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1 Fundación de Capacitación y Asesoría en Microfinanzas (FUNDAMICRO) San Salvador, El Salvador, C.A. FUNDACIÓN DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA EN MICROFINANZAS - FUNDAMICRO Consultoría para la Instalación de Herramienta de Crédito Comercial y Elaboración de Política de Incentivos a la Asociación Cooperativa de Ahorro, Crédito y Consumo de la Unión de Responsabilidad Limitada (ACACU de R. L.) Proyecto Expandiendo el Acceso de las Microfinanzas hacia Poblaciones Pobres en El Salvador. BID-FIDEMYPE Elaborado por: Mayra Roxana Perla Madrid San Salvador, agosto de Fundación de Capacitación y Asesoría en Microfinazas (FUNDAMICRO) Edificio Century Plaza, 1er. Nivel, Alameda Dr. Manuel Enrique Araujo, Km. 4 Carretera a Santa Tecla, San Salvador, El Salvador, C.A. Tel. PBX (503) , Fax. (503) Página Web:

2 Índice Contenido Páginas I. Presentación.. 2 II. Objetivo de la consultoría 2 III. Alcance... 3 IV. Metodología... 3 V. Resultados de la Consultoría. 4 VI. Conclusiones 12 VII. Recomendaciones 13 Anexos:.. 14 Anexo 1 Plan de trabajo Anexo 2 Políticas de Parametrización Anexo 3 Solicitud de crédito nuevo Anexo 3.1 Solicitud de crédito subsiguiente Anexo 3.2 Solicitud datos del garante solidario Anexo 3.3 Formato levantamiento de información Anexo 4 Política de Incentivos Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

3 Consultoría para la Instalación de Herramienta de Crédito Comercial y Elaboración de Política de Incentivos a la Asociación Cooperativa de Ahorro, Crédito y Consumo de la Unión de Responsabilidad Limitada. (ACACU de R. L.) I. Presentación Durante el periodo de Junio a Agosto del corriente se llevó a cabo la Consultoría para la Instalación de Herramienta de Crédito Comercial y Elaboración de Política de Incentivos, para contribuir con la institución a mejorar el proceso de otorgamiento y análisis crediticio, la cobertura de la colocación de los créditos de microempresa, y al mismo tiempo medir y elevar la productividad de los oficiales de crédito a través de la implementación de una política de incentivos. La consultoría ha finalizado y con este documento se pretende informar sobre pormenores ocurridos durante su desarrollo. En este informe se presentan los objetivos de la consultoría, la metodología utilizada, el procedimiento realizado, las actividades desarrolladas y las conclusiones y recomendaciones. II. Objetivo de la Consultoría Contribuir al fortalecimiento de la Institución, específicamente el área crediticia, a través de la implementación de la Herramienta de Crédito Comercial desarrollada por PROMIFIN-COSUDE, con el objeto de mejorar la calidad de análisis del crédito orientado a actividades comerciales, industriales y de servicio de las microempresas, así como su oportuna y efectiva recuperación. De la misma forma, se proporcionará un instrumento denominado Política de incentivos, diseñado bajo una base técnica, con el objeto de motivar y estimular el interés del personal al mejoramiento en la colocación y recuperación de los créditos lo que conllevará al logro de los objetivos Institucionales. Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 2

4 III. Alcance del Trabajo. La consultora desarrolló los objetivos de acuerdo a la prioridad planteada en el Plan de Fortalecimiento: Herramienta de Crédito Comercial: La consultoría sobre la aplicación de la Herramienta de Análisis de Crédito Comercial contemplará, en términos generales, la sustitución de procesos manuales de análisis y verificación de políticas de crédito, contribuyendo al incremento de la productividad de Asesores de Crédito y los diferentes niveles del comité de crédito, además permitirá que la Institución reduzca sus costos de operación y pueda generar respuestas oportunas a los clientes; asimismo, se capacitará en el uso de dicha herramienta a los responsables del área de negocios de la institución. Elaboración de política de incentivos: Diseñar un sistema de reconocimiento monetario contingente a través de una base técnica en la cual se predeterminaran las condiciones para estimular el interés del personal al logro de mejores resultados en el portafolio y, a la vez mejore el clima organizacional de la Institución. IV. Metodología de Trabajo. La consultora desarrolló la metodología siguiente: Trabajo en Oficina: a) Obtener, mediante reuniones con personal clave de la entidad, información relevante para el objetivo del trabajo. b) Presentación detallada de la Herramienta de Análisis de Crédito para la Micro y Pequeña Empresa al Staff Gerencial, promotores y todo el personal relacionado con el análisis de crédito. c) Identificar las mejoras a realizar a la herramienta, revisión y adecuación de la misma a las políticas de crédito de la institución, traducida en los parámetros Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 3

