INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

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1 INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR UN INTERMEDIARIO DE SEGUROS, LEGALMENTE ESTABLECIDO EN COLOMBIA, PARA QUE PRESTE SUS SERVICIOS PROFESIONALES Y DE ASESORÍA EN EL MANEJO DE LA PÓLIZA DE SEGURO DE ACCIDENTES DE LOS ESTUDIANTES DE PREGRADO Y POSGRADO DE LAS SEDES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, Y DE LOS ESTUDIANTES DEL JARDÍN INFANTIL E INSTITUTO PEDAGÓGICO ARTURO RAMÍREZ MONTUFAR, SEDE BOGOTÁ, DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 1 de 14

2 INTRODUCCIÓN En el proceso de invitación pública se presentaron sus preguntas y observaciones al pliego de condiciones, por los siguientes proponentes, las cuales se responden por la Universidad, como se relaciona a continuación: El proponente AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A., mediante correo electrónico recibido el 20 de Agosto de 2010 a las 9:50 a.m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN No. 1: NUMERAL LA PÓLIZAS DE DE INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL : Creemos de la mayor importancia puntualizar que en materia de aseguramiento de bienes e intereses del Estado, las disposiciones normativas que regulan esta materia nos señalan lo siguiente: El Numeral 21, Art. 34, Ley 734 de 2002 establece que es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados. Por su parte, el Numeral 3 Art. 48, Ley 734 de 2002 determina con meridiana claridad que es falta gravísima, dar lugar al extravío, la pérdida, el daño de bienes del estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que éste tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales. Con base en el numeral 63, Art. 48 Ley 734 de También es falta gravísima «No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes» El Artículo 107 de la ley 42 de 1993 ordena que «Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten» Por su parte, la Circular conjunta de diciembre 16 de 2003, suscrita por el Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación, traza los deberes de las entidades en relación con la administración y cuidado de los bienes, así como la responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por perdida o daño de los bienes a su cargo. Se evidencia de las precedentes disposiciones el deber de las entidades públicas de vigilar y salvaguardar los bienes y valores que les han sido entregados para cumplir con sus objetivos misionales y las labores de apoyo a los mismos, ordenando que los bienes del estado deben estar debidamente protegidos por pólizas de seguros o por un fondo especial constituido para tal fin. Para garantizar el adecuado cumplimiento de esta obligación legal en óptimas condiciones técnicas, económicas y administrativas, es necesario que la Universidad, cuente con los servicios de un intermediario de seguros que le brinde asesoría especializada en el diseño de su programa de seguros, el cual debe estar acorde con los riesgos que la amenazan en el ejercicio de las actividades y funciones legales, administrativas y misionales, asesoría que, no debe exponer innecesariamente a la entidad a riesgos adicionales o eventuales detrimentos patrimoniales surgidos de situaciones que pueden ser cubiertas con una garantía representada en una póliza de Responsabilidad Civil Profesional que cuente con las coberturas necesarias para que, en caso de yerros, omisiones o falencias en el servicio del intermediario, si bien de muy escasa ocurrencia en nuestro caso, no se expongan los intereses y bienes a cargo de la Entidad y sus funcionarios. Por lo anterior, analizando los valores asegurados y la entidad de los riesgos que deberán ser Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 2 de 14

3 cubiertos, solicitamos que se exija que las empresas aspirantes al corretaje de los seguros de la entidad cuenten con una Póliza de Responsabilidad Civil Profesional cuyo valor asegurado deba acreditarse por los interesados en cuantía no inferior a los quince mil millones de pesos ($ ). Conviene puntualizar que al permitir la participación de oferentes que cuenten con ésta Póliza de Responsabilidad Civil Profesional con un valor asegurado mínimo puede estarse abriendo la puerta de forma inquietante a participantes que, a pesar de su exiguo respaldo, resulten favorecidos con la opción de participar sin estar en verdaderas condiciones de amparar suficientemente las consecuencias de sus acciones, lo que de contera podría traducirse en una errónea adjudicación por parte de la Universidad y la indeseada exposición de los intereses y bienes a cargo de la Entidad a los efectos adversos del detrimento patrimonial, más allá de las eventuales consecuencias que por faltas disciplinarias podrían deducirse contra los funcionarios responsables. Es de recordar, que la póliza de responsabilidad civil profesional en comento respalda la actividad profesional que ejerce el intermediario como asesor de la entidad en sus programas de seguros y en el trámite de sus siniestros; en ese sentido, tiene como finalidad indemnizar a la propia entidad y eventualmente, por cuenta de ella, a los terceros que resulten afectados como consecuencia de actos negligentes, impericia, errores y omisiones en el ejercicio de la actividad de corretaje de seguros, de suerte que empresas exiguamente respaldadas presentan, como se ha dicho, riesgo de detrimento patrimonial al que se puede ver expuesta la Entidad, particularmente si tenemos en cuenta la dimensión y valor de sus programas de seguros, pues resulta bien probable que el monto amparado por la póliza resulte insuficiente para atender los siniestros que frente a eventos como los descritos pueden presentarse. Con fundamento en las precedentes consideraciones, solicitamos incluir en el pliego de condiciones que rija el concurso de méritos que nos