Proceso para expedición de credencial. Digitalizar documentos originales. Grabar los datos del derechohabiente en la credencial

Transcripción

1 1. Definiciones Credencialización Renovación Duplicado Reingreso Credencial de ISSEMYM Escanear Realzar Laminar Derechohabiente Unidades Oficinas SAA stema de y Vigencia de Derechos (SAVID S.P. Proceso para expedición de credencial Es el registro ante el Instituto del Servidor Público y Dependientes Económicos Proceso de cambio de credencial de afiliación en los casos de cambio de fisonomía, maltrato o término de la vigencia de derechos. Proceso que se realiza por el extravío, robo o destrucción de la credencial de afiliación Proceso que se realiza cuando el Servidor Público regresa a laborar al Sector Público y no retiró aportaciones Documento escrito unilateral, individual, personalísimo, libre, solemne y revocable, mediante el cual, quien lo realiza, dispone para después de su muerte lo que haya de hacerse con sus derechos adquiridos ante el Instituto, respecto del seguro por fallecimiento establecido en la Ley de para los servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Identificación oficial que otorga el Instituto para obtener las prestaciones que otorga la Ley Digitalizar documentos originales Grabar los datos del derechohabiente en la credencial Proceso de unir dos plásticos para proteger fotografía, firma o huella Servidor Público, pensionado, pensionista, familiares y dependientes económicos a los que expresamente les reconoce ese carácter la Ley. Unidades de Atención al Derechohabiente Oficinas de Atención al Derechohabiente stema Automatizado de stema de cómputo que contiene el catalogo de los servidores públicos afiliados al régimen de seguridad social y el catálogo de instituciones públicas afiliadas. Servidor Público 2. Propósito Expedición de credenciales y registro de derechohabientes que realizan trámite de afiliación por primera vez, renovar credenciales por cambio de fisonomía o deterioro, duplicado de Credencial por extravío y mantener vigentes las credenciales de los hijos 18 a 25 años de los Servidores Públicos. Pagina 1 de 9

2 3. Alcance Unidad de Atención a Derechohabientes y Oficinas Foráneas. 4. Referencias Código N/A N/A N/A mbre Ley de para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios Reglamento de prestaciones económicas Circular Interna. 33 Envio de Cédulas y minicédulas 5. Formatos Clave mbre UAD 01 Cédula de UAD 02 Tarjeta de 01 UAD 03 Tarjeta de 02 UAD 04 Tarjeta de 03 UAD 06 UAD 07 Control de Material para la expedición de credenciales UAD 08 Minicédula de de Dependientes Económicos UAD 42 Acta Informativa UAD 43 Registro de afiliación para conformidad del producto entregado UAD 44 Reporte diario de Cédulas y Minicédulas UAD 45 Oficio de envio de cédulas y minicédulas UAD 46 Recibo de pago de duplicado UAD 47 Oficio de envío de imágenes de documentos digitalizados Página 2 de 9

3 INICIO 1.Recibir e informar requisitos de los trámites al Derechohabiente y revision de los mismos Carpeta de 2. Cuent a con requisitos 3.Informar al Derechohabiente motivo de rechazo y proporcionar requisitos completos e impresos. Carpeta de requisitos 4.Otorgar turno para trámite 5.Atender por turno cada trámite verificando documentación original y vigencia en CD de población.. En la Unidad Nuacalpan el área de Trabajo Social realiza el trámite de hijos mayores de 18 años, estudiantes, incapacitados y otros dependientes economicos. 6. Es Ingreso? 12. Es renovación? 16. Es Duplicado? 20. Es Reingreso? 6 8.Capturar datos en SAA. 9..Imprimir cédula y/o minicédula y en su caso carta testamentaria Cédula de FO CPSS DS SAD UAD 01 SA Minicédula de UAD 08 UAD Sacar tarjeta de archivo en caso de ser necesario Tarjeta de UAD 02, 03, 04 En la Unidad Naucalpan, el trámite para hijos mayores de 18 años estudiantes y ascendientes en linea directa se realiza en Trabajo Social plasmando leyenda en tarjeta y capturando 18.Sacar tarjeta de archivo en caso de ser necesario Tarjeta de UAD 02, 03, Recibe y valida documentos 23. Present a recibo de retiro de aportacione? Recabar firma o huella del D. H. en cedula, minicedula y carta testamentaria 11. Se entrega carta testamentaria sellada y recaba firma o huella en mica y tarjeta 27 UAD 06 Minicédula de UAD 08 UAD 06 Minicédula de UAD Recabar firma o 27 PO CPSS SAD 19 Mica ISSEMY Tarjeta de UAD 02, 03, Requisita Acta Informativa, llena recibo de pago y envia al área de caja y recaba firma o 27 Mica ISSEMY Acta Informativa UAD 42 Recibo de Pago UAD 46 Recibo de retiro de Aportaciones 25.Sacar tarjeta de archivo en caso de ser necesario. Se verifican datos 26.Recaba firma o huella. Página 3 de 9 27

