AGENDA REGIONAL PARA LA ALTA CALIDAD. Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Dirección General

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1 AGENDA REGIONAL PARA LA ALTA CALIDAD Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Dirección General Bogotá, mayo de 04

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 ESTRATEGIA METODOLÓGICA INSTITUCIONAL... 3 AGENDA CRONOLÓGICA DEL PROCESO... 4 Diseño de la Metodología... 5 Ejercicio Piloto para Validar Metodología... 6 Metodología para las Visitas de Avanzada... 7 Metodología para las Visitas de la Dirección General... 8 FLUJO DE INFORMACIÓN Y PROTOCOLO PARA EL USO FINAL DE LOS INDICADORES EN LA BÚSQUEDA DE ALTA CALIDAD 0 CRONOGRAMA DE VISITAS... CONCLUSIONES PRELIMINARES Y RETOS... 5

3 INTRODUCCIÓN Desde el 03, la dirección del SENA ha asumido el reto de avanzar de manera decidida en el aseguramiento de la alta calidad en todos los procesos y programas de la institución con miras a convertirse en un horizonte de cinco años, en la mejor institución de formación para el trabajo de América Latina. Un paso fundamental para lograr el objetivo de obtener la acreditación institucional de alta calidad, es llevar esta política a las regionales y centros del país, pues es en estas instancias donde se materializa operativa y técnicamente la política de alta calidad. Es por esto que durante 04 se inició el desarrollo de una agenda regional que gira en torno a la alta calidad y en la que participa todo el cuerpo directivo de la institución. Este equipo se ha propuesto visitar todas las regionales y Centros del país que cuentan con oferta acreditable, para la revisión de los veinticinco indicadores de alta calidad adoptados por la institución y la definición conjunta de planes de mejoramiento. A continuación se expone la metodología de trabajo adoptada, las actividades realizadas a la fecha y las conclusiones preliminares y retos. ESTRATEGIA METODOLÓGICA INSTITUCIONAL La estrategia metodológica institucional utilizada siguió cuatro etapas en el proceso de formulación metodológica y procedimental. El diagrama siguiente describe los momentos (procesos) mostrando las entradas y salidas en cada uno ellos. En efectos, el proceso de Planeación tuvo como objeto organizar desde el Comité Directivo con participación de las áreas misionales competentes, la agenda general de trabajo, la estrategia institucional y los alcances del sistema de medición en lo relacionado con las dimensiones o factores de medición. En el proceso de Diseño Metodológico, partiendo de los insumos ofrecidos por el proceso planeación, se buscó definir la metodología de trabajo y la estructura conceptual y operativa del Sistema de Indicadores, pasando por un Ejercicio piloto que afinó estos En la primera fase se construyeron 5 indicadores, los cuales irán aumentando en número y en calidad en proceso gradual y progresivo.

4 instrumentos y permitió disponer de una Metodología en versión institucional que dio entrada al Proceso de implementación definitivo. AGENDA CRONOLÓGICA DEL PROCESO El desarrollo de la Agenda de Alta Calidad con participación Regional ha seguido los siguientes momentos en el tiempo: durante el mes de enero de 04 se implementó el proceso de Planeación y se concretaron las líneas estratégicas, los temas a abordar y las áreas interesadas y competentes para diseñar e implementar el proyecto; durante el mes de febrero de 04, se diseñó la metodología de trabajo, se definió del cronograma de actividades y se precisaron las dimensiones o factores objeto de seguimiento y evaluación de los Indicadores, de forma simultanea se desarrolló un ejercicio piloto con Centros de Formación y Direcciones Regionales seleccionados; durante el mes de marzo de 04, se culminó el diseño conceptual, metodológico y operativo de los indicadores, se hizo el proceso de recolección de la información y se obtuvieron los primeros resultados estadísticos; a partir de este ejercicio, durante los meses de abril y parte de mayo de 04 se afinó la metodología de trabajo y los aspectos conceptuales y operativos del sistema de indicadores. A partir del mes de mayo del 04, se ha venido implementado la metodología

5 de trabajo, aplicando los instrumentos operativos y logísticos definidos, en las demás regionales del país. Diseño de la Metodología Como se enunció anteriormente se definió una metodología de trabajo que fue concertada en las sesiones del Comité Directivo del mes de enero de 04. Los temas trabajados estuvieron centrados en cuatro aspectos relacionados con: a) procedimiento de las visitas de la Dirección General; b) los indicadores; c) el sistema de seguimiento y, d) los criterios para la organización de las visitas a las regionales. En la definición de estos aspectos se contó siempre con la participación de la Directora General, las Direcciones de Formación, Planeación, Empleo y del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo, así como de la Coordinación de Aseguramiento de la Calidad. Paralelo a los aspectos definidos, se decidió adoptar una metodología que fomentara y contemplara siempre la participación de los Centros de Formación y la retroalimentación de doble vía: desde la Dirección General a los Centros y de los Centros a la Dirección General. Igualmente, se acordó fortalecer el rol de las Direcciones Regionales para la coordinación y seguimiento a los planes de mejoramiento para la alta calidad en sus departamentos. La figura siguiente diagrama la metodología y muestra la participación y realimentación del proceso entre la Dirección General, las Regionales y los Centros de Formación.