ocupa, como requisito habilitante para participar en el proceso, la existencia de una Póliza de Responsabilidad Civil Profesional tomada por la firma o firmas corredoras de seguros participantes cuya cuantía no sea inferior a quince mil millones de pesos ($ ). Ahora bien; encontrándose con este requisito mínimo garantizado un nivel básico de cobertura de la entidad contratante respecto de los riesgos originados en la calidad del corredor o intermediario de seguros, cierto es que no es equivalente un corredor amparado en su responsabilidad civil profesional por 15 mil millones respecto de otros que tengan coberturas mayores, lo cual representa mayor garantía de cumplimiento para la Universidad en relación con la idoneidad profesional de su contratista. En este sentido, es importante que por encima de los $ , se asigne puntaje al mayor valor asegurado, ya que de ello se deriva verdaderamente la garantía que la Universidad Nacional obtiene de contratar a uno u otro corredor de seguros respecto de una gestión que ya tiene un amparo de base. Por lo anterior, consideramos pertinente solicitar que se incluya el valor asegurado de la póliza de responsabilidad civil profesional de la compañía como una variable de calificación, y que en caso de empate sea éste uno de los primeros factores de desempate, dado el gran impacto que ésta cobertura tiene en beneficio del Universidad en lo que se refiere a asegurar la idoneidad de la gestión del corredor, y la cobertura plena e integra de los perjuicios y detrimentos consecuenciales que pueda llegar a causar como consecuencia de la calidad de sus servicios. RESPUESTA: La Universidad no acoge su observación. Lo anterior, ya que de acuerdo con el análisis integral de la normatividad vigente proferida por la Superintendencia Financiera en relación con los requisitos que deben cumplir las Sociedades Corredoras de Seguros efectuado con ocasión de la observación efectuada por DELIMA MARSH S.A., se concluyó la eliminación de este Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 3 de 14

4 requisito de los Pliegos de Condiciones, razón por la cual al no estar previsto este requisito en los pliegos de condiciones no es factor de evaluación, ni es procedente su análisis como criterio habilitante o como factor de desempate. Por lo anterior, la Universidad ratifica los factores de asignación de puntaje establecidos en el numeral 7.2. Evaluación económica y técnica de las propuestas y Empate en la calificación de uno o más proponentes. Frente al aparte de su observación donde señala que: Es de recordar, que la póliza de responsabilidad civil profesional en comento respalda la actividad profesional que ejerce el intermediario como asesor de la entidad en sus programas de seguros y en el trámite de sus siniestros; ( ) particularmente si tenemos en cuenta la dimensión y valor de sus programas de seguros (subrayado fuera de texto), cabe aclarar que el presente proceso no se refiere al manejo del programa de seguros para los bienes patrimoniales de la Universidad. OBSERVACIÓN No. 2: Respecto del Numeral Empate en la Calificación de uno o más proponentes: Señala este numeral como criterios de desempate previos al sorteo por balotas, los siguientes: 1. Mayor puntaje establecido en el numeral EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE ; en caso de persistir el empate, 2. Mayor puntaje en el numeral FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO ; en caso de mantenerse el empate, 3. Mayor puntaje en el numeral EXPERIENCIA EN LA INTERMEDIACIÓN DE PÓLIZA DE SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES DE ESTUDIANTES ; en caso de continuar el empate, 4. La UNIVERSIDAD acudirá al mecanismo de sorteo por balotas. Sea lo primero señalar que la mera experiencia del proponente o su equipo de trabajo o la formación de éste, no es garantía necesaria de idoneidad en la actividad profesional del corretaje de seguros. En efecto, aspectos como la adecuada, permanente y actualización en aspectos técnicos, prácticos y hasta teóricos, aspectos incluso más accesible en la práctica para funcionarios de mayor juventud, aunque con la experiencia suficiente para adelantar las actividades propias del contrato proyectado. Ahora bien; debemos preguntarnos entonces donde puede establecerse la diferencia entre los corredores de seguros que cuentan con personal y experiencia adecuados para la asesoría profesional especializada para el diseño, estructuración implementación, contratación y manejo de las pólizas que integran su programa de seguros de la Entidad, así como la prestación de servicios asociados tales como prevención de pérdidas, administración de riesgos y manejo de siniestros y acompañamiento en procesos licitatorios para adquirir su pólizas de seguros. La respuesta es sencilla: En igualdad de condiciones de capacidad técnica, condiciones de experiencia, capacidad financiera, aptitud del personal y capacidad organizacional, sólo puede tenerse en cuenta el respaldo que le ofrece a la Entidad contratante la Póliza de Responsabilidad Civil Profesional que ampare las actuaciones del corredor. Es por ello que surge como opción de primordial criterio diferenciador entre intermediarios de seguros y como indicador de mayor beneficio para la entidad contratante el mayor valor que la precitada póliza le ofrezca como respaldo para su eventual corredor de seguros, de suerte que resulte altamente recomendable asignar puntaje directamente proporcional al mayor valor que acredite cada corredor participante en el proceso como valor asegurado en la Póliza de Responsabilidad Civil Profesional, aspecto que con todo comedimiento sugerimos incluir en el pliego de condiciones con el ya citado carácter de factor puntuable. Adicionalmente, resulta igualmente conveniente y así lo solicitamos, incluir, en cambio de factores Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 4 de 14

