Cómo aprovechar al máximo tu participación en un evento virtual

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1 Cómo aprovechar al máximo tu participación en un evento virtual El Libro Blanco para expositores en las ferias virtuales de turismo realizadas con la plataforma de Imaste

2 Expectativas en una Feria Virtual Felicidades por participar en nuestro evento virtual! Gracias a vuestra participación, vuestra empresa tendrá la oportunidad de interactuar con muchos clientes potenciales, mostrando tanto vuestro perfil de empresa como toda vuestra información corporativa y además podrás ofrecer todos tus productos y destinos turísticos disponibles. Asimismo, participar en una feria virtual supone un compromiso con el medio ambiente y mayor efectividad en las acciones de promoción, no solo ahorras tiempo y dinero para tu empresa sino que además evitas miles de emisiones de CO2. Cómo sacar el máximo provecho a vuestra participación? Lo primero que necesitáis saber es lo que os vais a encontrar en un evento virtual y cómo podéis maximizar vuestra inversión. Encontraréis: - Muchos visitantes, muchos de ellos muy interesados en interactuar con vosotros, otros que prefieren navegar por vuestro stand para conocer más a fondo vuestra empresa. Los organizadores de la feria hacen inversiones para promocionar el evento y atraer al público potencial a la feria, así que tenéis que estar preparados para tratar con él en vuestro stand. - Otros expositores, una feria virtual es una acción de promoción compartida donde participaréis codo con codo con algunos de vuestros competidores más directos. Al igual que en eventos presenciales, es una gran oportunidad para conseguir vuestros propósitos. - Una aplicación para el usuario cómoda donde podréis cargar toda la información e interactuar con los visitantes y en la que deberéis prestar atención para sacar el máximo provecho. - Un evento que tiene muchas cosas en común con una feria tradicional de turismo. Cuánto más esfuerzo pongáis en preparar vuestro stand con toda la información e interactuar con los usuarios, más volumen de información obtendrás. No sólo eso, además supone una acción de marketing novedosa que posiciona de manera muy positiva vuestra marca y/o producto.

3 - Establecer objetivos para el evento Calcular el ROI de una feria es siempre una tarea complicada. En las ferias de turismo tradicionales, las empresas suelen participar por varias razones: Mi competencia está allí o Es una feria importante y nosotros deberíamos asistir Cuando asistes a una feria virtual, el establecer unos objetivos supone una de las prioridades que ha de tener un expositor. Debido a que todas las acciones del usuario (visitas al stand, mensajes privados, rellenar la encuesta ) se controlan a través de las estadísticas del gestor del sistema, vuestra empresa puede conocer los datos del retorno de su inversión en tiempo real. Así que antes del comienzo de la feria, os recomendamos que tengáis en cuenta lo siguiente: - Comprobad los objetivos del evento que el organizador os ha facilitado. Normalmente, veréis un número total de visitantes y de registros. - Estáis asignando recursos para prestar más atención a vuestro stand o por el contrario vuestra participación está siendo más pasiva y enfocada a recoger tarjetas de visita? De acuerdo con vuestra política de presencia en el stand vuestros objetivos deberían variar. - Qué modalidad de participación habéis elegido? Cuánto más alta sea la modalidad elegida, más alto será el porcentaje de visitas totales que vuestro stand obtendrá, porque será más visible. - Es vuestra primera feria virtual? La experiencia es muy importante para aprovechar al máximo vuestra participación, así tendréis diferentes objetivos dependiendo de vuestra experiencia en eventos virtuales. - El éxito final de la feria se cuantificará pasados algunos meses desde que la feria haya terminado! Una vez que analicéis cuantas visitas habéis recibido que hayan prosperado en nuevas oportunidades de negocio con éxito para vuestra empresa, podréis comparar vuestra inversión monetaria con otras acciones.

4 Teniendo en cuenta esto, os recomendamos establecer tres objetivos: - Número de visitas de vuestro stand - Cantidad de tarjetas de visita recogidas - Número de preguntas, cuestiones que se convirtieron en nuevas oportunidades de negocio después de la feria. Cómo completar vuestro stand virtual con contenido adecuado? - Vuestro stand virtual es la ventana de vuestra empresa a la que todos los visitantes de la feria tendrán acceso. Una de las ventajas de las ferias virtuales es que podéis cargar la información y hacer cambios en ella en tiempo real, y además, como en una feria presencial, debéis tener en cuenta que el material que se muestra tiene que ser atractivo para los visitantes para llamar así su atención. Aquí tenéis algunos consejos que pueden ser útiles: - Preparad la información con antelación. El organizador de la feria os mandará la información de los diferentes apartados que tenéis que preparar (banners, encuestas ). Intentad tenerlos listos lo antes posible para que podáis preparar toda la información de vuestro stand en una hora en lugar de cargar diferentes apartados del stand en varios días. - Ofreced una imagen de vuestra empresa dependiendo del público al que os dirijáis. - Tenéis la opción de personalizar vuestro stand. Consultad a los organizadores de la feria para que os expliquen como vuestro stand virtual se puede adaptar a la imagen corporativa de vuestra empresa y resaltar sobre el resto de participantes. - Recordad que los usuarios pueden compartir vuestro stand virtual en las redes sociales Facebook y Twitter. Cread un stand atractivo que puedan compartir los visitantes a través de las redes sociales, promocionando la reputación de vuestra empresa en la red. Finalmente, conseguid visitantes en vuestra web a través de un link directo en vuestro stand de la feria. Es un momento magnifico para que los visitantes