5 que contempla la herramienta y que puedan ser modificables, tomando en cuenta las recomendaciones realizadas d) Capacitación al personal y adiestramiento de los miembros del equipo de la Gerencia de Crédito y promotores para la aplicación de la herramienta adaptada. e) Discusión de los documentos desarrollados en la consultoría. f) Presentación del documento final para su aprobación. V. Resultados de la Consultoría 1) Implementación de la Herramienta de Crédito Comercial El objetivo general del Análisis de Crédito es la disminución de los riesgos que éste implica, es decir, posibilidad o probabilidad que un crédito pueda llegar a ser parcial o totalmente incobrable. Los clientes de las microfinanzas se caracterizan por ser clientes de alto riesgo, ya que carecen de garantías, referencias e información. Las metodologías tradicionales bancarias no son apropiadas para analizar solicitudes para micro créditos. Se necesita una metodología especial, es decir, un conjunto de reglamentos, políticas, procedimientos, condiciones y controles que se aplican para este tipo de clientes. La metodología necesita incluir cada paso del proceso, desde que una persona visita la oficina para hacer una consulta hasta el desembolso del crédito. Con relación al análisis de crédito es importante determinar qué queremos analizar. Un analista evalúa diferentes tipos de información sobre un cliente: a. Información general del cliente y su familia. b. Información general de la empresa. c. Información financiera de la familia del solicitante y de la empresa d. Historia crediticia del cliente e. Información sobre el crédito solicitado f. Información sobre la garantía Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 4

6 . Claramente toda la información es importante para evaluar pero al mismo tiempo la institución necesita optimizar la utilización de sus oficiales. El reto es recopilar la información básica del cliente que asegure una evaluación con la suficiente profundidad, que permita minimizar el riesgo del crédito. En otras palabras, se quiere reducir al mínimo el tiempo laboral necesario para cada solicitud y maximizar la calidad en la evaluación del riesgo. Aunque existen diferentes metodologías de análisis, por lo general, cada institución evalúa a sus clientes la voluntad de pago y capacidad de pago, sus propiedades, la rentabilidad y liquidez del negocio. Estos factores también se conocen como las 5 C s del análisis de crédito. El objetivo de la Herramienta de análisis de crédito fue diseñada para asistir al analista de crédito en la evaluación de solicitudes de micro crédito en los sectores de actividades comerciales, pequeña industria y de servicios, para mejorar el proceso de la evaluación y automatizar parte del proceso. La Herramienta de Crédito Comercial genera la siguiente información: El Cliente QUIERE pagar (Nivel Riesgo). El Cliente PUEDE pagar (Flujo Caja). Se cumple con las Políticas Crediticias de la institución (Políticas, Experiencia). Incorpora buenas prácticas en materia de políticas de crédito utilizadas en la Región Conocimiento/Experiencia. Tratamiento diferenciado para clientes nuevos / clientes antiguos. La Herramienta ayuda a la organización a: 1. Incrementar la productividad y ahorrar el tiempo laboral. 2. Disminuir errores humanos. 3. Obtener una mejor estandarización de la evaluación. 4. Mejorar y facilitar el control del cumplimiento de las políticas. Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 5

7 a) Desarrollo de la Consultoría de Implementación de la Herramienta de Crédito Comercial. El desarrollo de la consultoría de implementación de la Herramienta de Crédito Comercial se realizo de la siguiente forma: i) Parametrización de Herramienta de Crédito Comercial: El primer paso para la implementación de la Herramienta fue la revisión de las políticas y el reglamento de crédito para la elaboración del documento de estandarización de políticas. Los parámetros fueron discutidos con la Sub gerencia, Jefatura de Negocios y oficiales de créditos quienes dieron el visto bueno y todos los criterios fueron configurados en la Herramienta de forma que sea capaz de comparar cada caso con las políticas institucionales y determinar su cumplimiento. (Ver Anexo 2). ii) Capacitación a Ejecutivos de Créditos Primera Etapa: Se desarrollaron 2 talleres de capacitación: uno en Agencia Central de La Unión, capacitando a 7 ejecutivos y otro en La Agencia San Miguel, capacitando a 10 ejecutivos de las agencias de San Francisco Gotera, Usulután y San Miguel. Esta primera etapa fue de mucha utilidad para practicar con casos reales y determinar un detalle de las necesidades a incorporar al modelo para simplificar su uso. c. Ajustes al modelo: Como ya mencionamos en la primera etapa del proceso de capacitación surgieron una serie de observaciones las cuales fueron incorporados a la Herramienta de Crédito Comercial, entre ellas están: manejo de créditos relacionados, línea de crédito para transporte, seguro de daños para créditos hipotecarios, ajustes a los cálculos de cuotas y comisiones, incorporación de indicadores financieros, rediseño de solicitud rápida, etc. d. Conexión con base intermedia de ACACU: Se sostuvo reunión con el departamento informático para abordar el tema de conexión de base de datos de Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 6