5 de experiencia del equipo de trabajo, este factor puntuable como elemento constitutivo de criterio de desempate, habida cuenta de que los desempates se producen precisamente cuando en los demás aspectos ponderables resultados iguales, situación que, sin embargo, no significa que los aspirantes a intermediarios estén verdaderamente en la igualdad de condiciones que propicia el desempate, ya que no cabe duda de que no es igualmente conveniente para los intereses y los bienes de una entidad pública contratar un intermediario con respaldo cierto por su actuaciones cubierto con un garantía constituida por un valor, comparado con otro que posea una garantía otorgada por un valor más alto; no sólo porque ese sólo hecho denota la confianza que inspira a la compañía aseguradora que le emite la Póliza por el valor elevado, sino porque ese mismo valor es prenda de garantía para morigerar los riesgos de detrimento patrimonial y consecuencias disciplinarias a las cuales se hacho mención en este escrito. RESPUESTA La Universidad no acoge la observación. Lo anterior, ya que de acuerdo con el análisis integral de la normatividad vigente proferida por la Superintendencia Financiera en relación con los requisitos que deben cumplir las Sociedades Corredoras de Seguros efectuado con ocasión de la observación efectuada por DELIMA MARSH S.A., se concluyó la eliminación de este requisito de los Pliegos de Condiciones, razón por la cual al no estar previsto este requisito en los pliegos de condiciones no es factor de evaluación, ni es procedente su análisis como factor de desempate. Se aclara que el objeto de esta invitación es contratar un intermediario de seguros, para que preste sus servicios profesionales y de asesoría en el manejo de la póliza de seguros de accidentes de los estudiantes de la Universidad Nacional de Colombia, en este sentido la experiencia especifica del proponente y la formación y experiencia del equipo de trabajo son variables que permiten identificar su idoneidad en éste ramo. Con respecto al aparte de su observación donde señala que la mera experiencia del proponente o su equipo de trabajo o la formación de éste, no es garantía necesaria de idoneidad en la actividad profesional del corretaje de seguros, se aclara que en el Pliego de Condiciones, la experiencia del proponente no es el único factor que se tiene en cuenta por la Universidad para seleccionar al Proponente, conforme se establece en el numeral 7.2. Evaluación económica y técnica de las propuestas, que define los siguientes factores de evaluación: Experiencia específica del proponente, Formación y experiencia del equipo de trabajo, Oferta de soporte técnico, y Propuesta Metodológica y Plan de Cargas de Trabajo. En este sentido y teniendo en cuenta que desde el año 2003 la Universidad cuenta con la póliza de accidentes estudiantiles, los criterios de desempate establecidos en el numeral Empate en la calificación de uno o más proponentes, responden a que la Universidad ha evidenciado la importancia que el intermediario de seguros tenga la idoneidad y la experiencia en el manejo de pólizas de accidentes personales estudiantiles, teniendo en cuenta que ésta es la única población que la misma cubre. Así mismo, es importante que el equipo de trabajo que atienda la póliza cuente con la formación y una amplia experiencia en el manejo de seguros, que soporta su conocimiento de los trámites y procedimientos a seguir, para que la atención y respuesta a los requerimientos que haga la comunidad universitaria (como el trámite de reclamaciones ante la aseguradora y las IPS, información sobre las instituciones que prestan atención en cada Sede, los amparos de la póliza y su afectación, entre otros), se realice de manera eficaz, correcta y oportuna. Frente a su solicitud de incluir la Póliza de Responsabilidad Civil Profesional, como factor de asignación de puntaje y como criterio de desempate (solicitud también realizada en la Observación No. 1), la Universidad ratifica la respuesta dada en la Observación No. 1 Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 5 de 14

6 OBSERVACIONES RECIBIDAS POR FUERA DEL PLAZO ESTIPULADO EN EL CRONOGRAMA DEL PROCESO DE INVITACIÓN PÚBLICA A pesar de haber sido recibidas fuera del tiempo estipulado en el Cronograma del Pliego de Condiciones, la Universidad para garantizar el principio de transparencia y por considerar que las observaciones pueden aportar información valiosa al proceso, procederá a contestarlas en el siguiente sentido: El proponente AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A., mediante correo electrónico recibido el 20 de Agosto de 2010 a las 10:02 a.m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN No. 1: Numerales Documentos para acreditar experiencia y Experiencia en la intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes. Dentro de los requisitos exigidos por la Universidad, por una parte se exige la presentación de mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones de experiencia para efectos de habilitación, con las siguientes condiciones: Que provengan de clientes a los cuales se les atendió la póliza de accidentes personales de estudiantes. Que acrediten vigencias técnicas anuales iniciadas con posterioridad al 1 de enero de 2005 y que hayan finalizado o estén en un porcentaje de ejecución del 90%, para la fecha de cierre del proceso. Que la sumatoria de las primas acreditadas en las certificaciones sea igual o superior a OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ). Y finalmente, que se califique el servicio como bueno o excelente. Adicionalmente, condiciona a los proponentes para obtener el mayor puntaje a quien demuestren mediante cinco (5) certificaciones que en conjunto reúnan los mismos requisitos antes indicados. Con base en lo anteriormente expuesto y teniendo en cuenta que la Entidad lo que pretende es verificar la experiencia, muy