5 interesados en vuestra empresa puedan chatear con uno de vuestros representantes. Atraer visitantes a vuestro stand Cuando la feria comienza, podéis ver que hay cientos de usuarios navegando al mismo tiempo por la feria. Estos usuarios visitan los stands, chatean con los expositores, visualizan videos, asisten a seminarios o dejan sus tarjetas de visita entre otras cosas. Al igual que en una feria presencial, algunos de los usuarios entran directamente en vuestro stand porque están específicamente interesados en vuestro producto, sin embargo otros navegan por toda la feria para intentar saber qué opciones se adaptan mejor a su perfil. Aquí tenéis algunos ejemplos de cómo poder atraerlos a vuestro stand: - Tenéis la posibilidad de empezar conversaciones privadas con todos los usuarios conectados a la feria. No dudéis en presentaros vosotros mismos y animarles a visitar vuestro stand! - Cuando los visitantes están en vuestro stand, esperan encontrar mucha información. No dejéis ningún espacio sin rellenar e intentad que el material que hayáis cargado sea atractivo. - Estableced tiempos del día en los que estaréis conectados y disponibles para hablar sobre temas específicos. Los calendarios de los eventos os permiten publicar no sólo cuando vais a estar conectados sino también el tema sobre el que vais a tratar en el chat. - Además de los temas específicos, intentad estar conectado durante la mayor parte del día para atender los mensajes de chat entrantes. Si estáis conectados tendréis una mayor posibilidad de atraer a los visitantes que estén conectados, puesto que tendrán una persona de referencia y no se encontrarán con un stand desocupado. Asimismo, el gestor online utilizado para controlar el chat emite un sonido de alerta en el sistema que os permite seguir atendiendo vuestros asuntos cotidianos sin abandonar la atención a la feria. Solo necesitáis tener el navegador de la feria abierto para saber si tenéis mensajes de chat entrantes. Consultad con el organizador de la feria si podéis dejar material virtual promocional a personas que visiten vuestro stand y dejen su tarjeta de visita.

6 - Cumplimentad el Test de Orientación. Este cuestionario lo completan la mayoría de los visitantes ayudándoles a visitar aquellos stands que mejor se adapten a su perfil profesional. No dejéis en blanco el de vuestra empresa o no se mostrarán en los resultados del Test. - Organizad videochats. Si lleváis a cabo estos, participáis en eventos virtuales públicos con fechas de presentaciones online que no sólo atraen visitantes en el videochat actual si no también en vuestro stand. Aprovechad las ventajas del stand virtual para mostrar información El stand virtual tiene diferentes botones de interacción que os permiten mostrar información variada. Productos, videos, fotos, encuestas, redes sociales, etc. es información muy útil que podéis utilizar para presentar vuestra empresa de una manera dinámica. Recordad que como en eventos presenciales, algunos visitantes habrán oído hablar sobre alguna de las empresas expositoras así que visitarán estos stands primero. El poder de la feria virtual de turismo es que los usuarios pueden fácilmente moverse de un stand a otro con un simple click que reúne nuevas oportunidades para los expositores y visitantes. La mejor tarjeta de presentación de una empresa es un stand virtual con toda la información cargada y completada y un representante para responder a todas las preguntas de los visitantes. - Las imágenes se muestran verticalmente u horizontalmente dependiendo del lugar donde se coloquen. Utilizad las fotos e imágenes que mejor se adapten al look de vuestro stand. - Cuando subáis una imagen, podéiss ajustarla a través del gestor, es mejor que la intentes escalar hacia abajo que no hacia arriba! Intentad usar archivos con una resolución de 72 dpi (no es necesario que se mayor) - Recordad que es una actividad online. No es común en un usuario standard pasar más de tres o cuatro minutos visualizando un video online. Utilizad videos corporativos que sean cortos y atractivos para que los visitantes los vean.