8 ACACU y la Herramienta de Crédito Comercial, después de algunas pruebas del departamento informático se diseño una interfase que genera un archivo XLS, el cual fue probado con la herramienta funcionando correctamente, e. Instalación de Herramienta de Crédito Comercial en Equipos de Cómputo. Con el apoyo del departamento de informática se instaló el modelo en 6 equipos de cómputo en la Agencia San Miguel. Posteriormente se desarrollaron los procesos de instalación en 4 equipos de cómputo de la Agencia San Miguel, 3 equipos de la agencia San Francisco Gotera y 7 computadoras de la Agencia de Usulután. f. Proceso de Capacitación Segunda Fase: Durante la instalación de la versión final de la Herramienta de Crédito Comercial se desarrollo en cada oficina un refuerzo del proceso de capacitación al personal clave que utilizará la herramienta en cada lugar. g. Capacitación a Informático: Se desarrolló una jornada de capacitación en aspectos de instalación y modificación de configuración de la Herramienta de Crédito Comercial, se entregaron manuales de usuario y de instalación y un pequeño manual de referencia (se anexan en CD) de los aspectos básicos de instalación de la Herramienta. la capacitación se brindo al técnico informático Erick Guevara García. h. Diseño de propuesta de formularios de Crédito. A solicitud de los ejecutivos de crédito se diseñaron los formatos de levantamiento de información para adecuarlo al uso de la herramienta y mejora en los formularios que actualmente usa el área. (Ver Anexo 3). 2) Elaboración política de Incentivos La Asociación Cooperativa de Ahorro, Crédito y Consumo de la Unión de Responsabilidad Limitada (ACACU de R.L), ha experimentado un crecimiento Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 7

9 significativo durante los últimos años, evidenciado en el incremento en su volumen de operaciones y del saldo de la cartera de préstamos. Este crecimiento lo sitúa en una posición ventajosa con respecto a otras instituciones de su misma naturaleza e incrementa la necesidad de implementar cambios innovadores que le permitan mantener esa posición y elevar su nivel de competitividad. En nuestro caso particular como Fundación de Capacitación y Asesoría en Microfinanzas, FUNDAMICRO, se nos solicitó la elaboración de una política de incentivos para oficiales de crédito, la cual será capaz de transmitir los objetivos institucionales hacia los mismos. Situación actual de ACACU de R.L. Actualmente la Cooperativa cuenta con un sistema de incentivos, que se paga quincenalmente, a los oficiales de crédito tanto de empresa como de pagaduría, pero no existe un instructivo o documento que respalde el cálculo y funcionamiento del mismo, este sistema se revisa cada tres meses para evaluar su efectividad. Los parámetros que en la actualidad se toman en cuenta para el pago son los siguientes: Bono Referencial $ Oficiales que otorgan préstamos de Empresa: Indicador Parámetro (Metas) Ponderación Oficial 1 Oficial 2 Oficial No. de Créditos Colocados % 30% 20% Monto de Créditos Otorgados $20, $20, $15, % 45% 40% Cartera Morosidad 2% 2% 2% 10% 15% 30% Mantenimiento de Cartera $ 851, $ 1,203, $ 813, % 10% 10% 100% 100% 100% Se tomaron como ejemplo tres oficiales de crédito. Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 8

10 Oficiales que otorgan prestamos de Pagaduría: Indicador Parámetro (Metas) Ponderación Oficial 1 Oficial 2 Oficial No. de Créditos Colocados % 45% 40% Monto de Créditos Otorgados $25, $25, $25, % 40% 40% Cartera Morosidad 1% 1% 1% 20% 5% 10% Mantenimiento de Cartera $ 2,251, $ 1,119, $ 526, % 10% 10% Se tomaron como ejemplo tres oficiales de crédito 100% 100% 100% Ejemplo Pago Incentivo quincenal: Bono Referencial $ Indicador Meta Ponderación No. de Prestamos colocados % Monto 34, % Mora 13.52%* 0.00% Mantenimiento de Cartera 706, % Cumplimiento 91.03% *no se le paga porque no cumple Incentivo a pagar $ Comentarios En el establecimiento de las metas varía el número de créditos colocados, el monto y el saldo de mantenimiento de la cartera dependiendo al oficial que se evalúa y el portafolio de cartera que posee, en el caso de los prestamos de microempresa La ponderación en cada uno de los indicadores varía dependiendo de las metas propuestas y el oficial de crédito a evaluar, para los oficiales de crédito es diferente la ponderación, aunque al final suma el 100%. Para el pago del incentivo se consideran todos los indicadores, si el oficial supera la meta de un indicador en particular se le paga el doble de lo Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 9