amablemente solicitamos a la Universidad que modifique el requisito dispuesto frente a estos numerales, permitiendo la presentación de máximo tres (3) certificaciones en las cuales se indique que el intermediario ha prestado sus servicios profesionales en la atención de pólizas de accidentes personales cuya vigencia técnica sea superior o inferior a un año, que la sumatoria de las primas de estas tres certificaciones sea igual o superior a OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ) y que las vigencias puedan estar en curso al cierre de esta invitación, no necesariamente ejecutadas al 90%. Esta solicitud la realizamos en virtud de que no todas las entidades contratan para este tipo de seguros por vigencias anualizadas, máxime con los requisitos exigidos por la Universidad. RESPUESTA La Universidad no acoge la observación. Se aclara que el Pliego de Condiciones en su numeral Documentos para acreditar Experiencia, señala de manera textual que el Proponente deberá allegar con su propuesta, certificación de mínimo dos (2) y máximo cinco (5) contratos suscritos, y que las certificaciones de experiencia exigidas podrán contener certificaciones de dos o más contratos, siempre y cuando se especifique claramente el valor, el objeto y el plazo de cada uno de ellos en cada certificación, independientemente de si estas vienen en uno, dos o tres documentos. Por lo anterior, no es correcto lo señalado en su observación de que para la habilitación se exige mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones de experiencia. Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 6 de 14

7 En este mismo sentido, se aclara que el Pliego de Condiciones en su numeral Experiencia en la intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes, establece que: a) Se otorgarán quince (15) puntos al Proponente que alcance el mayor valor en la sumatoria de las primas acreditadas en los contratos certificados. Para las demás propuestas se asignará puntaje proporcional aplicando regla de tres (3) simple directa; b) Se otorgarán quince (15) puntos al Proponente que certifique el mayor número de asegurados. Para las demás propuestas se asignará puntaje proporcional aplicando regla de tres (3) simple directa, en este sentido es errónea su observación cuando señala que se condiciona a los proponentes para obtener el mayor puntaje a quien demuestre mediante cinco (5) certificaciones que en conjunto reúnan los mismos requisitos antes indicados. Respecto a los demás apartes de su solicitud, se esclarece que la Universidad requiere que el Proponente haya tenido experiencias anteriores en la intermediación de póliza de seguros de accidentes estudiantiles y que las vigencias técnicas hayan sido de al menos un año, debido a que la Universidad debe realizar una comparación objetiva contra la póliza de seguro de accidentes estudiantiles que contrata anualmente. Se aclara que el requisito exigido para la evaluación es la presentación de certificación de hasta cinco (5) contratos suscritos por el Proponente durante al menos una vigencia técnica anual iniciada después del 01 de Enero de 2005 y que hayan finalizado o estén en un porcentaje de ejecución del 90%, para la fecha de cierre del proceso. No se solicita que se certifique que el contrato de intermediación haya finalizado. Los proponentes pueden certificar vigencias técnicas anuales ejecutadas en un 100% dentro de un contrato de intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes que comprenda más de una vigencia técnica anual y que se encuentre en ejecución; o certificar vigencias técnicas anuales de un contrato que esté en un porcentaje de ejecución del 90% para la fecha de cierre del proceso. OBSERVACIÓN No. 2: Numeral Empate en la calificación de uno o más proponentes Muy respetuosamente requerimos se aclare cómo se dará aplicación al tercer criterio Mayor puntaje en el numeral y Experiencia en la intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes, toda vez que el citado criterio no es claro frente a los requisitos evaluables del presente pliego de condiciones. RESPUESTA Se aclara que el requisito exigido para la evaluación del numeral Experiencia específica del Proponente, es la presentación de certificación de hasta cinco (5) contratos suscritos por el Intermediario, cuyo objeto sea la intermediación de pólizas de seguros de accidentes personales de estudiantes, y cuya vigencia técnica anual debe haber iniciado después del 01 de Enero de 2005 y que hayan finalizado o estén en un porcentaje de ejecución del 90%, para la fecha de cierre del proceso. No se solicita que se certifique que el contrato de intermediación haya finalizado. Los proponentes pueden certificar vigencias técnicas anuales ejecutadas en un 100% dentro de un contrato de intermediación de seguros que comprenda más de una vigencia técnica anual y que se encuentre en ejecución. Conforme se establece en el Pliego de Condiciones, la asignación de puntaje en el numeral Experiencia específica del Proponente, corresponde a la sumatoria del puntaje obtenido en los numerales Experiencia en la intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes y Experiencia en la Asesoría en Programas de Prevención de Riesgos. Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 7 de 14