7 - Intentad dar mensajes directos en lugar de textos de lectura en toda la documentación que subáis o la información que publiquéis. El objetivo final es transmitir un mensaje a los visitantes para que ellos quieran chatear contigo o emprender un negocio. - Podéis subir tanta información como queráis durante los días de la feria. No dudéis en hacerlo para que los usuarios vean vuestra empresa como un expositor activo, dispuesto a ofrecer el mejor de los servicios. Ajusta tu actividad al calendario de los visitantes. Cada evento virtual es diferente, así que cuando diseñéis vuestro próximo evento virtual, recordad el material, disponibilidad de recursos, escala de proyecto, cuántas presentaciones hay y qué contenido enviaréis. En una feria virtual de turismo, los usuarios asisten a la feria en horarios diferentes dependiendo de la actividad que desarrollen durante el día. Ejemplo de una curva de asistencia en una feria: Podéis apreciar que la hora punta de actividad tiene lugar durante las horas de la mañana, así que es en ese momento en el que se puede esperar un volumen más alto de visitantes en la feria. Sin embargo, el perfil de los usuarios de las últimas horas de la tarde es muy interesante para los expositores porque son los que trabajan durante el día y que no pueden conectarse durante las horas de trabajo. Recordad el uso de horarios! La plataforma permite que cada expositor tenga diferentes accesos al chat por lo que podéis organizar un listado interno de cambios de personal para que el stand tenga una actividad continua.

8 Webinars, como sacar provecho a una presentación online Una de las herramientas más interesantes que ofrece una feria virtual son los Webinar. Éstos, suponen la posibilidad de difundir una presentación de un ponente en vivo y en directo para los visitantes. Si váis a presentar un webinar y no es el primero que hacéis, puede ser que estéis familiarizado con conceptos claves que tenéis que usar para realizarlo sin tener en cuenta la plataforma que uses. Pero si es la primera vez que váis a hacer un webinar aquí tenéis algunos consejos: - Estableced una prueba con el organizador de la feria unos días antes del webinar para que podamos comprobar que tanto el micro como la webcam funcionan correctamente. - Comprobad con un informático de vuestra empresa si el ordenador que váis a utilizar para difundir el webinar tiene todos los requisitos técnicos necesarios para que funcione correctamente, el organizador de la feria os facilitará un documento donde vienen especificados tantos los puertos, como la banda ancha y el firewall que son necesarios. - Elegid un tema interesante para el público. Si los temas son demasiado genéricos o si son noticias antiguas las personas no se registrarán en el webinar. Una simple presentación de empresa podría ser demasiado poco para algunos usuarios pero por otro lado puede ser muy útil para explicar daros a conocer a potenciales clientes. Pensad que podéis usar vuestro video presentación para hablar sobre otro tema o patrocinar la presentación de alguien más para atraer más visitantes (ie. Lleva a cabo una video presentación sobre La belleza oculta de España y utiliza los últimos minutos para hacer una breve presentación de tu empresa) - Hazlo breve y sencillo. El nivel de atención en una video presentación se puede perder si se alarga mucho así que intentar calcular unos 30 minutos de presentación de máximo y dejad el resto de la video presentación para preguntas de los usuarios. - Transmitid un buen escenario. Intentad evitar que haya ventanas abiertas a tu espalda o alguna fuente de luz directa. Si fuese posible

9 utilizad como fondo una pared con el logo o un banner de vuestra empresa. - Centraos y disfrutad de la video presentación. La oportunidad de hacer una presentación de tu empresa en directo a los usuarios es muy buena, podéis olvidar que estáis transmitiendo en directo todo el tiempo. Centraos e intentad hablar a la cámara mientras estáis en la video presentación! La feria se termina. El trabajo comienza AHORA! Cuando participáis en una feria, tanto si es virtual como presencial hay una tarea muy importante que comienza el día después de que termina la feria. Tenéis que haceros cargo de los informes de las bases de datos que habéis recogido en tu stand y empezar un proceso de evaluación de la información recibida. Mediante el área privada de la feria tendréis acceso a las tarjetas de visita y podréis separarlas en carpetas durante los días de la feria y hacer una evaluación previa. Una ventaja importante de una feria virtual es que no necesitáis manejar la información en papel así que ahorráis tiempo en escribir toda la información de tarjetas en tu CRM. Podéis exportar las tarjetas que os interesen en diferentes formatos (pdf, xls, and xml) por lo que podéis manejarlas fácilmente e incluso importarlas en vuestro CRM. Ahora es el momento de empezar a revisar las tarjetas de visita, continuar con el contacto así como con tus procedimientos estándar tal y como haríais después de una feria presencial. Probablemente uno de los objetivos que tenéis antes del evento es el número de clientes potenciales que obtendréis para vuestra empresa en la feria virtual. Comprobad el número que habéis recibido con el de las expectativas que teníais para que podáis controlar el ROI. Por último, no dudéis en enviar un mail a todos los usuarios que dejaron su tarjeta de visita en vuestro stand dándoles las gracias por confiar en vuestra empresa a la hora de buscar con vosotros sus próximos destinos turísticos.

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