Recursos para el Estudio en Carreras de Ingeniería 2006 UNIDAD TEMÁTICA Nº 2 LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

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1 UNIDAD TEMÁTICA Nº 2 LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO En esta unidad te invitamos a que: Reflexiones sobre tus actividades habituales y la forma en que administras tu tiempo para cumplir con todas ellas. Adquieras algunas herramientas de organización que te permitan planear mejor el tiempo. Para ello, los temas que desarrollaremos en esta segunda unidad y que te ayudarán en tus reflexiones y análisis, son los siguientes: La importancia de saber cómo organizar y administrar el tiempo El análisis del uso del propio tiempo El diseño de una agenda diaria Práctica de aprendizaje sobre el tema 1

2 2. LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Planea tu trabajo, trabaja tu plan. La importancia de saber cómo organizar y administrar el tiempo Toda acción que deseemos realizar, todo objetivo que queremos concretar, requieren tiempo. El aprendizaje, en tanto proceso, también requiere tiempo. El tiempo es un recurso valioso. El tiempo, entonces, es un recurso, algo que necesitaremos para aprender y para lograr nuestros propósitos. Como todo recurso su uso será más efectivo cuanto mejor lo organicemos. En esta ocasión, te invitamos a que trabajemos sobre el tiempo, tu tiempo personal. Pero antes, te presentamos la siguiente situación a efectos de que la analices desde la perspectiva temporal. Supón que debes enfrentar un día muy agitado. Debes realizar muchas tareas y en diferentes lugares. El plano que figura más abajo indica la ubicación de los lugares donde hay que hacer trámites. Tenlo en cuenta. El hecho es que debes salir a las 9:15 hs., cumplir con una serie de tareas y estar de regreso a las 13:00 hs. Para recorrer el camino de casa a la estación se tarda 30 minutos. La oficina donde debes pagar los impuestos cierra a las 10:00 hs. Los comercios y el correo cierran a las 12:00 hs. y la panadería abre después de las 11:00 hs. El recorrido debe hacerse caminando. Las tareas son las siguientes: Veamos cómo te va con la organización del tiempo... Llevar los zapatos al zapatero. Recoger una PC del taller. Llevar un abrigo al sastre. 2

3 Mandar un paquete de 10 kg por correo. Pagar los impuestos en la oficina. Comprar pan. Comprar ½ kg de café. Esperar unos amigos que llegan a la terminal de ómnibus a las 12:30 hs. Comprar un libro. Comprar ¼ kg de manteca en la lechería. Consulta el plano. Cómo organizarías tu jornada con estas actividades para cumplir en tiempo con todas ellas? Haz un listado con el orden en que realizarías las tareas. El análisis del uso del propio tiempo Cómo te fue con la actividad anterior? La idea clave de esa situación es que es posible distribuir el tiempo de un modo eficaz, que se pueden hacer muchas cosas en el menor tiempo posible. 3

4 Pues bien, ahora imagina que en el lugar de las actividades mencionadas se encuentran: la asistencia a una clase, un trámite en Sección Alumnos de la Facultad, la reunión con un grupo de compañeros para redactar un informe de laboratorio, asistir a una consulta con un profesor,... Podemos llegar a creer que no hay ser humano que sea capaz de cumplir con todo... Entonces, es el momento de aprender algunas estrategias de organización del tiempo, de nuestro tiempo. Una de tales estrategias es la identificación de todas nuestras actividades u obligaciones. A menos que sepas qué es lo que quieres y/o tienes que hacer no podrás organizarte para lograrlo o hacerlo. Ojo, que no estamos hablando sólo de trabajo o estudio! Entre las actividades pueden figurar visitar o pasar tiempo con amigos, ir al cine o a bailar, practicar un deporte, descansar, etc. Busca tus elementos de trabajo: lápiz y papel. Te esperamos. Busca hoja y lápiz, y anota todas las actividades que realizas en una semana normal de tu vida. Ahora viene otra parte: agrupa dentro de categorías las actividades que desarrollas en cada día de la semana. Las categorías pueden ser: a. estudio o trabajo; b. recreación; c. descanso; d. actividad social; e. otras categorías que consideres pertinentes. Cuántas actividades! Ahora bien, si sumas las actividades de cada categoría o grupo a qué grupo o grupos de actividades dedicas más tiempo? Llega el momento de la verdad. Este ejercicio es muy importante. A veces nos quejamos de que no 4