8 Para la obtención de puntaje en el numeral Experiencia en la intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes, se establece que: a) Se otorgarán quince (15) puntos al Proponente que alcance el mayor valor en la sumatoria de las primas acreditadas en los contratos certificados. Para las demás propuestas se asignará puntaje proporcional aplicando regla de tres (3) simple directa; b) Se otorgarán quince (15) puntos al Proponente que certifique el mayor número de asegurados. Para las demás propuestas se asignará puntaje proporcional aplicando regla de tres (3) simple directa. El proponente JLT VALENCIA & IRAGORRI, mediante correo electrónico recibido el 20 de Agosto de 2010 a las 6:04 p.m., remitió el oficio GTS-GP , en el cual formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN No. 1: Numeral Documentos para acreditar experiencia Comedidamente solicitamos modificar el presente numeral y en este sentido se permita acreditar la experiencia con certificaciones en pólizas de accidentes, vida, hospitalización, cirugía y salud, lo anterior teniendo en cuenta que evidentemente corresponden al sector salud. De otra parte, solicitamos ampliar lo exigido de VIGENCIA TECNICA ANUAL ó VIGENCIA TECNICA, lo anterior debido a que el tiempo de vigencia o contratación de las pólizas de cualquier Entidad necesariamente obedece con el presupuesto asignado, y por ende depende de este último que el valor de prima sea ANUAL o no, por consiguiente es frecuente contar con valores de primas superiores a esta. Así mismo, es frecuente que las Entidades contraten sus programas de seguros por períodos de acuerdo con las condiciones ofrecidas por las compañías. RESPUESTA La Universidad no acoge la observación, ya que la Universidad requiere que el Proponente haya tenido experiencias anteriores en la intermediación de póliza de seguros de accidentes estudiantiles y que las vigencias técnicas hayan sido de al menos un año, debido a que la Universidad debe realizar una comparación objetiva contra la póliza de seguro de accidentes estudiantiles que contrata anualmente. Se aclara que el requisito exigido para la evaluación es la presentación de certificación de hasta cinco (5) contratos suscritos, que acredite haber suscrito el Proponente durante al menos una vigencia técnica anual iniciada después del 01 de Enero de 2005 y que hayan finalizado o estén en un porcentaje de ejecución del 90%, para la fecha de cierre del proceso. No se solicita que se certifique que el contrato de intermediación haya finalizado. Los proponentes pueden certificar vigencias técnicas anuales ejecutadas en un 100% dentro de un contrato de intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes que comprenda más de una vigencia técnica anual y que se encuentre en ejecución; o certificar vigencias técnicas anuales de un contrato que esté en un porcentaje de ejecución del 90% para la fecha de cierre del proceso. OBSERVACIÓN No. 2: Numeral Experiencia en la Intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes, literales a) y b) Frente al presente numeral agradecemos eliminar los criterios establecidos, teniendo en cuenta que estos no pueden considerarse como criterio razonable, mediante el cual la Universidad pueda evaluar la experiencia del proponente y por el contrario limita la participación de posibles Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 8 de 14

9 proponentes que como nuestra firma cuentan con importante experiencia en el manejo e intermediación de programas de seguros. RESPUESTA La Universidad no acoge la observación. Se aclara que el objeto de esta invitación es contratar un intermediario de seguros, para que preste sus servicios profesionales y de asesoría en el manejo de la póliza de seguros de accidentes de los estudiantes de la Universidad Nacional de Colombia. Adicionalmente, se aclara que en virtud de la cuantía y el número de personas que asegura la Póliza de Accidentes de Estudiantes que contrata la Universidad Nacional de Colombia, se requiere conocer las experiencias anteriores de los proponentes en la intermediación de pólizas de seguros de accidentes personales estudiantiles en estos dos aspectos, motivo por el cual en los literales a) y b) del numeral Experiencia en la intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes, se evalúa el valor de las primas acreditadas y el número de asegurados, respectivamente. El proponente DELIMA MARSH S.A., mediante correo electrónico recibido el 23 de Agosto de 2010 a las 6:40 p.m., remitió oficio U , con el cual formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN No. 1: Numeral 2.1 Cronograma Amablemente solicitamos prorrogar la fecha prevista para recepción de propuestas y cierre de la invitación, hasta por el término máximo posible, y de ser viable diferir la hora de entrega a las 4:00 P.M. RESPUESTA La Universidad mediante la Adenda No. 2 modificó el numeral 2.1. Cronograma, con el fin de profundizar en el análisis y respuesta de las observaciones recibidas al pliego de condiciones, estableciendo como fecha para la recepción de propuestas y cierre de la invitación, el martes 7 de septiembre de 2010, hasta las 11:00 a.m. OBSERVACIÓN No. 2: Numerales Pólizas de Infidelidad y de Responsabilidad Civil Profesional Amablemente solicitamos modificar el contenido del presente numeral, en el sentido de eliminar la condición de presentar estas pólizas de conformidad con las normas establecidas por la Superintendencia Financiera, como quiera que la propia Superintendencia Financiera de Colombia mediante circular 11 de 2004 que derogó la circular externa 052 de 2002, elimino la obligatoriedad para los corredores de seguros de constituir estas pólizas. Nuestra solicitud puntual radica en que no existe mandato legal que establezca requisitos para contratar estas pólizas, por lo cual instamos a la Universidad para que las exija como requisito habilitante con un monto asegurado mínimo de US$ para RC Profesional (Errores y Omisiones) y de $ para IRF. RESPUESTA: La Universidad acoge parcialmente la observación en el sentido de suprimir el requisito. Para el efecto es importante tener en cuenta que: El Numeral 1.3, del Capitulo Tercero, Titulo VI de la Circular Externa No. 007 de 1996 de la Superintendencia Bancaria de Colombia Circular Básica Jurídica, consagró: Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 9 de 14