6 Ejercicio Piloto para Validar Metodología Esta metodología fue puesta a prueba en el ejercicio piloto desarrollado durante el mes de febrero, y permitió ajustar los procedimientos de conceptuales y operativos en preparación de la información, tiempos de las reuniones y medir la pertinencia de los indicadores. Se realizaron un total de 0 reuniones con participación de 4 Centros en 5 regionales. Este ejercicio permitió, además de afinar la metodología general, confirmar la utilidad de realizar una visita de avanzada previa a la visita de la Dirección General, en tanto permite una mejor preparación de la información, mayor claridad frente a los indicadores y la identificación de situaciones especiales que requieren acción inmediata por parte de Dirección General o del Centro. Igualmente, con base en la retroalimentación por parte de los Centros, se realizaron ajustes a los indicadores, tanto en sus fórmulas como en su definición. Asimismo, se identificó la necesidad de contar con un documento de lineamientos para la elaboración de los planes de mejoramiento por parte de los Centros, el cual está siendo elaborado bajo el liderazgo de la Dirección de Planeación. A continuación se ilustra el procedimiento definido a la fecha, para el desarrollo de la agenda regional de alta calidad: Las Regionales y Centros que participaron en el ejercicio piloto fueron: 4 Centros de la Regional Distrito Capital (Centro de Electricidad, Electrónica y Telecomunicaciones, Centro Nacional de Hotelería, Turismo y Alimentos, Centro de Formación de Talento Humano en Salud, y Centro de Actividad Física y Cultura); y las Regionales: Guajira, Bolívar, San Andrés y Magdalena.

7 Metodología para las Visitas de Avanzada La visita de avanzada hace parte del enfoque colaborativo que se busca fortalecer en el trabajo de la Dirección General, las Regionales y los Centros de Formación. Consiste en una visita previa, en la que asesores de la Dirección de Planeación y Formación trabajan en el análisis de los resultados de los indicadores y las acciones propuestas por los Centros y Regionales para los planes de mejoramiento. Esta visita se comunica a la Dirección Regional, que se encarga de convocar a los Subdirectores y Coordinadores misionales y académicos, para la jornada de trabajo preparatorio. El trabajo se basa en las presentaciones elaboradas con anterioridad por la Regional y los Centros, con base en la información más reciente disponible en los visores de los indicadores, disponible en el FTP 3. 3 Sitio de almacenamiento de la información metodológica y de resultados de los indicadores para la acreditación institucional

8 Las presentaciones que se preparan son dos: la primera corresponde al contexto de la Regional, la caracterización de los sectores productivos de la región, las apuestas productivas y la alineación de la respuesta del Sena con la oferta de formación. La segunda presentación, corresponde a los resultados de los indicadores de alta calidad para todos los Centros de la Regional; incluye el análisis de dichos resultados y las acciones de mejoramiento propuestas. Se hace énfasis en resaltar las experiencias positivas que se reflejan en un buen resultado en los indicadores, con el fin de compartir buenas prácticas con las demás Regionales. La visita de avanzada permite también identificar los temas prioritarios que requieren acción inmediata por parte de la Dirección General, la Regional o el Centro, y en algunos casos, resolver temas pendientes antes de la visita de la Dirección General. Metodología para las Visitas de la Dirección General La visita oficial de la Dirección General constituye en un espacio de diálogo constructivo de alto nivel, en el que en presencia de las directivas nacionales y regionales, se toman decisiones y se dan lineamientos específicos para la Regional y los Centros, con el fin de avanzar hacia el objetivo de la alta calidad de la formación. En estas visitas lideradas por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, partipan también los directores de: Formación, Empleo, Promoción y Relaciones Corporativas, Sistema Nacional de Formación para el Trabajo y Administativa y Financiera. Se cuenta igualmente con la participación de los coordinadores de Sennova, la Escuela de Instructores Rodolfo Martínez Tono y Bienestar al Aprendiz, así como de la Secretaría General y la Oficina de Comunicaciones. Por parte de las regionales, participan el Director Regional, los Subdirectores de los Centros, los Coordinadores misionales y académicos y los líderes regionales de los temas de aseguramiento de la calidad de la formación, investigación y empleo. La agenda de la visita se divide en 4 partes:. Introducción por parte de la Dirección de Planeación sobre la estrategia de alta calidad en el Sena, los avances a la fecha y lineamientos para la construcción de los planes de mejoramiento;

