GUÍA DE APRENDIZAJE ETC MANEJO DE JUNTAS DE TRABAJO. Aprendizaje sin fronteras

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1 GUÍA DE APRENDIZAJE ETC MANEJO DE JUNTAS DE TRABAJO

2 ÍNDICE 1. Objetivos 3 2. Preparar y Organizar Tipos de juntas de trabajo Juntas de Información y Reporte Juntas para Aporta Ideas y Soluciones Juntas para La Toma de Decisiones Junta de Planeación Juntas para Coordinar O Delegar.6 3. Establecer El Objetivo de la Junta.6 4. Quiénes deben participar? Coordinar para la Efectividad La Agenda Papeles clave El facilitador El secretario Los participantes Enfoque y Estilo Juntas de Bomberazo 13 MAPA CONCEPTUAL..14 2

3 1. Objetivos Los objetivos de este curso son aportar a los participantes las herramientas de conocimiento para: Llevar a cabo juntas de trabajo efectivas. Estandarizar el proceso de juntas en la Región Marina Noroeste. Nuestra Visión Cultural Ser una cultura en la cual nos responsabilicemos por lo logros de nuestros objetivos de negocios y sociales, con honestidad y de manera institucional. Nuestros Valores Operativos: Responsabilización: Es el aceptar que somos responsables de realizar tareas encomendadas, en tiempo, forma y calidad. Honestidad: Es la transparencia en los actos, en la administración de los recursos, en reconocer nuestros errores y limitaciones, así como las virtudes de los demás. Compromiso social: En la RMNE estamos comprometidos a reintegrar en bienes, servicios y productos la riqueza que la sociedad mexicana nos ha confiado. Trabajo en equipo: Es la forma de trabajo que permite la aportación del conocimiento de todo el personal para mejorar los procesos y sistemas en la ejecución diaria, con el fin de hacer más competitiva a nuestra Empresa. Así como aplicar las reglas de nuestra cultura laboral (Contrato de desempeño): El enfoque a resultados (objetivo). La comunicación (efectiva). El respeto del tiempo de los demás (contrato de tiempo). No veamos las juntas de trabajo como algo en donde se nos va a decir qué hacer, debemos tomar nuestro papel como miembros de un equipo y colaborar de manera profesional. Sólo así podemos se verdaderamente efectivos y ayudar a crear una empresa que apoye a nuestro país en el siglo XXI. 3

4 Recordemos que la efectividad es la eficacia más la eficiencia. La eficacia es el alcance de los objetivos establecidos (alcanzar objetivos). La eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para alcanzar nuestros objetivos(uso óptimo de los recursos) Las juntas de trabajo son una valiosa herramienta para lograr nuestros objetivos. La clave, como con cualquier otra herramienta, es saber usarla. Cada uno de nosotros es importante para lograr juntas de trabajo efectivas y productivas. Sí participas en una junta de trabajo, asegúrate de saber qué es lo que se desea lograr y qué debes aportar para el éxito. Todo dentro de un ambiente profesional y de respeto SÍ, RESPETO! Si no nos respetamos como profesionales, nadie nos respetará, ni respetará nuestro trabajo, ni a nuestra empresa. 2. Preparar y Organizar Recuerda que el 80% del trabajo de una junta se deberá realizar antes de que ésta se lleve a cabo. 2.1 Tipos de juntas de trabajo. Existen diferentes clases de juntas de trabajo. No basta con sólo tener una junta; se debe definir el objetivo, lo que se desea lograr. La mayoría de las juntas de trabajo tienen algunos de los siguientes objetivos: Para informar (de comunicación). Para solucionar problemas o aportar ideas. Para tomar decisiones. Para planear. Para coordinar/delegar. Existe una gran diferencia entre un objetivo y otro, por los que cada junta debe ser organizada de acuerdo a su propósito. Diferentes tipos de juntas requieren de diferentes enfoques y procedimientos para ser efectivas. A continuación veremos a mayor detalle los diferentes tipos de juntas de trabajo y algunas recomendaciones para cada una de ellas. 4