10 Titulo VI. Capitalización, Seguros e Intermediarios Capitulo 3. Aspectos relativos a los Corredores de Seguros y de Reaseguros Las sociedades corredoras de seguros deben suscribir y mantener las pólizas de seguros a que se refiere el Decreto 1866 de 1992 en los términos y condiciones señaladas en dicha norma. Para los efectos de lo dispuesto en el numeral 2º, artículo 4º del mencionado decreto el valor asegurado mediante la póliza de infidelidad y riesgos financieros que se contrate, debe corresponder, como mínimo al 5% de las primas recaudadas por la sociedad en el año inmediatamente anterior". El Decreto 1866 de 1992 Por el cual se señala el capital mínimo y el sistema de garantías a los cuales deben someterse las sociedades corredoras de reaseguros, en relación con el sistema de garantías consagró: Artículo 4. SISTEMA DE GARANTÍAS. Las sociedades corredoras de reaseguros deberán suscribir y mantener pólizas de seguros que cubran los siguientes eventos: 1. Los perjuicios patrimoniales que cause el corredor de reaseguros con motivo de la responsabilidad civil en que incurra de acuerdo con la ley colombiana, por las pérdidas económicas causadas a terceros como consecuencia de errores u omisiones cometidos por la sociedad o sus dependientes en el ejercicio de la actividad propia de su objeto social. 2. Las pérdidas, daños y gastos que sufra el corredor de reaseguros como consecuencia de actos fraudulentos de sus empleados o dependientes, pérdidas de dinero y valores, causados por su destrucción o desaparición o hurto mientras se encuentren en los predios del asegurado o fuera de ellos o cuando estén siendo transportados por mensajeros o compañías especializadas en el transporte de valores. Las sumas aseguradas de las pólizas señaladas precedentemente deberán ser equivalentes, cuando menos, al cinco por ciento (5%) del monto promedio de los valores asegurados en los contratos celebrados con su concurso, para la primera, así como de las primas recaudadas, para la segunda. La Circular Externa No. 011 de 2004, derogó el Numeral 1.3, del Capitulo Tercero, T itulo VI de la Circular Externa No. 007 de En este sentido al encontrarse derogado el Numeral 1.3 del Capítulo Tercero del Titulo VI de la Circular Externa 007 de 1996, proferida por la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera, no se constituye en un deber para las Sociedades corredoras de Seguros la suscripción y mantenimiento de pólizas de seguros que cubran los perjuicios patrimoniales que cause el Corredor de Seguros con motivo de Responsabilidad Civil, ni la póliza por perdidas, daños y gastos que sufra el corredor de seguros como consecuencia de actos fraudulentos, perdidas de dinero y valores, destrucción, desaparición o hurto ocasionados al asegurado por sus empleados o dependientes (Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros). Adicionalmente, es importante anotar que de conformidad con lo establecido por el Decreto 2555 Por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores y se dictan otras disposiciones, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico en relación con el Sistema de Garantías, señala: Libro 30 normas comunes a los Intermediarios de Seguros, Reaseguros y Capitalización Título 1 Intermediarios de Seguros y Reaseguros Capítulo 4 Capital Mínimo y Sistema de garantías a los cuales deben someterse las Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 10 de 14

11 sociedades corredoras de reaseguros. Artículo Sistema de garantías. Las sociedades corredoras de reaseguros deberán suscribir y mantener pólizas de seguros que cubran los siguientes eventos: 1. Los perjuicios patrimoniales que cause el corredor de reaseguros con motivo de la responsabilidad civil en que incurra de acuerdo con la ley colombiana, por las pérdidas económicas causadas a terceros como consecuencia de errores u omisiones cometidos por la sociedad o sus dependientes en el ejercicio de la actividad propia de su objeto social. 2. Las pérdidas, daños y gastos que sufra el corredor de reaseguros como consecuencia de actos fraudulentos de sus empleados o dependientes, pérdidas de dinero y valores, causados por su destrucción o desaparición o hurto mientras se encuentren en los predios del asegurado o fuera de ellos o cuando estén siendo transportados por mensajeros o compañías especializadas en el transporte de valores. Las sumas aseguradas de las pólizas señaladas precedentemente deberán ser equivalentes, cuando menos, al cinco por ciento (5%) del monto promedio de los valores asegurados en los contratos celebrados con su concurso, para la primera, así como de las primas recaudadas, para la segunda. Así las cosas, del análisis integral efectuado sobre la observación presentada, se tiene que a la fecha la Superintendencia Financiera, no le exige a las Sociedades Corredoras de Seguros, la constitución de pólizas de Infidelidad y Riesgos Financieros y Responsabilidad Civil Profesional (Errores y Omisiones), toda vez que esta obligación solo es exigible a las sociedades Corredoras de Reaseguros, razón por la cual se considera procedente la supresión del requisito exigido en el Numeral del Pliego de Condiciones, mediante adenda que será publicada oportunamente. En concordancia con lo anterior, la Universidad no considera procedente acoger la solicitud adicional de que las exija como requisito habilitante con un monto asegurado mínimo de US$ para RC Profesional (Errores y Omisiones) y de $ para IRF. OBSERVACIÓN No. 3: Numeral 4.3.1, 7.2.1, y Evaluación de la Experiencia. Para efectos de considerar la experiencia del proponente, la Universidad como parte integral de los requisitos, por una parte exige la presentación de mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones que demuestren la experiencia del oferente en el manejo y atención de este tipo de pólizas, para que su oferta sea considerada hábil. Dichas certificaciones deben cumplir con los siguientes requisitos, so pena de incurrir en causal de rechazo por la falta de un requisito cualquiera: Que acrediten vigencias técnicas anuales iniciadas con posterioridad al 1 de enero de 2005 y finalizadas antes de la fecha de cierre de esta invitación. Que califique el servicio como bueno o excelente. Que indiquen el número de estudiantes asegurados Que la sumatoria de las primas acreditadas sea igual o superior a OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ). Que provengan de clientes con los cuales se suscribió contrato de intermediación de pólizas de accidentes personales de estudiantes, lo cual circunscribe el requisito exclusivamente a entes educativos de orden oficial. Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 11 de 14

