FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

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Rosa Henríquez Gómez
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1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Documentos del procedimiento de la declaración estadística de comercio intracomunitario (INTRASTAT) 2. Unidad productora Servicio de Gestión de Recursos. Sección de Contratación y Patrimonio (Leganés) 3. Objeto de la gestión administrativa Formalización administrativa de la declaración Intrastat para la recogida de datos estadísticos de los intercambios comerciales de bienes entre los Estados miembros de la Unión Europea. 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte - Papel. - Existe aplicación informática IDEP/CN8 (Entrada de Datos Intrastat / Nomenclatura Combinada 8). Recoge los datos de la declaración mensual INTRASTAT. 6. Volumen de la serie 1 caja 7. Documentos que integran la serie - Disquete con los datos de la declaración mensual INTRASTAT, acompañado del documento justificativo de su presentación en la Agencia Tributaria. - Resguardo de envío por mensajero de la declaración mensual - Fotocopia de la publicación en el BOE de los cambios de moneda publicados por el Banco de España y su equivalencia en pesetas. - Impreso de recogida de datos para la declaración, que puede ir acompañado de los siguientes documentos acreditativos para cada intercambio comercial: - Documento contable de gastos - Orden de pago - Factura En caso de reclamación por parte de la Agencia Tributaria: - Fax enviado por la Agencia Tributaria, comunicando el error - Fax enviado por la Sección de Contratación y Patrimonio, corrigiendo el error.

Sección de Contratación y Patrimonio (Leganés) 3.

2 8. Ordenación Cronológica por años y meses 9. Legislación Reglamento (CEE) 3330/91 del Consejo, artículo 6 que define el sistema Intrastat Reglamento (CEE) 3046/92 de la Comisión. 10. Procedimiento administrativo Desde enero de 1993, con la apertura del Mercado Único, las formalidades aduaneras en la Unión Europea fueron anuladas. A partir de esta fecha, las empresas que tienen relación comercial con los Estados miembros de la Unión Europea, están obligados a presentar mensualmente la Declaración Intrastat con el fin de elaborar las estadísticas de los movimientos de las mercancías (exportación, importación), realizadas entre los Estados Miembros de la Unión Europea. La Agencia Tributaria ofrece la posibilidad a los declarantes, de utilizar el disquete como medio de presentación de las declaraciones a través del programa IDEP, desarrollado por la Comisión de la Unión Europea y distribuido de manera gratuita, así como las sucesivas versiones del mismo cuya actualización es mensual. Para la presentación de la declaración Intrastat, este disquete podrá ser entregado en la Agencia Estatal de Administración Tributaria, acompañado del correspondiente justificante de entrega, para que sea sellado por la oficina Intrastat o Administración de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Si se utiliza el programa IDEP puede presentarse como justificante de entrega el resumen que proporciona el propio software. Una vez efectuada la validación del soporte magnético, la oficina provincial Intrastat comunicará al presentador de la declaración el resultado de la misma y procederá a la devolución del soporte. Los datos estadísticos pueden presentarse en una declaración mensual recapitulativa, varias declaraciones parciales que engloben diversas operaciones o en declaraciones continuas por teleproceso. En el caso de la Universidad Carlos III se ha optado por una declaración mensual recapitulativa, que debe presentarse durante los ocho primeros días hábiles del mes siguiente al período de referencia. Para realizar esta recapitulación mensual de datos, la Sección de Contratación y Patrimonio requiere de las unidades la remisión de los datos y documentos relativos a cada mercancía facturada y que son los siguientes: - impreso oficial de la Agencia Tributaria para la recogida de datos - documento contable de gastos - orden de pago - factura El impreso de recogida de los datos puede variar de año en año, sobre todo para datos muy concretos, pero en general, se recoge aquella información relativa a la descripción de la mercancía, estado de procedencia, condiciones de entrega y naturaleza de la transacción. Las mercancías se codifican según la nomenclatura del sistema armonizado o combinado, donde aparecen codificadas las mercancías en una serie de capítulos. Una vez que se tiene toda esta información, se vuelca en el programa IDEP, información que se graba en el disquete para enviar a Hacienda, junto con el justificante de entrega. Este disquete es devuelto a la Sección de Contratación y Patrimonio por la oficina provincial Intrastat, una vez efectuada su validación. En el caso de efectuarse reclamaciones, la Agencia Tributaria lo comunica mediante un fax a partir de los tres meses posteriores a la fecha de la presentación de la declaración Intrastat. Dichas reclamaciones, normalmente son debidas a modificaciones en la codificación de las magnitudes de las