5 2.1.1 Juntas de Información y Reporte Este es el tipo más común de juntas de trabajo y su objetivo es verificar que se este cumpliendo con las tareas y objetivos. También puede ser con el objetivo de presentar ideas o sugerencias para mejorar. Como sea, todos los presentes deben tener en mente el tiempo disponible y el objetivo de su presentación. Algunas juntas informativas se convocan para señalar problemas que deben ser enfrentados por la empresa con la colaboración del grupo, por lo que incluyen una segunda parte para encontrar soluciones. Cuidado! El que presentes información en las juntas, no asegura que los demás la hayan comprendido, por lo que es conveniente que al cierre de tu presentación compruebes la comprensión, usando la misma técnica que se usa en los equipos efectivos (cursos anteriores) Juntas para Aporta Ideas y Soluciones. Una junta de este tipo, tiene como objetivo definir estrategias para atacar los problemas que enfrenta el equipo o la empresa, pero no necesariamente la toma de decisiones. Esta clase de juntas de trabajo solamente será efectiva si se convoca a gente que conozca el problema, que deseé encontrar una solución y que posea información valiosa, a fin de que se encuentren soluciones óptimas para el problema o problemas Juntas para La Toma de Decisiones. Una junta de trabajo para tomar decisiones es aquella en la que debe elegirse un rumbo de acción de entre un conjunto de alternativas. En los casos de organizaciones altamente jerárquicas, la persona con la autoridad suficiente para tomar decisiones debe estar presente. Si la organización es horizontal, será necesario votar o alcanzar consenso. Este tipo de juntas debe contar con participantes que conozcan a fondo la problemática, que estén involucrados en el proceso en cuestión y que tengan la autoridad para la toma de decisión final. 5

6 2.1.4 Junta de Planeación La planeación debe estar orientada a planificar las actividades del equipo o de la empresa. Cuando planeamos para que en equipo y en corto plazo, aseguremos que, todos los que van a participar en las actividades estén presentes y puedan contribuir y saber con detalle lo que los demás harán Para la planeación a nivel de toda la empresa o región en largo plazo, es conveniente contar con la participación de un grupo representativo de las áreas críticas de la empresa y que pueden aportar todas las perspectivas Juntas para Coordinar o Delegar. Para coordinar o delegar efectivamente, cada miembro del equipo debe conocer las actividades que desempeñarán los demás y las consecuencias que sus actos tendrán en los resultados del equipo entero. Al delegar y/o coordinar, se debe dejar perfectamente claro las acciones esperadas en cada proceso, los tiempos, las responsabilidades individuales y las compartidas. Finalmente, debe existir una visión compartida sobre el resultado final esperado del trabajo en equipo. 3. ESTABLECER EL OBJETIVO DE LA JUNTA De igual manera que el curso de Equipos Efectivos, la planeación efectiva se realiza con base en un objetivo claramente establecido y comprendido. También es importante no confundir el tema, con el objetivo de la junta. Para definir claramente el tema del objetivo de la junta de trabajo, considera qué: Tema: Es el asunto (o asuntos) que se discutirán en las junta. Objetivo: Son los productos y acciones que surgirán como resultados de la junta. Parámetro de las juntas efectivas: Objetivo transmitido contra objetivo entendido. Tiempo acordado contra tiempo real. Objetivo acordado contra objetivo alcanzado. 6

7 4. QUIÉNES DEBEN PARTICIPAR? El mundo está lleno de gente de buena voluntad, unos dispuestos a trabajar y los demás dispuestos a dejar que trabajen. Robert Frost Existe una relación directa entre quienes participan en una reunión de trabajo y la calidad del resultado. Decidir quienes deben estar en una junta de trabajo es uno de los elementos más importantes de su planeación. Por ejemplo, si se convoca a una junta de trabajo para solucionar problemas o planeación, pero la decisión ya está tomada, o sólo se invita a partidarios de una opción, los resultados serán predecibles y si es así para qué se convoca a la junta? A fin de asegurar el éxito en reuniones de trabajo, se deberá reunir a personas qué: a) Conozcan el tema a discutirse. b) Tengan puntos de vista diferentes. c) Estén involucrados en el proceso. d) Se beneficie directamente de los resultados de la junta. Hacerse las siguientes preguntas ayudará a definir quienes deben participar en la junta: Quién tiene mayor experiencia en el tema? Quién está facultado para tomar una decisión? Quién será el encargado de implementar las estrategias que se definan para solucionar el problema? Recuerda que lo más importante en estos procesos es beneficiarse de la colaboración y la participación. Reflexiona en la junta más reciente a la que hayas asistido y pregúntate si todos los participantes fueron los indicados o si debiera haber participado alguien más (o alguien menos). *Nota: Algunas veces los miembros de un equipo tienen un acuerdo tácito de no exponer problemas si su director está presente. Cuidado! Sí estás dirigiendo a un equipo y tu gente te está escondiendo los problemas, quizá sea porque ellos piensan que una de la razones por las que convocas a juntas es exclusivamente para criticar su trabajo, ver en qué se equivocan y encontrar chivos expiatorios. 7