12 Por otra parte, condiciona la asignación del máximo puntaje a quien demuestre mediante las cinco (5) certificaciones el mayor valor en la sumatoria de las primas y el mayor número de asegurados estudiantes, aspectos que indudablemente direccionan la invitación a su actual intermediario, firma que en los dos (2) proceso inmediatamente anteriores ha sido el único oferente capaz de acreditar la experiencia evaluable, precisamente con la certificación que le expide la propia Universidad Nacional de Colombia. Este criterio de evaluación limita la posibilidad real de participar en condiciones de igualdad y razonabilidad, pues desde antes de recibir ofertas, al Universidad ya se sabe quién será el adjudicatario de la invitación. Vale la pena recordar que el objeto del contrato que da origen a esta invitación es la selección de un intermediario de seguros, que preste sus servicios profesionales y de asesoría en el manejo de la póliza de seguro de accidentes de los estudiantes de pregrado y posgrado de las sedes de la Universidad Nacional de Colombia, objeto que indudablemente puede ser desarrollado por un corredor de seguros que administre pólizas de accidentes de estudiantes de establecimientos de educación superior similares a la Universidad Nacional, cuya certificación por sus características de población estudiantil, cubrimiento a nivel nacional y monto de primas se convierte en un estimulo para su actual intermediario, quien será el único capaz de acredita la experiencia como la requiere el pliego; razón por la cual debe eliminarse la presencia de factores de proporcionalidad en este criterio. Con base en lo anteriormente expuesto, muy amablemente solicitamos a la Universidad modificar el aspecto de experiencia frente a estos numerales, permitiendo la presentación de máximo tres (3) certificaciones en las cuales se indique que el corredor ha prestado sus servicios profesionales en la atención de pólizas de accidentes personales cuya vigencia técnica sea superior o inferior a un año y que la sumatoria de las primas de estas tres (3) certificaciones sea igual o superior a OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ), limitando el número de estudiantes asegurados para acceder al máximo puntaje y cuya vigencia técnica pueda estar en curso al cierre de esta invitación. Esta formal solicitud la hacemos, pues consideramos importante enfatizar en que la verdadera experiencia y el verdadero respaldo para la Universidad surge de la idoneidad administrativa y técnica del corredor, su estructura organizacional a nivel nacional, su prestigio y la experiencia en el manejo de pólizas similares no idénticas, como sociedad especializada en el corretaje de seguros que está en capacidad de prestar idóneamente el servicio de asesoría a la Universidad en esta importante póliza. RESPUESTA La Universidad no acoge la observación. Se aclara que el Pliego de Condiciones en su numeral Documentos para acreditar Experiencia, señala de manera textual que el Proponente deberá allegar con su propuesta, certificación de mínimo dos (2) y máximo cinco (5) contratos suscritos, y que las certificaciones de experiencia exigidas podrán contener certificaciones de dos o más contratos, siempre y cuando se especifique claramente el valor, el objeto y el plazo de cada uno de ellos en cada certificación, independientemente de si estas vienen en uno, dos o tres documentos. Por lo anterior, no es correcta su observación cuando señala que se exige la presentación de mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones que demuestren la experiencia del oferente. En este mismo sentido, se aclara que el Pliego de Condiciones en su numeral Experiencia específica del Proponente, establece que para otorgar el puntaje de experiencia se podrá presentar certificación de hasta cinco (5) contratos suscritos por la empresa, es decir para la Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 12 de 14

13 asignación de puntaje se pueden presentar certificaciones de experiencia que contengan uno, dos o hasta cinco contratos, independientemente de si estas vienen en uno, dos, tres, cuatro o cinco documentos diferentes, por lo cual es errona el aparte de su observación donde señala que condiciona la asignación del máximo puntaje a quien demuestre mediante las cinco (5) certificaciones el mayor valor en la sumatoria de las primas y el mayor número de asegurados estudiantes. Es de señalar, que las pólizas de accidentes personales de estudiantes no sólo son tomadas por universidades públicas, sino también por entes educativos de carácter oficial como colegios distritales, y también por instituciones de carácter privado como universidades, colegios, etc., con el fin de garantizar la atención de sus estudiantes en caso de accidentes. Adicionalmente, se aclara que en virtud de la cuantía y el número de personas que asegura la Póliza de Accidentes de Estudiantes que contrata la Universidad Nacional de Colombia, se requiere conocer las experiencias anteriores de los proponentes en la intermediación de pólizas de seguros de accidentes personales estudiantiles en estos dos aspectos, motivo por el cual en los literales a) y b) del numeral Experiencia en la intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes, se