4 27.Los documentos propiedad del cliente se resguardan en archivos temporales 28 Cuenta con escáner? SI 29. Se digitaliza el paquete de 8-10 días hábiles documentación 39. Envio de cédulas y minicedulas al PO CPSS SRI 04 Reporte diario de Cédulas y Minicédulas UAD 44 Reporte diario de Cédulas y Minicédulas UAD NO Oficio de envío de imágenes de documentos digitalizados UAD Envio de imágenes digitalizadas al área de archivo de Prestaciones Cédula de 30.Integra UAD 01 Página 4 de 9 Versión: 2 expediente de trámite Fecha de revisión: 22 de Febrero 2006 Minicédula de UAD 08 y envia a la Unidad correspondiente. UAD 06 Tarjeta de UAD 002, 03 ó 04 Oficio de envío de Cédulas y Minicédulas UAD Recoge expediente de archivo temporal y Toma fotografía 32. Colocar foto y lamina Control de Material para la Expedición de Credenciales UAD Cuenta con realzadora? SI 36. Toma expediente de archivo temporal y realza credencial NO 34. Integra expediente (documentos punto 29) y con micas firmadas y con foto envía a la UAD correspondiente 37. Entrega credencial al Derechohabiente u Oficina correspondiente. Registro de para Conformidad del Producto entregado UAD Informa al Derechohabiente cuando se le entrega credencial. 38. Realiza reporte diario de control de material y credenciales emitidas. Cédula de UAD 01 Minicédula de UAD 08 Control de Material para expedición de credenciales UAD 07 Tarjeta de UAD 02, 03 ó 04

5 7. Descripción de actividades 1. se trata de Unidad de Atención al Derechohabiente se recibe al Servidor Público o Dependiente Económico en el Módulo de información, en caso de ser Oficina Foránea de Atención al Derechohabiente, lo realiza el personal de la misma. Informando al Derechohabiente sobre los horarios de trabajo, requisitos (impresos) según sea el tipo de tramite solicitado, y en su caso realiza la revisión de los mismos. 2. Cuenta con los requisitos? 3., no (2). El personal de la Unidad u Oficina indica al Derechohabiente el motivo por el cual se rechaza el trámite solicitado y regresa a la actividad 1. 4., si (2). El encargado del modulo de información otorga turno para trámite correpondiente, en el caso de Oficinas el personal de la misma antiende conforme hayan llegado. 5. El responsable de llama por turno al Derechohabiente y en todos los casos se deberá verificar vigencia de derechos en CD de Población Cotizante. 6. Es ingreso? 7. no (6), pasa al punto si (6), el responsable de afiliación recibe, valida documentos y accesa al stema Automatizado de (SAA). Realiza la captura conforme a los mismos iniciando con los datos del servidor público, siempre y cuando éstos no estén capturados previamente, registrando la clave ISSEMYM, la cual deberá ser tomada del aviso de movimiento o del CD de Población Cotizante, continuando con el resto de los datos solicitados (nombre, R.F.C., sexo, dirección; teléfono, adscripción médica, clave de Institución en la que labora, fecha de ingreso al servicio público), posteriormente se capturan los datos de los dependientes económicos (nombre, parentesco, fecha de nacimiento, sexo y vigencia) en su caso. 9. el trámite lo realizó únicamente el servidor público, el personal de la Unidad u Oficina, imprime cédula de afiliación ( UAD 01) y carta testamentaria ( UAD 06), si el trámite lo realiza únicamente el dependiente económico (previa afiliación del S.P.) se imprimirá la minicédula de afiliación de dependientes económiccos ( UAD 08). En caso de que el servidor público sea médico residente, no se imprime carta testamentaria ( UAD 06) toda vez que no cotiza para el fondo de Pensión. Página 5 de El personal responsable de afiliación, le proporciona al S.P. cédula de afiliación (FO CPSS DS UAD 01) para verificar datos en y recaba su firma, así como la carta testamentaria para seguro por