8 5. COORDINAR PARA LA EFECTIVIDAD Planea tu junta para que sea un éxito, no un fracaso institucionalizado Después de seguir los pasos previos, debes tener respuestas claras para las siguientes preguntas: Qué tipo de junta es? Qué objetivos espero alcanzar? Quiénes deberán asistir a la junta? Ahora conoceremos las herramientas más importantes de que se dispone para asegurar la efectividad en la coordinación de juntas de trabajo. 5.1 La Agenda Si todos los participantes reciben información detallada con al menos un día de anticipación, muy probablemente asistirán preparados a la junta y se evitará la baja efectividad típica de la mayoría de las juntas. La junta será más corta y los objetivos se alcanzarán de manera efectiva, ya que la mayor parte de los cuestionamientos o dudas se aclararán con anticipación. Para disminuir el tiempo de planeación de una junta, hemos establecido un formato de agenda, común a todo el equipo de la Región Marina Noroeste, con las siguientes características: 1. Es fácil y rápida de llenar 2. Incluye la información crítica que los participantes deben conocer. 3. Ayuda a prepararse adecuadamente. 8

9 Formato de Agenda para sesión de Foro Laboral Agenda para Foro Laboral Tipo de junta Aportación de ideas y Toma de decisiones Fecha 04/09/2007 Hora Lugar Objetivo Participantes Puntos Responsables Tiempo asignado 1. Reforzamiento uso de las herramientas del ETC 2. Lectura del Contrato del Desempeño para el Foro Laboral 3. Presentación de la propuesta 4. Preguntas y respuestas para el Proceso análisis de la propuesta. 5. Evaluación para aceptación o rechazo de la propuesta, por votación. ** 6. Votación para decidir si la propuesta se presenta ante el Convocante Facilitador Secretario Subgrupo o Grupo de Evaluación. 7. Designación del Grupo de trabajadores y responsables del mismo, para la implementación de la propuesta. 8. Acuerdo y compromiso. Acuerdo/compromiso Responsable Fecha de entrega 9

10 Para disminuir el tiempo de planeación de una junta, hemos establecido un formato de agenda, común a todo el equipo de la Región Marina Noreste, con las siguientes características: 1. Es fácil y rápida de llenar. 2. Incluye la información crítica que los participantes deben conocer. 3. Ayuda a prepararse adecuadamente. Esta agenda funciona como una lista de comprobación que ayuda a estructurar la sesión, no olvidar los detalles importantes e informar a todos los participantes, todo a la vez y en un corto tiempo. La agenda también ayuda a enfocar: Quién convoca. Fecha, hora y lugar. Objetivo general y puntos a tratar. Participantes convocados. Documentos o información que se requiere de cada participante. Límites de la junta (en tiempo y alcances) 5.2 Papeles clave El facilitador. El facilitador es un coordinador neutral del grupo. Un facilitador no contribuye con ideas ni evalúa; sólo se permite su participación en caso de no contar con suficientes recursos humanos. El papel del facilitador incluye: Enfocar la energía del equipo en una tarea específica. Sugerir métodos y/o procedimientos alternativos. Proteger a los participantes y a sus ideas de críticas destructivas. Motivar la participación. Ayudar al grupo a alcanzar soluciones bajo el concepto ganar/ganar. Hacer notar a los participantes cuando su aportación sea redundante. Tareas recomendadas. 1. Desde el inicio de la reunión, define claramente tu papel. 2. Al inicio llega a un acuerdo general del proceso que se seguirá, de modo que a todos les quede claro el desarrollo que tendrá la junta. 3. Rebota las preguntas del grupo al grupo. 4. Asegura que se mantenga el respeto profesional. 5. No hables demasiado. 6. Apoya al secretario. 7. Ayuda a equilibrar los tiempos de participación. 10

11 Aprender a facilitar una junta es como aprender un juego, aprender las reglas básicas rápidamente y empieza a jugar. Llegar a ser un buen jugador requiere de mucha práctica y no tener miedo a cometer algunos errores durante el proceso El secretario Tanto el grupo, como los individuos necesitan memorias de corto y largo plazo. El secretario crea esa memoria con base en lo que los participantes exponen y acuerdan. Esta memoria es extremadamente útil, durante el proceso y después del mismo. La memoria: 1. Mantiene a los participantes informados sobre lo que acordaron. 2. Protege contra una sobrecarga de información. 3. Libera a los participantes de tomar notas de todo el proceso. 4. Ayuda a prevenir repeticiones y redundancias. 5. Incrementa el sentido de logro al poder ver inmediatamente los resultados de la junta. Si un miembro del grupo quiere hablar fuera de registro, puede solicitar al secretario que no anote sus comentarios, siempre y cuando el grupo lo apruebe. En el caso de culturas de alto grado de madurez y efectividad, el uso de una grabadora puede funcionar como el sustituto efectivo del secretario, siempre y cuando el grupo esté de acuerdo y las memorias se distribuyan a los participantes lo antes posible. Al reunirse con grupos de otras organizaciones, el llevar una memoria es una muy buena idea, pues permitirá analizar más tarde el proceso de la junta y el comportamiento, estrategia y proceso mental de la otra parte Los participantes Se trata de tu grupo y tu junta. Tú y los otros participantes son responsables por lo que suceda. Son ustedes, los miembros del equipo, quienes se reunirán, trabajarán, resolverán problemas y tomarán decisiones. En conclusión, la calidad de una junta depende de sus participantes. Para ser un participante efectivo, debes desarrollar ciertas habilidades y tener en mente los siguientes puntos clave: 11