9 . Presentación de la Dirección Regional sobre el contexto y perspectivas de los sectores productivos de la región y la oferta del Sena; 3. Revisión de los indicadores de alta calidad para todos los Centros de la Regional; y, 4. Trabajo por mesas sobre los lineamientos para la elaboración del plan de mejoramiento. Para este punto de la agenda los asistentes se dividen en 4 grupos de trabajo, revisan en detalle los indicadores correspondientes y se dan lineamientos para la definición de los planes de mejoramiento, definiendo responsables, productos y plazos: a. Formación: Moderador(a): Director(a) de Formación Profesional o Asesor Participan: Coordinadores misionales y académicos Indicadores principales: oferta abierta, Saber Pro, demanda social, deserción, certificación, nivel educativo de instructores, experiencia docente y laboral y dedicación a la formación. b. Empleo: Moderador(a): Director(a) de Empleo o Asesor Participan: Líderes de la Agencia Pública de Empleo, Gestores empresariales y líderes de contrato de aprendizaje Indicadores principales: egresados ocupados formalmente, aprendices con contrato de aprendizaje, ingreso laboral de egresados, inscritos en la APE. c. Infraestructura: Moderador(a): Director(a) de Planeación y/o Admnistrativo y Financiero, o Asesor Participan: Subdirectores y/o asesores de planeación de la Regional y los Centros. Indicadores principales: uso de ambientes, densidad, aprendices por equipo de cómputo, indice de d. Investigación y estándares internacionales: Moderador(a): Coordinador(a) de Sennova y/o Director(a) de Promoción y Relaciones Corporativas Participan: Líderes de Sennova, Tecnoparques y Tecnoacademias. Indicadores principales: Programas I+D, instructores I+D, aprendices I+D y producción I+D, y programas con

10 evaluación de la infraestructura. estándares internacionales. Foto : Sesión de trabajo para el plan de mejoramiento de la Regional Bolívar, Cartagena de febrero de 04. FLUJO DE INFORMACIÓN Y PROTOCOLO PARA EL USO FINAL DE LOS INDICADORES EN LA BÚSQUEDA DE ALTA CALIDAD El diagrama siguiente muestra la interrelación entre las estrategias definidas, los diferentes componentes, las metodologías, instrumentos y procedimientos operativos definidos en torno a la búsqueda de la Alta Calidad y la Acreditación Institucional.

11 Flujo de Información y protocolo para el uso final de los indicadores en la búsqueda de Alta Calidad. Producción - Flujo de información Análisis Mesas de trabajo Planes de Mejoramiento Envio a Regionales y Centros Solicitud desde Nivel Nacional Diligenciamie nto en Nivel Nacional. Direcció n General Producción Nivel Central Flujos Diligenciamie nto en Centros Reginal es Centros Recepción yanálisis Nivel Central Envio Nivel Nacional y desde Centros Planes de Mejoramiento por Centros y Regionales Diseño Inventario Dimensiones Indicadores Visores Alta Calidad Excelencia Acreditación Producción Insumos de inf. Formulación Hojas de Vida Recolección Análisis Información toma decisiones Resultados Procesamiento Análisis calidad PReportes Mapas Proceso de producción Visores y Reportes Planes de Mejoramiento Fuente: SENA. SIPSENA. Adaptado, Interpretando el documento de Política de Alta Calidad.

12 CRONOGRAMA DE VISITAS Como parte del proceso de implementación se definió el cronograma de actividades a desarrollar en las regiones, se contemplaron dos criterios básicos para determinar las regionales prioritarias a visitar: en primer lugar, el porcentaje de registros calificados directos concentrados en la regional y en segundo lugar, la categorización por conglomerados de las regionales elaborada por la Dirección de Planeación: En consecuencia, se identificaron como prioritarias para la implementación de la primera fase de visitas, seis regionales en donde se concentran el 7% de los registros calificados directos y que corresponden al conglomerado 5 y 4 según la clasificación de la Dirección de Planeación. Estas son: Distrito Capital, Antioquia, Atlántico, Valle, Santander y Cundinamarca. No obstante, en la práctica se han intercalado las visitas a regionales grandes con regionales medianas y pequeñas, de acuerdo a diferentes motivos que desde la Dirección General se consideran estratégicos para impulsar la alta calidad en dichas regiones. Asimismo, durante todo el proceso se ha venido compartiendo y transmitiendo la información a todas las regionales del país, se elaboraron y enviaron a todos los Centros las hojas de vida de los indicadores de alta calidad por correo electrónico el 7 de febrero de 04 y la Directora General encabezó una videoconferencia nacional en la que se expusieron los 5 indicadores iniciales, se dieron los lineamientos para la elaboración de los