A partir de esta fecha, las empresas que tienen relación comercial con los Estados miembros de la Unión Europea, están obligados a presentar mensualmente la Declaración Intrastat con el fin de

3 mercancías. La Sección de Contratación y Patrimonio subsana el error, mediante el envío a Hacienda de un fax, con los datos corregidos. La declaración Intrastat está sujeta a revisión por la Administración durante el plazo general de prescripción de 4 años previsto en la Ley General Tributaria para las declaraciones posteriores al 1 de enero de 1998 y de 5 años para las anteriores a dicha fecha. 11. Ubicación de la serie Gestión de Recursos. Sección Contratación y Patrimonio (Leganés) 12. Series antecedentes o relacionadas 13. Documentos recapitulativos 14. Documentos duplicados 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 2 años Valor administrativo-fiscal: 4 ejercicios fiscales para las declaraciones posteriores al 1 de enero de 1998 y 5 años para las declaraciones posteriores a esa fecha. Valor histórico: inexistente para toda la documentación en papel, al tratarse de copias en su mayoría. Únicamente poseen valor histórico los datos de la declaración de Intrastat, registrados en el programa informático IDEP. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión Libre X Restringido (4 ó 5 años en función de su valor administrativo-fiscal) 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial El Archivo General propone conservar únicamente la información en soporte magnético registrada en la aplicación informática IDEP o, en su caso, el resumen que proporciona el propio software como justificante de entrega. 18. Observaciones La aplicación informática SOROLLA dispone de un módulo para el volcado de los datos de la declaración INTRASTAT, desde la aplicación IDEP, que permite la consulta de los mismos.

de enero de 1998 y de 5 años para las anteriores a dicha fecha. 11. Ubicación de la serie Gestión de Recursos. Sección Contratación y Patrimonio (Leganés) 12. Series antecedentes o relacionadas 13.

4 B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión Valor administrativo Valor histórico 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre Restringido (número de años) 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo Conservación permanente Conservación parcial 22. Observaciones C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 24. Sesión 25. Asistentes 26. Fecha del dictamen de la Comisión 27. Firmas 28. Fecha de aprobación por la Junta de Gobierno D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones

Resolución de disposición final Eliminación Muestreo Conservación permanente Conservación parcial 22. Observaciones C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23.

5 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Expediente número 12/99 Serie: Documentos del procedimiento de la declaración estadística de comercio intracomunitario (INTRASTAT) ANEXO

Serie: Documentos del procedimiento de la declaración

6 ÍNDICE - Justificante de entrega de la información en soporte magnético 1 - Resguardo de envío por mensajero de la declaración mensual 2 - Fotocopia de la publicación en el BOE de los cambios de moneda publicados por el Banco de España y su equivalencia en pesetas 3 - Impreso de recogida de datos 5 Documento contable de gastos 6 Orden de pago 7 Factura 8 - Reclamación de error por parte de la Agencia Tributaria 33 Fax enviado por la Agencia Tributaria comunicando error 33 Fax enviado por la Sección de Contratación y Patrimonio Corrigiendo el error 36

de recogida de datos 5 Documento contable de gastos 6 Orden de pago 7 Factura 8 - Reclamación de error por parte de la Agencia Tributaria

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