5 nos alcanza el tiempo, pero cuando realizamos un análisis como el anterior, nos damos cuenta que lo que sucede en realidad es que estamos destinando tiempo a cosas que no nos gratifican, o que no nos conducen a lograr nuestros objetivos. Ah, nuestros objetivos o metas! Tener claro cuáles son nuestros objetivos es también otra manera de administrar mejor el tiempo personal. Ahora le toca el turno a nuestras metas. Te animas a tomarte un tiempo para pensar qué es lo que deseas lograr en tu vida o, un poco más modestamente, dentro de 5 años? Cuando hayas hecho esta tarea vuelve a leer el listado y la clasificación de tus actuales actividades. Crees que deberías comenzar a realizar otras actividades y priorizar alguna área en particular? Estás dispuesto a hacerlo? Muchos ingresantes nos comentan que en la escuela media sólo estudiaban el día anterior a una evaluación y que eso era suficiente. También nos dicen que querrían concluir la carrera que han elegido en 5 años. En principio, eso no parece posible; al menos, para la mayoría. Esos estudiantes necesitan revisar sus prioridades. En qué medida lo que actualmente haces colabora para que logres tus objetivos o metas personales? Otra de las estrategias es: La planificación por adelantado de lo que queremos o debemos realizar. En cierta manera, esto está relacionado con la primera tarea y también con el próximo tema referido al uso de una agenda. La planificación es un recurso que tienen las personas con una actitud previsora para descomponer una meta por ejemplo, la presentación a un examen en un determinado llamado y turno- en actividades intermedias que nos posibiliten lograrla, por ejemplo: dedicar tantas horas semanales al estudio para llegar a tiempo y bien preparado, al examen. Trata de adquirir el hábito de la planificación. 5

6 Una cuarta estrategia que por lo general no se la considera en toda su importancia, es: Lograr la atención plena en lo que estamos haciendo cuando debemos hacerlo para no tener que hacerlo en otra ocasión. Esto parece un trabalenguas, pongamos un ejemplo: la asistencia a las clases de cada materia es algo que tendrás que realizar prácticamente todos los días de la semana durante, por lo menos, 5 años. Saca provecho de una atención plena y activa. Si logras desarrollar una atención activa, ahorrarás tiempo en el posterior estudio de estas materias ya que al escuchar y seguir con atención la exposición del profesor habrás tenido la oportunidad de aclarar tus dudas, de plantear preguntas, escuchar las preguntas de tus compañeros, las advertencias y recomendaciones del profesor,... Respecto al mejor uso del tiempo, también es conveniente que descubras cuál es tu ciclo energético personal y que lo uses de la mejor manera posible. Reserva tu mejor momento para aquellas tareas que requieran mayor concentración y si es posible, organízate de forma que dispongas de un rato de tranquilidad después de terminarlas, sobre todo si has estado sometido a una gran presión, como por ejemplo, un parcial o examen final. El diseño de una agenda diaria En el apartado anterior, la idea expuesta es que no podemos evitar que pase el tiempo, pero sí podemos decidir de qué forma emplearlo. Todos empleamos nuestro tiempo de un modo diferente y de la forma que más se adecua a nuestra manera de ser y al tipo de actividad que realizamos. 6

7 En este apartado nos referiremos a un instrumento de carácter personal que te ayudará a organizar mejor tus tiempos; se trata de la agenda. Según el Diccionario de la Real Academia Española (2001), una agenda es: Adquiere o fabrica tu propia agenda. 1. f. Libro o cuaderno en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer. Pero una agenda no sólo nos ayuda a organizar nuestro tiempo sino también nuestra mente. En la medida en que vamos realizando esas tareas o actividades nuestra mente se va liberando de preocupaciones. Prueba tener una agenda. A continuación, te ofrecemos algunas pautas fundamentales para organizar y aprovechar mejor el tiempo con la ayuda de una agenda: Elabora una lista de los objetivos de la semana y afróntalos por orden de prioridad. Redacta todos los días una lista de cosas que tengo que hacer y ordénalas según su prioridad. Dedica toda tu atención a tus prioridades. Utiliza una sola vez las listas que hayas elaborado. No las guardes si no las has cumplido. Como último punto a tratar, nos referimos a un instrumento que juega un rol central en la organización de tiempos y actividades relacionadas con el estudio: el calendario académico. El calendario académico es una especie de agenda institucional en la que figuran tiempos de inicio y finalización de cuatrimestres, tiempos de cursado, de llamados y turnos de exámenes, de inscripciones para el cursado de materias o para rendirlas, de 7

8 vacaciones. Este es un elemento objetivo importante, podríamos decir un instrumento, que te permitirá programar mejor tus actividades en vistas a plazos que la Facultad ha estipulado tanto para los estudiantes como para los profesores. Dada la importancia que tendrá en tu futuro como estudiante, te sugerimos ingresar a la página de la Facultad de Ingeniería y explorar el Calendario Académico. Deberás tenerlo muy presente durante todos los años en que curses la carrera. Varios años atrás, alguien cantaba "La vida es lo que pasa mientras tú estás ocupado en hacer planes" Se trata de organizarnos, no de programarnos, para aprovechar mejor nuestro tiempo y vivir lo que queremos y como quisiéramos vivirlo; desde luego, en la medida de nuestras posibilidades. Piensa en ello. Práctica de aprendizaje Redacta un comentario referido al uso que haces del tiempo. Ten en cuenta entre otros aspectos: actividades a las que les dedicas más tiempo, la relación de estas actividades con tus metas u objetivos personales, tus dificultades o aciertos con relación al manejo del tiempo (si postergas o enfrentas sin demora lo que debes hacer, por ejemplo), tus temores o inquietudes sobre el manejo del tiempo en la universidad, etc. Esta es una práctica para participar en un Foro Virtual. Desarróllala. Permanece atento a las novedades que figuran en el pizarrón del Aula Virtual ya que tenemos previsto que todos los alumnos participen con sus comentarios sobre el tema de esta unidad, en un Foro virtual en una fecha a determinar. 8

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