6 fallecimiento ( UAD 06) en dos tantos para el llenado de la misma, en ésta, se le indica al S.P. que deberá requisitar con puño y letra el (los) nombre (s), parentesco y porcentaje, de los beneficiarios que él designe para el cobro del seguro por fallecimiento, al término firmará o estampará su huella, quedando validada la información. el servidor público no sabe leer ni escribir, se le solicitará a un acompañante de él, requisite la carta testamentaria ( UAD 06). En caso de dependientes económicos se solicita verificar datos y registrar nombre, firma o en su caso huella en la minicédula de afiliación de dependientes económicos ( UAD 08). 11. El personal de la Unidad u Oficina entrega al S.P. un tanto de la carta testamentaria para seguro por fallecimiento ( UAD 06) ya sellada y fechada, paralelamente solicita la firma y/o huella en mica(s) y tarjeta(s) de afiliación ( UAD 02 ó 03 ó 04), equivalente al número de trámites a realizar, de acuerdo a la siguiente tabla y pasa a la actividad 27 (archivo temporal). Tipo de documento Tarjeta de afiliación 01 ( UAD 02) Tarjeta de afiliación 02 ( UAD 03) Tarjeta de afiliación 03 ( UAD 04) Tarjeta de afiliación 03 ( UAD 04) Tarjeta de afiliación 03 ( UAD 04) Tipo de Derechohabiente Servidor Público Cónyuge o concubino Hijos Ascendientes en linea directa Otros 12. Es Renovación? 13. no (12), pasa al punto si (12), el responsable del trámite, recibe y valida documentos (en caso de tratarse de hijos mayores de 18 años, hijos discapacitados y ascendientes en línea directa) saca tarjeta de afiliación de archivo ( UAD 01, 02 y 03) verifica los datos en las mismas para en su caso plasmar leyenda de la comprobación de estudios, leyenda de acuerdo al dictamen de valoración médica y leyenda de la sesión en la cual fue autorizado el trámite respectivamente. NOTA: En la Unidad Naucalpan, el trámite para hijos mayores de 18 años estudiantes se realiza en Trabajo Social. 15. El responsable del trámite recaba firma o huella en la mica y en tarjeta de afiliación (FO CPSS DS SAD UAD 01, 02 y 03) registra el folio de la misma, en caso de hijos mayores de 18 años, discapacitados y ascendientes en línea directa se adhiere engomado a la credencial de ISSEMYM en la parte posterior el cual indica la vigencia de la misma y pasa a la actividad 27 (archivo temporal). 16. Es Duplicado? 17. no (16), pasa al punto 20. Página 6 de si (16), el responsable del trámite, recibe y valida documentos (en caso de tratarse de hijos mayores de 18 años, hijos discapacitados y ascendientes en línea directa) saca tarjeta de afiliación de archivo ( UAD 01, 02 y 03) verifica los datos en las mismas para en su caso plasmar

7 leyenda de la comprobación de estudios, leyenda de acuerdo al dictamen de valoración médica y leyenda de la sesión en la cual fue autorizado el trámite respectivamente y recaba firma y /o huella en mica y tarjeta de afiliación ( UAD 01, 02 y 03). NOTA: En la Unidad Naucalpan, el trámite para hijos mayores de 18 años estudiantes se realiza en Trabajo Social. 19. El responsable del trámite, requisita el Acta Informativa ( UAD 42) de acuerdo a la descripcion proporcionada por el Derechohabiente, si este así lo requiere; requisita el recibo de pago (FO CPSS DS SAD UAD 46) y canaliza al área de caja. Pasa a la actividad 27. (archivo temporal) 20. Es reingreso? 21. no (20), pasa al punto si (20), el responsable del trámite recibe y valida documentos. 23. Presenta credenciales anteriores u hoja de retiro de aportaciones omitidas? 24., no (23), se conecta al punto 16. (Este trámite se tomará como duplicado y se pagaran derechos). 25., si (19). El responsable del trámite deberá sacar tarjeta de archivo y en caso de ser necesario se verificaran los datos. 26. El responsable del trámite recaba firma o huella en la mica y tarjeta, en caso de hijos mayores de 18 años, discapacitados y ascendientes en línea directa se adhiere engomado a la credencial de ISSEMYM en la parte posterior el cual indica la vigencia de la misma y pasa a la actividad 27 (archivo temporal). NOTA: En caso de que no estén dados de alta en SAA se llevará a cabo dicha actividad como si fuera un ingreso, únicamente como registro de datos. 27. Al termino de las actividades antes descritas para cualquier modalidad de trámite de afiliación, el responsable del trámite coloca el expediente que contiene documentación propiedad del cliente y lo resguarda en el archivo temporal correspondiente para canalizarlo a digitalización. NOTA: En el caso de la Unidad Toluca, coloca paralelamente en el archivo temporal de digitalización de documentos legales (actas de nacimiento, aviso de movimiento, acta de matrimonio, etc.) propiedad del cliente y en archivo temporal de foto, tarjeta de afiliación ( UAD 02, 03 y 04) y mica. 28. Cuenta con escáner? 29., si. (28) El personal encargado, digitaliza documentos, canaliza al archivo temporal de fotografía o regresa al Derechohabiente u Oficina correspondiente y se conecta al punto 40 Página 7 de 9 30., no (28).El personal de la oficina integra documentación del trámite, que consiste en: copias simples (previa verificación contra original) de la documentación solicitada en el punto 1, cédula de afiliación (FO CPSS SAD UAD 01) o minicédula de afiliación de dependientes económicos (FO CPSS DS

