de la Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, la factura electrónica emitida por una empresa extranjera que ofrece sus productos o servicios a un cliente español debe cumplir las mismas condiciones que tienen las facturas expedidas y remitidas en España. Caso de uso de firma electrónica, es el cliente residente en España el que debe 18

19 Obligaciones y soluciones para la puesta en marcha de la facturación electrónica cerciorarse de que se trata de una firma electrónica reconocida. Esto se cumple en los siguientes casos: En el caso de la Unión Europea, cuando se cumpla alguno de los siguientes requisitos: 1. El certificado indica en su propio contenido que es un certificado reconocido y autoridad de Certificación tiene públicamente accesibles sus políticas de ertificación en las que indica que cumple con lo establecido en la Directiva europea de firma electrónica 1999/93/CE. 2. El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditación de acuerdo con lo recogido en la Directiva 1999/93/CE. 3. El certificado se halle inscrito en algún registro público de autoridad competente en materia de firma o fiscal. En el caso de países fuera de la Unión Europea, cuando se cumpla alguno de los siguientes requisitos: 1. El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditación de acuerdo con la Directiva 1999/93/CE. 2. Que una entidad AC establecida en la UE avale el certificado. 3. Que el certificado esté reconocido en virtud de acuerdos de la UE con terceros países. 19

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