12 1. Mantén la objetividad y conserva el proceso en un ámbito de negocios. 2. Concéntrate en alcanzar el objetivo y no en el proceso. 3. Lo más importante es escuchar, escuchar y escuchar. Respeta a los otros participantes. 4. Cuando otros hablen, no los interrumpas, ni distraigas al grupo con movimientos o comentarios superfluos. Apaga tu teléfono celular y localizadores. 5. No te sientes siempre con la misma gente y en el mismo lugar. Al cambiar tu posición, rompes patrones y enriqueces al grupo. 6. No seas negativo, no evalúes una idea antes de dar la oportunidad de que sea plenamente presentada. Evalúa los puntos buenos y aprende de ellos antes de expresar dudas u objeciones. 7. No te pongas a la defensiva, no tomes cualquier crítica como un ataque personal. Mejor evalúala abiertamente y utilízala para desarrollar tus propuestas. Recuerda que una vez que una idea ha sido expresada, le pertenece al grupo. Lo importante es que el grupo encuentre soluciones colectivas a los problemas. 6. ENFOQUE Y ESTILO. Palabras apropiadas en lugares apropiados, son la verdadera definición de estilo. Jonathan Swift ( ) Como en todos nuestros cursos, siempre debemos tener en mente que un estilo de efectividad global debe ser claro, respetuoso y profesional. Tengamos en mente también, que estamos en la junta para alcanzar un objetivo, no para jugar juegos infantiles, de política o para sentimentalismos absurdos. Procuremos actuar como profesionales adultos y maduros. Durante una junta, asegúrese de no desviarse demasiado del proceso establecido al inicio y mantenerse enfocados en el objetivo. El que convoca la junta deberá iniciar comprobando que todos los asistentes comprendan perfectamente el objetivo y el proceso que se llevará en la junta. Permanezcan abiertos a las ideas, sugerencias y retroalimentación de los demás, escuchen con detenimiento y hablen cuando tenga claridad sobre los puntos que se desean ilustrar. No personalicen las cosas, enfoquen los problemas a las situaciones. Ejemplo: No digan Hugo, no presentaste el reporte a tiempo y por tu culpa el gerente está muy molesto. Qué vas a hacer al respecto?. Digan El reporte no se presentó a tiempo y esto ocasionó un retraso en la entrega al gerente. Qué podemos hacer para evitar que suceda de nuevo? 12

13 7. Juntas de Bomberazo Hasta ahora hemos comentado los procesos de planeación, organización y desarrollo de una junta de trabajo, pero en realidad es inevitable el convocar a juntas repentinas por causas fuera de nuestro control. Estas juntas bomberazo no se pueden evitar, pero si se pueden administrar y disminuir su frecuencia. Cuando te veas en la necesidad de convocar a una junta de trabajo con menos de 24 horas de anticipación, ten en mente los siguientes puntos: Aún cuando su distribución no sea posible, llena inmediatamente tu agenda para organizar tus ideas y proceso, así como para aclarar a quién debes realmente convocar(es muy común en casos de emergencia tener el impulso de llamar a todo el equipo, ya sea que se le requiera o no). Convoca verbalmente, ya sea en persona o vía telefónica, a cada uno de los participantes, teniendo especial cuidado en preguntar la importancia de los procesos o tareas que serán interrumpidas. Esto permitirá evaluar sus prioridades y tomar algunas de las siguientes acciones: 1. Pedir al participante que delegue sus tareas si su asistencia es prioritaria. 2. Pedir al participante que asigne a un representante facultado para que asista a la junta, si la tarea que está realizando es prioritaria. 3. Pedir al participante la información requerida para el equipo a reunirse y el número telefónico en el que se le podrá encontrar, en caso de que su participación continua en la sesión no sea posible debido a la tarea que se encuentre realizando. Toma el tiempo necesario al inicio de la sesión para dejar perfectamente claros los antecedentes de la emergencia y el objetivo u objetivos de la junta. No te estés fijando en los demás. Tan sólo encárgate de que uno lo haga TÚ! 13

14 MAPA CONCEPTUAL

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