11 superado y si no cumple no se le paga sobre ese indicador que no cumplió. Pero siempre se le paga el incentivo sobre la parte que cumplió y superó.. El incentivo se paga quincenal. En el ejemplo en particular se ha cumplido en un 91.03% pero esto incluye todos los indicadores. Se considera que no hay un criterio uniforme para el cálculo de los incentivos. Las metas de colocación en número de préstamos está demasiado baja no se está explotando la productividad de los oficiales de Crédito. y Metodología Para el diseño del sistema de incentivos se requirió de la siguiente información: Información requerida Objetivos que debería alcanzar el sistema de incentivos. Fuente de información Sub gerente, Jefe de Negocios. Sistema de incentivos actual Información histórica sobre los resultados mensuales de cada ejecutivo de crédito durante los últimos cinco meses Ingresos de cada ejecutivo de crédito durante los últimos cinco meses. Jefe de Negocios Jefe de Negocios y Agencias Jefe de Negocios y Agencias Política de Incentivos Propuesta Objetivo de la Política de Incentivos: Mejorar la eficiencia de los ejecutivos de crédito para lograr el cumplimiento metas Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 10

12 a) Parámetros Para el pago de incentivos se definen parámetros referenciales mínimos que permitan acceder al sistema de incentivos, por cada tipo de crédito, siendo los siguientes: Categorías Parámetros de entrada Crédito microempresa Crédito Pagaduría % de morosidad menor al 2.00% 1.00% Cartera mayor o igual a $200, $300, Numero de clientes en cartera Los parámetros anteriores deben ser cumplidos por cada Oficial de Créditos para acceder al incentivo. El pago del incentivo en cada uno de los parámetros se hará de acuerdo a una escala bonificable de menor a mayor: A menor índice de morosidad el incentivo será mayor y con un índice de morosidad elevado disminuye el incentivo o no gana. A mayor cartera el incentivo será mayor, a menos cartera disminuye o no gana. A mayor número de clientes en cartera el incentivo será mayor. (Ver Anexo 4 Política de Incentivos). Se incluye también, dentro de la política de Incentivos, compra de cartera para disminuir el número de clientes por asesor de préstamo que se consideran preferenciales y darles un mejor trato y servicio dentro de la institución. (Ver Anexo 4) Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 11

13 VI. Conclusiones 1. La Herramienta quedó instalada y parametrizada de acuerdo a la normativa crediticia de la institución se incorporaron las observaciones realizadas por el equipo de ejecutivos de crédito y éstas fueron avaladas por la Gerencia General y Jefatura de Negocios de ACACU de R.L. 2. En total se capacitaron a 19 ejecutivos de crédito de las Agencias de La Unión, San Miguel, San Francisco Gotera y Usulután. 3. Se ajustaron los formatos utilizados en el proceso crediticio de acuerdo a las necesidades del departamento de créditos de ACACU de R.L. 4. Se considera que el sistema de incentivos actual no utiliza criterios uniformes para el cálculo de los mismos. 5. Las metas de colocación en número de préstamos es muy baja, actualmente 14 mensuales, esto entorpece la productividad ya que los oficiales se acomodan. 6. Se presentó a la sub gerencia de ACACU de R.L. la propuesta de la Política de incentivos. Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 12

14 VII. Recomendaciones: La Gerencia General, a través de la Jefatura de Negocios, deberá darle seguimiento al uso de la Herramienta de Crédito Comercial en cada una de las Agencias. Capacitar en la mayor brevedad posible a los miembros de los comités sobre el uso de la herramienta de Crédito Comercial y la documentación a emplear y así ampliar su criterio en la aprobación de los préstamos. La Jefatura de Negocios será la encargada de velar porque se utilice la herramienta para el análisis de los préstamos. Considerar el incremento de las metas de colocación en número de créditos a 25 por mes como mínimo. Dar a conocer a la mayor brevedad posible la política de Incentivos a los oficiales de crédito. Darle seguimiento a la consultoría dentro de 6 meses para evaluar los resultados obtenidos en la Implementación de la Herramienta y política de incentivos. Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R.L. 13

15 Anexos Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

16 Anexo 1 Plan de Trabajo Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

17 Anexo 2 Políticas de Parametrización Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

18 Anexo 3 Solicitud Crédito Nuevo Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

19 Anexo 3.1 Solicitud Crédito Subsiguiente Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

20 Anexo 3.2 Solicitud Garante Solidario Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

21 Anexo 3.3 Formato Levantamiento de Información Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

22 Anexo 4 Política de Incentivos Consultoría para la Instalación de herramienta de crédito comercial y Elaboración de política de incentivos a la Cooperativa ACACU de R. L.

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