evalúa el valor de las primas acreditadas y el número de asegurados, respectivamente. Sobre su solicitud de modificar el aspecto de experiencia frente a estos numerales, permitiendo la presentación de máximo tres (3) certificaciones en las cuales se indique que el corredor ha prestado sus servicios profesionales en la atención de pólizas de accidentes personales cuya vigencia técnica sea superior o inferior a un año ( ) y cuya vigencia técnica pueda estar en curso al cierre de esta invitación ; se esclarece que la Universidad requiere que el Proponente haya tenido experiencias anteriores en la intermediación de póliza de seguros de accidentes estudiantiles y que las vigencias técnicas hayan sido de al menos un año, debido a que la Universidad debe realizar una comparación objetiva contra la póliza de seguro de accidentes estudiantiles que contrata anualmente. Además, como se demuestra en anteriores procesos adelantados por la Universidad para el mismo objeto de la presente invitación pública, es posible que los proponentes puedan cumplir con la exigencia de acreditar la experiencia en intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes y demostrar ejecución de vigencias técnicas anuales en éste tipo de póliza, como se presenta a continuación: 1. En el proceso de invitación pública de la vigencia 2009: a. JLT Corredores de Seguros presento cinco (5) certificaciones de contratos suscritos para intermediación de póliza de seguros de accidentes personales estudiantiles con cinco (5) instituciones universitarias diferentes; b. Aon Risk Services Colombia S.A. presento cinco (5) certificaciones de contratos suscritos para intermediación de póliza de seguros de accidentes personales estudiantiles con cinco (5) entidades distintas; y c. DELIMA MARSH S.A. (Quien presenta la observación) allegó cinco (5) certificaciones de contratos suscritos para intermediación de póliza de seguros de accidentes personales estudiantiles con cinco (5) entidades educativas diferentes. 2. En el proceso de invitación pública de la vigencia 2008: a. JLT Corredores de Seguros presento tres (3) certificaciones de contratos suscritos para intermediación de póliza de seguros de accidente personales estudiantiles; y b. Aon Risk Services Colombia S.A. presento tres (3) certificaciones de contratos suscritos para intermediación de póliza de seguros de accidentes personales estudiantiles. Con lo expuesto anteriormente, se demuestra que no solo la Universidad contrata vigencias técnicas anuales en póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes, como las exigidas Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 13 de 14

14 en la presente invitación pública. Se aclara que el requisito exigido para la evaluación es la presentación de certificación de hasta cinco (5) contratos suscritos, que acredite haber suscrito el Proponente durante al menos una vigencia técnica anual iniciada después del 01 de Enero de 2005 y que hayan finalizado o estén en un porcentaje de ejecución del 90%, para la fecha de cierre del proceso. No se solicita que se certifique que el contrato de intermediación haya finalizado. Los proponentes pueden certificar vigencias técnicas anuales ejecutadas en un 100% dentro de un contrato de intermediación de póliza de seguro de accidentes personales de estudiantes que comprenda más de una vigencia técnica anual y que se encuentre en ejecución; o certificar vigencias técnicas anuales de un contrato que esté en un porcentaje de ejecución del 90% para la fecha de cierre del proceso. Sobre los términos en que se presenta su observación, como que los aspectos evaluados ( ) direccionan la invitación a su actual intermediario, firma que en los dos (2) pr oceso inmediatamente anteriores ha sido el único oferente capaz de acreditar la experiencia evaluable, precisamente con la certificación que le expide la propia Universidad Nacional de Colombia, y que este criterio de evaluación limita la posibilidad real de participar en condiciones de igualdad y razonabilidad, pues desde antes de recibir ofertas, al Universidad ya se sabe quién será el adjudicatario de la invitación, se evidencia, por parte de la Universidad, que las manifestaciones por parte de su compañía hacia nuestra Institución, se presentan de manera irrespetuosa, y encaminadas a poner en duda el carácter objetivo y de transparencia que define y rige todos los procesos de contratación que adelanta ésta Institución, procesos con los cuales se busca dar respuesta de manera integral a las necesidades institucionales que surgen del ejercicio de las actividades propias de la Universidad, y por lo tanto, se exige moderación por parte de DELIMA MARSH S.A., en los términos y aseveraciones efectuadas hacia la Universidad. Con base en lo anterior, es importante recalcar que uno de los principios que rigen la actividad contractual de la Universidad están basados en el respeto que debe guiar las relaciones entre la partes que intervienen en los procesos de contratación adelantados por nuestra Institución, en aplicación del derecho-principio de Igualdad consignado en el Artículo 3 del Acuerdo No. 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia, que establece: La Universidad garantizará que en las actuaciones que adelante y en las decisiones que se adopten para el desarrollo de los acuerdos de voluntades, se proporcione y garantice un tratamiento igualitario a todas las personas que en ellas participan. En tal virtud tendrá en cuenta que la finalidad del procedimiento es asegurar el ejercicio de derechos a todas las personas sin discriminación alguna, actuando conforme a los intereses generales del Estado, propendiendo por el cumplimiento de los fines de la Universidad y la búsqueda de la seguridad jurídica. EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES PROPONENTES Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2010 Página 14 de 14