13 planes de mejoramiento y se recibieron comentarios por parte de los Subdirectores de los Centros de formación del país. Foto : Visita a la Regional Antioquia, Medellín - 3 de abril de 4 Mapa : Regionales visitadas a mayo 5 de 04

14 El listado de Regionales y Centros visitados a la fecha dentro de la estrategia de Alta Calidad es el siguiente: REGIONAL CENTROS PARTICIPANTES # de Programas con Registro Calificado Directo FECHA VISITA LUGAR DE LA VISITA ANTIOQUIA Centro de Servicios y Gestión Empresarial abr Medellín Centro de Servicios de Salud Centro de Comercio Centro para el Desarrollo del Hábitat y la Construcción Centro Tecnológico de Gestión Industrial Centro de Tecnología de la Manufactura Avanzada Centro Tecnológico del Mobiliario Centro del Diseño y Manufactura del Cuero Centro de Formación en Diseño Confección y Moda Centro de la Innovación la Agroindustria y el Turismo Centro de los Recursos Naturales Renovables- La Salada Complejo Tecnológico Minero Agroempresarial Complejo Tecnológico Agroindustrial Pecuario y Turístico Complejo Tecnológico para la Gestión Agroempresarial Complejo Tecnológico Turístico y Agroindustrial del Occidente Antioqueño - ATLÁNTICO Centro Industrial y de Aviación may Centro Nacional Colombo Alemán 5 Y - may Centro de Comercio y Servicios Centro para el Desarrollo Agroecológico y Agroindustrial BOLÍVAR Centro de Comercio y Servicios - feb y - Centro para la Industria Petroquímica* may Centro Internacional Náutico Fluvial y Portuario* Barranquilla Ternera CESAR Centro Biotecnológico del Caribe 09- may Valledupar DISTRITO CAPITAL Centro de Operación y Mantenimiento Minero Centro Agroempresarial Centro de Electricidad Electrónica y Telecomunicaciones Centro de Manufactura en Textiles y Cuero* Centro Metalmecánico* Centro de Materiales y Ensayos* feb Centro Nacional de Hotelería Turismo y Alimentos 0- feb Centro de Formación de Talento Humano en Salud 4- feb Centro de Formación en Actividad Física y Cultura - feb y 5-3 abr Centro de Gestión Industrial 6 - mar Centro de Diseño y Metrología 4 - mar Centro de Servicios Financieros 5 3- mar Centro de Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la Información 7 4- mar Bogotá

15 REGIONAL CENTROS PARTICIPANTES # de Programas con Registro Calificado Directo FECHA VISITA LUGAR DE LA VISITA MAGDALENA Centro Acuícola y Agroindustrial de Gaira feb Santa Marta META QUINDÍO Centro de Logística y Promoción Ecoturística del Magdalena* Centro Agroindustrial Centro de Industria y Servicios Centro para el Desarrollo Tecnológico de la Construcción y la Industria Centro Agroindustrial Centro de Comercio y Turismo may 06- may Villavicencio Armenia RISARALDA Centro de Diseño e Innovación Tecnológica Industrial mar Dos Quebradas Centro de Comercio y Servicios* SANTANDER Centro de Servicios Empresariales y Turísticos 7- mar Bucaramanga Centro Industrial del Diseño y la Manufactura Centro Atención Sector Agropecuario Centro Industrial de Mantenimiento Integral Centro Industrial y del Desarrollo Tecnológico Centro de Gestión Agroempresarial del Oriente Centro Agroturístico Centro Agroempresarial y Turístico de los Andes *Nota: Estos Centros fueron invitados a participar en la visita pero no se trabajó sobre sus indicadores. CONCLUSIONES PRELIMINARES Y RETOS La puesta en marcha de la agenda de alta calidad en las regionales del Sena es una estrategia que busca la promoción del trabajo colaborativo entre la Dirección General, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación. Ha constituido espacio de diálogo de alto nivel para la coordinación entre los diferentes niveles de la institución, que ha permitido identificar las debilidades y fortalezas de las regionales para trazar los planes de mejoramiento continuo basados en la alta calidad. La amplia participación en la construcción de los indicadores y en las visitas de alta calidad de los diferentes niveles de la institución, también ha permitido difundir el lenguaje de la alta calidad y alinear esfuerzos hacia tal fin.

16 Por otro lado, se han identificado grandes retos y oportunidades de mejora, especialmente en la calidad de la información y en la profundidad del análisis que se requiere de los indicadores por parte de los Centros de Formación y las Regionales. De estos dos elementos depende que los planes de mejoramiento a implementar, realmente tengan el impacto deseado y sirvan como una herramienta que guíe la gestión de la formación del Sena. La Dirección General continuará implementando esta metodología durante el segundo semestre de 04 y fortalecerá los esfuerzos para trabajar conjuntamente con los Centros y las Regionales en los planes de mejoramiento hacia la alta calidad.

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