8 SAD UAD 08), carta testamentaria para seguro por fallecimiento (FO CPSS SAD UAD 06) y tarjeta(s) de afiliación (FO CPSS SAD UAD 02 Ó 03 Ó 04, según aplique) enviando a la Unidad correspondiente por valija de acuerdo a fechas programadas. 31. Una vez que se recibe la documentación generada en barra, el personal encargado de fotografía registra el folio de la mica y el tipo de trámite en el ( UAD 07) Control de material utilizado para la expedición de credenciales y toma al derechohabiente 2 fotografías para ingreso y 1 para renovación, duplicado y reingreso (el personal deberá agotar la toma de 4 fotografías antes de retirar la laminilla); una vez tomadas las 4 fotografías se deberá esperar de 3 a 5 minutos para destapar la lámina y se procede a troquelar las 4 fotografías. 32. El personal de la Unidad u Oficina coloca 1 fotografía en la mica correspondiente y se lamina (se debe cubrir la mica con un protector de papel grueso para que no se queme). 33. Cuenta con realzadora? 34., no (33), el personal de Oficinas anexa al expediente del punto 30 el paquete de credenciales a y envía a la Unidad correspondiente para su realzado de acuerdo a fechas programadas. 35. El responsable del trámite, indica al Derechohabiente el tiempo en el que tiene que regresar por su credencial (8-10 días hábiles) y pasa a la actividad , si (33), el responsable del trámite realza la credencial. 37. El responsable del trámite entrega credencial al Servidor Público u Oficina correspondiente solicitando al mismo, verificar datos de la Credencial de ISSEMYM, de acuerdo a las siguientes especificaciones: Clave Año de nacimiento Sexo Unidad médica que corresponde mbre Foto Folio Firma o huella En su caso leyenda de Pensionado y/o periodo de vigencia el Derechohabiente esta de acuerdo con el producto entregado, registra su firma en el (FO CPSS SAD UAD 43) Registro de para conformidad del producto entregado. (Este registro se realizará con todos los trámites en Oficinas Foráneas y en las Unidades se registrarán 20 trámites cada determinado tiempo que las mismas establecerán.) Página 8 de Al final del día el responsable de foto realiza el corte diario de acuerdo al Control de Material para la expedición de credenciales (FO CPSS DSS SAD UAD 07), canaliza al responsable de realizar los reportes, anexando Cédulas de ( UAD 01), Minicédulas de de Dependientes Económicos ( UAD 08), Reporte Diario de Cédulas y Minicédulas (FO

9 CPSS DS SAD UAD 44) y Tarjetas de ( UAD 02, 03 y 04 según sea el caso). Esta actividad la realizan paralelamente las Oficinas Foráneas de Atención al Derechohabiente ya que su información constituye parte del reporte mensual. NOTA: Las Tarjetas de ( UAD 01, 02 y 03 según se el caso) que se tomaron del archivo de afiliación para realizar los trámites correspondientes, son reintegradas al mismo al final del día. 39.El responsable de realizar los reportes contabiliza por tipo de derechohabiente y quincenalmente envía al Departamento de Vigencia de Derechos mediante Oficio de Envio de Cédulas y Minicédulas (FO CPSS DS SAD UAD 45) y Reporte Diario Cédulas y Minicédulas ( UAD 44), enlazandose al procedimiento de Vigencia de Derechos; Actualización de Dependientes Económicos (PO CPSS SRI 04) 40.El responsable de digitalización al final de la jornada contabiliza las imágenes digitalizadas durante el día, y su equivalencia en megabytes, una vez que se han completado 650 megabytes, graba las imágenes en compact disk, en dos tantos, uno para respaldo de la información mismo que es resguardado por la Unidad de Atención al Derechohabiente y el otro lo envía a la Subdirección de Prestaciones Económicas, a través de Oficio de envío de imágenes de documentos digitalizados, FO CPSS DS SAD UAD 47. Página 9 de 9